Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu và nội dung nghiên cứu của đề tài 2 3. Phương pháp nghiên cứu 2 4. Đối tượng, phạm vi và giới hạn nghiên cứu 3 5. Ý nghĩa của đề tài 3 6. Cấu trúc của đề tài 3 CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ CÔNG NGHỆ TIẾN TRUNG 4 1.1. Khái quát chung về Công ty cổ phần đầu tư xây dựng và công nghệ Tiến Trung 4 1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ 4 1.1.2. Cơ cấu tổ chức 4 1.2. Khái quát chung về Phòng Hành chính Tổng hợp Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng và công nghệ Tiến Trung 5 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ 5 1.2.2. Cơ cấu tổ chức 6 Tiểu kết Chương 1 6 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA VĂN PHÒNG 7 2.1 Khái niệm 7 2.2 Vai trò 7 2.3 Mục đích Ý nghĩa 7 2.4 Các loại nội quy, quy chế, quy định do Văn phòng xây dựng 7 2.5 Thực trạng công tác xây dựng 8 2.5.1 Quy định làm việc của Văn phòng Công ty: 8 Tiểu kết Chương 2 17 CHƯƠNG III. THỰC TRẠNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ CÔNG NGHỆ TIẾN TRUNG 18 3.1 Đánh giá ưu điểm 18 3.1.1 Về bộ máy Văn phòng 18 3.1.2 Về nội quy, quy định của Văn phòng Công ty 18 3.2 Đánh giá nhược điểm 18 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy, quy chế, quy định của Văn phòng Công ty. 19 3.2.1 Về bộ máy văn phòng 19 3.2.2 Về nội quy, quy định của đơn vị 20 Tiểu kết Chương 3 20 KẾT LUẬN 21 TÀI LIỆU THAM KHẢO 22 PHỤ LỤC
LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cám ơn Giảng viên Nguyễn Hữu Danh - Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội giảng dạy hướng dẫn học phần Quản trị văn phòng doanh nghiệp, để em hồn thành tốt đề tài Có thể nói đề tài cố gắng nỗ lực thân Tuy nhiên kiến thức cịn hạn chế nên thiếu sót điều khơng thể tránh khỏi Kính mong nhận đóng góp ý kiến q thầy Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan nội dung ngiên cứu đưa tiểu luận dựa cấc kết thu q trình tìm hiểu phân tích tài liệu Nội dung tiểu luận có tham khảo sử dụng số thông tin tài liệu từ nguồn sách, tạp chí, trang Web liệt kê danh mục tài liệu tham khả MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục tiêu nội dung nghiên cứu đề tài Phương pháp nghiên cứu Đối tượng, phạm vi giới hạn nghiên cứu .3 Ý nghĩa đề tài Cấu trúc đề tài CHƯƠNG I KHÁI QT CHUNG VỀ VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ CÔNG NGHỆ TIẾN TRUNG 1.1 Khái quát chung Công ty cổ phần đầu tư xây dựng công nghệ Tiến Trung 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ 1.1.2 Cơ cấu tổ chức 1.2 Khái qt chung Phịng Hành - Tổng hợp Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng công nghệ Tiến Trung 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ 1.2.2 Cơ cấu tổ chức Tiểu kết Chương CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA VĂN PHÒNG 2.1 Khái niệm 2.2 Vai trò 2.3 Mục đích - Ý nghĩa 2.4 Các loại nội quy, quy chế, quy định Văn phịng xây dựng 2.5 Thực trạng cơng tác xây dựng 2.5.1 Quy định làm việc Văn phịng Cơng ty: Tiểu kết Chương 17 CHƯƠNG III THỰC TRẠNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG VÀ CÔNG NGHỆ TIẾN TRUNG 18 3.1 Đánh giá ưu điểm 18 3.1.1 Về máy Văn phòng 18 3.1.2 Về nội quy, quy định Văn phòng Công ty 18 3.2 Đánh giá nhược điểm 18 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu công tác xây dựng tổ chức thực nội quy, quy chế, quy định Văn phịng Cơng ty 19 3.2.1 Về máy văn phòng 19 3.2.2 Về nội quy, quy định đơn vị 20 Tiểu kết Chương 20 KẾT LUẬN 21 TÀI LIỆU THAM KHẢO 22 PHỤ LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Việt Nam tiến trình xây dựng phát triển kinh tế hàng hoá nhiều thành phần vận hành theo chế thị trường có quản lý nhà nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa Sự nghiệp đổi mang lại thành tựu to lớn trị, kinh tế, văn hố, xã hội, an ninh quốc phịng, trật tự an tồn xã hội, tạo tiền đồ mới, đưa Việt Nam bước sang thời kỳ phát triển - thời kỳ cơng nghiệp hố, đại hố Từ tiến hành công đổi đến thực tế Việt Nam dành thành tựu đáng kể kinh tế, văn hoá, xã hội, quản lý nhà nước, trình độ cán cơng chức Trước xu thách thức thời đại địi hỏi khơng đổi quan, đơn vị quản lý nhà nước nói chung mà đặc biệt doanh nghiệp cần phải đẩy mạnh Bước sang thời kỳ cơng nghiệp hố, đại hoá, tạo chuyển biến mặt kinh tế xã hội Các đơn vị hành nghiệp đặc biệt doanh nghiệp gặp khơng khó khăn, vướng mắc yều cầu phát sinh, đặc biệt vấn đề quản lí mà cơng tác văn phịng đóng vai trị quan trọng Để hoạt động có hiệu quan, tổ chức khơng thể khơng coi trọng cơng tác văn phịng, khơng phương tiện cần thiết để ghi lại truyền đạt định quản lý trình hoạt động quan đơn vị mà điều kiện đảm bảo cho quan đơn vị thực tốt công việc quản lý, điều hành theo chức năng, nhiệm vụ quyền hạn giao theo pháp luật Để thực tốt cơng tác văn phịng xây dựng tổ chức thực nội quy, quy định cơng cụ quan trọng văn phịng hay đơn vị, doanh nghiệp để trì hoạt động hàng ngày, phương tiện cần thiết giúp cho công tác quản lý Đội ngũ cán công nhân viên đơn vị hoạt động, trì chung mục đích, cách thức làm việc, hoạt động, tạo lên văn hóa doanh nghiệp Muốn đơn vị phân cơng xây dựng phải tìm tịi, nghiên cứu kỹ văn hóa, hoạt động, mục đích, chiến lược xây dựng phát triển doanh nghiệp để nội quy, quy định, quy chế xây dựng lên phải bao hàm hết yếu tố văn hóa doanh nghiệp, mục đích hoạt động, tơn nghiêm doanh nghiệp quan trọng đồng thuận, tuyệt đối tuân theo đội ngũ cán công nhân viên đơn vị Qua thời gian ngắn làm việc thực tiễn Công ty Cổ phần xây dựng công nghệ Tiến Trung, nhận thức rõ tầm quan trọng công tác xây dựng tổ chức thực nội quy, quy chế quan cơng tác văn phịng em định chọn đề tài “Công tác xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định Văn phịng Cơng ty Cổ phần xây dựng cơng nghệ Tiến Trung” làm đề tài nghiên cứu cá nhân Mục tiêu nội dung nghiên cứu đề tài - Mục tiêu + Nghiên cứu làm rõ thực trạng, mặt được, chưa được, hạn chế yếu nguyên nhân công tác xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định Văn phịng Cơng ty Cổ phần xây dựng công nghệ Tiến Trung + Đề xuất giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu công tác xây dựng nội quy, quy chế quy định văn phịng phục vụ, trì hoạt động , góp phần vào thành cơng Cơng ty thời kỳ cơng nghiệp hố, đại hố - Nội dung nghiên cứu tiểu luận + Tiểu luận tập trung vào nội dung sau: Đánh giá thực trạng tình hình cơng tác xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định Văn phịng Cơng ty Cổ phần xây dựng công nghệ Tiến Trung Xây dựng giải pháp chủ yếu nâng cao chất lượng, hiệu công tác xây dựng nội quy, quy chế Văn phịng Cơng ty thời kỳ cơng nghiệp hố, đại hố Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng phương pháp sau để nghiên cứu: Phương pháp so sánh Phương pháp phân tích Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin từ văn bản, tài liệu lưu trữ tại… Cơng ty, báo chí, tài liệu chun ngành Chú trọng phương pháp tổng kết hoạt động thực tiễn đơn vị, chọn lọc phân tích thơng tin, số liệu từ báo cáo sơ kết, tổng kết công tác Đối tượng, phạm vi giới hạn nghiên cứu Về đối tượng nghiên cứu: Công tác xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy quy định Văn phịng Cơng ty Cổ phần xây dựng công nghệ Tiến Trung Về phạm vi giới hạn nghiên cứu: Tại Văn phịng Cơng ty Cổ phần xây dựng công nghệ Tiến Trung Ý nghĩa đề tài Thực đề tài điều kiện thuận lợi cho cá nhân thực đề tài nâng cao lực nghiên cứu, hoàn thành tốt nhiệm vụ thân - Cung cấp luận khoa học để xây dựng đề án tăng cường chất lượng, hiệu công tác xây dựng nội quy, quy chế đơn vị - Sản phẩm đề tài nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho sinh viên khoa quản trị văn phòng CBNV làm cơng tác quản trị văn phịng, nhân đơn vị doanh nghiệp - Góp phần trì cải tiến lề lối, tác phong làm việc, nâng cao vai trò lãnh đạo nhà quản lý doanh nghiệp, đơn vị nghiệp Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung báo cáo tổng kết đề tài thể ba chương: Chương I: Khái quát tổ chức hoạt động Văn phịng Cơng ty Cổ phần xây dựng công nghệ Tiến Trung Chương II: Thực trạng công tác xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định Văn phịng Cơng ty Cổ phần xây dựng công nghệ Tiến Trung Chương III: Đánh giá ưu, nhược điểm, giải pháp nâng cao hiệu công tác xây dựng nội quy, quy chế đơn vị CHƯƠNG I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ CƠNG NGHỆ TIẾN TRUNG 1.1 Khái quát chung Công ty Cổ phần xây dựng công nghệ Tiến Trung 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ Tên quan : Công ty Cổ phần xây dựng công nghệ Tiến Trung Địa : Số 2, Tôn Thất Thuyết, Cầu Giấy, Hà Nội Số điện thoại : 04 22167456 Fax : 04 35544758 Đại diện pháp luật : Hoàng Anh Quyết Ngày cấp giấy phép: 26/12/2012 Ngày hoạt động : 25/6/2012 Công ty Cổ phần xây dựng công nghệ Tiến Trung công ty kinh doanh sản xuất đa lĩnh vực, vào hoạt động khoảng năm công ty đạt nhiều bước phát triển vượt bậc hoạt động công ty Các lĩnh vực mà công ty kinh doanh: - Kinh doanh khai thác vật liệu xây dựng - Vận tải hàng hóa - Cho thuê kho bãi 1.1.2 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần xây dựng công nghệ Tiến Trung bao gồm: Giám Đốc : Ơng Hồng Anh Ty Phó Giám đốc : Ơng Hồng Anh Quyết Và bao gồm Phịng: Văn phịng Phịng Tài - Kế tốn Phòng Kế hoạch - Kỹ thuật Phòng Vật tư Phòng Kinh doanh (Sơ đồ tổ chức: Phụ lục 1) 1.2 Khái qt chung Phịng Hành - Tổng hợp Công ty Cổ phần xây dựng công nghệ Tiến Trung 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ * Chức - Chức tham mưu, tổng hợp Tham mưu hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm định tối ưu cho trình quản lý để đạt kết cao Chủ thể làm công tác tham mưu Công ty Cổ phần xây dựng cơng nghệ Tiến Trung cá nhân hay tập thể tồn độc lập tương chủ thể quản lý Văn phòng đầu mối tiếp nhận phương án tham mưu từ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống trình đề xuất với lãnh đạo phương án hành động tổng hợp sở phương án riêng biệt phận nghiệp vụ: xếp lịch, ký kết hợp đồng, gặp gỡ đối tác, Như vậy, Văn phòng nơi thực công tác tham mưu,thu thập tiếp nhận, tổng hợp ý kiến phận khác cung cấp cho lãnh đạo quan - Chức hậu cần Hoạt động thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ Văn phịng phận cung cấp, bố trí, quản lý phương tiện thiết bị dụng cụ để bảo đảm sử dụng có hiệu Đó chức hậu cần văn phòng * Nhiệm vụ - Tổng hợp chương trình kế hoạch cơng tác - Thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin - Truyền đạt định quản lý lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực định - Tư vấn văn cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng kỹ thuật soạn thảo văn Tổ chức cơng tác bảo vệ trật tự an tồn quan Công ty Cổ phần xây dựng cơng nghệ Tiến Trung - Tổng hợp chương trình kế hoạch công tác quan đơn vị - Thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin - Truyền đạt định quản lý lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực định - Tư vấn văn cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng kỹ thuật soạn thảo văn bản: văn nội bộ, văn đến chi nhánh khác, … - Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn quan: đội ngũ bảo vệ… - Công tác lễ tấn, quản trị thiết bị 1.2.2 Cơ cấu tổ chức Tại Công ty Cổ phần xây dựng công nghệ Tiến Trung cấu tổ chức Văn phòng quy định rõ, bao gồm phận sau: - Bộ phận văn thư - lưu trữ - Bộ phận hành tổng hợp - Bộ phận quản trị thiết bị - Bộ phận Y tế - Lễ tân - Bảo vệ (Sơ đồ tổ chức Phụ lục 2) Tiểu kết Chương Như vậy, từ sở trên, thấy Văn phịng Cơng ty Cổ phần xây dựng cơng nghệ Tiến Trung tổ chức chuyên nghiệp có phân công nhiệm vụ rõ ràng nhằm phục vụ tốt cho hoạt động chung cơng ty, để tìm hiểu cụ thể hoạt động văn phòng, đặc biệt công tác xây dựng tổ chức thực nội quy, quy chế, quy định văn phòng, bước sang Chương II để hiểu rõ hoạch tháng nhiệm vụ tháng sau, hàng tuần giao ban kiểm điểm công việc tuần - Khi GĐ vắng, GĐ uỷ quyền cho Phó GĐ giải công việc thời gian uỷ quyền chịu trách nhiệm trước GĐ định thời gian * Đối với Trưởng phòng chức năng: - Quản lý phân công kiểm tra việc thực nhiệm vụ CBNV-NLĐ thuộc quyền quản lý, hàng tháng nhận xét, đánh giá mức độ hoàn thành, phân loại để trả lương - Trưởng phòng chủ động tổ chức thực nhiệm vụ, chủ động bàn bạc với phịng chức năng, cá nhân có liên quan để định tự chịu trách nhiệm hiệu cơng việc * CBNV-NLĐ Phịng ban: - Phải hồn thành đầy đủ, có hiệu số lượng, chất lượng cơng việc Trưởng phịng Lãnh đạo Cơng ty trực tiếp phân công tự chịu trách nhiệm kết thực cơng việc - Phải xử lý công việc đến cùng, không giải phải báo cáo cấp trực tiếp quản lý tiếp tục giải - CBNV-NLĐ cần nghỉ việc để giải công việc riêng phải xin phép Trưởng phòng chức phép giải cho CBNV-NLĐ thuộc quyền nghỉ việc chỗ không hưởng lương 01 ngày năm, có nhu cầu nghỉ việc với số ngày nhiều tiến hành thủ tục xin nghỉ theo quy định hành C Chương trình kế hoạch cơng tác Điều 6: Các loại chương trình kế hoạch cơng tác: - Cơng ty có chương trình cơng tác tuần, tháng kế hoạch cơng tác Quý, tháng, năm kế hoạch dài hạn - Các phịng có chương trình cơng tác tháng, tuần gửi cho Thủ trưởng quan Văn phịng Cơng ty, Thủ trưởng quan Văn phịng Cơng ty xin ý kiến đạo GĐ ký đạo thực - Các cá nhân có chương trình cơng tác tuần - Chương trình cơng tác cơng việc cụ thể đề ngày, 10 tuần, tháng, co thời hạn hồn thành cụ thể - Kế họach cơng tác quý, năm, dài hạn Phó Giám đốc phụ trách lĩnh vực đạo phịng lập kế hoạch Cơng ty, phịng Kế hoạch tập hợp trình GĐ phê duyệt - Thủ trưởng quan Văn phịng Cơng ty vào chương trình cơng tác Phịng, ban, cá nhân để đôn đốc việc thực D Tiếp nhận xử lý tài liệu bí mật nhà nước gửi đến Điều 7: Tiếp nhận xử lý văn - Văn phòng phải chịu trách nhiệm tiếp nhận văn đến, vào sổ cơng văn đến, trình Lãnh đạo xem xét xử lý theo quy định Sau lãnh đạo Cơng ty xử lý, Văn phịng chịu trách nhiệm chuyển văn đến đơn vị (có sổ giao nhận) Văn giao ngày làm việc Điều : Chuyển Công văn giấy tờ - Các loại văn phát hành ngồi quan Cơng ty Văn phịng Cơng ty phát hành lưu trữ - Các văn xin ý kiến Lãnh đạo Công ty văn gửi phòng phòng phát hành, lưu trữ lưu giữ 01 Văn phòng văn phải vào sổ theo dõi Điều : Giao nhận, vận chuyển Tài liệu bí mật Nhà nước - Những tờ trình để Ban Lãnh đạo phê duyệt, công văn xin ý kiến Phịng chức thời gian xem xét khơng q 02 ngày làm việc, kể từ ngày nhận văn - Trường hợp lý Trưởng phòng chức chưa xử lý phải báo cáo với Lãnh đạo Cơng ty phụ trách lĩnh vực để giải - Căn vào phân cấp quản lý Phịng chức có trách nhiệm bảo quản lưu trữ tài liệu, văn theo quy định hành E Soạn thảo ban hành văn Điều 10: Soạn thảo, kiểm tra văn phịng trình ký văn bản: 10.1 Soạn thảo: - Các văn Công ty ban hành văn hành thơng thường, 11 mang tính chất thực thi chủ trương sách, chế dộ, Nghị quyết, Quyết định Nhà nước, CT - Công văn, thị Quyết định, hướng dẫn thực văn cấp Các Phòng chức nhiệm vụ giao chủ động soạn thảo trình lãnh đạo Cơng ty xem xét, phê duyệt ký ban hành - Quy chế, Quy định, Phòng ban chức giao nhiệm vụ chủ trì soạn thảo đề cương, báo cáo Lãnh đạo Cơng ty phụ trách lĩnh vực xin ý kiến đạo để tiếp tục hồn thiện, sau có dự thảo văn gửi lấy ý kiến góp ý phịng ban chức để hồn chỉnh dự thảo trình Lãnh đạo Cơng ty ký ban hành - Tờ trình Giám đốc ký uỷ quyền cho Phó GĐ phụ trách lĩnh vực ký - Tờ trình GĐ Phòng chủ động soạn thảo văn theo chức năng, nhiệm vụ phân cơng, Trưởng phịng trình ký - Văn phịng có trách nhiệm theo dõi, đơn đốc việc soạn thảo văn thời hạn Đơn vị, cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo tham gia góp ý chậm trễ mà khơng có lý đáng, tuỳ theo mức độ vi phạm bị xử lý kỷ luật 10.2 Trình ký: - Sau hồn chỉnh dự tháo văn bản, Trưởng phịng chức ký nháy, trình Lãnh đạo Cơng ty ký theo lĩnh vực, thẩm quyền giải Lãnh đạo Công ty Trường hợp người phụ trách lĩnh vực vắng cần thiết báo cáo GĐ xin ý kiến đạo, khơng trình ký người khơng phụ trách lĩnh vực - Cán bộ, nhân viên không phép trực tiếp trình lãnh đạo Cơng ty ký văn bản, trường hợp cần thiết phép Lãnh đạo Công ty phải tuân thủ theo quy trình 10.3 Thẩm quyền ký - GĐ ký văn theo nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định - Phó GĐ ký thay GĐ văn xử lý vấn đề cụ thể theo lĩnh vực phân cơng, ngồi tuỳ trường hợp GĐ uỷ quyền ký thay văn cụ thể - Trưởng phòng chức GĐ uỷ quyền ký thừa lệnh đóng dấu 12 Cơng ty số văn có tính chất chun ngành - Chánh Văn phịng thừa lệnh văn có tính chất hướng dẫn chế độ sách, thơng báo họp , loại giấy mời, giấy giới thiệu liên hệ công tác, lệnh điều xe số văn khác Lãnh đạo Cơng ty có uỷ quyền cụ thể - Phó Chánh Văn phịng ký thừa uỷ quyền văn quy định cho Chánh Văn phòng Chánh Văn phịng cơng tác vắng F Tổ chức hội họp tiếp khách Điều 11: Tổ chức hội họp Cuộc họp Lãnh đạo Cơng ty chủ trì Các Phịng chức giao có trách nhiệm chuẩn bị nội dung, tài liệu, số người tham gia, thời gian, Văn phịng có trách nhiệm tổ chức phục vụ, Chánh Văn phịng Cơng ty đơn đốc kiểm tra Các Phịng chức có nhu cầu tổ chức họp mà nội dung có liên quan đến hoạt động Cơng ty phải Lãnh đạo Công ty đồng ý đăng ký với Văn phòng Để chuẩn bị điều kiện phục vụ cho họp, người chủ trì họp Lãnh đạo Cơng ty định, Phịng chức chủ động phối hợp giải công việc, thực hành tiết kiệm Người chủ trì họp phải có kết luận, họp Lãnh đạo Công ty chủ trì, tuỳ tính chất, nội dung họp, Văn phịng thơng báo kết nội dung họp đến Phòng chức trực thuộc để triển khai thực Điều 12: Tiếp khách Văn phịng bố trí cán làm nhiệm vụ thường trực, đón khách dẫn khách đến Công ty liên hệ công tác Khách có nhu cầu làm việc với Lãnh đạo Cơng ty phịng chức Cơng ty Người làm nhiệm vụ thường trực, đón khách phải đặt vấn đề để khách trình bày mục đích, nội dung, người cần gặp, thời gian làm việc đăng ký với Văn phịng để Phịng báo cáo Lãnh đạo Cơng ty thơng báo cho Phịng chức chủ động đón tiếp giải cơng việc có hiệu 13 G Đi công tác Điều 13: Đi công tác Giám đốc, Phó Giám đốc Cơng ty cơng tác, Phòng chức giao nhiệm vụ, chuẩn bị liên quan điều kiện phục vụ để chuyến cơng tác đạt hiệu Trưởng, Phó phịng, chun viên Phịng ban cơng tác phải có chương trình, kế hoạch, nội dung cụ thể, báo cáo Lãnh đạo Công ty phê duyệt Người cử công tác, phải chuẩn bị nội dung, xin ý kiến người uỷ quyền để phát biểu, không phát biểu với tư cách cá nhân, kết thúc chuyến công tác phải báo cáo kết với người uỷ quyền Cấm hành vi lợi dụng chức năng, quyền hạn để vụ lợi cá nhân việc cơng tác gây khó dễ cho đơn vị Chế độ cơng tác phí thực theo quy định H Công tác bảo vệ trật tự, trị an, chế độ thông tin Điều 14: Đối với phịng chức Có trách nhiệm quản lý, giữ gìn, bảo vệ tồn tài sản, máy móc, trang thiết bị, hồ sơ tài liệu làm việc phịng * Đối với lực lượng bảo vệ Cơng ty Kiểm tra, việc chấp hành giấc làm việc, đeo thẻ CBNV-NLĐ quan, tổ chức việc tuần tra canh gác, có tượng, phát hành vi, vi phạm phải có biện pháp ngăn ngừa, đồng thời báo cáo Thủ trưởng trực tiếp quản lý giải Kết hợp với lực lượng an ninh, Cơng an địa phương, nơi quan đóng trụ sở lực lượng dân phịng, thực tốt cơng tác an ninh đường phố Điều 15: Tiếp nhận, lưu giữ chuyển thông tin Cán bộ, nhân viên quan Cơng ty phải có trách nhiệm chấp hành nghiêm chỉnh quy định khai thác truy cập thông tin mạng tin học (theo quy định riêng Cơng ty) Chánh Văn phịng Cơng ty chịu trách nhiệm cung cấp thông tin phát ngôn với phương tiện đại chúng, tổ chức, cá nhân 14 I Công tác giải khiếu nại tố cáo * Văn hoá quan Điều 16: Thực nếp sống văn minh Thực đeo thẻ làm việc, không tụ tập để bàn tán công việc khác không liên quan đến cơng việc giao Đi nhẹ, nói khẽ, giữ vệ sinh chung nơi công cộng Không mang đồ ăn, thức uống thắp hương nơi làm việc Khơng hút thuốc Phịng làm việc, Phịng họp, giữ nghiêm kỷ luật phát ngôn Không sử dụng điện thoại di động đàm thoại phòng họp, gọi điện to tiếng phòng làm việc Nghiêm cấm hành vi cung cấp thông tin Công ty chưa phép mục đích vụ lợi Cá nhân vi phạm tuỳ theo mức độ bị xử lý kỷ luật J Công tác kiểm tra, thực quy định làm việc Văn phòng Điều 17: Mục đích kiểm tra Nhằm phát hiện, uốn nắn kịp thời vướng mắc, sai phạm nảy sinh trình triển khai để đảm bảo việc thực tốt quy định Điều 18: Nguyên tắc kiểm tra Kiểm tra phải có kế hoạch, đảm bảo tính cơng khai, dân chủ, quy định hành, không gây phiền hà, cản trở đến đối tượng kiểm tra Trường hợp kiểm tra đột xuất theo yêu cầu Lãnh đạo Công ty, kết thức kiểm tra phải có kết luận Điều 19: Hình thức kiểm tra Thường xuyên nhằm phục vụ cho công tác quản lý Lãnh đạo, kiểm tra theo kế hoạch kiểm tra đột xuất Điều 20: Tổ chức kiểm tra báo cáo kết Trưởng Phòng chức tự kiểm tra việc chấp hành quy chế làm việc Phịng Chánh Văn phịng Cơng ty đầu mối đôn đốc kiểm tra thường xuyên việc thi hành quy chế làm việc Phịng chức Cơng ty có quyền đề nghị Lãnh đạo Công ty xử lý cá nhân vi phạm quy định 15 Thủ trưởng quan Văn phòng Công ty kiểm tra thực quy định Phịng chức phân cơng Trưởng phịng chức chủ trì việc kiểm tra chéo Phịng chức thực quy chế Báo cáo kết kiểm tra, kết thúc kiểm tra người chủ trì phải báo cáo kết kiểm tra kiến nghị xử lý phát có sai phạm Điều 21: Phạm vi áp dụng Quy định thực phạm vi Cơng ty có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký ban hành thay cho quy chế trước có nội dung Điều 22: Tổ chức thực Chánh Văn phịng Cơng ty có trách nhiệm phổ biến, theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở, tổng hợp tình hình thực quy định làm việc Văn phịng Cơng ty báo cáo Lãnh đạo Cơng ty thơng qua họp giao ban hàng tuần Trưởng phịng ban chức có trách nhiệm phổ biến, qn triệt quy chế làm việc tới CBNV-NLĐ thuộc quyền phụ trách, chịu trách nhiệm liên đới cá nhân thuộc quyền quản lý vi phạm, đồng thời phản ánh kiến nghị sửa đổi thấy cần thiết Điều 23: Khen thưởng kỷ luật CBNV-NLĐ thuộc Văn phòng Công ty thực tốt quy định khen thưởng, vi phạm bị xử lý kỷ luật theo quy định Pháp luật quy định Công ty 2.6 Thực trạng công tác tổ chức thực Nội quy, quy định Công ty xây dựng để áp dụng tồn thể CBNV-NLĐ Cơng ty rà soát, sửa đổi bổ sung định kỳ hàng năm cho phù hợp với tình hình thực tế Văn phịng Cơng ty đơn vị chủ trì tổ chức triển khai, phổ biến nội quy, quy định Cơng ty tới tồn thể CBNV-NLĐ nắm rõ để thực Là đơn vị theo dõi, tổng hợp ý kiến, kiến nghị CBNV-NLĐ, đánh giá tính phù hợp báo cáo với Ban Giám đốc đề xuất bổ sung chỉnh sửa cho phù hợp Bản Quy định truyền thông tới 100% CBNV-NLĐ Công ty nắm rõ, dán công khai bảng tin đơn vị, đăng tin bảng tin Công ty để nắm rõ thực 16 Tiểu kết Chương Có thể thấy, Văn phịng Cơng ty Cổ phần xây dựng công nghệ Tiến Trung xây dựng nội quy, quy chế Công ty rõ ràng nhằm đảm bảo cho hoạt động Công ty diễn thuận lợi Vấn đề tổ chức thực nội quy, quy chế quan được chấp hành nghiêm túc, bên cạnh khơng tránh khỏi sai sót nhiều ngun nhân khác Để làm rõ vấn đề này, sang Chương 3: Đánh giá, nhận xét giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác xây dựng, tổ chức thực nội quy, quy chế Văn phịng Cơng ty 17 CHƯƠNG III THỰC TRẠNG ƯU, NHƯỢC ĐIỂM VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ CƠNG NGHỆ TIẾN TRUNG 3.1 Đánh giá ưu điểm 3.1.1 Về máy Văn phịng Văn phịng Cơng ty xây dựng máy đầy đủ, có trình độ chun mơn tốt, có tính chun mơn hóa cao Việc phân chia công việc chi tiết giúp cho lãnh đạo kiểm sốt hết cơng việc Văn phịng Cơng ty từ kịp thời đưa giải pháp kịp thời xử lý công việc 3.1.2 Về nội quy, quy định Văn phịng Cơng ty Đã xây dựng nội quy chi tiết, bao hàm hết lĩnh vực, khía cạnh Công ty Việc truyền thông, giới thiệu, quán triệt nội quy, quy định đến toàn thể CBNV-NLĐ thực tốt, đầy đủ, nhanh chóng, sâu rộng giúp cho nội quy, quy định vào sống, CBNV-NLĐ ủng hộ nghiêm túc thực theo CBNV-NLĐ ý thức tốt việc thực nội quy, quy định Tổng Công ty, tháng đầu năm số người vi phạm 20 người, chủ yếu giấc làm muộn máy tính quên không tắt hết làm việc Giúp cho Ban Lãnh đạo Cơng ty quản lý, kiểm sốt tốt hoạt động đơn vị, tạo nét văn hóa đặc trưng Cơng ty 3.2 Đánh giá nhược điểm Bộ máy Văn phòng chi tiết chưa tối ưu nguồn lực, việc phân ban vào chi tiết Bộ máy bị động việc giúp Ban Lãnh đạo đưa định khẩn cấp, cơng việc phát sinh đột xuất Trình độ ngoại ngữ đội ngũ nhân văn phòng hạn chế nên thiếu chủ động việc giao tiếp với khách nước ngồi, văn tiếng Anh trình ký 18 cịn nhiều lỗi tả chưa kiểm duyệt Sự phối hợp giải cơng việc Văn phịng Phịng ban khác Cơng ty chưa tốt, nhiều cịn dây dưa gây ách tắc cơng việc, đặc biệt cơng việc hành ( sửa chữa bổ sung trang thiết bị , sở vật chất làm việc….) Các Phịng chức Cơng ty thiếu chủ động việc đề xuất giải pháp nâng cao hiệu công tác xây dựng, tổ chức thự chiện nội quy, quy định, dừng việc thực theo Nhân Văn phòng chưa mạnh dạn đưa đề xuất, sáng kiến ý tưởng để cải tiến cách thức làm việc Việc phân ban chi tiết dẫn đến phận chưa hỗ trợ cho nhau, chưa chủ động đào tạo chéo dẫn đến phát sinh, máy thay đổi nhân khơng làm việc điều chuyển sang phận khác Quy định, nội quy đưa thiên chủ quan, thiên nhiều mệnh lệnh hành chính, thiếu số yếu tố liên quan đến chế độ người lao động hay hình thức khen thưởng kỷ luật chi tiết Việc chấp hành tham gia hội họp cịn nhiều hạn chế cán phân cơng họp thiếu chủ động việc nghiên cứu tài liệu, tham gia muộn… dẫn đến hiệu họp chưa cao Cơng tác bố trí lịch họp, xếp phòng hợp chưa tốt, nhiều lộn xộn, chồng chéo, chưa có ưu tiên phịng cho họp quan trọng 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu công tác xây dựng tổ chức thực nội quy, quy chế, quy định Văn phòng Cơng ty 3.2.1 Về máy văn phịng Lãnh đạo văn phòng cần nghiên cứu, tối ưu lại máy văn phòng cho gọn nhẹ, hiệu quả, tổ chức khóa đào tạo nội để tồn nhân hỗ trợ cách tốt Nâng cao trình độ ngoại ngữ, khả giao tiếp đội ngũ nhân viên văn phòng, đặc biệt phận đối ngoại, văn thư để chủ động tiếp khách đối tác nước ngoài, kiểm duyệt văn từ thị trường gửi Văn phịng vần có định hướng, mục tiêu rõ ràng việc tham mưu cho 19 ban lãnh đạo xây dựng nội quy, quy định Công ty Thường xuyên truyền thông cho cán công nhân viên người lao động nắm rõ chủ trương, định hướng Công ty Nhân văn phịng cần tìm hiểu, nắm rõ đầu mối chuyên sâu ngành dọc, lĩnh vực chuyên sâu Công ty để liên hệ công việc tư vấn cho lãnh đạo xây dựng quy định, nội quy phù hợp với ngành/lĩnh vực cho phù hợp 3.2.2 Về nội quy, quy định đơn vị Công tác xây dựng nội quy, quy định cần phải nghiên cứu kỹ lưỡng, tổ chức hội thảo, lấy ý kiến người lao động thông qua phận công đoàn trước ban hành Nội dung quy định ngồi mang tính dăn đe, mệnh lệnh cịn phải có thêm số điều khoản mang tính khen thưởng/kỷ luật rõ ràng để người lao động chấp hành cách tự giác Xem xét tách riêng phần quy chế hội họp thành điều khoản, mục riêng nội quy đơn vị để truyền thông sâu rộng tới tồn thể CBNV-NLĐ Tiểu kết Chương Khơng quan tổ chức tránh khỏi thiếu sót suốt hoạt động mình, nhìn nhận điểm thiếu sót giúp quan, tổ chức tự hồn tiện đáp ứng nhu cầu phát triển Trên số đánh giá nhận xét công tác xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định Văn phòng Công ty Cổ phần xây dựng công nghệ Tiến Trung, bên cạnh cá nhân em đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định Văn phịng Cơng ty để hoạt động Công ty thuận lợi ngày phát triển 20 KẾT LUẬN Tiểu luận tập trung nghiên cứu thực trạng công tác xây dựng tổ chức thực nội quy, quy định Văn phịng Cơng ty Cổ phần xây dựng cơng nghệ Tiến Trung Từ tìm hạn chế đề xuất giải pháp thực tốt thời gian tới Công ty doanh nghiệp hoạt chủ yếu cung cấp dịch vụ, tài liệuvề cồn tác hành khơng nhiều nên việc tiếp cận, tìm hiểu cịn hạn chế nội dung mang tính tổng hợp cao, trình độ chun mơn, nhận thức cịn hạn chế nên tiểu luận khơng tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận góp ý, bảo thầy Cuối xin gửi lời cảm ơn đến Ban Lãnh đạo Cơng ty, Giám đốc, Chánh văn phịng Phịng chức thuộc Cơng ty tạo điều kiện thuận lợi, giúp đỡ em trình làm việc Một lẫn em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Thạc sỹ - Giảng viên Trường Đại học Nội vụ giúp tơi hồn thành khoá luận Em xin chân thành cảm ơn! 21 TÀI LIỆU THAM KHẢO Quản trị hành văn phòng (Mike Harvay – Nhà xuất Thống kê) Tài liệu mơn học “Quản trị văn phịng”, “Kỹ thư ký” (ThS Trần Thị Ngà - Học viện Hành Quốc Gia) Luật Doanh nghiệp Quốc Hội nước Cộng hịa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ thông qua ngày 26 tháng 11 năm 2014./ Giáo trình Kinh tế lao động- PGS PTS NGƯT Phạm Đức Thành Bộ luật lao động Nội quy lao động số 433 Tổng Công ty 22 PHỤ LỤC Phụ lục 01 Cơ cấu máy tổ chức công ty GIÁM ĐỐC ` PHĨ GIÁM ĐỐC CÁC TRƯỞNG PHỊNG VĂN PHỊNG PHỊNG KẾ PHỊNG TÀI HOẠCH CHÍNH - KẾ KỸ THUẬT TỐN PHÒNG VẬT TƯ PHÒNG KINH DOANH Phụ lục CHÁNH VĂN PHỊNG PHĨ TRÁNH VĂN PHỊNG Bộ phận văn thư - lưu trữ Bộ phận hành tổng hợp Bộ phận quản trị thiết bị Bộ phận Y tế - Lễ tân - Bảo vệ ... trọng công tác xây dựng tổ chức thực nội quy, quy chế quan cơng tác văn phịng em định chọn đề tài “Cơng tác xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy, quy định Văn phịng Cơng ty Cổ phần xây dựng công. .. QUẢ CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG VÀ CÔNG NGHỆ TIẾN TRUNG 3.1 Đánh giá ưu điểm 3.1.1 Về máy Văn phòng Văn phòng Công. .. quy chế, quy định văn phòng, bước sang Chương II để hiểu rõ CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC QUY CHẾ, NỘI QUY, QUY ĐỊNH CỦA VĂN PHÒNG 2.1 Khái niệm Quy chế làm việc