Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu 2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu 2 6. Giả thuyết khoa học 3 7. Ý nghĩa luận và thực tiễn của đề tài 3 8. Cấu trúc đề tài 4 Chương 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN VENTURE INTERNATIONAL (VIỆT NAM ) 5 1.1. Khái quát chung về doanh nghiệp 5 1.2. Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp 8 1.2.1. Chức năng 9 1.2.2. Nhiệm vụ 9 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 10 Tiểu kết: 13 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN VENTURE INTERNATIONAL (VIỆT NAM) 14 2.1. Khái niệm 14 2.2. Các loại chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng doanh nghiệp 14 2.3. Vai trò xây dựng chương trình, kế hoạch công tác 17 2.4. Thực trạng xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của Văn phòng Công ty Cổ phần Venture International ( Việt Nam) 18 Tiểu kết: 30 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VENTUR INTERNATIONAL (VIỆT NAM) 31 3.1. Đánh giá 31 3.2. Giải pháp 31 3.2.1. Đối với doanh nghiệp 32 3.2.2. Với lãnh đạo văn phòng 33 3.2.3 Với các nhân viên trực tiếp xây dựng chương trình kế hoạch 34 3.2.4. Với việc thực hiện các nghiệp vụ văn phòng 36 Tiểu kết: 38 KẾT LUẬN 39 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 40 PHỤ LỤC
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài “ Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng cơng ty cổ phần Venture International ( Việt Nam ) cơng trình tơi nghiên cứu soạn thảo Tôi không chép viết cơng bố mà khơng trích dẫn nguồn gốc Nếu có sai sót tơi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm SINH VIÊN MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN A PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Bước sang kỷ 21, đất nước ta có nhiều bước tiến đáng kể kinh tế đặc biệt từ sau nước ta nhập tổ chức thương mại giới WTO, hội thách thức doanh nghiệp thời kỳ hội nhập Hơn kinh tế thị trường với cạnh tranh gay gắt doanh nghiệp muốn đứng vững phát triển sản xuất phải nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm đạt mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận Để quản lý trình sản xuất kinh doanh có hiệu doanh nghiệp phải sử dụng hàng loạt công cụ khác Một công cụ quan trọng thiếu doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ công tác văn phòng Văn phòng cửa ngõ quan, tổ chức văn phịng vừa có mối quan hệ đối nội đối ngoại thông qua hệ thống văn bản, đồng thời hoạt động tham mưu tổng hợp, hậu cần liên quan trực tiếp tới văn phòng Để thực chức tham mưu: văn phịng xây dựng chương trình, kế hoạch doanh nghiệp góp phần quan trọng vào việc xác định mục tiêu, hướng đi, xác lập đánh giá, lựa chọn phương án phối hợp nguồn lực bên bên ngồi để thực thành cơng mục tiêu sản xuất doanh nghiệp Kế hoạch cho công tác tổ chức, quản trị hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Nhiệm vụ công tác xây dựng kế hoạch hoạch định tác nghiệp kinh tế doanh nghiệp Xuất phát từ mong muốn áp dụng kiến thức học tập, nghiên cứu trải nghiệp thân, vận dụng vào thực tiễn doanh nghiệp góp phần vào cơng cơng nghiệp hóa đại hóa đất nước - Tơi lựa chọn cho đề tài “ khảo sát, đánh giá thực trạng cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng cơng ty cổ phần Venture International ( Việt Nam ) Thơng qua đề tài tìm hiểu chương trình, kế hoạch giúp tơi hiểu biết sâu sắc loại hình doanh nghiệp Việt Nam Qua giúp cho tơi nắm thực trạng cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch văn phịng doanh nghiệp Góp phần nâng cao lực chun mơn công tác soạn thảo ban hành văn Lịch sử nghiên cứu Trước có đề tài nghiên cứu thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng doanh nghiệp chưa sâu vào phân tích làm rõ vai trò việc xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng Do viết kế thừa đưa kết cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phòng doanh nghiệp cụ thể công ty cổ phần Venture International ( Việt Nam ) Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu Để thực đề tài này, tập trung nghiên cứu cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch năm doanh nghiệp: công ty cổ phần Venture International ( Việt Nam ) Tuy nhiên, thời gian nghiên cứu hạn hẹp nên phạm vi nghiên cưu đề tài tập trung phản ánh công tác xây dựng chương trình, kế hoạch đơn vị thuộc cơng ty như: văn phịng từ năm 2014 2015 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Trên sở hệ thống hóa lý luận cơng tác xây dựng kế hoạch sản xuất, tiến hành phân tích thực trạng cơng tác xây dưng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng cơng ty cổ phần Venture International ( Việt Nam ) từ đề xuất giải pháp hoàn thiện Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài sử dụng phương pháp phân tích tổng hợp: - Tổng hợp lý luận chung xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn - phịng doanh nghiệp Phân tích thực trạng cơng tác cơng tác xây dưng chương trình, kế hoạch cơng tác - văn phịng cơng ty cổ phần Venture International ( Việt Nam ) Trên sở lý luận chung, tổng hợp hợp lại ưu điểm để đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện cơng tác xây dưng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng cơng ty cổ phần Venture International ( Việt Nam ) Giả thuyết khoa học Nếu làm tốt cơng tác xây dựng chương trình, kế hoach cơng tác văn phịng cơng ty cổ phần Venture International ( Việt Nam ) phục đắc lực cho hoạt động quản lý, đạo, điều hành công việc công ty Ý nghĩa luận thực tiễn đề tài Việc nghiên cứu thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng cơng ty cổ phần Venture International ( Việt Nam ) từ trước đến chưa thực vậy, đề tài “ Khảo sát, đánh giá thực trạng cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng cơng ty cổ phần Venture International ( Việt Nam )” có đóng góp sau: Thứ hệ thống hóa lý luận chung xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng cơng ty Thứ hai phân tích thực trạng cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng công ty cổ phần Venture International ( Việt Nam ), ưu điểm hạn chế cơng tác xây dựng chương trình, kế hoach cơng tác văn phòng doanh nghiệp Thứ ba đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng công ty cổ phần Venture International ( Việt Nam ) Thứ tư thông qua đề tài giúp cho hiểu biết sâu sắc công tác xây dưng chương trinh, kế hoạch công tác văn phịng Giúp tơi tiếp thu thêm nhiều kinh nghiệm để phục vụ cho công việc sau Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, phần nội dung đề tài chia thành ba chương, cụ thể sau: Chương Khái quát chung tổ chức hoạt động văn phòng công ty cổ phần Venture International ( Việt Nam ) Chương Thực trạng cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác văn phịng cơng ty cổ phần Venture International ( Việt Nam ) Chương Một số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác văn phịng cơng ty cổ phần Venture International ( Việt Nam ) Chương KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN VENTURE INTERNATIONAL (VIỆT NAM ) 1.1 a Khái quát chung doanh nghiệp Giới thiệu công ty Logo công ty cổ phần Venture International ( Việt Nam ) Tên giao dịch: Venture International Mã số thuế: 0800005529 Nơi đăng ký: Cục thuế tỉnh Hải Dương Điện thoại: 032786283 Fax: 032876296 Đại diện pháp luật: Trần Hải Yến Địa người ĐDPL: Phân khu phía tây, KCN Phú Thái – Huyện Kim Thành – Hải Dương Giám đốc: Trần Hải Yến Ngày cấp giấy phép:28/08/1998 Ngày bắt đầu hoạt động: 01/10/1994 Ngày nhận TK: 21/08/1998 Năm tài chính:1998 Số lao động:1000 Cấp chương loại khoản: 1-151-070-075 Nghề nghiệp kinh doanh chính: May trang phục ( Trừ trang phục từ da lông thú) Tài Khoản ngân hàng: Mã số thuế: 0800005529 Tên giao dịch: Venture International Số tài khoản: 146641 Tên ngân hàng: Tại NH TMCP Việt Nam Thịnh Vượng, CN Giảng Võ, Hà Nội Sau 22 năm xây dựng phát triển công ty đạt nhiều thành công khẳng định thương hiệu, tên tuổi thị trường Hoạt động sản xuất kinh doanh công ty đạt mức tăng trưởng cao ổn định Venture International công ty cổ phần may mặc 90% vốn nước từ Đức, Hà Lan, Mỹ Cơng ty có xí nghiệp may Hải Dương với 1000 công nhân nhà sản xuất hàng may mặc hàng đầu Việt Nam mặt hàng quần áo lao động ( đồng phục quân đội, áo chống cháy trang phục chuyên ngành), chủ yếu xuất sang thị trường Châu Âu Sản phẩm Venture International bán trực tiếp cho nhà bán lẻ lớn công ty chuyên trang phục bảo hộ lao động tỷ suất lợi nhuận công ty cao công ty may mặc khác Việt Nam Công ty thành lập để sử dụng hiệu phát triển nguồn vốn việc sản xuất kinh doanh may mặc lĩnh vực khác nhằm tối đa hóa lợi nhuận tạo việc làm ổn định cho nguồn lao động nhằm tăng thu nhập bình qn góp cho ngân sách Nhà nước Nhiệm vụ chủ yếu công ty sản xuất king doanh hàng may mặc nước xuất b • Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức công ty Chức nhiệm vụ công ty Chức công ty vừa nhận gia công vừa sản xuất tiêu thụ sản phẩm may mặc Đồng thời làm công việc liên quan tới ngành dệt may theo phương thức khác Nhận gia cơng tồn bộ: Công ty nhận nguyên vật liệu, phụ liệu khách hàng để gia công giao cho khách hàng thành sản phẩm Sản xuất hàng nội địa kinh doanh ngành nghề dịch vụ khác Về sản phẩm: Áo, Sơ mi, quần, bảo hộ lao động ( đồng phục quân đội, áo chống cháy trang phục chuyên ngành)… Sản phẩm công ty cổ phần Venture International chủ yếu làm theo đơn đặt hàng Do nhận đơn đặt nhận hàng nguyên liệu bên đặt hàng cung cấp với thơng số kỹ thuật, nhóm kỹ thuật công ty tiến hành chế thử sản phẩm sau sản phẩm chế thử gửi cho phận duyệt mẫu gồm chuyên gia bên đặt hàng kiểm tra góp ý kiến sản phẩm làm thử Mẫu đôi ký duyệt đưa đến phân xưởng để làm mẫu cứng giác sơ đồ pha cát vải, giác mẫu khớp mẫu đưa đến tổ cắt Bộ phận cắt tiến hành nhận vải phụ liệu từ quản đốc phân xưởng phối mẫu cắt theo mẫu đưa đến phân xưởng may Bộ phận may tiến hành may tiến hành may bao gồm may lắp ráp số công việc thủ công Sau may công việc thợ kiểm tra chất lượng sản phẩm thợ thu vá sản phẩm chuyển sang phận giặt tẩy để hoàn chỉnh sản phẩm Giai đoạn cuối kiểm tra chất lượng sản phẩm đóng gói nhập kho xuất xưởng theo đơn đặt hàng • Quyền hạn cơng ty Tuyển dụng sử dụng lao động vào làm việc công ty theo quy định luật lao động theo quy định cơng ty Được xây dựng cơng trình theo phê duyệt tổng công ty theo phê duyệt nhà nước Được kinh doanh mặt hàng theo quy định giấy phép kinh doanh Đưa thực chiến lược phạm vi cơng ty • Cơ cấu tổ chức cơng ty ( phụ lục 1) Nhìn chung mơ hình tổ chức cơng ty xếp bố trí phù hợp với khả nhân viên đảm bảo tốt nhiệm vụ sản xuất kinh doanh mặt đối ngoại Nhiệm vụ phận sau: Đại cổ đông: Là quan có thẩm quyền cao định vấn đề công ty theo luật DN điều lệ công ty Đại hội cổ đông quan thơng qua chủ trương sách đầu tư dài hạn phát triển công ty, định cấu vốn bầu quan quản lý điều hành sản xuất kinh doanh Hội đồng quản trị: Là quan quản lý cơng ty có tồn quyền nhân danh công ty để định vấn đề liên quan tới mục đích quyền lợi cơng ty, trừ vấn đề thuộc đại hội cổ đông định Ban kiểm sốt: Do đại hội cổ đơng bầu rat hay mặt cổ đơng kiểm sốt hoạt động kinh doanh, quản trị điều hành công ty Ban Giám Đốc: Quyết định tất vấn đề liên quan dến hoạt động ngày công ty, tổ chức thực kế hoạch kinh doanh phương án đầu tư Bổ nhiệm miễn nhiệm chức danh quản lý công ty trừ chức danh Hội đồng quản trị bổ nhiệm miễn nhiệm Và phòng khác Phòng hành 2.Phịng kế hoạch vật tư Phịng xuất nhập Phịng kế tốn tài vụ Phịng kỹ thuật Phòng KCS Và đơn vị trực thuộc khác 1.2 Khái quát chung văn phòng doanh nghiệp Như biết văn phòng phận cấu thành, giúp việc quan, tổ chức doanh nghiệp mà diễn hoạt động công tác văn thư-lưu trữ Văn phòng nơi giao tiếp, thu nhận xử lí thơng tin phục vụ cho lãnh đạo cơng tác quản lí đảm bảo cơng tác hậu cần cho 10 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CỦA VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN VENTUR INTERNATIONAL (VIỆT NAM) 3.1 Đánh giá Văn phòng công ty thực nhiệm vụ tham mưu, giúp lãnh đạo xây dựng tổ chức thực quy chế làm việc tốt Theo kết điều tra, có tới 80,6% số người hỏi đánh giá tốt; 17,4% số người hỏi đánh giá khá; 0,75% đánh giá trung bình 0% có ý kiến đánh giá Các chương trình làm việc cơng ty văn phòng tham mưu xây dựng đảm bảo ngun tắc; nội dung bao qt, tồn diện, có trọng tâm, trọng điểm, bám sát tình hình thực tiễn công ty, thực kịp thời điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với thời điểm, thời kỳ đảm bảo thẩm quyền Chất lượng tham mưu xây dựng tổ chức thực chương trình cơng tác ngày tốt hơn, chương trình cơng tác năm, hàng q, tháng cơng ty thực đầy đủ Đánh giá chung công tác tham mưu giúp cấp ủy xây dựng, tổ chức thực chương trình cơng tác tốt Đã có 73,2% số người hỏi nhận xét mức “tốt”, 22,5% nhận xét mức “khá”; có 1,9% đánh giá mức “trung bình”; 0,3% cho mức “kém” Tuy nhiên chất lượng công tác tham mưu xây dựng tổ chức thực chương trình cơng tác chưa cao Chất lượng tham mưu xây dựng chương trình cơng tác cịn hạn chế Chương trình cơng tác q, chương trình cơng tác 34 tháng, lịch cơng tác tuần tính ổn định thấp, sau xây dựng phải thay đổi, bổ sung nhiều thực Lịch làm việc công ty hai tuần xây dựng lần, khơng dự đốn hết cơng việc phát sinh, gây bị động cho đơn vị công ty 3.2 Giải pháp Căn vào mục tiêu, nội dung kế hoạch sản xuất kinh doanh cơng ty, cơng ty tiếp tục củng cố hồn thiện máy tổ chức hành tổng hợp theo hướng dẫn, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng, nâng cao ý thức tự giác, chấp hành kỷ luật quy chế làm việc phịng Từng bước nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cho cán nhân viên, đặc biệt công tác xây dựng chương trình, kế hoạch văn phịng doanh nghiệp 3.2.1 Đối với doanh nghiệp Yếu tố quan trọng hàng đầu doanh nghiệp người, việc doanh nghiệp cần làm đầu tư vào người Do khơng hồn thiện người quản lý, lãnh đạo mà cịn phải hồn thiện nhân viên Hồn thiện mơ hình tổ chức phịng hành tổng hợp, mơ hình tổ chức trình bày gọi gọn nhẹ, song chức năng, nhiệm vụ cần phải phân công cách rõ ràng cụ thể để tạo tính chun nghiệp quản lý trưởng phịng chuyên môn sâu chuyên môn nghiệp vụ mà nhân viên phòng thực Xây dựng quy chế cụ thể để xác định mối quan hệ công tác doanh nghiệp phục vụ mục tiêu chung, văn phòng đầu mối việc xây dựng chương trình kế hoạch xây dựng quy chế hoạt động để đảm bảo hoạt 35 động kế hoạch toàn doanh nghiệp Doanh nghiệp cần xếp nguồn nhân cho phịng Hành tổng hợp hợp lý, lựa chọn người đủ lực, phẩm chất vào vị trí văn phòng cho phù hợp đạt hiệu Đổi mới, hồn thiện cơng tác quản lý, điều hành quản lý: xây dựng chương trình kế hoạch làm việc cách cụ thể diễn cách khoa học, logic, xác, kịp thời Đây vấn đề cốt lõi mà văn phòng nắm rõ bám trọng tâm, trọng điểm Để tránh văn phòng hoạt động cách thụ động lãnh đạo cơng ty cần phối hợ nhân viên chun mơn kiểm tra rà sốt để lãnh đạo chủ động nắm rõ tình hình thực tế, có phân tích đưa định kịp thời Xây dựng mối quan hệ đoàn kết giúp đỡ lẫn cơng việc mục tiêu chung công ty thông qua chuyến du lịch, thăm quan công ty bạn nhằm giao lưu, học hỏi kinh nghiệm nâng cao tinh thần làm việc tập thể Đặc biệt người lãnh đạo tạo mối quan hệ tốt nội phòng, thân thiện, động viên, giúp đỡ khiến họ cảm thấy quan tâm chia sẻ họ làm việc nhiệt tình, hăng say cơng việc, nhiệt tình trung thành với cơng ty Hiện đại hóa trang thiết bị làm việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý Trang thiết bị công cụ đắc lực hỗ trợ cho văn phòng Hiện nay, doanh nghiệp muốn đứng vững thị trường việc đầu tư mua sắm trang thiết bị cần thiết Trong khả doanh nghiệp nên có đầu tư đắn trang thiết bị nhằm đáp ứng nhu cầu cơng việc, khơng lãng phí mà đạt mục tiêu đề 36 Trang thiết bị công ty nói chung văn phịng nói riêng tương đối đầy đủ, đại, song cần phải xây dựng phần mềm tin học để quản lý công việc 3.2.2 Với lãnh đạo văn phịng Về phía lãnh đạo trước hết, muốn nâng cao chất lượng văn phịng, lãnh đạo cơng ty cần quan tâm đến cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch Lãnh đạo cơng ty nâng cao trình độ chun mơn cho đội ngũ cán văn phịng Sự quan tâm phải thể giải pháp cụ thể tuyển dụng đào tạo cán văn phịng; Cơng ty phải có kế hoạch đào tạo trang bị kiến thức chuyên môn nghiệp vụ hành văn phịng lĩnh vực chun mơn có liên quan Lãnh đạo cơng ty cần giải cơng việc nhanh chóng, kịp thời chủ động đối phó với cơng việc đột xuất, để từ giao nhiệm vụ cho nhân viên xây dựng chương trình, kế hoạch hiệu Vấn đề nội dung chương trình đào tạo, sở đào tạo cần đổi nội dung chương trình đào tạo, cần phải giảm lý thuyết hàn lâm mà tăng tính thực hành, bám sát thực tiễn văn phòng diễn Khi chương trình cơng tác ban hành, lãnh đạo văn phịng cơng ty có trách nhiệm phải chủ động tổ chức thực nhiệm vụ thuộc đơn vị Tạo hội cho tất nhân viên phát huy tối đa khả tiềm tàng người họ Điều đòi hỏi nhà lãnh đạo phải tìm hiểu cơng việc cho phù hợp với đối tượng nhân viên để họ làm việc cách tốt thỏa mãn cao công việc Xây dựng mối quan hệ chân thành cởi mở lãnh đạo nhân viên, tạo hội cho tất nhân viên tham gia tích cực vào việc định quan trọng liên quan tới công việc họ Tạo môi trường làm việc hài hòa, vui vẻ, người hăng say làm 37 việc, đóng góp ý, từ lãnh đạo lấy làm sở định cơng ty sát thực tế Ngồi quan tâm tới đời sống tinh thần cán cơng nhân viên nhiều hình thức phong phú : tặng quà sinh nhật, tặng lễ cưới cho nhân viên, giúp đỡ nhân viên gặp khó khăn đột xuất Xây dựng chế tài cụ thể để kịp thời có biện pháp khen thưởng kỷ luật cần cơng đưa sách khen thưởng kỷ luật người việc để phát huy khả cạnh tranh người 3.2.3 Với nhân viên trực tiếp xây dựng chương trình kế hoạch Người phụ trách công tác cần phải phối hợp công việc với thành viên khác để giúp việc xây dựng chương trình, kế hoạch cách sâu sát Cán nhân viên trực tiếp xây dựng chương trình kế hoạch cần phải rèn cho đức tính u nghề, khơng ngừng học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, lực khả làm việc mệt mỏi, không ngừng đấu tranh chống tiêu cực tổ chức Cán nhân viên nên thường xun báo cáo tình hình thực cơng việc với lãnh đạo, để lãnh đạo nắm bắt kịp thời giải khó khăn, vướng mắc trình làm việc gặp phải Nhân viên trực tiếp xây dựng chương trình, kế hoạch cần coi trọng cơng tác thay đổi tư cách nhìn tầm quan trọng cơng tác để áp dụng vào cơng việc Các nhân viên trực tiếp xây dựng chưng trình kế hoạch phải thu thập thông tin, xử lý cung cấp thông tin Thông tin phục vụ nhu cầu tổ chức lao động, giải công việc hàng ngày lãnh đạo quan.Cán nhân viên cần phải thu thập thông tin Theo 38 chương trình cơng tác lịch cơng tác tuần, cán công nhân viên đơn vị quan triển khai thực nhiệm vụ giao Quá trình nảy sinh nhiều vấn đề Trong theo dõi, đôn đốc đơn vị thực chương trình cơng tác, cán nhân viên văn phịng cần nhạy bén, nắm bắt tình hình, chọn lọc tổng hợp thông tin phản ánh để thủ trưởng quan đạo, uốn nắn giải kịp thời Nội dung chương trình phải bám sát thể đúng, kịp thời thời gian đường lối, chủ trương, sách cơng ty Xác định định hướng công tác, mục tiêu, trọng tâm cơng tác thời gian Đồng thời ý triển khai đồng tất lĩnh vực công tác quan Để xây dựng chương trình cơng tác quan thực đạt kết quả, nhân viên Văn phịng có trách nhiệm - Bám sát chương trình, trình tổ chức thực hiện, có khó khăn, vướng mắc, Văn phịng phối hợp với đơn vị có việc báo cáo thủ trưởng quan giải kịp thời - Hàng tháng, hàng q, tháng, Văn phịng tổng hợp tình hình đánh giá việc thực chương trình Thường xuyên báo cáo với thủ trưởng quan tiến độ thực chương trình Kiến nghị vấn đề cần kịp thời bổ sung, điều chỉnh chương trình cho phù hợp - Cuối năm, đơn vị báo cáo tình hình thực chương trình đơn vị mình, báo cáo phải nêu rõ việc làm, việc bổ sung Báo cáo phải đảm bảo tính tổng hợp, đánh giá tình hình chung, song phải có số liệu cụ thể công tác trọng tâm, công tác - Trên sở báo cáo đơn vị, kết hợp với q trình theo dõi, Văn phịng có trách nhiệm tổng hợp tình hình thực chương trình cơng tác chung quan Biên tập thành biên trình thủ trưởng quan ban hành Để có chương trình cơng tác phù hợp với u cầu nhiệm vụ chương trình thực có kết ngành, quan, nhà quản trị Văn phịng cần có 39 đầy đủ thơng tin từ nhiều chiều, sát thực tế, nắm chủ trương, có trình độ tổng hợp cao để đạo nhân viên thuộc quyền trình xây dựng tổ chức thực chương trình cơng tác ơn vị cần nâng cao tầm nhận thức vai trò, ý nghĩa cơng tác văn phịng, xem yếu tố tiên để hồn thành nhiệm vụ 3.2.4 Với việc thực nghiệp vụ văn phòng Cơng tác tham mưu tổng hợp có ý nghĩa đặc biệt quan trọng Xây dựng chương trình cơng tác hợp lý giúp cho hoạt động công ty phòng ban diễn liên tục hiệu Cần phải chia công việc cách rõ ràng cụ thể cán văn phòng cán văn thư lưu trữ, từ nhân viên chuyên sâu vào kế hoạch Qua phận văn phịng có ý kiến, đề xuất, tham mưu cho lãnh đạo vấn đè có liên quan đến nhiệm vụ tốt Cán nhân viên chủ động việc tham gia đề xuất, đóng góp ý kiến, khích lệ tinh thần cơng nhân viên ban lãnh đạo cơng ty cần có hình thức khen thưởng, khích kịp thời ý kiến sáng tạo đem lại hiệu cao Khi lập chương trình cơng tác văn phịng cần vào kế hoạch chi tiết phòng ban để lập chương trình cho hợp lý, tuân thủ nguyên tắc - Nguyên tắc hệ thống - Nguyên tắc ưu tiên - Nguyên tắc dự phòng 40 Xây dựng chương trình cơng tác tn thủ ngun tắc góp phần giúp cho cán văn phịng xây dựng kế hoạch tổng hợp, đảm bảo yêu cầu cụ thể, thiết thực phù hợp Công tác thơng tin báo cáo Bộ phận văn phịng muốn làm tốt cần nắm vững nhu cầu thông tin ban lãnh đạo phận khác công ty, đồng thời xá định rõ loại thông tin cần thu thập nguồn cung cấp thơng tin Do nhiều nguồn thơng tin việc văn phịng phân loại thông tin theo lĩnh vực, vấn đề từ xếp thành hệ thống tránh thơng tin bị trùng lặp xác định độ xác thông tin Để khắc phục yếu công tác thơng tin báo cáo phận văn phịng xin đưa số biện pháp: - Trên thực tế công ty quản lý thông tin sổ sách, công ty trang thiết bị máy tính Máy tính phần lớn sử dụng soạn thảo văn mà không khai thác hết chức chúng Cán quản lý thơng tin máy tính, dùng mật mã bảo vệ thơng tin quan trọng - Để không gây chậm trễ công tác lập báo cáo văn phịng cơng ty cần đề quy định mặt thời gian việc giao nộp báo cáo - Cơng ty đặt mua báo chí để cán cơng nhân viên cơng ty nắm bắt kịp thời thu thập thơng tin có ích cho cơng việc Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2000 vào hoạt động văn phòng nhu cầu tất yếu Về tổng thể, trình cần trải qua giai đoạn: trang bị kiến thức bước xây dựng hệ thống quản lý chất lượng: lập kế hoạch, đào tạo chuyên môn, khảo sát có đơn vị, viết hệ thống tài liệu, cơng bố thực 41 hiện, đánh giá nội cải tiến, chúng nhận đạt tiêu chuẩn trì chất lượng hệ thống Đây khởi động cần thiết văn phòng nhằm nâng cao hiệu cồn việc văn phịng có cơng tác xây dựng chương trình, kế hoach văn phịng Tiểu kết: Trên số nhận xét, đánh giá công tác xây dựng chương trình, kế hoạch văn phịng Cơng ty cổ phần Venture International, sở tìm hiểu, đánh giá, phân tích thực trạng tình hình hoạt động cơng ty, tơi mong giải pháp trình bày lãnh đạo công ty quan tâm xem xét sớm đưa vào thực tiễn để phần khắc phục thiếu xót cịn tồn tại, thúc đẩy hiệu hoạt động công tác xây dưng chương trình kế hoạch văn phịng 42 43 KẾT LUẬN Công ty Cổ phần Veture International ( Việt Nam) thành lập chưa lâu công ty dần khẳng định mình, tạo chỗ đứng niềm tin đối tác, công ty đà phát triển lớn mạnh với phát triển chung đất nước Trong cơng ty phận văn phịng nơi diễn nhiều hoạt động mang tính chất phục vụ với chức nhiệm vụ mình, văn phịng cơng ty giúp cho hoạt động lãnh đạo công ty việc quản lý, cung cấp thoong tin cho việc định kinh doanh cách hiệu Văn phòng đáp ứng phần địi hỏi cơng việc kinh doanh công ty giai đoạn Một nhiệm vụ văn phịng mà khơng thể thiếu Việc lập kế hoạch cần thiết để doanh nghiệp đảm bảo giữ nhịp độ hoạt động cao hướng hoạt động không phần quan trọng Khi bạn lập thành công kế hoạch tư quản lý bạn có hệ thống để tiên liệu tình xảy Bạn phối hợp nguồn lực cá nhân, tổ chức để tạo nên sức mạnh tổng hợp, giữ vững “mũi tiến cơng” vào mục tiêu cuối muốn hướng đến Bên cạnh đó, bạn dễ dàng kiểm tra, giám sát hiệu thực dự án Vì tơi chọn đề tài: “ Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng công ty cổ phần Venture International (Việt Nam) cho tiểu luận 44 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Quản trị hành văn phịng (Mike Harvay – Nhà xuất thống kê) Tài liệu môn học Quản trị văn phòng – Ths Trần Thị Ngà Nghiệp vụ hành văn phịng – PGS TS Nguyễn Hữu Trí Một số khóa luận đề tài Các tài liệu công ty 45 Đại hội cổ đơng Hội đồng quản trị Ban kiểm sốt Giám Đốc PHỤ LỤC Phó Giám Đốc PHỤ LỤC CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠNG TY Phịng tổ chức hành Phịng kế hoạch Phịng vật xuất tư nhập Phịng khẩukế tốn tàiPhịng vụ kỹ thuật Phịng KCS Phân xưởng may PhânI xưởng may PhânIIxưởng Phân may III xưởng may IV xưởng Phân Phân cắtxưởng hoàn thiện 46 Tổ sản xuất Tổ sản xuất Tổ sản xuất Tổ sản xuất Tổ sản xuất \ PHỤ LỤC CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHỊNG Lãnh đạo văn phịng Chuyên viên văn phòng Cán văn thư lưuCán trữ kỹ thuật tổng Kế hợp tốn văn phịng 47 48 ... chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng cơng ty cổ phần Venture International ( Việt Nam ) từ trước đến chưa thực vậy, đề tài “ Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch. .. tích thực trạng cơng tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng cơng ty cổ phần Venture International ( Việt Nam ), ưu điểm hạn chế công tác xây dựng chương trình, kế hoach cơng tác văn. .. tra, giám sát hiệu thực dự án Vì tơi chọn đề tài: “ Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác văn phịng công ty cổ phần Venture International (Việt Nam) cho