Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 2 Chuơng 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức 2 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức. 2 1.1.1. Lịch sử hình thành: 2 1.1.2. chức năng nhiệm vụ, quyền hạn 3 1.1.3. Cơ cấu tổ chức 6 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng Nội Vụ 10 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 10 1.2.2. Cơ cấu tổ chức 13 1.3. . Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ. 13 1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận lưu trữ 13 1.3.2. Cơ cấu tổ chức. 13 Chuơng 2: Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan. 14 2.1. Hoạt động quản lý 14 2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản về công tác Lưu trữ 14 2.1.1.1. Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ 14 2.1.1.2. Văn bản do UBND quận Ba Đình xây dựng và ban hành về công tác lưu trữ 14 2.1.2. Quản lý phông lưu trữ của cơ quan. 15 2.1.2.1. Thành phần tài liệu Phông lưu trữ 15 2.1.2.2. Trách nhiệm quản lý Phông lưu trữ UBND quận Ba Đình. 16 2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong hoạt động lưu trữ của cơ quan. 16 2.1.4. Đào tạo, bồi duỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ và quản lý công tác thi đua khen thuởng trong hoạt động Văn thưlưu trữ 17 2.1.4.1. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ 17 2.1.4.2. Công tác thi đua khen thuởng trong hoạt động lưu trữ 17 2.1.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xư lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ 18 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 19 2.2.1. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 19 2.2.1.1. Lập hồ sơ 19 2.2.1.2. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ 20 2.2.1.3. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức 21 2.2.2. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 21 2.2.3. Xác định giá trị tài liệu 22 2.2.4. Chỉnh lý tài liệu 22 2.2.5. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 23 2.2.5.1. Thống kê tài liệu lưu trữ 23 2.2.5.2.Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ của UBND quận Ba Đình 24 2.2.6. Bảo quản tài liệu lưu trữ 24 2.2.6.1. Về kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ của cơ quan 24 2.2.6.2. Thành phần tài liệu đuợc bảo quản 26 2.2.7. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. 27 2.2.7.1. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của UBND quận Ba Đình. 27 2.2.7.2. Đối tuợng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. 27 2.2.7.3. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ. 28 Chuơng 3: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức và đề xuất,khuyến nghị. 29 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt đuợc 29 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất luợng công tác lưu trữ 32 3.3. Một số khuyến nghị 33 3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức 34 3.3.2. Đối với bộ môn văn thư lưu trữ, khoa, truờng. 34 C. PHẦN KẾT LUẬN 35 D. PHỤ LỤC.
MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU Đợi kiến tập giúp cho sinh viên tiếp cận thực tế để học hỏi, tích lũy kiến thức kỹ người làm công tác lưu trữ, bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn học lớp, giúp cho sinh viên nhận điểm yếu, thiếu kinh nghiệm trình thực cơng việc Lưu trữ, để từ khắc phục lỗ hổng kiến thức chuyên mơn mà chương trình lý thuyết khơng thể đáp ứng đủ, giúp cho sinh viên cụ thể hoá nắm kiến thức kỹ thân, nhận thức rõ ràng tầm quan trọng công tác lưu trữ phát triển Đất Nước Trong lĩnh vực quản lý hành Nhà nước, lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan Cùng với phát triển khoa học cơng nghệ, hành Nhà nước phát triển để phù hợp Là sinh viên theo học ngành Lưu trữ học Truờng Đại học Nội Vụ Hà Nội đuợc tiếp nhận vào UBND quận Ba Đình thực tập em định chọn đề tài " Thực trạng công tác lưu trữ UBND quận Ba Đình" làm đề tài nghiên cứu Qua em tìm hiểu nắm rõ thực trạng công tác lưu trữ quan thực tập nói riêng quan hành nhà nuớc nói chung Nhờ giúp cho em tích lũy thêm kiến thức thực tế có nhìn khách quan ngành học Với thời gian kiến tập ngắn bỡ ngỡ lần đầu tiếp xúc với quan tổ chức làm việc chuyên nghiệp, sinh viên tránh khỏi sai xót q trình thực kiến tập quan.Hơn phạm vi tiếp cận cơng việc hạn chế nên khó có nhìn bao qt tồn diện hoạt động nắm tồn cơng việc diễn quan, tổ chức Qua em xin gửi lời cảm ơn sau sắc đến Ban lãnh đạo nhà trường tồn thể thầy giáo khoa Văn thư- Lưu trữ tạo điều kiện cho sinh viên chúng em thực tập, tiếp xúc thực tế công việc cán làm công tác lưu trữ chúng em sau này.Em xin gửi lời cảm ơn đến lãnh đạo UBND quận Ba Đình đồng ý tiếp nhận em vào thực tập quan cán Phòng Nội Vụ nhiệt tình huớng dẫn, bảo để em hồn thành tốt công việc đuợc giao quan Em xin chân thành cảm ơn ! B PHẦN NỘI DUNG Chuơng 1: Giới thiệu vài nét quan, tổ chức 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức 1.1.1 Lịch sử hình thành: Ba Đình 12 quận nội thành thành phố Hà Nội quận trung tâm thủ đô Đây nơi tập trung nhiều quan quan trọng Việt Nam nói chung Hà Nội nói riêng Tên gọi Ba Đình xuất phát từ chiến khu Ba Đình khởi nghĩa Ba Đình diễn từ năm 1886-1887 huởng ứng phong trào Cần Vuơng cuối kỷ 19 nhà cách mạng yêu nuớc Phạm Bành, Đinh Công Tráng nhân dân huyện Nga Sơn, Thanh Hóa Năm 1945 tên gọi Ba Đình đuợc đặt cho vuờng hoa ngã sáu phía sau vuờn bách thảo, nơi chủ tịch Hơ Chí Minh đọc tuyên ngôn độc lập khai sinh nuớc Việt Năm Dân chủ Cộng hòa ngày tháng năm 1945 Năm 1954 tên gọi Ba Đình đựoc đặt cho tám khu phố nội thành Hà Nội Năm 1981 khu phố Ba Đình đuợc đổi tên thành quận Ba Đình ten gọi Quận nằm đất xưa vốn thuộc tổng Hữu Nghiêm (sau đổi Yên Hòa), huyện Thọ Xương tổng Yên Thành, Nội, Thượng, Trung, huyện Vĩnh Thuận.Từ năm 1954 - 1961 gọi khu Ba Đình khu Trúc Bạch.Từ năm 1961- 1981, thành lập khu phố Ba Đình sở sáp nhập khu Ba Đình khu Trúc Bạch cũ, đồng thời sáp nhập xã Đông Thái, phần xã Thái Đô thuộc quận V cũ; xã: Ngọc Hà, Phúc Lệ, phần xã Thống Nhất thuộc quận VI Tháng năm 1981, đổi khu phố Ba Đình thành quận Ba Đình, gồm 15 phường: Bưởi, Cầu Giấy, Cống Vị, Điện Biên, Đội Cấn, Giảng Võ, Kim Mã, Ngọc Hà, Nguyễn Trung Trực, Phúc Xá, Quán Thánh, Thành Công, Thụy Khuê, Trúc Bạch, Yên Phụ Toàn khu vực Hoàng thành Thăng Long nằm quận này.Từ tháng 10 năm 1995, phường: Bưởi, Thụy Khuê, Yên Phụ thuộc quận Ba Đình chuyển sang trực thuộc quận Tây Hồ, từ quận 12 phường: Cầu Giấy, Cống Vị, Điện Biên, Đội Cấn, Giảng Võ, Kim Mã, Ngọc Hà, Nguyễn Trung Trực, Phúc Xá, Quán Thánh, Thành Công, Trúc Bạch Ngày 22 tháng 11 năm 1996, phường Cầu Giấy đổi tên thành phường Ngọc Khánh Ngày tháng năm 2005, thành lập phường Liễu Giai (tách từ phần phường Ngọc Hà Cống Vị ) Vĩnh Phúc (tách từ phường Cống Vị ) Từ đó, quận Ba Đình có 14 phường: Cống Vị, Điện Biên, Đội Cấn, Giảng Võ, Kim Mã, Liễu Giai, Ngọc Hà, Ngọc Khánh, Nguyễn Trung Trực, Phúc Xá, Quán Thánh, Thành Công, Trúc Bạch, Vĩnh Phúc 1.1.2 chức nhiệm vụ, quyền hạn - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND Quận thơng qua để trình UBND thành phố thơng phê duyệt, tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch - Lập dự tốn thu ngân sách nhà nước địa bàn quận; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; tốn ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình HĐND quận định báo cáo UBND, quan tài cấp trực tiếp; - Tổ chức thực ngân sách địa phương, hướng dẫn, kiểm tra UBND phường xây dựng thực ngân sách, kiểm tra Nghị HĐND phường thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; - Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội địa bàn các phường; - Xây dựng, trình UBND quận thơng qua chương trình khuyến khích phát triển nơng nghiệp, lâm nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; - Chỉ đạo UBND các phường thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến thủy sản; - Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; - Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai UBND phường; - Xây dựng quy hoạch thủy lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, cơng trình thủy lợi vừa nhỏ; quản lý mạng lưới thủy nông địa bàn quận theo quy định pháp luật; - Tham gia với UBND thành phố việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn quận; - Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp phường; - Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu, phát triển sở chế biến nông, lâm, thủy sản sở công nghiệp khác theo đạo UBND thành phố; - Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn quận; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng phê duyệt; - Quản lý, khai thác, sử dụng cơng trình giao thông kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; - Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng, tổ chức thực sách nhà ở; quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn; - Quản lý việc khai thác, sản xuât, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp UBND thành phố - Xây dựng phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định nhà nước hoạt động thương mại dịch vụ,du lịch địa bàn quận; - Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; - Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn quận tổ chức thực sau cấp phê duyệt; - Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề, tổ chức trường mầm non; thực chủ trương xã hội hóa giáo dục địa bàn; đạo việc xóa mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên,quy chế thi cử; - Quản lý cơng trình cơng cộng phân cấp, hướng dẫn phong trào văn hóa - thơng tin, thể dục thể thao; bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hóa, danh lam thắng cảnh địa phương quản lý; - Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế; quản lý trung tâm y tế, trạm y tế; đạo kiểm tra việc bảo vệ sức khỏe nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi, thực sách dân số kế hoach hóa gia đình; - Kiểm tra việc chấp hành pháp luật hoạt động sở hành nghề y, dược tư nhân, sở in, phát hành xuất phẩm; - Tổ chức đạo việc dạy nghề, giải việc làm cho người lao động,tổ chức phong trào xóa đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện nhân đạo - Thực biện pháp hướng dẫn tiến khoa học – công nghệ phục vụ sản xuất đời sống địa phương; - Tổ chức thực bảo vệ mơi trường, phòng, chống, khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; - Tổ chức thực quy định pháp luật tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hóa địa bàn quận; - Ngăn chặn việc sản xuất lưu hành hàng giả, hàng chất lượng địa phương - Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phòng tồn dân; thực xây dựng kế hoạch khu vực phòng thủ quận; quản lý lực lượng dự bị động viên; đạo xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác tập huấn dân quân tự vệ; - Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự, định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân xử lý trường hợp theo quy định pháp luật; - Tổ chức thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng công an nhân dân quận vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác địa phương; - Chỉ đạo kiểm tra việc thực quy định pháp luật quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, lại người nước địa phương - Tuyên truyên, phổ biến sách pháp luật dân tộc, tơn giáo - Tổ chức thực việc bầu cử đại biểu Quốc hôi đại biêu HĐND theo quy định pháp luật; - Quản lý công tác tổ chức biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp UBND cấp trên; - Quản lý hồ sơ, mốc, giới, đồ địa giới hành quận; - Thực Nghị HĐND quy hoạch tổng thể xây dựng phát triển đô thị quận sở quy hoạch chung; - Quản lý sở văn hóa – thơng tin, thể dục thể thao thị xã, quận thuộc thành phố, bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hóa, danh lam thắng cảnh quận quản lý Như vậy, quan quản lý nhà nước địa phương, UBND quận Cầu Giấy thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực đồng thời tuân thủ quy định pháp luật 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức UBND quận hoạt động cương vị tổ chức cấp quận, có quy mơ máy lớn Là quan quản lý nhà nước thực nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức hoạt động theo quy định luật tổ chức HĐND UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003 Tổ chức máy gồm - 01 chủ tịch - 02 phó chủ tịch - 01 chánh văn phòng - 02 phó chánh văn phòng - Các ủy viên Trong Chủ tịch UBND quận Ba Đình người lãnh đạo , điều hành tồn diện mặt cơng tác UBND quận ; Là Chủ tịch Hội đồng thi đua khen thưởng quận, Hội đồng nghĩa vụ quân Hội đồng phối hợp công tác tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật quận, Hội đồng giải phóng mặt bằng, trưởng ban đạo thi hành án….Xử lý vấn đề có liên quan đến ngành: cơng an, tồ án, viện kiểm sát nhân dân, đội thi hành án, ban huy qn phòng thống kê quận; Chủ trì phiên họp UBND quận, đảm bảo mối quan hệ với thành , quận uỷ, HĐND quận, Toà án nhân dân quận, Viện kiểm sát nhân dân quận, Uỷ ban mặt trận tổ quốc quận, Liên đoàn lao động quận đoàn thể nhân dân quận; Trực tiếp phụ trách phòng: Phòng Tổ chức quyền, Kế hoạch - Kinh tế, Thanh tra, Ban quản lý dự án… Phó Chủ tịch UBND quận: UBND quận Tây Hồ có 02 Phó Chủ tịch giúp việc cho Chủ tịch , 01 Phó Chủ tịch phụ trách Văn xã, 01 Phó Chủ tịch phụ trách Kinh tế Đơ thị Các Phó Chủ tịch làm việc theo phân cơng Chủ tịch có nhiệm vị đạo điều hành hoạt động số phòng, ban chun mơn UBND quận Chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, tập thể UBND quận, HĐND quận định, ý kiến đạo điều hành, kết công việc thuộc lĩnh vực phân công Cùng tập thể UBND quận chịu trách nhiệm hoạt động UBND quận trước UBND Thành phố, Quận uỷ HĐND quận Các phòng ban chuyên môn trực thuộc Theo Quyết định số 4428/QĐ-UB ngày 15 tháng 12 năm 1995 UBND Thành phố Hà Nội việc thành lập phòng ban chun mơn trực thuộc UBND quận UBND quận gồm 20 phòng ban sau: Phòng Nội vụ: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực: tổ chức; biên chế quan hành chính, nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; hội, tổ chức phi phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tơn giáo; thi đua khen thưởng Phòng Tư pháp: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực chức quản lý nhà nước về: công tác xây dựng văn quy phạm pháp luật; kiểm tra, xử lý văn quy phạm pháp luật; phổ biến, giáo dục pháp luật; thi hành án dân sự; chứng thực; hộ tịch; trợ giúp pháp lý; hoà giải sở cơng tác tư pháp khác Phòng Tài - Kế hoạch: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực: tài chính, tài sản; kế hoạch đầu tư; đăng ký kinh doanh; tổng hợp, thống quản lý kinh tế hợp tác xã, kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân Phòng Tài nguyên Môi trường: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực chức quản lý nhà nước về: tài nguyên đất; tài nguyên nước; tài nguyên khoáng sản; mơi trường; khí tượng, thuỷ văn; đo đạc, đồ biển Phòng Lao động - Thương binh Xã hội: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực: lao động; việc làm; dạy nghề; tiền lương; tiền công; bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp; an tồn lao động; người có cơng; bảo trợ xã hội; bảo vệ chăm sóc trẻ em; phòng, chống tệ nạn xã hội; bình đẳng giới Phòng Văn hố Thơng tin: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực chức quản lý nhà nước về: văn hố; gia đình; thể dục, thể thao; du lịch; bưu chính, viễn thơng Internet; cơng nghệ thơng tin, hạ tầng thơng tin; phát thanh; báo chí; xuất Phòng Giáo dục Đào tạo: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực chức quản lý nhà nước lĩnh vực giáo dục đào tạo, bao gồm: mục tiêu, chương trình nội dung giáo dục đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo tiêu chuẩn cán quản lý giáo dục; tiêu chuẩn sở vật chất, thiết bị trường học đồ chơi trẻ em; quy chế thi cử cấp văn bằng, chứng chỉ; bảo đảm chất lượng giáo dục đào tạo Phòng Y tế: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực chức quản lý nhà nước chăm sóc bảo vệ sức khoẻ nhân dân, gồm: y tế sở; y tế dự phòng; khám, chữa bệnh, phục hồi chức năng; y dược cổ truyền; 10 Phụ lục 6: Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2017 UBND Quận Ba Đình UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN BA ĐÌNH Số :/KH - UBND CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Ba Đình, ngày tháng 01 năm 2017 KẾ HOẠCH Công tác văn thư, lưu trữ năm 2017 Thực Kế hoạch số 235/KH-UBND ngày 27/12/2016 UBND thành phố Hà Nội công tác văn thư lưu trữ năm 2017, UBND quận Ba Đình ban hành Kế hoạch thực công tác văn thư, lưu trữ sau: I MỤC ĐÍCH, U CẦU Mục đích Thống quản lý nhà nước công tác văn thư lưu trữ địa bàn quận, tiếp tục đưa công tác văn thư lưu trữ vào nề nếp, khoa học, hiệu quả, quy định pháp luật Nâng cao trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức việc quản lý,chỉ đao công tác văn thư, lưu trữ đơn vị; trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức việc lập hồ sơ công việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Từng bước chấn chỉnh, hồn thiện cơng tác văn thư lưu trữ phục vụ tốt công tác đạo, điều hành; góp phần nâng cao chất lượng, hiệu hoạt động công vụ, đáp ứng yêu cầu cải cách hành giai đoạn Yêu cầu - Thủ trưởng quan, đơn vị, Chủ tịch UBND 14 phường tổ chức đạo xây dựng kế hoạch tổ chức triển khai thực công tác văn thư, lưu trữ năm 2017 - Thủ trưởng quan, đơn vị tăng cường công tác lãnh đạo, đạo cán bộ, công chức, viên chức nghiêm túc thực việc lập hồ sơ công việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan - Đây xem nhiệm vụ trọng tâm để đánh giá, phân loại cán bộ, công chức, viên chức hàng năm II NỘI DUNG, NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Công tác quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ a) Công tác lãnh đạo, đạo - Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐCP ngày 03/01/2013 Chính phủ, văn hướng dẫn cơng tác văn thư, lưu trữ phương tiện thông tin đại chúng; cổng thông tin điện tử UBND quận; - Thông qua lớp tập huấn, họp giao ban nâng cao nhận thức đội ngũ cán bộ, cơng chức, viên chức vai trò, tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ; thường xuyên quan tâm tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ - Căn vào văn bản, quy định nhà nước, thành phố thường xuyên rà soát, sửa đổi, bổ sung xây dựng để hoàn thiện hệ thống văn đạo, quy định, quy chế, hướng dẫn thực công tác văn thư, lưu trữ thuộc thẩm quyền theo quy định pháp luật: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố; Danh mục hồ sơ quan, đơn vị; Nội quy khai thác sử dụng tài liệu; Nội quy phòng chống cháy, nổ quan (hoàn thiện quý 1/2017) - Ban hành Danh mục hồ sơ hành, thực công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ quan; - Xây dựng, ban hành văn liên quan đến Đề án sưu tầm quản lý tài liệu lưu trữ quý, thuộc UBND thành phố - Ban hành văn thu thập, lập phương án chỉnh lý dứt điểm tài liệu chưa qua chỉnh lý đôn đốc đơn vị, quan thực việc nộp tài liệu lưu trữ vào lưu trữ quan theo quy định pháp luật - Ban hành quy chế quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ kho lưu trữ UBND quận - Việc bố trí kinh phí cho cơng tác lưu trữ quan, đơn vị năm 2017 theo quy định Điều 39 Luật Lưu trữ b, Công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ Tổ chức lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ tập trung vào nội dung: Công tác lập hồ sơ công việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; Công tác thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; Công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ; Cơng tác số hóa tài liệu lưu trữ d) Công tác tra, kiểm tra việc thực quy định pháp luật văn thư, lưu trữ Xây dựng kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2017 tổ chức kiểm tra chéo vê công tác văn thư, lưu trữ phường xong trước ngày 30/9/2017; Tăng cường công tác tra, kiểm tra việc thực quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị thuộc quận Xây dựng kế hoạch tra, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tập trung vào nội dung sau: + Ban hành kế hoạch thực công tác văn thư, lưu trữ năm 2017; + Công tác soạn thảo ban hành văn bản; + Quản lý văn đến, quản lý văn đi; + Công tác lập hồ sơ công việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan năm 2017; + Ban hành danh mục hồ sơ hành quan, đơn vị năm 2017; + Công tác quản lý sử dụng dấu; + Ban hành Kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tập trung công tác chỉnh lý tài liệu, tài liệu tồn đọng; việc xác định giá trị tài liệu tiêu huỷ tài liệu hết giá trị theo quy định pháp luật + Công tác tiêu huỷ tài liệu hết giá trị; + Công tác bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đơn vị; + Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin việc thực công tác văn thư, lưu trữ; + Việc bố trí, phân cơng cán bộ, cơng chức, viên chức, cán không chuyên trách, lao động hợp đồng làm công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị; + Việc thực chế độ sách, phụ cấp độc hại cho cơng chức, viên chức người làm công tác văn thư; + Việc thực chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ theo quy định Thực hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ a, Thực nghiệp vụ công tác văn thư: Công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn đi; công tác tiếp nhận, quản lý văn đến; Lập Danh mục hồ sơ; công tác lập hồ sơ công việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu quan theo quy định pháp luật b, Thực hoạt động nghiệp vụ lưu trữ - Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu: + Thực công tác thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu năm 2016 tiếp tục chỉnh lý dứt điểm toàn tài liệu tồn đọng phận, cá nhân từ năm 2015 trước vào Lưu trữ quan theo quy định pháp luật; + Phấn đấu từ năm 2017 chấm dứt tình trạng tài liệu bị phân tán, tồn đọng phận, cá nhân quan, đơn vị; + Thu thập, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu quan, tổ chức chia tách, sáp nhập quan tổ chức, đơn vị hành theo quy định - Yêu cầu 100% quan, đơn vị bố trí phòng, kho lưu trữ để bảo quản hồ sơ, tài liệu theo Chỉ thị số 04/CT-UBND ngày 21/01/2016 Chủ tịch UBND thành phố Hà Nội việc tăng cường công tác văn thư, lưu trữ địa bàn thành phố Hà Nội - Triển khai thực việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định pháp luật - Tiếp tục thực Đề án sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, địa bàn thành phố Hà Nội theo Kế hoạch UBND Thành phố phê duyệt - Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ như: Đầu tư, nâng cấp trang thiết bị, xây dựng phần mềm sở liệu lưu trữ, số hóa tài liệu; Xây dựng, hồn thiện hệ thống công cụ tra cứu để phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu quan, tổ chức cá nhân theo quy định; - Thực công tác tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo quy định pháp luật Công tác tổ chức cán - Tiếp tục rà sốt, kiện tồn tổ chức, đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị; Phân cơng, bố trí người làm cơng tác văn thư, lưu trữ theo vị trí việc làm, đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức quy định Thông tư Số 13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 Bộ Nội vụ quy định mã số tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành Lưu trữ, Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã số ngạch tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn ngạch công chức chuyên ngành Văn thư - Chủ tịch UBND 14 phường đạo ban hành định giao nhiệm vụ cho cơng chức Văn phòng - Thống kê kiêm nhiệm công tác lưu trữ - Thực đúng, đủ, kịp thời chế độ tiền lương chế độ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng vật cho công chức, viên chức người làm công tác lưu trữ theo quy định hành nhà nước Hiện đại hóa cơng tác văn thư, lưu trữ - Đẩy mạnh công tác nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ hoạt động văn thư, lưu trữ; triển khai thực nghiệp vụ văn thư, lưu trữ với quản lý tài liệu điện tử - Triển khai thực văn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng; Văn số 169/HD-CVTLTNN ngày 10/3/2010 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước xây dựng sở liệu III NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM NĂM 2017 Tập trung đạo liệt việc lập hồ sơ công việc quan, đơn vị , khắc phục tình trạng khơng lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Các quan, đơn vị , UBND 14 phường bố trí đủ diện tích phòng, kho lưu trữ trang thiết bị để bảo quản an toàn tài liệu theo quy định Các quan, đơn vị nghiêm túc tổ chức thực hoạt động chỉnh lý theo quy định pháp luật Giải dứt điểm tình trạng tồn đọng hồ sơ từ năm 2015 trước quan, đơn vị đưa kho lưu trữ quan III MỘT SỐ GIẢI PHÁP THỰC HIỆN CƠNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Tăng cường cơng tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật công tác văn thư, lưu trữ đến cán bộ, công chức, viên chức Nâng cao trách nhiệm Người đứng đầu quan, tổ chức; cán bộ, công chức, viên chức công tác văn thư, lưu trữ Thường xuyên hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức Tăng cường công tác kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ Chỉ đạo điểm việc thực quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ, tập trung vào nội dung: Lập Danh mục hồ sơ; Lập hồ sơ công việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Gắn việc lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan tiêu chí bình xét thi đua, bình xét cuối năm; đồng thời cso biện pháp xử lý nghiêm trường hợp không lập nộp lưu hồ sơ theo quy định III TỔ CHỨC THỰC HIỆN Thủ trưởng quan, đơn vị; Chủ tịch UBND 14 phường có trách nhiệm: - Căn Kế hoạch cơng tác văn thư, lưu trữ năm 2017 UBND quận tổ chức tiến hành xây dựng kế hoạch triển khai thực có hiệu cơng tác văn thư, lưu trữ theo quy định Báo cáo kết thực UBND quận (qua phòng Nội vụ) để báo cáo UBND thành phố Hà Nội Thời gian báo cáo sau: + Trước ngày 15/03/2017: Báo cáo kết thực việc thu nộp hồ sơ năm 2016 nộp Danh mục hồ sơ hành năm 2017 theo quy định Thông tư số 07/2012/TT-BNV gửi UBND quận (qua phòng Nội vụ) + Trước ngày 15/6/2017: Báo cáo kết thực tháng đầu năm phương hướng nhiệm vụ tháng cuối năm + Trước ngày 01/ 11/2017: Báo cáo kết thực công tác năm 2017 + Trước ngày 10/01 năm: Báo cáo theo Biểu - Bố trí kinh phí hợp lý cho hoạt động văn thư, lưu trữ đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ, phù hợp với khả điều kiện thực tế quan, đơn vị; tập trung vào số nội dung trọng tâm sau: Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ; Chỉnh lý tài liệu tồn đọng; Bố trí phòng, kho lưu trữ trang thiết bị để bảo quản an toàn tài liệu an toàn, lâu dài, thuận tiện khai thác sử dụng tài liệu nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ theo quy định - Chủ tịch UBND 14 phường đạo thực việc quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động HĐND UBND phường theo Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 Bộ Nội vụ; - Thực chế độ báo cáo định kỳ đột xuất công tác văn thư, lưu trữ theo quy định Phòng Nội vụ - Triển khai thực Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2017 - Tham mưu UBND quận xây dựng kế hoạch triển khai việc thực Quy hoạch ngành văn thư, lưu trữ thành phố Hà Nội giai đoạn 2017-2020 tầm nhìn đến năm 2030 - Tổ chức tập huấn, phổ biến văn mới; đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, kỹ cho công chức, viên chức, nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ, thời gian thực xong Quý II năm 2017 - Chủ trì, phối hợp với Văn phòng HĐND UBND quận kiểm tra việc thu nộp tài liệu hồ sơ kết thúc năm 2016 đưa vào lưu trữ quan, đơn vị theo quy định - Chủ trì, phối hợp với Văn phòng HĐND UBND, Phòng Tư pháp quận, Phòng Tài – Kế hoạch quận tham mưu UBND quận xây dựng, ban hành kế hoạch tra, kiểm tra công tác văn thư lưu trữ năm 2017 theo kế hoạch đột xuất, thời gian thực xong trước 20/2/2017 Văn phòng HĐND UBND - Phối hợp Phòng Nội vụ hướng dẫn kiểm tra quan, đơn vị thực công tác văn thư, lưu trữ - Chủ trì việc chỉnh lý tài liệu, tiếp nhận tài liệu lưu trữ năm 2016 vào lưu trữ quan; tổ chức thực việc quản lý, khai thác sử dụng tài liệu kho lưu trữ đảm bảo khoa học hiệu - Tham mưu UBND quận ban hành quy chế quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ kho lưu trữ UBND quận Phòng Tư pháp - Chủ trì phối hợp với Phòng Nội vụ, Văn phòng HĐND UBND quận thực việc kiểm tra, rà soát việc ban hành văn thuộc thẩm quyền UBND quận - Phối hợp với Phòng Nội vụ, Văn phòng HĐND UBND quận kiểm tra quan, đơn vị thực cơng tác văn thư, lưu trữ Phòng Tài - Kế hoạch - Chủ trì phối hợp với Phòng Nội vụ, Văn phòng HĐND UBND quận tổng hợp nhu cầu sở vật chất trang thiết bị phục công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị trình UBND quận xem xét, định - Hướng dẫn quan, đơn vị xây dựng kế hoạch, kinh phí phục vụ cho cơng tác lưu trữ (như: thực đầu tư, xây dựng, cải tao,nâng cấp phòng, kho lưu trữ; mua sắm trang thiết bị; chỉnh lý tìa liệu tồn đọng ) theo quy định Điều 39 Luật Lưu trữ vào báo cáo UBND quận cấp kinh phí năm theo quy định Trong trình thực phát sinh, vướng mắc quan, đơn vị tổng hợp, báo cáo UBND quận (qua phòng Nội vụ) để đề nghị cấp có thẩm quyền xem xét giải kịp thời./ Nơi nhận: - UBND thành phố Hà Nội; - Sở Nội vụ thành phố Hà Nội; - Chi cục Văn thư Lưu trữ SNV; - TTQU- TTHĐND quận; TM ỦY BAN NHÂN DÂN KT CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH - Đ/c Chủ tịch UBND quận; - Các đ/c Phó Chủ tịch UBND quận; - Các quan, đơn vị thuộc UBND quận; - Lưu: VT, NV Nguyễn Quang Trung Phụ lục 7: Báo cáo kết thực công tác văn thư, lưu trữ năm 2015 phương hướng nhiệm vụ năm 2016 ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN BA ĐÌNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: 192 /BC-UBND Ba Đình, ngày 24 tháng 11 năm 2015 BÁO CÁO Kết thực công tác văn thư, lưu trữ năm 2015 phương hướng nhiệm vụ năm 2016 Thực Kế hoạch số 214/KH- UBND ngày 22/12/2014 UBND thành phố Hà Nội công tác văn thư, lưu trữ năm 2015 UBND quận Ba Đình báo cáo kết thực công tác văn thư, lưu trữ năm 2015 phương hướng nhiệm vụ năm 2016, cụ thể sau: I KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC Công tác lãnh đạo, đạo văn thư, lưu trữ Nhận thức rõ tầm quan trọng để nâng cao nhận thức, trách nhiệm đơn vị cán bộ, công chức công tác văn thư - lưu trữ, UBND quận tổ chức hội nghị quán triệt, phổ biến sâu rộng Luật lưu trữ; văn hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm 2015 UBND quận đến đồng chí Thủ trưởng, cán làm công tác văn thư, lưu trữ quan phòng, ban, ngành, đồn thể, UBND 14 phường trường mầm non, tiểu học, THCS thuộc quận UBND quận xây dựng văn để triển khai thực như: Kế hoạch số 02//KH-UBND ngày 07/01/2015 công tác văn thư, lưu trữ năm 2015; Quyết định số 819/QĐ-UBND ngày 10/4/2015 việc ban hành danh mục hồ sơ năm 2015; Công văn số 1906/UBND-NV ngày 25/12/2014 việc thu hồ sơ năm 2014, lập danh mục hồ sơ chỉnh lý tài liệu đơn vị Kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Chỉ đạo phòng chuyên mơn Phòng Nội vụ, Phòng Tư pháp, Văn phòng HĐND UBND quận hướng dẫn, kiểm tra việc thực Kế hoạch UBND quận công tác Văn thư, lưu trữ như: Việc ban hành Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; định phân công cán làm công tác văn thư, lưu trữ; định nguồn nộp lưu tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ UBND phường Đã tổ chức lớp tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ Thủ trưởng quan, đơn vị; công chức, viên chức làm nhiệm vụ văn thư, lưu trữ phân công thực công tác văn thư lưu trữ quan chuyên môn UBND quận; UBND 14 phường; trường THCS, TH, MN thuộc UBND quận với tổng số 170 người tham dự Với nội dung tập huấn công tác soạn thảo văn tập trung hướng dẫn nghiệp vụ xây dựng danh mục hồ sơ, lập hồ sơ công việc Phối hợp với Phòng Tư pháp kiểm tra 13/14 phường cơng tác ban hành văn hành cơng tác văn thư, lưu trữ Thông qua kiểm tra nhắc nhở, chấn chỉnh văn ban hành chưa thẩm quyền hướng dẫn cán UBND phường thực công tác mở hồ sơ lưu trữ hành trình thụ lý hồ sơ theo chức trách nhiệm vụ giao, bước đầu công tác lưu trữ hành dần vào nếp Ý thức cán bộ, công chức nâng lên công tác lưu trữ Qua kiểm tra yêu cầu UBND phường thực nghiêm túc quy chế công tác văn thư, lưu trữ đơn vị; Thực nghiêm túc việc kiểm soát văn trước ban hành thông qua cán văn thư quan, cán Tư pháp hộ tích thẩm tra tính pháp lý văn bản, tránh sai sót thể thứ, kỹ thuật trình bày ban hành văn sai thẩm quyền Công tác tổ chức cán UBND quận đạo đơn vị bố trí cán công chức kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ 12 phòng, ban, ngành 14 UBND phường Tổng số cán làm công tác văn thư lưu trữ kiêm nhiệm phòng, ban chuyên môn quận UBND 14 phường 28 (trong 26 người kiêm nhiệm, 02 người chuyên trách) chưa tính đến đồng chí làm cơng tác văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm đơn vị nghiệp trường THCS, TH, MN; tổ chức đoàn thể xã hội, xã hội nghề nghiệp thuộc UBND quận, cụ thể: - UBND phường: 14 cán văn phòng thống kê kiêm làm nhiệm vụ văn thư, lưu trữ - Các phòng, ban, ngành: 12 cán kiêm nhiệm - UBND quận: 02 cán chuyên trách Chỉ đạo phòng Nội vụ phân cơng 01 cơng chức Phòng Nội vụ kiêm nhiệm làm cơng tác quản lý nhà nước vê công tác văn thư, lưu trữ Hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ a) Công tác văn thư Công tác soạn thảo ban hành văn bản, tính đến hết ngày 24/112015 UBND quận ban hành 5911 văn để đạo, điều hành Trong ban hành văn quy phạm pháp luật 0; Quyết định 3650; Công văn 1626; Báo cáo 192; Thông báo 192; Tờ trình 65; Kế hoạch 186 Tiếp nhận xử lý 6865 loại văn đến quan Trung ương, thành phố, Sở, ban, ngành; UBND quận, huyện bạn; UBND phường quan, tổ chức khác Tất văn bản, tài liệu gửi đến tập trung xử lý quy trình, quy định phận văn thư để làm thủ tục đăng ký (phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, đăng ký vào sổ) làm thủ tục chuyển, giao đến quan, tổ chức cá nhân có thẩm quyền xem xét, giải Về quản lý sử dụng dấu, thực theo Nghị định số 158/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Con dấu giao cho cán văn thư chịu trách nhiệm quản lý sử dụng, tự tay đóng dấu, khơng giao dấu cho người khơng có trách nhiệm đóng, thường xuyên vệ sinh, bảo quản dấu cẩn thận theo quy định Thực nghiêm túc chuyển giao văn đi, đến hệ thống quản lý văn điều hành tác nghiệp thành phố b) Công tác lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Thực Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu tài liệu vào lưu trữ quan UBND quận đạo quan chuyên môn, đơn vị nghiệp thuộc UBND quận tổ chức thu nộp tài liệu lưu trữ năm 2014 vào nơi tạm trữ tài liệu UBND quận ban hành định danh mục hồ sơ hành năm 2015 UBND quận Ba Đình với 327 hồ sơ c) Công tác lưu trữ - Công tác thu thập, chỉnh lý hồ sơ, b¶o qu¶n tài liệu UBND quận quan tâm, đạo, đôn đốc quan, ban ngành thuộc diện nộp lưu tài liệu tiến hành nộp tài liệu vào kho lưu trữ quận Công tác chỉnh lý, bảo quản tài liệu tiến hành, UBND quận lập kế hoạch chỉnh lý tài liệu lưu trữ từ năm 2008 Hiện số lượng tài liệu chỉnh lý trước năm 2008 sau: Tài liệu lưu trữ chỉnh lý là: 192m Tài liệu lưu trữ từ năm 2008 đến chỉnh lý sơ bộ: 1085 m (khoảng 217 giá X m giá) - Tổng số tài liệu lưu trữ UBND quận: 212 m Tài liệu lưu trữ UBND phường 344 m (Tài liệu chưa qua chỉnh lý) - Công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu: Điều kiện bảo quản thiết bị bảo quản: đảm bảo yêu cầu kỹ thuật có khung, kệ, giá hộp, điều hồ, thiết bị báo cháy chữa cháy, có phun khử trùng muỗi, gián…, tài liệu lưu kho bố trí xếp đựng vào hộp để giá sắt có đánh số thứ tự - Cơng tác khai thác sử dụng tài liệu: Việc quản lý tài liệu lưu trữ UBND quận quan tâm, đạo phòng, ban chun mơn, UBND 14 phường thực lưu trữ tài liệu theo danh mục hồ sơ hành, bước đầu thuận lợi việc tra cứu bảo quản tài liệu - Kho tàng, trang thiết bị bảo quản: + UBND quận: Tài liệu lưu trữ quan chuyên môn, tài liệu UBND quận 01 kho tạm 156,2m Hiện trụ sở UBND quận cải sửa chữa Dự kiến đến năm 2016 đưa vào sử dụng kho lưu trữ đảm bảo theo quy định + UBND phường: Tồn quận có 14 phường, có 07 phường có kho lưu trữ tài liệu, lại 07 phường chưa bố trí kho lưu trữ riêng có 02 phường chưa cải tạo xây dựng trụ sở làm việc Đối với phường chưa có kho lưu trữ, tài liệu lưu trữ phận chuyên môn UBND quận yêu cầu 05 phường chưa bố trí kho lưu trữ, thời gian tới cần bố trí kho lưu trữ UBND phường để bảo quản tài liệu theo quy định d) Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ - UBND quận triển khai ứng dụng công nghệ thông tin quản lý hành Sử dụng hệ điều hành tác nghiệp phục vụ hoạt động đạo, điều hành Thường trực HĐND, UBND quận qua mạng diện rộng Văn phòng HĐND UBND quận, đặc biệt ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn đi, đến theo dõi ý kiến kết luận đạo UBND quận Trao đổi thơng tin với phòng, ban thơng qua mạng nội hệ thống quản lý văn điều hành tác nghiệp Thành phố - Hiện UBND quận Ba Đình triển khai thực đề án “Xây dựng quận Ba Đình thành quan điện tử giai đoạn 2014- 2016 định hướng đến năm 2020” Qua đó, bước thực triển khai nhiệm vụ đề án phê duyệt bao gồm: Trang sở hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin, mạng LAN phường, trang thiết bị công nghệ thông tin cho cán công chức, thiết bị an tồn, bảo mật thơng tin Đơn đốc đơn vị sử dụng phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc để nâng cao hiệu thực thi nhiệm vụ Phần mềm Quản lý văn hồ sơ công việc triển khai đến tất đơn vị thuộc quận với số lượng người sử dụng 890 người, số lượng hòm thư cơng vụ cấp 890 địa thư điện tử Công tác triển khai thực sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, Thực Kế hoạch số 107/KH-UBND ngày 23/5/2014 UBND thành phố Hà Nội việc sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, địa bàn thành phố Hà Nội giai đoạn 2014- 2020, Quyết định số 6236/QĐ-UBND ngày 26/11/2015 UBND thành phố Hà Nội việc phê duyệt Đề án sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, địa bàn thành phố Hà Nội giai đoạn 2015- 2020 Quyết định số 2659/QĐ-UBND ngày 10/6/2015 UBND thành phố Hà Nội ban hành Quy định tạm thời tiêu chuẩn tài liệu lưu trữ q, quy trình đăng ký, cơng nhận tài liệu lưu trữ quý, địa bàn thành phố Hà Nội Công văn số 1548/SNVCCVTLT ngày 17/7/2015 Sở Nội vụ thành phố Hà Nội việc hướng dẫn điều tra, thống kê lập Danh mục tài liệu lưu trữ quý, địa bàn thành phố Hà Nội UBND quận Ba Đình ban hành Kế hoạch số 175/KH-UBND ngày 20/10/2015 việc Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, thành lập Tổ công tác giúp UBND quận việc đôn đốc đơn vị việc triển khai thực việc kê khai lập danh mục đăng ký hồ sơ lưu trữ quý, Triển khai văn UBND thành phố, Kế hoạch UBND quận Ba Đình đến quan chuyên môn, UBND phường, đơn vị nghiệp thuộc UBND quận với 80 người tham dự II NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CHUNG Ưu điểm Thông qua công tác tuyên truyền, phổ biến, bồi dưỡng, tập huấn tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, Luật Lưu trữ năm 2011 UBND quận thường xuyên quan tâm đạo, tạo điều kiện đầu tư sở vật chất quan, đơn vị công tác lưu trữ Sự đạo sát lãnh đạo ý thức trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức đơn vị việc lưu trữ hồ sơ từ phận chuyên môn nên việc lưu trữ tài liệu dần vào nếp Những hạn chế, khuyết điểm nguyên nhân Hạn chế, khuyết điểm - Chất lượng công tác văn thư, lưu trữ quan đơn vị nhiều hạn chế, cán làm công tác văn thư, lưu trữ nhiều yếu Việc tham mưu Thủ trưởng đơn vị chưa kịp thời cơng tác lưu trữ, thu thập, chỉnh lý tài liệu - Hiện điều kiện trụ sở UBND quận trình cải tạo, xây nên tạm thời bố trí 01 kho lưu trữ hồ sơ tạm thời -Tài liệu sau năm 2008 đến chưa chỉnh lý - Việc chủ trương số hóa lưu trữ tài liệu quận chưa thực Nguyên nhân - Do điều kiện sở vật chất nên việc tiến hành chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ từ năm 2008 tài liệu thu nộp vào kho lưu trữ tạm UBND quận chưa bố trí chỉnh lý tài liệu - Cán làm công tác văn thư, lưu trữ quan chuyên môn, UBND phường, đơn vị nghiệp, trường Tiểu học, Mầm non, Trung học sở kiêm nhiệm; Một số quan, đơn vị xem nhẹ cơng tác Do nghiệp vụ cơng tác lưu trữ hạn chế, chưa kịp thời tham mưu cho Thủ trưởng đơn vị nội dung liên quan đến văn thư, lưu trữ Đánh giá chung Công tác văn thư, lưu trữ UBND quận, quan chuyên môn UBND phường quan tâm triển khai thực có hiệu quả, góp phần tích cực cơng tác đạo, điều hành phát triển kinh tế - xã hội địa phương Công tác văn thư, lưu trữ tài liệu quản lý, sử dụng có hiệu quả, góp phần thuận lợi cho công tác quản lý văn đi, đến việc tra cứu tài liệu lưu trữ bước đầu khai thác đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ III PHƯƠNG HƯỚNG NHIỆM VỤ NĂM 2016 Tiếp tục đẩy mạch công tác tuyên truyền Luật Lưu trữ, học tập quy định Nhà nước công tác văn thư lưu trữ; Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Hướng dẫn nghiệp vụ quan, ban, ngành UBND phường công tác văn thư, lưu trữ Tổ chức kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ 14 UBND phường 12 phòng chun mơn UBND quận việc lập hồ sơ hành thu nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Chỉ đạo quan chuyên môn tập trung chỉnh lý tài liệu nộp hồ sơ, tài liệu theo quy định pháp luật Hoàn thiện kế hoạch chỉnh lý số tài liệu từ năm 2008 đến UBND quận để lưu trữ tài liệu theo quy định Tiếp tục thực Kế hoạch số 107/KH-UBND ngày 23/5/2014 UBND thành phố Hà Nội việc sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, địa bàn thành phố Hà Nội giai đoạn 2014 - 2020, Quyết định số 6236/QĐ-UBND ngày 26/11/2015 UBND thành phố Hà Nội việc phê duyệt Đề án sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, địa bàn thành phố Hà Nội giai đoạn 2015- 2020./ Nơi nhận: - Sở Nội vụ thành phố Hà Nội; - Chi cục VTLT Hà Nội; - Đ/c Chủ tịch UBND quận; - Các phòng QLNN, đơn vị nghiệp thuộc quận, UBND phường; - Lưu VT, NV TM ỦY BAN NHÂN DÂN KT.CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Nguyễn Quang Trung ... 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn công tác Lưu trữ 2.1.1.1 Các văn hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ Để công tác lưu trữ quan thực theo quy định đề công tác lưu trữ, giúp cho công tác lưu trữ quan đuợc thực... công tác lưu trữ Tăng cường công tác tra, kiểm tra việc thực quy định pháp luật công tác lưu trữ quan, đơn vị thuộc quận Việc ban hành Kế hoạch công tác lưu trữ; định phân công cán làm công tác. .. liệu lưu trữ; - Công tác số hóa tài liệu lưu trữ 2.1.4.2 Cơng tác thi đua khen thuởng hoạt động lưu trữ Hàng năm năm năm lần UBND quận Ba Đình tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ