Đang tải... (xem toàn văn)
Thiết kế Hệ thống thông tin kế toán quản lý vật liệu tại công ty xây lắp máy và xây dựng số 5
http://www.ebook.edu.vn TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Ngày nay trong điều kiện nền kinh tế thị trường ở nước ta Công Nghiệp là ngành sản xuất chiếm vị trí chủ đạo trong nền kinh tế quốc dân. Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Xây Dựng, Công Ty Xây Dựng Số 5 có chức năng xây dựng và hoàn thiện các công trình giao thông, thủy lợi, xây dựng… tạo cơ sở vật chất cho nền kinh tế. Do đặc trưng là một đơn vị Kinh doanh Xây dựng nên đầu vào của Sản Xuất Kinh Doanh là các loại vật tư như gạch, cát, xi măng… nên hạch toán vật liệu là công tác kế toán quan trọng nhất của Công Ty. Hầu hết các vật liệu được sử dụng đều trực tiếp cấu thành nên thực thể công trình, chi phí về vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng giá thành công trình ( khoảng 70%) nên chỉ cần có một sự thay đổi nhỏ trong việc hạch toán Nguyên Vật Liệu cũng có thể ảnh hưởng lớn đến giá thành công trình và kết quả hoạt động kinh doanh của Doanh Nghiệp. Bởi vậy Công Ty đặc biệt chú trọng đến vấn đề quản lý và hạch toán vật liệu. Vì tính cấp thiết trên việc nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán trong việc quản lý vật liệu là rất cần thiết. http://www.ebook.edu.vn CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG I. TÌNH HÌNH CƠ BẢN CỦA CT LẮP MÁY VÀ XÂY DỰNG SỐ 5: - Công ty xây lắp máy và xây dựng số 5 (trụ sở chính Ba Đình, Bỉm Sơn, Thanh Hóa) là một trong những thành viên của tổng công ty lắp máy LiLaMa. Với vị trí địa lý nằm trong khu vực trọng yếu của bắc miền trung (Thanh Hóa, Nghệ An, Hà Tỉnh) đó là một nền tảng phát triển thuận lợi của công ty - Chức năng nhiệm vụ chính trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ECC5 là tham gia đấu thầu, tổ chức xây lắp các công trình nhặm tạo ra cơ sở vật chất cho nền kinh tế quốc dân. II. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY ECC5: 1. sơ đồ tổ chức của công ty ECC5: http://www.ebook.edu.vn P.GIÁM ĐỐC ( PHẦN CƠ) PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH BỘ PHẬN Y TẾ PHÒNG KT KỸ THUẬT GIÁM ĐỐC KẾ TOÁN TRƯỞNG P.GIÁM ĐỐC ( PHẦN ĐIỆN) KẾ TOÁN TÀI CHÍNH P.KẾ HOẠCH VẬT TƯ Q/LÝ MÁY XƯỞNG SX TẤM LỢP VP ĐẠI DIỆN ĐỘI SỬA CHỮA ĐỘI XE ĐỘI CÔNG TRÌNH NHÀ MÁY CTTB& SX QUE HÀN NHÀ MÁY TẤM LỢP MẠ TRƯỜNG CN KỸ THUẬT http://www.ebook.edu.vn 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế tốn của cty: Bộ máy kế tốn của cơng ty tổ chức theo mơ hình vừa tập trung vừa phân tán. Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của GĐ, bộ máy kế tốn có sự phối hợp chun mơn trong mối quan hệ của các phòng ban cũng như kế tốn của đội cơng trình. Nhiệm vụ chủ yếu của bộ máy kế tốn là phản ánh xử lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của cơng ty và cung cấp các thơng tin báo cáo tài chính cho các đối tượng có liên quan như ngân hàng hay tổng C.ty. Ngồi ra kế tốn C.ty còn thực hiện cơng việc kế tốn quản trị nhằm lập dự tốn về chi phí để phân tích tình hình biến động, kết quả kinh doanh trong tương lai của c.ty, lập các báo cáo quản trị các cơng trình trong thời kỳ quyết tốn nhằm đánh giá chính xác kết quả doanh thu và chi phí bỏ ra của cơng trình. Kiểm sốt hiệu quả các hoạt động kinh tế của C.ty. Tất cả các thơng tin kế tốn quản trị chỉ cung cấp cho các nhà quản trị của C.ty. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC KẾ TỐN KẾ TỐN TRƯỞNG PHỊNG KẾ TỐN TÀI CHÍNH KẾ TỐN NH TIỀN MẶT KẾ TỐN TS TIỀN LƯƠNG KẾ TỐN DỤNG CỤ VẬT TƯ KẾ TỐN TỔNG HỢP THỦ QUỸ KẾ TỐN CÁC ĐỘI CƠNG TRÌNH http://www.ebook.edu.vn Chức năng và nhiệm vụ cụ thể của từng kế toán phần hành trong công ty: • Kế toán trưởng: Giúp giám đốc chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế toán của công ty trong quá trình xử lý các thông tin kinh tế, đồng thời là người kiểm tra các hoạt động kinh tế- tài chính của chủ sở hữu. Nhiệm vụ chính: Tổ chức bộ máy một cách hợp lý không ngừng cái tiến bộ hình thức tổ chức bộ máy kế toán sao cho phù hợp với qui phạm pháp luật, phản ánh trung thực, chính xác, kịp thời các thông tin kinh tế phát sinh. Tổng hợp lập báo cáo tài chính cũng như các bảng tổng hợp vào cuối kỳ, phân tích đánh giá tình hình hoạt động tài chính của toàn công ty. Tính toán các khoản phải nộp ngân sách, các khoản phải nộp cho tổng công ty, cũng như các khoản phải thu phải trả nhằm thực hiện đấy đủ quyền và nghĩa vụ của mình. Đề xuất các phương pháp xử lý tài sản thất thoát, thiếu và thừa trong công ty, cũng như tính chính xác thời kỳ, chế độ kết quả tài sản hằng kỳ. • Kế toán ngân hàng tiền mặt Hằng ngày phản ánh tình hình thu, chi và tồn quĩ tiền mặt, thường xuyên đối chiếu tiền mặt tồn quĩ thực tế so với sổ sách, phát hiện và xử lý kịp thời các sai sót trong việc quản lý và sử dụng tiền mặt. Phản ánh tình hình tăng giảm và số dư tiền gửi ngân hàng hằng ngày, giám sát việc chấp hành chế độ thanh toán không dùng tiền mặt. Phản ánh các khoản tiền đang chuyển, kịp thời phát hiện các nguyên nhaan làm tiền đang chuyển bị ách tắc để doanh nghiệp có biện pháp thích hợp để giải phóng tiền đang chuyển kịp thời. http://www.ebook.edu.vn • Kế toán tài sản tiền lương Nhiệm vụ của kế toán tài sản: - Ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác, kịp thời số lượng, giá trị tài sản hiện có, tình hình tăng giảm và hiện trạng TSCĐ trong phạm vi toàn công ty, cũng như từng bộ phận sử dụng TSCĐ, tạo điều kiện cung cấp thông tin để kiểm tra giám sát thường xuyên việc giữ gìn, bảo quản, bảo dưỡng TSCĐ và kế hoạch đầu tư TSCĐ trong toàn công ty. - Tính toán và phân bổ chính xác khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất-kinh doanh theo mức độ hao mòn TSCĐ và chế độ tài chính qui định. - Tham gia lập kế hoạch sữa chữa và dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ, tập hợp và phân bổ chính sách chi phi sửa chữa TSCĐ vào chi phí kinh doanh. Chức năng và nhiệm vụ của kế toán tiền lương: - Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số lượng lao động, thời gian kết quả lao động, tính lương các khoản trích theo lương phân bổ chi phí nhân công theo đúng đối tượng lao động. - Theo dõi tình hình thanh toán tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp phụ trợ cho người lao động. - Lập báo cáo về lao động, tiền lương phục vụ cho công tác quản lí nhà nước và quản lí doanh nghiệp. • Kế toán dụng cụ vật tư: - Ghi chép tính toán, tính toán, phản ánh chính xác trung thực, kịp thời số lượng chất lượng và giá thành thực tế của NVL nhập kho. http://www.ebook.edu.vn - Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. - Tính toán và phản ánh chính xác số lượng và giá trị NVL tồn kho, phát hiện kịp thời NVL thiếu, thừa, đọng, kém phẩm chất để công ty có biện pháp xử lý kịp thời hạn chế tối đa mức thiệt hại có thể xảy ra. • Kế toán tổng hợp: - Đôn đốc kiểm tra toàn bộ hoạt động bộ máy kế toán thông qua quá trình quản lý và hạch toán trên hệ thống tài khoản, chứng từ được tổng hợp vào cuối tháng. - Lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị theo đúng qui định của nhà nước. - Phân tích các hoạt động sản xuất kinh doanh trên các chỉ tiêu cơ bản, tham mưu cho kế toán trưởng về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty những ưu nhược điểm, và yếu kém còn tồn đọng. - Thực hiện công tác quyết toán đối với tổng và nhà nước. - Báo cáo định kỳ và đột xuất về hoạt động đột xuất kinh doanh và quản lý của công ty. • Thủ quỹ: - Tiếp nhận, kiểm chứng chứng từ gốc, phiếu thu, phiếu chi theo đúng qui định về chứng từ gốc do nhà nước ban hành. - Kiểm tra đối chiếu với kế toán tiền mặt hằng ngày về lượng tiền trong két. Thực hiện thu tiền ngân dụng từ các chủ đầu tư. - Báo cáo nhanh về tổng thu tổng chi của ngày hôm trước và số dư đầu ngày báo cáo. • Kế toán đội công trình: http://www.ebook.edu.vn - Hạch tốn phụ thuộc vào bộ máy kế tốn của cơng ty, kế tốn phải tập hợp chi phí sản xuất theo từng hạng mục, theo mức độ hồn thành của cơng việc theo phương pháp tính giá đã qui định. - Tính giá trị khối lượng cơng việc có thể được quyết tốn trong một kỳ để tính doanh thu của cơng trình, kết thúc cơng trình cần lập bản quyết tốn cơng trình. I. HỆ THỐNG KẾ TỐN CUNG ỨNG VẬT TƯ CỦA CƠNG TY ECC5: 1. Biểu đồ phân cấp chức năng: HỆ CUNG ỨNG VẬT TƯ TỔ ĐẶT HÀNG TỔ NHẬN VÀ PHÁT HÀNG TỔ ĐỐI CHIẾU VÀ KIỂM TRA BP KIỂM KÊ VẬT TƯ BP ĐẶT HÀNG BP NHẬN HÀNG BP PHÁT HÀNG BP ĐỐI CHIẾU BP KIỂM TRA http://www.ebook.edu.vn 2.NHIỆM VỤ CƠ BẢN: Khi các phân xưởng có yêu cầu vật tư thì bộ phận cung ứng vật tư phải mua hàng ở các nhà cung cấp đưa về đáp ứng kịp thời cho các phân xưởng không để xảy ra các sai sót về nhận hàng và trả tiền. 3.CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ SỰ PHÂN CÔNG TRÁCH NHIỆM Tổ đặt hàng: Đặt hàng dựa trên các dự trù vật tư của các phân xưởng.Tổ này có sử dụng một máy tính nhỏ, trên đó có 1 chương trình gọi là hệ đặt hàng(ĐH) trợ giúp các công việc chọn nhà cung cấp, làm đơn hàng và theo dõi sự hoàn tất của đơn hàng. Tổ nhận và phát hàng: Đảm nhiệm việc nhận và phát hàng: tổ này cũng có một máy tính nhỏ trong đó có hệ chương trình gọi là hệ phát hàng trợ giúp các việc ghi nhận hàng về và làm thủ tục phát hàng cho các phân xưởng. Tổ đối chiếu và kiểm tra. Sở dĩ có tổ này vì 2 máy tính ở 2 tổ trên không tương thích cho nên không nối ghép được với nhau. Vậy các tập tin về nhận hàng và đặt hàng quản lý ở 2 máy tính đó là hoàn toàn bị tách rời do đó hàng về mà không xác định được là hàng cho phân xưởng nào. 3. QUY TRÌNH XỬ LÝ: Lưu đồ luân chuyển chứng từ: http://www.ebook.edu.vn BỘ PHẬN ĐẶT HÀNG BỘ PHẬN NHẬN & PHÁT HÀNG BỘ PHẬN ĐỐI CHIẾU & KIỂM TRA BP KIỂM KÊ LẬP PHIẾU YÊU CẦUPHIẾU YÊU CẦU BP ĐẶT HÀNG LẬP PHIẾU ĐẶT HÀNG PHIẾU ĐẶT HÀNG CHƯƠNG TRÌNH XỬ LÝ YÊU CẦU MUA HÀNG ĐẶT MUA TẠI NHÀ CUNG CẤPHÓA ĐƠN 123 1PHIẾU ĐẶT HÀNG BP NHẬN HÀNG NHẬN VÀ KIỂM TRA HÀNGPHIẾU ĐẶT HÀNG BP PHÁT HÀNG NHẬP DỮ LIỆU CHƯƠNG TRÌNH XỬ LÝ PHÁT HÀNG 2 3PHIẾU ĐẶT HÀNG HÓA ĐƠN KIỂM TRA VÀ ĐỐI CHIẾUPHIẾU ĐẶT HÀNG HÓA ĐƠN KẾ TOÁN [...]... lĩnh vực Xây Dựng, Cơng Ty Xây Dựng Số 5 có chức năng xây dựng và hồn thiện các cơng trình giao thơng, thủy lợi, xây dựng tạo cơ sở vật chất cho nền kinh tế . Do đặc trưng là một đơn vị Kinh doanh Xây dựng nên đầu vào của Sản Xuất Kinh Doanh là các loại vật tư như gạch, cát, xi măng… nên hạch tốn vật liệu là cơng tác kế tốn quan trọng nhất của Cơng Ty. Hầu hết các vật liệu được sử dụng đều trực... về vật liệu chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng giá thành cơng trình ( khoảng 70%) nên chỉ c ần có một sự thay đổi nhỏ trong việc hạch toán Nguyên Vật Liệu cũng có thể ảnh hưởng lớn đến giá thành cơng trình và kết quả hoạt động kinh doanh của Doanh Nghiệp. Bởi vậy Công Ty đặc biệt chú trọng đến vấn đề quản lý và hạch toán vật liệu. Vì tính cấp thiết trên việc nghiên cứu về hệ thống thơng tin kế. .. hàng, phát hàng và trả tiền. - Có chương trình xử lý đặt hàng và phát hàng tự động nên việc chọn nhà cung cấp, lập đơn hàng và phát hàng nhanh chóng. 1.2 Nhược đi ểm: ĐẶT VẬT TƯ NHẬN VÀ PHÁT VẬT TƯ KIỂM TRA ĐỐI CHIẾU CÁC BỘ PHẬN NHÀ CUNG CẤP NHÀ CUNG CẤP KẾ TOÁN YÊU CẦU VẬT TƯ PHIẾU ĐẶT VẬT TƯ GIẤY CHẤP THUẬN VẬT TƯ HÓA ĐƠN PHIẾU ĐẶT VẬT TƯ PHIẾU ĐẶT VẬT TƯ VẬT TƯ HÓA ĐƠN... trữ. IV. THIẾT KẾ HỆ THỐNG MỚI: Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) ở mức ngữ cảnh: Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) ở mức đỉ nh (mức 0): CÁC BỘ PHẬN CHU TRÌNH CUNG ỨNG VẬT TƯ Yêu cầuvề vậttư vậttư NHÀ CC http://www.ebook.edu.vn - Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào đối tượng tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh. - Tính tốn và phản ánh chính xác số lượng và giá... Tính tốn và phân bổ chính xác khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất-kinh doanh theo mức độ hao mịn TSCĐ và chế độ tài chính qui định. - Tham gia lập kế hoạch sữa chữa và dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ, tập hợp và phân bổ chính sách chi phi sửa chữa TSCĐ vào chi phí kinh doanh. Chức năng và nhiệm vụ của kế toán tiền lương: - Tổ ch ức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số lượng lao động, thời gian kết quả... • Kế tốn tài sản tiền lương Nhiệm vụ của kế toán tài sản: - Ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác, kịp thời số lượng, giá trị tài sản hiện có, tình hình tăng giảm và hiện trạng TSCĐ trong phạm vi tồn cơng ty, cũng như từng bộ phận sử dụng TSCĐ, tạo điều kiện cung cấp thông tin để kiểm tra giám sát thường xuyên việc giữ gìn, bảo quản, b ảo dưỡng TSCĐ và kế hoạch đầu tư TSCĐ trong tồn cơng ty. ... hiện kịp thời NVL thiếu, thừa, đọng, kém phẩm chất để cơng ty có biện pháp xử lý kịp thời hạn chế tối đa mức thiệt hại có thể xảy ra. • Kế tốn tổng hợp: - Đơn đốc kiể m tra tồn bộ hoạt động bộ máy kế tốn thơng qua q trình quản lý và hạch tốn trên hệ thống tài khoản, chứng từ được tổng hợp vào cuối tháng. - Lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị theo đúng qui định của nhà nước. - Phân tích các... Hạch toán phụ thuộc vào bộ máy kế tốn của cơng ty, kế tốn phải tập hợp chi phí sản xuất theo từng hạng mục, theo mức độ hồn thành của cơng việc theo phương pháp tính giá đã qui định. - Tính giá trị khối lượng cơng việc có thể được quyết tốn trong một kỳ để tính doanh thu của cơng trình, kết thúc cơng trình cần lập bản quyết tốn cơng trình. I. HỆ THỐNG KẾ TỐN CUNG ỨNG VẬT TƯ CỦA CƠNG TY ECC5:... trong việc quản lý vật liệu là rất cần thiết. http://www.ebook.edu.vn - Thiếu một kho hàng để dự trữ vật tư. Vì trong một doanh nghiệp sản xuất có một kho hàng rất cần thiết để phòng ngừa những rủi ro có thể xảy ra trong q trình sản xuất như thiếu vật liệu, ngoài ra khi nhập hàng mới về cũng cần có nơi để bảo quản trước khi phát cho các phân xưởng. - Thiếu bộ phận thanh toán để thực... các hoạt động sản xuất kinh doanh trên các chỉ tiêu cơ bản, tham mưu cho kế toán trưởng về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty những ưu nhược điểm, và yếu kém còn t ồn đọng. - Thực hiện cơng tác quyết tốn đối với tổng và nhà nước. - Báo cáo định kỳ và đột xuất về hoạt động đột xuất kinh doanh và quản lý của cơng ty. • Thủ quỹ: - Tiếp nhận, kiểm chứng chứng từ gốc, phiếu thu, phiếu chi . CT LẮP MÁY VÀ XÂY DỰNG SỐ 5: - Công ty xây lắp máy và xây dựng số 5 (trụ sở chính Ba Đình, Bỉm Sơn, Thanh Hóa) là một trong những thành viên của tổng công. trong lĩnh vực Xây Dựng, Công Ty Xây Dựng Số 5 có chức năng xây dựng và hoàn thiện các công trình giao thông, thủy lợi, xây dựng tạo cơ sở vật chất cho