Chuyên đề 11 QUẢN LÝ VĂN BẢN I NGUYÊN TẮC CHUNG Quản lý với quy định pháp luật quản lý văn - Tuân thủ quy định pháp luật hành quản lý văn lập hồ sơ, phù hợp với quy trình cơng việc theo hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2000 - Phù hợp với quy định pháp luật hành công nghệ thông tin giao dịch điện tử, đáp ứng tiêu chuẩn kết nối, tích hợp liệu, truy cập thơng tin, an tồn thơng tin liệu đặc tả nhằm bảo đảm kết nối thơng suốt, đồng bộ, an tồn, khả chia sẻ thông tin thuận tiện quan, tổ chức - Thông tin sở liệu (CSDL) phải xác, đầy đủ phải bảo mật - Quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu giấy tờ không để mát, thất lạc, đảm bảo an tồn thơng tin mức cao bên theo phân cấp sử dụng nội quan; - Quản lý văn phải thành phần quán hệ thống thông tin quản lý chung toàn quan, đồng thời phải tn theo chuẩn để “hịa vào” mạng thơng tin chung Quốc gia (cấp ngang cấp ); - Phân hệ phải nguồn cung cấp thông tin cho phân hệ khác quan như: Phân hệ thông tin tra cứu phục vụ nghiên cứu, Báo cáo thống kê ; - Đảm bảo đáp ứng tốt cơng tác lưu trữ, tìm kiếm, tra cứu dễ dàng đồng thời cho phép tổng hợp, kết xuất liệu cần thiết; - Hỗ trợ soạn thảo tự động theo mẫu đến mức cao cho nhân viên văn thư, thư ký; - Đảm bảo việc điều hành cơng việc thơng suốt tồn quan Quản lý theo hệ thống văn Quản lý văn tài liệu, công văn đến - đi, báo cáo (sau gọi chung tài liệu) chuyển đến quan nhà nước thu nhận, phân loại, xử lý phận đơn vị quan, bao gồm nhiệm vụ sau đây: - Thu nhận, phân loại tài liệu đến theo tiêu thức nội dung quản lý; 148 - Theo dõi trình xử lý hồi báo kết Tạo lập hồ sơ quản lý nội dung công việc; - Tiếp nhận tài liệu đầu từ phân hệ xử lý định khác (Tài vụ, Thống kê, Thư viện ) Phân loại thông tin theo số tiêu thức định - Chuyển phát tài liệu ra, soạn thảo, in ấn, phát hành văn theo yêu cầu khác nhau; - Lưu trữ, cập nhật tài liệu cho CSDL phục vụ công tác quản lý điều hành lãnh đạo quan - Sao lục, trích yếu, cung cấp tài liệu theo yêu cầu chủ đề, tiêu thức chuyển đến nơi sử dụng; - Soạn thảo tài liệu (quyết định, nghị định ) theo mẫu quy chuẩn Nhà nước; - Xác nhận trách nhiệm người gửi, người nhận yếu tố khác thời gian gửi - nhận, mức độ mật Phân biệt giá trị văn trình quản lý - Giá trị theo tiêu thức tính chất: Văn luật, Văn pháp quy, Văn hành chính, Văn kỹ thuật loại văn khác - Giá trị theo tiêu thức xử lý: Vụ việc, thời gian, chủ đề, đơn vị (gửi/nhận) văn II QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Tiếp nhận, đăng ký Khi nhận công văn, việc vào sổ nội dung công văn văn thư (hoặc trung tâm thông tin), phân loại định chuyển tiếp cho đơn vị cấp để tiếp tục xử lý Một nghiệp vụ quan trọng công việc quản lý công văn theo dõi trình xử lý cơng văn, nhắc nhở phận quan tâm kịp thời Trình, chuyển giao Ngồi chức lưu trữ, xử lý tương tự với công văn, phiếu giao việc cần theo dõi tiến trình mức độ cao hơn, điều có nghĩa cần chế điều hành trực tuyến chuyên trách Nhiều văn dạng pháp quy ban hành quan đòi hỏi phải có bước thực 149 xử lý đơn vị cấp Văn mang tính truyền đạt mệnh lệnh thực chất phiếu giao việc, cần thiết phải xác nhận xác thời điểm giao nhận nhiệm vụ bên liên quan Giải theo dõi việc giải văn đến Mô tả chi tiết Người thực Nội dung công việc a) Đối với văn (VB) giấy: - Tiếp nhận văn đến; Văn thư quan - Phân loại sơ (loại bóc bì: loại gửi cho quan loại khơng bóc bì: loại bì có ghi dấu mức độ mật gửi đích danh cho cá nhân tổ chức đồn thể quan); - Bóc bì VB đến (đối với loại bóc bì); - Đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến; - Đăng ký VB đến PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục:1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 9,10, 11 - Phụ lục 1); - Scan văn đến đính kèm biểu ghi VB đến PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục 14 - Phụ lục 1); - Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phối văn đến Văn đến giấy sau scan văn thư quan giữ lại Sau nhận ý kiến phân phối văn đến qua mạng, văn thư quan chuyển văn giấy cho CB,CC,VC chun mơn giao chủ trì giải Loại văn phải scan thực theo quy định quan b) Đối với VB điện tử gửi đến qua mạng: - Kiểm tra tính xác thực nguồn gốc nơi gửi toàn vẹn VB; - Đăng ký VB đến PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục:1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 9,10, 11 - Phụ lục 1); - Đính kèm biểu ghi VB đến PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục 14 - Phụ lục 1); 150 - Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phối VB đến (lãnh đạo văn phòng lãnh đạo quan, tổ chức) Lãnh đạo văn phòng/ lãnh đạo quan, tổ chức Căn quy định đơn vị, người cho ý kiến phân phối VB đến chánh văn phịng (hoặc trưởng phịng hành quan khơng có văn phịng), người đứng đầu quan, tổ chức (hoặc cấp phó ủy quyền trường hợp người đứng đầu vắng) * Chánh văn phòng (hoặc trưởng phịng hành chính): Căn vào chức năng, nhiệm vụ đơn vị quan, tổ chức nội dung, mức độ quan trọng VB đến, chánh văn phịng (hoặc trưởng phịng hành chính) cho ý kiến đề xuất PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục: 12, 13 - Phụ lục 1) chuyển cho: - Lãnh đạo quan, tổ chức (để báo cáo xin ý kiến đạo VB có nội dung quan trọng); - Lãnh đạo đơn vị chủ trì (để tổ chức thực hiện); - Lãnh đạo đơn vị phối hợp (nếu có, để tổ chức thực hiện) * Lãnh đạo quan, tổ chức: Căn vào chức năng, nhiệm vụ đơn vị; lĩnh vực cơng tác phân cơng cấp phó phụ trách, người đứng đầu cho ý kiến phân phối (hoặc đạo) PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục: 12, 13 - Phụ lục 1) chuyển cho: - Cấp phó để đạo giải (thuộc lĩnh vực phụ trách); - Chánh văn phịng/Trưởng phịng hành (để theo dõi); - Lãnh đạo đơn vị chủ trì (để tổ chức thực hiện); - Lãnh đạo đơn vị phối hợp (nếu có, để phối hợp tổ chức thực hiện) Lãnh đạo đơn vị (Vụ, ban, phòng) * Trưởng đơn vị: Căn nội dung văn đến, ý kiến đạo lãnh đạo quan trình độ, lực cán đơn vị, trưởng đơn vị cho ý kiến đạo PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục 12 - Phụ lục 1) chuyển cho: 151 - Người đứng đầu quan cấp phó người đứng đầu quan phụ trách lĩnh vực có liên quan (để báo cáo); - Chánh văn phịng/trưởng phịng hành (để theo dõi); - Phó trưởng đơn vị để tổ chức thực (nếu cần); - CBCCVC chun mơn đơn vị (chủ trì giải trường hợp đơn vị giao chủ trì giải phối hợp giải trường hợp đơn vị giao phối hợp giải quyết); - Lãnh đạo đơn vị phối hợp giải (nếu cần); - Văn thư quan (chuyển VB giấy cho CBCCVC chủ trì giải quyết) * Phó trưởng đơn vị: Tổ chức thực công việc trưởng đơn vị báo cáo trưởng đơn vị CBCCVC chủ trì giải quyết: - Nhận văn giấy văn thư quan chuyển đến; - Căn nội dung VB, ý kiến đạo lãnh đạo quan, chuyên môn lãnh đạo đơn vị, xác định nhập thông tin “Mã hồ sơ” PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục - Phụ lục 1); CBCCVC - Nghiên cứu nội dung VB để thực Trường hợp VB yêu cầu phải phúc đáp soạn VB trả lời - Tập hợp VB liên quan đến công việc giao chủ trì giải thành hồ sơ (ở dạng giấy dạng liệu điện tử); - VB không cần lập hồ sơ khơng phải xác định “Mã hồ sơ” CBCCVC phối hợp giải quyết: Nghiên cứu nội dung văn đến để phối hợp giải gửi ý kiến cho: - Lãnh đạo đơn vị (để báo cáo) + CBCCVC chủ trì 152 Lưu đồ mơ tả văn đến môi trường mạng: Văn thư quan Lãnh đạo văn phòng/ lãnh đạo quan Lãnh đạo đơn vị CBCCVC chuyên môn Tiếp nhận, phân loại sơ bộ, bóc bì, đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến, đăng ký, scan, chuyển giao văn Văn đến Ý kiến phân phối văn bản đến Tổ chức thực Giải Q Ý kiến đạo giải Theo dõi giải Chú ý Đường văn điện tử Đường văn giấy 153 III QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI CBCCVC chun mơn Dự tiếp hồn dự thảo, thu, thiện thảo Lãnh đạo Pháp chế Văn thư Lãnh đạo đơn vị quan/Lãnh đạo văn phòng quan quan Tiếp thu ý kiến đạo lãnh đạo quan, đạo chuyên viên Kiểm Có xin ý kiến tra nội dung, thể thức, kỹ thuật, có bổ sung, sửa đổi Kiểm tra pháp chế, Ý hình thức, thể thức, có kỹ thuật, có bổ kiến đạo, bổ sung, sung, ổ sửa đổi Ý kiến đóng góp In, trình ký Ký tắt nội dung Lưu hồ sơ Ký tắt pháp chế, thể thức, kỹ thuật Chuyển giao Đăng ký, làm thủ tục phát hành Ký ban hành Phát hành Chú thích: Đường văn điện tử 154 Khi văn gửi đi, nội dung văn vào sổ văn thư (hoặc trung tâm thông tin), phân loại định chuyển tiếp cho phận văn thư Một nghiệp vụ quan trọng công việc quản lý cơng văn theo dõi q trình xử lý công văn văn phản hồi, văn quản lý qua bước sau: Kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng, chữ ký, nơi nhận Các văn cần cán văn thư kiểm tra lần cuối, đảm bảo với yêu cầu thể thức, văn phong nội dung văn Nhân Các văn sau người đứng đầu đơn vị/ người ký thay/ người ủy quyền ký cán văn thư nhân với số lượng cần lưu lại gửi địa thực hiện, đơn vị liên quan, phối hợp Đóng dấu Khi đóng dấu cần kiểm tra kỹ dấu văn cần đóng dấu Bảo đảm yếu tố thể thức cần thiết Chỉ đóng dấu văn đại diện phận soạn thảo ký nháy người có thẩm quyền ký vị trí cần đóng dấu Dấu đóng lần, sắc nét, trùm lên 1/3 phần chính, bên trái chữ ký Khơng đóng dấu ngược đóng chập nhiều lần Làm thủ tục phát hành Các văn phát hành nhiều cách khác nhau: văn hỏa tốc chuyển phát nhanh, văn chuyển phát nhanh; văn niêm yết công khai bảng; văn tải lên mạng quan; văn chuyển trực tiếp… Lưu văn Việc lưu văn cần khoa học, thông thường việc lưu văn nên theo xếp theo bước sau: - Theo vấn đề: trị, kinh tế, lương … - Theo thể loại: cơng văn, tờ trình, báo cáo, biên bản… - Theo thời gian: năm 2010; 2011; 2012… - Theo chủ thể ban hành: tên quan, tên tác giả 155 Mô tả chi tiết: Người thực Nội dung công việc Dự thảo văn (VB) CBCCVC chun mơn - Trường hợp cần thiết chuyển dự thảo VB xin ý kiến đóng góp, tiếp thu hoàn thiện dự thảo; - Chuyển dự thảo VB hoàn thiện cho lãnh đạo đơn vị xem xét; - Chỉnh sửa dự thảo VB; - In trình lãnh đạo đơn vị; - Chuyển văn giấy cho văn thư quan; - Đăng ký VB PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI (Mục: 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 - Phụ lục 2), chuyển văn thư quan Lãnh đạo đơn vị Trưởng đơn vị: - Kiểm tra nội dung VB; - Trường hợp cần bổ sung, sửa đổi cho ý kiến chuyển cho: + Phó trưởng đơn vị (trường hợp uỷ quyền cho phó trưởng đơn vị đạo giải quyết); + CBCCVC chuyên môn soạn thảo VB - Chuyển pháp chế quan/văn phòng để kiểm tra pháp chế, hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; - Tiếp thu ý kiến đạo CBCCVC chuyên môn chỉnh sửa dự thảo; - Ký tắt nội dung Phó trưởng đơn vị: (Nếu giao) Thực công việc trưởng đơn vị chuyển văn cho trưởng đơn vị để báo cáo 156 Pháp chế quan Lãnh đạo văn phịng Lãnh đạo quan Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý VB trước trình ký, chuyển ý kiến cho nơi gửi lãnh đạo văn phòng Chánh văn phòng (hoặc văn thư quan uỷ quyền) kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày VB trước trình ký, chuyển ý kiến cho nơi gửi lãnh đạo quan Trường hợp cấp phó người đứng đầu giao phụ trách lĩnh vực đạo giải quyết: - Kiểm tra VB (cả nội dung, hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày); - Trường hợp khơng chấp thuận cho ý kiến chuyển lại cho trưởng đơn vị giao chủ trì giải để đạo bổ sung, sửa đổi; - Trường hợp chấp thuận cho ý kiến đồng ý chuyển cho: + Người đứng đầu quan, tổ chức (để báo cáo); + Trưởng đơn vị giao chủ trì giải (để biết đạo CBCCVC chuyên mơn); + Chánh văn phịng (để biết) - Ký ban hành Việc ký VB thực chữ ký điện tử (nếu đăng ký chữ ký số cấp chứng thực chữ ký số theo quy định Luật giao dịch điện tử) Trường hợp người đứng đầu quan đạo giải quyết: Thực công việc tương tự công việc mà cấp phó thực nêu Văn thư quan - Nhận VB giấy từ CBCCVC chuyên môn có chữ ký tắt nội dung trưởng đơn vị; - Chuyển cho pháp chế quan lãnh đạo văn phịng để ký tắt pháp chế, hình thức, thể thức, kỹ thuật; 157 - Trình lãnh đạo quan để ký ban hành; - Đăng ký VB làm thủ tục phát hành gồm việc: + Đóng dấu VB (dấu quan, dấu khẩn, mật dấu khác); + Đăng ký VB PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI (Mục: 1, - Phụ lục 2); + Làm thủ tục chuyển phát văn đi; + Lưu văn Văn giấy gửi đi, văn thư quan lưu lại 02 bản: 01 lập thành tập lưu VB 01 chuyển cho CBCCVC chun mơn chủ trì giải để lập hồ sơ công việc VB lưu tập lưu VB phải gốc, có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền Bản lưu VB văn thư quan phải xếp theo thứ tự đăng ký CÂU HỎI THẢO LUẬN Anh/Chị cho biết việc quản lý văn phải tuân theo nguyên tắc nào? Trình bày nguyên tắc quan trọng ngành, lĩnh vực mà anh/chị cơng tác? Anh/Chị trình bày quy trình quản lý văn đến, liên hệ với thực tế quan, đơn vị anh/chị công tác? Anh/Chị trình bày quy trình quản lý văn đi? Liên hệ với thực tế quan, đơn vị anh/chị công tác? TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật, năm 2008 Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật HĐND UBND, năm 2004 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định số 24/2009/NĐ-CP ngày 05/3/2009 Chính phủ hướng dẫn thi hành Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật, năm 2008 158 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP công tác văn thư PGS.TSKH Nguyễn Văn Thâm, TS Lưu Kiếm Thanh, TS Lê Xuân Lam, TS Bùi Xuân Lự Hướng dẫn kỹ thuật nghiệp vụ hành chính, H,Thống kê 2001 159 ... trọng công việc quản lý công văn theo dõi q trình xử lý cơng văn văn phản hồi, văn quản lý qua b? ?ớc sau: Kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình b? ?y; ghi số, ngày tháng, chữ ký, nơi nhận Các văn. .. (gửi /nhận) văn II QUẢN LÝ VĂN B? ??N ĐẾN Tiếp nhận, đăng ký Khi nhận công văn, việc vào sổ nội dung công văn văn thư (hoặc trung tâm thông tin), phân loại định chuyển tiếp cho đơn vị cấp để tiếp. .. loại b? ?c b? ?); - Đóng dấu ? ?Đến? ??, ghi số ngày đến; - Đăng ký VB đến PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN B? ??N ĐẾN (Mục:1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 9,10, 11 - Phụ lục 1); - Scan văn đến đính kèm biểu ghi VB đến PHÂN HỆ QUẢN