BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM TRẦN TRUNG DŨNG LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ TP Hồ Chí Minh – Năm 2004 CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ CUNG ỨNG 1.1 Khái quát cung ứng 1.1.1 Trong kinh tế kế hoạch hoá tập trung Trong kinh tế Xã hội chủ nghóa, họat động cung ứng đònh nghóa:“Cung ứng vật tư kỹ thuật trình nhà nước XHCN phân phối lưu thông tư liệu sản xuất cách có tổ chức, có kế hoạch từ nơi sản xuất (hoặc đầu mối nhập khẩu) đến nơi tiêu dùng cách hợp lý tiết kiệm nhất, để đảm bảo sản xuất phát triển không ngừng theo nhòp độ kế hoạch đònh”(Quản trò cung ứng –Đoàn Thò Hồng Vân) Tuy nhiên, thực tế, kinh tế kế họach hóa tập trung, nói đến “cung ứng” người ta thường hiểu “phân bổ sản phẩm nguyên vật liệu” cho quan cấp thông qua kế họach lập Cơ chế thò trường không áp dụng mà thay vào họat động máy quan liêu Đối với nhiều sản phẩm, máy quan liêu phân người sử dụng cho người sản xuất đònh qui đònh số lượng sản phẩm đònh mà người sản xuất quyền cung cấp người sử dụng quyền nhận Các xí nghiệp cung cấp (chế tạo thương mại) có quyền hợp pháp đònh, có quyền xác đònh xí nghiệp quan thuộc ngân sách có quyền nhận “tem phiếu”của lọai sản phẩm đònh người không Như vậy, doanh nghiệp, việc cung ứng nguyên vật liệu vật tư thuộc thẩm quyền kiểm soát mình, mà họ nhận vật tư xác đònh theo kế họach từ trước quan nhà nước Các doanh nghiệp chòu trách nhiệm hoàn thành tiêu kế họach đưa xuống phần thưởng người lãnh đạo phụ thuộc vào việc thực kế họach mệnh lệnh khác quan cấp thu lợi nhuận hay bò lỗ 1.1.2 Trong kinh tế thò trường Trong kinh tế thò trường, nói hoạt động cung ứng, tùy theo tính chất tầm quan trọng họat động mua sắm công ty mà người ta dùng từ “mua hàng”, “thu mua” “quản trò cung ứng” để mô tả họat động cung ứng công ty Đơn giản họat động cung ứng khái niệm “mua hàng”, mô tả họat động mua sắm nguyên vật liệu xác đònh nhu cầu ban đầu, chọn lựa nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng theo dõi thực hợp đồng “Thu mua” phát triển mở rộng chức năng“mua hàng”, bao gồm không họat động mua hàng mà liên quan đến việc quản lý hàng tồn kho, vận chuyển, nhận hàng, kiểm tra hàng nhập kho bảo hiểm hàng hóa So với “mua hàng” “thu mua”, người ta trọnh nhiều đến vấn đề mang tính chiến lược Và cuối cùng, “quản trò cung ứng” phát triển bước cao “thu mua”, không bao gồm họat động “thu mua” mà tập trung chủ yếu vào họat động chiến lược đặt quan hệ trước để mua hàng, xác đònh nguy hội môi trường cung ứng, quản lý cải thiện dây chuyền cung ứng, phát triển kế họach thu mua dài hạn cho nguyên vật liệu chủ yếu hợp đồng dài hạn…National Association of Purchasing Management đònh nghóa quản trò cung ứng sau:”Quản trò cung ứng mạng lưới quản trò thiết lập cho tổ chức để đánh giá cách khách quan yếu tố đầu vào chi phí nguyên vật liệu, chất lượng, dòch vụ Điều đựơc thực họat động liên hòan với như: mua sắm, vận chuyển, kho bãi, kiểm tra chất lượng hàng nhập kho, quản trò tồn kho phân bổ nguyên vật liệu nội công ty” Tóm lại, mua hàng, thu mua quản trò cung ứng có mối quan hệ mật thiết, bước tiến hoá hoạt động cung ứng Hình thức sau có phạm vi hoạt động rộng hình thức trước việc sử dụng thuật ngữ phù hợp cho họat động cung ứng doanh nghiệp, tổ chức phụ thuộc vào yếu tố như: phát triển doanh nghiệp mức độ nào, ngành công nghiệp mà tổ chức kinh doanh, vò trí cạnh tranh họ thương trường… 1.1Vai trò, mục tiêu nhiệm vụ quản trò cung ứng kinh doanh 1.1.3 Vai trò quản trò cung ứng 1.1.3.1 Cungứng hoạt động quan trọng, thiếu tổ chức Cung ứng chức phổ biến cho tất loại hình doanh nghiệp kinh doanh mà chúng hoạt động sản xuất kinh doanh Những chức là: sáng tạo, tài chính, nhân sự, cung ứng (chức liên quan đến mua sắm, phân phối nguyên vật liệu, dòch vụ, thiết bò…), sản xuất, phân phối – marketting Thậm chí, xí nghiệp phi công nghiệp hay viện, chức thực chúng xác đònh tên khác Hơn nữa, doanh nghiệp nhỏ phòng cung ứng họat động cung ứng phải họat động giám sát quản lý người kiêm nhiệm Như vậy, cung ứng họat động họat động kinh doanh, tổ chức thành công phải có hệ thống cung ứng thành công có đảm bảo việc cung cấp tốt yếu tố đầu vào: nguyên vật liệu, máy móc, thiết bò…cho họat động sản xuất kinh doanh 1.1.3.2 Cung ứng nhân tố có ảnh hưởng đến hiệu hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Mục tiêu họat động sản xuất phát triển sản xuất sản phẩm, cung cấp dòch vụ thò trường để thu nhiều lợi nhuận Để đạt mục tiêu này, doanh nghiệp cần phải có: máy móc, nhân lực, nguyên vật liệu, tiền, quản lý Trong hoạt động cung ứng đảm bảo hai yếu tố máy móc nguyên vật liệu Trước đây, máy móc thiết bò không coi quan trọng mà chủ yếu dùng sức người, sức ngựa, nhiên, chi phí lao động ngày cao, sản phẩm ngày phức tạp người ta chuyển sang công nghiệp hóa, sử dụng máy móc nhiều Tương tự vậy, với gia tăng sản lượng sản xuất chi phí lao động cho đơn vò giảm, dẫn đến gia tăng chi phí liên quan tầm quan trọng nguyên vật liệu tiến trình sản xuất, điều thay đổi giá trò nguyên vật liệu liên quan đến tổng chi phí sản xuất Như vậy, với tầm quan trọng đặc biệt máy móc thiết bò nguyên vật liệu, hoạt động cung ứng tốt, cung cấp đầy đủ, kòp thời máy móc, nguyên vật liệu…với chất lượng tốt giá rẻ hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp diễn liên tục, nhòp nhàng với suất cao, tiết kiệm chi phí, đáp ứng yêu cầu người tiêu dùng 1.1.3.3 Cung ứng đóng vai trò người quản lý hoạt động sản xuất từ bên Nguồn nguyên vật liệu đáp ứng cho yêu cầu sản xuất nhận từ hai nguồn bản: doanh nghiệp tự sản xuất (do phòng sản xuất thực hiện) thu mua, đặt hàng từ bên (do phòng cung ứng thực hiện) Xu hướng phân công lao động xã hội phát triển làm cho tỷ lệ linh kiện mua từ bên ngòai có xu hướng gia tăng so với tỷ lệ sản xuất nội doanh nghiệp Sự gia tăng chuyên môn hóa công nghệ, lao động, gia tăng phức tạp nguyên vật liệu mới, gia tăng chi phí máy móc đặc biệt, tất dẫn đến doanh nghiệp mua nhiều làm Thậm chí, nhà chế tạo lớn thông thường phải mua số linh kiện từ công ty nhỏ chuyên sản xuất phụ tùng đặc biệt giá mua rẻ chi phí họ làm Vì vậy, cung ứng làm tốt chức mình: cung cấp nguyên vật liệu tên gọi chất lượng, đủ số lượng, kòp thời gian với chi phí thấp, thi sản xuất tiến hành liên tục, nhòp nhàng, mang lại hiệu cao Hơn nữa, chuyên gia quản trò cung ứng có mối quan tâm liên quan đến sản xuất biên giống chuyên gia sản xuất quan tâm đến việc sản xuất bên Các chuyên gia sản xuất quan tâm đến chi phí sản xuất thấp chất lượng cao, chuyên gia quản trò cung ứng quan tâm đến việc chi phí giá nhà cung cấp giảm Do vậy, cung ứng người điều phối sản xuất từ bên 1.1.4 Mục tiêu nhiệm vụ quản trò cung ứng 1.1.4.1 Mục tiêu quản trò cung ứng Mục tiêu chung quản trò cung ứng phải mua hàng (đáp ứng yêu cầu chất lượng), đủ số lượng, giao hàng thời gian, đòa điểm từ nguồn cung cấp vơi chất lượng dòch vụ cao (trước sau bán hàng) mức giá tốt kỳ ngắn hạn dài hạn Các nhà quản trò cung ứng xem giống nghệ sỹ tung hứng, cố gắng phải trì đồng thời nhiều trái bóng lúc, họ phải đảm bảo đạt vấn đề nêu Chúng ta chấp nhận việc mua hàng với giá thấp việc giao hàng không đáp ứng chất lượng gây nên đình trệ sản xuất, làm tăng chi phí Mặt khác, “giá tốt” giá cao mức bình thường trường hợp yêu cầu giao hàng khẩn cấp Vì vậy, nhà quản trò cung ứng phải cố gắng để dung hòa mục tiêu xem đối trọng nhau, mâu thuẫn để đạt “hỗn hợp” mục tiêu tốt nhất:”đảm bảo cung cấp hàng hóa, vật tư qui cách số lượng, với giá hợp lý nữa, trì mối quan hệ tốt đẹp với nhà cung cấp đảm bảo vò cạnh tranh lâu dài cho công ty” 1.1.4.2 Các nhiệm vụ cụ thể cho phòng cung ứng Để đạt mục tiêu chung quản trò cung ứng nhiệm vụ cụ thể mà công tác quản trò phòng cung ứng phải mang lại bao gồm: + Cung cấp nguồn nguyên vật liệu, dòch vụ để đảm bảo hoạt động liên tục tổ chức, nhiệm vụ quan trọng không đủ nguyên vật liệu, dòch vụ giao hàng chậm gây tổn thất nặng nề đến trình sản xuất ngưng trệ sản xuất, giảm lợi nhuận, giảm uy tín khách hàng + Bảo đảm mức tồn kho tối ưu: phương pháp để đảm bảo nguồn nguyên liệu liên tục tồn kho lớn, tồn kho lớn làm ứ đọng vốn công ty, chi phí cho việc tồn kho lớn, làm giảm hiệu hoạt động kinh doanh tổ chức Vì vậy, việc xác đònh mức tồn kho tối ưu vừa đảm bảo cung cấp đủ vừa giảm chi phí tồn kho nhiệm vụ quan trọng nhà cung ứng + Duy trì cải tiến chất lượng: để sản xuất hay đưa dòch vụ hay sản phẩm ý, tiêu chuẩn chất lượng cần thiết nguyên vật liệu đầu vào, ngược lại sản phẩm dòch vụ cuối không đáp ứng mong muốn cuả khách hàng hậu chi phí giải cố, thay thế…sẽ tăng lên cao cho sản phẩm.Vì vậy, việc cải tiến chất lượng nhà cung cấp phải thực thường xuyên sản phẩm, dòch vụ hoàn chỉnh mức tốt + Tìm kiếm phát triển mối quan hệ với nhà cung cấp: theo nghiên cứu thành công phòng cung ứng phụ thuộc vào kỹ thiết lập phát triển mối quan hệ với nhà cung cấp Việc chọn lựa nhà cung cấp mà có trách nhiệm có khả năng, kinh nghiệm…sẽ tạo cho tổ chức có mặt hàng sản phẩm, dòch vụ có chất lượng với giá tốt + Mua hàng với giá tốt nhất: chi phí hoạt động mua hàng chiếm tỷ trọng lớn tổng chi phí tổ chức Kết là, ảnh hưởng hoạt động mua hàng lợi nhuận tổ chức coi quan trọng thiết yếu Phương pháp thuận tiện để so sánh chào giá cạnh tranh từ nhà cung cấp dựa giá trách nhiệm phòng cung ứng phải tìm nguồn nguyên vật liệu cần với tổng chi phí thấp đồng thời phải tính đến vấn đề có liên quan chất lượng, chi phí bảo hành, thời hạn giao hàng…mà vấn đề tạo chi phí cao nhiều so với giá gốc + Tạo mối quan hệ tốt đẹp, đoàn kết phòng cung ứng phòng ban khác tổ chức: hoạt động nhà quản trò cung ứng không đạt hiệu cao mối quan hệ hợp tác với cá nhân, với phòng ban khác tổ chức Ví dụ như, phận sản xuất, khai thác phải cung cấp thông tin số lượng thời hạn cần nguyên vật liệu phòng cung ứng xác đònh nhà cung cấp có khả cung cấp ký hợp đồng có lợi; phòng cung ứng phải sát cánh với phòng quản lý chất lượng việc đưa qui trình thống kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào thông tin với nhà cung cấp thay đổi cần thiết nguyên vật liệu có vấn đề, tư vấn việc đánh giá hoạt động nhà cung cấp Ngoài ra, để tạo mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp, việc nhanh chóng toán nhận hàng đủ cốt yếu, vậy, phải tạo mối quan hệ tốt đẹp với phòng tài kế toán công ty + Giảm chi phí văn phòng: thủ tục mua hàng không hiệu chi phí quản lý cao mục tiêu phòng cung ứng phải đạt hiệu kính tế (tiết kiệm) Các nhà quản trò cung ứng phải liên tục cảnh báo để tìm cách cải thiện phương pháp, thủ tục kỹ thuật mua hàng theo hướng giảm tối đa chi phí liên quan phát sinh, chẳng hạn như, hội để giảm chi phí giao dòch bao gồm hệ thống yêu cầu vật tư kỹ thuật tự động thông qua email mạng nội công ty, sử dụng thẻ mua hàng hệ thống đặt hàng tự động cho đơn hàng nhỏ Các doanh nghiệp mà có trình tự mua hàng hiệu quảcó thể tạo lợi cạnh tranh thông qua việc giảm chi phí, nhân viên phòng cung ứng tập trung vào họat động có giá trò gia tăng, gia tăng tính linh họat phản ứng kòp thời vướng mắc + Giữ vững mối quan hệ tốt đẹp với nhà cung cấp có: quan hệ tốt với nhà cung cấp cần thiết mối quan hệ với nhà cung cấp tiềm vô giá Những nhà cung cấp tiềm quan tâm thiết tha làm ăn với công ty mà họ nhận thấy khách hàng tốt, điều làm cho vướng mắc trình thực hợp đồng giải toả nhanh chóng với tinh thần hợp tác đôi bên có lợi 1.2 Xu hướng phát triển quản trò cung ứng Cùng với phát triển kinh tế tòan cầu, yêu cầu đảm bảo nguồn nguyên vật liệu sản xuất ngày tăng, làm cho họat động cung ứng có biến chuyển lớn năm vừa qua tiếp tục phát triển tương lai Các hướng phát triển là: 1.2.1 Tham gia vào nhóm chức chéo Trong nội công ty, có nhiều phòng ban, phận như: nghiên cứu phát triển, thiết kế, tài chính, tổ chức-nhân sự, sản xuất, bán hàng cung ứng…Mỗi phận có chức riêng mình, vậy, cần phải có phối hợp chặt chẽ phận với mục tiêu doanh nghiệp đạt Trước đây, phận họat động tách rời với nhau, ví dụ như, chuyên gia cung ứng tham gia vào họat động kỹ sư việc thiết kế sản phẩm ban đầu không ngạc nhiên phòng cung ứng không chấp thuận cho kỹ sư tham gia vào họat động chọn lựa nguồn cung cấp sản phẩm…Điều dẫn đến thiếu thóâng đồng việc thiết kế, chế tạo, phân phối…sản phẩm làm ra, tạo lãng phí lớn thời gian chi phí tiến trình sản xuất sản phẩm Và việc sử dụng “nhóm chức chéo” công cụ tốt để vượt qua rào cản chuyên môn phòng ban với Một đội phát triển sản phẩm gồm thành viên phòng ban khác lãnh đạo kỹ sư thiết kế; hay là, đội đàm phán hợp đồng lãnh đạo chuyên gia cung ứng với hợp tác thành viên phòng ban khác Thông thường, ban chức chéo họat động bán thời gian hay toàn thời gian khoảng thời gian đònh chuyên gia học hỏi kinh nghiệm lẫn suốt trình làm việc chung quan trọng họ phát triển kỹ hành xử lãnh đạo tập thể Đây cách làm tương lai 1.2.2 Phát triển dây chuyền cung ứng Việc phát triển điều hành dây chuyền cung ứng tổ chức vấn đề quan trọng tổ chức ngày “Dây chuyền cung ứng” bước chuỗi trình sản xuất, có trách nhiệm đảm bảo nguyên liệu, dòch vụ, công nghệ, mua từ nguồn, vào thời điểm chất lượng “Dây chuyền cung ứng họat động tốt cho phép tổ chức giảm nhiều chi phí họat động nội công ty thông qua họat động nhanh chóng đắn” (Edith kelly-Green – The journal of Supply Chain Management, Spring2000, p.3) Moät moät dòch vụ, hàng…được xác đònh cần thiết cho hoạt động tổ chức chiến lược cung ứng phải đựơc hình thành Chiến lược phải tính đến vấn đề sau: sơ đồ hướng công nghệ tổ chức, sở cung cấp, danh sách nhà cung cấp hàng hoá tầm cỡ giới, kế hoạch cho việc lựa chọn đề bạt nhà cung cấp; mục tiêu mối quan hệ, kế hoạch điều hòa thúc đẩy mối quan hệ Dưới quản lý chuyên viên phụ trách cung ứng, Ban quản lý chức chéo tham gia vào việc lựa chọn nhà cung cấp mong muốn, thương lượng điều kiện điều khoản có liên quan, tiếp tục tham gia vào việc điều hòa mối quan hệ 1.2.3 Phát triển đối tác, liên minh chiến lược đồng thời tìm kiếm nguồn chiến lược Trước đây, phần lớn mối quan hệ người mua người bán thường giữ mức không thân mật, đối thủ nhau…điều tạo nên bất đồng hợp tác kinh doanh, gây khó khăn cho đôi bên Nhưng đây, với tiến quản lý, người ta thay đổi quan niệm nhận thức rằng:”Không nên cạnh tranh phận dây chuyền giá trò mà nên cạnh tranh với dây chuyền giá trò khác” Trên sở đó, đối tác chiến lược, liên minh chiến lược hình thành dựa tảng “đôi bên có lợi” Với việc hình thành đối tác, liên minh chiến lược này, nhà cung ứng 69 Bước 5: Theo dõi trình thực hợp đồng, đơn hàng rút kinh nghiệm cho thời gian cho đạt hiệu tối ưu trình cung ứng Tổng công ty 3.2.2.4 Thường xuyên kiểm tra đánh giá hoạt động nhà cung cấp để tiếp tục phát triển nhà cung cấp có uy tín điều chỉnh kòp thời thiếu sót Việc kiểm tra đánh giá hoạt động nhà cung cấp làm qua trình theo dõi thực đơn hàng, nhiên, chúng không đưa nhận xét ưu khuyết điểm khái quát chung cho nhà cung cấp chuỗi thời gian dài Vì vậy, xin đưa kinh nghiệm đánh giá trình thực nhà cung cấp Hãng Industrial Products Coporation (USA) mà Tổng công ty nên học hỏi, theo IPC đưa tiêu thức cách tính điểm để đánh sau: - Tiêu thức: Chất lượng (40%) Mục Điểm Tiêu chuẩn bò Không có chuyến hàng bò loại không phù hợp loại bỏ Không 5% chuyến hàng không phù hợp không >5-10% chuyến hàng không phù hợp >10-20% chuyến hàng không phù hợp (80%) >20% chuyến hàng không phù hợp Khả Ít 1% chuyến hàng tầm giới hạn kiểm soát tiến hành Không 5% chuyến hàng tầm giới hạn kiểm soát (20% 5-10% chuyến hàng tầm giới hạn kiểm soát 10-20% chuyến hàng tầm giới hạn kiểm soát >20% chuyến hàng tầm giới hạn kiểm soát Hàng phù - hợp Tiêu thức: Giao hàng (40%) 70 Mục Điểm Số lượng Tất chuyến hàng đủ số lượng (30%) Không 5% chuyến hàng không đủ số lượng >5-10% chuyến hàng không đủ số lượng >10-20% chuyến hàng không đủ số lượng >20% chuyến hàng không đủ số lượng Thời gian Tất chuyến hàng thời hạn (20%) Không 5% chuyến hàng không thời hạn >5-10% chuyến hàng không thời hạn >10-20% chuyến hàng không thời hạn >20% chuyến hàng không thời hạn tờ, Tất chuyến hàng có chứng từ đầy đủ chứng Không 5% chuyến hàng có lỗi chứng từ (40%) >5-10% chuyến hàng có lỗi chứng từ >10-20% chuyến hàng có lỗi chứng từ >20% chuyến hàng có lỗi chứng từ Điều kiện Tất chuyến hàng không bò đỗ vỡ giao hàng Không 5% chuyến hàng bò đổ vỡ, hư hỏng (10%) >5-10% chuyến hàng bò đổ vỡ, hư hỏng >10-20% chuyến hàng bò đổ vỡ, hư hỏng >20% chuyến hàng bò đổ vỡ, hư hỏng Giấy - Tiêu chuan Tiêu thức: Các sách có liên quan (20%) Giải Phản hồi giải cố vòng 03 ngày Phản hồi giải cố vòng 04-07 ngày vấn Phản hồi cố vòng 03 ngày phát sinh Phản hồi cố vòng 04- 07 ngày (70%) Không có phản hồi để giải cố đề 71 Chính Có sách giảm giá đặc biệt, tỷ lệ cao sách Có sách giảm giá tương đối thấp giảm giá Không có sách giảm giá (30%) (Nguồn: Purchasing and supply management – twelfth edition) Căn vào bảng điểm tỷ lệ trên, ta tính điểm cụï thể cho tiêu thức tính điểm tổng cộng coi mức để đánh giá trình thực hợp đồng nhà cung cấp khoảng thời gian xem xét Tổng hợp điểm thời kỳ đưa lên đồ thò cho ta biết xu hướng thực hợp đồng nhà cung cấp Qua đó, giúp cho ta có biện pháp kòp thời nhà cung cấp mà xu hướng đồ thò xuống, đồng thời có sách “mở” nhà cung cấp có trình thực tốt Mục tiêu mong đợi: thực tốt giải pháp này, Tổng công ty xây dựng cho liên minh chiến lược với nhà cung cấp tiềm tốt cho nhóm hàng phụ tùng thông qua trình theo dõi tiến độ thực hợp đồng họ giá cả, chất lượng, thời hạn giao hàng… đồng thời trì đối trọng khác để tạo cạnh tranh lành mạnh nhà cung cấp Có nhà cung cấp tốt hoạt động sản xuất kinh doanh có nhiều hội để tiếp tục phát triển ngày mạnh 3.2.3 Các biện pháp hoàn thiện công tác tổ chức thực cung ứng 3.2.3.1 Hoàn thiện máy tổ chức quản lý trình cung ứng theo hướng đơn giản, tầng lớp Hiện nay, có qui đònh cụ thể chức nhiệm vụ cho Ban, xí nghiệp rõ ràng trình cung ứng nhiên thực tiễn hoạt động gặp nhiều bất cập phức tạp chế quản lý Song song việc thay đổi chế quản lý Tổng công ty, theo đònh Thủ tướng, chuyển đổi dần Tổng công ty HKVN sang mô hình hoạt động “Công ty mẹ – Công ty con” để phù hợp với xu phát triển kinh tế nước nhà đảm bảo 72 cạnh tranh công doanh nghiệp, máy tổ chức quản lý hệ thống cung ứng cần phải có hoàn thiện theo hướng đơn giản hiệu Theo qui trình cung ứng công ty AIRIMEX đơn vò ký kết hợp đồng ngoại giải vướng mắc chất lượng phụ tùng, thừa thiếu hàng hóa…nhưng quyền hạn AIRIMEX hạn chế Hầu việc tổ chức đấu thầu, chọn lựa nhà cung cấp…đều ban quản lý vật tư xí nghiệp tự thực sau có nhu cầu cụ thể thông báo cho AIRIMEX để ký đơn hàng nhận hàng AIRIMEX bò động trình giải khiếu nại (nếu có) Hơn nữa, thời gian giải trường hợp bất thường lâu qua nhiều giai đoạn, thời hạn khiếu nại ngừơi bán, gây tổn thất không nhỏ cho Tổng công ty mặt khai thác tài chính, phải giảm bớt tầng lớp trung gian trình cung ứng Theo ý kiến tôi, xác đònh rõ trách nhiệm ban quản lý vật tư mức kho IP; xí nghiệp A75 bảo dưỡng quản lý phụ tùng máy bay Boeing 767; A76 bảo dưỡng quản lý phụ tùng máy bay Boeing 777, Airbus… nên thiết lập phận xuất nhập Xí nghiệp để tiến hành tổ chức thực hợp đồng mua sắm phụ tùng vật tư máy bay theo nhu cầu khai thác bảo dưỡng Mọi trường hợp bất thường trực tiếp giải nhanh chóng thời điểm giao nhận hàng Xí nghiệp Điều giảm bớt bước trung gian mà dẫn đến tình trạng phức tạp, trì trệ trình cung ứng phụ tùng 3.2.3.2 Xây dựng hệ thống toán nội phụ tùng vật tư máy bay dạng “thấu chi” Hiện nay, việc toán tiền PTVT máy bay cho nhà cung cấp phương thức TTR sau 30 ngày/60 ngày AIRIMEX thực sau chứng từ trải qua nhiều khâu khác nhau, AIRIMEX – Ban Quản Lý Vật Tư – Ban Tài Chính – AIRIMEX, nghóa là, nhận hàng ký xong biên bàn giao với đơn vò sử dụng, AIRIMEX tập hợp chứng từ chuyển cho Ban quản lý vật tư kiểm tra 73 xác nhận, sau chuyển sang Ban tài để chuyển tiền cho AIRIMEX, cuối AIRIMEX toán cho nhà cung cấp Việc toán chậm chạp quan liêu gây phản ứng không tốt nhà cung cấp Tổng công ty, số nhà cung cấp nhận tiền chậm yêu cầu toán L/C mà gây bất lợi lớn cho công tác giao nhận hàng nhanh chóng tổn thất tài Vì vậy, cần thiết lập hình thức toán nội theo phương thức “thấu chi”, theo đó, Tổng công ty, AIRIMEX ngân hàng đònh thấu chi ký hợp đồng qui đònh rõ sau AIRIMEX bàn giao đầy đủ hàng hóa có trách nhiệm tập hợp đầy đủ chứng từ tóan chuyển cho ngân hàng đònh, yêu cầu ngân hàng trích tiền từ tài khoản Tổng công ty để toán cho nhà cung cấp theo phương thức toán điện (TTR) AIRIMEX chòu hoàn tòan trách nhiệm tính hợp pháp, đúng, đủ toán tiền cho nhà cung cấp Với dạng toán “thấu chi” thế, giảm nhiều thời gian luân chuyển chứng từ nội bộ, nhanh chóng toán tiền hạn cho nhà cung cấp, góp phần nâng cao vò Tổng công ty họ đặc biệt giúp Tổng công ty có sở để thiết lập mối quan hệ liên minh chiến lược đôi bên có lợi với nhà cung cấp tiềm 3.2.3.3 Phát huy vai trò nhóm hoạt động chức chéo lónh vực hoạt động liên quan tới cung ứng Hiện nay, công tác đàm phán hợp đồng, xây dựng đònh mức kho…Tổng công ty có qui đònh thiết lập tổ đàm phán, tổ IP B777, A321…gồm nhiều thành viên từ Ban, Xí nghiệp, Công ty có liên quan tham gia, nhiên, tổ, nhóm hoạt động chưa có hiệu chưa phát huy hết vai trò nhóm chức chéo dẫn đến tình trạng chưa xây dựng đònh mức kho hợp lý, chưa đàm phán để mua hàng với giá tốt chọn lựa nhà cung cấp chưa hợp lý, có nhà cung cấp chưa có chứng mà ký hợp đồng để cung cấp hàng Vì vậy, trường hợp trên, Tổng công ty cần xây dựng nhóm hoạt 74 động chức chéo có kinh nghiệm lực chuyên môn, thành viên nhóm cần phát huy tinh thần dân chủ mình, đưa quan điểm riêng để kết hợp với thành viên khác thực tốt vai trò Tổng công ty cần phải có sách tốt nâng lương, đào tạo cán nguồn…để khuyến khích thành viên nhóm làm việc hiệu 3.2.3.4 Hình thành phát triển kho phụ tùng chung với hãng hàng không khác (pooling) Theo xu hướng phát triển Tổng công ty, mở thêm nhiều đường bay dài tới nhiều sân bay khác toàn giới Trong trường hợp máy bay gặp cố kỹ thuật, cần thay phụ tùng sân bay cách xa Việt Nam thời gian chờ đợi để nhận phụ tùng thay lâu Để giải vấn đề này, việc xây dựng liên minh cung ứng (kho phụ tùng chung) với số Hãng hàng chung cấu trúc đội máy bay trang thiết bò kỹ thuật đòa điểm đònh giải pháp tích cực nhằm tối ưu hoá qui mô hệ thống cung ứng, tối ưu hóa giá mua sắm, đảm bảo kòp thời đáp ứng yêu cầu sửa chữa, thay đặc biệt cố bất thường khai thác, đồng thời trì cấu tồn kho hợp lý, tiết kiệm nhất, giảm bớt nhu cầu vốn lưu động Giải pháp giúp giảm nhiều thời gian chờ đợi phụ tùng, nhanh chóng cung cấp phụ tùng cho máy bay gặp cố kỹ thuật để kòp thời đưa vào khai thác Ngoài ra, vơi giải pháp giúp Tổng công ty giải tình trạng thiếu vốn có nhiều Hãng đầu tư vào kho phụ tùng chi phí bỏ vào kho phụ tùng chung giảm xuống Nó thích hợp tốt ta kết hợp để làm kho phụ tùng có giá trò cao động máy bay Trong giải pháp này, cần ý đàm phán liên minh nên kết hợp với đònh hướng công ty liên doanh kỹ thuật sau nhằm xác đònh rõ cung ứng dòch vụ cho đối tác sử dụng dòch vụ đối tác, đảm bảo nguyên tắc có có lại, thực chuyên môn hoá khai thác trang thiết bò, công suất nhà xưởng với hiệu 75 suất cao Một khả hợp lý bên chấp nhận Tổng công ty tập trung cung ứng dòch vụ kỹ thuật sửa chữa máy bay lớn A320, A340, B777, B747…và sửa chữa đại tu loại động Các hãng hàng không Hồng Kông, Trung Quốc, Đài Loan, Philippine, Hàn Quốc, có loại máy bay Tổng công ty, đòa lý gần với khai thác Tổng công ty Hà nội Tp Hồ Chí Minh đối tác tiềm 3.2.3.5 Hình thành kho ngoại quan phụ tùng vật tư, máy bay cửa sân bay Tân SơnNhất Việc hình thành kho ngoại quan phụ tùng máy bay giúp Tổng công ty khắc phục tình trạng thiếu vốn đầu tư kho phụ tùng thiết lập kho ngọai quan giúp Tổng công ty giảm thiểu nhiều chi phí tồn kho, chi phí mua hàng giá cao(AOG)…và đáp ứng nhanh nhu cầu khẩn cấp phụ tùng cho trình khai thác Hiện nay, Tổng công ty liên doanh với Singapore để khai thác kho hàng TCS sân bay Tân sơn nhất, vậy, theo giải pháp này, tận dụng phần kho hàng TCS, tổng công ty thiết lập kho ngoại quan đề nghò Nhà cung cấp gửi phụ tùng đến kho dự trữ Khi có nhu cầu phụ tùng đó, Tổng công ty đặt hàng làm thủ tục nhập nhận hàng từ kho ngoại quan (nếu phụ tùng có sẵn) Điều tiết kiệm nhiều thời gian chi phí cho trình cung ứng vốn dó phức tạp Tổng công ty Chúng ta không cần phải bỏ nhiều chi phí tồn kho mà chuyển phần trách nhiệm sang cho Nhà cung cấp họ cất hàng kho ngoại quan Để thực tốt kho ngọai quan thuyết phục nhà cung cấp chuyển hàng đến, yêu cầu đặt Tổng công ty phải xây dựng lại “chính sách mặt hàng” “chính sách nhà cung cấp” Tổng công ty phải xây dựng phụ tùng thiết yếu nhất, hay sử dụng nhiều nhất, có giá trò tương đối cao…để đưa vào kho ngọai quan, đồng thời có sách ưu tiên cho nhà cung cấp tóan nhanh chóng, ký hợp đồng mua phụ tùng dài hạn…Ngoài ra, để khuyến khích nhà cung cấp mang phụ tùng vào kho ngọai quan, 76 Tổng công ty cần nhanh chóng thiết lập trung tâm bảo dưỡng máy bay có uy tín để có khả bảo dưỡng máy bay cho nước khu vực (Lào, Campuchia, TháiLan…), đó, nhu cầu sử dụng loại phụ tùng gia tăng nhiều 3.2.3.6 Ứng dụng thương mại điện tử quản trò cung ứng Hiện nay, ngành hàng không dân dụng xuất vài “trung tâm” mua bán phụ tùng vật tư máy bay mạng tiếng như: www.spec2000.com, www.ilsmart.com, www.partsbase.com Tại đây, đặt mua nhiều loại phụ tùng khác với giá cạnh tranh hàng ngàn nhà cung cấp tiếng giới Các điều kiện giao hàng, chất lượng…của phụ tùng tiêu chuẩn hóa với thời gian giao hàng nhanh chất lượng tốt Trong đó, chúng ta, Tổng công ty HKVN, dừng lại việc đặt hàng thông qua fax số nhà cung cấp Tổng công ty cấp chứng chỉ, dẫn đến việc, giá không hợp lý, giao hàng chậm thủ tục giấy tờ phức tạp…Vì vậy, cần phải cải tiến hệ thống thông tin Tổng công ty, phải mạnh dạn để tiến hành việc đặt hàng mạng…muốn vậy, Tổng công ty cần nghiên cứu để lập qui trình quản lý mua bán hàng mạng, cách thức đặt hàng, cách thức nhận hàng, cách thức toán…Đây phương thức mua bán có hiệu tương lai Nếu áp dụng phương thức mua bán hàng này, thu nhiều quyền lợi: + Giá thấp giảm thiểu số chi phí không đáng có điện thoại, fax, cấp chứng chỉ, thủ tục phức tạp khác + Thời gian giao hàng đảm bảo nhanh tìm nhà cung cấp giao hàng với thời hạn thích hợp cho 3.2.3.7 Đào tạo nguồn nhân lực cho trình cung ứng đáp ứng xu phát triển ngày cao Tổng công ty Hiện nay, số lượng nhân viên làm việc trực tiếp dây chuyền cung ứng Xí nghiệp, Ban nhiều, nhiên, số nhân viên có lực 77 hạn chế, điều dẫn đến tình trạng xử lý bước trình cung ứng chậm chạp, tắc trách, chểnh mãng…gây thiệt hại nhiều cho Tổng công ty Vì vậy, Tổng công ty cần có sách đào tạo nguồn nhân lực có lực kinh nghiệm khâu dây chuyền cung ứng nhằm đảm bảo thực tốt nhiệm vụ giao cách nhanh chóng hiệu Mục tiêu mong đợi: giải pháp giúp Tổng công ty giảm nhiều chi phí cho kho phụ tùng máy bay thông qua việc chia chi phí cho đối tác liên minh mua hàng với giá tốt mạng, mục tiêu quan trọng cho Tổng công ty tình trạng nguồn tài eo hẹp Đồng thời, thiết lập môi trường cung ứng thông thoáng, nhanh gọn phận với nhau; tạo dòng chảy cho chuỗi cung ứng phụ tùng vật tư máy bay liên tục, đáp ứng khả cung cấp phụ tùng vật tư máy bay nhanh nhất, thời điểm nơi cho hoạt động khai thác 3.2.4 Các biện pháp hoàn thiện công tác kiểm soát 3.2.4.1 Tăng cường kiểm kê kho vật tư phụ tùng máy bay thời kỳ nhằm đáp ứng công tác kiểm soát đònh mức phụ tùng vật tư máy bay Công tác kiểm soát đònh mức phụ tùng vật tư máy bay quan trọng thiết yếu, giúp cho Tổng công ty nắm bắt nhu cầu vật tư phụ tùng thực đội bay có phương án đặt hàng, tồn kho hiệu quả, số lượng, thời gian cho trình khai thác Để đảm bảo cho công tác kiểm soát đònh mức thực hiệu quả, cần phải làm tốt công việc sau: + Các xí nghiệp máy bay nơi sử dụng nơi lưu trữ kho hàng hóa phụ tùng vật tư máy bay, phải thường xuyên tổ chức kiểm kê kho để đánh giá mức sử dụng mức tồn kho phụ tùng vật tư đưa mức khuyến cáo cần thiết cho loại phụ tùng Tùy theo thời điểm thích hợp tình hình thực tế mà việc kiểm kê theo hình thức kiểm kê thường xuyên, kiểm kê đònh kỳ kiểm kê bất thường; kiểm kê toàn phụ tùng hay kiểm kê số mẫu phụ tùng 78 + Xây dựng qui trình quản lý thống từ hai xí nghiệp đến Ban Quản lý vật tư để phân đònh rõ trách nhiệm việc quản lý kiểm soát mức kho 3.2.4.2 Thường xuyên đánh giá lại hiệu công tác trình tổ chức thực hợp đồng thông qua buổi họp gặp gỡ rút kinh nghiệm Việc đánh giá trình thực hợp đồng việc làm quan trọng thường xuyên Để thực tốt điều này, vào thực trạng cấu tổ chức máy cung ứng phụ tùng vật tư, theo nghó, biện pháp thường xuyên tổ chức họp mặt bên có liên quan trình cung ứng có hiệu Thông qua họp mặt, bên đưa khó khăn thuận lợi dây chuyền cung ứng, đồng thời, vướng mắc bên đưa xem xét giải để từ từ tìm phương án tối ưu nhằm hoàn thiện trình tổ chức thực hợp đồng 3.2.4.3 Hoàn thiện chương trình mạng kiểm soát quản lý hệ thống cung ứng phụ tùng vật tư máy bay (AMASIS) Mạng AMASIS mạng quản lý hệ thống cung ứng phụ tùng vật tư máy bay cho Tổng công ty hàng không Việt nam khoa học hợp lý, nhiên, nhiều điều kiện khách quan nên chưa đầu tư nhiều vào mạng quản lý dẫn đến “Phương thức sản xuất” sau “Lực lượng sản xuất”, gây trở ngại nhiều cho trình cung ứng Vì vậy, theo chúng tôi, cần phải tiếp tục hoàn thiện hệ thống mạng AMASIS hệ thống cung ứng phụ tùng vật tư máy bay: + Nghiên cứu nâng cấp chương trình mạng quản lý AMASIS theo version nhà sản xuất IFR 7.1 nhằm đáp ứng xu hướng phát triển ngày cao hệ thống cung ứng phụ tùng vật tư máy bay tổng công ty Nếu nâng cấp hệ thống trợ giúp nhiều cho công tác cung ứng PTVT máy bay lónh vực kỹ thuật, quản lý bảo dưỡng Ngoài ra, cần phải có kế hoạch tăng cường nhân lực đào tạo chuyên sâu để khắc phục tình trạng thiếu nhân có hiểu biết rộng hệ thống AMASIS 79 + Có qui đònh nghiêm ngặt cụ thể để yêu cầu đơn vò có liên quan Tổng công ty phải xem mạng AMASIS công cụ quản lý hệ thống cung ứng phụ tùng vật tư máy bay Tất giao dòch yêu cầu cung cấp phụ tùng vật tư, số liệu nhập xuất từ nơi phải xử lý kiểm soát hệ thống mạng này, qua đó, Ban quản lý vật tư quản lý số liệu đặt hàng, sử dụng, tồn kho…để có đònh xác hiệu + Kết nối mạng AMASIS vào hệ thống tin học công ty AIRIMEX để dễ dàng quản lý đơn hàng phát hành theo dõi tiến độ giao nhận hàng AIRIMEX Xí nghiệp máy bay Mục tiêu mong đợi: xây dựng hệ thống kiểm soát kho PTVTMB hợp lý khoa học từ Người sử dụng (các xí nghiệp máy bay) đến Người đặt hàng(Ban quản lý vật tư, công ty XNK hàng không) thông qua “mạng kiểm soát khai thác phụ tùng AMASIS” Nógiúp cho kiểm soát đựơc kho phụ tùng hiệu hơn, tiết kiệm hơn… nhanh chóng đưa đònh đặt hàng sớm đến thời hạn cần phải mua để bổ sung mức kho, đảm bảo trình khai thác bay đựơc liên tục 3.3 Kiến nghò Chính Phủ Tổng Cục hải quan 3.3.1 Hỗ trợ vốn cho Tổng công ty theo nhiều hình thức để đáp ứng yêu cầu phát triển HKVN Một nguyên nhân chủ yếu dẫn đến hệ thống cung ứng phụ tùng vật tư máy bay Tổng công ty yếu nguồn tài hạn hẹp, nữa, theo yêu cầu phát triển Tổng công ty nhu cầu vốn đầu tư để phát triển đội bay kèm theo kho phụ tùng khai thác đến năm 2010 tỷ USD Mặt khác, HKVN hãng non trẻ, khả tự đáp ứng tài khó khăn, vậy, Chính phủ nên có sách ưu đãi đònh để tạo điều kiện cho Tổng công ty tiếp cận nguồn vốn, chẳng hạn cấp vốn đầu tư (nâng vốn sở hữu nhà nước), cấp tín dụng ưu đãi, bảo lãnh cho ngân hàng thương mại cho vay… 3.3.2 Có sách thông việc nhập phụ tùngvật tư máy bay 80 Như phân tích, với tính chất đặc thù ngành hàng không, nhu cầu phụ tùng vật tư khẩn cấp, đòi hỏi thời gian giao hàng nhanh chóng để kòp đưa vào sử dụng Tuy nhiên, nguyên nhân chính, tầm kiểm soát Tổng công ty, gây trì trệ nhận hàng thủ tục hải quan phức tạp Đối với số nước phát triển giới, hải quan trang bò thiết bò kiểm tra đại máy soi container, máy soi hàng hóa, hệ thống “mạng” họ phát triển cao nên thời gian giải khâu hải quan nhanh, thông thường dựa vào khai báo chủ hàng kiểm tra mắt có nghi ngờ gian lận thương mại Trong đó, chưa đại hóa máy hải quan, việc kiểm tra hàng hoá nhập 100% mắt thường, khai báo hàng hoá cho hải quan phải thông qua nhiều giai đoạn nhiều loại giấy tơ, chế phức tạp…nên gây nhiều khó khăn cho trình cung ứng phụ tùngvật tư Căn vào tình hình thực tế hải quan Việt nam tình hình hoạt động kinh doanh xuất nhập phụ tùng máy bay Tổng công ty, xin đưa số kiến nghò để làm giảm tắc nghẽn khâu thủ tục hải quan nhận hàng sau: + Có chế nhận hàng theo hình thức PMD: nay, theo qui đònh Hải quan việc nhập hàng hóa điều kiện để mở tờ khai nhập mậu dòch phải có chứng từ gốc, với yêu cầu Tổng công ty thực nhà Cung cấp gửi chứng từ gốc kòp để nhận hàng, mặt khác, hình thức nhập mậu dòch tốn nhiều thời gian hơn, gây trở ngại cho việc khai thác máy bay vốn dó cần nhanh chóng Vì vậy, theo nghó, việc áp dụng qui chế mở tờ khai hàng nhập phi mậu dòch cho phụ tùng vật tư máy bay để nhận hàng giải pháp tốt để đáp ứng nhu cầu nhanh liên tục phụ tùng Theo đó, có hàng nhập phụ tùng máy bay, Tổng công ty cần sử dụng chứng từ photo từ mail, từ fax…để làm thủ tục nhận hàng sau hàng đến sân bay sau toán cho nước theo tờ khai nhập phi mậu dòch 81 + Có chế miễn kiểm tra hàng nhập phụ tùng vật tư máy bay: nay, Tổng cục Hải quan áp dụng qui chế miễn kiểm tra hàng nhập cho số mặt hàng chưa áp dụng cho phụ tùng vật tư máy bay nên có chế miễn kiểm tra kiểm tra xác suất lô hàng nhập phụ tùng vật tư máy bay Tổng công ty, điều làm cho hàng hoá nhanh chóng đưa vào khai thác + Có chế khai báo hàng qua mạng hàng phụ tùng máy bay: nay, Hải quan áp dụng việc khai báo hàng qua mạng áp dụng mặt hàng xuất thường xuyên Vì vậy, nên áp dụng qui chế cho việc nhập phụ tùng máy bay cửa sân bay số lượng hàng nhận qua cửa sân bay nhiều thường xuyên đồng thời yêu cầu đặt phải làm thủ tục nhanh chóng + Có chế mở kho ngoại quan phụ tùng máy bay: nay, Tổng công ty có bước khởi đầu để thiết lập kho ngoại quan phụ tùng vật tư máy bay nhiên gặp nhiều khó khăn phức tạp hình thức áp dụng riêng cho doanh nghiệp, qui đònh để điều chỉnh cách thức tiến hành cấp phép…Do đó, Tổng cục hải quan nên đưa sách cụ thể cho Tổng công ty thành lập kho ngoại quan 3.3.3 Xây dựng sách liên quan đến thương mại điện tử toán quốc tế, giao nhận hàng Hiện nay, qui đònh cụ thể văn luật điều chỉnh việc nhận hàng, toán…cho mặt hàng mua qua mạng chưa có Tổng công ty gặp nhiều khó khăn việc nhận hàng, toán áp dụng sách mua hàng qua mạng, chứng từ để làm thủ tục hải quan chứng từ để toán cho nhà cung cấp Do đó, Chính phủ cần xây dựng văn qui đònh rõ việc thực mua bán hàng qua mạng, cách thức toán, chứng từ yêu cầu xuất trình cho quan kiểm tra hải quan, ngân hàng… 82 83 ... đích giải đáp khúc mắc trình thực hợp đồng 25 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CUNG ỨNG VÀ QUẢN LÝ PHỤ TÙNG VẬT TƯ MÁY BAY TẠI TỔNG CÔNG TY HÀNG KHÔNG VIỆT NAM 2.1 Đặc thù chung Tổng công ty HKVN việc cung. .. ứng quản lý phụ tùng vật tư máy bay 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển Tổng công ty HKVN + Ngày 15 tháng năm 1956, Thủ tư ng Chính phủ Nghò đònh 666-TTg thành lập Cục Hàng không dân dụng Việt. .. hình tổ chức quản lý TCT HKVN Hiện Tổng công ty Hàng không Việt Nam gồm có Hãng hàng không quốc gia Việt Nam tất doanh nghiệp sản xuất kinh doanh khác, tổ chức theo mô hình Tổng công ty 91, trực