CÔNG tác lưu TRỮ CÔNG TY NHIỆT điện UÔNG bí

46 186 0
CÔNG tác lưu TRỮ CÔNG TY NHIỆT điện UÔNG bí

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Thông tin tài liệu

MỤC LỤC A.LỜI NÓI ĐẦU 1 B.NỘI DUNG 3 CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ SỰ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY NHIỆT ĐIỆN UÔNG BÍ. 3 1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty nhiệt điện uông bí. 3 1.1.Giới thiệu chung về công ty nhiệt điện uông bí. 3 1.2.Lịch sử hình thành và phát triển của công ty nhiệt điện uông bí . 3 2.Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty 5 2.1. Chức năng nhiệm vụ của Công ty Nhiệt điện Uông Bí. 5 2.2. Cơ cấu tổ chức của công ty 6 2.3. Quyền hạn 6 CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY NHIỆT ĐIỆN UÔNG BÍ 15 I. Khái quát thời gian kiến tập 15 II. Vai trò, ý nghĩa của công tác lưu trữ đối với hoạt động của công ty nhiệt điện Uông Bí nói chung và công tác công văn giấy tờ nói riêng. 16 III. Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ trong công ty nhiệt điện Uông Bí 16 IV. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ vận dụng vào thực tế của công ty. 18 V. Công tác chỉnh lý ở công ty. 19 VI. Hệ thống quản lý công tác lưu trữ của công ty nhiệt điện Uông Bí. 19 VII. Tình hình cán bộ đảm nhiệm công tác lưu trữ của công ty nhiệt điện Uông Bí. 19 VIII. Khảo sát nghiên cứu tình hình công tác lưu trữ trong công ty; tình hình tài liệu. 20 CHƯƠNG 3. : KẾT QUẢN KIẾN TẬP VỀ CHUYÊN MÔN NGHIỆP VỤ LƯU TRỮ VÀ NHỮNG BÀI HỌC KINH NGHIỆM. 22 CHƯƠNG IV: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY NHIỆT ĐIỆN UÔNG BÍ. 31 NHẬT TRÌNH KIẾN TẬP TRONG 4 TUẦN Ở CÔNG TY 32 KẾT LUẬN 36 PHỤ LỤC

MỤC LỤC A LỜI NÓI ĐẦU Ngày xã hội ngày phát triển, công nghệ thông tin ngày đại tư người trở nên phong phú đa dạng Sự phát triển không ngừng xã hội dẫn tới việc trao đổi thông tin trở thành nhu cầu tất yếu lồi người với nhiều hình thức khác Cùng với phát triển việc trao đổi thông tin văn đời ngày phong phú trở thành phương tiện thiếu hoạt động quan, tổ chức Cũng vào thời điểm nay, nhu cầu nguồn nhân lực lưu trữ, hành văn phòng có trình độ bậc cao đẳng, đại học sau đại học xà hội ngày lớn Không quan đảng, nhà nước doanh nghiệp mà thành phần kinh tế khác ngày chiếm vị trí quan hết Tại trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội, đời khoa Văn Thư Lưu Trữ đánh dấu bước ngoặt lịch sử, mở chương đào tạo cán lưu trữ Trong nhiều năm qua, khoa quản lý – văn thư đơn vị đầu nước việc đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao Với mục tiêu đề đào tào người có khả phụ trách, quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ cán văn thư, lưu trữ chuyên trách quan, tổ chức, doanh nghiệp Để sinh viên có nhìn tổng quan khơng cơng tác hành – văn phòng, cơng tác văn thư – lưu trữ mà tạo điều kiện để giúp sinh viên hiểu sâu chuyên ngành theo học , hàng năm khoa tạo điều kiện tổ chức cho sinh viên kiến tập, thực tế quan ngành lưu trữ học Thực theo kế hoạch khoa Văn thư lưu trữ đợt kiến tập từ ngày 25 tháng năm 2016 đến 25 tháng 10 năm 2016 Đây đợt kiến tập đợt kiến tập thức tế chương trình đào tạo khóa học nhằm giúp cho sinh viên hiểu rõ công tác công văn giấy tờ lưu trữ quan, tổ chức đến kiến tập Thông qua đợt kiến tập này, sinh viên vận dụng kiến thức lý thuyết học để vận dụng vào thực tế Qua để trao dồi kinh nghiệm cho thân Rèn luyện tay nghề, nâng cao ý thức trách nhiệm xây dựng cho thân phong cách làm việc người cán công chức, cán văn phòng tương lai Rèn luyện khả phát giải vấn đề mang tinh thực tiễn Từ ngày 25 tháng năm 2016 đến ngày 25 tháng 25 năm 2016 chúng em kiến tập phòng lưu trữ cơng ty nhiệt điện ng bí thuộc tập đoàn điện lực việt nam Đây điều kiện tốt cho chúng em tiếp xúc với thực tế cơng tác lưu trữ để từ có dịp so sánh lý thuyết với thực tiễn Kết khảo sát đợt kiến tập em bao gồm chương sau: Chương I: tổng quan hình thành phát triển cơng ty nhiệt điện ng bí Chương II: Tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ cơng ty nhiệt điện ng bí Chương III: kết quản thực tập chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ học kinh nghiệm Chương IV: số nhận xét kiến nghị công tác lưu trữ cơng ty nhiệt điện ng bí Trong thời gian kiến tập vừa qua, em cố gắng làm việc, học hỏi, trau dồi nhiều kinh nghiệm cho cơng việc bên cạnh vẩn hạn chế nên báo cáo nhiều thiếu sót, em mong nhận ý kiến đóng góp thầy giáo khoa để em nắm lý thuyết thực tiễn chuyên ngành em sau trường Cũng báo cáo Em xin trân trọng gửi lời cảm ơn đến thầy cô khoa Văn thư lưu trữ, đặc biệt cô Trịnh Thị Kim Oanh cô Trần Việt Hà Em xin cảm ơn lãnh đạo thuộc công ty nhiệt điện ng bí, anh Đào Xn Duy cán cơng ty TNHH MTV thương mại dịch vụ lưu văn tào điều kiện giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt kiến tập báo cáo Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 28 tháng 10 năm 2016 Sinh viên Nguyễn Nhất Trang B.NỘI DUNG CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ SỰ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CƠNG TY NHIỆT ĐIỆN NG BÍ Lịch sử hình thành phát triển cơng ty nhiệt điện ng bí 1.1 Giới thiệu chung cơng ty nhiệt điện ng bí Cơng ty nhiệt điện ng bí tiền thân nhà máy nhiệt điện ng bí Căn theo định số 15/2005/QĐ-BCN ngày 30/03/2005 việc chuyển nhà máy nhiệt điện ng bí thành cơng ty thành viên hách tốn độc lập thuộc tập đồn điện lực việt nam Tên gọi tiếng việt: CÔNG TY NHIỆT ĐIỆN NG BÍ Tên gọi tiếng anh: UONG BI THERMAL POWER COMPANY Tên viết tắt: UBTPC Giám đốc công ty: Lế Kế Bá Địa chỉ: phường quang trung – thành phố ng bí- tỉnh quảng ninh Điện thoại: 0333854284 FAX: 033 854181 Số ĐKKD: 22.06.000008 cấp ngày 11 tháng năm 2005 sở kế hoạch đầu tư tỉnh quảng ninh cấp Cơng ty nhiệt điện ng bí có tư cách pháp nhân, thực chế độ hạch toán kinh tế độc lập, sử dụng dấu, mở tài khoản quan hệ tín dụng với ngân hàng nước theo quy định pháp luật 1.2 Lịch sử hình thành phát triển cơng ty nhiệt điện ng bí cách 50 năm, vào dịp kỉ niệm 75 năm ngày sinh nhật bác hồ 19/5/1961 nhà máy nhiệt điện ng bí ( cơng ty nhiệt điện ng bí ) khỏi cơng xây dựng với giúp đỡ chuyên gia liên xô ( cũ ) Nhà máy nhiệt điện ng bí xây dựng tổng diện tích sử dụng 399.582,5 m phường quang trung phường trưng vương thành phố ng bí Thực lời bác dạy, gần 50 năm qua CBCNV Nhà máy thi đua hăng hái lao động đạt nhiều thành tích chiến đấu xây dựng VỮNG TAY SÚNG, CHẮC TAY BÚA Lúc nhà máy xây dựng có lò với tổ máy, tổng công suất 48MW Khánh thành đưa vào sản xuất chưa lâu, CBCNV nhà máy phải gồng chống trả trận ném bom ác liệt máy bay Mỹ Trong suốt năm chiến tranh (1964 – 1972), nhà máy bị đánh 79 trận, với gần 2000 bom loại nhằm triệt phá nguồn điện chủ lực miền bắc lúc Không quản ngại hy sinh gian khổ, CBCNV nhà máy tay súng, bám máy bám lò, bảo vệ, giữ vững nguồn điện phục vụ cho sản xuất chiến đấu Trong suốt năm chống chiến tranh phá hoại đế quốc Mỹ, cán công nhân nhà máy kiên cường bám trụ, vừa chiến đấu vừa sản xuất CBCNV nhà náy đào đắp 650m giao thông hào, lắp đặt 26 cầu trượt dây tụt, 28 hệ thống chng báo động, hàng nghìn hầm cá nhân hầm kiên cố dù chiến tranh ác liệt nhà máy giữ dòng điện ổn định phục vụ cho kinh tế quốc phòng, sản lượng điện năm tăng từ 4,2 % đến 37,7% với tổng sản lượng tỷ kWV Vừa khơi phục máy móc bị bom hư hỏng nặng nề đợt 1, 2, vừa xây dựng đợt 3,4 đến năm 1973 nhà máy hồn thành lắp đặt, nâng tổng số cơng suất lên 153 MW phục vụ cho công xây dựng đất nước Năng động sáng tạo thời kỳ đổi Thực lời bác dạy, năm đổi mới, gần 1600 CBCNV nhà máy động sáng tạo công tác để bảo đảm sản lượng điện ổn định, năm sau cao năm trước Nhà máy nhiệt điện ng Bí sản xuất theo cơng nghệ nhiệt điện đốt than; thiết bị chế tạo Liên Xô vào năm 50 Do yêu cầu điện đất nước thời kỳ đổi vừa qua, ngày 10 tháng 10 năm 2000 thủ tướng phủ ký định số 994/QĐ – TTG “phê duyệt đầu tư xây dựng nhà máy nhiệt điện ng Bí mở rộng” với công suất 300MWh ngày 26 tháng năm 2002 đồng chí phó thủ tướng Nguyễn Tấn Dũng dự lễ khởi công xây dựng nhà máy nhiệt điện ng Bí mở rộng Để đáp ứng u cầu quản lý điều hành thời kỳ đổi trưởng công nghiệp định số 15/2005/QĐ – BCN ngày 30/03/2005 việc chuyển nhà máy nhiệt điện ng Bí thành cơng ty nhiệt điện ng Bí, thành viên hạch tốn độc lập thuộc tổng công ty điện lực Việt Nam (nay tập đoàn điện lực Việt Nam) Cùng với việc sản xuất, xây dựng nhà máy mở rộng với quản lý theo chế năm vừa qua nhà máy ln hồn thành vượt tiêu giao, hòa vào mạng lưới điện quốc gia hàng tỷ kWh điện, góp phần khơng nhỏ vào việc cung ứng điện cho khu kinh tế trọng điểm Hà Nội – Hải Phòng – Quảng Ninh Năm 2007 cơng ty sản xuất 538 triệu kWh vượt mức sản lượng điện giao Tập thể cán công nhân viên chức cơng ty nhiệt điện ng Bí Đảng Nhà nước tặng thưởng huân chương loại 2.Chức nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty 2.1 Chức nhiệm vụ Công ty Nhiệt điện ng Bí Từ ngành điện phát triển nhiều nhà máy thủy điện, nhiệt điện có cơng suất lớn đời, Cơng ty Nhiệt điện ng Bí sản xuất góp phần cung cấp điện cho hệ thống lưới điện quốc gia góp phần với EVN giải việc thiếu điện nghiêm trọng đặc biệt đợt nắng nóng Nhiệm vụ cơng ty nhiệt điện ng Bí sản xuất cung cấp điều hòa vào mạng lưới điện quốc gia để cung cấp điện cho đất nước theo tiêu EVN giao giai đoạn, thời kỳ Bên cạnh việc sản xuất điện, cơng ty tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh xây lắp điện, thực việc cung cấp dịch vụ hàng hóa để thu thêm lợi nhuận Ngành nghề kinh doanh công ty quy định cách cụ thể ( trích từ điều định 15/QĐ – BCN ngày 30/03/2005 việc chuyển nhà máy nhiệt điện ng Bí thành cơng ty nhiệt điện ng Bí, thành viên hạch tốn độc lập thuộc tổng cơng ty điện lực VIệt Nam tập đồn điện lực Việt Nam) - Sản xuất kinh doanh điện năng; - Quản lý, vận hành, bảo dưỡng, sửa chữa, cải tạo thiết bị điện, cơng trình nhiệt điện, cơng trình kiến trúc nhà máy điện - Đào tạo phát triển nguồn nhân lực quản lý vận hành, bảo dưỡng sửa chữa thiết bị nhà máy điện - Mua bán, xuất nhập vật tư thiết bị - Lập dự án đầu tư xây dựng, quản lý dự án đầu tư xây dựng, tư vấn giám sát thi công xây lắp - Thi cơng xây lắp cơng trình điện - Sản xuất kinh doanh than - Sản xuất cột điện, bị thép, lót máy nghiền than, sản phẩm bê tơng li tâm - Kinh doanh ngành nghề khác phù hợp với quy định pháp luật 2.2 Cơ cấu tổ chức công ty (xem phụ lục) 2.3 Quyền hạn - Giám đốc công ty: người chịu trách nhiệm trước EVN Nhà nước hoạt động sản xuất kinh doanh, kỹ thuật tài cơng ty, quyền lợi cửa người lao động chịu trách nhiệm trước pháp luật có quyền hạn cao cơng ty - Các phó giám đốc: giúp việc cho giám đốc, phụ trách theo công việc công tác vận hành, sửa chữa bảo đảm sản xuất ổn định cho hoạt động, quản lý vật tư, máy móc thiết bị phân cơng trực tiếp sản xuất Chịu trách nhiệm trước giám đốc EVN phần việc giao - Phòng quản trị thuộc văn phòng tổng công ty: + Tổ chức phân công công việc, giao nhiệm vụ cho CBCNV thuộc quyền quản lý có khoa học, hợp lý; quản lý nhân lực, tài sản, trang thiết bị đơn vị, đề xuất với lãnh đạo văn phòng việc bố trí nhân lực, tài sản đơn vị phù hợp cho thời kỳ để hoàn thành nhiệm vụ giao + Theo phân giao nhiệm vụ, quan hệ trực tiếp với ban, phòng phân xưởng quan tổng cơng ty, đơn vị ngồi theo ủy quyền văn phòng đẻ giải cơng việc vấn đề có liên quan đến việc thực nhiệm vụ giao + Giải để CBCNV thuộc quyền quản lý có việc riêng nghỉ phép, nghỉ bù chế độ nghỉ khác + Nhận xét, đánh giá CBCNV thuộc quyền quản lý; tổng hợp đề xuất chế độ liên quan đến CBCNV theo quy định hành + Trưởng phòng phó trưởng phòng trực tiếp ký phiếu lĩnh vật phục vụ co sản xuất lĩnh vực quản trị kế hoạch văn phòng trình lãnh đạo tổng cơng ty phê duyệt + Được quyền tham mưu, báo cáo với phó tổng giám đốc phụ trách trực tiếp vấn đề liên quan đến nhà máy điện ng Bí phạm vi quản lý đơn vị + Được nhận văn đạo EVN EVNGENCO1 văn khác liên quan đến phạm vi quản lý đơn vị - Phòng kế tốn thuộc ban kế hoạch + Tổ chức phân công công việc, giao nhiệm vụ cho CBCNV thuộc quyền quản lý có khoa học, hợp lý; quản lý nhân lực, tài sản, trang thiết bị đơn vị, đề xuất với lãnh đạo ban việc bố trí nhân lực, tài sản đơn vị phù hợp cho thời kỳ để hoàn thành nhiệm vụ giao đạt hiệu cao + Theo phân giao nhiệm vụ, quan hệ trực tiếp với ban, phòng phân xưởng thuộc quan TCT số đơn vị bên ngồi để giải cơng việc vấn đề có liên quan đến việc thực nhiệm vụ giao + Giải để CBCNV thuộc quyền quản lý có việc riêng nghỉ phép, nghỉ bù chế độ nghỉ khác theo nội quy lao động quan tổng công ty văn pháp luật lao động + Nhận xét, đánh giá CBCNV thuộc quyền quản lý; tổng hợp đề xuất chế độ liên quan đến CBCNV theo quy định hành + Được tham gia xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh nhà máy điện ng Bí; tham gia góp ý vào đề án phát triển EVNGENCO1 + Được tham gia số hội đồng, ban đạo liên quan đến hoạt động sản xuất linh doanh nhà máy điện ng Bí tổng cơng ty thành lập hội đồng thi đua khen thưởng, hội đồng nghiệm thu, tốn cơng trình sửa chữa lớn, hội đồng lý tài sản, tổ chuyên gia đấu thầu, ban đạo trung, đại tu số hội đồng, ban đạo khác theo phân công tổng giám đốc + Tham gia nhận xét, đánh giá đơn vị nhà máy điện ng Bí thực nhiệm vụ kế hoạch sản xuất + Dự thảo văn liên quan đến kế hoạch sản xuất kinh doanh nhà máy điện ng Bí trình tổng giám đốc duyệt + Được quyền tham mưu, báo cáo với phó tổng giám đốc phụ trách trực tiếp đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doang nhà máy điện ng Bí + Được nhận văn đạo EVN EVNGENCO1 liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh nhà máy điện Uông Bí văn khác - Phòng tài – kế tốn thuộc ban tài kế tốn + Tổ chức phân công công việc, giao nhiệm vụ cho CBCNV thuộc quyền quản lý có khoa học, hợp lý; quản lý nhân lwucj tài sản, trang thiết bị đơn vị, đề xuất với lãnh đạo ban việc bố trí nhân lực, tài sản đơn vị cho thời kỳ để hoàn thành nhiệm vụ giao + Theo phần giao nhiệm vụ quan hệ trực tiếp với ban, phòng phân xưởng thuộc quan tổng công ty số đơn vị bên theo ủy quyền ban để giải cơng việc vấn đề có liên quan đến việc thực nhiệm vụ giao + Giải để CBCNV thuộc quyền quản lý có việc riêng nghỉ phép, nghỉ bù chế độ nghỉ khác theo nội quy lao động quan tổng công ty văn pháp luật lao động + Nhận xét, đánh giá CBCNV thuộc quyền quản lý tổng hợp đề xuất chế độ liên quan đến CBCNV theo quy định hành + Kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng vật tư, trang thiết bị đơn vị nhà máy, tham gia xét thầu xử lý TSCĐ, vật tư công cụ dụng cụ + Kiểm tra việc chấp hành chế độ, sách hành ngườ lao động, việc trả lương, thưởng, khoản phụ cấp, thu chi tiền mặt vấn đề liên quan khác đến hoạt động tài nhà máy + Tham gia nhận xét đánh giá đơn vị nhà máy thực nhiệm vụ kế hoạch sản xuất, kế hoạch tài hoạt động khác liên quan đến phòng tài kế tốn + Tham gia tổ giúp việc cho số hội đồng tổng công ty thành lập liên quan đến quản lý thực chế độ sách tài chính, kế tốn + Được quyền tham mưu, báo cáo với phó tổng giám đốc phụ trách trực tiếp vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh nhà máy điện ng Bí + Được nhận văn đạo EVN EVNGENCO1 văn khác liên quan đến hoạt động sản xuât kinh doanh nhà máy điện ng Bí - Phòng kỹ thuật – vật tư thuộc ban kỹ thuật – sản xuất + Tổ chức phân công công việc, giao nhiệm vụ cho CBCNV thuộc quyền quản lý có khoa học, hợp lý; quản lý nhân lwucj tài sản, trang thiết bị đơn vị, đề xuất với lãnh đạo ban việc bố trí nhân lực, tài sản đơn vị cho thời kỳ để hoàn thành nhiệm vụ giao + Theo phần giao nhiệm vụ quan hệ trực tiếp với ban, phòng phân xưởng thuộc quan tổng công ty số đơn vị bên theo ủy quyền ban để giải cơng việc vấn đề có liên quan đến việc thực nhiệm vụ giao + Giải để CBCNV thuộc quyền quản lý có việc riêng nghỉ phép, nghỉ bù chế độ nghỉ khác theo nội quy lao động quan tổng công ty văn pháp luật lao động + Nhận xét, đánh giá CBCNV thuộc quyền quản lý tổng hợp đề xuất chế độ liên quan đến CBCNV theo quy định hành + Được đến vị trí sản xuất quan hệ với đơn vị nhà máy điện ng Bí để kiểm tra tình trạng thiết bị, máy móc, nắm bắt tình hình sản xuất; kiểm tra giám sát hệ thống CNTT; kiểm tra giám sát KTAT, BHLĐ, VSLĐ & TCCN; điều tra cố tai nạn lao động + Được quyền yêu cầu CNVC tạm ngừng công việc để trình lãnh đạo tổng 10 CHƯƠNG IV: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CƠNG TY NHIỆT ĐIỆN NG BÍ * Nhận xét công tác lưu trữ quan + Nhận thức quan tâm lãnh đạo số phòng, ban đơn vị cơng tác văn thư – lưu trữ chưa với vị thế, vai trò hoạt động Cơng ty +Cán lãnh đạo cán thừa hành quan niệm sai công tác lưu trữ Nhiều cán lãnh đạo số phòng, ban, đơn vị cho công tác lập hồ sơ, lưu trữ tài liệu cán lưu trữ dẫn đến tư tưởng ỷ lại, không tiến hành lập hồ sơ công việc quy định ban hành Đồng thời thói quen khơng nề nếp số cán không để tài liệu theo vấn đề, việc tạo thành tạo thành mớ hỗn độn * Ưu điểm: -Nhận thức tầm quan công tác lưu trữ quan Việc củng cố kiện tồn tổ chức giúp cho cơng tác lưu trữ tập Công ty tổ chức thống vào hoạt đơng có nề nếp - Kho lưu trữ quan tâm đầu tư trang thiết bị tiên tiến phù hợp với quy định chung nhà nước - Hầu hết tài liệu lưu trữ chỉnh lý thu thập, bổ sung đầy đủ - Tài liệu lưu trữ trọng bảo quản tốt - Nhân viên lưu trữ có kinh nghiệm trách nhiệm công việc * Nhược Điểm: - Công tác tổ chức sử dụng tài liệu kho đơn giản, chưa có phòng đọc riêng - trang thiết bị sơ cần bổ sung nhiều - Chưa xác định nguồn nộp lưu rõ ràng, tài liệu sản sinh trinh hoạt động mà khơng có giá trị nộp kho lưu trữ nên gây khó khăn cho cơng tác chỉnh lý - tài liệu trùng thừa vẩn cho vào lưu trữ có gốc * Biện pháp khắc phục - Chú ý đầu tư trang thiết bị thông tin đại - Cần xác định nguồn nộp lưu cụ thể để loại bỏ bớt tài liệu khơng có giá trị từ đầu 32 NHẬT TRÌNH KIẾN TẬP TRONG TUẦN Ở CÔNG TY * Tuần ( từ ngày 25/09/2016 đến 02/10/2016) Trong tuần chúng em bắt đầu tiếp cận làm quen với môi trường, cán nhân viên, tìm hiểu cấu tổ chức hoạt động thực tế công ty Và anh Đào Xuân Duy hướng dẫn chia thành nhóm để làm việc Được anh Duy hướng dẫn công tác lập hồ sơ cho khối tài liệu: nghiệm thu, hoàn cơng, thiết kế thi cơng Nhóm em giao lập hồ sơ cho khối tài liệu nghiệm thu + thực tập lập hồ sơ: Đây việc tập hợp xếp tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc, trình tự phương pháp định Hồ sơ lập phải phản ánh đầy đủ, chức năng, nhiệm vụ cơng ty nhiệt điện ng Bí quy định Văn bản, tài liệu thu thập đưa vào hồ sơ phải liên quan chặt chẽ với phản ánh đủ, trình tự diễn biến vấn đề, việc trình tự giải công việc Tài liệu đưa vào hồ sơ phải có giá trị có thời hạn bảo quản tương đối đồng Bước việc lập hồ sơ khối tài liệu nghiệm thu phân phần lớn: phần điện; phần phần nhiệt Trong phần lớn lại chia hạng mục công trình dựa vào danh mục gói thầu cơng trình mở rộng nhà máy nhiệt điện 300 MW Trong q trình lập hồ sơ chúng em loại văn bản, tài liệu giá trị sách báo, tạp chí, photo, slide ngoài, tránh làm thời gian sau * Tuần ( từ ngày 03/10/2016 đến 10/10/2016 ) + viết tiêu đề hồ sơ: Trong tuần bọn em lập hồ sơ xong cho khối tài liệu 33 chuyện sang cơng việc viết tiêu đề hồ sơ Sau hồ sơ phân hạng mục có đầu số định theo thứ tự Ví dụ: hạng mục M1 thiết kế phần lò tua bin cho vào thẻ tạm ghi góc trái tầm thẻ NT-M1-01 Và tập hồ sơ có đầu số theo trình tự, để biên mục cho tài liệu vào bia dễ dàng * Tuấn ( từ ngày 11/10/2016 đến 18/10/2016) Sau hoàn thành việc lập hồ sơ viết tiêu đề hồ sơ cho khối tài liệu nghiệm thu nhóm em anh Duy hướng dấn cơng việc biên mục mục lục văn cho khối tài liệu thiết kế thi công Dựa vào thẻ tài liệu nhóm làm khối tài liệu thiết kế thi công để biên mục tài liệu Trong tuần nhóm em biên mục tài liệu cho hạng mục M1&2 VÀ C6D * Tuần ( từ ngày 18/10/2016 đến 25/10/2016 ) Trong tuần nhóm em anh Duy dẫn sang tổng công ty nhà máy nhiệt điện ng Bí Tại phòng lưu trữ hồ sơ tổng cơng ty nhóm em bắt đầu công việc lập hồ sơ theo số hạng mục Viết thẻ kẹp sơ mi cho đơn vị bảo quản Quá trình mà em khảo sát lập hồ sơ cần phải ý vấn đề : + Sắp xếp tổ chức khoa học tài liệu hồ sơ theo thứ tự; + Loại photo, không dấu, không chữ ký ( giá trị pháp lý ); + Tài liệu trùng thừa kẹp xuống cuối hồ sơ; + Lập xong hồ sơ bỏ lại để theo cơng trình + Nếu hồ sơ gồm nhiều văn bản, tài liệu dày, cần phân chia thành đơn vị bảo quản cách hợp lý + Trong trình phân chia tài liệu thành nhóm, phát thấy có 34 chính, gốc văn bản, tài liệu có giá trị thuộc hạng mục khác phải để riêng lập thành danh mục để bổ sung cho hạng mục + Mỗi hồ sơ lập chỉnh sửa hoàn thiện cần để tờ sơ mi riêng đánh số tạm thời; đồng thời, ghi số thơng tin ban đầu hồ sơ (như tên viết tắt nhóm (nếu có) theo phương án phân loại tài liệu, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản thời gian sớm muộn tài liệu có hồ sơ) lên thẻ tạm phiếu tin * Bài học kinh nghiệm Trong trình kiến tập quan sát tự tay thực bước chỉnh lý nên em nắm bắt làm tốt tất bước trình chỉnh lý như: - Các bước chỉnh lý gồm: + Phân chia khối tài liệu phòng ban, tài liệu thuộc phòng ban để riêng phòng ban + Từ chức nhiệm vụ phòng ban lên phương án lập hồ sơ cho phù hợp với chức nhiệm vụ phòng ban + viết thẻ, kẹp sơ mi cho đơn vị bảo quản + biên mục tài liệu + Lập hồ sơ cho cơng trình xong cho hồ sơ vào bìa vào hộp bảo quản tài liệu -Cơng tác lập hồ sơ cần có: + Lập hồ sơ với chức nhiệm vụ phòng ban, cơng trình + Tổ chức xếp tài liệu khoa học theo trình tự cơng việc hồ sơ + Biết xác định giá trị tài liệu, loại tài liệu khơng có giá trị pháp lý ( photo, không dấu, không chũ ký, thảo, nháp.), loại trùng thừa * Thuận lợi khó khăn trình kiến tập *Thuận lợi - Được quan tâm hướng dẫn cụ thể thầy (cô) giáo viên quy trình 35 nghiên cứu khảo sát tình hình cơng tác lưu trữ quan,qua thực phương pháp thu thập thơng tin từ so sánh đánh giá kiến thức - học tới thực tiễn hoạt động văn phòng Hội Luật gia Được quan tâm tạo điều kiện cấp lãnh đạo quan,giám sát thường xuyên,sự dẫn nhiệt tình hỗ trợ tập thể đơn vị, ngồi có tìm tòi nghiên cứu,để vận dụng kiến thức học từ kết hợp tốt lý - thuyết thực hành đúc kết kinh nghiệm cho thân Các bạn lớp ln nêu cao tinh thần trách nhiệm,đồn kết giúp đỡ nhau,học - hỏi chia kinh nghiệm cho nhau,đồn kết,quyết tâm hồn thành tốt nhiệm vụ * Khó khăn Giữa lý thuyết học trường thực tiễn cơng việc có chênh lệch - tạo lung túng cho thân kiến tập tránh khỏi Cơ sở vật chất,trang thiết bị phương tiện phục vụ cho công tác chưa đáp ứng - yêu cầu nhiệm vụ Trong thời gian kiến tập quan hạn chế nên tiếp cận khoảng thời gian vào học việc làm quen,khi vào thu thập tài liệu trình độ hạn chế nên báo cáo em nhiều thiếu sót, em mong nhận thơng cảm đóng góp,chỉ dạy để báo cáo đạt kết hoàn thiện đồng thời cẩm nang cho thân em nâng cao trình độ tốt nghiệp trường * Kết đạt Trong trình nghiên cứu tham gia công việc thực tế quan cung cấp cho em kiến thức tổng quát kỹ cần thiết ngành học giúp em động,nhanh nhẹn xử lý tình huống.Biết kết nối,so sánh lý thuyết thực hành,học hỏi kinh nghiệm để nâng cao kiến thức học quý giá để em học tập vận dụng vào công việc sau 36 KẾT LUẬN Qua tuần kiến tập Công ty, thời gian không dài đủ để giúp em tích lũy kinh nghiệm thực tế hiểu tổng quát, sâu sắc công việc Hơn nữa, đợt kiến tập giúp em đối chiếu, so sánh lý thuyết thực tế để nắm vững kiến thức mà học, bổ sung tích lũy thêm kinh nghiệm cho thân Trong đợt kiến tập chúng em có điều kiện làm quen với mơi trường làm việc nơi công sở, tiếp xúc với cán nhân viên quan từ có dịp học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm làm việc cách giao tiếp, ứng xử mối quan hệ, tiếp cận khối tài liệu lưu trữ Công ty thực hành nghiệp vụ lưu trữ tài liệu Những điều giúp chúng em vững vàng chuyên môn, nghiệp vụ, nắm lý luận thông qua thực tế công việc thực hành Tuy nhiên, hạn chế thời gian, hiểu biết thân số nguyên nhân khác, chúng em chưa có dịp tìm hiểu sâu mảng vấn đề cụ thể nên báo cáo chắn nhiều thiếu sót, mong nhận góp ý thầy giáo để báo cáo hồn thiện Trước tiên em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể Ban lãnh đạo cán thuộc Cơng ty Nhiệt điện ng Bí– cục văn thư lưu trữ tạo điều kiện cho chúng em thời gian kiến tập vừa qua đặc biệt Khoa quản lý văn thư, toàn thể thầy cô khoa giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt kiến tập này.Em xin chúc thầy cô giáo khoa mạnh khỏe,vui vẻ thành công nghiệp giảng dạy.Chúc khoa Quản Lý – văn thư ngày phát triển Em xin chân thành cảm ơn! Hà nội, ngày 28 tháng 10 năm 2016 37 PHỤ LỤC MỘT SỐ HÌNH ẢNH TẠI CƠ QUAN Ban quản lý dự án ng Bí mở rộng 38 Nhà máy tổng công ty nhiệt điện 39 Cơ cấu tổ chức cơng ty 40 Hình ảnh: Tài liệu xếp giá 41 Hình ảnh:Tình trạng vật lý phòng nghiệm thu cơng trình 42 Hình ảnh: tình trang vật lý tài liệu 43 Hình ảnh: gói thầu tổ máy 300 MW 44 Hình ảnh: tài liệu sau phân loại lên thẻ 45 Hình ảnh: mục lục văn cơng trình nhà máy nhiệt điện 300 MW 46 ... CƠNG TY NHIỆT ĐIỆN NG BÍ Lịch sử hình thành phát triển cơng ty nhiệt điện ng bí 1.1 Giới thiệu chung công ty nhiệt điện uông bí Cơng ty nhiệt điện ng bí tiền thân nhà máy nhiệt điện ng bí Căn... tác lưu trữ thấy quan tâm sát lãnh đạo công ty công tác văn thư – lưu trữ Luôn tuân thủ, áp dụng nghiêm chỉnh định lưu trữ VII Tình hình cán đảm nhiệm công tác lưu trữ công ty nhiệt điện Uông Bí. .. nhiệm vụ công việc công tác văn thư – lưu trữ công ty Tham gia tiến hành khảo sát thực trạng công tác văn thư – lưu trữ cơng ty nhiệt điện ng Bí, lập kế hoạch thực công tác lưu trữ nhiều năm liên

Ngày đăng: 18/01/2018, 10:45

Từ khóa liên quan

Mục lục

  • Chương I: tổng quan về sự hình thành và phát triển của công ty nhiệt điện uông bí.

  • Chương II: Tình hình thực hiện nghiệp vụ lưu trữ của công ty nhiệt điện uông bí

  • Chương III: kết quản thực tập về chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ và những bài học kinh nghiệm.

  • Chương IV: một số nhận xét và kiến nghị về công tác lưu trữ tại công ty nhiệt điện uông bí.

  • Trong thời gian kiến tập vừa qua, em đã rất cố gắng làm việc, học hỏi, trau dồi được nhiều kinh nghiệm cho công việc của mình và bên cạnh đó vẩn còn hạn chế nên bài báo cáo này còn nhiều thiếu sót, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo trong khoa để em có thể nắm chắc lý thuyết và thực tiễn hơn về chuyên ngành của em sau khi ra trường.

  • Cũng trong bài báo cáo này. Em xin trân trọng gửi lời cảm ơn đến các thầy cô trong khoa Văn thư lưu trữ, đặc biệt là cô Trịnh Thị Kim Oanh và cô Trần Việt Hà. Em xin cảm ơn các lãnh đạo thuộc công ty nhiệt điện uông bí, anh Đào Xuân Duy cán bộ công ty TNHH MTV thương mại và dịch vụ lưu văn đã tào điều kiện giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt kiến tập và bài báo cáo này.

  • Em xin chân thành cảm ơn!

  • Hà Nội, ngày 28 tháng 10 năm 2016

  • Sinh viên

  • Nguyễn Nhất Trang

  • 1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty nhiệt điện uông bí.

  • 1.1. Giới thiệu chung về công ty nhiệt điện uông bí.

  • Công ty nhiệt điện uông bí tiền thân là nhà máy nhiệt điện uông bí. Căn cứ theo quyết định số 15/2005/QĐ-BCN ngày 30/03/2005 về việc chuyển nhà máy nhiệt điện uông bí thành công ty thành viên hách toán độc lập thuộc tập đoàn điện lực việt nam.

  • Tên gọi bằng tiếng việt: CÔNG TY NHIỆT ĐIỆN UÔNG BÍ

  • Tên gọi bằng tiếng anh: UONG BI THERMAL POWER COMPANY

  • Tên viết tắt: UBTPC

  • Giám đốc công ty: Lế Kế Bá

  • Địa chỉ: phường quang trung – thành phố uông bí- tỉnh quảng ninh

  • Điện thoại: 0333854284. FAX: 033 854181

  • Số ĐKKD: 22.06.000008 cấp ngày 11 tháng 5 năm 2005 do sở kế hoạch và đầu tư tỉnh quảng ninh cấp.

  • Công ty nhiệt điện uông bí có tư cách pháp nhân, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập, được sử dụng con dấu, được mở tài khoản và quan hệ tín dụng với ngân hàng trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật.

  • 1.2. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty nhiệt điện uông bí .

  • cách đây 50 năm, đúng vào dịp kỉ niệm 75 năm ngày sinh nhật của bác hồ 19/5/1961 nhà máy nhiệt điện uông bí ( nay là công ty nhiệt điện uông bí ) đã khỏi công xây dựng với sự giúp đỡ của các chuyên gia liên xô ( cũ ). Nhà máy nhiệt điện uông bí được xây dựng trên tổng diện tích sử dụng 399.582,5 m2 tại phường quang trung và phường trưng vương thành phố uông bí.

  • Thực hiện lời bác dạy, gần 50 năm qua CBCNV Nhà máy thi đua hăng hái lao động đạt nhiều thành tích trong chiến đấu và xây dựng...

  • VỮNG TAY SÚNG, CHẮC TAY BÚA

  • Lúc nhà máy mới xây dựng có 4 lò hơi với 4 tổ máy, tổng công suất 48MW. Khánh thành và đưa vào sản xuất chưa lâu, CBCNV nhà máy đã phải gồng mình chống trả những trận ném bom ác liệt của máy bay Mỹ.

  • Trong suốt năm chiến tranh (1964 – 1972), nhà máy đã bị đánh 79 trận, với gần 2000 quả bom các loại nhằm triệt phá nguồn điện chủ lực của miền bắc lúc bấy giờ. Không quản ngại hy sinh gian khổ, CBCNV nhà máy vẫn chắc tay súng, bám máy bám lò, bảo vệ, giữ vững nguồn điện phục vụ cho sản xuất và chiến đấu.

  • Trong suốt những năm chống chiến tranh phá hoại của đế quốc Mỹ, cán bộ công nhân nhà máy đã kiên cường bám trụ, vừa chiến đấu vừa sản xuất. CBCNV nhà náy đã đào đắp 650m giao thông hào, lắp đặt 26 cầu trượt và dây tụt, 28 hệ thống chuông báo động, hàng nghìn hầm cá nhân và hầm kiên cố... dù chiến tranh ác liệt nhưng nhà máy vẫn giữ dòng điện ổn định phục vụ cho kinh tế và quốc phòng, sản lượng điện năm nào cũng tăng từ 4,2 % đến 37,7% với tổng sản lượng trên 1 tỷ kWV. Vừa khôi phục máy móc bị bom hư hỏng nặng nề đợt 1, 2, vừa xây dựng đợt 3,4 đến năm 1973 nhà máy đã hoàn thành lắp đặt, nâng tổng số công suất lên 153 MW phục vụ cho công cuộc xây dựng đất nước.

  • Năng động sáng tạo trong thời kỳ đổi mới

  • Thực hiện lời bác dạy, trong những năm đổi mới, gần 1600 CBCNV nhà máy đã năng động sáng tạo trong công tác để bảo đảm sản lượng điện ổn định, năm sau cao hơn năm trước. Nhà máy nhiệt điện Uông Bí sản xuất theo công nghệ nhiệt điện đốt than; thiết bị được chế tạo tại Liên Xô vào những năm 50.

  • Do yêu cầu về điện của đất nước trong thời kỳ đổi mới vừa qua, ngày 10 tháng 10 năm 2000 thủ tướng chính phủ đã ký quyết định số 994/QĐ – TTG “phê duyệt đầu tư xây dựng nhà máy nhiệt điện Uông Bí mở rộng” với công suất 300MWh và ngày 26 tháng 5 năm 2002 đồng chí phó thủ tướng Nguyễn Tấn Dũng đã về dự lễ khởi công xây dựng nhà máy nhiệt điện Uông Bí mở rộng.

  • Để đáp ứng yêu cầu quản lý và điều hành trong thời kỳ đổi mới bộ trưởng bộ công nghiệp đã ra quyết định số 15/2005/QĐ – BCN ngày 30/03/2005 về việc chuyển nhà máy nhiệt điện Uông Bí thành công ty nhiệt điện Uông Bí, thành viên hạch toán độc lập thuộc tổng công ty điện lực Việt Nam (nay là tập đoàn điện lực Việt Nam).

  • Cùng với việc sản xuất, xây dựng nhà máy mở rộng với sự quản lý theo cơ chế mới trong những năm vừa qua nhà máy đã luôn hoàn thành vượt chỉ tiêu được giao, hòa vào mạng lưới điện quốc gia hàng tỷ kWh điện, góp phần không nhỏ vào việc cung ứng điện cho khu kinh tế trọng điểm Hà Nội – Hải Phòng – Quảng Ninh. Năm 2007 công ty đã sản xuất được 538 triệu kWh vượt mức sản lượng điện được giao. Tập thể cán bộ công nhân viên chức công ty nhiệt điện Uông Bí đã được Đảng và Nhà nước tặng thưởng huân chương các loại.

  • 2.Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty

  • 2.1. Chức năng nhiệm vụ của Công ty Nhiệt điện Uông Bí.

  • Từ khi ngành điện phát triển nhiều nhà máy thủy điện, nhiệt điện có công suất lớn ra đời, Công ty Nhiệt điện Uông Bí sản xuất góp phần cung cấp điện cho hệ thống lưới điện quốc gia góp phần cùng với EVN giải quyết việc thiếu điện nghiêm trọng đặc biệt trong các đợt nắng nóng. Nhiệm vụ của công ty nhiệt điện Uông Bí là sản xuất và cung cấp điều hòa vào mạng lưới điện quốc gia để cung cấp điện cho đất nước theo chỉ tiêu do EVN giao trong từng giai đoạn, thời kỳ. Bên cạnh việc sản xuất điện, công ty còn tiến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh về xây lắp điện, thực hiện việc cung cấp dịch vụ hàng hóa để thu thêm lợi nhuận.

  • Ngành nghề kinh doanh của công ty được quy định 1 cách cụ thể ( trích từ điều 2 quyết định 15/QĐ – BCN ngày 30/03/2005 về việc chuyển nhà máy nhiệt điện Uông Bí thành công ty nhiệt điện Uông Bí, thành viên hạch toán độc lập thuộc tổng công ty điện lực VIệt Nam này là tập đoàn điện lực Việt Nam).

  • - Sản xuất kinh doanh điện năng;

  • - Quản lý, vận hành, bảo dưỡng, sửa chữa, cải tạo các thiết bị điện, các công trình nhiệt điện, công trình kiến trúc của nhà máy điện.

  • - Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực về quản lý vận hành, bảo dưỡng và sửa chữa thiết bị của nhà máy điện.

  • - Mua bán, xuất nhập vật tư thiết bị.

  • - Lập dự án đầu tư xây dựng, quản lý dự án đầu tư xây dựng, tư vấn giám sát thi công xây lắp.

  • - Thi công xây lắp các công trình điện.

  • - Sản xuất kinh doanh than.

  • - Sản xuất cột điện, bị thép, tấm lót máy nghiền than, sản phẩm bê tông li tâm.

  • - Kinh doanh các ngành nghề khác phù hợp với quy định của pháp luật.

  • 2.2. Cơ cấu tổ chức của công ty (xem phụ lục)

  • 2.3. Quyền hạn

  • - Giám đốc công ty: là người chịu trách nhiệm trước EVN và Nhà nước về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, kỹ thuật tài chính của công ty, quyền lợi cửa người lao động và chịu trách nhiệm trước pháp luật và có quyền hạn cao nhất trong công ty.

  • - Các phó giám đốc: giúp việc cho giám đốc, phụ trách theo từng công việc trong công tác vận hành, sửa chữa bảo đảm sản xuất ổn định cho mọi hoạt động, quản lý vật tư, máy móc thiết bị và phân công trực tiếp sản xuất. Chịu trách nhiệm trước giám đốc EVN về phần việc được giao.

  • - Phòng quản trị thuộc văn phòng tổng công ty:

  • + Tổ chức phân công công việc, giao nhiệm vụ cho CBCNV thuộc quyền quản lý có khoa học, hợp lý; quản lý nhân lực, tài sản, trang thiết bị của đơn vị, đề xuất với lãnh đạo văn phòng trong việc bố trí nhân lực, tài sản của đơn vị phù hợp cho từng thời kỳ để hoàn thành nhiệm vụ được giao.

  • + Theo phân giao nhiệm vụ, được quan hệ trực tiếp với các ban, các phòng và các phân xưởng của cơ quan tổng công ty, các đơn vị ngoài theo ủy quyền của văn phòng đẻ giải quyết công việc và các vấn đề có liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ được giao.

  • + Giải quyết để CBCNV thuộc quyền quản lý có việc riêng được nghỉ phép, nghỉ bù và các chế độ nghỉ khác.

  • + Nhận xét, đánh giá CBCNV thuộc quyền quản lý; tổng hợp và đề xuất các chế độ liên quan đến CBCNV theo quy định hiện hành.

  • + Trưởng phòng hoặc phó trưởng phòng trực tiếp ký các phiếu lĩnh vật phục vụ co sản xuất của lĩnh vực quản trị khi kế hoạch đã được văn phòng trình lãnh đạo tổng công ty phê duyệt.

  • + Được quyền tham mưu, báo cáo với phó tổng giám đốc phụ trách trực tiếp các vấn đề liên quan đến nhà máy điện Uông Bí trong phạm vi quản lý của đơn vị.

  • + Được nhận các văn bản chỉ đạo của EVN hoặc EVNGENCO1 và những văn bản khác liên quan đến phạm vi quản lý của đơn vị.

  • - Phòng kế toán thuộc ban kế hoạch

  • + Tổ chức phân công công việc, giao nhiệm vụ cho CBCNV thuộc quyền quản lý có khoa học, hợp lý; quản lý nhân lực, tài sản, trang thiết bị của đơn vị, đề xuất với lãnh đạo ban trong việc bố trí nhân lực, tài sản của đơn vị phù hợp cho từng thời kỳ để hoàn thành nhiệm vụ được giao đạt hiệu quả cao nhất

  • + Theo phân giao nhiệm vụ, được quan hệ trực tiếp với các ban, các phòng và các phân xưởng thuộc cơ quan TCT và một số đơn vị bên ngoài để giải quyết công việc và các vấn đề có liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ được giao.

  • + Giải quyết để CBCNV thuộc quyền quản lý có việc riêng được nghỉ phép, nghỉ bù và các chế độ nghỉ khác theo nội quy lao động của cơ quan tổng công ty và các văn bản pháp luật về lao động.

  • + Nhận xét, đánh giá CBCNV thuộc quyền quản lý; tổng hợp và đề xuất các chế độ liên quan đến CBCNV theo quy định hiện hành.

  • + Được tham gia xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của nhà máy điện Uông Bí; tham gia góp ý vào các đề án phát triển của EVNGENCO1

  • + Được tham gia một số hội đồng, ban chỉ đạo liên quan đến hoạt động sản xuất linh doanh của nhà máy điện Uông Bí do tổng công ty thành lập như hội đồng thi đua khen thưởng, hội đồng nghiệm thu, thanh quyết toán các công trình sửa chữa lớn, hội đồng thanh lý tài sản, tổ chuyên gia đấu thầu, ban chỉ đạo trung, đại tu và một số hội đồng, ban chỉ đạo khác theo sự phân công của tổng giám đốc.

  • + Tham gia nhận xét, đánh giá các đơn vị trong nhà máy điện Uông Bí về thực hiện nhiệm vụ kế hoạch sản xuất.

  • + Dự thảo các văn bản liên quan đến kế hoạch sản xuất kinh doanh của nhà máy điện Uông Bí trình tổng giám đốc duyệt.

  • + Được quyền tham mưu, báo cáo với phó tổng giám đốc phụ trách trực tiếp các vẫn đề liên quan đến các hoạt động sản xuất kinh doang của nhà máy điện Uông Bí.

  • + Được nhận các văn bản chỉ đạo của EVN hoặc EVNGENCO1 liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy điện Uông Bí và những văn bản khác.

  • - Phòng tài chính – kế toán thuộc ban tài chính kế toán.

  • + Tổ chức phân công công việc, giao nhiệm vụ cho CBCNV thuộc quyền quản lý có khoa học, hợp lý; quản lý nhân lwucj tài sản, trang thiết bị của đơn vị, đề xuất với lãnh đạo ban trong việc bố trí nhân lực, tài sản của đơn vị cho từng thời kỳ để hoàn thành nhiệm vụ được giao.

  • + Theo phần giao nhiệm vụ được quan hệ trực tiếp với các ban, các phòng và các phân xưởng thuộc cơ quan tổng công ty và một số đơn vị bên ngoài theo ủy quyền của ban để giải quyết công việc và các vấn đề có liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ được giao.

  • + Giải quyết để CBCNV thuộc quyền quản lý có việc riêng được nghỉ phép, nghỉ bù và các chế độ nghỉ khác theo nội quy lao động của cơ quan tổng công ty và các văn bản pháp luật về lao động.

  • + Nhận xét, đánh giá CBCNV thuộc quyền quản lý tổng hợp và đề xuất các chế độ liên quan đến CBCNV theo quy định hiện hành.

  • + Kiểm tra, giám sát tình hình sử dụng vật tư, trang thiết bị ở các đơn vị trong nhà máy, tham gia xét thầu thanh xử lý TSCĐ, vật tư công cụ dụng cụ.

  • + Kiểm tra việc chấp hành chế độ, chính sách hiện hành đối với ngườ lao động, việc trả lương, thưởng, các khoản phụ cấp, thu chi tiền mặt và các vấn đề liên quan khác đến hoạt động tài chính của nhà máy.

  • + Tham gia nhận xét đánh giá các đơn vị trong nhà máy về thực hiện nhiệm vụ kế hoạch sản xuất, kế hoạch tài chính và các hoạt động khác liên quan đến phòng tài chính kế toán.

  • + Tham gia tổ giúp việc cho một số hội đồng do tổng công ty thành lập liên quan đến quản lý và thực hiện chế độ chính sách tài chính, kế toán.

  • + Được quyền tham mưu, báo cáo với phó tổng giám đốc phụ trách trực tiếp các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy điện Uông Bí.

  • + Được nhận các văn bản chỉ đạo của EVN và EVNGENCO1 và những văn bản khác liên quan đến hoạt động sản xuât kinh doanh của nhà máy điện Uông Bí.

  • - Phòng kỹ thuật – vật tư thuộc ban kỹ thuật – sản xuất

  • + Tổ chức phân công công việc, giao nhiệm vụ cho CBCNV thuộc quyền quản lý có khoa học, hợp lý; quản lý nhân lwucj tài sản, trang thiết bị của đơn vị, đề xuất với lãnh đạo ban trong việc bố trí nhân lực, tài sản của đơn vị cho từng thời kỳ để hoàn thành nhiệm vụ được giao.

  • + Theo phần giao nhiệm vụ được quan hệ trực tiếp với các ban, các phòng và các phân xưởng thuộc cơ quan tổng công ty và một số đơn vị bên ngoài theo ủy quyền của ban để giải quyết công việc và các vấn đề có liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ được giao.

  • + Giải quyết để CBCNV thuộc quyền quản lý có việc riêng được nghỉ phép, nghỉ bù và các chế độ nghỉ khác theo nội quy lao động của cơ quan tổng công ty và các văn bản pháp luật về lao động.

  • + Nhận xét, đánh giá CBCNV thuộc quyền quản lý tổng hợp và đề xuất các chế độ liên quan đến CBCNV theo quy định hiện hành.

  • + Được đến các vị trí sản xuất và quan hệ với các đơn vị trong nhà máy điện Uông Bí để kiểm tra tình trạng thiết bị, máy móc, nắm bắt tình hình sản xuất; kiểm tra giám sát hệ thống CNTT; kiểm tra giám sát về KTAT, BHLĐ, VSLĐ & TCCN; điều tra sự cố tai nạn lao động.

  • + Được quyền yêu cầu CNVC tạm ngừng công việc để trình lãnh đạo tổng công ty quyết định khi thấy công việc đang được thực hiện có nguy cơ gây mất an toàn cho người và thiết bị hoặc vi phạm yêu cầu kỹ thuật; yêu cầu đình chỉ ngay công việc hoặc thao tác có nguy cơ gây sự cố nghiêm trọng hoặc tai nạn lao động.

  • + Ký các phiếu nhập xuất vật tư, hàng hóa theo quy định và ủy quyền của tổng giám đốc công ty.

  • + Được ký lệnh điều động phương tiện thuộc phòng KT – VT quản lý phục vụ nhu cầu sản xuất và đời sống của nhà máy điện Uông Bí theo kế hoạch tháng hoặc kế hoạch đột xuất đã được tổng giám đôc duyệt.

  • + Kiểm tra tình hình thực tế sử dụng vật tư của các đơn vị so với định mức, kịp thời ngăn chặn việc sử dụng lãng phí hoặc để hư hỏng vật tư, đề xuất ý kiến báo cáo tổng giám đốc thu hồi các loại vật tư đã cấp cho các đơn vị mà sử dụng không đúng mục đích.

  • + Được kiến nghị với lãnh đạo tổng công ty về những vấn đề xét thấy có lợi cho sản xuất kinh doanh của tổng công ty.

  • + Được quyền bảo lưu ý kiến về kỹ thuật khác với kết luận cuối cùng của người chủ trì, nhưng vẫn phải tổ chức thực hiện nghiêm chỉnh công việc đã được tổng giám đốc ( hoặc người được ủy quyền) quyết định.

  • + Tham gia nhận xét các đơn vị trong nhà máy điện Uông Bí về việc quản lý, sử dụng vật tư cho các nhu cầu sản xuất và sửa chữa.

  • + Tham gia xét duyệt kế hoạch cung ứng vật tư cho các đơn vị để đảm bảo sát với thực trạng tồn trữ vật tư ở kho nhà máy điện Uông Bí.

  • + Đề nghị tổ chức các hội nghị để phổ biến về công tác lập đơn hàng mua sắm vật tư, thiết bị, cũng như công tác quản lý vật tư của nhà máy điện Uông Bí.

  • + Được tham gia một số hội đồng và ban chỉ đạo liên quan đến hoạt động sản xuất linh doang của nhà máy điện Uông Bí do tổng công ty thành lập, như hội đồng khoa học kỹ thuật, hội đồng sáng kiến, hội đồng nghiệm thu, hội đồng thi đua khen thưởng, hội đồng xét thưởng an toàn điện, ban chỉ đạo trung đại tu, ban chỉ đạo phòng chống lụt bão, ban chỉ đạo thực hiện công tác PCCN và một số hội đồng, ban chỉ đạo khác theo sự phân công của tổng giám đốc

  • + ĐƯợc quyền tham mưu báo cáo với phó tổng giám đốc phụ trách trực tiếp các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy điên Uông Bí.

  • + Được nhận các văn bản chỉ đạo của EVN hoặc EVNGENCO1 và những văn bản khác liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy điện Uông Bí.

  • - Phòng tổng hợp quản lý dự án thuộc ban QLĐT – XD

  • + Tổ chức phân công công việc, giao nhiệm vụ cho CBCNV thuộc quyền quản lý có khoa học, hợp lý; quản lý nhân lwucj tài sản, trang thiết bị của đơn vị, đề xuất với lãnh đạo ban trong việc bố trí nhân lực, tài sản của đơn vị cho từng thời kỳ để hoàn thành nhiệm vụ được giao.

  • + Theo phần giao nhiệm vụ được quan hệ trực tiếp với các ban, các phòng và các phân xưởng thuộc cơ quan tổng công ty và một số đơn vị bên ngoài theo ủy quyền của ban để giải quyết công việc và các vấn đề có liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ được giao.

  • + Giải quyết để CBCNV thuộc quyền quản lý có việc riêng được nghỉ phép, nghỉ bù và các chế độ nghỉ khác theo nội quy lao động của cơ quan tổng công ty và các văn bản pháp luật về lao động.

  • + Nhận xét, đánh giá CBCNV thuộc quyền quản lý tổng hợp và đề xuất các chế độ liên quan đến CBCNV theo quy định hiện hành.

  • + ĐƯợc tham gia mọi hoạt động và các phong trào thi đua lao động sản xuất của cơ quan tổng công ty.

  • + Được quan hệ trực tiếp với các ban của tập đoàn điện lực Việt Nam, các cơ quan tổ chức có liên quan để thực hiện nhiệm vụ được giao.

  • + Tham gia các cuộc họp với các bên có liên quan để thực hiện công việc do ban quản lý đầu tư - xây dựng và tổng giám đốc giao.

  • + Được quyền tham mưu, báo cáo trực tiếp với phó tổng giám đốc phụ trách trực tiếp các vấn đề liên quan đến dự án UBMR và dự án UBMR2.

  • + ĐƯợc nhận các văn bản chỉ đạo của EVN và EVNGENCO1 và những văn bản khác liên quan đến dự án UBMR và dự án UBMR2

  • - Phòng bảo vệ thuộc ban thanh tra, bảo vệ và pháp chế

  • + Tổ chức phân công công việc, giao nhiệm vụ cho CBCNV thuộc quyền quản lý có khoa học, hợp lý; quản lý nhân lwucj tài sản, trang thiết bị của đơn vị, đề xuất với lãnh đạo ban trong việc bố trí nhân lực, tài sản của đơn vị cho từng thời kỳ để hoàn thành nhiệm vụ được giao.

  • + Theo phần giao nhiệm vụ được quan hệ trực tiếp với các ban, các phòng và các phân xưởng thuộc cơ quan tổng công ty và một số đơn vị bên ngoài theo ủy quyền của ban để giải quyết công việc và các vấn đề có liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ được giao.

  • + Giải quyết để CBCNV thuộc quyền quản lý có việc riêng được nghỉ phép, nghỉ bù và các chế độ nghỉ khác theo nội quy lao động của cơ quan tổng công ty và các văn bản pháp luật về lao động.

  • + Nhận xét ưu khuyết điểm trình ban để xét nâng bậc lương, xét khen thưởng, xét kỷ luật đối với CBCNV trong phạm vi quản lý của phòng bảo vệ theo quy định hiện hành.

  • + Trực tiếp quan hệ với cơ quan quân sự, cơ quan công an và cơ quan bảo vệ pháp luật trên địa bàn địa phương để thực hiện các nhiệm vụ về công bảo vệ, quản lý người nước ngoài, công tác quân sự, công tác PCCC theo chức năng nhiệm vụ được giao. Báo cáo chương trình, kết quả thực hiện nhiệm vụ và xin ý kiến chỉ đạo của trưởng ban.

  • + Theo phân cấp quản lý, trực tiếp quan hệ với các đơn vị trong cơ quan tổng công ty, các đơn vị ngoài theo ủy quyền của ban để giải quyết công việc và các vấn đề có liên quan đến việc thực hiện nhiệm vụ được giao. Trong trường hợp cấp bách trưởng phòng bảo vệ được quyền yêu cầu các đơn vị chuyên môn phải thi hành ngay các biện pháp cấp bách để ngăn chặn kịp thời sự đe dọa nghiêm trọng đến an toàn xã hội, đến bí mật và tài sản của cơ quan tổng công ty và chịu trách nhiệm về quyết định đó đồng thời báo cáo lãnh đạo ban và lãnh đạo tổng công ty chỉ đạo việc xử lý tiếp theo.

  • + Khi phát hiện CBCNVC trong cơ quan tổng công ty có những vi phạm hoặc thiếu trách nhiệm trong công tác quản lý, thì trực tiếp trao đổi với người phụ trách đơn vị để có biện pháp khắc phục. Trong trường hợp nghiêm trọng như xâm phạm an ninh, phát hiện và bắt quả tang các vụ trộm cắp tài sản, đánh bạc; mua bán, vận chuyển, tàng trữ, sử dụng chất ma túy, các chất nổ và vũ khí trái pháp luật trong phạm vi quản lý thì được bắt giữ, lập biên bản và đưa người cùng tang vật đến cơ quan công an gần nhất để xử lý theo quy định hiện hành của pháp luật. Báo cáo kết quả cho trưởng ban.

  • + Tiến hành công tác kiểm tra, xác minh những vấn đề nghi vấn liên quan đến công tác bảo vệ nội bộ và các vụ việc chưa được làm rõ khi được trưởng ban giao nhiệm vụ. Trong quá trình kiểm tra, xác minh thông qua ban để yêu cầu các tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp những thông tin, tài liệu cần thiết để giải quyết vụ việc.

  • + Kiểm tra, kiểm soát người, phương tiện ra vào, đi lại trong cơ quan tổng công ty, yêu cầu mọi người chấp hành đầy đủ nội quy, quy định hiện hành. Nếu phát hiện có dấu hiệu nghi vấn có quyền kiểm tra giấy tờ, phương tiện và hàng hóa ... không cho người có giấy tờ không hợp lệ (kể cả đồ vật mang theo), vận chuyển hàng hóa trái quy định ra vào cơ quan tổng công ty và có quyền bắt giữ báo cáo lãnh đạo EVNGENCO1, lãnh đạo ban và cơ quan công an giải quyế. Trong quá trình kiểm tra không được làm cản trở và phải chịu trách nhiệm về việc kiểm tra đó. Không cho quay phim, chụp ảnh trong khu vực thuộc quyền quản lý của cơ quan tổng công ty khi chưa được sự đồng ý của lãnh đạo EVNGENCO1.

  • + Được quyền sử dụng công cụ hỗ trợ khi đang thi hành nhiệm vụ nhưng phải chịu trách nhiệm về tính hợp pháp trong việc sử dụng công cụ hỗ trợ của mình.

  • + Đề xuất các vấn đề với trưởng ban trong tổ chức thực hiện công tác Bảo vệ, PCCC, quân sự quốc phòng.

  • + Làm thủ tục trình ban ký xác nhận giấy của CBCNVC khi nghỉ hưu xin chuyển hộ khẩu từ hộ tập thể cơ quan tổng công ty về nơi ở mới.

  • + Được quyền tham mưu, báo cáo với phó tổng giám đốc phụ trách trực tiếp các vấn đề liên quan đến công tác bảo vệ nội bộ, an ninh chính trị; công tác quản lý xuất nhập cảnh đối với người nước ngoài; công tác quân sự tự vệ và công tác PCCC của nhà máy điện Uông Bí.

  • + Được nhận các văn bản chỉ đạo của EVN hoặc EVNGENCO1 và những văn bản khác liên quan đến công tác bảo vệ nội bộ, an ninh chính trị; công tác quản lý xuất nhập cảnh đối với người nước ngoài; công tác quân sự tự vệ và công tác PCCC của nhà máy điện Uông Bí.

  • I. Khái quát thời gian kiến tập

  • - Nơi thực tập: Công ty nhiệt điện Uông Bí

  • - Thời gian thực tập: 4 tuần (từ ngày 25/09/2016 đến ngày 25/10/2016)

  • - Nhật trình thực tập:

  • Thời gian

  • Nội dung công việc

  • Tuần 1 (25/09 đến 02/10/2016)

  • - Ổn định tổ chức đoàn kiến tập, sinh viên nghe phổ biến các nội dung trong quy chế, quy định liên quan đến kiến tập

  • - Lãnh đạo cơ sở gặp mặt đoàn, sinh viên nghe báo cáo về tình hình hoạt động của cơ sở và các yêu cầu của cơ sở với đoàn kiến tập

  • - Sinh viên tiếp cận và làm quen với môi trường cơ sở, cán bộ, nhân viên cơ sở, tìm hiểu cơ cấu tổ chức và hoạt động thực tế của cơ sở

  • - Lập kế hoạch làm việc cụ thể của bản thân

  • Tuần 2 (03/10 đến 10/10/2016)

  • - Tìm hiểu tình hình thực tế tại đơn vị kiến tập

  • - Thực hiện các công việc đực cán bộ hướng dẫn kiến tập giao

  • - Phác thảo sơ bộ đề cương báo cáo kiến tập

  • - Họp với cán bộ hướng dẫn kiến tập

  • Tuần 3 (11/10 đến 18/10/2016)

  • - Thực hiện các công việc được cán bộ hướng dẫn kiến tập giao

  • - Viết báo cáo kết quả thực tập giai đoạn 1 trong thời gian kiến tập

  • - Họp với cán bộ hướng dẫn kiến tập

  • Tuần 4 (19/10 đến 25/10/2016)

  • - Hoàn thành đề cương chi tiết và thông qua giáo viên hướng dẫn

  • - Thực hiện các công việc của đơn vị thực tập và cán bộ hướng dẫn kiến tập giao

  • - Thực viện các công việc của đơn vị kiến tập

  • - Tổng kết đoàn thực tập tại cơ sở và họp tổng kết đoàn kiến tập

  • - Nộp báo cáo kiến tập về văn phòng khoa

  • II. Vai trò, ý nghĩa của công tác lưu trữ đối với hoạt động của công ty nhiệt điện Uông Bí nói chung và công tác công văn giấy tờ nói riêng.

  • Nói đến công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu là nói đến những công việc như thu thập, chỉnh lý, bổ sung, tổ chức bảo quản khoa học an toàn cho tài liệu nhằm mục đích khai thác, sử dụng phục vụ cho các nghiên cứu, công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu và để loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản.

  • Qua đó có thể thấy được vai trò, ý nghĩa to lớn của công tác lưu trữ đối với hoạt động của công ty và tầm quan trọng của công tác công văn giấy tờ.

  • Công tác lưu trữ là mắt xích không thể thiếu trong hoạt động quản lý của công ty và nó cũng đòi hỏi phải luôn có một đội ngũ cán bộ nhân viên chuyên mô về ngành lưu trữ. Công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực hoạt động trong công ty bởi thông tin trong tài liệu vô cùng quan trọng và có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành và do đặc trưng pháp lý và tính chất làm bằng chứng của tài liệu lưu trữ.

  • Kho lưu trữ tài liệu của công ty nhiệt điện Uông Bí thuộc tập đoàn điện lực Việt Na gồm các phòng nằm trong ban quản lý dự án nhà máy nhiệt điện Uông Bí và bên tổng công ty nhiệt điện Uông Bí

  • III. Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ trong công ty nhiệt điện Uông Bí

  • Qua quá trình kiến tập, khảo sát thì em thấy ở công ty nhiệt điện Uông Bí đã áp dụng đúng với nguyên tắc theo quy định là không phân tán phông lưu trữ, không lẫn lộn tài liệu của các phòng, tài liệu của từng đơn vị hình thành phông thì được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt.

  • Trong quá trình phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ) tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc. Và tài liệu sau khi được phân loại, chỉnh lý đã phản ánh được các hoạt động của công ty qua các giai đoạn công việc.

  • * Về nguồn nhân lực.

  • Ở công ty có 01 cán bộ văn thư lưu trữ được biên chế là chị Trương Thị Thu Hiền, cán bộ này đã tốt nghiệp chuyên ngành văn thư lưu trữ đang đảm nhận nhiệm vụ cũng như công việc về công tác văn thư – lưu trữ của công ty. Tham gia tiến hành khảo sát thực trạng về công tác văn thư – lưu trữ của công ty nhiệt điện Uông Bí, lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ trong nhiều năm liên tiếp, xây dựng phương án phân loại tài liệu, quy định về lập và giao hồ sơ vào lưu trữ.

  • Qua quá trình làm việc, em thấy sự nhận thức của lãnh đạo công ty về tầm quan trọng trong việc đào tạo cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ cũng như nhận thức của xã hội về lĩnh vực này đã và đang có một xu hướng quan trọng hơn. Đồng thời khẳng định được vị trí, vai trò của ngành lưu trữ học trong hiện tại và tương lai.

  • * Về nguồn cơ sở vật chất

  • Kho, phòng lưu trữ của công ty nhiệt điện Uông Bí được bố trí các phòng ở ban quản lý dự án nhà máy nhiệt điện và bên tòa nhà công ty nhiệt điện Uông Bí. Trong các phòng kho được trang bị các thiết bị như: quạt trần, tủ sách, bàn ghế, giá sắt để tài liệu, bìa hồ sơ, máy photocopy, điều hòa, cặp 3 dây, hộp đựng hồ sơ và các thiết bị chống cháy.

  • Với những cơ sở vật chất được công ty đầu tư đã và đang mang lại những thành quả quan trọng cho bộ phận văn thư lưu trữ của công ty và đồng thời cũng tạo nên nền tảng phát triển chung cho công tác lưu trữ trong các đơn vị, doanh nghiệp cả nước nói chung thêm phần phát triển mạnh mẽ và nhanh chóng hơn.

  • Công tác quản lý hồ sơ, văn bản là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, tư liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan để làm bằng chứng và tra cứu thông tin khi cần thiết 1 cách nhanh chóng, điều này giúp cho lãnh đạo có thể dễ dàng kiểm soát được quá trình giải quyết công việc trong công ty.

  • Vậy việc xác định mục tiêu, đối tượng sử dụng, nhằm tổ chức hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ hồ sơ rất quan trọng mang tính chất phù hợp với cơ quan mình. Nếu thiếu sự quản lý sẽ xảy ra phiền toái cho cơ quan.

  • Theo quy định số 1206/QĐ - EVN SPC ngày 14/09/2010 nhiệm vụ của bộ phận lưu trữ của cơ quan là:

  • - Hướng dẫn và giúp đỡ cán bộ, nhân viên trong cơ quan, đơn vị lập hồ sơ, thu nhận hồ sơ, tài liệu đúng theo quy định.

  • - Sắp xếp các hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan theo quy định chung.

  • - Thống kê hồ sơ nhận được và lập danh mục quản lý hồ sơ, tài liệu theo hướng dẫn của cục lưu trữ.

  • - Bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan.

  • - Phục vụ việc khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cơ quan.

  • - Nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ theo quy định của nhà nước.

  • Ngoài ra hồ sơ, tài liệu cũng dành để phục vụ cho hoạt động nội bộ các cấp quản lý, những người cần hoạch định, cần lập báo cáo, cần ra quyết định đều dùng đến những tài liệu sẵn cho các công việc khác nhau của mình, các đối tác, các công ty trong ngành và nhất là các cơ quan quản lý cũng có yêu cầu cung cấp thông tin, tài liệu cảu công ty. Vì thế, công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu có vai trò quan trọng như sau:

  • - Làm cơ sở thông tin phục vụ cho việc hoạch định và ra quyết định ở mọi cấp trong công ty.

  • - Làm tư liệu cho các quyết định và hoạt động thực hiện.

  • - Góp phần tối ưu hiệu suất hoạt động cảu văn phòng.

  • - Chia sẻ thông tin trong nội bộ và các mối quan hệ đối tác.

  • - Cung cấp số liệu thống kê cho cơ quan quản lý

  • - Làm nguồn tham khảo cho các công trình nghiên cứu phát triển.

  • - Đáp ứng yêu cầu về lưu trữ theo quy định của pháp luật.

  • IV. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ vận dụng vào thực tế của công ty.

  • Để tổ chức khai thác, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, thì trước hết bộ phận văn thư – lưu trữ của công ty phải giải quyết 2 vấn đề cơ bản

  • - Một là phải tổ chức khoa học khối tài liệu lưu trữ hiện đang được bảo quản trong các phòng lưu trữ. Đây là tiền đề quan trọng cho việc tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu ủa tài liệu lưu trữ.

  • - Hai là, phòng văn thư lưu trữ phải tổ chức và áp dụng nhiều hình thức để tạo điều kiện cho độc giả dễ dàng tiếp cận và khai thác hiệu quả các thông tin trong tài liệu lưu trữ.

  • Từ trước đến nay thì không những ở công ty mà ở các cơ quan khác cũng vẫn luôn áp dụng nhiều hình thức khác nhau để giúp độc giả có thể dễ dàng và thuận lợi trong việc tiếp cận và khai thác tài liệu lưu trữ. Các hình thức như:

  • - Cho độc giả mượn tài liệu.

  • - Thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ.

  • - Cấp phát các bản chứng thực tài liệu lưu trữ.

  • - Cung cấp tài liệu lưu trữ theo hợp đồng.

  • - Khai thác tài liệu lưu trữ qua mạng internet.

  • V. Công tác chỉnh lý ở công ty.

  • Hàng năm tài liệu của cơ quan được cho vào cặp ba dây và để trong các tủ hoặc trên giá và đây là đợt chỉnh lý đầu tiên của công ty.

  • VI. Hệ thống quản lý công tác lưu trữ của công ty nhiệt điện Uông Bí.

  • Công ty luôn áp dụng đúng các văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành về lưu trữ. Như quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/06/2009 của cục văn thư lưu trữ nhà nước. Và các văn bản do chính công ty ban hành ra.

  • Qua đó cho thấy tầm quan trọng của công tác lưu trữ và thấy được sự quan tâm sát sao của lãnh đạo công ty trong công tác văn thư – lưu trữ. Luôn tuân thủ, áp dụng đúng nghiêm chỉnh các quyết định về lưu trữ.

  • VII. Tình hình cán bộ đảm nhiệm công tác lưu trữ của công ty nhiệt điện Uông Bí.

  • Lưu trữ của công ty là lưu trữ cố định chuyên ngành ngoài nguồn nộp lưu. Công tác lưu trữ của công ty được tổ chức theo nguyên tắc tập trung, thống nhất. Toàn bộ tài liệu của công ty đến thời hạn nộp lưu phải nộp vào phòng lưu trữ do phòng văn thư – lưu trữ quản lý tập trung, thống nhất.

  • Ví dụ: Năm 2006 thì toàn bộ tài liệu năm 2003 đều phải nộp lưu. Tuy nhiên thực tế tài liệu nộp lưu thường nộp chậm hơn so với quy định.

  • Về cán bộ làm công tác lưu trữ hiện tại công ty có 01 cán bộ kiêm nhiệm, phụ trách về công tác lưu trữ đồng thời là trưởng nhóm phụ trách và chịu trách nhiệm chung về công tác văn thư lưu trữ. Cán bộ phụ trách chung về công tác lưu trữ có trình độ đại học về chuyên ngành văn thư lưu trữ được đào tạo tại khoa lưu trữ và quản trị văn phòng thuộc trường đại học khoa học xã hội và nhân văn – ĐHQGHN.

  • Như vậy, công ty đã tổ chức và biên chế cán bộ lưu trữ. Đây là 1 trong những điều kiện giúp cho công tác lưu trữ được hoàn thiện và nâng cao. Tuy nhiên, với khối tài liệu nộp lưu hàng năm thì 1 cán bộ kiêm nghiệm lưu trữ là vấn đề cần xem xét lại.

  • Khi quy chế công tác văn thư lưu trữ được ban hành, công ty đã tổ chức được 1 lần tập huấn vào cuối năm 2011 cho các đối tượng là các lãnh đạo đơn vị và cán bộ. Hàng năm, công ty đều có chương trình tập huấn nội bộ, trong đó có phần giới thiệu phổ biến về công tác lưu trữ cho các cán bộ mới. Trong quá trình làm việc, bộ phận văn thư lưu trữ công ty đã trực tiếp hướng dẫn, giải đáp thắc mắc cho các đơn vị, các phòng ban cách thức lưu trữ hồ sơ, tài liệu của từng đơn vị, cách sắp xếp văn bản trong hồ sơ… từ đó, hầu hết các cán bộ, viên chức khi giải quyết công việc đều lập hồ sơ, thống kê từng văn bản trong hồ sơ. Như vậy, tài liệu thu vào phòng lưu trữ hầu hết đều ở dạng hồ sơ, không còn văn bản rời lẻ; hồ sơ lập ra được bảo quản trong hộp để nhận biết.

  • Việc bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ văn thư lưu trữ cũng được quan tâm và chú trọng hơn.

  • VIII. Khảo sát nghiên cứu tình hình công tác lưu trữ trong công ty; tình hình tài liệu.

  • Lưu trữ của công ty là phòng lưu trữ và là lưu trữ hiện hành ngoài nguồn nộp lưu.

  • Khối lượng tài liệu của công ty ước tính 950m giá tài liệu và mới hoàn thành được 330m giá tài liệu tương ứng với 1230 đơn vị bảo quản.

  • Sau khi được thành lập và được đầu tư về nguồn nhân lực và cơ sở vật chất. công ty nhiệt điện uông bí đã sản sinh và tiếp nhân khối lượng tài liệu rất phong phú và đa dạng. Trong kho tài liệu lưu trữ chủ yếu của công ty là tài liệu hành chính, tài liệu khoa hoc – kỹ thuật của các công trình xây dựng nhà máy nhiệt điện và mạng lưới điện và một số ít tài liệu nghe nhìn. Ngoài ra còn một số tài liệu, hồ sơ của một số phòng, ban khác trong công ty cũng được tiến hành lưu trữ và bảo quản tại phòng lưu trữ.

  • Tài liệu được bảo quản trong các phòng kho lưu trữ của ban quản lý dự án nhà máy và bên công ty. Các phòng kho bố trí chưa hợp lý. Diện tích phòng kho nói chung là nhỏ so với khối lượng tài liệu hiện tại và sau này.Phòng kho còn rải rác, không gian trong các phòng không thông thoáng, độ ẩm có, không có trao đổi không khí. Việc bố trí kho cũng gây khó khăn cho cán bộ lưu trữ trong việc thu nhận hay giao nộp tài liệu vì: khoảng cách giữa các giá còn chật hẹp, đi lại để lấy tài liệu mất thời gian.

  • Được sự quan tâm của lãnh đạo công ty, trang thiết bị bảo quản tài liệu đều được đầu tư để phục vụ cho công tác bảo quản: điều hòa nhiệt độ, máy hút bụi, quạt thông gió, giá để tài liệu...

  • Các trang thiết bị như vậy đã cơ bản đáp ứng được những yêu cầu của việc bảo quản tài liệu. Đồng thời cũng sắp xếp hợp lý để phát huy cao nhất hiểu quả cũng như năng suất hoạt động của trang thiết bị.

  • Công cụ tra tìm tài liêu: qua khảo sát chúng em thấy, công cụ tra cứu phổ biến ở công ty gồm có công cụ tra cứu truyền thống và công cụ tra cứu hiện đại.

  • Hệ thống công cụ tra tìm tài liệu trong kho gồm:

  • - nhóm công cụ tra tìm truyền thống:

  • Mục lục hồ sơ, bộ thẻ tra cứu, sách hướng dẫn. Trong đó mục lục hồ sơ vừa là công cụ tra cứu, vừa là công cụ thống kê và là công cụ tra tìm cơ bản, truyền thống phổ biến được sử dụng trong mọi phòng kho lưu trữ.

  • - hệ thống công cụ tra tìm hiện đại là phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ.

  • Hiện nay công cụ tra cứu duy nhất trong kho lưu trữ của công ty là mục lục hồ sơ được quản lý trên Excel.

  • Phân loại khối tài liệu: lập hồ sơ hoàn thiện khối tài liệu nghiệm thu của Công ty từ năm 2003 đến năm 2012.

  • Công trình mở rộng nhà máy nhiệt điện Uông Bí 300MW

  • Việc lập hồ sơ tài liệu trong lưu trữ là một công việc quan trọng và có tính chất quyết định đến chất lượng hồ sơ tài liệu khi đưa vào lưu trữ, đảm bảo mối quan hệ loogic của tài liệu trong hồ sơ. Khi tài liệu được đưa vào lưu trữ mà chưa được lập hồ sơ thì phải tiến hành chỉnh lý mới lập hồ sơ, còn đối với những hồ sơ, tài liệu đã được lập hồ sơ sơ bộ thì phải kiểm tra, chỉnh sửa, bổ sung tài liệu còn thiếu trong hồ sơ nhằm hoàn chỉnh hồ sơ. Toàn bộ công việc này được gọi là chỉnh lý tài liệu.

  • Hầu hết tài liệu giao nộp vào kho lưu trữ của công ty đều đã được lập thành hồ sơ sơ bộ. Khi được tiếp nhận thực tập tại công ty và được tiếp cận với khối tài liệu cần chỉnh lý ở đây, em thấy về cơ bản, công ty đảm bảo tuân thủ các hướng dẫn trong quy định chỉnh lý tài liệu ban hành kèm theo quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/06/2009 của cục văn thư lưu trữ nhà nước.

  • Do những năm gần đây được sự quan tâm của công ty đối với công tác văn thư – lưu trữ nên cho đến nay, công tác này có nền tảng và duy trì rất tốt. Theo quy định của công ty sau một năm hoặc một công trình hoàn thành thì các phòng ban đều phải giao nộp tài liệu vào phòng lưu trữ. Hầu hết tài liệu đều căn bản đã được lập thành hồ sơ sắp xếp vào các cặp ba dây hoặc các hộp cứng có ghi tên từng hạng mục công trình để tránh bị nhầm lẫn. Khi chúng em được tiếp nhận thực tập ở đây, khi được tiếp cận với khối tài liệu cần chỉnh lý thì các bộ tài liệu đã được cán bộ văn thư ở đây lập thành hồ sơ sơ bộ. Phần việc mà chúng em cần làm đó là hoàn thiện các tập hồ sơ đó. Các công việc được diễn ra như sau:

  • A. Phương án phân loại

  • - Căn cứ vào lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông.

  • - Căn cứ vào tình hình thực tế có trong phông.

  • - Căn cứ vào yêu cầu tổ chức sắp xếp, khai thác sử dụng tài liệu.

  • Tài liệu của công ty được chia theo về các gói thầu.

  • B. Quy trình chỉnh lý tài liệu.

  • I. Mục đích

  • - Tổ chức, sắp xếp hồ sơ tài liệu của khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu;

  • - Loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, qua đó góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản.

  • II. Yêu cầu

  • Tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh phải đạt được các yêu cầu sau:

  • - Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;

  • - Xác định thời hạn bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy;

  • - Đánh số tờ đối với tài liệu có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên.

  • - Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;

  • - Lập công cụ tra cứu, mục lục hồ sơ tài liệu, cơ sở dữ liệu và công cụ tra cứu khai thác phục vụ cho việc quản lý, tra cứu sử dụng tài liệu;

  • - Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra để tiêu hủy;

  • - Tài liệu đưa lên giá được sắp xếp khoa học, có chỉ dẫn khai thác.

  • III. Nguyên tắc chỉnh lý.

  • - Không phân tán tài liệu. Tài liệu của từng công trình, gói thầu phải được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt.

  • - Khi phân loại, lập hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi giải quyết công việc.

  • - Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh đầy đủ được các hoạt động của công ty, sự liên hệ logic và lịch sử của tài liệu

  • IV. Quy trình thực hiện chỉnh lý tài liệu.

  • Bước 1. Giao nhận tài liệu

  • Bước 2. Vận chuyển tài liệu đến địa điểm chỉnh lý

  • - những khối tài liệu của công trình nào được sắp xếp trong phòng rồi thì giữ nguyên để chỉnh lý

  • Bước 3. Vệ sinh sơ bộ tài liệu

  • Bước 5. Phân loại tài liệu

  • Dựa vào danh sách các gói thầu của tổ máy để cỏ thể phân chia các gói thầu của công trình nhà máy nhiệt điện 300 mw phần nghiệm thu.

  • Bước 6. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ

  • a, lập hồ sơ.

  • b) Chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ

  • Bước 7. Biên mục phiếu tin

  • Bước 9. Hệ thống hoá phiếu tin theo phương án hệ thống hoá

  • Bước 10. Hệ thống hoá tài liệu theo phiếu tin

  • Bước 11. Biên mục hồ sơ

  • a) Đánh số tờ:

  • b) Viết mục lục văn bản:

  • Ghi các nội dung thông tin về từng văn bản có trong hồ sơ vào tờ mục lục văn bản được in riêng hoặc phần mục lục văn bản được in sẵn trong bìa hồ sơ theo Tiêu chuẩn ngành TCN 01: 2002 “Bìa hồ sơ” được ban hành kèm theo Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07/5/2002 của Cục Lưu trữ Nhà nước.

  • c) Viết chứng từ kết thúc:

  • d) Viết bìa hồ sơ:

  • Bước 12. Kiểm tra việc biên mục hồ sơ

  • Bước 14. Vệ sinh tài liệu; tháo bỏ ghim, kẹp; làm phẳng tài liệu

    • * Nhận xét về công tác lưu trữ tại cơ quan.

    • PHỤ LỤC

    • MỘT SỐ HÌNH ẢNH TẠI CƠ QUAN

    • Ban quản lý dự án Uông Bí mở rộng 2

    • Nhà máy tổng công ty nhiệt điện 1

    • Cơ cấu tổ chức của công ty

    • Hình ảnh: Tài liệu được sắp xếp trên các giá

  • Hình ảnh: các gói thầu của tổ máy 300 MW

Tài liệu cùng người dùng

  • Đang cập nhật ...

Tài liệu liên quan