1 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ =========== NHÓM ĐỀ TÀI: LÀM THẾ NÀO ĐỂ KHAI THÁC TỐT NHẤT THÔNG TIN ĐỐI TÁC TRÊN BÀN ĐÀM PHÁN Hà Nội, 27/03/2012 Đề tài: LÀM THẾ NÀO ĐỂ KHAI THÁC TỐT NHẤT THÔNG TIN ĐỐI TÁC TRÊN BÀN ĐÀM PHÁN *** Nhóm Thành viên: Lê Thị Ngọc Thùy Vũ Thị Ngọc Thủy Nguyễn Thị Phương Thúy Phạm Hà Quỳnh Phương Nguyễn Thị Ánh Nguyễn Hoàng Khang Nguyễn Quang Tú CẤU TRÚC: I Vai trò việc thu thập thông tin đối tác II Các thông tin cần thiết cho trình đàm phán III Các kỹ thuật thu thập thông tin IV Kết luận I Vai trò việc khai thác thơng tin bàn đàm phán Thành công hay thất bại đàm phán nhà quản lý có ảnh hưởng lớn đến hiệu hoạt động doanh nghiệp Đàm phán thành công với khách hàng đem lại doanh thu lợi nhuận nhiều Đàm phán thành cơng với nhà cung ứng giúp doanh nghiệp giảm khoản chi phí kinh doanh nâng cao chất lượng sản phẩm Đàm phán thành công với đối tác mở cho doanh nghiệp hội mới… Quan trọng cả, đàm phán thành công giúp doanh nghiệp xây dựng, trì củng cố mối quan hệ hợp tác lâu dài Ngược lại, sai lầm đàm phán khiến doanh nghiệp chịu thiệt thòi, mát, chí phá sản Đàm phán tổng hợp phương thức mà sử dụng để truyền đạt thông tin điều mong muốn, ước nguyện trơng đợi từ người khác – cách để nhận thông tin mong muốn ước nguyện trông đợi từ người khác Thông tin là yêu tố quan quyêt đinh cho môt cuôc đàm phan thành công hay thât bai Để nhà đàm phan có môt cuôc đàm phan thành công, thu đươc lơi nhuân nhiêu nhât cung tôn thât và điêu kiên ràng buôc nhât thì nhà đàm phan cân phai biêt chăc đươc thông tin từ đối tac cua mình Công việc khai thác thông tin trê bàn đàm phán cung cấp cho ý đồ, mục đích nhu cầu ứng xử phía đối tác Thơng qua đưa sách lược, biện pháp xử lý tình phù hợp tạo kết thương lượng tốt đẫn đến đàm phán thành cơng II Các thơng tin cần thiết cho q trình đàm phán Trong môi cuôc đàm phan khac (hình thưc đàm phan, ngành đàm phan ) mà nhà đàm phan cân thông tin để có kêt qua đàm phan thành công Thành công cua môt cuôc đàm phan không chỉ đươc thể hiên ở viêc nhà đàm phan đat đươc muc đich cua cuôc đàm phan mà thể hiên ở viêc chi phi lơi ich cua nhà đàm phan là nhỏ nhât, tưc là viêc hi sinh môt số quyên lơi cua nhà đàm phan là nhỏ nhât Viêc chuân bi và tìm hiểu thông tin cua đối tac trươc cuôc đàm phan là rât quan cho nhà đàm phan biêt đươc và có chuân bi, nêu phương hương và sach lươc đàm phan phù hơp thê vân chưa thể có môt cuôc đàm phan thành công và kêt qua tốt nhât cua cuôc đàm phan Có rât nhiêu thông tin mà nhà đàm phan không thể tìm hiểu hay biêt trươc đươc, mà nhà đàm phan phai tự tìm kiêm, khai thac luc đàm phan diên Moi thông tin trươc luc đàm phan chỉ là sở để nhà đàm phan đưa phương an và sach lươc dự đinh thông tin mà nhà đàm phan nhân đươc luc đàm phan mơi có thể giup cho nhà đàm phan tơi thành công Vây nhà đàm phan cân khai thac thông tin gì cho cuôc đàm phan đó? Đối vơi môt cuôc đàm phan kinh doanh quốc tê thì nhà đàm phan cân thông tin gì nhât? 2.1 Muc tiêu cua đôi thu đam phan Không chỉ cac cuôc đàm phan kinh doanh quốc tê mà tât ca cac cuôc đàm phan cac linh vực khac viêc biêt đươc muc tiêu cua đôi thu đàm phàn phan sẽ giup cho nhà đàm phan đưa đươc sach lươc và chiên lươc đàm phan phù hơp Dù là đối thu hay là nhà đàm phàn thì trươc bươc vào cuôc đàm phan ho đêu đăt cac muc tiêu cho mình Đó có thể là muc đich chinh hay có thể là cac muc tiêu, tiêu chi nhỏ để có thể thu đươc lơi ich lơn nhât cuôc đàm phan đó Vì muc đich cua đàm phan là cuôc trao đôi để hai bên cùng đat đươc muc đich cua mình, hay nói cach khac thì muc đich cua cuôc đam phan sẽ đat đươc hai bên điêu có thiên chi cuôc đam phan đó Tuy nhiên muc tiêu thì khac, cac muc tiêu cua cac nhà đàm phan này đat đươc hay không lai phu thuôc vào sự tài ba cua nhà đàm phan Vì nó quyêt đinh tơi lơi ich cua nhà đàm phan nhân đươc it hay nhiêu cuôc đàm phan đó Chinh vì thê mà biêt đươc muc tiêu cua đối tac sẽ giup cho nhà đàm phan biêt cach xử lý kheo leo hi sinh môt số muc tiêu nhỏ để giup cho minh đat đươc muc tiêu tốt nhât Vi du: cuôc đàm phan ki kêt hơp đông thì nhà đàm phan (gia sử là bên ban) cân phai biêt đươc khoang gia cua bên mua để có thể đưa gia ban cao nhât cho mình Rõ ràng muc đich ở là ca hai bên đêu muốn ki kêt hơp đông muc tiêu cua hai nhà đàm phan này là khac và nhà đàm phan chỉ có thể biêt đươc muc tiêu cua đối tac luc đàm phan diên chư không thể biêt đươc trươc luc đàm phan 2.2 Chiên lươc đam phan Môi nhà đàm phan đêu có chiên lươc đam phan khac Chiên lươc đàm phan cua nhà đàm phan sẽ giup cho ho lây đươc thể chu đông đàm phan và có thể “lôi” đối thu theo đương mà mình đã đăt ra, đối thu bi đông hay lung tung cuôc đàm phan sẽ tao điêu kiên cho nhà đàm phan có hôi thăng lơi Biêt đươc chiên lươc đàm phan thì nhà đàm phan có thể xử lý và điêu kiển cuôc đàm phan cho có hiêu qua nhât Ngoài viêc này giup cho nhà đàm phan có thể biêt đươc muc tiêu cua đối tac cua mình 2.3 Thông tin về vai trò cua cuôc đam phan đôi vơi đôi tac Đàm phàn và viêc thống nhât để dân đên lơi ich giưa hai bên, vì thê moi cuôc đàm phan đêu mang lai lơi ich cho hai bên Lơi ich này có thể nhỏ cung có thể quyêt đinh tơi vân mênh cua doanh nghiêp tham gia đàm phan Vì thê viêc xac đinh đươc vai tro cua cuôc đàm phan này đối vơi đối tac sẽ giup cho nhà đàm phan đưa quyêt đinh tốt nhât bàn đàm phan Tât nhiên cac bên tham gia đàm phan cân phai giư kin thông tin này, vì thê khai thac đươc thông tin này yêu câu nhà đàm phan phai có kinh nghiêm tốt, đoan đươc thai đô cua đối tac đối vơi cuôc đàm phàn và phai cư vào thông tin điêu trươc luc đàm phan Viêc đanh gia đươc vai tro cua cuôc đàm phan đối vơi đối tac sẽ giup cho nhà đàm phan dê đat đươc muc tiêu, đưa điêu kiên đối vơi đối tac hoăc châp nhân hay bac bỏ điêu kiên mà đối tac đăt đối vơi mình môt cach hơp lý nhât Điêu này làm cho nhà đàm phan thu đươc kêt qua tốt nhât cua cuôc đàm phan 2.4 Thông tin về nôi dung đam phan Thông tin vê nôi dung cua cuôc đàm phan tưởng nhà đàm phan là năm rõ nhât và lai thương xuyên chu quan vê vân đê này Thông thương thì trươc bươc vào cuôc đàm phan thì cac nhà đàm phàn đã biêt đươc nôi dung cua cuôc đàm phàn đó Tuy nhiên thì bươc vào cuôc đàm phan, moi viêc đêu có thể thay đôi kể ca nôi dung đàm phan Đàm phan có thể theo cac hương khac vì thê mà nôi dung cua cuôc đàm phan đó có thể sẽ khac Nêu nhà đàm phan không đoan đươc nôi dung và tình huống có thể xay qua trình đàm phan thì ho có thể dê bi bi đông sử lý tình huống xay này và bi thiêt hai Vì thê viêc tìn hiểu vê nôi dung mà đối tac muốn “lai đi” sẽ giup cho nhà đàm phan chu đông đưa quyêt đinh đung đăn nhât để có đươc môt cuôc đàm phan thành công III Kỹ thuật khai thác thông tin Khai thác thông tin đồng nghĩa với việc thực đồng thời hai công việc hỏi nghe Như để thành cơng q trình khai thác thơng tin phải biết hỏi biết nghe suốt trình đàm phán 3.1 Nghệ thuật hỏi 8 Bạn làm việc giống điều tra viên Trong trình đặt câu hỏi hay chất vấn, bạn phải ý bám sát tới lời, câu, từ, hành động, phản ứng, thói quen điệu cử phía đối tác Biết nghệ thuật đặt câu hỏi, bạn khai thác tối đa thơng tin phía bên phục vụ đắc lực cho việc tạo dựng chiến lược đàm phán - thương lượng Để đặt câu hỏi có lợi nhất, phải giải ba vấn đề: - Hỏi gì? - Từ, ngữ câu cho câu hỏi đặt sao? - Khi đưa câu hỏi? 3.1.1 Những cách hỏi nói Các câu hỏi nói chủ yếu có hai dạng: - Cụ thể giới hạn thu hẹp - Chung chung mở rộng 3.1.1.1Các câu hỏi nói cụ thể giới hạn thu hẹp Những câu hỏi cụ thể giới hạn thu hẹp thường nhằm mục đích thu thông tin cụ thể đơn giản Câu trả lời cần "đúng", "khơng đúng", "có", "không", "vâng" "dạ" Khi bạn cần hướng đàm thoại vào lĩnh vực hay vấn đề cụ thể mà bạn muốn dùng cách hỏi nói loại có tác dụng tốt Sau ví dụ: "Ơng có cơng nhận 85 "cây" giá khơng?", "Anh làm việc vào chủ nhật tới không?" Dạng câu hỏi nói khơng thu nhiều thơng tin Bạn áp dụng phía bên tình trạng không cởi mở, không vui vẻ không thoải mái Mục đích ta nhận câu trả lời "Đồng ý" không đồng ý" mà 3.1.1.2 Những câu hỏi nói chung chung mở rộng Nói chung, dạng câu hỏi nói chung chung mở rộng thu nhiều thông tin dạng câu hỏi nói cụ thể giới hạn thu hẹp nêu phần 3.1.1, phía bên khơng bị bó hẹp phải trả lời vào vấn đề hay lĩnh vực cụ thể Dạng câu hỏi giúp bạn tìm hiểu ý đồ, mục đích, nhu cầu thái độ cư xử phía bên Sau vài ví dụ câu hỏi nói dạng này: "Ơng thấy đến, sống làm việc Việt Nam?", "Ơng thấy đấy, trình độ tiếng Anh kỹ thuật chúng tơi thấp q, theo ơng tập trung nâng cao sao?", "Theo ông, để tới hợp tác lâu dài hiệu cần phải làm gì?" 3.1.2 Các bí để hỏi nói cho Khi muốn thu nhập tối đa thơng tin hình thức nội dung câu hỏi quan trọng Bạn cần phải biết cách đặt câu hỏi cho Sau số bí giúp bạn biết cách hỏi 3.1.2.1 Có kế họach để hỏi Khi đàm phán - thương lượng, điều quan trọng bạn phải xác định trước ý đồ mục đích đầu có sẵn kế họach để hỏi cho ta đạt ý đồ mục đích ta Những thơng tin bạn cần có để định? Làm để có thơng tin đó? Bạn lái khơng? Bạn đưa ý vào câu hỏi khơng? Câu hỏi trước câu hỏi sau? Ai hỏi câu nào, phần nào? Đó kế họach Tốt nhất, phía bạn có hai người trở lên nên hội ý trước kế họach hỏi nói Khi có kế họach tốt bạn làm chủ tốt 3.1.2.2 Biết rõ phía bên Chúng ta có câu "Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng " Trong đàm phán thương lượng áp dụng chung nguyên tắc Bạn biết nhiều phía bên bạn hỏi nói xác 3.1.2.3 Chuyển dần từ cách hỏi chung chung mở rộng sang hỏi cụ thể hạn 10 chế thu hẹp Cách tốt bắt đầu đàm phán - thương lượng, chưa biết rõ rẩt thơng tin phía bên nên hỏi chung chung mở rộng trước Sau nghe phía bên trả lời xong, bạn lọc phần quan trọng xoáy câu hỏi ta vào vấn đề cụ thể hạn chế thu hẹp Sau ví dụ: Bên A: - Theo ông, để phát triển hợp tác, cần làm gì? Bên B: - Theo tơi cần phải tích cực đầu tư, mở rộng sản xuất, đào tạo tay nghề Bên A: - Ta nên mở rộng sản xuất lĩnh vực chế biến, ơng thấy nào? Bên B: - Đó điều muốn Bên A: - Vậy ta nên mua thêm cổ máy cỡ 100.000 US$ có không? Bên B: - Được Trong đọan đàm phán ta thấy câu hỏi đối tác A cụ thể dần cuối câu hỏi cụ thể: " cỡ 100.000 US$ có khơng?" 3.1.2.4 Phải hỏi nói thời điểm phù hợp Ngoài việc biết đặt câu hỏi bạn cần phải biết chọn thời điểm để hỏi nói Là người đàm phán bạn cần phải biết nhạy cảm ý đồ, mục đích cảm xúc phía bên Nếu phía bên không lĩnh hội hay không hiểu câu hỏi bạn thấy câu hỏi bạn có ý chống đối lại họ xảy hai vấn đề sau: Một bạn không thu thông tin mà bạn cần có Hai phía 11 bên không muốn đàm phán - thương lượng với bạn 3.1.2.5 Khai thác phát triển câu trả lời phía bên Bạn ý lắng nghe phía bên trả lời thu thập tối đa thơng tin Sau phát triển câu hỏi sở thơng tin nói Ví dụ bạn hỏi: "Cho tơi hỏi thêm chút việc đầu tư mà ông vừa đề cập nhé?", Ông bảo giá 14US$ giá Fob, giá CIF bao nhiêu?" 3.1.2.6 Xin phép hỏi Xin phép phía bên cho phép hỏi mang lại lợi sau: - Tạo cho phong cách lịch - Tạo tập trung phía bên thơng thường khơng không cho bạn hỏi - Tạo cho bên biết trước tinh thần, không bị đột ngột Ví dụ: Bạn hỏi sau: "Tơi hỏi ơng câu hỏi khơng?", Cảm phiền ông chút, muốn hỏi ông đôi điều có khơng?" hay "Ơng có phản đối tơi hỏi ông vấn đề sau không?" 3.2 Học cách lắng nghe Hãy lắng nghe để không bị rơi vào bị động Một người biết cách lắng nghe hồn tồn làm chủ tình trao đổi thông tin Khi bạn thực lắng nghe với thái độ chăm chú, bạn khiến cho đối tác tin tưởng bạn Con người ta cần đến bạn họ gặp phải vấn đề rắc rối đó, tìm thấy bạn hội cho họ, họ cảm thấy họ tin tưởng bạn bạn lắng nghe họ nói Khi bạn lắng nghe, đơi tai phận tiếp nhận thông tin mà họ nghe được, có thứ quan trọng công để đánh giá lắng nghe bạn, đơi mắt Nếu đơi mắt bạn tập trung ý, mà lại ngoảnh ngoảnh lại nhìn xung quanh, người khác có cảm giác bạn khơng lắng nghe họ nói Hãy để đơi mắt nhìn trực diện vào đối tác suốt 12 trò truyện Nếu họp hay đàm phán diễn thời gian dài, bạn nhìn sang chỗ khác nhìn xuống bàn để ghi nhanh lại điều cần lưu ý, khoảng giây lại tiếp tục quay nhìn trực diện vào đối tác Nếu bạn khơng trì đơi mắt nhìn thẳng vào họ, họ cảm giác mà họ nói chẳng có ý nghĩa giá trị với bạn cảm thấy bực phải trả lời câu hỏi bạn cung cấp thông tin cho bạn IV Kết luận Như vây, Để có cuôc đam phan thành công thì nhà đàm phan cân phai biêt cach khai thac thông tin tốt từ đôi tac Ki khai thac thông tin bàn đam là môt ki không thể thiêu cua nhà đàm phan tài ba Viêc khai thac thông tin bàn đàm phan đoi hỏi nhà đàm phan phai có ki tốt, khôn kheo cach đàm phan Nhà đàm phan phai biêt sử lý thông tin nhanh và chinh xac để đưa đươc quyêt đinh đung đăn nhât ... thơng tin đối tác II Các thơng tin cần thiết cho q trình đàm phán III Các kỹ thuật thu thập thông tin IV Kết luận I Vai trò việc khai thác thông tin bàn đàm phán Thành công hay thất bại đàm phán. .. thuật khai thác thông tin Khai thác thông tin đồng nghĩa với việc thực đồng thời hai công việc hỏi nghe Như để thành công trình khai thác thơng tin phải biết hỏi biết nghe suốt trình đàm phán. .. ràng buôc nhât thì nhà đàm phan cân phai biêt chăc đươc thông tin từ đối tac cua mình Công việc khai thác thông tin trê bàn đàm phán cung cấp cho ý đồ, mục đích nhu cầu ứng xử phía đối tác