Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN BẢNG CHỮ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND PHƯỜNG NÔNG TIẾN 3 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND phường Nông Tiến. 3 1.1.1 Chức năng: 3 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 3 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 4 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ trong UBND phường Nông Tiến 11 1.2.1 Vị trí, chức năng 11 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 11 1.3 Tình hình công tác văn – lưu trữ tại UBND phường Nông Tiến 12 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 13 2.1 Công tác lưu trữ 13 2.1.1 Hoạt động quản lý về công tác lưu trữ 13 2.1.2 Hoạt động nghiệp vụ về công tác lưu trữ 14 2.1.2.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu 14 2.1.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu 17 2.1.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu 18 2.1.2.4 Công tác thống kê trong lưu trữ 18 2.1.2. 5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 19 2.1.2.6 Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu 19 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI UBND PHƯỜNG NÔNG TIẾN 21 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 21 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của UBND phường Nông Tiến 23 3.3 Một số khuyến nghị 24 3.3.1 Đối với UBND phường Nông Tiến 24 3.3.2 Đối với khoa văn thư – lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội 26 3.4 Bài học kinh nghiệm 26 C. KẾT LUẬN 28 D. PHỤ LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan : Báo cáo thực tập tốt nghiệp với đề tài “Công tác Lưu trữ UBND phường Nơng Tiến” cơng trình nghiên cứu cá nhân em, không chép Em xin chịu trách nhiệm công trình nghiên cứu riêng ! Hà Nội, ngày 15/3/2017 Người cam đoan Trần Phương Thảo MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN BẢNG CHỮ VIẾT TẮT A PHẦN MỞ ĐẦU B NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND PHƯỜNG NÔNG TIẾN 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND phường Nông Tiến .3 1.1.1 Chức năng: 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: .3 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ UBND phường Nông Tiến 11 1.2.1 Vị trí, chức .11 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 11 1.3 Tình hình công tác văn – lưu trữ UBND phường Nông Tiến .12 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC .13 2.1 Công tác lưu trữ 13 2.1.1 Hoạt động quản lý công tác lưu trữ 13 2.1.2 Hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ 14 2.1.2.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu 14 2.1.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu .17 2.1.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu 18 2.1.2.4 Công tác thống kê lưu trữ 18 2.1.2 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 19 2.1.2.6 Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu 19 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI UBND PHƯỜNG NÔNG TIẾN 21 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt .21 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ UBND phường Nông Tiến 23 3.3 Một số khuyến nghị .24 3.3.1 Đối với UBND phường Nông Tiến 24 3.3.2 Đối với khoa văn thư – lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội 26 3.4 Bài học kinh nghiệm .26 C KẾT LUẬN 28 D PHỤ LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO BẢNG CHỮ VIẾT TẮT STT CHỮ VIẾT TẮT UBND HĐND VHTT - TDTT NGHĨA Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân Văn hóa thơng tin - thể dục thể thao A PHẦN MỞ ĐẦU Theo lý thuyết giảng đường thực tiễn quan nhà nước , công tác lưu trữ lĩnh vực quan trọng nhà nước, bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học yêu cầu cấp bách công dân tác lưu trữ có ý nghĩa quan trọng, thiết thực hoạt động trị, kinh tế, văn hóa – xã hội…Chính thế, việc thực tốt nội dung công tác lưu trữ góp phần vào việc bảo vệ di sản dân tộc, quốc gia, đồng thời góp phần vào việc xây dựng bảo vệ đất nước Quá trình xây dựng bảo vệ đất nước, tài liệu lưu trữ công cụ thiết yếu để bảo vệ vững chủ quyền tổ quốc, chống lại âm mưu xâm lược bọn đế quốc, thực dân Đồng thời, tài liệu lưu trữ phương tiện thông tin Đảng nhà nước sử dụng để tuyên truyền đường lối, chủ trương, sách đến tầng lớp nhân dân Ngoài ra, tài liệu lưu trữ sử dụng rộng rãi lĩnh vực đạt hiệu cao Do đó, tài liệu lưu trữ phải bảo quản từ hệ sang hệ khác, nguồn thơng tin vô tận để người công dân, ngành, quan sử dụng Tuy nhiên, đất nước ta trải qua nhiều chiến tranh kéo dài, vậy, nhiều tài liệu bị hủy hoại, phân tán khắp nơi, mặt khác số người thiếu ý thức, thiếu tinh thần trách nhiệm, thiếu hiểu biết, tiêu hủy nhiều tài liệu có giá trị Trước tình hình trên, để đưa cơng tác lưu trữ tài liệu lưu trữ vào nề nếp trở thành nhu cầu cấp bách Đảng nhà nước năm gần đây, tình hình cơng tác lưu trữ tài liệu lưu trữ Trung ương địa phương ngày quan, đoàn thể, tổ chức trọng phát triển Đảng nhà nước ta ban hành hàng loạt văn pháp quy, công văn nhằm hướng dẫn, đạo, tổ chức cách có hệ thống, quan quản lý công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ từ Trung ương đến địa phương Bên cạnh đó, quan có nhiều đầu tư sở vật chất, trình độ chun mơn cán làm cơng tác lưu trữ…góp phần làm cho công tác lưu trữ bước đầu vào nề nếp Đợt thực tập này, em nhận thấy công tác văn thư – lưu trữ Ủy ban nhân dân phường Nơng Tiến gặp nhiều khó khăn, hạn chế kho tàng, sở vật chất chưa trang bị đầy đủ Đồng thời, vận dụng kiến thức học nhà trường đợt thực tập em đúc rút số kinh nghiệm quý báu công tác lưu trữ giúp cho em có kiến thức nghiệp vụ cách vững Báo cáo kết q trình khảo sát thực tế kết hợp với lý luận chuyên môn mà em rút quan thực tập Q trình thực tập tháng khơng phải dài em học hỏi đựơc nhiều điều bổ ích cơng việc, giao tiếp, lòng say mê nghề nghiệp tính sáng tạo Có thể nói trước chọn nghành em cảm thấy chun ngành khó Nhưng q trình thực tập UBND phường Nơng Tiến nói lầ niềm vui không riêng em mà tất bạn sinh viên thực tập quan khác Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn đến thầy cô giáo Trường đại học Nội vụ Hà Nội, Khoa Văn thư – Lưu trữ giảng dạy, giúp đỡ truyền đạt tới em kiến thức vững nghiệp vụ cơng tác Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo, cán nhân viên UBND phường Nông Tiến – Thành phố Tuyên Quang giúp đỡ em trình thực tập thực tìm hiểu đề tài “Cơng tác Lưu trữ UBND phường Nông Tiến” Mọi người nhiệt tình thân thiện, tận tình bảo để em hoàn thành tốt đợt thực tập Dưới báo cáo thực tập em, báo cáo khơng tránh khỏi hạn chế, sai xót định Rất mong đóng góp thầy cô, cán UBDN phường Nông Tiến bạn đọc để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn Sinh viên Trần Phương Thảo B NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND PHƯỜNG NÔNG TIẾN 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND phường Nông Tiến 1.1.1 Chức năng: UBND Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước nước cấp Nghị HĐND cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn UBND thực chức quản lý nhà nước địa phương góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước trừ Trung ương tới sở 1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: UBND phường Nơng Tiến quan hành Nhà nước địa phương, quản lý phạm vi lãnh thổ Huyện theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị HĐND thành phố quan cấp lĩnh vực: Kinh tế, Chính trị, An ninh, Xã hội,…cụ thể là: - Về phát triển kinh tế, cơng nghiệp, lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hóa, giáo dục, môi trường,… - Về thu ngân chi sách địa phương địa bàn phường theo quy định pháp luật đồng thời phối hợp với quan hữu quan đảm bảo việc thu đúng, thu đủ thu kịp thời thức thuế loại thu khác - Về tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành pháp luật, với văn quan Nhà nước cấp Nghị HĐND cấp - Đảm bảo an ninh, trị, trật tự an tồn xã hội: thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang nhân dân, xây dựng lực lượng quốc phòng tồn dân, thực chế độ nghĩa vụ quân - Phòng chống thiên tai, lũ lụt, bảo vệ tài sản Nhà nước tổ chức công dân, bảo vệ quyền tự dân chủ nhân dân - Về công tác thi hành án, giải đơn thư, khiếu nại công dân theo thẩm quyền phường - Về quản lý tổ chức biên chế lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội cho cán công chức phường UBND phường Nông Tiến thực chức quản lý Nhà nước địa phương, góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy hành Nhà nước tưg Trung Ương đến sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng quyền làm nhân dân địa phương 1.1.3 Cơ cấu tổ chức (Phụ lục sô 1) * Chủ tịch Ủy ban nhân dân - Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường, người đứng đầu Ủy ban nhân dân, lãnh đạo điều hành tồn cơng việc Ủy ban nhân dân, chịu trách nhiệm thực nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định Điều 127 Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân năm 2003; đồng thời, Ủy ban nhân dân phường chịu trách nhiệm tập thể hoạt động Ủy ban nhân dân trước Đảng ủy, Hội đồng nhân dân phường Ủy ban nhân dân thành phố - Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường triệu tập, chủ trì phiên họp hội nghị khác Ủy ban nhân dân, vắng mặt ủy quyền Phó Chủ tịch chủ trì thay; bảo đảm việc chấp hành pháp luật, văn quan nhà nước cấp trên, nghị Đảng ủy Hội đồng nhân dân phường; - Căn vào văn quan nhà nước cấp trên, Nghị Đảng ủy, Hội đồng nhân dân phường tình hình thực tiễn địa phương, xây dựng Chương trình cơng tác năm, q, tháng Ủy ban nhân dân phường; - Tổ chức thực chương trình, kế hoạch công tác; phân công nhiệm vụ, đôn đốc, kiểm tra thành viên Ủy ban nhân dân phường, công chức cán không chuyên trách khác thuộc Ủy ban nhân dân phường, tổ trưởng nhân dân việc thực nhiệm vụ giao; - Quyết định vấn đề quan trọng, liên quan đến nhiều nội dung công việc, vấn đề đột xuất, phức tạp địa bàn; vấn đề ý kiến khác vượt thẩm quyền Phó Chủ tịch ủy viên Ủy ban nhân dân phường; - Ký ban hành văn thuộc thẩm quyền Ủy ban nhân dân phường thẩm quyền Chủ tịch Ủy ban nhân dân theo quy định pháp luật; - Báo cáo tình hình kinh tế - xã hội phường, hoạt động Ủy ban nhân dân với Đảng ủy, Hội đồng nhân dân phường Ủy ban nhân dân thành phố; - Thường xuyên trao đổi công tác với Ban Thường vụ Đảng ủy, Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Chủ tịch Mặt trận Tổ quốc người đứng đầu Đoàn thể nhân dân cấp phường; phối hợp thực nhiệm vụ công tác; nghiên cứu, tiếp thu đề xuất Mặt trận Tổ quốc đoàn thể nhân dân công tác Ủy ban nhân dân; tạo điều kiện để đồn thể hoạt động có hiệu quả; - Tổ chức việc tiếp dân, xem xét giải khiếu nại, tố cáo kiến nghị nhân dân theo quy định pháp luật - Chủ tịch UBND phường người chịu trách nhiệm đạo toàn lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước địa phương theo quy định pháp luật Trực tiếp chủ tài khoản ủy ban nhân dân phường; chủ tịch Hội đồng nghĩa vụ quân sự, trưởng ban đạo phòng chống tệ nạn xã hội, ma túy mại dâm (gọi tắt Ban đạo 138); chủ tịch Hội đồng giáo dục pháp luật; Chủ tịch Hội đồng Thi đua khen thưởng; Chủ tịch Hội đồng kỷ luật; Chủ tịch Hội đồng tư vấn thuế; Chủ tịch Hội đồng đăng ký sử dụng đất; Chủ tịch Hội đồng sách Trực tiếp phụ trách cơng tác tơn giáo, dân tộc, cơng tác nội phường( bao gồm cơng tác an ninh, quốc phòng, cơng tác tư pháp- hộ tịch) * Phó chủ tịch phụ trách cơng tác địa – xây dựng khối văn hóa xã hội - Trực tiếp đạo lĩnh vực địa bàn công tác Chủ tịch UBND phường phân công; chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch triển khai cơng việc theo lĩnh vực phân cơng địa bàn Phó Chủ tịch sử dụng quyền hạn Chủ tịch giải vấn đề thuộc lĩnh vực giao; - Chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, trước Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân phường lĩnh vực giao, định đạo, điều hành mình; Chủ tịch thành viên khác Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm tập thể toàn hoạt động Ủy ban nhân dân trước Đảng ủy, Hội đồng nhân dân phường Ủy ban nhân dân thành phố Đối với vấn đề vượt phạm vi thẩm quyền Phó Chủ tịch phải báo cáo để Chủ tịch định; - Khi giải cơng việc, có vấn đề liên quan đến phạm vi trách nhiệm giải công việc thành viên khác Ủy ban nhân dân chủ động trao đổi, phối hợp với thành viên để thống cách giải quyết; ý kiến khác báo cáo Chủ tịch UBND phường định; - Kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức, tổ nhân dân thực chủ trương, sách pháp luật thuộc lĩnh vực giao; - Phân cơng phó chủ tịch UBND phường sau: + Phó chủ tịch trực tiếp phụ trách cơng tác địa - xây dựng quản lý đô thị, giao thông, thuỷ lợi, lâm nghiệp, nông nghiệp, ngư nghiệp, phát triển Thủ công nghiệp - Kinh doanh- Dịch vụ- Thương mại Trực tiếp làm Trưởng ban đạo phát riển sản xuất Nông- Lâm ngư nghiệp; Thủ công nghiệp-Kinh doanh-Dịch vụ-Thương mại; trưởng ban đạo làm đường bê tông, Trưởng ban đạo Phòng chống lũ lụt, giảm nhẹ thiên tai; tham gia Hội đồng đền bù, giải phóng mặt có quy hoạch địa bàn phường, ký văn thuộc phạm vi công việc giao Chủ tịch UBND phường giao Là trưởng phận giao dịch "Một cửa" "Một cửa liên thông", chịu trách nhiệm điều hành hoạt động phận "Một cửa" "Một cửa liên thông" Khi cần thiết, thực số nhiệm vụ đột xuất Chủ tịch UBND phường giao + Phó Chủ tịch trực tiếp phụ trách khối Văn hoá - Xã hội bao gồm: Giáo dục, khuyến học, y tế, dân số, Kế hoạch hóa gia đình, văn hố, văn nghệ, thơng Được đăng ký văn đi, đến vào sổ đăng ký văn đi, đến Ủy ban (Phụ lục số 4) - Tuần 6: (13/2 - 17/2/2017) Đi khảo sát kho lưu trữ tạm thời Ủy ban nhân dân phường Nông Tiến Đi thực tế Sở Nội vụ - thành phố Tuyên Quang - Tuần (20/2 - 24/2/2017) Viết báo cáo thực tập, xin tài liệu có liên quan đến báo cáo thực tập Trình phiếu nhận xét, đánh giá đợt thực tập vừa qua - Tuần ( 27/2 - 3/3/2017) Hoàn thành nốt báo cáo thực tập Được thực số nghiệp vụ lưu trữ - Tuần ( 6/3 - 10/3) Trình lãnh đạo quan báo cáo thực tập xin ý kiến người hướng dẫn lãnh đạo UBND phường Nông Tiến Tổng kết rút kinh nghiệm * Những mặt hạn chế thời gian thực tập Do tiếp xúc với lý thuyết giảng đường không tiếp cận với thực tiễn nên việc tiếp xúc với môi trường làm việc chuyên nghiệp gặp nhiều khó khăn như: - Còn bơ ngỡ với công việc - Do lý thuyết thực tiễn nhiều chỗ chưa tương đồng nên gặp nhiều thiếu sót 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ UBND phường Nông Tiến Trước nội dung hạn chế tồn trên, để công tác lưu trữ UBND phường Nông Tiến tốt hơn, nâng cao hiệu công việc, tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu, cung cấp thơng tin xác, kịp thời cơng tác quản lý, em xin đưa đề xuất sau: - Lập hồ sơ công việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan: Cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ công việc giao giải theo 23 quy định Điều 9, Luật Lưu trữ hoàn thiện hồ sơ lập theo hướng dẫn Thông tư số 07/2012/TT-BNV; thực giao nộp tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ quan theo quy định Điều 11, Điều 12, Luật Lưu trữ Thông tư số 07/2012/TT-BNV, không để tài liệu đến hạn nộp lưu phòng chun mơn - Nâng cao hiểu nhận thức lãnh đạo nhiều công tác lưu trữ, tiếp tục phát huy việc hoàn thành tốt cơng tác - Nên có cán chun môn công tác lưu trữ Nâng cao nhận thức tầm quan trọng công tác qua buổi bồi dưỡng, tuyên truyền, phổ biến kiến thức cho cán quan - Luôn xây dựng quy chế công tác văn thư – lưu trữ cho phù hợp với thực tiễn quan - Các lãnh đạo luôn giám sát, đôn đốc, hướng dẫn việc thực công tác lưu trữ quan Đề sách khen thưởng cán cơng chức hồn thành tốt cơng việc - Trang bị thiết bị phục vụ tốt công tác - Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ, phát triển ứng dụng vào công tác như: quản lý văn đến CSDL để tra tìm cách thuận tiện nhanh chóng - Kho lưu trữ phải có trang thiết bị để bảo quản hồ sơ, tài liệu Hồ sơ, tài liệu phải xếp cách khoa học lên cặp, giá, tủ, 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với UBND phường Nông Tiến Thứ nhất, Xây dựng quy chế văn thư – lưu trữ phù hợp với thực trạng quan để tạo thống nhất, đồng thực quy định Nhà nước Thứ hai, cử cán tập huấn lớp bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ, để đảm bảo hồn thành tốt cơng tác Thứ ba, trang bị thêm trang thiết bị đại phục vụ cho công tác Thứ tư, áp dụng công nghệ thông tin đại vào công tác như: hệ thống 24 phần mềm công tác lưu trữ, xây dựng công cụ tra cứu để khai thác, sử dụng tài liệu cách nhanh chóng dễ dàng Thứ năm, Cần sửa đổi, bổ sung chế độ, sách cho công chức, viên chức ngành VTLT để nâng cao đời sống, tạo an tâm cho công chức, viên chức tạo ổn định phát triển ngành, như: Sửa đổi mức phụ cấp độc hại, quy định phụ cấp ưu đãi ngành, trợ cấp thường xuyên, bồi dưỡng vật… Thứ sáu, Thường xuyên tổ chức hội thảo chuyên đề, tập huấn văn mới, tham quan khảo sát nước công tác văn thư, lưu trữ Thứ bảy, Cần rà soát, tổng kết, đánh giá để sửa đổi, bổ sung, xây dựng văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn cụ thể công tác văn thư, lưu trữ, tạo sở pháp lý cho việc triển khai có hiệu Đặc biệt văn quy phạm pháp luật để thực văn thư điện tử, quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử Tóm lại: a Về sở vật chất Để giúp cho công tác Văn thư - lưu trữ Uỷ ban bước đại hoá, biện pháp quan trọng đưa công nghệ tin học ứng dụng cách đồng Uỷ ban nên trang bị cho văn phòng hệ thống máy văn phòng cách đồng như: trang bị thêm máy vi tính có kết nối mạng internet, bình nước điện… để hỗ trợ thêm cho công việc Thay số máy in tốc độ chậm, mua thêm máy photocopy đại tốc độ cao c Tạo động lực, cá nhân chủ động hồn thiện nhiệm vụ Cần có biện pháp để kích thích tinh thần làm việc, ngồi việc khơng ngừng đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho cán Tinh thần làm việc cán có ảnh hưởng lớn đến hiệu cơng việc, cần quan tâm đầy đủ tới quyền lợi lợi ích họ Uỷ ban cần bố trí phòng cách hợp lý khoa học gọn gàng thống mát, xếp văn phòng cho việc trao đổi cán với thuận tiện 25 d Chính sách tiền lương, tiền thưởng hợp lý Để cán phát huy hết lực đơn vị phải tạo cho họ tâm lý cơng việc họ làm trả cơng thích đáng Hàng tháng phải tổ chức bình xét thi đua cán bộ, cán hoàn thành nhiệm vụ mức khác có khuyến khích cán tích cực cơng việc Đối với cán có sáng kiến đem lại hiệu cao nên thưởng kịp thời để động viên mức thưởng 100.000đ Đối với quan Nhà nước cấp Nhận thấy tầm quan trọng công tác văn thư - lưu trữ, quan Nhà nước cấp cần trọng đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực, tăng cường công tác bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán làm cơng tác văn phòng, văn thư - lưu trữ 3.3.2 Đối với khoa văn thư – lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội Một là, trình giảng dạy đào tạo Nhà trường cần có phương pháp giảng dạy tốt nhất, lý thuyết đôi với thực tiễn Hai là, Cần trang bị thêm thiết bị tiên tiến để sinh viên vừa học vừa thực hành để chất lượng học tập cao Ba là, trao dồi cho sinh viên kiến thức công tác văn thư – lưu trữ, tầm quan trọng ý nghĩa công tác hoạt động quản lý quan, đơn vị Trên ý kiến đề xuất em qua đợt thực tập này, với mong muốn góp phần nhỏ bé vào cơng tác văn thư – lưu trữ UBND phường Nông Tiến Trường Đại học Nội vụ để nâng cao hiệu chất lượng công việc cán văn thư – lưu trữ Nhận thức em hạn chế chưa xác Em hy vọng nhận đóng góp ý kiến từ thầy giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.4 Bài học kinh nghiệm - Về quy trình nghiên cứu khảo sát tình hình cơng tác văn thư, lưu trữ, cơng tác văn phòng quan, cần thực phương pháp thu thập thơng tin để từ so sánh, đánh giá kiến thức học với thực tiễn hoạt động 26 HĐND - UBND phường Nông Tiến - Cần tìm tòi nghiên cứu để vận dụng kiến thức học từ kết hợp tốt lý thuyết với thực hành đúc kết kinh nghiệm cho thân - Trong công việc cần nêu cao tinh thần trách nhiệm, có ý thức học hỏi kinh nghiệm từ người quan Bằng cố gắng, nỗ lực thân, em tận dụng cách triệt để kiến thức học trường vào công việc thực tế, đồng thời củng cố kiến thức sẵn có học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm làm việc kiến thức Hơn em tạo lập kỹ nghiệp vụ công việc giao tiếp để vững vàng bước vào công việc sau 27 C KẾT LUẬN Trong thời gian thực tập UBND phường Nông Tiến, em làm quen với công tác lưu trữ quan Đây sở để em nắm bắt kiến thức thực tiễn để áp dụng vào công việc thực tế Dựa sở lý thuyết để hoàn thành tốt công việc thực tế Dù thời gian thực tập khơng dài – vỏn vẹn tháng có ý nghĩa lớn thân em, giúp em hiểu sâu cơng tác lưu trữ học Từ thấy tầm quan trọng quản lý Hành Nhà nước quan em tự ý thức trách nhiệm cán lưu trữ lớn Đặc biệt Nhà nước thực sách quản lý Hành Nhà nước “một cửa” cơng tác lưu trữ quan nhiều bất cập, cần khắc phục nhằm đưa công tác lên tầm quan trọng Đợt thực tập UBND phường Nơng Tiến kết thúc, em nắm cấu tổ chức UBND phường Nông Tiến thực tập ngành nghề Đây sở giúp em nắm bắt kiến thức thực tiễn để áp dụng vào thực tế công việc đặc biệt hội tốt để em rèn luyện thân trở thành cán lưu trữ tốt trường Em xin bày tỏ lòng biết ơn với lãnh đạo cán văn phòng thống kê UBND phường Nông Tiến tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành tốt đợt kiến tập Nhờ quan tâm, giúp đỡ tận tình mà em có hồn thành báo cáo cách thuận lợi Báo cáo thực tập thành em sau trau dồi kiến thức giảng đường sau đợt thực tập Em xin chân thành cảm ơn đến thầy, cô giáo khoa văn thư – lưu trữ đặc biệt giảng viên Trịnh Thị Kim Oanh hướng dẫn tận tình để em hoàn thành tốt đợt thực tập Song kiến thức hạn chế nên báo cáo nhiều thiếu xót mong góp ý thầy, cô giáo khoa Văn thư – lưu trữ Trường Đại học Nội vụ hà Nội để báo cáo em tốt Em xin chân thành cảm ơn! 28 D PHỤ LỤC Phụ lục số CHỦ TỊCH UBND PHƯỜNG PHĨ CHỦ TỊCH Văn phòng Thống kê Phòng Tư phápHộ tịch Phòng Văn hóaXã hội Phòng Tài chínhKế tốn Phòng Địa xây dựng Phụ lục số MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU TRỮ UBND phường Nơng Tiến Văn phòng – thống kê CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc ……., ngày… tháng……năm…… MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU TRỮ STT Tiêu đề hồ sơ Thời gian tài liệu Thời hạn bảo quản Ghi (1) (2) (3) (4) (5) Tổng cộng Mục lục có:…………… (viết chữ) hồ sơ Ngày … tháng … năm… Họ tên, chức vụ, chữ ký Lưu trữ quan Ngày … tháng … năm… Họ tên, chức vụ, chữ ký lãnh đạo đơn vị Dương Văn Thìn Phụ lục Một số hình ảnh kho lưu trữ UBND phường Nơng Tiến Hình ảnh Phụ lục Sổ đăng kí văn đến Hình ảnh Hình ảnh Sổ đăng ký văn Hình ảnh Hình ảnh TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 58/2001/NĐ- CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghị định số 31/2009/NĐ- CP ngày 01/4/2009 ngày 24/8/2001 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ- CP quản lý sử dụng dấu Thông tư số 01/2011/TT- BNV ngày 19/11/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thơng tư số 07/2012/TT- BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dân quản lý văn đi, đến lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 Thông tư số 09/2007/TT- BNV ngày 26/11/2007/ Bộ Nội vụ hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng Thông tư số 04/2013/TT- BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ hướng dân xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Công văn số 283/VTLTNN- NVTW ngày 19/5/2004 Cục VTLTNN việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành Vương Đình Quyền (2011), Lý luận phương pháp công tác văn thư, Nhà xuất Đại học Quốc gia Hà Nội ... công tác văn thư, lưu trữ phải thực quy định công tác văn thư, lưu trữ 1.3 Tình hình cơng tác văn – lưu trữ UBND phường Nông Tiến Bộ phận văn thư – lưu trữ UBND phường Nông Tiến phận văn phòng... giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ UBND phường Nông Tiến Trước nội dung hạn chế tồn trên, để cơng tác lưu trữ UBND phường Nông Tiến tốt hơn, nâng cao hiệu công việc, tạo điều kiện thuận... 2.1.2.4 Công tác thống kê lưu trữ Trong công tác Văn thư - Lưu trữ UBND phường có loại sổ sách sau: Trong cơng tác văn thư: - Sổ đăng ký công văn - Sổ đăng ký công văn đến - Sổ ghi số Báo cáo UBND phường