Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 3. Lịch sử nghiên cứu 2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu 3 6. Đóng góp của đề tài 3 7. Cấu trúc của đề tài 3 PHẦN NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN Y TẾ QUANG MINH 4 1.1 Lịch sử hình thành Công ty Cổ phần Y tế Quang Minh 4 1.2. Cơ cấu tổ chức 5 1.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng phòng ban 6 1.3.1. Phòng Hành chính – Tổng hợp 6 1.3.2. Phòng Tài chính – Kế toán 8 1.3.3. Văn phòng đại diện: 10 TIỂU KẾT 11 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VIỆC TỔ CHỨC CÁC NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN Y TẾ QUANG MINH 12 2.1. Tổ chức và quản lý công tác văn thư – lưu trữ: 12 2.1.1. Khái niệm: 12 2.1.2. Quy trình: 12 2.1.3. Nội dung: 13 2.1.4. Những kết quả đạt được: 14 2.1.5. Những hạn chế còn tồn tại: 15 2.2. Xây dựng quy chế và tổ chức thực hiện quy chế: 15 2.2.1. Khái niệm: 15 2.2.2. Nội dung quy chế công ty: 16 2.2.3. Kết quả đạt được: 21 2.2.4. Những hạn chế còn tồn tại: 21 2.3. Công tác xây dựng kế hoạch, chương trình công tác: 21 2.3.1. Khái niệm: 21 2.3.2. Nội dung: 22 2.3.3. Kết quả đạt được: 24 2.3.4. Những hạn chế còn tồn tại: 25 2.3.4. Tổ chức công tác hậu cần: 25 2.3.5. Tổ chức công tác đối ngoại, hội nghị: 26 2.2.6. Một số nội dung nghiệp vụ khác: 27 TIỂU KẾT 29 CHƯƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN Y TẾ QUANG MINH 31 3.1. Nhận xét, đánh giá: 31 3.1.1. Ưu điểm: 31 3.1.2. Nhược điểm: 32 3.2. Giải pháp: 32 3.2.1. Giải pháp về cơ cấu: 32 3.2.2. Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ công nhân viên văn phòng: 33 3.2.3. Xây dựng môi trường làm việc tốt góp phần phát huy khả năng sáng tạo của đội ngũ CBCNV: 34 3.2.4. Công tác tham mưu tổng hợp: 35 TIỂU KẾT: 36 KẾT LUẬN 37 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 38
LỜI CẢM ƠN Với 40 năm xây dựng trưởng thành, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội số sở đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học, thấp công tác Nội vụ lĩnh vực liên quan Trong đó, Quản trị Văn phòng khoa thành lập với quan tâm đầu tư nhà trường nên không ngừng phát triển qua năm học Nhằm tạo điều kiện cho sinh viên tốt nghiệp trường thuận lợi nhất, nhà trường nói chung khoa nói riêng thay kì thi tốt nghiệp môn học điều kiện “Quản trị văn phòng doanh nghiệp”, với mục đích giúp sinh viên củng cố thêm kiến thức chuyên môn trau dồi thêm kiến thức thực tế để trường làm khỏi bỡ ngỡ với cơng tác văn phòng Để hoàn thành đề tài nghiên cứu Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo tận tình hướng dẫn, giảng dạy suốt trình học tập vừa qua Xin gửi lời cảm ơn chân thành tới giảng viên hướng dẫn Nguyễn Hữu Danh thầy Nguyễn Đăng Việt tận tình chu đáo hướng dẫn em hoàn thành tốt tiểu luận Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến anh, chị tất phòng ban Cơng ty Cổ phần Y tế Quang Minh nhiệt tình hỗ trợ, giúp đỡ em việc thu thập xử lý thơng tin để em hồn thành tiểu luận Dưới tiểu luận em đề tài “Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng Cơng ty Cổ phần Y tế Quang Minh đưa giải pháp” Mặc dù có nhiều cố gắng để thực đề tài cách hoàn chỉnh Tuy nhiên, giới hạn thời gian cũng lực cá nhân nên báo cáo không tránh khỏi sai sót Vì vậy, em mong nhận góp ý giảng viên hướng dẫn thầy cô giáo khoa bạn để tiểu luận hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan: Đề tài nghiên cứu cơng trình nghiên cứu thực cá nhân em, thực hướng dẫn tận tình thầy giáo Nguyễn Hữu Danh thầy Nguyễn Đăng Việt Các số liệu, kết luận nghiên cứu trình bày trung thực chưa cơng bố hình thức Em xin chịu trách nhiệm nghiên cứu mình./ Hà Nội, ngày 05 tháng 09 năm 2017 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Giải nghĩa 10 11 12 HĐQT HĐTV VP PVP TNHH CP VP VB TL VTLT KH,CTCT CBCNV Hội đồng quản trị Hội đồng thành viên Văn phòng Phó văn phòng Trách nhiệm hữu hạn Cổ phần Văn phòng Văn Tài liệu Văn thư lưu trữ Kế hoạch, chương trình cơng tác Cán công nhân viên PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Việt Nam kinh tế đa thành phần, với định hướng phát triển đa quốc doanh Nhưng thành phần kinh tế khác cũng góp phần quan trọng phát triển kinh tế đất nước Chúng ta phải có nhìn định loại hình doanh nghiệp hệ ngày người quan tâm hiểu loại hình doanh nghiệp Việt Nam Trong xu hội nhập nay, để tồn phát triển kinh tế thị trường, ngồi việc khơng ngừng đầu tư, đổi cơng nghệ doanh nghiệp cũng không ngừng phát huy nâng cao hiệu công tác văn phòng Một doanh nghiệp, hay tổ chức, để có đội ngũ nhân viên đắc lực hay lực lượng lao động hùng hậu, điều trước tiên doanh nghiệp hay tổ chức phải làm phải có nghiệp vụ quản lý giỏi, phải có khoa học cơng tác quản trị văn phòng Nắm bắt yếu tố nghiệp vụ công tác văn phòng nắm tay nửa thành cơng Văn phòng – đơn vị quan, tổ chức Trong thời gian dài, văn phòng thường coi nơi túy chỉ thực công việc giấy tờ, giải cơng việc hành đơn giản, có tính chất phục vụ người làm việc văn phòng chỉ coi “bưng, bê, kê, dọn” ngày nay, kỷ nguyên thông tin yêu cầu q trình hội nhập văn phòng trở lại vị mà vốn có: trung tâm điều hành tổ chức, mặt tổ chức Nếu văn phòng trước chỉ nơi giải cơng việc hành vụ, hay chỉ nơi tiếp nhận người mà lý khơng thể làm đơn vị văn phòng phận có vị trí quan trọng, khơng thể thiếu quan, doanh nghiệp Đó là: văn phòng trung tâm xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quan, doanh nghiệp; phận tham mưu đặc biệt lãnh đạo công tác quản lý điều hành tổ chức Chính vậy, việc quan tâm mực đến vai trò văn phòng góp phần tích cực vào phát triển quan, tổ chức hay doanh nghiệp Là sinh viên Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, đồng thời người đến khảo sát Công ty cổ phần y tế Quang Minh, ý thức tầm quan trọng cần thiết việc tìm hiểu vai trò cơng tác văn phòng nên kết thúc học phần mơn “Quản trị văn phòng doanh nghiệp", em chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng Cơng ty Cổ phần Y tế Quang Minh đưa giải pháp” làm đề tài cho tiểu luận Việc làm khơng ngồi mục đích tìm hiểu thực tế tầm quan trọng phận văn phòng (Hành – Tổng hợp), đánh giá thực trạng tìm hiểu nguyên nhân đồng thời bước đầu đưa số giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu cơng tác tổ chức nghiệp vụ văn phòng Công ty cổ phần y tế Quang Minh Đối tượng phạm vi nghiên cứu 2.1 Đối tượng nghiên cứu Nghiệp vụ cơng tác văn phòng Cơng ty Cổ phần Y tế Quang Minh 2.2 Phạm vi nghiên cứu − Thời gian: Từ đầu năm 2015 đến − Không gian: Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng Cơng ty Cổ phần Y tế Quang Minh, địa chỉ: Tầng 4, tòa nhà Constrexim 8, km Nguyễn Trãi, phường Thanh Xuân Bắc, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội Lịch sử nghiên cứu Đã có nhiều đề tài nghiên cứu xung quanh vấn đề nhiên chưa có đề tài nghiên cứu cụ thể vấn đề: “Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng Cơng ty Cổ phần Y tế Quang Minh đưa giải pháp” Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích nghiên cứu: Tìm hiểu tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng Cơng ty Cổ phần Y tế Quang Minh Nhiệm vụ nghiên cứu: Giúp hiểu rõ nghiệp vụ cơng tác văn phòng Cơng ty Cổ phần Y tế Quang Minh nói riêng doanh nghiệp Việt Nam nói chung Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu Trong trình khảo sát, nghiên cứu, đánh giá em sử dụng phương pháp sau: − Phương pháp quan sát; − Phương pháp mô tả; − Phương pháp vấn; − Phương pháp phân tích – tổng hợp để đưa kết luận; − Phương pháp thống kê; − Phương pháp điều tra khảo sát; − Phương pháp thu thập thông tin Đóng góp của đề tài − Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hóa, nâng cao hiệu cơng tác tổ chức nghiệp vụ văn phòng Công ty cổ phần y tế Quang Minh − Kết đạt đề tài sử dụng làm tài liệu tham khảo cho cán bộ, nhân viên công ty Cấu trúc của đề tài Ngoài phần mở đầu phần kết luận, tài liệu tham khảo với phụ lục Phần nội dung đề tài nghiên cứu chia thành 03 chương, bao gồm: − Chương I Khái quát tổ chức hoạt động Công ty Cổ phần Y tế Quang Minh − Chương II Thực trạng việc tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng Cơng ty Cổ phần Y tế Quang Minh − Chương III Các giải pháp để nâng cao hiệu công tác văn phòng Cơng ty cổ phần y tế Quang Minh PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN Y TẾ QUANG MINH 1.1 Lịch sử hình thành Cơng ty Cổ phần Y tế Quang Minh Công ty cổ phần y tế Quang Minh thành lập vào ngày 29/05/2007, trải qua gần 10 năm hoạt động Công ty cổ phần y tế Quang Minh tự hào nhà cung cấp sản phẩm dịch vụ chăm sóc sức khỏe người hàng đầu Việt Nam Tên công ty : CÔNG TY CỔ PHẦN Y TẾ QUANG MINH Trụ sở : Tầng 4, tòa nhà Constrexim 8, km đường Nguyễn Trãi, phường Thanh Xuân Bắc, quận Thanh Xuân, Hà Nội Điện thoại : 04 3572 0361 Fax : 04 364 00038 Email : quangminh@qmj.vn Website : www.qmj.vn Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102277113 Sở Kế hoạch đầu tư thành phố Hà Nội cấp lần đầu ngày 29/05/2007, lần thay đổi thứ ngày 22/01/2013 Công ty cổ phần y tế Quang Minh có chi nhánh, hệ thống phân phối, kho bãi, trung tâm dịch vụ kỹ thuật chăm sóc khách hàng tỉnh, thành gồm: Hà Nội, Đà Nẵng, Tây Nguyên thành phố Hồ Chí Minh Các lĩnh vực kinh doanh gồm: - Thiết bị y tế, hóa chất xét nghiệm, vật tư tiêu hao; - Dược phẩm, thực phẩm chức năng, mỹ phẩm; - Dịch vụ y tế Với hệ thống phân phối trải dài từ Bắc vào Nam, Công ty cổ phần y tế Quang Minh đánh dấu có mặt khắp tỉnh thành nước, mang đến cho khách hàng hài lòng sản phẩm, dịch vụ mà Quang Minh cung cấp với phương châm “Phát triển vì sức khỏe cộng đờng” Với tầm nhìn: "Trở thành công ty chuyên cung cấp sản phẩm và dịch vụ chăm sóc sức khỏe" Cùng sứ mệnh: "Vì sức khỏe cộng đồng" Và giá trị cốt lõi: "Vì hài lòng khách hàng" Cơng ty cổ phần y tế Quang Minh nhận thức rõ trách nhiệm xã hội cam kết sức khỏe cộng đồng Vì vậy, Cơng ty cổ phần y tế Quang Minh không ngừng phát triển sáng kiến tìm kiếm sản phẩm, dịch vụ với mục tiêu đem đến cho khách hàng trang thiết bị đại, đạt tiêu chuẩn lượng cao 1.2 Cơ cấu tổ chức Về tổ chức, nhân sự: Công ty cổ phần y tế Quang Minh gồm có: Giám đốc, Phó Giám, Trưởng Chi nhánh phòng ban gồm: Phòng hành –Tổng hợp, Phòng tài - Kế tốn, Phòng Hỗ trợ, Phòng xuất nhập khẩu, Phòng phát triển khách hàng, Phòng kinh doanh …) với tổng số gần 100 cán bộ, chuyên viên, nhân viên làm việc Hà Nội chi nhánh Công ty Đà Nẵng, Tây Nguyên thành phố Hồ Chí Minh, thể rõ ràng sơ đồ đây: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN Y TẾ QUANG MINH HỘI ĐỒNG QUẢNTRỊ BAN GIÁM ĐỐC Khối kinh doanh Khối kỹ thuật Khối hỗ trợ Phòng kinh doanh Miền Bắc TTDV Kỹ thuật Miền Bắc Phòng Hỗ trợ Bán hàng Phòng kinh doanh Miền Trung TTDV Kỹ thuật Miền Trung Phòng Hành – Tổng hợp Phòng kinh doanh Tây Nguyên TTDV Kỹ thuật Tây Nguyên Phòng XNK – CƯHH Phòng kinh doanh Miền Nam TTDV Kỹ thuật Miền Nam Phòng Tài – Kế toán 1.3 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của phòng ban 1.3.1 Phòng Hành – Tổng hợp a Chức năng: Văn phòng Cơng ty Cổ phần Y tế Quang Minh hay gọi chung phòng Hành Chính – Tổng hợp có chức năng: - Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty tổ chức thực việc lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, chế độ sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ quân theo luật 10 hành cơng ty tồn diện, vừa đảm bảo thực thi nhiệm vụ trước mắt cũng quán xuyến công việc thời gian dài Văn phòng cơng ty xây dựng chương trình làm việc thể rõ mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp tiến độ cụ thể cơng việc mà cơng ty, đơn vị, phòng ban cần thực Thực xây dựng chương trình làm việc theo nguyên tắc, giải nhiều công việc theo chức năng, nhiệm vụ giao, nhanh chóng khơng đùn đẩy công việc cho người khác Công tác xây dựng chương trình làm việc cơng ty Cổ phần Y tế Quang Minh thực theo trình tự sau đây: - Chương trình công tác làm việc quý: tháng cuối quý phận, phòng ban cơng ty đánh giá tình hình thực hiện, chương trình làm việc q đó, kết đạt được, thiếu sót, khó khăn, thuận lợi đồng thời nghiên cứu xem xét chương trình làm việc quý ghi chương trình kế hoạch năm xem xét vấn đề phát sinh để đề nghị ban giám đốc điều chỉnh chương trình làm việc quý sau Dự kiến chương trình làm việc gửi cho giám đốc chậm 15 ngày tháng cuối quý - Chương trình làm việc tháng: Hàng tháng phận, đơn vị công ty vào dự kiến chương trình làm việc quý, vấn đề tồn đọng phát sinh để điều chỉnh chương trình làm việc theo tháng sau Dự kiến chương trình làm việc tháng gửi cho giám đốc chậm vào ngày 28 hàng tháng Văn phòng cơng ty thường xun phối hợp với trưởng phòng kỹ thuật, trưởng phòng kinh doanh, để xây dựng chương trình làm việc văn phòng nói riêng tồn cơng ty nói chung - Chương trình làm việc năm: Cuối năm văn phòng cơng ty gửi báo cáo thống kê năm cũ xây dựng chương trình làm việc cho năm lên giám đốc phòng ban đơn vị cơng ty để đơn vị vào thực 2.3.3 Kết đạt được: - Công việc thực theo trình tự thống nhất, khơng lộn xộn, có trật tự trước sau; 27 - Thực hết đầu mục công việc doanh nghiệp đề theo thời gian: tuần/ tháng/ quý/ năm; - Làm việc dựa theo kế hoạch, chương trình cơng tác giúp CBCNV khơng bị bỏ sót đầu mục cơng việc nêu 2.3.4 Những hạn chế tồn tại: - Đôi lúc CBCNV quên không lập kế hoạch công tác tuần, bỏ qua bước đơn giản, chỉ tập trung lập kế hoạch, chương trình cơng tác năm / tháng hoặc quý 2.3.4 Tổ chức công tác hậu cần: - Hậu cần khái niệm quen thuộc mà sử dụng hàng ngày Đây khái niệm rộng có nhiều ngành nghề sử dụng chung từ chức công việc lại khác Nghề hậu cần ngành công an khác với hận cần doanh nghiệp Hậu cần quan ban ngành nhà nước khác với hậu cần công ty tư nhân Hậu cần theo tiếng Anh logistics mơn khoa học nghiên cứu tính quy luật hoạt động cung ứng đảm bảo yếu tố tổ chức, vật chất kỹ thuật, q trình yếu tiến hành mục tiêu Nó coi nhánh trình tạo hệ thống liên quan đến nguồn lực người hệ thống máy móc Điều chỉ rõ nguồn lực tập trung người với vai trò vừa đối tượng, vừa công cụ tác động, vừa chủ thể trình Hậu cần từ hán việt dùng để chỉ cơng đoạn nằm phía sau thành Tuy nhiên không nên hiểu hậu cận chỉ cơng việc nhior phía sau mà nên coi bao gồm tồn bước mà người ngồi khơng nhìn thấy trước sản phẩm hay dịch vụ thực thành cơng Vị dụ ban hầu cần quân đội chăm lo việc ăn- mặc – ngủ quân nhân Hầu cần ban nhạc chăm lo tất yếu tố kĩ thuật, ánh sáng, trang phục cho nghệ sĩ.Công việc hậu cần hiểu việc có số lượng cần thiết thời điểm với chi phí phù hợp Nó vừa đóng vai trò kĩ nghệ thuật, đồng thời trình khoa học Nó phối hợp tất lĩnh vực sản xuất cơng nghiệp, quản lý vòng đời dự án, chuỗi cung cấp hiệu Trong sản xuất kinh 28 doanh, hiểu hâu cần việc tập trung nội lực lẫn ngoại lực bao hàm trình chu chuyển từ nhà "sản xuất gốc" đến "người tiêu dùng cuối cùng" Chức người hậu cần bao gồm việc quản lý việc mua bán, vận chuyển, lưu kho với hoạt động tổ chức cũng lập kế hoạch cho hoạt động Người quản lý logistics kết hợp kiến thức tổng hợp chức từ phối hợp nguồn lực tổ chức để vận hành - Để trì quản lý, để cơng việc văn phòng diễn trơi chảy công ty cũng trọng đến công tác hậu cần Trong khơng ngoại trừ cơng ty cổ phần Y tế Quang Minh Các điều kiện vật chất nhà cửa, trang thiết bị công ty thuộc công tác hậu cần văn phòng cơng ty Trình tự thủ tục cung ứng trang thiết bị văn phòng sau: - Đối với trang thiết bị phòng ban: Văn phòng vào phiếu yêu cầu mua văn phòng phẩm, vật tư phòng ban vào ngày 28 hàng tháng tổng hợp kế hoạch mua sắm trình Tổng giám đốc ký Sau giám đốc xét duyệt, cán kế tốn viết phiếu chi, thủ quỹ cơng ty xuất tiền mua sắm trang thiết bị 2.3.5 Tổ chức công tác đối ngoại, hội nghị: Công ty cổ phần Y tế Quang Minh cho tổ chức hội nghị quan trọng đối nội đối ngoại Nó thể khả giao tiếp lãnh đạo cán công nhân viên công ty với tổ chức kinh tế, xã hội, bạn hàng đồng thời định đến yếu tố thành công hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Chúng ta biết hội họp hình thức biểu dân chủ quản lý hình thức truyền thông trực tiếp Công ty làm việc theo chế độ thủ trưởng nên việc tổ chức họp quy định chung khơng có tính bắt buộc họp hội nghị thường Tổng giám đốc quy định Trên thực tế công ty cổ phần Y tế Quang Minh thường có loại họp, hội nghị sau: - Hội nghị tồn cơng ty hàng năm để tổng kết công tác thi đua đề phương hướng cho năm 29 - Hội nghị hàng quý để kiểm điểm tình hình thực kế hoạch đôn đốc nhắc nhở vấn đề thực dang dở - Các họp giao ban với nội dung nhìn nhận lại tình hình thực cơng việc tháng phối hợp giải vấn đề tồn đọng đơn vị, phòng ban Đây sở để báo cáo lên Tổng giám đốc công ty 2.2.6 Một số nội dung nghiệp vụ khác: - Vệ sinh môi trường: Đây vấn đề quan trọng quản lý doanh nghiệp mặt hậu cần Việc đảm bảo vệ sinh mơi trường đảm bảo cho CBCNV có mơi trường làm việc lành, khỏe mạnh Sau vài tiêu chuẩn tối thiểu nhằm đảm bảo vệ sinh môi trường cho công ty: Vứt rác nơi quy định, thường xuyên tiến hành dọn dẹp vệ sinh công ty (tuần từ 1-2 lần), phân loại rác thải … - Y tế: Trong q trình lao động doanh nghiệp ln thường trực nguy tai nạn, đau ốm,… mà người sử dụng lao động cần phải lưu ý đến công tác y tế doanh nghiệp để bảo đảm sức khỏe người lao động, đáp ứng trình sản xuất kế hoạch Công ty sắp xếp khu vực y tế với quầy thuốc thuốc men thông thường để sơ cứu đơn giản CNCNV có gặp tai nạn nhỏ q trình làm việc chẳng hạn ốm đau, sốt cao hay chảy máu ngồi da… Trường hợp nặng cơng ty điều động xe chuyển lên tuyến để kịp thời cứu chữa Bộ phận y tế cơng ty có chức tham mưu, giúp việc cho người sử dụng lao động trực tiếp thực việc quản lý sức khỏe người lao động Nhiệm vụ: Thực cung cấp dịch vụ khám chữa bệnh thông thường sở lao động sơ cứu, cấp cứu trường hợp tai nạn lao động; Quản lý tình hình sức khỏe người lao động, bao gồm: Tổ chức khám sức khỏe định kỳ; khám bệnh nghề nghiệp; lưu giữ theo dõi hồ sơ sức khỏe tuyển dụng, hồ sơ khám sức khỏe định kỳ, hồ sơ bệnh nghề nghiệp (nếu có); Quản lý số trang thiết bị, thuốc men phục vụ sơ cứu, cấp cứu theo ca sản xuất (nếu có) theo phân xưởng sản xuất; Xây dựng nội quy vệ sinh lao động, yếu tố nguy gây bệnh nghề nghiệp 30 biện pháp dự phòng để người lao động tham gia phòng tránh; Xây dựng tình sơ cấp cứu thực tế sở; chuẩn bị sẵn sàng phương án tình cấp cứu tai nạn lao động sở nhằm bảo đảm sơ cấp cứu có hiệu trường hợp xảy cố, tai nạn; Kiểm tra việc chấp hành điều lệ vệ sinh, phòng chống dịch bệnh, đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm cho người lao động sở lao động; phối hợp với phận an toàn – vệ sinh lao động để triển khai thực đo, kiểm tra, giám sát yếu tố nguy môi trường lao động, hướng dẫn phân xưởng người lao động thực biện pháp vệ sinh lao động; Xây dựng kế hoạch điều dưỡng phục hồi chức cho người lao động làm cơng việc nặng nhọc, độc hại hoặc có kết khám sức khỏe định kỳ loại IV, loại V hoặc mắc bệnh nghề nghiệp; Định kỳ năm tổ chức huấn luyện cho người lao động ảnh hưởng yếu tố có hại phát sinh môi trường lao động đến sức khỏe biện pháp dự phòng bệnh có liên quan đến yếu tố nghề nghiệp; biện pháp sơ cứu, cấp cứu tai nạn lao động thông thường nơi làm việc; Hằng năm kiểm tra, giám sát môi trường lao động; quản lý hồ sơ vệ sinh lao động sở; đề xuất khuyến nghị biện pháp cải thiện điều kiện lao động nâng cao sức khỏe cho người lao động; Hướng dẫn tổ chức thực chế độ bồi dưỡng vật (cơ cấu định lượng vật, cách thức tổ chức bồi dưỡng) cho người làm việc điều kiện lao động có hại đến sức khỏe; Tham gia hồn chỉnh thủ tục để giám định tổn hại sức khỏe, thương tật cho người lao động bị bệnh nghề nghiệp, tai nạn lao động; Phối hợp nhận chỉ đạo quan y tế địa phương hoặc y tế Bộ, ngành (nếu có) để quản lý sức khỏe người lao động; tiếp nhận thực đầy đủ chỉ đạo chuyên môn nghiệp vụ y tế địa phương y tế Bộ, ngành; Thực báo cáo định kỳ quản lý sức khỏe, bệnh nghề nghiệp người lao động quan y tế địa phương y tế Bộ, ngành (nếu có) Quyền hạn phận y tế: Tham dự họp giao ban sản xuất, sơ kết, tổng kết tình hình sản xuất kinh doanh kiểm điểm việc thực kế 31 hoạch an toàn – vệ sinh lao động; Tham dự họp xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, lập duyệt đề án thiết kế, thi công, nghiệm thu tiếp nhận đưa vào sử dụng nhà xưởng, máy, thiết bị để tham gia ý kiến lĩnh vực an toàn vệ sinh lao động; Yêu cầu người phụ trách phận sản xuất lệnh đình chỉ cơng việc hoặc định việc tạm đình chỉ công việc (trong trường hợp khẩn cấp) phát dấu hiệu vi phạm hoặc nguy gây ảnh hưởng sức khỏe, bệnh tật, ốm đau cho người lao động, đồng thời phải báo cáo người sử dụng lao động tình trạng này; Đình chỉ việc sử dụng chất không bảo đảm quy định vệ sinh lao động; Tham gia việc tổng hợp, đề xuất khen thưởng, xử lý kỷ luật tập thể, cá nhân công tác bảo hộ lao động, an toàn – vệ sinh lao động; Tham gia họp, hội nghị giao dịch với quan y tế địa phương hoặc y tế Bộ, ngành để nâng cao nghiệp vụ phối hợp công tác - Bảo vệ: Tổ chức bảo vệ quan, doanh nghiệp người đứng đầu công ty định thành lập; chịu chỉ đạo, điều hành trực tiếp người đứng đầu quan, doanh nghiệp hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ bảo vệ quan Công an Nghiệp vụ bảo vệ tổng hợp biện pháp chuyên môn trang bị cho lực lượng bảo vệ nhằm bảo đảm an ninh, trật tự an toàn cho công ty Biện pháp nghiệp vụ bảo vệ bao gồm: biện pháp hành chính; biện pháp quần chúng; biện pháp tuần tra, canh gác TIỂU KẾT Trên khái quát tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng cơng ty cổ phần Quang Minh Qua việc quan sát, tìm hiểu trực tiếp em rút nhận xét sau: Văn phòng phận quan, doanh nghiệp Văn phòng khơng chỉ hiểu đơn giản phận giải công việc hành đơn giản xử lý văn bản, quản lý dấu mà nơi mang lại giá trị khác cho tổ chức tham mưu xây dựng hệ thống quy định, chế làm việc tổ chức thực quy định để quản lý hệ thống; tham mưu đảm bảo nguồn lực 32 tổ chức; phối hợp điều hòa hoạt đơng tổ chức thơng qua hệ thống chương trình - kế hoạch hoạt động ; tổ chức hoạt động đối nội nhằm xây dựng máy chuyên nghiệp vững mạnh; tổ chức hoạt động đối ngoại để xây dựng hình ảnh phát triển thương hiệu, uy tín doanh nghiệp Như thấy văn phòng phận quan trọng cấu tổ chức quan hay doanh nghiệp Phần em khái quát rõ nét tổ chức máy văn phòng doanh nghiệp giúp phần làm sáng tỏ giống khác tổ chức máy văn phòng doan nghiệp văn phòng quan hành nhà nước Bên cạnh đó, cơng ty bước đổi hồn thiện tổ chức hoạt động văn phòng nhằm phát huy hiệu làm việc ban lãnh đạo cũng hiệu văn phòng Việc tổ chức hoạt động bước đầu đảm bảo việc thực thi quy định pháp luật doanh nghiệp, giải tốt mối quan hệ từ xuống dưới, mối quan hệ ngang dọc làm cho máy quản lý công ty hoạt động thống theo nguyên tắc mà công ty đề Tuy nhiên công ty chưa đưa phương pháp cũng cách thức tác động cụ thể để hoàn thiện nâng cao hiệu cơng tác văn phòng Qua tìm hiểu thấy thực trạng khó khăn đó, đồng thời em có hội quan sát tìm số nguyên nhân trình bày với tư cách sinh viên đến khảo sát công ty tiếp thu kiến thức thầy giảng dạy, em xin đóng góp số ý kiến góp phần giải hạn chế yếu tồn cơng tác văn phòng phần chương mà em trình bày Em cũng hy vọng ý kiến em giúp ích phần cho ban lãnh đạo cơng ty nhìn nhận hồn thiện hoạt động văn phòng 33 CHƯƠNG CÁC GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN Y TẾ QUANG MINH 3.1 Nhận xét, đánh giá: 3.1.1 Ưu điểm: Qua học tập lý thuyết chức nhiệm vụ văn phòng nghiên cứu hoạt động văn phòng cơng ty cổ phần y tế Quang Minh, em nhận thấy cũng văn phòng nói chung, văn phòng cơng ty cổ phần y tế Quang Minh tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng sau: - Cơng tác văn thư, lưu trữ; Công tác xây dựng quy chế; Công tác xây dựng kế hoạch, chương trình cơng tác; Cơng tác hậu cần; Công tác đối ngoại, hội nghị; Công tác mơi trường, y tế bảo vệ Một văn phòng muốn hoạt động tốt phải thực đầy đủ cơng tác nói Các cơng tác quan trọng Nhưng đồng thời phải thực với cấp độ khối lượng đạt nhịp nhàng hiệu cao Trong chức tổng hợp quan trọng nhất, chức nhiệm vụ riêng phòng có nhiệm vụ kiểm tra giám sát hoạt động Các hoạt động khơng bị bó hẹp phạm vi phòng mà ln có mối quan hệ chặt chẽ với tạo thành hệ thống dây chuyền mắt xích Trang thiết bị văn phòng tương đối đủ nên ứng dụng tiến Khoa học Cơng nghệ vào cơng tác văn phòng, đặc biệt công tác văn thư lưu trữ Công ty ngày hoàn thiện máy hoạt động cấu tổ chức phòng ban, điều thể phân chia nhiệm vụ, trách nhiệm , quyền hạn phòng ban, thêm vào có đội ngũ cán nhân viên có trình độ cao tương đối nhiều mặt mạnh cơng ty Đối với chức hậu cần văn phòng cơng ty thực tốt từ việc đón, tiếp khách, đối nội, đối ngoại đến việc tổ chức hội nghị, họp, ký kết, hội thảo việc chuẩn bị điều kiện cho lãnh đạo công tác Ngồi 34 văn phòng ch̉n bị đầy đủ sở vật chất, trang thiết bị cho phòng ban làm việc 3.1.2 Nhược điểm: Bên cạn vẫn tồn nhược điểm như: - Cơng tác văn phòng chưa thực rõ ràng, cán nhân viên chưa đào tạo kỹ lưỡng, người kiêm nhiệm đến công việc; - Công tác xử lý văn chậm trễ, khơng kịp thời hạn yêu cầu; - Tài liệu lưu trữ chưa sắp xếp khoa học, nhiều thiếu sót công tác bảo quản; - Xây dựng kế hoạch công tác nhiều thiếu sót; - Một số CNCNV chưa nghiêm túc tuân thủ quy chế công ty đề ra; - Văn phòng chưa thực chức tham mưu chưa tốt, hiệu Văn phòng chỉ làm nhiệm vụ tổng hợp ý kiến Hỗ trợ kinh doanh chịu trách nhiệm Qua đề tài báo cáo này, em xin đưa ý kiến đóng góp cơng ty cần phải tăng cường chức tổng hợp đặc biệt phải tăng cường chức tham mưu văn phòng chỉ có văn phòng - đơn vị trung tâm tồn quan, nơi nắm giữ nhiều thơng tin đầu vào, đầu thơng tin nội có khả tổng hợp tham mưu cho cấp lãnh đạo ý kiến xác kịp thời có hiệu cao Để ngày khẳng định tầm quan trọng vị trí văn phòng phải không ngừng phát huy công tác tham mưu 3.2 Giải pháp: 3.2.1 Giải pháp về cấu: Văn phòng cơng ty cổ phần y tế Quang Minh có trưởng phòng, phận: văn thư lưu trữ, phận bảo vệ, tạp vụ Nhưng thực tế phận lại chỉ có nhân viên Điều ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu công việc người lao động ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ cơng việc tồn cơng ty cá nhân, phận mắt xích tồn thể cơng ty Do theo em cơng ty cần có thêm phận phụ trách riêng y tế để người lao động yên tâm làm việc 35 Bên cạnh nhân viên văn thư làm việc không chuyên môn lại kiêm vai trò lễ tân nên nhiều gây chậm trễ công tác xử lý Công ty cần bổ sung cán có trình độ đại học cơng tác văn phòng, có sức khoẻ nhiệt tình cơng việc để đảm bảo cơng tác văn phòng nói chung công tác văn thư lưu trữ diễn thông suốt hoạt động công ty cũng diễn thơng suốt Ngồi nên phân cơng sát phận CBCNV lập kế hoạch chương trình cơng tác thường xuyên cụ thể Cập nhật đặn theo tuần / tháng / quý để lãnh đạo công ty tiện theo dõi tiến độ công việc 3.2.2 Nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán cơng nhân viên văn phòng: Cơng ty cổ phần Quang Minh công ty cổ phần yếu tố người vơ quan trọng Bố trí người việc nâng cao hiệu cơng việc Tuy nhiên phòng Tổ chức hành cơng ty việc sử dụng người bố trí người có nhiều vấn đề chưa hợp lý Cụ thể nhân viên văn thư học chuyên ngành kế toán chưa đào tạo nghiệp vụ văn thư, cơng việc họ giải theo thói quen Trưởng phòng phải chỉ bảo sửa đổi nhiều đồng thời khơng có kinh nghiệm Trong Trưởng phòng phải bao qt nhiều vấn đề đơi thường xuyên phải giải hậu văn thư không hồn thành Nhân viên văn phòng cơng ty trẻ hết họ thiếu kinh nghiệm Hơn ngày với phát triển không ngừng khoa học cơng nghệ đội ngũ nhân viên văn phòng cần bồi dưỡng kiến thức thường xuyên để đáp ứng kịp cơng việc Ngồi cơng tác thông tin công tác quan trọng, văn phòng nhân viên văn thư nơi thu thập tiếp xúc nhiều luồng thông tin chủ yếu dạng văn qua điện thoại, internet để đảm bảo cung cấp thông tin cách nhanh xác Nhưng khơng phải chỉ có thơng tin tiếng việt mà nhiều thứ tiếng khác đặc biệt lĩnh vực kinh doanh công ty thu hút nhiều bạn hàng quốc tế yêu cầu biết ngoại ngữ máy vi 36 tính trở lên cần thiết hết Do theo em để hoạt động doanh nghiệp thực có hiệu cơng ty cần tổ chức chương trình đào tạo, bồi dưỡng thường xuyên kiến thức văn phòng cho nhân viên Cụ thể phòng Tổ chức hành cần cử nhân viên học lớp bồi dưỡng nâng cao trình độ tin học, ngoại ngữ cũng nghiệp vụ văn thư lưu trữ 3.2.3 Xây dựng môi trường làm việc tốt góp phần phát huy khả sáng tạo của đội ngũ CBCNV: Môi trường làm việc tức môi trường vật chất lẫn mơi trường tinh thần Mơi trường có ảnh hưởng lớn đến tâm lý người lao động Nó khiến người lao động hăng say cống hiến ngược lại họ chán nản làm việc theo thái độ nghĩa vụ không tâm huyết với công việc Để xây dựng mơi trường làm việc tốt phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau: Cán công nhân viên phải nghiêm minh trường hợp như: trước hết nhắc nhở, trừ thưởng chí trừ lương Đồng thời sách tiền lương sách hữu hiệu Cán cơng nhân viên phải hưởng mức lương phù hợp với mà họ cống hiến Trên thực tế sách tiền lương công ty thực tốt tạo cho nhân viên cảm giác an tâm làm việc Tóm lại, để rèn cho đức tính u nghề, khơng ngừng học hỏi tìm tòi nâng cao trình độ chuyên môn, lực khả làm việc mệt mỏi, không ngừng đấu tranh chống tiêu cực có tổ chức Về phía ban lãnh đạo tạo điều kiện vật chất để phát huy lực nhân viên Đầu tư trang thiết bị cần thiết đại Lãnh đạo công ty cần cơng đưa sách khen thưởng cũng kỷ luật người việc để phát huy khả cạnh tranh người Đặc biệt cơng ty có tượng muộn sớm, số nhân viên khơng chấp hành nội quy mà lãnh đạo đề Lãnh đạo phải kỷ luật nâng cao hiệu cơng tác văn phòng tồn thể cán công nhân viên công ty phải đồng 37 lòng để cơng ty thực ngơi nhà thứ hai người 3.2.4 Công tác tham mưu tổng hợp: Cơng tác tham mưu tổng hợp có ý nghĩa đặc biệt quan trọng Xây dựng chương trình cơng tác hợp lý giúp cho hoạt động công ty phòng ban diễn liên tục có hiệu Trên thực tế từ hạn chế nguyên nhân trình bày em xin đưa số ý kiến nhằm khắc phục hạn chế sau: - Cần phải phân chia công việc cách rõ ràng cụ thể cán văn phòng cán văn thư lưu trữ từ nhân viên chuyên sâu vào cơng việc Qua phận thuộc văn phòng có ý kiến đề xuất, tham mưu cho lãnh đạo vấn đề có liên quan đến nhiệm vụ tốt - Cán công nhân viên cần chủ động việc tham gia đề xuất góp ý, để khích lệ tinh thần nhân viên ban lãnh đạo cơng ty cần có hình thức khen thưởng khích lệ kịp thời ý kiến có tính sáng tạo đem lại hiệu cho công ty - Khi lập chương trình cơng tác văn phòng cần vào kế hoạch chi tiết phòng ban để lập chương trình cho hợp lý Khi xây dựng cần tuân thủ nguyên tắc sau: + Nguyên tắc hệ thống: nguyên tắc đòi hỏi đồng thống kế hoạch, không để hoạt động bị trùng lặp hay chồng chéo lên nhau, thống theo hệ thống chiều dọc nội dung, cấp cấp + Nguyên tắc ưu tiên: Cụ thể cán văn phòng cần tìm nhiệm vụ trọng tâm kế hoạch, nhiệm vụ cần thực trước để ưu tiên + Nguyên tắc dự phòng: Thường nhân viên văn phòng phải tính tốn đến dự phòng yếu tố mặt thời gian điều kiện cần thiết khác Xây dựng chương trình cơng tác tn thủ ngun tắc góp phần giúp cán văn phòng xây dựng kế hoạch tổng hợp đảm bảo yếu tố cụ thể, thiết thực phù hợp TIỂU KẾT: 38 Trên ưu điểm, hạn chế cũng giải pháp mà cá nhân em đưa để giúp thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng Cơng ty cổ phần Y tế Quang Minh có phần hiệu Mong ý kiến đóng góp em phần có ích cho cơng ty 39 KẾT LUẬN Hoạt động văn phòng đóng vai trò quan trọng hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp - yếu tố để nâng cao uy tín, vị thế, lực cạnh tranh doanh nghiệp thị trường Tiểu luận: “Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng Cơng ty Cổ phần Y tế Quang Minh đưa giải pháp” tập trung đề cập đến số vấn đề bản: - Những vấn đề văn phòng - Phân tích đánh giá thực trạng cơng tác văn phòng cơng tác cơng tác văn thư lưu trữ, xây dựng kế hoạch – chương trình cơng tác, xây dựng quy chế, công tác hậu cần, … Công ty cổ phần Y tế Quang Minh bao gồm: + Thực trạng hoạt động văn phòng công ty - Đưa số ý kiến nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn phòng bao gồm: Giải pháp cấu, nâng cao trình độ chuyên môn cho cán công nhân viên, tăng cường phối kết hợp phòng ban, tạo mơi trường làm việc tốt Giải pháp hoạt động như: tham mưu tổng hợp, công tác thông tin, báo cáo, công tác văn thư lưu trữ Trong thời kỳ đất nước phát triển kéo theo thứ phát triển theo buộc cũng phải thay đổi để thích nghi dần với xã hội, doanh nghiệp cũng phần không ngoại lệ Ở Việt Nam có nhiều loại hình doanh nghiệp khác cũng hiểu hết tất nội dung loại hình doanh nghiệp em thực nghiên cứu đề tài nhằm cung cấp cho người đọc nhìn thấy phần vấn đề liên quan đến phần loại hình Doanh nghiệp Việt Nam nay, giúp ích cho cơng việc hoặc học tập cá nhân đó./ 40 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật doanh nghiệp 2005; Luật doanh nghiệp 2014; Giáo trình Quản trị văn phòng Doanh nghiệp – Nguyễn Hữu Tri; GS.TS Nguyễn Thành Độ, GVC Nguyễn Thị Thảo (2005), Giáo trình Quản trị Văn phòng, N B Lao động Xã hội, Hà Nội; Nguyễn Hữu Thân (2007), Quản trị hành văn phòng, NXB Thống kê, Tp.HCM – TS; Trần Kim Dung (2005), Quản trị nguồn nhân lực,NXB Thống kê, Tp.HCM ThS Vương Thị Kim Thanh (2009); Quản trị Hành Văn phòng, NXB Thống kê, Tp.HCM - Mike Harvey (2004); Quản trị hành văn phòng, NXB Thống kê, Hà Nội; GS.TS Nguyễn Thành Độ (2013), Quản trị văn phòng; 10 PGS.TS Trần Kim Dung (2009), Quản trị nguồn nhân lực, (tái lần thứ có sửa chữa bổ sung), Nhà xuất Thống kê, Hà Nội; 11 Nguyễn Hữu Thân (2008), Giáo trình Quản trị nhân ( tái lần thứ 9), Nhà xuất Lao động xã hội, Hà Nội; 12 Điều lệ Công ty Cổ phần Y tế Quang Minh Trang Web: http://vi.wikipedia.org http://tailieu.vn www.ebook.edu.vn Tài liệu Internet https://voer.edu.vn/m/dac-diem-cua-doanh-nghiep-vua-va-nho-trong-doanhnghiep/06f5d604 http://www.ussh.vnu.edu.vn/d4/news/Quan-tri-van-phong-doanh-nghiep-tu-liluan-den-thuc-tien 6-40.aspx http://www.caodangvietmy.edu.vn/quan-tri-doanh-nghiep/ http://thuvien.tvu.edu.vn/ebook/21/#/260 41 ... cơng tác văn phòng nên kết thúc học phần mơn “Quản trị văn phòng doanh nghiệp" , em chọn đề tài Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng Công ty Cổ phần Y tế Quang Minh. .. Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng Cơng ty Cổ phần Y tế Quang Minh đưa giải pháp Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích nghiên cứu: Tìm hiểu tổ chức nghiệp vụ. .. nghiệp vụ cơng tác văn phòng Cơng ty Cổ phần Y tế Quang Minh − Chương III Các giải pháp để nâng cao hiệu cơng tác văn phòng Công ty cổ phần y tế Quang Minh PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC