QUỸ TẬP TRUNG MARITIME BANK HỊA NGƠ THỊ CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc -o0o - BÁO CÁO THỬ VIỆC (Tuần 1) Kính gửi: Ban Giám đốc Ngân hàng Hàng Hải VN Giám đốc trung tâm vận hành quỹ tập trung Hà Nội Tên : Ngô Thị Hòa Ngày sinh : 05/3/1990 Vị trí : Nhân viên Ngân quỹ Bộ phận : Trung tâm vận hành quỹ tập trung Địa : 29 Nguyễn Đình Chiểu – Hai Bà Trưng – Hà Nội Qua tuần thử việc từ ngày 26/11/2012 đến 01/11/2012, xin báo cáo tình hình thực cơng việc thời gian qua sau: * Những nội dung trình bày báo cáo: I Giới thiệu chung Ngân hàng TMCP Hàng Hải II Những tiêu chuẩn nhân viên ngân quỹ III Kết tích luỹ tuần đầu trình thử việc IV Kế hoạch thời gian tới I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ NGÂN HÀNG TMCP HÀNG HẢI Ngân hàng Thương mại Cổ phần Hàng Hải Việt Nam (Maritime Bank) ngân hàng thương mại cổ phần thực hoạt động ngân hàng hoạt động kinh doanh khác có liên quan theo quy định pháp luật mục tiêu lợi nhuận, góp phần thực mục tiêu kinh tế Nhà nước MARITIME BANK QUỸ TẬP TRUNG MARITIME BANK HỊA NGƠ THỊ Ngân hàng Thương mại Cổ phần Hàng Hải Việt Nam (Maritime Bank) thức thành lập theo giấy phép số 0001/NH-GP ngày 08/06/1991 Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, ngày 12/07/1991 Ngân hàng TMCP Hàng Hải thức khai trương vào hoạt động Thành phố cảng Hải Phòng, sau Pháp lệnh Ngân hàng Thương mại, Hợp tác xã Tín dụng Cơng ty Tài có hiệu lực Khi đó, tranh luận mơ hình ngân hàng cổ phần chưa ngã ngũ Maritime Bank trở thành ngân hàng thương mại cổ phần Việt Nam Đó kết có từ sức mạnh tập thể ý thức đổi cổ đông sáng lập: Cục Hàng Hải Việt Nam, Tổng Công ty Bưu Viễn thơng Việt Nam, Cục Hàng khơng Dân dụng Việt Nam… Ban đầu, Maritime Bank có 24 cổ đông, vốn điều lệ 40 tỷ đồng vài chi nhánh tỉnh thành lớn Hải Phòng, Hà Nội, Quảng Ninh, TP HCM Có thể nói, đời Maritime Bank thời điểm đầu thập niên 90 kỷ XX góp phần tạo nên bước đột phá quan trọng trình chuyển dịch cấu kinh tế Việt Nam Nhìn lại chặng đường phát triển năm 1997 - 2000 giai đoạn thử thách, cam go Maritime Bank Do ảnh hưởng khủng hoảng tài tiền tệ châu Á, Ngân hàng gặp nhiều khó khăn Tuy vậy, nội lực lĩnh mình, Maritime Bank dần lấy lại trạng thái cân phát triển mạnh mẽ từ năm 2005 Đến nay, Maritime Bank trở thành ngân hàng thương mại cổ phần phát triển mạnh, bền vững tạo niềm tin khách hàng Đến cuối năm 2010, vốn điều lệ Maritime Bank mức 8.000 tỷ đồng tổng tài sản đạt 110.000 tỷ đồng Mạng lưới hoạt động không ngừng mở rộng từ 16 điểm giao dịch năm 2005, lên dến gần 230 điểm giao dịch toàn quốc Tính từ đầu năm đến nay, Ngân hàng TMCP Hàng Hải vinh dự nhận nhiều giải thưởng: Thương hiệu mạnh Việt Nam, Được người tiêu dùng bình chọn chất lượng dịch vụ tốt, Quả cầu vàng… Với sứ mệnh MARITIME BANK QUỸ TẬP TRUNG MARITIME BANK HỊA NGƠ THỊ Cung cấp tới khách hàng sản phẩm dịch vụ tài có giá trị vượt trội với phong cách chuyên nghiệp sở hiểu rõ mong muốn đặc thù kinh doanh khách hàng Thiết lập cho cán công nhân viên môi trường làm việc chuyên nghiệp với nhiều hội phát triển sở đánh giá, khích lệ theo hiệu thực chất công việc Đem lại lợi ích bền vững cho cổ đơng thơng qua việc triển khai mạnh mẽ Chiến lược kinh doanh thực công cụ quản trị rủi ro chặt chẽ theo tiêu chuẩn Quốc tế phù hợp với quy định Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Với sứ mệnh trên, Từ năm 2010, Maritime Bank xác định mục tiêu thời gian tới năm định chế tài lớn Việt Nam Với tầm nhìn “Trở thành Ngân hàng TMCP phát triển bền vững với chất lượng dịch vụ hàng đầu theo chuẩn mực Quốc tế” Trong xu nâng cao vị lĩnh vực ngân hàng Việt Nam hội nhập mơi trường Ngân hàng tồn cầu đại, Ngân Hàng Hàng Hải thành viên hiệp hội Ngân hàng Việt Nam, hiệp hội ngân hàng Đông Nam Á, Hiệp hội Ngân hàng Châu Á, Tổ chức tốn tồn cầu SWIFT, MASTER CARD, đại lý chuyển tiền nhanh toàn cầu MONEY GRAM, dich vụ toán quốc tế WESTERN UNION Đến với Ngân hàng Hàng Hải nhu cầu khách hàng phục vụ nhanh chóng an tồn theo tiêu chuẩn ngân hàng tiến tiến đại Lĩnh vực kinh doanh MSB hoạt động kinh doanh ngoại tệ, tín dụng, dịch vụ tài chính, tiền tệ, ngân hàng, với nội dung thường xuyên thực nghiệp vụ Nợ, nghiệp vụ Có dịch vụ ngân hàng quy định giấy phép thành lập, hoạt động MSB tuân thủ quy định Luật tổ chức tín dụng nhằm phục vụ cho sản xuất, kinh doanh, dịch vụ phát triển khách hàng thuộc ngành kinh tế Mục tiêu MSB trở thành ngân hàng TMCP lớn, có uy tín, cơng nghệ đại, phát triển ổn định, bền vững an tồn, có lợi nhuận cao Với phương châm không ngừng nâng cao chất lượng hoạt động, đội ngũ cán nhân viên nhiệt tình, có trình độ hệ thống tin học đại tài trợ Ngân hàng Thế Giới, MSB cung cấp nghiệp vụ ngân hàng chủ yếu sau: MARITIME BANK QUỸ TẬP TRUNG MARITIME BANK HÒA NGÔ THỊ  Dịch vụ tiền gửi  Dịch vụ tiền vay  Các loại hình bảo lãnh  Dịch vụ toán nước quốc tế  Giao dịch ngoại hối Ngồi ra, MSB cung cấp tới khách hàng nhiều loại dịch vụ ngân hàng khác như: toán séc du lịch, chuyển tiền nhanh, cấp giấy phép mang ngoại tệ nước ngoài, thu đổi ngoại tệ, chi trả kiều hối, tư vấn tài chính, ngân hàng, đầu tư, dịch vụ hỗ trợ khách hàng trực tuyến…Hiện nay, Maritime Bank cung cấp cho khách hàng sản phẩm dịch vụ ngân hàng diện tử: Internet banking, Mobile Banking, Phone Banking tạo điều kiện thuận tiện cho khách hàng dễ dàng tra cứu truy vấn thông tin, giao dịch tài khoản miễn phí nhanh chóng MSB thực giao dịch cửa, theo khách hàng giao dịch trực tiếp với nhân viên giao dịch quầy giao dịch ngân hàng rút ngắn thời gian giao dịch từ tiết kiệm thời gian cho khách hàng II NHỮNG TIÊU CHUẨN CỦA MỘT NHÂN VIÊN NGÂN QUỸ  Phải có đạo đức nghề nghiệp thể tính tuân thủ, nghiêm chỉnh chấp hành quy chế, nội quy Maritimebank pháp luật hành Phải luôn đảm bảo thẳng trung thực, không vụ lợi hoạt động, tơn trọng dám nói lên thật khơng bị tri phối bất kí lợi ích vật chất tinh thần, tận tâm, công tâm công việc, thận trọng hoạt động nghiệp vụ  Có hiểu biết lĩnh vực tiền tệ kho quỹ thủ tục quy trình đếm nhận tiền, chọn lọc, bảo quản, vận chuyển tiền mặt giấy tờ có giá Có khả giao tiếp thân thiện với khách hàng, có khả giải đáp cho khách hàng vướng mắc giao dịch ngân quỹ  Nhận biết loại tiền tệ lưu thông MARITIME BANK QUỸ TẬP TRUNG MARITIME BANK HỊA NGƠ THỊ  Nắm kỹ thuật xác định tiền thật, tiền giả, tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông III KẾT QUẢ TÍCH LŨY TRONG TUẦN ĐẦU THỬ VIỆC Từ ngày 26/11/2012 đồng ý Ban giám đốc trung tâm vận hành quỹ tập trung, thử việc quỹ tập trung với vị trí nhân viên ngân quỹ, thời gian thử việc phân công nhiệm vụ sau: - Nghiên cứu quy chế, quy trình, quy định MSB tài liệu quy - trình, nghiệp vụ ngân hàng MSB Quy chế 82 ngân quỹ thu , chi tiền mặt Hướng dấn 001 giao nhận tiền mặt với phòng quản lý trung tâm vận hành - kho quỹ Được gắn với thực tế, đưa tiền đầu ngày đón tiền vào cuối ngày tới TTKHCN, lồng kết quy trình với thực tế để hiểu quy trình 1.Về việc đóng gói, niêm phong bảo quản tiền Quy trình đóng gói niêm phong tiền mặt - Đóng gói tiền: a, Đóng thếp tiền: 100 tờ tiền mệnh giá chất liệu (không lẫn tiền polymer,hoặc cotton với nhau) đóng thành thếp, buộc vị trí 1/3 thếp tiền dây đay nhỏ dây gai quấn băng giấy b, Đóng bó tiền: xếp đủ mười thếp tiền mệnh giá, đặt thếp có hàng dây buộc phía thếp có hàng dây buộc đối diện.Một bó tiền giấy có 1000 tờ mệnh giá c, Đóng bao tiền: xếp đủ 20 bó tiền mệnh giá, chia thành lớp lớp gồm bó ,miệng bao buộc nút chặt niêm phong Về việc thu, chi, kiểm đếm giao nhận tiền mặt , ngoại tệ , giấy tờ có giá MARITIME BANK QUỸ TẬP TRUNG MARITIME BANK HÒA NGÔ THỊ Mọi khoản thu ,chi tiền mặt ,ngoại tệ ,giấy tờ có giá maritime bank phải thực thông qua quỹ đơn vị kinh doanh * Nguyên tắc thu chi tiền mặt, ngoại tệ : + Khi thu chi tiền mặt, ngoại tệ phải kiểm đếm xác, phát tiền lẫn loại, tiền giả, tiền nghi giả, tiền mẫu phải thông báo cho khách hàng đồng thời đóng dấu tiền giả lên mặt trước tờ tiền lập biên thu giữu tiền giả + Thu chi tiền mặt, ngoại tệ giấy tờ có giá phải vào chứng từ kế tốn Trước thu, chi phải kiểm sốt tính chất hợp lệ, hợp pháp chứng từ kế tốn( ví dụ: chi tiền phải có chữ ký giao dịch viên, kiểm soát viên) + Tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá thu vào hay chi phải đủ với tổng số tiền (bằng số, chữ), khớp thời gian chứng từ kế toán, sổ kế toán, sổ quỹ Sau thu chi tiền mặt, chứng từ kế tốn phải có chữ ký người nộp tiền (hay người lĩnh tiền * Quy trình thu chi tiền mặt a, Quy trình thu tiền mặt Căn vào chứng từ bảng kê nộp tiền - Nhận toàn số tiền khách hàng nộp theo trình tự nhân bảng kê nộp, nhân lên theo bảng kê, kiểm đếm tổng số kiểm đếm theo tờ, gồm đủ loại tiền theo thứ tự bó chẵn, thếp lẻ, tờ lẻ túi hộp, túi thỏi - Kiểm đếm tổ chức kiểm đếm tiền từ mệnh giá lớn đến mệnh giá nhỏ, đếm xong loại đánh dấu theo bảng kê, đếm phải chọn lọc xếp tiền lành riêng, tiền rách riêng, tiền kim loại riêng, ý phát tiền lẫn loại, tiền bị phá hoại, tiền giả, tiền mẫu Nếu phát tiền bị phá hoại, tiền giả hay nghi giả lập biên kèm theo tang vật để phận có chức xử lý theo chế độ hành - Tiền mặt thu nhận đếm qua tay hai người (Người thứ thu, người thứ hai kiểm tra lại) có người thu tự kiểm tra lại - Kiểm tra lại toàn số tiền đếm, xác định chênh lệch (thừa/ thiếu) so với bảng kê giấy nộp tiền MARITIME BANK QUỸ TẬP TRUNG MARITIME BANK HỊA NGƠ THỊ - Việc kiểm đếm, chọn lọc tiền mặt phải thực trước chứng kiến khách hàng nộp tiền - Nhập số liệu nên máy tính, in chứng từ ký nhận tiền Giấy nộp tiền + Bảng kê nộp tiền - Kết thúc việc thu, nhận tiền: Chuyển Giấy nộp tiền cho khách hàng ký đóng dấu thu tiền Liên trả lại cho khách hàng, liên giữ lại đồng thời hạch tốn nộp tiền mặt nội sau chuyển bảng kê + giấy nộp tiền (liên 1)+ phiếu nhập tiền cho GDV hạch toán nhập tiền vào tài khoản khách hàng b, Quy trình chi tiền mặt - Căn vào chứng từ lĩnh tiền khách hàng, thủ quỹ kiểm tra lại yếu tố bề mặt chứng từ lĩnh tiền mặt khách hàng - Số chứng từ, ngày tháng lập chứng từ, họ tên, địa chỉ, số chứng minh thư người lĩnh tiền - Số tiền số, chữ chứng từ đảm bảo khớp - Căn chứng từ chi kiểm soát đảm bảo hợp lệ, hợp pháp cấu loại tiền có quỹ - Kiểm soát khớp phiếu chi tiền mặt, chứng từ chi bảng kê nội dung: ngày, tháng, năm chi tiền, họ tên, địa người lĩnh tiền, tổng số tiền chi( số tiền chữ, số) - Chuẩn bị tiền mặt theo bảng kê lập( Theo bó, thếp, tờ lẻ) Tiền mặt chi cho khách hàng phải tiền qua kiểm đếm, đủ tiêu chuẩn lưu thông đếm qua tay hai người, có người phải tự kiểm tra lại - Kiểm tra thông tin, đối chiếu tự dạng khách hàng trước giao tiền yêu cầu khách hàng ký vào mục người lĩnh tiền Phiếu chi tiền mặt Bảng kê loại tiền chi Sau hoàn tất giao tiền cho khách hàng chứng kiến việc kiểm đếm khách hàng - Kết thúc việc chi tiền: Đóng dấu “Đã chi tiền” lên Phiếu chi tiền Bảng kê tiền chi đồng thời giao lại liên Phiếu chi tiền cho người lĩnh tiền, chuyển Phiếu chi tiền liên 1, bảng kê loại tiền chi, phiếu xuất tiền mặt nội bộ, cho giao dịch viên MARITIME BANK QUỸ TẬP TRUNG MARITIME BANK HỊA NGƠ THỊ - Hồ sơ chứng từ : giấy nộp tiền, bảng kê loại tiền nộp, phiếu xuất tiền nội Tham gia hỗ trợ vận chuyển tiền, áp tải tiền đến phòng giao dịch,ngân hàng nhà nước, tổ chức tín dụng khác địa bàn cung tỉnh (Thành phố) ngược lại : -Vận chuyển hàng đặc biệt để thực việc tiếp quỹ , điều chuyển vốn đơn vị hệ thống maritime bank -Vận chuyển hàng đặc biệt từ trụ sở khách hàng quỹ nghiệp vụ maritime bank ngược lại -Vận chuyển hàng đặc biệt nước -Trước giao hàng cho người nhận ,phải kiểm tra giấy ủy quyền tình hình thực tế tổ vận chuyển hàng đặc biệt yếu tố liên quan -Lệnh xuất quỹ kiêm giấy ủy quyền, phiếu thu, phiếu chi thực theo mẫu chứng từ kế toán hành -Khi vận chuyển hàng đặc biệt phải có đủ lực lượng điều khiển phương tiện ,áp tải, bảo vệ gồm: 1- Nhân viên ngân quỹ giao nhận áp tải tiền 2- Nhân viên bảo vệ (công an bảo vệ, lực lượng bảo vệ, ) 3- Lái xe điều khiển phương tiện Người nhận tiền, giao tiền người chịu trách nhiệm trục tiếp đảm bảo an toàn hàng đặc biệt Hướng dẫn giao nhận tiền mặt với quỹ tập trung, thu , chi tiền chỗ cho khách hàng: * Tiếp nhận tiền mặt từ quỹ tập trung đến TTKHCN - Lập chứng từ xuất quỹ, vào giấy đăng ký nhu cầu tiếp quỹ thường xuyên TTKHCN - Giấy chi tiền mặt theo tổng loại tiền lệnh xuất quỹ, đó: MARITIME BANK QUỸ TẬP TRUNG MARITIME BANK HỊA NGƠ THỊ + Tên nhân viên áp tải + Tên người lái xe + Tên người bảo vệ Chuyển kế toán lãnh đạo đơn vị ký duyệt thực giao dich xuất tiền vận chuyển tiền - Các giấy tờ kèm: giấy ủy quyền, giấy đăng ký tiếp quỹ thường xuyên, lệnh xuất quỹ, giấy chi tiền mặt * Xuất quỹ bổ sung ngày - Lấy giấy chi tiền mặt làm vào giấy yêu cầu tiếp quỹ bổ sung lần trung tâm KHCN đó: + Tên người lĩnh: ghi nhân viên áp tải trực tiếp nhận tiền từ quỹ nghiệp vụ tập trung + Nếu thực xuất quỹ bổ sung cho nhiều trung tâm khách hàng cá nhân cho chuyến tiếp quỹ GDV lập lệnh xuất quỹ giấy chi tiền tương tự xuất quỹ đầu ngày + Chuyển kế toán, lãnh đạo ký duyệt - Các giấy tờ kèm : giấy ủy quyền, giấy yêu cầu tiếp quỹ bổ sung, lệnh xuất quỹ liên, giấy chi tiền mặt liên * Giao nhận tiền mặt xuất quỹ - Yêu cầu người nhận tiền ký nhận giấy chi tiền bảng kê chi tiền - Giao nhận tiền mặt cho người nhận : nhân viên ngân quỹ tiến hành giao nhận tiền mặt - Nhân viên áp tải : Nhận chứng từ có liên quan đến việc vận chuyển bao gồm: giấy ủy quyền thường xuyên, lệnh xuất quỹ, giấy chi tiền măt, bảng kê chi tiền MARITIME BANK QUỸ TẬP TRUNG MARITIME BANK HỊA NGƠ THỊ - Người nhận người áp tải chịu trách nhiệm vận chuyển tiền mặt phải tuân thủ quy chế quản lý ngân quỹ * Chi tiền chỗ cho khách hàng : - Nhân viên áp tải: xuất trình giấy ủy quyền, đề nghị người nhận tiền cung cấp giấy tờ tùy thân - Tiếp nhận chứng từ giao dịch khách hàng cung cấp - Đối chiếu chứng từ khách hàng cung cấp chứng từ yêu cầu TTKH cung cấp đảm bảo thông tin khớp đầy đủ thông tin hợp lệ - Nếu thông tin không khớp liên hệ với TTKH yêu cầu phối hợp giải - Nếu khớp thực chi tiền - Yêu cầu người lĩnh tiền ký nhận vào mục người lĩnh tiền chứng từ chi tiền - Chuyển chứng từ chi tiền cho TTKHCN - Giấy tờ kèm: bảng kê, chứng từ chi tiền * Thu tiền chỗ khách hàng Nhân viên áp tải : Xuất trình giấy ủy quyền giấy tờ tùy thân khách hàng, đề nghị người nhận tiền cung cấp giấy tờ tùy thân - Tiếp nhận chứng từ giao dịch khách hàng lập - Nhận dạng kiểm tra giấy tờ tùy thân người giao dịch có tên chứng từ giao dịch, giấy yêu cầu - Đối chiếu thông tin chứng từ - Nếu thông tin ko khớp liên hệ với TTKH yêu cầu phối hợp giải - Nếu thực thu tiền - Kiểm đếm chọn lọc với chứng kiến khách hàng - Giao 01 liên giấy nộp tiền/phiếu thu cho khách hàng nộp tiền - Giấy tờ kèm: bảng kê, giấy nộp tiền/phiếu thu MARITIME BANK 10 QUỸ TẬP TRUNG MARITIME BANK HỊA NGƠ THỊ Nhập xuất tiền mặt nội quỹ tập trung trung tâm chăm sóc khách hàng cá nhân 1/ Giao nhận đầu ngày Đầu ngày nhận tiền mặt từ quỹ tập trung chuyển đến phòng giao dịch trực thuộc, nhận tiển kiểm ngân có trách nhiệm kiểm đếm số tiền nhận phải trùng khớp với yêu cầu phiếu chi yêu cầu tiếp quỹ, cho tiền vào thùng đựng tiền niêm phong theo tiêu chuẩn ngân hàng Kiểm ngân phải có trách nhiệm với số tiền nhận, phải đảm bảo đường đến phòng giao dịch, kèm theo chứng từ: Giấy chi tiền, lệnh xuất quỹ kiêm giấy ủy có đầy đủ chữ ký có pháp lý Nhận phiếu thu, lệnh xuất quỹ có đầy đủ chữ ký phòng giao dịch 2/ Giao nhận ngày Hỗ trợ giao dịch viên thu chi tiền mặt quầy kiểm bó tiền Tiếp quỹ phòng giao dịch có phát sinh - - Kiểm đếm tiền, phân loại tiền bẩn, xấu, không đủ khả lưu thơng Đóng gói tiền nhà nước lưu thông nội ngân hàng - Đi tiếp quỹ tới phòng giao dịch có phát sinh giao dịch, chuyển tiền đến ngân hàng nhà nước ngân hàng bạn khác 3/ Giao nhận cuối ngày Cuối ngày có trách nhiệm nhận tiền từ phòng giao dịch quỹ tập trung Giao nhận thùng tiền nguyên niêm phong, ký nhận chứng từ chi tiền mặt phòng giao dịch IV KẾ HOẠCH TRONG THỜI GIAN TỚI: Khơng ngừng tích luỹ kinh nghiệm kiến thức thực tế, kỹ nghề nghiệp từ đồng nghiệp Trong cơng việc ln có trách nhiệm đề cao tinh thần tập thể, đạo đức nghề nghiệp, hoàn thành rốt nhiệm vụ giao MARITIME BANK 11 QUỸ TẬP TRUNG MARITIME BANK HỊA NGƠ THỊ Tham gia đầy đủ khoá học nghiệp vụ Dịch vụ khách hàng để ngày nâng cao kiến thức đáp ứng tốt yêu cầu công việc giao Hà Nội, ngày 01 tháng 12 năm 2012 Người báo cáo Ngô Thị Hòa MARITIME BANK 12