Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức 3 1.1.1. Khái quát về lịch sử hình thành của Uỷ ban Nhân dân Quận Tây Hồ 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ 3 1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư – lưu trữ của UBND quận Tây Hồ 7 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ 10 2.1 Hoạt động quản lý 10 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ 10 2.1.2 Tổ chức bộ phận, bố trí nhân sự làm công tác Văn thư Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 12 2.1.3 Đào tạo bồi dưỡng cán bộ chuyên môn nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 13 2.1.4 Tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng Khoa học Công nghệ vào Công tác Văn thư Lưu trữ 14 2.1.5 Công tác thanh tra, kiểm tra Công tác Văn thư Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 14 2.6 Sơ kết, tổng kết Công tác Văn thư Lưu trữ trong phạm vi Ủy ban nhân dân quận Hoàn Kiếm 15 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 16 2.2.1 Thực tiễn Công tác Văn thư 16 2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 16 2.2.1.2 Quản lý và giải quyết văn bản đi đến 17 2.2.1.3 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 19 2.2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu 20 2.2.2 Thực tiễn Công tác Lưu trữ 21 2.2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 21 2.2.2.2 Công tác phân loại tài liệu lưu trữ 22 2.2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 22 2.2.2.4 Công tác Chỉnh lý tài liệu 23 2.2.2.5 Công tác Thống kê và Xây dựng công cụ tra tìm Tài liệu lưu trữ 24 2.2.2.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 24 2.2.2.7 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 25 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 26 3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 26 3.1.1 Về Công tác Văn thư 26 3.1.2 Công tác Lưu trữ 27 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 27 3.2.1 Về Công tác Văn thư 27 3.2.2 Về Công tác Lưu trữ 28 3.3 Một số khuyến nghị 28 3.3.1 Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 28 3.3.2 Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ của Khoa, Trường 28 C. PHẦN KẾT LUẬN 30 D. PHỤ LỤC
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ DẠY NGHỀ Họ tên: Hồ Nhật Anh BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP NGÀNH VĂN THƯ LƯU TRỮ K15 KHÓA HỌC (2015 - 2017) Tên quan: UBND QUẬN TÂY HỒ Địa chỉ: 657 Lạc Long Quân, Tây Hồ, Hà Nội Cán hướng dẫn nghiệp vụ quan: Nguyễn Thị Hương HÀ NỘI - 2017 MỤC LỤC MỞ ĐẦU NỘI DUNG .3 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức 1.1.1 Khái quát lịch sử hình thành Uỷ ban Nhân dân Quận Tây Hồ 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ .3 1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư – lưu trữ UBND quận Tây Hồ .7 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UBND QUẬN TÂY HỒ 10 2.1 Hoạt động quản lý .10 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn quy định công tác văn thư, lưu trữ 10 2.1.2 Tổ chức phận, bố trí nhân làm công tác Văn thư Lưu trữ Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 12 2.1.3 Đào tạo bồi dưỡng cán chuyên môn nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 13 2.1.4 Tổ chức đạo việc nghiên cứu, ứng dụng Khoa học Công nghệ vào Công tác Văn thư Lưu trữ .14 2.1.5 Công tác tra, kiểm tra Công tác Văn thư Lưu trữ Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ .14 2.6 Sơ kết, tổng kết Công tác Văn thư Lưu trữ phạm vi Ủy ban nhân dân quận Hoàn Kiếm .15 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 16 2.2.1 Thực tiễn Công tác Văn thư 16 2.2.1.1 Soạn thảo ban hành văn 16 2.2.1.2 Quản lý giải văn đến 17 2.2.1.3 Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ 19 2.2.1.4 Quản lý sử dụng dấu 20 2.2.2 Thực tiễn Công tác Lưu trữ 21 2.2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 21 2.2.2.2 Công tác phân loại tài liệu lưu trữ .22 2.2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu 22 2.2.2.4 Công tác Chỉnh lý tài liệu 23 2.2.2.5 Công tác Thống kê Xây dựng công cụ tra tìm Tài liệu lưu trữ 24 2.2.2.6 Cơng tác bảo quản tài liệu lưu trữ .24 2.2.2.7 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 25 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ 26 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt 26 3.1.1 Về Công tác Văn thư 26 3.1.2 Công tác Lưu trữ 27 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ 27 3.2.1 Về Công tác Văn thư 27 3.2.2 Về Công tác Lưu trữ .28 3.3 Một số khuyến nghị 28 3.3.1 Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ .28 3.3.2 Đối với môn văn thư, lưu trữ Khoa, Trường 28 C PHẦN KẾT LUẬN 30 D PHỤ LỤC MỞ ĐẦU Lưu trữ Việt Nam có lịch sử trăm năm hình thành phát triển Cách Mạng tháng Tám thành công, nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà đời Trong năm đầu xây dựng nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hồ, Đảng Chủ tịch Hồ Chí Minh trọng đến công tác Văn thư, lưu trữ Sớm nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư, Lưu trữ, ngày 8/9/1945 Bộ trưởng Bộ Nội vụ Võ Nguyên Giáp ký sắc lệnh thành lập bổ nhiệm Giám đốc Nha Lưu trữ Công văn Thư viện tồn quốc Cho đến nay, cơng tác Văn thư, Lưu trữ quan, tổ chức, doanh nghiệp quan tâm, trọng đặt lên vị trí hàng đầu Nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư, Lưu trữ quan, tổ chức, doanh nghiệp, Khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đào tạo nguồn nhân lực có trình độ Văn thư, Lưu trữ có chất lượng, đáp ứng nhu cầu xã hội Đặc biệt với mục đích học đôi với hành, năm Khoa Văn thư - Lưu trữ thường xuyên tổ chức cho sinh viên kiến tập ngành nghề nhằm mục đích: Thứ giúp cho sinh viên củng cố kiến thức trang bị đồng thời bước gắn học với hành, lý luận gắn với thực tiễn Thứ hai giúp cho sinh viên làm quen tăng cường kỹ ngành nghề, lực chuyên môn đào tạo Thứ ba giúp sinh viên hệ thống hóa tăng cường củng cố kiến thức thuộc chuyên ngành Được giới thiệu nhà trường, nhận đồng ý Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, em có điều kiện thực tập, tìm hiểu tình hình thực tế thực nghiệp vụ công tác Văn thư, Lưu trữ Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ từ ngày 17/7/2017 đến 15/9/2017 Trong thời gian thực tập, em cố gắng thực tốt nội quy, quy chế làm việc Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ kế hoạch đào tạo nhà trường đề Tuy nhiên, trình thực nghiệp vụ, bước đầu tiếp xúc với khối tài liệu lớn nên thân em không tránh khỏi bỡ ngỡ, lúng túng công việc, chưa xử lý nhanh nhạy lý thuyết thực hành Trong suốt trình thực tập em ln nhận hướng dẫn, bảo, giúp đỡ tận tình chị Nguyễn Thị Hương – Chuyên viên phận Văn thư thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, với Tập thể Lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức công tác Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ Qua đây, cho em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới tập thể Thầy, Cô khoa Văn thư – Lưu trữ; Lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức công tác Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ tạo điều kiện để em hoàn thành tốt đợt thực tập Do thời gian thực tập có hạn, hiểu biết nghiệp vụ hạn chế nên “Báo cáo thực tập” em không tránh khỏi thiếu sót Kính mong nhận đóng góp ý kiến Thầy, Cơ giáo để báo cáo em hoàn chỉnh Em xin chân thành cảm ơn./ Hà Nội ngày … tháng năm 2017 Sinh viên Hồ Nhật Anh NỘI DUNG CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan, tổ chức 1.1.1 Khái quát lịch sử hình thành Uỷ ban Nhân dân Quận Tây Hồ Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ đơn vị Hành thành lập theo nghị định số 69/CP Chính phủ ban hành ngày 28/10/1995 Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà Nội giao cho nhiệm vụ quản lý nhà nước địa bàn ngày 01 tháng 01 năm 1996 Khi thành lập, theo Quyết định 4428/QĐ-UBND Thành phố Hà Nội ban hành ngày 15/12/1995 thành lập phòng, ban chuyên môn giúp việc trực thuộc UBND quận Tây Hồ, UBND quận có 12 phòng ban chun mơn, có 08 đơn vị nghiệp đoàn thể thực chức năng, nhiệm vụ Quận Tây Hồ xác định trung tâm dịch vụ - du lịch, trung tâm văn hoá, vùng bảo vệ cảnh quan thiên nhiên Thủ đô Hà Nội Quận nằm phía Tây Bắc Hà Nội Diện tích 24,0km2, gồm phường: Bưởi, Yên Phụ, Thuỵ Khuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xn La, Phú Thương Phía đơng giáp quận Long Biên; Phía tây giáp huyện Từ Liêm quận Cầu Giấy; Phía nam giáp quận Ba Đình; Phía bắc giáp huyện Đơng Anh Quận Tây Hồ có địa hình tương đối phẳng, có chiều hướng thấp dần từ bắc xuống nam Theo định hướng phát triển thủ đô Hà Nội đến năm 2020, quận Tây Hồ thuộc khu vực phát triển Thành phố Trung tâm Như vậy, tương lai Tây Hồ khu vực trung tâm Thành phố Hà Nội Với vị trí đó, quận Tây Hồ có điều kiện đặc biệt thuận lợi thu hút nguồn lực bao gồm nguồn vốn tài chính, nguồn nhân lực khoa học công nghệ, để thúc đẩy nhanh phát triển Kinh tế Xã hội quận nói riêng thủ Hà Nội nói chung 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ a) Chức Uỷ ban Nhân dân Quận Tây Hồ Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ quan Hành Nhà nước địa phương, quản lý phạm vi lãnh thổ quận theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị Hội đồng nhân dân quận quan cấp lĩnh vực: Kinh tế, Chính trị, An ninh – xã hội, Quốc phòng Cụ thể là: - Phát triển Kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thương nghiệp, Lâm nghiệp, Văn hóa, Xã hội, Giáo dục, Y tế, Dịch vụ, thể dục – thể thao, báo chí, khoa học – công nghệ, môi trường, xây dựng, giao thông vận tải,… - Về thu chi ngân sách địa phương; - Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật, văn quan nhà nước cấp Nghị Hội đồng nhân dân cấp; - Bảo đảm an ninh trị trật tự an tồn xã hội, thực nhiệm vụ xây dựng lực lượng vũ trang xây dựng lực lượng quốc phòng tồn dân, thực chế độ, nghĩa vụ quân Quản lý hộ tịch hộ địa phương, quản lý việc cư trú lại người địa phương; - Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước tổ chức công dân, bảo vệ quyền tự dân chủ nhân dân; - Về công tác thi hành án, giải đơn khiếu nại Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ Hội đồng nhân dân cấp bầu ra, quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan Hành Nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ thực chức quản lý Nhà nước địa phương, góp phần đảm đạo, quản lý thống máy hành Nhà nước từ Trung ương đến sở, đại diện cho ý chí nguyện vọng quyền làm chủ nhân dân địa phương b) Nhiệm vụ, quyền hạn Uỷ ban nhân dân Quận Tây Hồ Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ có nhiệm vụ đạo điều hành nhiệm vụ, Chương trình cơng tác tuần, tháng, quý, năm đề ra, quản lý đạo, hướng dẫn phường hoạt động quản lý Nhà nước Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ thực nhiệm vụ theo Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003, cụ thể là: - Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng dài hạn hàng năm Quận - Xây dựng chương trình, cơng tác hàng năm Uỷ ban nhân dân quận, biện pháp thực nghị Hội đồng nhân dân quận kinh tế xã hội, an ninh, quốc phòng, thơng qua báo cáo Uỷ ban nhân dân quận trước trình Hội đồng nhân dân quận - Xây dựng quy chế làm việc Uỷ ban nhân dân quận, công tác tổ chức máy thực chế độ quản lý cán theo phân cấp quy định Nhà nước Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật tập thể, cá nhân Uỷ ban nhân dân quận trực tiếp quản lý - Kết luận vụ khiếu nại, tố cáo có liên quan tới cán chủ chốt Uỷ ban nhân dân quản lý vụ việc phức tạp theo quy định Luật Khiếu nại tố cáo - Kiểm điểm, đánh giá công tác đạo, điều hành tập thể cá nhân thành viên Uỷ ban nhân dân quận hàng năm - Giải vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền Uỷ ban nhân dân quận c) Cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ Cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch 12 phòng ban tham mưu, giúp việc Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ Cơ quan quản lý Hành Nhà nước, thực nhiệm vụ quyền hạn tổ chức hoạt động theo quy định Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân ngày 26/11/2003 Bộ máy Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ toàn hệ thống thành viên, phòng, ban tổ chức theo cấu trực tuyến Mỗi thành viên Uỷ ban nhân dân quận chịu trách nhiệm cá nhân phần công tác phân công trước Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân Chủ tịch Uỷ ban nhân dân quận; thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể hoạt động Uỷ ban nhân dân quận trước Thành ủy, Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân Thành phố, Quận ủy, Hội đồng nhân dân quận Tây Hồ quan Nhà nước cấp Cơ cấu tổ chức ủy ban nhân dân quận Tây Hồ gồm: * Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân Quận: - 01 Chủ tịch Uỷ ban nhân dân quận – Đỗ Anh Tuấn phụ trách chung Giúp việc cho Chủ tịch 03 Phó chủ tịch gồm: - Phó chủ tịch: Nguyễn Lê Hồng - phụ trách khối Đất đai – Trật tự xây dựng: , - Phó chủ tịch: Phạm Xuân Tài - phụ trách khối Văn xã, - Phó chủ tịch: Nguyễn Đình Khuyến - phụ trách khối Kinh tế * Các uỷ viên UBND Quận: - Uỷ viên UBND quận Dương Thị An - Uỷ viên UBND quận Lê Quang Chính - Uỷ viên UBND quận Nguyễn Việt Cường - Uỷ viên UBND quận Nguyễn Minh Hải - Uỷ viên UBND quận Dương Việt Hùng - Uỷ viên UBND quận Phùng Anh Lê - Uỷ viên UBND quận Lê Hoài Nam - Uỷ viên UBND quận Nguyễn Văn Kha - Uỷ viên UBND quận Lê Trung Đức - Uỷ viên UBND quận Chu Thị Minh Tân - Uỷ viên UBND quận Lê Hồng Vũ - Uỷ viên UBND quận Võ Bích Thủy - Ủy viên UBND quận Phan Tuấn Ngọc * Các phòng, ban chun mơn: Giúp việc cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch có 12 Phòng, ban chun mơn trực thuộc Uỷ ban nhân dân Quận, hoạt động theo chức nhiệm vụ Văn phòng UBND Quận Phòng Nội vụ Phòng Thanh tra Phòng Lao động Thương binh Xã hội Phòng Văn hố Thơng tin - Thể dục thể thao Phòng Kinh tế Phòng Giáo dục Đào tạo Phòng Quản lý - Đơ thị Phòng Tư pháp 10.Phòng Tài - Kế hoạch 11.Phòng Y tế 12.Phòng Tài ngun Mơi trường Ngồi ra, có Đồn thể trị: Hội Cựu chiến binh, Hội Phụ nữ, Hội Nơng dân, Đồn Thanh niên, Mặt trận Tổ quốc, Liên đồn Lao động; Bên cạnh đó, có đơn vị hiệp quản: Đội quản lý thị trường, Đội thi hành án, Đội tra Giao thông công chính, Đội quản lý trật tự xây dựng, Viện kiểm sát nhân dân, Toà án nhân dân… 1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư – lưu trữ UBND quận Tây Hồ Bộ phận Văn thư Lưu trữ Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ có chức tham mưu giúp Chủ tịch cơng tác: Hành chính, quản trị, văn thư, lưu trữ, tài quan Nhiệm vụ cụ thể Văn phòng: - Tiếp nhận, phát hành quản lý văn bản, tài liệu…từ nơi khác gửi đến từ Ủy ban gửi đi; kiểm tra thể thức văn trình tự, thủ tục việc phát hành văn Ủy ban; 2.2.2.7 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Do Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ chưa tổ chức phòng đọc riêng cho cán đến khai thác tài liệu lưu trữ quan Tuy nhiên việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ diễn thường xuyên Theo thống kê cán phụ trách công tác Lưu trữ, năm 2016 05 tháng 2017 có 200 lượt người khai thác sử dụng 752 hồ sơ đưa phục vụ khai thác Để đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu ngày tăng độc giả thời gian tới, Bộ phận Lưu trữ Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ áp dụng số hình thức khai thác, sử dụng như: - Phục vụ sử dụng phòng đọc; - Công bố, giới thiệu tài liệu; - Cung cấp chứng thực lưu trữ… 25 CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ Trong thời gian thực tập Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ (từ ngày 17/7/2017 đến ngày 15/9/2017), theo phân cơng Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân quận, em thực tập phận Văn thư Lưu trữ thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Dưới hướng dẫn bảo cán Văn thư, Lưu trữ theo phân công nhiệm vụ cho sinh viên thực tập, em thực hành công việc sau: 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt 3.1.1 Về Công tác Văn thư Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội có chức quản lý nhà nước địa bàn quận Do vậy, ngày có nhiều hồ sơ gửi tới quan Bởi lẽ em sinh viên thực tập nên em Cán Văn thư hướng dẫn số công việc đơn giản cách đăng ký văn đến vào sổ đăng kí cơng văn đi, cơng văn đến quan Bên cạnh đó, sau đăng kí văn bản, hồ sơ vào sổ, em nhập lại văn bản, tài liệu vào phần mềm quản lý điều hành văn quan giúp cho việc quản lý, tra tìm văn bản, tài liệu nhanh chóng, xác Tương tự văn đến, văn làm theo quy trình Văn thư Các cán chun mơn xin dấu số văn bản, sau phát hành văn Nhiệm vụ em tiến hành lập tập lưu văn quan xếp liên tục theo số thứ tự ngày tháng Đối với việc quản lý sử dụng dấu, cán văn thư tạo điều kiện cho em đóng dấu văn quan phát hành văn văn gửi đến quan tổ chức Các loại dấu Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ bảo quản két sắt quan Hiện nay, Ủy ban sử dụng loại dấu như: dấu quan; dấu chức danh quan, dấu chức danh Chủ tịch, phó chủ tịch, Chánh văn phòng; dấu đến; dấu mật, khẩn… Việc đóng dấu văn theo quy định Nhà nước 26 3.1.2 Công tác Lưu trữ Năm 2017, phòng, ban, đơn vị chun mơn Ủy ban phải nộp hồ sơ giải xong năm 2016, nên em hỗ trợ phận Lưu trữ quan thu thập, kiểm tra tài liệu thu thập vào Kho lưu trữ quan phòng ban Việc thu tài liệu phòng ban phải tiến hành lập biên bàn giao tài liệu nộp vào lưu trữ quan Toàn hồ sơ, tài liệu nộp lưu đưa vào kho lưu trữ Do công việc nhiều, cán Ủy ban lập hồ sơ Hằng năm, quan thường tiến hành đấu thầu nhằm lựa chọn nhà thầu chỉnh lý tài liệu Trong trình thực tập thời gian khơng q dài nhiên em tiếp cận với công tác chỉnh lý Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ Về công tác bảo quản, hầu hết hồ sơ, tài liệu sau giải xong đưa vào kho tạm Các phòng làm việc, nhiệt độ thời tiết ngày thực tập quan tăng cao nên em giao nhiệm vụ điều chỉnh nhiệt độ phòng cho phù hợp với tài liệu 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ Trong thời gian thực tập Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, em thực tập phận Văn thư phận Lưu trữ thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân Em nhận thấy công tác Văn thư, Lưu trữ Ủy ban quan tâm đạo sát Chủ tịch Ủy ban nhân dân, Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân người tham mưu, giúp việc cho Ban Lãnh đạo Do vậy, Công tác Văn thư, Lưu trữ Ủy ban vào nề nếp ngày phát triển, đáp ứng nhu cầu ngày cao khai thác sử dụng tài liệu Cán văn thư, lưu trữ không ngừng nâng cao nghiệp vụ chuyên môn qua đợt tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ Các trang thiết bị, sở vật chất ngày đầu tư đại Tuy nhiên, bên cạnh ưu điểm tồn số hạn chế nhỏ Nên em xin mạnh dạn đưa số đề xuất sau: 3.2.1 Về Công tác Văn thư - Quản lý giải văn bản: Các cán văn thư thực nghiệp vụ 27 tốt, vào sổ cách cẩn thận, xác nhiên q trình chuyển giao văn đến đơn vị thuộc Ủy ban chậm Ủy ban nhân dân cần đưa chế tài khen thưởng, kỷ luật để nâng cao ý thức trách nhiệm cán văn thư - Quản lý sử dụng dấu: Việc quản lý sử dụng dấu theo quy định Nhà nước Tuy nhiên cán văn thư đóng dấu mờ, chưa thực ngắn Vì Ủy ban cần bồi dưỡng thêm nghiệp vụ quản lý sử dụng dấu cho cán văn thư 3.2.2 Về Công tác Lưu trữ - Cơ sở vật chất: Cở sở vật chất ngày đầu tư Ủy ban chưa bố trí phòng đọc phục vụ độc giả đến khai thác khối tài liệu lưu trữ quan - Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ bắt đầu áp dụng chưa phổ biến Chủ yếu sử dụng mục lục hồ sơ Do vậy, Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ cần ứng dụng phần mềm tra cứu tài liệu nhanh chóng độc giả đến khai thác tài liệu 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ Thời gian thực tập Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, em nhận giúp đỡ, quan tâm Lãnh đạo Ủy ban tồn cán bộ, cơng chức, viên chức Ủy ban Tuy nhiên, kính mong Ủy ban nhân dân tạo điều kiện cho chúng em thực tập phận thời gian để trực tiếp gắn lý luận vào thực tiễn Bởi lẽ, chúng em học nhiều lý luận sách thời gian thực hành nên thời gian thực tập thời gian để chúng em có trải nghiệm thực tế Nhất khâu nghiệp vụ Chỉnh lý, bảo quản…chúng em muốn thực hành Vì vậy, em mong muốn rằng, khóa sau, Lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân tiếp tục quan tâm, tạo điều kiện cho bạn đến Ủy ban nhân dân quận Tây hồ thực tập có trải nghiệm sâu sắc 3.3.2 Đối với môn văn thư, lưu trữ Khoa, Trường - Kính mong nhà trường, khoa Văn thư – Lưu trữ tạo điều kiện cho chúng 28 em có hội va chạm, tiếp xúc với công việc thực tiễn để chúng em thấy lý luận thực tiễn có khác biệt - Trong trình học tập, nhà trường nên tổ chức nhiều buổi thực tế quan, đơn vị để sinh viên vừa học lý thuyết, vừa thấy mối liên hệ với thực tiễn Đồng thời tăng thêm niềm đam mê nghề nghiệp từ giúp cho chúng em có ý thức, trách nhiệm cao công việc sau trường Khi đó, kết học tập nâng cao sau chúng em trở thành cán tương lai có triển vọng, đào tạo chuyên nghiệp 29 C PHẦN KẾT LUẬN Qua đợt thực tập Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, Tuy thời gian thực tập không nhiều giúp em có trải nghiệm thực tế công tác Văn thư, Lưu trữ, chuyên ngành mà chúng em theo học Mặc dù tồn số hạn chế định song thực tốt Qua giúp cho em có kiến thức, kinh nghiệm thực tế có kiến thức làm hành trang cho cơng việc sau Đợt thực tập với hướng dẫn tận tình cán bộ, cơng chức, viên chức có trình độ chun mơn kiến thức sâu rộng nên vướng mắc, khó khăn q trình kiến tập em giải đáp cụ thể Từ đó, giúp cho em có nhìn đầy đủ, sâu sắc kỹ năng, nghiệp vụ mình, cho em học hỏi, bổ sung thêm kiến thức, kết hợp vận dụng so sánh kiến thức học trường vào thực tế làm việc Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ để tạo điều kiện cho giải cơng việc tốt Ngược lại, bên cạnh đợt thực tập giúp cho em nhận điểm yếu Vì vậy, em phải phấn đấu học tập để sau trường em góp phần cơng sức nhỏ bé vào cơng tác Văn thư, lưu trữ quan nói riêng ngành Văn thư, lưu trữ Việt Nam nói chung Một lần nữa, em xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc đến tập thể thầy cô Khoa Văn thư – Lưu trữ trang bị cho em kiến thức lý luận chuyên ngành Văn thư, Lưu trữ tập thể cán bộ, công chức, viên chức Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ tạo điều kiện để em hoàn thành đợt thực tập này./ 30 D PHỤ LỤC Phụ lục Sơ đồ máy UBND quận Tây Hồ Phụ lục Nội dung công việc thực tập nghiệp vụ lưu trữ Phụ lục Nội dung công việc thực tập nghiệp vụ văn thư ... Việt Cường - Uỷ viên UBND quận Nguyễn Minh Hải - Uỷ viên UBND quận Dương Việt Hùng - Uỷ viên UBND quận Phùng Anh Lê - Uỷ viên UBND quận Lê Ho i Nam - Uỷ viên UBND quận Nguyễn Văn Kha - Uỷ viên... Quận: - 01 Chủ tịch Uỷ ban nhân dân quận – Đỗ Anh Tuấn phụ trách chung Giúp việc cho Chủ tịch 03 Phó chủ tịch gồm: - Phó chủ tịch: Nguyễn Lê Ho ng - phụ trách khối Đất đai – Trật tự xây dựng: , -. .. Xuân Tài - phụ trách khối Văn xã, - Phó chủ tịch: Nguyễn Đình Khuyến - phụ trách khối Kinh tế * Các uỷ viên UBND Quận: - Uỷ viên UBND quận Dương Thị An - Uỷ viên UBND quận Lê Quang Chính - Uỷ viên