Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu. 2 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng. 3 6. Giả thuyết khoa học 3 7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3 8. Cấu trúc của đề tài 4 Chương 1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRUNG TÂM ĐÀO NGHIÊN CỨU – KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ 5 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan, tổ chức: 5 1.1.1 Lịch sử hình thành 5 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 6 1.1.2.1. Chức năng 6 1.1.2.2. Nhiệm vụ 6 1.1.3 Cơ cấu và sơ đồ tổ chức 8 1.1.3.1 Cơ cấu tổ chức 8 1.1.3.2 Sơ đồ tổ chức của Trung tâm 9 1.2 Khái quát chung về văn phòng và công tác văn phòng 10 1.2.1 Khái niệm văn phòng 10 1.2.2. Chức năng của văn phòng. 10 1.2.2.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp. 10 1.2.2.2. Chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo. 11 1.2.2.3. Chức năng hậu cần. 11 1.2.2.4. Chức năng hỗ trợ cho hoạt động sản xuất kinh doanh (đối với văn phòng của doanh nghiệp). 12 1.2.3. Nhiệm vụ của văn phòng 12 1.2.3.1. Nhóm công việc hành chính 12 1.2.3.2. Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp 12 1.2.3.3. Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng giúp việc điều hành của lãnh đạo 13 1.2.3.4. Nhóm nhiệm vụ thực hiện chức năng hậu cần 13 1.2.4 Các loại văn phòng 13 1.2.5. Vai trò của văn phòng 14 1.3 Công tác văn phòng 14 1.3.1 Khái niệm công tác văn phòng 14 1.3.2. Vị trí và ý nghĩa của công tác văn phòng 14 Chương 2. NHIỆM VỤ CỦA VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TRONG VIỆC THỰC HIỆN CHỨC NĂNG THAM MƯU TỔNG HỢP 16 2.1. Cơ cấu tổ chức của văn phòng doanh nghiệp 16 2.2. Chức năng của văn phòng doanh nghiệp 16 2.2.1 Chức năng tham mưu tổng hợp 16 2.2.2 Chức năng giao dịch 17 2.2.3 Chức năng hậu cần 17 2.3 Nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp. 17 2.3.1 Tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp về tổ chức bộ máy của văn phòng doanh nghiệp. 18 2.3.2 Tham mưu lãnh đạo doanh nghiệp về sửa đổi, bổ sung điều lệ hoạt động của doanh nghiệp. 18 2.3.3 Xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, nội quy hoạt động của doanh nghiệp. 19 2.3.4 Tổ chức xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của doanh nghiệp. 19 2.3.5 Tổ chức thu thập thông tin phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 20 2.4 Đánh giá sự khác nhau của văn phòng doanh nghiệp với văn phòng cơ quan hành chính nhà nước trong việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp. 20 2.4.1 Đánh giá về cơ cấu tổ chức của văn phòng 20 2.4.1.1 Cơ cấu tổ chức văn phòng cơ quan hành chính nhà nước 21 2.4.1.2 Cơ cấu tổ chức văn phòng doanh nghiệp gồm: 22 2.4.2 Đánh giá về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 24 2.4.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng cơ quan hành chính nhà nước 24 2.4.2.1.1 Văn phòng cơ quan nhà nước có thẩm quyền chung 24 2.4.2.1.2 Văn phòng cơ quan nhà nước có thẩm quyền riêng 25 2.4.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng của doanh nghiệp. 25 2.4.3 Đánh giá về nguyên tắc điều hành hoạt động 27 2.4.4 Đánh giá về việc thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp. 28 2.2.4.1 Văn phòng cơ quan hành chính nhà nước 28 2.2.4.2 Văn phòng doanh nghiệp 29 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP GIÚP VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP THỰC HIỆN TỐT CHỨC NĂNG THAM MƯU TỔNG HỢP 31 3.1. Nhận xét, đánh giá thực trạng nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp. 31 3.1.1 Kết quả thực hiện các nhiệm vụ trong công tác tham mưu, tổng hợp 31 3.1.2 Hạn chế, tồn tại 32 3.1.3 Nguyên nhân 33 3.2. Một số giải pháp giúp văn phòng doanh nghiệp thực hiện tốt hơn nữa chức năng tham mưu tổng hợp 33 PHẦN KẾT LUẬN 35 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 36
LỜI CẢM ƠN Để thực đề tài xin chân thành cảm ơn giảng viên Lâm Thu Hằng– Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giảng dạy hướng dẫn học phần Quản trị văn phòng doanh nghiệp Tơi cố gắng áp dụng kiến thức học nhà trường đời sống thực tế để hoàn thành đề tài Tuy nhiên q trình thực nhiều hạn chế thời gian, tư liệu tham khảo thêm vào vốn kiến thức khả hiểu biết thực tế chưa nhiều nên tiểu luận khơng tránh khỏi thiếu sót, vậy, Tơi mong quan tâm đóng góp ý kiến thầy, giáo người có kinh nghiệm để tơi hồn thiện báo Tơi xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Đỗ Thị Hằng LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan nội dung đề tài với thực tế Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý Đề tài tơi có sử dụng số tài liệu tham khảo qua sách, báo, tạp chí, trang web MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày với lên đất nước phát triển kinh tế thị trường đời quan, tổ chức, doanh nghiệp với loại hình kinh doanh đa dạng, phong phú, quy mơ lớn, nhỏ khác Bên cạnh đó, xu hướng hội nhập kinh tế quốc tế tạo sức ép cạnh tranh to lớn doanh nghiệp Việt Nam Mỗi quan, tổ chức, doanh nghiệp có cách xếp máy hoạt động riêng rẽ cho phù hợp với loại hình hoạt động đơn vị Văn phòng máy thiếu hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm trì hoạt động cách thơng suốt, nhịp nhàng liên tục Cơng tác Văn phòng nói chung hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc quan, đơn vị, doanh nghiệp Đây xác định mắt xích quan trọng, cầu nối lãnh đạo phòng/ban/đơn vị khác quan, có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý quan, tổ chức Trong chức văn phòng chức tham mưu, tổng hợp có vị trí quan trọng nhằm giúp cho thủ trưởng quan đưa định đắn, khoa học phù hợp với nguyện vọng đông đảo CBCNV thơng qua ý kiến tham gia góp ý cấp quản lý, người trợ giúp tham mưu cho lãnh đạo Vì vậy, làm tốt cơng tác Văn phòng góp phần giải cơng việc quan, tổ chức nhanh chóng, xác, chất lượng, giữ bí mật, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ Nếu Văn phòng tổ chức làm việc khoa học, trật tự, nếp việc quản lý điều hành công việc quan, tổ chức thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu nhiệm vụ chuyên môn tổ chức Với mong muốn làm rõ nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp việc thực chức tham mưu - tổng hợp, đồng thời đánh giá khác văn phòng doanh nghiệp với văn phòng quan hành nhà nước q trình thực chức tham mưu - tổng hợp, xin chọn đề tài “Tìm hiểu nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp việc thực chức tham mưu - tổng hợp đánh giá 4 khác văn phòng doanh nghiệp với văn phòng quan hành nhà nước q trình thực chức tham mưu – tổng hợp” với mục đích vận dụng lý thuyết vào thực tiễn để nâng cao nhận thức đồng thời mong muốn góp phần nhỏ bé để hoàn thiện phát huy hiệu hoạt động văn phòng doanh nghiệp nói chung Lịch sử nghiên cứu Đã có nhiều nghiên cứu cơng tác hành văn phòng như: - Hồ Ngọc Cần (chủ biên), LS Thomas, Ths Diễm Chi, TS Trần Nguyễn, Cẩm nang tổ chức quản trị hành văn phòng, Nxb Tài chính, Hà Nội, 2003; - Mike Havey, Quản trị hành văn phòng, Nxb Thống kê, Hà Nội, 2004; - PGS.TS Nguyễn Hữu Trí, Nghiệp vụ hành văn phòng; … Tuy nhiên nghiên cứu nghiên cứu chung quản trị hành văn phòng nói chung, chưa có đề tài nghiên cứu chi tiết chức tham mưu - tổng hợp nhiệm vụ chức văn phòng doanh nghiệp Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài - Đối tượng mà đề tài nghiên cứu hướng tới nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp việc thực chức tham mưu, tổng hợp; - Đánh giá khác văn phòng doanh nghiệp với văn phòng quan hành nhà nước trình thực chức tham mưu, tổng hợp; - Đề xuất số giải pháp để văn phòng doanh nghiệp thực tốt chức tham mưu, tổng hợp - Phạm vi nghiên cứu đề tài văn phòng doanh nghiệp nói chung văn phòng quan hành nhà nước Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu lý luận chung văn phòng cơng tác văn phòng 5 - Phân tích, đánh giá thực trạng nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp việc thực chức tham mưu, tổng hợp để từ rút điểm mạnh, điểm yếu đánh giá khác văn phòng doanh nghiệp với văn phòng quan hành nhà nước q trình thực chức tham mưu, tổng hợp Bên cạnh tơi xin phép đưa số giải pháp giúp văn phòng doanh nghiệp thực tốt chức tham mưu, tổng hợp Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Để hoàn thiện đề tài nghiên cứu này, sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp quan sát, tiếp cận; - Phương pháp phân tích, thống kê, thu thập thơng tin liệu; - Phương pháp thực nghiệm khoa học; - Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế; - Phương pháp so sánh; Giả thuyết khoa học Đề tài nghiên cứu phân tích, đánh giá nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp nói chung việc thực chức tham mưu, tổng hợp Do đó, việc so sánh giải pháp mà đề tài nghiên cứu đưa mang tính chất tương đối phù hợp với số loại hình văn phòng doanh nghiệp định Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài - Về mặt lý luận: đề tài nghiên cứu hệ thống hóa số vấn đề lý luận chung văn phòng cơng tác văn phòng nói chung văn phòng doanh nghiệp nói riêng - Về mặt thực tiễn: đề tài nghiên cứu phân tích cách chi tiết nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp nói chung việc thực chức tham mưu - tổng hợp Trên sở phân tích, đánh giá kết đạt được, điểm tồn nguyên nhân tồn Đồng thời đưa số giải pháp giúp văn phòng 6 doanh nghiệp hoàn thiện nâng cao hiệu cơng tác văn phòng nói chung cơng tác tham mưu, tổng hợp nói riêng 7 Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, cấu trúc đề tài gồm chương sau: Chương 1: Khái quát chung Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý Chương Nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp việc thực chức tham mưu - tổng hợp Chương Một số giải pháp giúp văn phòng doanh nghiệp thực tốt chức tham mưu tổng hợp 8 Chương KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRUNG TÂM ĐÀO NGHIÊN CỨU – KHOA HỌC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức quan, tổ chức: 1.1.1 Lịch sử hình thành Trung tâm Đào tạo - Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý đơn vị nghiệp hoạt động khoa học công nghệ trực thuộc Liên hiệp hội Khoa học Kỹ thuật Việt Nam Bộ Khoa học Công nghệ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động khoa học cơng nghệ phạm vi tồn quốc Bộ Công an cấp chứng nhận đăng ký mẫu dấu thành lập từ năm 2001 chuyển đổi theo Quyết định số 136/QĐ-LHH ngày 24/01/2007 Liên hiệp hội Khoa học Kỹ thuật Việt Nam, Bộ Khoa học Công nghệ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động khoa học công nghệ số A - 605 ngày 07/02/2007, Bộ Công an cấp đăng ký mẫu dấu số 169/ĐKMD ngày 12/02/2007 Tên đầy đủ Trung tâm tiếng việt Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý Tên giao dịch quốc tế tiếng anh: Organization and Management Science Research – Training Center Tên gọi tắt: OMT Trung tâm có đầy đủ tư cách pháp nhân, dấu riêng tài khoản ngân hàng, hoạt động nguyên tắc tự chủ tài chính, tự chịu trách nhiệm hoạt động trung tâm theo với điều lệ tổ chức hoạt động Trung tâm, với định quản lý Liên hiệp hội giấy chứng nhận đăng ký hoạt động khoa học công nghệ Bộ khoa học, công nghệ cấp, với quy định pháp luật 9 Trung tâm có trụ sở Hà Nội mở chi nhánh, văn phòng đại diện địa phương khác theo yêu cầu phát triển trung tâm sở quan có thẩm quyền nhà nước liên hiệp hội việt nam cho phép 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 1.1.2.1 Chức Trung tâm có chức tập hợp, huy động nhà khoa học, giảng viên, nhà quản lý nước vào đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, phổ biến pháp luật, chuyển giao tri thức, kỹ hoạt động lĩnh vực tổ chức quản lý hành chính; chuyển giao công nghệ thông tin dịch vụ lưu trữ (chỉnh lý tài liệu, số hóa tài liệu, tư vấn xây dựng bảng thời hạn bảo quản…) nhằm nâng cao lực tổ chức quản lý, hồn thiện quy trình quản lý công tác văn thư - lưu trữ ứng dụng công nghệ thông tin xây dựng khai thác tài nguyên số phục vụ quản lý quan, tổ chức doanh nghiệp Nhà nước phạm vi toàn quốc 1.1.2.2 Nhiệm vụ - Nghiên cứu ứng dụng lý thuyết mơ hình tổ chức, học thuyết quản lý đại, vấn đề phát triển vào lĩnh vực khác phục vụ phát triển kinh tế - xã hội - Nghiên cứu áp dụng giải pháp hữu ích công tác chỉnh lý, phục chế bảo quản tài liệu lưu trữ; xây dựng quy trình văn thư - lưu trữ xây dựng phần mềm ứng dụng công tác văn thư - lưu trữ; Nghiên cứu sản xuất thiết bị hạ tầng phục vụ cho công tác văn thư - lưu trữ phù hợp với điều kiện Việt Nam - Dịch vụ Khoa học Công nghệ: + Tư vấn, cung cấp thông tin, chuyển giao tri thức, phổ biến pháp luật, đào tạo bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ lĩnh vực tổ chức, quản lý, hành chính, hội nhập, đầu tư, đấu thầu, chứng khốn, tài chính, kế tốn, tin học, ngoại 10 10 - Tham mưu giúp Ban Giám đốc xây dựng kế hoạch tài quy định quản lý tài Trung tâm theo quy định pháp luật - Xem xét kiểm duyệt sau trình Giám đốc phê duyệt báo cáo tài - Quản lý hoạt động tài chính, kế tốn, thực chế độ thu - chi tài theo quy định pháp luật, đảm bảo nguyên tắc nghiệp vụ hiệu hoạt động Phòng Đào tạo, Bồi dưỡng: - Là đơn vị chuyên môn trực thuộc Trung tâm thực chức tham mưu cho Hội đồng, Ban Giám đốc Trung tâm hoạt động đào tạo, bồi dưỡng - Tổ chức dịch vụ đào tạo theo lĩnh vực quy định Điều lệ tổ chức hoạt động Trung tâm Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động khoa học công nghệ Bộ Khoa học Cơng nghệ cấp Phòng Dịch vụ: - Chuyển giao công nghệ văn thư - lưu trữ, thực dịch vụ chỉnh lý, bảo quản phục chế tài liệu, số hóa tài liệu, cung cấp phần mềm quản lý công tác văn thư - lưu trữ, cung cấp thiết bị phục vụ cho công tác văn thư - lưu trữ… theo lĩnh vực đăng ký hoạt động Phòng Vật tư – thiết bị Dịch vụ kho lưu trữ: - Phòng Vật tư – thiết bị Dịch vụ kho lưu trữ có chức cung cấp thông tin kinh tế, giá thị trường chủng loại vật tư, thiết bị đầu vào đầu - Cung cấp gói dịch vụ Vật tư – thiết bị dịch vụ kho lưu trữ cho quan ban ngành toàn quốc… Phòng Nghiên cứu phát triển Dự án - Tư vấn lập dự án lĩnh vực Khoa học – Tổ chức Quản lý - Nghiên cứu ứng dụng lý thuyết, mơ hình tổ chức, học thuyết quản lý đại - Nghiên cứu vấn đề phát triển lĩnh vực khác phục vụ phát triển kinh tế xã hội 27 Nhận xét, đánh giá: Như vậy, cấu tổ chức văn phòng doanh nghiệp có khách biệt so với văn phòng quan hành nhà nước Cơ cấu tổ chức văn phòng doanh nghiệp có nhiều phận linh hoạt hơn, tăng giảm số lượng phận theo nhu cầu cơng việc theo tình hình phát triển cụ thể Trung tâm giai đoạn Điều cho thấy cấu tổ chức định biên nhân văn phòng doanh nghiệp khơng có ổn định Ngồi ra, văn phòng doanh nghiệp, tùy thuộc vào mục đích cơng ty, văn phòng doanh nghiệp phân cơng thực thêm công việc sản xuất, kinh doanh như: xây dựng kế hoạch sản xuất; xây dựng kế hoạch marekting sản phẩm; … Trong đó, văn phòng quan hành nhà nước có cấu tổ chức biên chế nhân tương đối ổn định, rõ ràng, với đầy đủ phận chức tham mưu, tổng hợp, hậu cần với đội ngũ cán có chun mơn thường khơng có thay đổi cấu tổ chức phận văn phòng suốt q trình hoạt động Cơ cấu tổ chức, biên chế chức năng, nhiệm vụ văn phòng quan hành nhà nước thường quy định văn pháp luật, văn phòng tương đối ổn định cấu tổ chức 2.4.2 Đánh giá chức năng, nhiệm vụ văn phòng 2.4.2.1 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng quan hành nhà nước 2.4.2.1.1 Văn phòng quan nhà nước có thẩm quyền chung - Văn phòng quan nhà nước có thẩm quyền chung có tên gọi Văn phòng (Văn phòng Chính phủ, Văn phòng UBND) Văn phòng Chính phủ quan ngang Bộ, có chức năng, nhiệm vụ quyền hạn rộng Trong phạm vi đề tài em tập trung vào chức năng, nhiệm vụ chủ yếu văn phòng UBND - Chức năng, nhiệm vụ văn phòng Ủy ban nhân dân: Văn phòng UBND máy giúp việc UBND lãnh đạo UBND; tham mưu tổng hơp giúp UBND tổ chức hoạt động chung tham mưu giúp lãnh đạo UBND đạo, điều hành hoạt động chung máy hành địa phương; bảo đảm cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý, đạo, điều hành UBND thông tin cho công chúng theo quy định pháp luật; bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động UBND 28 2.4.2.1.2 Văn phòng quan nhà nước có thẩm quyền riêng Căn vào quy định pháp luật hành (Hiến pháp, văn quy phạm pháp luật khác có liên quan), quan nhà nước có thẩm quyền riêng hiểu quan có chức quản lý nhà nước phạm vi ngành, lĩnh vực Bộ, quan ngang bộ, quan thuộc Chính phủ; sở, phòng, ban thuộc UBND cấp địa phương Chức nhiệm vụ văn phòng quan nhà nước có thẩm quyền riêng (thường gọi Văn phòng): thực chức tham mưu tổng hợp chương trình, kế hoạch cơng tác phục vụ hoạt động quan lãnh đạo; kiểm soát thủ tục hành theo quy định pháp luật; giúp lãnh đạo tổng hợp, theo dõi, đôn đốc tổ chức, đơn vị trực thuộc thực chương trình, kế hoạch công tác phê duyệt; tổ chức thực cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý sở vật chất kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc; phục vụ chung cho hoạt động quan công tác quản trị nội 2.4.2.2 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp Doanh nghiệp tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật nhằm mục đích thực hoạt động kinh doanh (Luật Doanh nghiệp) Văn phòng doanh nghiệp đơn vị cấu tổ chức doanh nghiệp, có chức giúp việc cho lãnh đạo doanh nghiệp hỗ trợ cho đơn vị chuyên môn khác Tuy nhiên, có nhiều loại hình doanh nghiệp nên văn phòng doanh nghiệp có cách thức tổ chức khác Với loại hình nhóm cơng ty (tập đồn, tổng cơng ty…) văn phòng tổ chức quy mơ với tên gọi Văn phòng (như văn phòng Tổng cơng ty Hàng khơng, văn phòng Tập đồn Dầu khí Quốc gia…) Với cơng ty có quy mơ nhỏ văn phòng gọi phòng Hành (hoặc phòng Hành - Nhân sự) Bên cạnh đó, với loại hình cơng ty tư nhân, cơng ty vừa nhỏ văn phòng phận hành với số lượng nhân viên hạn chế (thậm chỉ có người) phải thực tất cơng tác hành cơng ty 29 Chức văn phòng doanh nghiệp giúp việc cho hoạt động công ty lãnh đạo doanh nghiệp, thực công tác hành đồng thời tham gia vào hoạt động sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp Để thực chức trên, thơng thường văn phòng doanh nghiệp có nhiệm vụ sau: - Nghiên cứu, soạn thảo nội quy, quy chế tổ chức lao động nội doanh nghiệp Giải thủ tục việc hợp đồng lao động, tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cho việc cán công nhân Phối hợp với Ban chấp hành cơng đồn, soạn thảo thỏa ước lao động tập thể - Tham mưu cho lãnh đạo việc giải sách, chế độ người lao động theo quy định Bộ luật Lao động Theo dõi, giải chế độ, sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, tai nạn lao động, hưu trí, chế độ nghỉ việc suy giảm khả lao động, chế độ sách khác có liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ cho cán bộ, cơng nhân - Xây dựng chương trình công tác tra, kiểm tra nội doanh nghiệp, theo dõi, xử lý đơn khiếu nại, tố cáo - Thực chế độ, sách lao động, tiền lương… theo quy định pháp luật, quy chế điều lệ doanh nghiệp - Quản lý sử dụng dấu doanh nghiệp theo quy định pháp luật Đóng dấu, vào sổ văn đến đi, lưu trữ theo quy định Chuyển phát văn doanh nghiệp đến nơi nhận, qua bưu điện đến nơi nhận Tiếp nhận chuyển văn đến lãnh đạo thư ký giám đốc Chuyển văn đến phòng ban chức để xử lý theo yêu cầu lãnh đạo - Soạn thảo văn liên quan đến chức nhiệm vụ văn phòng - Lưu trữ, bảo quản hồ sơ hình thành trình thực chức năng, nhiệm vụ phòng Quản lý hồ sơ lao động công tác doanh nghiệp theo quy định Nhận xét đánh giá: Như vậy, so sánh chức năng, nhiệm vụ Văn phòng quan hành nhà nước thực chức năng, nhiệm vụ định theo quy định nhà nước thường quy định cụ thể văn pháp luật Chức năng, nhiệm vụ văn phòng quan hành nhà nước tương đối ổn định 30 có thay đổi suốt q trình hoạt động quan trừ có thay đổi nhà nước quy định Đối với văn phòng doanh nghiệp, tùy thuộc vào quy mơ tổ chức loại hình hoạt động doanh nghiệp mà chức năng, nhiệm vụ khác Bên cạnh chức năng, nhiệm vụ thường có văn phòng nói chung như: chức tham mưu, tổng hợp; chức hậu cần; chức giao dịch; … tùy vào mục đích xây dựng mơ hình văn phòng doanh nghiệp mà văn phòng doanh nghiệp có nhiệm vụ tham gia vào công tác quản lý nhân sự; lý hoạt động sản xuất kinh doanh; tham gia tích cực việc tìm kiếm, mở rộng đối tác hay chăm sóc khách hàng, …… Như vậy, chức nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp khơng ổn định phụ thuộc vào mục tiêu hoạt động công ty 2.4.3 Đánh giá nguyên tắc điều hành hoạt động Nguyên tắc điều hành hoạt động văn phòng quan hành nhà nước văn phòng doanh nghiêp hoạt động theo nguyên tắc sau: - Nguyên tắc làm việc theo chế độ Thủ trưởng: Lãnh đạo văn phòng người đứng đầu văn phòng, quản lý tồn cán hoạt động văn phòng Lãnh đạo văn phòng có quyền giao, ủy quyền cho cấp phận văn phòng Cấp dưới, phận trực thuộc văn phòng phải tuân thủ quản lý, đạo lãnh đạo văn phòng, có quyền thực nhiệm vụ lãnh đạo văn phòng giao Mỗi cán bộ, nhân viên văn phòng phải chịu quản lý trưởng phận, lãnh đạo văn phòng; thực nhiệm vụ giao theo đạo trưởng phận lãnh đạo văn phòng; thực quy định pháp luật, quan đơn vị - Nguyên tắc tập chung dân chủ: Nguyên tắc nhằm đảm bảo thu hút cán bộ, công nhân viên tham gia vào công tác quản lý quan, tổ chức - Chịu trách nhiệm điều hành: Tổ chức quan nói chung hoạt động văn phòng nói riêng tập hợp người có mối quan hệ với thông qua hệ thống quyền hạn trách nhiệm chung để đạt mục tiêu chung tổ chức 31 - Nguyên tắc pháp chế: Pháp chế hiểu việc thực quy định, quy chế, nội quy mà văn phòng ban hành buộc cá nhân quan, tổ chức phải thực đúng, đầy đủ, nghiêm chỉnh xác Trong trình điều hành hoạt động văn phòng, lãnh đạo văn phòng cần phải kết hơp nguyên tắc với để đạt hiệu công tác quản lý, điều hành Nhận xét, đánh giá: Từ thực tế số văn phòng doanh nghiệp văn phòng quan hành nhà nước nay, tơi nhận thấy văn phòng doanh nghiệp vận dụng nguyên tắc điều hành hoạt động nói hiệu văn phòng quan hành nhà nước, cụ thể: - Đối với nguyên tắc chịu trách nhiệm điều hành: Lãnh đạo doanh nghiệp phân quyền độc lập cho cấp quyền tự định vấn đề liên quan đến nội dung ủy quyền phải chịu trách nhiệm trước lãnh đạo doanh nghiệp cơng việc thực Ngược lại, văn phòng quan hành nhà nước, có định ủy quyền phụ trách mảng cơng việc định không quyền định phải xin phê duyệt lãnh đạo cao - Đối với việc điều hành theo nguyên tắc tập trung dân chủ: doanh nghiệp thông qua họp, trao đổi ý kiến trực tiếp với người lao động để lắng nghe nguyện vọng mong muốn người lao động để có phương án giải trả lời thỏa đáng cho người lao động - Điều hành theo nguyên tắc linh hoạt: văn phòng doanh nghiệp có cấu tổ chức gọn nhẹ (tùy thuộc vào quy mơ mục đích hoạt động doanh nghiệp) Ngược lại cấu tổ chức văn phòng quan hành nhà nước thường cồng kềnh 2.4.4 Đánh giá việc thực chức tham mưu, tổng hợp 2.2.4.1 Văn phòng quan hành nhà nước Văn phòng quan hành nhà nước thực chức tham mưu - tổng hợp thông qua việc nghiên cứu, đề xuất ý kiến để Lãnh đạo quan tổ chức công việc điều hành máy thực chức năng, nhiệm vụ quan theo quy định nhà nước pháp luật Công tác tham mưu, tổng hợp thể qua nhiệm vụ cụ thể như: xây dựng quy chế tổ chức làm việc theo quy chế; xây dựng tổ chức thực chương trình cơng tác, tổng hợp thông tin, tổ chức thực công tác văn 32 thư – lưu trữ, thực công tác tổ chức cán bộ, v.v… Ngồi ra, văn phòng có nhiệm vụ phục vụ hoạt động ngày như: tổ chức làm việc lãnh đạo, hội nghị, chuyến công tác lãnh đạo Hai chức tham mưu - tổng hợp phục vụ có đan xen, có quan hệ mật thiết với nhau: tham mưu để phục vụ phục vụ có tham mưu Văn phòng có trách nhiệm tổng hợp, báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp lãnh đạo quan việc đạo thực hiện: Văn phòng tổng hợp thơng tin liên quan đến tình hình thực kế hoạch kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng; tình hình hoạt động tổ chức đồn thể; tình hình mặt biến động địa bàn quản lý Công tác thông tin phải phục vụ đắc lực cho quản lý, đạo lãnh đạo quan Trên sở quản lý thông tin, văn phòng làm báo cáo tổng hợp tình hình kinh tế xã hội trình lãnh đạo quan phê duyệt 2.2.4.2 Văn phòng doanh nghiệp Như nêu chức tham mưu - tổng hợp văn phòng doanh nghiệp thực thơng qua nhóm nghiệp vụ như: tham mưu tổ chức máy văn phòng doanh nghiệp; tham mưu sửa đổi, bổ sung điều lệ hoạt động doanh nghiệp; xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy hoạt động doanh nghiệp; tổ chức xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác; tổ chức thu thập, tổng hợp thông tin; tổ chức quản lý thực nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ Nhận xét, đánh giá: Việc thực chức tham mưu, tổng hợp văn phòng doanh nghiệp văn phòng quan hành nhà nước thực thông qua nhiệm vụ thuộc chức văn phòng Tuy nhiên, hoạt động quan hành nhà nước quốc kế, dân sinh, phạm vi tham mưu, tổng hợp văn phòng quan hành nhà nước khơng đơn việc tham mưu, tổng hợp vấn đề liên quan đến cơng tác hành mà vấn đề kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng phạm vi mà quan quản lý Trong đó, doanh nghiệp hoạt động lợi nhuận, văn phòng doanh nghiệp thực chức tham mưu, tổng hợp phạm vi lãnh đạo doanh nghiệp giao nhiệm vụ tùy thuộc vào quy mơ tổ chức máy văn phòng mà việc tham mưu, tổng hợp văn phòng doanh nghiệp khác đa dạng không đồng với 33 34 Tiểu kết Tóm lại, chức tham mưu - tổng hợp chức quan trọng cơng tác văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng lãnh đạo, quản lý điều hành công việc tất quan, doanh nghiệp Văn phòng đời, tồn với đời tồn quan, thiếu phận văn phòng quan khó hoạt động tổ chức điều hành công việc cách bình thường Chức tham mưu tổng hợp văn phòng khẳng định thực tế quan, doanh nghiệp quy chế hóa, thể chế hóa văn 35 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP GIÚP VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP THỰC HIỆN TỐT CHỨC NĂNG THAM MƯU - TỔNG HỢP 3.1 Nhận xét, đánh giá thực trạng nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp việc thực chức tham mưu - tổng hợp 3.1.1 Kết thực nhiệm vụ công tác tham mưu, tổng hợp Để đánh giá thực trạng kết đạt văn phòng doanh nghiệp việc thực chức tham mưu - tổng hợp, tơi tìm hiểu thực tế cơng tác phòng Hành Nhân Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý để có nhìn tổng thể kết đạt văn phòng việc thực chức tham mưu - tổng hợp Trong trình hoạt động, Phòng Hành Nhân Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý thực tốt chức tham mưu mặt sau: - Tham mưu cho Ban giám đốc Trung tâm việc xây dựng tổ chức máy hoạt động văn phòng phòng/ban/ Trung tâm; - Tham mưu việc lập chương trình cơng tác năm, tháng, q theo chức năng, nhiệm vụ giao; - Tham mưu việc tổ chức xây dựng quy chế, nội quy làm việc Trung tâm nói chung văn phòng nói riêng; - Tham mưu, giúp việc cho Ban giám đốc Trung tâm lĩnh vực tổ chức lao động, tiền lương, đào tạo, huấn luyện, khen thưởng, kỷ luật; - Tham mưu việc tổ chức quản lý, lưu trữ công văn giấy tờ, phục vụ công tác đối nội, đối ngoại Trung tâm; Bên cạnh công tác tham mưu, công tác tổng hợp thông tin nội dung quan trọng hoạt động văn phòng Kết tổng hợp để xây dựng phương án hoạt động tổ chức, phục vụ nhà lãnh đạo định quản lý, tổ chức điều hành việc thực mục tiêu… Để thực chức này, văn phòng phải tổ chức hàng loạt hoạt động cụ thể để tổng hợp nguồn tin như: thống kê thơng tin, phân tích thơng tin, sàng lọc thơng tin, xem xét 36 đánh giá thông tin thu thập Phòng Hành Nhân - Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý thực công tác tổng hợp thông qua nhiệm vụ sau: - Là đầu mối liên lạc cho thông tin Ban giám đốc Trung tâm thơng suốt; - Theo dõi tình hình hoạt động Phòng/ban Trung tâm; - Tổng hợp chương trình cơng tác chung cho tồn Trung tâm; - Theo dõi việc thực định quản lý, thu thập, xử lý truyền đạt thơng tin Từ tổng hợp tình hình làm sở cho việc phân tích thuận lợi, khó khăn kết đạt để tham mưu cho Ban giám đốc Trung tâm Kết đạt được: - Phòng Hành Nhân tham mưu cho Ban Giám đốc Trung tâm Quyết định ban hành nội quy, quy chế áp dụng toàn Trung tâm như: Quy chế chi trả thu nhập; Quy chế tài chính; Quy chế đánh giá lao động; Quy chế khen thưởng kỷ luật; Quy chế văn thư lưu trữ; Quy chế sử dụng xe; Nội quy phòng cháy chữa cháy; - Tham mưu cho Ban Giám đốc Trung tâm ban hành quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, đưa cơng tác soạn thảo quản lý văn vào nề nếp, phù hợp với quy định nhà nước thống toàn Trung tâm; - Tổ chức tốt công tác văn thưu - lưu trữ đảm bảo cơng tác thơng tin ln nhanh chóng, kịp thời xác 3.1.2 Hạn chế, tồn - Cơng tác tham mưu nhìn chung dừng lại việc đáp ứng yêu cầu thời gian, nội dung chưa đạt chất lượng hiệu cao; - Việc thu thập thơng tin, phân tích xử lý thông tin trước thực công tác tham mưu, báo cáo chưa đầy đủ thiếu xác; - Các chương trình cơng tác, lịch cơng tác thiếu tính ổn định, sau xây dựng phải thay đổi, bổ sung nhiều lần thực được; 37 - Cán văn phòng thiếu chủ động tự giác việc đề xuất, tham gia đưa ý kiến 3.1.3 Nguyên nhân Nguyên nhân hạn chế, tồn nêu chủ yếu cán làm công tác tham mưu, tổng hợp chưa nhận thức đầy đủ vị trí, vai trò, chức văn phòng để đáp ứng với yêu cầu nhiệm vụ; số cán văn phòng lực hạn chế, thiếu kinh nghiệm, khả phân tích, dự báo, xử lý thơng tin chưa tốt hiệu cơng tác tham mưu, tổng hợp chưa cao 3.2 Một số giải pháp giúp văn phòng doanh nghiệp thực tốt chức tham mưu - tổng hợp Từ hạn chế nêu thân xác định rõ vai trò tầm quan trọng cơng tác tham mưu - tổng hợp công tác văn phòng, tơi xin đưa số giải pháp nhằm giúp văn phòng doanh nghiệp nói chung Phòng Hành Trung tâm Đào tạo – Nghiên cứu Khoa học Tổ chức Quản lý nói riêng thực tốt chức tham mưu - tổng hợp mình: - Cần phân chia cơng việc cách rõ ràng, cụ thể cán nhân viên văn phòng, từ nhân viên chun sâu vào cơng việc mình, qua phận thuộc văn phòng có ý kiến đề xuất, tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp vấn đề có liên quan đến nhiệm vụ tốt - Cán công nhân viên cần chủ động việc tham gia đề xuất, góp ý, để khích lệ tính thần nhân viên lãnh đạo doanh nghiệp cần có hình thức khen thưởng kịp thời ý kiến có tính sáng tạo đem lại hiệu cho doanh nghiệp - Bộ phận văn phòng doanh nghiệp muốn làm tốt cơng tác thơng tin cần nắm vững nhu cầu thông tin ban lãnh đạo doanh nghiệp phận khác doanh nghiệp, đồng thời xác định rõ loại thông tin cần thu thập nguồn cung cấp thông tin Thơng thường có nhiều nguồn thơng tin khác nhau, văn phòng thu thập thơng tin phân loại thông tin theo lĩnh vực, vấn đề, từ xếp theo hệ thống để tránh thơng tin trùng lặp xác định độ xác thông tin 38 Tiểu kết Trên số nhận xét ý kiến việc thực chức tham mưu - tổng hợp văn phòng doanh nghiệp Với trình độ chun mơn nhận thức hạn chế, biện pháp mà tơi đưa khơng giúp ích nhiều hoạt động văn phòng doanh nghiệp nói chung Tuy nhiên, qua thực tế tìm hiểu phần giúp hiểu sâu chức văn phòng doanh nghiệp nói chung chức tham mưu - tổng hợp nói riêng Qua giúp tơi hoàn thiện thân để đáp ứng hồn thành tốt cơng việc giao 39 PHẦN KẾT LUẬN Trong hoạt động quan, doanh nghiệp, cơng tác văn phòng có vị trí vơ quan trọng phận thiếu cấu tổ chức quan, doanh nghiệp Văn phòng máy giúp việc có chức tham mưu, tổng hợp, hậu cần cánh tay đắc lực phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành lãnh đạo quan Vì vậy, xây dựng văn phòng mạnh yếu tố quan trọng để giúp quan, doanh nghiệp đổi phương thức lãnh đạo, lề lối làm việc, nâng cao chất lượng hiệu công tác lãnh đạo Qua việc thực đề tài nghiên cứu “Tìm hiểu nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp việc thực chức tham mưu - tổng hợp đánh giá khác văn phòng doanh nghiệp với văn phòng quan hành nhà nước q trình thực chức tham mưu - tổng hợp” hy vọng nội dung nghiên cứu ý kiến tơi đưa giúp ích phần cho doanh nghiệp nâng cao hiệu hoạt động văn phòng doanh nghiệp nói chung Với trình độ chun mơn nhận thức hạn chế, đề tài nghiên cứu không tránh khỏi hạn chế thiếu sót kính mong nhận ý kiến góp ý q báu Q Thầy Cơ nhà trường để đề tài nghiên cứu em hoàn thiện 40 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Hồ Ngọc Cần (chủ biên), LS Thomas, ThS Diễm Chi, TS Trần Nguyễn, Cẩm nang tổ chức quản trị hành văn phòng, Nxb Tài chính, Hà Nội, 2003 TS Đoàn Thị Thu Hà, Nguyễn Thị Ngọc Huyền, Giáo trình quản trị học, Nxb GTVT, tháng 12, 2007 Mike Havey, Quản trị hành văn phòng, Nxb Thống kê, Hà Nội, 2004 ThS Trần Thị Ngà, Bài giảng mơn Quản trị văn phòng 41 ... tài Tìm hiểu nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp việc thực chức tham mưu - tổng hợp đánh giá 4 khác văn phòng doanh nghiệp với văn phòng quan hành nhà nước trình thực chức tham mưu – tổng hợp với. .. nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp việc thực chức tham mưu - tổng hợp, đồng thời đánh giá khác văn phòng doanh nghiệp với văn phòng quan hành nhà nước trình thực chức tham mưu - tổng hợp, tơi xin... văn phòng doanh nghiệp việc thực chức tham mưu, tổng hợp để từ rút điểm mạnh, điểm yếu đánh giá khác văn phòng doanh nghiệp với văn phòng quan hành nhà nước q trình thực chức tham mưu, tổng hợp