Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A. LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 2 2. Mục tiêu của đề tài 2 3. Khó khăn thuận lợi khi thực hiên chuyên đề 3 B. NỘI DUNG 4 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN 4 1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND PHƯỜNG PHÚ ĐÔ 4 1.1. Nhiệm vụ, quyền hạn: 6 1.2. CƠ CẤU VÀ SỐ LƯỢNG 11 1.3. PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ CỤ THỂ 11 CHƯƠNG II: KHẢO SÁT TÌNH HINH CÔNG TÁC VĂN THƯ, CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA UBND PHƯỜNG PHÚ ĐÔ 17 I. CÔNG TÁC VĂN THƯ 17 1. Quản lý chỉ đạo công tác Văn thư 17 2. Công tác soạn thảo văn bản 18 3.Quản lí văn bản 21 3.1 Quản lý văn bản đi 21 3.2 Quản lý văn bản đến : 25 4. Quản lý và sử dụng con dấu. 30 5. Lập hồ sơ hiện hành 30 III. CÔNG TÁC LƯU TRỮ. 31 1. Sự chỉ đạo về công tác Lưu trữ: 31 2. Công tác chỉnh lý khoa học tài liệu Lưu trữ: 32 CHƯƠNG III. NHẬN XÉT , KIẾN NGHỊ. 37 I.Nhận xét : 37 II. Một số đề xuất kiến nghị: 40 C. KẾT LUẬN 42 PHỤ LỤC 44
Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A MỤC LỤC Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A A LỜI MỞ ĐẦU Văn thư- Lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành Nhà nước Trong quan đơn vị công tác Văn thư- Lưu trữ ln quan tâm, cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành thơng qua văn bản- Tài liệu Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải cơng việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hố, hành nhà nứơc có phát triển để phù hợp Với vai trò quan trọng cơng tác Văn thư- Lưu trữ, lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta ln quan tâm, có chủ chương sách ngày đại cơng tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Thực phương châm “Học đôi với hành, lý thuyết dơi với thực tế” Sau hồn thành song chương trình truyền đạt lý thuyết cho học sinh chuyên nghành Văn thư – Lưu trữ Trường đại hoc Nội Vụ Hà Nội tổ chức đợt thực tập kéo dài tuần Từ ngày 17/07/2017 đến ngày 15/09/2017 cho học sinh Đợt thực tập nhằm giúp cho học sinh xâm nhập thực tế học hỏi kiến thức, bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn học lớp Được đồng ý nhà trường tiếp nhận UBND phường Phú Đô, có đợt thực tập quy định thời gian việc thực hành nội dung mà đề cương thực tập nêu Với thời gian thực tập dài đem lại cho kết ý nghĩa quý giá, kinh nghiệm thực tế mà đúc rút để bổ sung vào phần nghiệp vụ chun mơn dưói hướng dẫn giúp đỡ tận tình Cán Văn phòng đợt thực tập, học phong cách làm việc cán Văn thư – Lưu trữ Một công việc đòi hỏi nhẹ nhàng khéo léo, tế nhị giúp đỡ đắc lực cho lãnh đạo việc giải công việc hàng ngày Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A Là cán Văn thư tương lai, đợt thực tập trang bị cho số kiến thức Trước hết nhận thức rõ ràng công tác Văn thư nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư phát triển Đất Nước, thấy bất cập công tác quan Từ thấy trách nhiệm, nghĩa vụ thề hệ cán trẻ lớn Đợt thực tập giúp nhận điểm yếu khâu nghiệp vụ chun mơn, thiếu kinh nghiệm q trình thực thao tác, nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, từ tơi khắc phục lỗ hổng kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết khơng thể đáp ứng đủ Có thể nói đợi thực tập giúp cho chúng tơi cụ thể hố nắm kiến thức trưởng thành hơn, sau thực tập quan Báo cáo sau kết trình khảo sát thực tế kết hợp với lý luận chuyên môn mà đúc rút quan thực tập Lý chọn đề tài Nhận thức tầm quan trọng thực tập tốt nghiệp sinh viên Đặc biệt, UBND phường Phú Đơ nơi có điều kiện tốt,địa điểm gần trường, thuận lợi cho trình thực tập, học tập phát triển Vì vậy, việc thực tập tốt nghiệp UBND phường Phú Đô giúp thân hiểu thêm lịch sử hình thành, cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ công việc chun mơn UBND phường Qua đó, giúp tơi củng cố, nâng cao kiến thức trang bị q trình học tập trường, hệ thống hóa kiến thức thuộc chuyên ngành; bước gắn liền học với thực hành; lý luận gắn liền với thực tiễn; tiếp cận thâm nhập với thực tế; bước đầu vận dụng kiến thức học vào thực tế Giúp sinh viên làm quen tăng cường kỹ ngành nghề, lực chuyên môn đào tạo Mục tiêu đề tài Nắm tổng quan sơ lược UBND phường Phú Đô, Quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A Khảo sát công tác Văn phòng UBND phường Phú Đơ, nắm chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND phường Phú Đơ; Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn phòng quan UBND phường Phú Đơ, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng; Tìm hiểu tổ chức cơng tác văn thư Văn phòng HĐND & UBND phường Phú Đơ; Khó khăn thuận lợi thực hiên chuyên đề Trong qúa trình thực tập tơi thực trình tự, đầy đủ nội dung mà đợt thực tập đề thực báo cáo Để hoàn thành đợt thực tập báo cáo mình, ngồi kiến thức kỹ nghiệp vụ mà thân có được, tơi nhận giúp đỡ, quan tâm tạo điều kiện thuận lợi cán quan, đặc biệt giúp đỡ tận tình, cán Văn phòng Tuy nhiên kiến thức hạn chế nên nhiều thiếu sót q trình thực tập quan Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A B NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND PHƯỜNG PHÚ ĐƠ Phường Phú Đơ thành lập ngày 27 tháng 12 năm 2013 thuộc Quận Nam Từ Liêm - Thành phố Hà Nội sở chia tách từ Xã Mễ Trì cũ Với vị trí địa lý nằm phía Tây nam Thành phố, nơi có sơng Nhuệ chảy qua Tổng diện tích đất tự nhiên 239 ha, dân số: 13.856 người Phía Đơng giáp: Phường Mễ Trì Phía Tây giáp: Phường Đại Mỗ, Phường Tây Mỗ Phía Nam giáp: Phường Trung Văn Phía Bắc giáp: Phường Mỹ Đình I Trong năm qua Phường Phú Đô phát triển theo hướng đô thị hóa hòa nhịp với tiến xã hội, ln giữ nét văn hóa truyền thống, nhiều di tích tồn vững trãi ngày như: Đình Làng, Đền Xa Đơi, Qn Hai Bà…v.v ( đò hành phường Phú Đơ Phụ lục 01) Người dân Phú Đơ hiền hòa nhân hậu đời sống sinh hoạt, cần cù sáng tạo lao động sản xuất Năm 2010 nhân kỷ niệm 1000 năm Thăng Long Hà Nội, “Bún Phú Đơ” thức trở thành thương hiệu Cục sở hữu trí tuệ Thành Phố Hà Nội công nhận Đến Làng nghề truyền thống Phú Đơ (Phường Phú Đơ) có khoảng 400 hộ sản xuất kinh doanh Bún, cung cấp thị trường gần 60 Bún ngày “Bún Phú Đơ” trở thành ăn quen thuộc mang đến cho người dân miền Tổ Quốc thứ ẩm thực đậm đà sắc kinh kỳ Cùng với phát triển kinh tế xã hội Thủ Đô đất nước, Phú Đô ngày phát triển trở thành vùng đô thị văn minh giàu đẹp đại kiểu mẫu tương lai Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A Danh sách cán Phường Phú Đô: STT Họ tên Chức vụ Trần Đắc Minh Bí thư Đảng ủy - Chủ tịch HĐND Thu Hòa Phó bí thư Thường trực ĐU Nguyễn Hữu Vũ Văn phòng ĐU Đỗ Đức Hùng Phó chủ tịch HĐND Nguyễn Thị Hường Phó bí thư ĐU - Chủ tịch UBND Phạm Anh Thư Phó chủ tịch UBND Nguyễn Phùng Hưng Phó chủ tịch UBND Nguyễn Dũng Trưởng công an Phường Nghiêm Đức Dũng Chỉ huy trưởng BCH quân 10 Nguyễn Hồng Cảnh Chủ tịch UBMTTQ 11 Lê Thị Phượng Chủ tịch Hội phụ nữ 12 Ngô Văn Lịch Chủ tịch Hội nông dân 13 Nguyễn Thuỵ Phúc Chủ Tịch Hội CCB 14 Nguyễn Quang Tùng Bí thư đồn niên 15 Phạm Thị Hợi Chủ tịch Hội CTĐ 16 Nguyễn Văn Lịch Chủ tịch Hội NCT 17 Nguyễn Văn Luyện Chủ nhiệm HTX Phú Đô Uỷ ban nhân dânUBND phường Phú Đô Hội đồng nhân dân phường bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân phường quan nhà nước cấp Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ Trung ương tới sở 1.1 Nhiệm vụ, quyền hạn: a) Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân phường thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân phường thơng qua để trình Uỷ ban nhân dân Quận phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; Lập dự tốn thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự tốn ngân sách cấp mình; toán ngân sách địa phương Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân phường định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị Hội đồng nhân dân phường thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; b) Trong lĩnh vực nông nghiệp,sản xuất đất đai, Uỷ ban nhân dân phường thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân phường thơng qua chương trình khuyến khích phát triển nơng nghiệp,làng nghề, nhà địa phương tổ chức thực chương trình đó; Chỉ đạo quan liên quan thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ đô thị; Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của tổ c) Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân phường thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tham gia với Uỷ ban nhân dân Quận việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn ; Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ vùng; d) Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân phường thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng phường, điểm dân cư nông thôn địa bàn phường; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt; Quản lý, khai thác, sử dụng cơng trình giao thơng kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng; tổ chức thực sách nhà ở; quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn; Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp Uỷ ban nhân dân Quận e) Trong lĩnh vực thương mại dịch vụ du lịch, Uỷ ban nhân dân phường thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn phường; Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; Kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A g) Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hố, thơng tin thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân phường thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hố, giáo dục, thơng tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn phường tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề; tổ chức trường mầm non; thực chủ trương xã hội hoá giáo dục địa bàn; đạo việc xoá mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử; Quản lý công trình cơng cộng phân cấp; hướng dẫn phong trào văn hoá, hoạt động trung tâm văn hố - thơng tin, thể dục thể thao; bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hoá danh lam thắng cảnh địa phương quản lý; Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế; quản lý trung tâm y tế, trạm y tế; đạo kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo vệ chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực sách dân số kế hoạch hố gia đình; Kiểm tra việc chấp hành pháp luật hoạt động sở hành nghề y, dược tư nhân, sở in, phát hành xuất phẩm; Tổ chức, đạo việc dạy nghề, giải việc làm cho người lao động; tổ chức thực phong trào xố đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo h) Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường, Uỷ ban nhân dân phường thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức thực bảo vệ mơi trường; phòng, chống, khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; Tổ chức thực quy định pháp luật tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm; ngăn chặn việc sản xuất Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A lưu hành hàng giả, hàng chất lượng địa phương i) Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban nhân dân phường thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phòng tồn dân; thực kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ phường; quản lý lực lượng dự bị động viên; đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ; Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân xử lý trường hợp vi phạm theo quy định pháp luật; Tổ chức thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an tồn xã hội, xây dựng lực lượng cơng an nhân dân phường vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác địa phương; Chỉ đạo kiểm tra việc thực quy định pháp luật quản lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, lại người nước địa phương; Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh, trật tự, an tồn xã hội k) Trong việc thực sách dân tộc sách tơn giáo, Uỷ ban nhân dân phường có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến sách, pháp luật dân tộc tôn giáo; Tổ chức thực nhiệm vụ giao chương trình, kế hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội Quận tổ,khu vực chưa phát triển Chỉ đạo kiểm tra việc thực sách dân tộc, sách tơn giáo; quyền tự tín ngưỡng, tôn giáo, theo không theo tôn giáo công dân địa phương; Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự tín ngưỡng, tơn giáo lợi dụng tín ngưỡng, tơn giáo để làm trái quy định pháp luật sách Nhà nước theo quy định pháp luật 10 Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A CHƯƠNG III NHẬN XÉT , KIẾN NGHỊ I.Nhận xét : Qua khảo sát thực tế, kết hợp vận dụng lý thuyết học tơi có số nhận xét cơng tác Văn thư – Lưu trữ UBND phường Phú Đô sau: Công tác văn thư UBND phường Phú Đô có ưu nhược điểm sau: a) Cơng tác soạn thảo văn UBND phường thực tương đối tốt, văn ban hành quy trình, thủ tục ban hành văn Các văn có đầy đủ yếu tố thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, thông tin văn bảo đảm an tồn, bí mật, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải công việc b) Quản lý văn Tại UBND phường Phú Đô việc quản lý văn có ưu điểm, nhược điểm sau * Ưu điểm: Trong hoạt động quan công tác quản lý văn tổ chức tốt quy định Nhà nước, công tác quản lý văn tổ chức tốt tất khâu đánh máy, in văn bản, trình ký, cơng tác đóng dấu Việc đăng ký văn UBND phường Phú Đô cán văn thư đăng ký sổ đăng ký văn Qua khảo sát thấy UBND phường Phú Đô vào số lượng ban hành văn năm từ 2000 đến 5000 văn mà lập loại sổ: - Sổ đăng ký văn vi phạm pháp luật - Sổ đăng ký văn hành có tên gọi - Sổ đăng ký cơng văn ? Các loại sổ lập theo năm, năm dùng riêng, số thứ tự đánh từ ngày đến ngày cuối năm Việc đăng ký văn tiến hành thường xuyên theo ngày Công việc đăng ký văn UBND phường Phú Đô đăng ký vào sổ xác đủ thể thức tạo điều kiện thuận lợi cho công việc giải 40 Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A nhanh chóng * Nhược điểm: Tuy nhiên việc đăng ký văn UBND phường Phú Đô tồn số hạn chế gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu thời gian tốn cơng sức cần thiết Bên cạnh cán văn thư chưa lập sổ chuyển giao văn gây khó khăn cho việc quản lý văn c) Quản lý văn đến Qua khảo sát UBND phường Phú Đô thấy việc quản lý văn đến có ưu, nhược điểm sau: * Ưu điểm: Tất văn đến quan tập trung vào đầu mối thống phận văn thư, tất khâu quản lý văn đến tiếp nhận, bóc bì văn đến, giải theo dõi, giải văn thực tương đối tốt theo quy định Nhà nước Tất văn đến đăng ký sổ đăng ký văn đến Cán văn thư quan vào số lượng văn đến hàng năm từ 2000 đến 5000 văn năm mà lập loại sổ: - Sổ đăng ký văn đến - Sổ đăng ký văn mât - Nhìn chung cơng tác đăng ký văn đến sổ UBND phường Phú Đô tiến hành tốt theo quy định Nhà nước Các văn đến đăng ký vào sổ, lấy số, ký hiệu rõ ràng đảm bảo cho việc tra tìm sau * Nhược điểm: Tuy nhiên công tác đăng ký văn đến UBND phường Phú Đơ số hạn chế Chưa lập sổ theo dõi giải văn đến mà nhắc nhở chưa làm tốt công tác quản lý văn bản, tổ chức giải văn chưa sát d) Quản lý sử dụng dấu Qua trình thực tập UBND phường Phú Đô thấy công tác quản lý sử dụng dấu tiến hành tốt, dấu cán văn thư bảo quản 41 Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A chặt chẽ, cẩn thận, lau chùi đặt vào ngăn tủ sau sử dụng xong Dấu đóng lên văn có đầy đủ thơng tin chữ ký hợp lệ Dấu đóng lên phần ba chữ ký bên trái Tuy nhiên việc quản lý sử dụng dấu UBND tồn số hạn chế ý thức, tinh thần làm việc cán văn thư nên nhiều văn dấu đóng bị nhoè, bị mờ - Về chất lượng Cán bộ: UBND phường chưa có Cán Văn thư có trình độ chun mơn cao Hai cán văn phòng thống kê kiêm nhiêm văn thư lưu trữ nên khâu nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ chi hạn chế công tác lưu trữ Cán văn phòng có phẩm chất trị tốt, có tinh thần trách nhiệm với cơng việc cao, đào tạo qua lớp nghiệp vụ văn phòng nên không lãnh đạo tốt công tác Văn thư – Lưu trữ mà làm tốt cơng tác ngoại giao, tiêp dân, giúp lãnh đạo cần thiết - Về quan tâm đạo lãnh đạo UBND : UBND phường ln có kế hoạch đạo, hướng dẫn công tác Văn thư – Lưu trữ đào tạo, bồi dưỡng trình độ chun mơn cho Cán thông qua hội nghị tổng kết tập huấn công tác Văn thư – Lưu trữ đưa Cán tập huấn cấp quận - Về trang thiết bị UBND phường trang bị thiết bị văn phòng đaị máy tính , máy in , tủ đựng tài liệu Nhược điểm công tác Văn thư – Lưu trữ UBND phường Phú Đô : Trong công tác văn thư, số hạn chế phổ biến tất quan nói chung UBND phường Phú Đơ nói riêng tồn văn bản- Tài liệu q trình hoạt động chưa lập hồ sơ hồn chỉnh Vì tài liệu nộp lưu phòng, ban nộp lưu tình trạng bó gói , gây khó khăn lớn cho công tác Lưu trữ d) Nhược điểm công tác lưu trữ UBND phường; UBND phường Phú Đơ chưa bố trí cán chun trách làm công tácLưu trữ Cán lưu trữ cán Văn phòng thống kê kiêm nhiệm công tác Văn thư 42 Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A lưu trữ Vì mà cơng tác Lưu trữ UBND nhiều hạn chế Chưa thu hồi tài liệu đến thời hạn nộp lưu lưu trữ , tài liệu bị phân tán nằm rải rác phòng… Một số tài liệu thu hồi cán lưu trữ chưa tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý tài liệu Vì phần lớn tài liệu tình trạng bó gói lộn xộn gây khó khăn cho việc tra tìm, khai thác sử dụng tài liệu Kho lưu trữ UBND phường Phú Đô kho lưu trữ địa phương thiếu số trang thiết bị bảo quản như: Cặp, giá đựng tài liệu,bình ơxi, quạt thơng gió nên chưa đáp ứng phục vụ việc thu hồi tài liệu, bảo quản tài liệu II Một số đề xuất kiến nghị: Qua khảo sát thực tế thấy để làm tốt công tác Văn thư – Lưu trữ, UBND phường Phú Đô cần làm tốt số công việc sau: Lãnh đạo UBND phường cần quan tâm sát đến công tác văn thư - lưu trữ quan Ban hành chủ chương , hướng dẫn nghiệp vụ công tác cách cụ thể, sâu sát Tổ chức đưa Cán tập huấn cấp trọng đào tạo , bồi dưỡng trình độ chun mơn cho cán Văn thư – Lưu trữ, cần thu hút đầu tư cấp cho công tác Hàng năm cần tổ chức công tác kiểm tra thực công tác cán Văn thư – Lưu trữ kiểm tra việc lập hồ sơ công việc phòng, ban quan cần ban hành văn hướng dẫn , đôn đốc xây dựng đề án nhằm đưa công tác Văn thư- Lưu trữ vào hoạt động có nề nếp, hiệu Thường xuyên tổ chức sơ kết, tổng kết năm , cuối năm công tác Văn thư - Lưu trữ để rút kinh nghiệm, đánh giá việc làm được, việc chưa làm để có kế hoạch khen thưởng biểu dương cá nhân, phòng ban có thành tích cao đưa giải pháp khắc phục hình thức sử lý nghiêm khắc cá nhân, phòng ban vi phạm góp phần nâng cao lực trách nhiệm cuả cán Lãnh đạo UBND phường đôn đốc kiểm tra thường xun phòng, ban lập hồ sơ cơng việc giải xong đưa vào lưu trữ, tạo điều kiện làm 43 Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A tốt công tác lưu trữ Ngoài lãnh đạo UBND phường tiến hành lập kế hoạch ban hành định thu hồi hết số tài liệu đến thời hạn nộp lưu tồn phòng, ban đưa vào lưu trữ lịch sử huyện cần có biện pháp để việc nộp lưu tài liệu phòng ban theo quy định nộp lưu cuả Nhà nước Đối với tài liệu thu hồi cần bố trí cán chuyên trách lưu trữ tiến hành phân loại xác định giá trị, chỉnh lý, bố trí nơi bảo quản để công tác lưu trữ quy củ, việc tra tìm khai thác sử dụng tài liệu hiệu cần xây dựng phòng đọc lưu trữ riêng Cần trang bị thêm thiết bị văn phòng đại máy fax , mua thêm số máy phôtô phục vụ công tác văn thư Kho lưu trữ phường cần trang bị thiết bị bảo quản tài liệu như: cặp, hộp , giá đựng tài liệu , bình ơxi, quạt thơng gió, biện pháp chống ẩm, chống mốc nhằm bảo vệ an toàn tài liệu xử lý kịp thời tình xẩy với tài liệu Đưa công nghệ tin học vào phục vụ công tác văn thư – lưu trữ nhiều để cơng tác tiến hành nhanh chóng, xác, kịp thời, bí mật đại đáp ứng nhu cầu đoi hỏi ngày cao 44 Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A C KẾT LUẬN Thực tập tốt nghiệp khâu sau trình tiếp thu lý thuyết lớp hầu hết trường Tất trường ĐH,CĐ, THCN tổ chức đợt thực tập tốt nghiệp Có thể nói phương châm đào tạo hiệu kết hợp lý thuyết thực hành, lý luận thực tiễn Bộ Giáo dục Thực phương châm trên, trường ĐH Nội vụ Hà Nội, trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng dạy nghề tổ chức đợt thực tập tuần cho học sinh nghành Văn thư – Lưu trữ , hàng văn phòng Được đồng ý Nhà trường tiếp nhận UBND phường Phú Đô, thực đợt thực tập với chuyên nghành Văn thư – Lưu trữ Tuy thời gian thực tập không nhiều thực có ý nghĩa thân tơi, giúp tơi trưởng thành nhiều Đó hội cho tơi bạn có điều kiện xâm nhập thực tế, làm quen với chun mơn cụ thể hố phần lý thuyết học Có thể nói đợt thực tập giúp tơi hiểu sâu chuyên nghành Văn thư- Lưu trữ Từ thấy tầm quan trọng lĩnh vực quản lý hành Nhà nước quan từ tơi ý thức trách nhiệm Cán Văn thư- Lưu trữ trẻ lớn Đặc biệt nhà nước có sách quản lý Hành “một cửa”, công tác Lưu trữ quan có nhiều bất cập, cần khắc phục nhằm đưa cơng tác phát triển lên với tầm quan trọng Đợt thực tập diễn thuận lợi, thực hành khâu nghiệp vụ đề cương cách thuận lợi Bên cạnh tơi có thêm kinh nghiệm q báu, rèn luyện tác phòng làm việc cán Văn phòng nhanh nhẹn, tự tin khéo léo, tự chau dồi kiến thức chuyên môn để thành công cơng tác sau Để hồn thành báo cáo , tơi xin bày tỏ lòng biết ơn đến thầy giáo, cô giáo chuyên nghành thầy, cô khoa Nhà trường tạo điều kiện thuận lợi cho tơi có mơi trường học tập tốt, hoàn thành phần tiếp thu lý thuyết lớp, làm tảng cho đợt thực tập 45 Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến cấp lãnh đạo đến cán văn phòng ban nghành khác UBND phường Phú Đô tạo điều kịên giúp đỡ tơi q trình thực tập Nhờ quan tâm , giúp đỡ tận tình sâu sắc quan gặt hái nhiều kết hoàn thành báo cáo cách thuận lợi Trong trình thực tập quan chắn tơi khơng khỏi bỡ ngỡ mong góp ý kiến quý quan Báo cáo thực tập tốt nghiệp thành sau thời gian dài học lý thuyết sau thực đợt thực tập Tôi xin chân thành cảm ơn hướng dẫn tận tình giáo viên hướng dẫn với hướng dẫn tận tình anh Nguyễn Văn Hà cán văn thư Song kiến thức hạn chế nên báo cáo không tránh khỏi thiếu sót mong nhận góp ý chân thành thầy cô giáo chuyên nghành thầy cô khoa nhà trường Xin chân thành cảm ơn! 46 Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A PHỤ LỤC Phụ lục Bản đồ hành UBND phường Phú Đô Phụ lục 02: mẫu sổ đăng ký văn đi, đến Phụ lục 02a - Phần bìa sổ: UBND PHƯỜNG PHÚ ĐÔ SỔ CÔNG VĂN ĐI Quyển số: …… Từ ngày …tháng …năm … Đến ngày …tháng …năm … - Phần đăng ký văn đi: 47 Nguyễn Hữu Tuấn Ngày, NƠI tháng NHẬN gửi CÔNG CV VĂN TCVT-LT 15A CÁC LOẠI CÔNG VĂN ĐI Lệnh Hành Quyết Chỉ Nghị Thơng Báo Mời định thị báo cáo họp TRÍCH Người YẾU ký CƠNG công VĂN văn Sa o lục Ghi chú: (1)Ngày, tháng đăng ký văn (2) Nơi nhận nơi văn gửi đến để báo cáo, thông báo, giải công việc (3)Tên loại văn ban hành (4) Trích yếu nội dung văn (5) Người ký văn - 48 Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A Phụ lục 02b - phần bìa sổ: UBND PHƯỜNG PHÚ ĐƠ SỔ CƠNG VĂN ĐIẾN Quyển số: …… Từ ngày …tháng …năm … - Phần đăng ký văn đến: Số NƠI Ngày thứ GỬI tháng tự CƠN cơng G văn VĂN Đến ngày …tháng …năm … CÁC LOẠI CÔNG VĂN ĐẾN Hành Chỉ Quyết Thơng Báo Nghị thị định báo cáo Mờ i họp Sao lục TRÍCH Nơi YẾU nhận CƠNG cơng VĂN văn Điện Ghi chú: (1)Số thứ tự văn đến đăng ký ghi theo số ghi dấu “Đến” (2) Tên quan, tổ chức ban hành văn họ tên, địa người gửi đơn, thư (3)Ghi ngày, tháng, năm văn đến đơn, thư Đối với ngày 10 tháng 1, phải thêm số trước; năm ghi hai chữ số cuối năm, ví dụ: 03/01/11, 31/12/11 (4) Tên loại văn đến (5) Trích yếu nội dung văn đến (6) Người nhận văn bản(Chủ tịch) 49 Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A Phụ lục Nội quy làm việc 50 Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A Phụ lục Nơi niêm yết quy định thực thủ tục hành 51 Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A 52 Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A Phụ lục Bộ phận tiếp nhận hồ sơ trả kết 53 Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A Phụ lục Cổng UBND phường Phú Đô 54 ... sổ tương đối dễ làm, Nhân viên Văn thư 28 Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A khơng gặp khó khăn việc đăng ký thơng tin văn vào sổ 29 Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A c Trình phối chuyển giao văn đến : Tất... nhẹ nhàng khéo léo, tế nhị giúp đỡ đắc lực cho lãnh đạo việc giải công việc hàng ngày Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A Là cán Văn thư tương lai, đợt thực tập trang bị cho số kiến thức Trước hết nhận... đề tài Nắm tổng quan sơ lược UBND phường Phú Đô, Quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội Nguyễn Hữu Tuấn TCVT-LT 15A Khảo sát cơng tác Văn phòng UBND phường Phú Đơ, nắm chức năng, nhiệm vụ, quyền