Đang tải... (xem toàn văn)
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Ngày nay cùng với sự đi lên của đất nước và sự phát triển nhanh, mạnh của nền kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp với những loại hình kinh doanh đa dạng, phong phú, quy mô lớn, nhỏ khác nhau. Bên cạnh đó, xu hướng hội nhập kinh tế quốc tế đã và đang tạo ra sức ép cạnh tranh to lớn đối với doanh nghiệp Việt Nam. Để tồn tại, phát triển và tăng khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác ở cả trong và ngoài nước, các doanh nghiệp Việt Nam phải luôn luôn chủ động tìm kiếm các giải pháp nhằm nâng cao năng năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm tối đa hóa lợi nhuận và đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của thị trường. Mặc dù mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đều có những cách sắp xếp bộ máy hoạt động riêng rẽ sao cho phù hợp với loại hình hoạt động của đơn vị mình thì Văn phòng vẫn luôn là bộ máy không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm duy trì hoạt động một cách thông suốt, nhịp nhàng và liên tục. Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi Văn phòng vừa có mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống các văn bản đi, đến, văn bản nội bộ. Công tác Văn phòng nói chung là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc của một cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp. Đây được xác định là một mắt xích quan trọng, là cầu nối giữa lãnh đạo và các phòngbanđơn vị khác trong cơ quan, có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, tổ chức. Trong các chức năng của văn phòng thì chức năng tham mưu, tổng hợp có vị trí hết sức quan trọng nhằm giúp cho thủ trưởng cơ quan đưa ra được những quyết định đúng đắn, khoa học và phù hợp với nguyện vọng của đông đảo CBCNV thông qua những ý kiến tham gia góp ý của các cấp quản lý, những người trợ giúp tham mưu cho lãnh đạo. Kết quả của việc tham mưu phải xuất phát từ những thông tin đầu vào và cả những thông tin đầu ra, thông tin phản hồi trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng mà văn phòng thu thập được. Những ý kiến này được văn phòng tổng hợp, lựa chọn để đưa ra những quyết định chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo cơ quan những thông tin, phương án xử lý kịp thời và giải quyết được các vấn đề phát sinh trong thực tế một cách chính xác, linh hoạt. Vì vậy, làm tốt công tác Văn phòng sẽ góp phần giải quyết công việc của một cơ quan, tô chức được nhanh chóng, chính xác, chất lượng, giữ bí mật của một cơ quan, tổ chức, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ. Nếu Văn phòng được tổ chức và làm việc khoa học, trật tự, nền nếp thì việc quản lý và điều hành công việc của một cơ quan, tổ chức sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu quả các nhiệm vụ chuyên môn của tổ chức. Với mong muốn làm rõ nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, đồng thời đánh giá sự khác nhau của văn phòng doanh nghiệp với văn phòng cơ quan hành chính nhà nước trong quá trình thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, em xin chọn đề tài “Tìm hiểu nhiệm vụ của văn phòng doanh nghiệp trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp và đánh giá sự khác nhau giữa văn phòng doanh nghiệp với văn phòng các cơ quan hành chính nhà nước trong quá trình thực hiện chức năng tham mưu – tổng hợp” với mục đích vận dụng lý thuyết vào thực tiễn để nâng cao nhận thức đồng thời mong muốn góp một phần nhỏ bé để hoàn thiện và phát huy hiệu quả hoạt động của văn phòng doanh nghiệp nói chung.
MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày với lên đất nước phát triển nhanh, mạnh kinh tế thị trường đời quan, tổ chức, doanh nghiệp với loại hình kinh doanh đa dạng, phong phú, quy mô lớn, nhỏ khác Bên cạnh đó, xu hướng hội nhập kinh tế quốc tế tạo sức ép cạnh tranh to lớn doanh nghiệp Việt Nam Để tồn tại, phát triển tăng khả cạnh tranh với doanh nghiệp khác nước, doanh nghiệp Việt Nam phải ln ln chủ động tìm kiếm giải pháp nhằm nâng cao năng suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm tối đa hóa lợi nhuận đáp ứng nhu cầu ngày cao thị trường Mặc dù quan, tổ chức, doanh nghiệp có cách xếp máy hoạt động riêng rẽ cho phù hợp với loại hình hoạt động đơn vị Văn phòng ln máy khơng thể thiếu hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp nhằm trì hoạt động cách thơng suốt, nhịp nhàng liên tục Văn phòng cửa ngõ quan, tổ chức Văn phòng vừa có mối quan hệ đối nội vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn đi, đến, văn nội Cơng tác Văn phòng nói chung hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc quan, đơn vị, doanh nghiệp Đây xác định mắt xích quan trọng, cầu nối lãnh đạo phòng/ban/đơn vị khác quan, có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý quan, tổ chức Trong chức văn phòng chức tham mưu, tổng hợp có vị trí quan trọng nhằm giúp cho thủ trưởng quan đưa định đắn, khoa học phù hợp với nguyện vọng đông đảo CBCNV thông qua ý kiến tham gia góp ý cấp quản lý, người trợ giúp tham mưu cho lãnh đạo Kết việc tham mưu phải xuất phát từ thông tin đầu vào thông tin đầu ra, thông tin phản hồi lĩnh vực đối tượng mà văn phòng thu thập Những ý kiến văn phòng tổng hợp, lựa chọn để đưa định chung nhằm cung cấp cho lãnh đạo quan thông tin, phương án xử lý kịp thời giải vấn đề phát sinh thực tế cách xác, linh hoạt Vì vậy, làm tốt cơng tác Văn phòng góp phần giải cơng việc quan, tơ chức nhanh chóng, xác, chất lượng, giữ bí mật quan, tổ chức, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ Nếu Văn phòng tổ chức làm việc khoa học, trật tự, nếp việc quản lý điều hành cơng việc quan, tổ chức thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu nhiệm vụ chuyên môn tổ chức Với mong muốn làm rõ nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp việc thực chức tham mưu - tổng hợp, đồng thời đánh giá khác văn phòng doanh nghiệp với văn phòng quan hành nhà nước trình thực chức tham mưu - tổng hợp, em xin chọn đề tài “Tìm hiểu nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp việc thực chức tham mưu - tổng hợp đánh giá khác văn phòng doanh nghiệp với văn phòng quan hành nhà nước trình thực chức tham mưu – tổng hợp” với mục đích vận dụng lý thuyết vào thực tiễn để nâng cao nhận thức đồng thời mong muốn góp phần nhỏ bé để hồn thiện phát huy hiệu hoạt động văn phòng doanh nghiệp nói chung Lịch sử nghiên cứu Đã có nhiều nghiên cứu cơng tác hành văn phòng như: - Hồ Ngọc Cần (chủ biên), LS Thomas, Ths Diễm Chi, TS Trần Nguyễn, Cẩm nang tổ chức quản trị hành văn phòng, Nxb Tài chính, Hà Nội, 2003; - Mike Havey, Quản trị hành văn phòng, Nxb Thống kê, Hà Nội, 2004; - PGS.TS Nguyễn Hữu Trí, Nghiệp vụ hành văn phòng; … Tuy nhiên nghiên cứu nghiên cứu chung quản trị hành văn phòng nói chung, chưa có đề tài nghiên cứu chi tiết chức tham mưu tổng hợp nhiệm vụ chức văn phòng doanh nghiệp Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài - Đối tượng mà đề tài nghiên cứu hướng tới nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp việc thực chức tham mưu, tổng hợp; - Đánh giá khác văn phòng doanh nghiệp với văn phòng quan hành nhà nước trình thực chức tham mưu, tổng hợp; - Đề xuất số giải pháp để văn phòng doanh nghiệp thực tốt chức tham mưu, tổng hợp - Phạm vi nghiên cứu đề tài văn phòng doanh nghiệp nói chung văn phòng quan hành nhà nước Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu lý luận chung văn phòng cơng tác văn phòng - Phân tích, đánh giá thực trạng nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp việc thực chức tham mưu, tổng hợp để từ rút điểm mạnh, điểm yếu đánh giá khác văn phòng doanh nghiệp với văn phòng quan hành nhà nước q trình thực chức tham mưu, tổng hợp Bên cạnh em xin phép đưa số giải pháp giúp văn phòng doanh nghiệp thực tốt chức tham mưu, tổng hợp Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Để hoàn thiện đề tài nghiên cứu này, em sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp quan sát, tiếp cận; - Phương pháp phân tích, thống kê, thu thập thơng tin liệu; - Phương pháp thực nghiệm khoa học; - Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế; - Phương pháp so sánh; Giả thuyết khoa học Đề tài nghiên cứu phân tích, đánh giá nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp nói chung việc thực chức tham mưu, tổng hợp Do đó, việc so sánh giải pháp mà đề tài nghiên cứu đưa mang tính chất tương đối phù hợp với số loại hình văn phòng doanh nghiệp định Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài - Về mặt lý luận: đề tài nghiên cứu hệ thống hóa số vấn đề lý luận chung văn phòng cơng tác văn phòng nói chung văn phòng doanh nghiệp nói riêng - Về mặt thực tiễn: đề tài nghiên cứu phân tích cách chi tiết nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp nói chung việc thực chức tham mưu tổng hợp Trên sở phân tích, đánh giá kết đạt được, điểm tồn nguyên nhân tồn Đồng thời đưa số giải pháp giúp văn phòng doanh nghiệp hoàn thiện nâng cao hiệu cơng tác văn phòng nói chung cơng tác tham mưu, tổng hợp nói riêng Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo phụ lục, cấu trúc đề tài em gồm chương sau: Chương 1: Những vấn đề văn phòng cơng tác văn phòng Chương Nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp việc thực chức tham mưu - tổng hợp Chương Một số giải pháp giúp văn phòng doanh nghiệp thực tốt chức tham mưu tổng hợp Chương NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHỊNG VÀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 1.1 Những vấn đề văn phòng cơng tác văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng Trong hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp người ta ln nhấn mạnh đến vai trò quan trọng máy văn phòng Bất quan dù lớn hay nhỏ, muốn hoạt động nhịp nhàng, đặn phải có phận Văn phòng Văn phòng đảm bảo cho công tác lãnh đạo quản lý tập trung cách thống nhất, hoạt động thường xuyên, liên tục có hiệu Hiện Văn phòng hiểu theo nhiều nghĩa góc độ cách tiếp cận khác nhau: - Văn phòng phòng làm việc cụ thể lãnh đạo Người ta gọi “Văn phòng Giám đốc”; “Văn phòng Tổng giám đốc”; ……… - Văn phòng hiểu trụ sở làm việc quan, tổ chức; địa điểm mà cán bộ, công chức hàng ngày đến để thực thi cơng vụ Ví dụ: “Văn phòng Bộ”; “Văn phòng Ủy ban nhân dân”;… - Văn phòng hiểu loại hoạt động quan Nhà nước, quan, doanh nghiệp Khi nhìn vào cơng việc hàng ngày văn phòng quan, tổ chức người ta thường nghĩ đến phận làm công việc liên quan đến cơng tác văn thư lưu trữ, văn phòng thiên việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ loại công văn, giấy tờ, co dấu, giải công việc hành hàng ngày văn phòng nơi làm công việc phục vụ, hậu cần, bảo vệ, … - Trong quan, doanh nghiệp, văn phòng hiểu máy tham mưu, tổng hợp quan trọng, cánh tay đắc lực phục vụ việc điều hành lãnh đạo… Cả bốn cách hiểu có khía cạnh thường phản ánh khía cạnh thuật ngữ văn phòng Theo Quản trị Hành văn phòng - Nxb Thống kê năm 2008 định nghĩa văn phòng theo nghĩa chung sau: “Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, doanh nghiệp; nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, nơi chăm lo lĩnh vực hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp” 1.1.2 Chức văn phòng Từ lý luận thực tiễn cho thấy có nhiều quan niệm, cách nhìn khác văn phòng, văn phòng mang nhiều tên gọi khác Tuy nhiên, văn phòng quan, doanh nghiệp phải thực hai nhóm chức văn phòng là: Nhóm chức tham mưu, tổng hợp nhóm chức hậu cần 1.1.2.1 Chức tham mưu, tổng hợp Cùng với trình cải cách hành chính, đổi tổ chức hoạt động quan, doanh nghiệp chức tham mưu, tổng hợp văn phòng ngày xem chức văn phòng, hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Trong đó, nội dung cơng tác tham mưu hoạt động tham vấn cơng tác văn phòng Còn nội dung cơng tác tổng hợp hoạt động thống kê, xử lý thông tin liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý Người lãnh đạo muốn có định đắn, khoa học khơng thể dựa vào ý chí chủ quan mà phải xét đến yếu tố khách quan ý kiến tham gia cấp quản lý, người trợ giúp Do đó, đòi hỏi cần phải có lực lượng trợ giúp lãnh đạo trước hết công tác tham mưu, tổng hợp Tham mưu để nhằm góp phần tìm kiếm định tối ưu cho trình quản lý đạt hiệu cao Mặt khác, kết tham vấn xuất phát từ việc thu thập, phân tích, tổng hợp, xử lý khoa học đầy đủ, xác thơng tin đầu vào, thông tin đầu kể thơng tin phản hồi mà văn phòng thu thập Và để có thơng tin mang tính chun sâu phận tham mưu văn phòng đầu mối tiếp nhận phương án tham mưu từ phòng ban chun mơn nghiệp vụ quan, doanh nghiệp tập hợp thành hệ thống thống đề xuất với lãnh đạo phương án hoạt động tổng hợp Tổng hợp tổng hợp thơng tin, tình hình tổng hợp thơng tin phục vụ cơng tác tham mưu Như vậy, chức tham mưu, tổng hợp hoạt động văn phòng ln đan xen có quan hệ mật thiết với nhau, tham mưu cần có tổng hợp tổng hợp để tham mưu Hai công việc chức nhằm mục đích thống trợ giúp cho thủ trưởng quan, đơn vị có sở khoa học để lựa chọn định quản lý tối ưu nhất, phục vụ cho mục tiêu hoạt động quan 1.1.2.2 Chức giúp việc điều hành lãnh đạo Chức giúp việc điều hành cho lãnh đạo coi chức quan trọng văn phòng Căn vào định hay chủ trương lãnh đạo quan, tổ chức, văn phòng tiến hành xây dựng tham gia xây dựng chương trình, kế hoạch hành động nhằm cụ thể hóa chủ trương, định quan, doanh nghiệp thực tế Trong trình tổ chức thực chương trình, kế hoạch lãnh đạo phê duyệt, văn phòng thực việc theo dõi, quản lý đôn đốc việc triển khai thực tế, theo dõi sát tiến độ triển khai nắm bắt vấn đề phát sinh trình thực hiện, thơng tin kịp thời tới lãnh đạo để có biện pháp điều chỉnh Bên cạnh việc đáp ứng điều kiện thực hành chính, sở vật chất nguồn lực khác từ văn phòng điều kiện quan trọng để việc thực định, kế hoạch đạt hiệu cao 1.1.2.3 Chức hậu cần Đây hoạt động mang tính đặc thù cơng tác văn phòng, có ý nghĩa quan trọng hoạt động quan, doanh nghiệp Hoạt động quan, doanh nghiệp thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, trang thiết bị, cơng cụ, dụng cụ, … Văn phòng phận cung cấp, bố trí, quản lý điều kiện vật chất để đảm bảo sử dụng có hiệu Điều kiện đảm bảo cho trình hoạt động, phát triển quan, doanh nghiệp yếu tố vật chất, kinh phí Song cần phải có cơng tác quản lý cá điều kiện cách khoa học Do đó, mục tiêu cụ thể văn phòng chức ngày sử dụng hiệu quả, tiết kiệm theo xu hướng xã hội hóa hoạt động phục vụ Chức có nhiệm vụ sau: - Giúp lãnh đạo quan việc tổ chức thực nghiệp vụ văn thư lưu trữ, hành văn bản; - Giúp việc việc tổ chức hội nghị, hội họp quan; - Đảm bảo điều kiện sở vật chất, trang thiết bị như: nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính… - Giúp việc việc tổ chức theo dõi hoạt động đơn vị 1.1.2.4 Chức hỗ trợ cho hoạt động - sản xuất kinh doanh (đối với văn phòng doanh nghiệp) Trong hoạt động doanh nghiệp văn phòng khơng túy giải cơng việc hành chính, mà văn phòng phải tham gia vào cơng việc sản xuất, kinh doanh cách tích cực hiệu Văn phòng ngồi cơng việc hành thực công việc giải thủ tục hải quan xuất nhập hàng hóa; tìm kiếm, giữ gìn mối quan hệ với đối tác, với khách hàng; giải thắc mắc, chí tranh chấp với khách hàng sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp; thực hoạt động tiếp thị, trì giải tốt mối quan hệ với quan nhà nước… Chức cho thấy rõ vị trí, vai trò quan trọng văn phòng doanh nghiệp kinh tế thị trường Tóm lại, văn phòng đầu mối giúp lãnh đạo thực công tác quản lý thông qua chức tham mưu, tổng hợp hậu cần Các chức vừa độc lập, vừa hỗ trợ vừa bổ sung cho nhằm tạo cần thiết khách quan cho tồn tại, trì phát triển cơng tác văn phòng sở hoạt động nghiệp vụ Muốn hoạt động phải có nguyên liệu, vật liệu, phương tiện nguồn tài song hiệu hoạt động lại phụ thuộc vào phương thức quản lý, sử dụng yếu tố quan văn phòng Chi phí thấp để đạt kết cao phương châm hoạt động cơng tác văn phòng 1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng Từ chức chung, chức văn phòng, người ta lại phân thành chức cụ thể, chi tiết Mỗi chức cụ thể, chi tiết lại gắn với khơng gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức nội dung cụ thể nên gọi nhiệm vụ Theo chức văn phòng xây dựng thành nhiệm vụ tương ứng, cụ thể sau: 1.1.3.1 Nhóm cơng việc hành - Tổ chức thực công tác lễ tân, tổng đài điện thoại - Tổ chức quản lý thực công tác văn thư, công tác lưu trữ Hướng dẫn đơn vị quan, doanh nghiệp thực nghiệp vụ theo quy định - Đánh máy, soạn thảo văn cho cấp lãnh đạo, văn văn phòng - Thực thủ tục pháp lý liên quan tới quan hành nhà nước Đảm bảo hoạt động quan, doanh nghiệp quy định pháp luật - Tổ chức hoạt động đối nội - đối ngoại quan, doanh nghiệp - Quản lý hồ sơ, tài liệu máy tổ chức, nhân - Thực công tác tài - kế tốn (nếu phân cơng) 1.1.3.2 Nhóm nhiệm vụ thực chức tham mưu - tổng hợp - Theo dõi tình hình hoạt động quan, doanh nghiệp lĩnh vực việc thực chủ trương, nghị Đảng, Nhà nước chủ trương, nghị quan, doanh nghiệp; tình hình thực chương trình, kế hoạch cơng tác phê duyệt; tình hình thực nội quy, quy chế; tình hình tài chính, lương, thu nhập, phúc lợi; tình hình nhân sự, cán bộ; tình hình xây dựng, sửa chữa; kết kinh doanh; tiến độ thực dự án; tình hình bảo vệ, an ninh, an tồn, Phòng cháy chữa cháy… - Tổng hợp, soạn thảo báo cáo định kỳ đột xuất trình lãnh đạo mặt công tác Đặc biệt báo cáo kịp thời vấn đề phát sinh, vấn đề hạn chế, vướng mắc trình hoạt động quan, doanh nghiệp - Xây dựng quy chế làm việc quy định khác (nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính, chế độ phúc lợi…) - Cập nhật văn quy phạm pháp luật liên quan tới cơng tác hành chính, quản lý; báo cáo lãnh đạo quy định dự thảo sửa đổi quy định, quy chế quan, doanh nghiệp phù hợp với thay đổi pháp luật - Tham mưu cho lãnh đạo công tác văn bản, đảm bảo văn quan, doanh nghiệp ban hành pháp luật, quy định - Theo dõi công tác nhân sự, tham mưu cho lãnh đạo công tác đánh giá, xếp, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển nhân Tham mưu tổ chức thực công tác thi đua - khen thưởng quan, doanh nghiệp - Tổng hợp ý kiến, kiến nghị đề xuất đơn vị, phòng ban đối tác, khách hàng; tham mưu cho lãnh đạo biện pháp xử lý - Xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc; soạn thảo kế hoạch tổ chức hội nghị, lễ hội, phong trào thi đua quan, tổ chức - Nghiên cứu tham mưu cho lãnh đạo công tác cải cách hành chính, xây dựng tổ chức thực hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 1.1.3.3 Nhóm nhiệm vụ thực chức giúp việc điều hành lãnh đạo - Xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc chung; lập kế hoạch tổ chức hội nghị, lễ hội, phong trào thi đua theo ý kiến đạo lãnh đạo - Tổ chức thực công việc theo kế hoạch phê duyệt Đôn đốc, nhắc nhở, theo dõi tiến độ thực đơn vị, phòng ban Theo dõi nắm bắt vướng mắc, khó khăn trình thực báo cáo lãnh đạo xử lý kịp thời - Tổ chức họp, hội nghị, buổi làm việc lãnh đạo phòng ban chức theo chương trình, kế hoạch công tác Trao đổi với đơn vị, đối tác để chuẩn bị điều kiện tốt cho buổi làm việc - Chuẩn bị chuyến công tác cho lãnh đạo, đảm bảo thủ tục pháp lý liên quan trường hợp lãnh đạo, cán bộ, nhân viên cơng tác nước ngồi - Giữ liên lạc thông suốt để nắm bắt, báo cáo truyền đạt định, mệnh lệnh lãnh đạo tới đơn vị, cá nhân kịp thời; theo dõi báo cáo việc thực định, mệnh lệnh - Tổ chức thực thơng báo kịp thời tới đơn vị, cá nhân trường hợp có điều chỉnh, bổ sung theo ý kiến đạo lãnh đạo 1.1.3.4 Nhóm nhiệm vụ thực chức hậu cần 10 văn phòng doanh nghiệp có nhiều phận linh hoạt hơn, tăng giảm số lượng phận theo nhu cầu cơng việc theo tình hình phát triển cụ thể Công ty giai đoạn Điều cho thấy cấu tổ chức định biên nhân văn phòng doanh nghiệp khơng có ổn định Ngồi ra, văn phòng doanh nghiệp, tùy thuộc vào mục đích cơng ty, văn phòng doanh nghiệp phân cơng thực thêm công việc sản xuất, kinh doanh như: xây dựng kế hoạch sản xuất; xây dựng kế hoạch marekting sản phẩm; … Trong đó, văn phòng quan hành nhà nước có cấu tổ chức biên chế nhân tương đối ổn định, rõ ràng, với đầy đủ phận chức tham mưu, tổng hợp, hậu cần với đội ngũ cán có chun mơn thường khơng có thay đổi cấu tổ chức phận văn phòng suốt trình hoạt động Cơ cấu tổ chức, biên chế chức năng, nhiệm vụ văn phòng quan hành nhà nước thường quy định văn pháp luật, văn phòng tương đối ổn định cấu tổ chức 2.4.2 Đánh giá chức năng, nhiệm vụ văn phòng 2.4.2.1 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng quan hành nhà nước 2.4.2.1.1 Văn phòng quan nhà nước có thẩm quyền chung - Văn phòng quan nhà nước có thẩm quyền chung có tên gọi Văn phòng (Văn phòng Chính phủ, Văn phòng UBND) Văn phòng Chính phủ quan ngang Bộ, có chức năng, nhiệm vụ quyền hạn rộng Trong phạm vi đề tài em tập trung vào chức năng, nhiệm vụ chủ yếu văn phòng UBND - Chức năng, nhiệm vụ văn phòng Ủy ban nhân dân: Văn phòng UBND máy giúp việc UBND lãnh đạo UBND; tham mưu tổng hơp giúp UBND tổ chức hoạt động chung tham mưu giúp lãnh đạo UBND đạo, điều hành hoạt động chung máy hành địa phương; bảo đảm cung cấp thông tin phục vụ công tác quản lý, đạo, điều hành UBND thông tin cho công chúng theo quy định pháp luật; bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động UBND 2.4.2.1.2 Văn phòng quan nhà nước có thẩm quyền riêng Căn vào quy định pháp luật hành (Hiến pháp, văn quy phạm pháp luật khác có liên quan), quan nhà nước có thẩm quyền riêng 28 hiểu quan có chức quản lý nhà nước phạm vi ngành, lĩnh vực Bộ, quan ngang bộ, quan thuộc Chính phủ; sở, phòng, ban thuộc UBND cấp địa phương Chức nhiệm vụ văn phòng quan nhà nước có thẩm quyền riêng (thường gọi Văn phòng): thực chức tham mưu tổng hợp chương trình, kế hoạch cơng tác phục vụ hoạt động quan lãnh đạo; kiểm soát thủ tục hành theo quy định pháp luật; giúp lãnh đạo tổng hợp, theo dõi, đôn đốc tổ chức, đơn vị trực thuộc thực chương trình, kế hoạch công tác phê duyệt; tổ chức thực cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý sở vật chất kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc; phục vụ chung cho hoạt động quan công tác quản trị nội 2.4.2.2 Chức năng, nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp Doanh nghiệp tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch ổn định, đăng ký kinh doanh theo quy định pháp luật nhằm mục đích thực hoạt động kinh doanh (Luật Doanh nghiệp) Văn phòng doanh nghiệp đơn vị cấu tổ chức doanh nghiệp, có chức giúp việc cho lãnh đạo doanh nghiệp hỗ trợ cho đơn vị chuyên môn khác Tuy nhiên, có nhiều loại hình doanh nghiệp nên văn phòng doanh nghiệp có cách thức tổ chức khác Với loại hình nhóm cơng ty (tập đồn, tổng cơng ty…) văn phòng tổ chức quy mơ với tên gọi Văn phòng (như văn phòng Tổng cơng ty Hàng khơng, văn phòng Tập đồn Dầu khí Quốc gia…) Với cơng ty có quy mơ nhỏ văn phòng gọi phòng Hành (hoặc phòng Hành - Nhân sự) Bên cạnh đó, với loại hình cơng ty tư nhân, cơng ty vừa nhỏ văn phòng phận hành với số lượng nhân viên hạn chế (thậm chỉ có người) phải thực tất cơng tác hành cơng ty Chức văn phòng doanh nghiệp giúp việc cho hoạt động công ty lãnh đạo doanh nghiệp, thực công tác hành đồng thời tham gia vào hoạt động sản xuất, kinh doanh doanh nghiệp Để thực chức trên, thơng thường văn phòng doanh nghiệp có nhiệm vụ sau: 29 - Nghiên cứu, soạn thảo nội quy, quy chế tổ chức lao động nội doanh nghiệp Giải thủ tục việc hợp đồng lao động, tuyển dụng, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cho việc cán công nhân Phối hợp với Ban chấp hành cơng đồn, soạn thảo thỏa ước lao động tập thể - Tham mưu cho lãnh đạo việc giải sách, chế độ người lao động theo quy định Bộ luật Lao động Theo dõi, giải chế độ, sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, tai nạn lao động, hưu trí, chế độ nghỉ việc suy giảm khả lao động, chế độ sách khác có liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ cho cán bộ, công nhân - Nghiên cứu, đề xuất phương án cải tiến tổ chức quản lý, xếp cán bộ, công nhân cho phù hợp với tình hình phát triển sản xuất - kinh doanh Xây dựng phương án quy hoạch đội ngũ cán bộ, lực lượng công nhân kỹ thuật doanh nghiệp, đề xuất việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, đào tạo, bồi dưỡng cán Lập kế hoạch, chương trình đào tạo hàng năm phối hợp với phòng ban nghiệp vụ thực Giải thủ tục chế độ sách cử người học, đào tạo, bồi dưỡng kiến thức - Xây dựng định mức đơn giá lao động Lập quản lý quỹ lương, quy chế phân phối tiền lương, tiền thưởng theo quy định nhà nước hiệu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Tổng hợp báo cáo quỹ lương doanh nghiệp - Là thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng, Hội đồng kỷ luật doanh nghiệp, thực công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật Có trách nhiệm đơn đốc, tiếp nhận thơng tin, báo cáo đơn vị, tổng hợp báo cáo lãnh đạo Theo dõi, nhận x t cán bộ, công nhân để đề xuất việc x t nâng lương, thi nâng bậc hàng năm - Xây dựng chương trình cơng tác tra, kiểm tra nội doanh nghiệp, theo dõi, xử lý đơn khiếu nại, tố cáo - Thực chế độ, sách lao động, tiền lương… theo quy định pháp luật, quy chế điều lệ doanh nghiệp - Tổ chức khám sức khỏe định kỳ hàng năm, thực chế độ bảo hiểm cho người lao động - Quản lý sử dụng dấu doanh nghiệp theo quy định pháp luật Đóng dấu, vào sổ văn đến đi, lưu trữ theo quy định Chuyển phát văn doanh 30 nghiệp đến nơi nhận, qua bưu điện đến nơi nhận Tiếp nhận chuyển văn đến lãnh đạo thư ký giám đốc Chuyển văn đến phòng ban chức để xử lý theo yêu cầu lãnh đạo - Quản lý sở vật chất, trang thiết bị làm việc doanh nghiệp Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị trình lãnh đạo phê duyệt Thực công tác kiểm tra, kiểm kê tài sản, trang thiết bị làm việc định kỳ hàng năm theo quy định - Quản lý điều phối xe ô tô phục vụ lãnh đạo doanh nghiệp công tác Chuẩn bị sở vật chất tổ chức khánh tiết ngày lễ, đại hội, hội nghị, họp… Mua sắm văn phòng phẩm phục vụ cho công tác sản xuất kinh doanh doanh nghiệp - Thường trực, bảo vệ quan, sở vật chất, bến bãi, kho tàng, văn phòng doanh nghiệp Liên hệ phối hợp với quyền công an địa phương công tác bảo vệ an ninh trật tự, an toàn xã hội Đảm bảo hệ thống điện thoại, liên lạc, cấp điện, cấp nước phục vụ văn phòng doanh nghiệp Theo dõi cơng tác dân quân tự vệ, công tác nghĩa vụ quân doanh nghiệp ây dựng quy định phòng chống cháy nổ Đảm bảo cơng tác an tồn phòng chống cháy nổ, công tác huấn luyện thường xuyên, tổ chức chữa cháy kịp thời xảy cháy nổ - Lập báo cáo thống kê liên quan đến chức năng, nhiệm vụ phòng theo định kỳ tháng, quý, năm gửi giám đốc theo yêu cầu - Soạn thảo văn liên quan đến chức nhiệm vụ văn phòng - Lưu trữ, bảo quản hồ sơ hình thành trình thực chức năng, nhiệm vụ phòng Quản lý hồ sơ lao động công tác doanh nghiệp theo quy định Nhận xét đánh giá: Như vậy, so sánh chức năng, nhiệm vụ Văn phòng quan hành nhà nước thực chức năng, nhiệm vụ định theo quy định nhà nước thường quy định cụ thể văn pháp luật Chức năng, nhiệm vụ văn phòng quan hành nhà nước tương đối ổn định có thay đổi suốt trình hoạt động quan trừ có thay đổi nhà nước quy định Đối với văn phòng doanh nghiệp, tùy thuộc vào quy mơ tổ chức loại hình hoạt động doanh nghiệp mà chức năng, nhiệm vụ khác Bên cạnh 31 chức năng, nhiệm vụ thường có văn phòng nói chung như: chức tham mưu, tổng hợp; chức hậu cần; chức giao dịch; … tùy vào mục đích xây dựng mơ hình văn phòng doanh nghiệp mà văn phòng doanh nghiệp có nhiệm vụ tham gia vào cơng tác quản lý nhân sự; lý hoạt động sản xuất kinh doanh; tham gia tích cực việc tìm kiếm, mở rộng đối tác hay chăm sóc khách hàng, …… Như vậy, chức nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp không ổn định phụ thuộc vào mục tiêu hoạt động công ty 2.4.3 Đánh giá nguyên tắc điều hành hoạt động Nguyên tắc điều hành hoạt động văn phòng quan hành nhà nước văn phòng doanh nghiêp hoạt động theo nguyên tắc sau: - Nguyên tắc làm việc theo chế độ Thủ trưởng: Lãnh đạo văn phòng người đứng đầu văn phòng, quản lý tồn cán hoạt động văn phòng Lãnh đạo văn phòng có quyền giao, ủy quyền cho cấp phận văn phòng Cấp dưới, phận trực thuộc văn phòng phải tuân thủ quản lý, đạo lãnh đạo văn phòng, có quyền thực nhiệm vụ lãnh đạo văn phòng giao Trưởng phận văn phòng người trực tiếp chịu trách nhiệm trước lãnh đạo văn phòng việc thực nhiệm vụ phận mình, người quản lý, giao quyền cho cán nhân viên phận Mỗi cán bộ, nhân viên văn phòng phải chịu quản lý trưởng phận, lãnh đạo văn phòng; thực nhiệm vụ giao theo đạo trưởng phận lãnh đạo văn phòng; thực quy định pháp luật, quan đơn vị - Nguyên tắc tập chung dân chủ: Nguyên tắc nhằm đảm bảo thu hút cán bộ, công nhân viên tham gia vào công tác quản lý quan, tổ chức Đối với hoạt động văn phòng, nguyên tắc nhằm phát huy tối đa lực, tinh thần trách nhiệm cá nhân tổ chức Đây xem yếu tố quan trọng liên quan đến hiệu lực, hiệu hoạt động văn phòng - Chịu trách nhiệm điều hành: Tổ chức quan nói chung hoạt động văn phòng nói riêng tập hợp người có mối quan hệ với thông qua hệ thống quyền hạn trách nhiệm chung để đạt mục tiêu chung tổ chức Bởi 32 vậy, quyền hạn trách nhiệm hai yếu tố phải kết hợp tạo hiệu tổ chức Nghĩa có quyền hạn phải có trách nhiệm tương ứng với thẩm quyền giao Nguyên tắc đường tới thành công tổ chức cần phải coi trọng thực - Nguyên tắc pháp chế: Pháp chế hiểu việc thực quy định, quy chế, nội quy mà văn phòng ban hành buộc cá nhân quan, tổ chức phải thực đúng, đầy đủ, nghiêm chỉnh xác Khi quy định, quy chế hoạt động văn phòng xây dựng ban hành buộc lãnh đạo văn phòng phải tiếp nhận tuân theo quy định Đồng thời lãnh đạo văn phòng phải truyền đạt lại cho thành viên văn phòng nghiêm túc thực Trong q trình thực hiện, vi phạm chịu hình thức xử lý tùy thuộc theo mức độ vi phạm quy định chung quan, tổ chức - Điều hành theo nguyên tắc khoa học, linh hoạt - Điều hành theo mục tiêu - Điều hành theo nguyên tắc hiệu Trong trình điều hành hoạt động văn phòng, lãnh đạo văn phòng cần phải kết hơp nguyên tắc với để đạt hiệu công tác quản lý, điều hành Nhận xét, đánh giá: Từ thực tế số văn phòng doanh nghiệp văn phòng quan hành nhà nước nay, em nhận thấy văn phòng doanh nghiệp vận dụng nguyên tắc điều hành hoạt động nói hiệu văn phòng quan hành nhà nước, cụ thể: - Đối với nguyên tắc chịu trách nhiệm điều hành: Lãnh đạo doanh nghiệp phân quyền độc lập cho cấp quyền tự định vấn đề liên quan đến nội dung ủy quyền phải chịu trách nhiệm trước lãnh đạo doanh nghiệp công việc thực Ngược lại, văn phòng quan hành nhà nước, có định ủy quyền phụ trách mảng công việc định không quyền định phải xin phê duyệt lãnh đạo cao - Đối với việc điều hành theo nguyên tắc tập trung dân chủ: doanh nghiệp thông qua họp, trao đổi ý kiến trực tiếp với người lao động để lắng nghe 33 nguyện vọng mong muốn người lao động để có phương án giải trả lời thỏa đáng cho người lao động - Điều hành theo nguyên tắc linh hoạt: văn phòng doanh nghiệp có cấu tổ chức gọn nhẹ (tùy thuộc vào quy mô mục đích hoạt động doanh nghiệp) Ngược lại cấu tổ chức văn phòng quan hành nhà nước thường cồng kềnh 2.4.4 Đánh giá việc thực chức tham mưu, tổng hợp 2.2.4.1 Văn phòng quan hành nhà nước Văn phòng quan hành nhà nước thực chức tham mưu - tổng hợp thông qua việc nghiên cứu, đề xuất ý kiến để Lãnh đạo quan tổ chức công việc điều hành máy thực chức năng, nhiệm vụ quan theo quy định nhà nước pháp luật Công tác tham mưu, tổng hợp thể qua nhiệm vụ cụ thể như: xây dựng quy chế tổ chức làm việc theo quy chế; xây dựng tổ chức thực chương trình cơng tác, tổng hợp thơng tin, tổ chức thực công tác văn thư – lưu trữ, thực công tác tổ chức cán bộ, v.v… Ngồi ra, văn phòng có nhiệm vụ phục vụ hoạt động ngày như: tổ chức làm việc lãnh đạo, hội nghị, chuyến công tác lãnh đạo Hai chức tham mưu - tổng hợp phục vụ có đan xen, có quan hệ mật thiết với nhau: tham mưu để phục vụ phục vụ có tham mưu Văn phòng có trách nhiệm tổng hợp, báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp lãnh đạo quan việc đạo thực hiện: Văn phòng tổng hợp thơng tin liên quan đến tình hình thực kế hoạch kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng; tình hình hoạt động tổ chức đồn thể; tình hình mặt biến động địa bàn quản lý Công tác thông tin phải phục vụ đắc lực cho quản lý, đạo lãnh đạo quan Trên sở quản lý thơng tin, văn phòng làm báo cáo tổng hợp tình hình kinh tế xã hội trình lãnh đạo quan phê duyệt 2.2.4.2 Văn phòng doanh nghiệp Như nêu chức tham mưu - tổng hợp văn phòng doanh nghiệp thực thơng qua nhóm nghiệp vụ như: tham mưu tổ chức máy văn phòng doanh nghiệp; tham mưu sửa đổi, bổ sung điều lệ hoạt động doanh nghiệp; xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy hoạt động doanh 34 nghiệp; tổ chức xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác; tổ chức thu thập, tổng hợp thông tin; tổ chức quản lý thực nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ Nhận xét, đánh giá: Việc thực chức tham mưu, tổng hợp văn phòng doanh nghiệp văn phòng quan hành nhà nước thực thơng qua nhiệm vụ thuộc chức văn phòng Tuy nhiên, hoạt động quan hành nhà nước quốc kế, dân sinh, phạm vi tham mưu, tổng hợp văn phòng quan hành nhà nước khơng đơn việc tham mưu, tổng hợp vấn đề liên quan đến cơng tác hành mà vấn đề kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng phạm vi mà quan quản lý Trong đó, doanh nghiệp hoạt động lợi nhuận, văn phòng doanh nghiệp thực chức tham mưu, tổng hợp phạm vi lãnh đạo doanh nghiệp giao nhiệm vụ tùy thuộc vào quy mô tổ chức máy văn phòng mà việc tham mưu, tổng hợp văn phòng doanh nghiệp khác đa dạng không đồng với Tiểu kết Tóm lại, chức tham mưu - tổng hợp chức quan trọng cơng tác văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng lãnh đạo, quản lý điều hành công việc tất quan, doanh nghiệp Văn phòng đời, tồn với đời tồn quan, thiếu phận văn phòng quan khó hoạt động tổ chức điều hành cơng việc cách bình thường Chức tham mưu tổng hợp văn phòng khẳng định thực tế quan, doanh nghiệp quy chế hóa, thể chế hóa văn Tham mưu không đề xuất chủ trương, giải pháp giúp lãnh đạo quan hoạt động quản lý điều hành Vì vậy, phận làm cơng tác tham mưu khơng đơn giúp việc, bảo làm mà phải có lĩnh, có lực, có trình độ, trung thực, thẳng thắn, nghiêm túc công việc, thận trọng có nguyên tắc cao để đảm bảo mang lại hiệu cho hoạt động tham mưu - tổng hợp 35 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP GIÚP VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP THỰC HIỆN TỐT CHỨC NĂNG THAM MƯU - TỔNG HỢP 3.1 Nhận xét, đánh giá thực trạng nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp việc thực chức tham mưu - tổng hợp 3.1.1 Kết thực nhiệm vụ công tác tham mưu, tổng hợp Để đánh giá thực trạng kết đạt văn phòng doanh nghiệp việc thực chức tham mưu - tổng hợp, Em tìm hiểu thực tế cơng tác phòng Hành Nhân - Cơng ty cổ phần Giấy An Hòa để có nhìn tổng thể kết đạt văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp Trong trình hoạt động, Phòng Hành Nhân - Cơng ty cổ phần Giấy An Hòa thực tốt chức tham mưu mặt sau: - Tham mưu cho Ban Tổng giám đốc Công ty việc xây dựng tổ chức máy hoạt động văn phòng phòng/ban/phân xưởng cơng ty; - Tham mưu cơng tác quản lý bố trí nguồn nhân lực; - Tham mưu việc lập chương trình cơng tác năm, tháng, q theo chức năng, nhiệm vụ giao; - Tham mưu việc tổ chức xây dựng quy chế, nội quy làm việc Cơng ty nói chung văn phòng nói riêng; - Tham mưu chế độ sách, bảo hiểm xã hội, chăm sóc sức khỏe cho người lao động; - Tham mưu, giúp việc cho Ban Tổng giám đốc công ty lĩnh vực tổ chức lao động, tiền lương, đào tạo, huấn luyện, khen thưởng, kỷ luật; - Tham mưu vấn đề cảnh quan, xanh, khuân viên; đảm bảo vấn đề lại Ban tổng giám đốc đưa đón cán cơng nhân viên - Tham mưu việc tổ chức quản lý, lưu trữ công văn giấy tờ, phục vụ công tác đối nội, đối ngoại Công ty; 36 - Tham mưu cơng tác đón tiếp khách, trang trí phục vụ họp, hội nghị Công ty; - Tham mưu hoạt động xã hội, tình nguyện, ủng hộ… tham mưu số công việc khác Tổng giám đốc giao Bên cạnh công tác tham mưu, công tác tổng hợp thông tin nội dung quan trọng hoạt động văn phòng Kết tổng hợp để xây dựng phương án hoạt động tổ chức, phục vụ nhà lãnh đạo định quản lý, tổ chức điều hành việc thực mục tiêu… Để thực chức này, văn phòng phải tổ chức hàng loạt hoạt động cụ thể để tổng hợp nguồn tin như: thống kê thông tin, phân tích thơng tin, sàng lọc thơng tin, xem xét đánh giá thơng tin thu thâp Phòng Hành Nhân - Cơng ty cổ phần Giấy An Hòa thực cơng tác tổng hợp thơng qua nhiệm vụ sau: - Là đầu mối liên lạc cho thông tin Ban Tổng giám đốc công ty ln thơng suốt; - Theo dõi tình hình hoạt động Phòng/ban/phân xưởng cơng ty; - Tổng hợp chương trình cơng tác chung cho tồn cơng ty; - Theo dõi việc thực định quản lý, thu thập, xử lý truyền đạt thông tin Từ tổng hợp tình hình làm sở cho việc phân tích thuận lợi, khó khăn kết đạt để tham mưu cho Ban Tổng giám đốc Cơng ty Kết đạt được: - Phòng Hành Nhân tham mưu cho Tổng Giám đốc Công ty Quyết định ban hành nội quy, quy chế áp dụng tồn cơng ty như: Quy chế chi trả thu nhập; Quy chế tài chính; Quy chế đánh giá lao động; Quy chế khen thưởng kỷ luật; Quy chế văn thư lưu trữ; Quy chế nhà ở; Quy chế tiếp khách; Quy chế sử dụng xe; Nội quy an toàn lao động; Nội quy vào cổng cơng ty; Nội quy phòng cháy chữa cháy; … - Tham mưu cho Tổng Giám đốc Công ty ban hành quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, đưa công tác soạn thảo quản lý văn vào nề nếp, phù hợp với quy định nhà nước thống tồn Cơng ty; 37 - Tham mưu cho Tổng Giám đốc việc xây dựng áp dụng thành công hệ thống quản lý, đánh giá chất lượng lao động như: Hệ thống KPI; Hệ thống ARP; … - Tham mưu cho Tổng giám đốc việc sử dụng phần mềm quản lý vật tư, thiết bị hàng hóa (phần mềm Bravo) phần mềm chấm công vân tay; - Tham mưu cho Tổng giám đốc việc triển khai xây dựng áp dụng hiệu Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001:2008 hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty; - Tổ chức tốt công tác văn thưu - lưu trữ đảm bảo công tác thông tin nhanh chóng, kịp thời xác 3.1.2 Hạn chế, tồn - Cơng tác tham mưu nhìn chung dừng lại việc đáp ứng yêu cầu thời gian, nội dung chưa đạt chất lượng hiệu cao; - Việc thu thập thơng tin, phân tích xử lý thơng tin trước thực cơng tác tham mưu, báo cáo chưa đầy đủ thiếu xác; - Các chương trình cơng tác, lịch cơng tác thiếu tính ổn định, sau xây dựng phải thay đổi, bổ sung nhiều lần thực được; - Việc tham mưu cơng tác quản lý tài sản thiếu chủ động, thiếu linh hoạt chưa đảm bảo mặt thời gian Công tác kiểm tra, giám sát chưa thực quan tâm chưa thực thường xuyên; - Chưa ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư - lưu trữ, gây chậm chễ việc xử lý giải văn - Cán văn phòng thiếu chủ động tự giác việc đề xuất, tham gia đưa ý kiến 3.1.3 Nguyên nhân Nguyên nhân hạn chế, tồn nêu chủ yếu cán làm công tác tham mưu, tổng hợp chưa nhận thức đầy đủ vị trí, vai trò, chức văn phòng để đáp ứng với yêu cầu nhiệm vụ; số cán văn phòng lực hạn chế, thiếu kinh nghiệm, khả phân tích, dự báo, xử lý thơng tin chưa tốt hiệu cơng tác tham mưu, tổng hợp chưa cao 38 3.2 Một số giải pháp giúp văn phòng doanh nghiệp thực tốt chức tham mưu - tổng hợp Từ hạn chế nêu thân xác định rõ vai trò tầm quan trọng cơng tác tham mưu - tổng hợp cơng tác văn phòng, em xin đưa số giải pháp nhằm giúp văn phòng doanh nghiệp nói chung Phòng Hành Cơng ty cổ phần Giấy An Hòa nói riêng thực tốt chức tham mưu - tổng hợp mình: - Xây dựng củng cố tổ chức, máy văn phòng đảm bảo tiêu chuẩn, số lượng theo quy định theo hướng chuyên mơn hóa - Có chế cho cán cơng nhân viên tham gia lớp đào tạo để nâng cao chuyên môn nghiệp vụ để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ - Tăng cường đầu tư sở vật chất để đại hóa văn phòng, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý điều hành - Cần phân chia công việc cách rõ ràng, cụ thể cán nhân viên văn phòng, từ nhân viên chun sâu vào cơng việc mình, qua phận thuộc văn phòng có ý kiến đề xuất, tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp vấn đề có liên quan đến nhiệm vụ tốt - Cán công nhân viên cần chủ động việc tham gia đề xuất, góp ý, để khích lệ tính thần nhân viên lãnh đạo doanh nghiệp cần có hình thức khen thưởng kịp thời ý kiến có tính sáng tạo đem lại hiệu cho doanh nghiệp - Khi lập chương trình cơng tác văn phòng doanh nghiệp cần vào kế hoạch chi tiết phòng ban để lập chương trình cho hợp lý Khi xây dựng cần tuân thủ nguyên tắc sau: + Nguyên tắc hệ thống: nguyên tắc đòi hỏi đồng thống kế hoạch, không để hoạt động bị trùng lặp hay chồng chéo lên nhau, thống theo hệ thống chiều dọc nội dung, cấp cấp + Nguyên tắc ưu tiên: Cụ thể cán văn phòng cần tìm nhiệm vụ trọng tâm kế hoạch, nhiệm vụ cần thực trước để ưu tiên 39 + Nguyên tắc dự phòng: Thường nhân viên văn phòng phải tính tốn đến dự phòng yếu tố mặt thời gia điều kiện cần thiết khác - Bộ phận văn phòng doanh nghiệp muốn làm tốt cơng tác thông tin cần nắm vững nhu cầu thông tin ban lãnh đạo doanh nghiệp phận khác doanh nghiệp, đồng thời xác định rõ loại thông tin cần thu thập nguồn cung cấp thơng tin Thơng thường có nhiều nguồn thơng tin khác nhau, văn phòng thu thập thơng tin phân loại thông tin theo lĩnh vực, vấn đề, từ xếp theo hệ thống để tránh thông tin trùng lặp xác định độ xác thơng tin Tiểu kết Trên số nhận xét ý kiến em việc thực chức tham mưu - tổng hợp văn phòng doanh nghiệp Với trình độ chun mơn nhận thức hạn chế, biện pháp mà em đưa khơng giúp ích nhiều hoạt động văn phòng doanh nghiệp nói chung Tuy nhiên, qua thực tế tìm hiểu phần giúp em hiểu sâu chức văn phòng doanh nghiệp nói chung chức tham mưu - tổng hợp nói riêng Qua giúp em hoàn thiện thân để đáp ứng hồn thành tốt cơng việc giao 40 PHẦN KẾT LUẬN Trong hoạt động quan, doanh nghiệp, cơng tác văn phòng có vị trí vơ quan trọng phận thiếu cấu tổ chức quan, doanh nghiệp Văn phòng máy giúp việc có chức tham mưu, tổng hợp, hậu cần cánh tay đắc lực phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành lãnh đạo quan Vì vậy, xây dựng văn phòng mạnh yếu tố quan trọng để giúp quan, doanh nghiệp đổi phương thức lãnh đạo, lề lối làm việc, nâng cao chất lượng hiệu công tác lãnh đạo Qua việc thực đề tài nghiên cứu “Tìm hiểu nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp việc thực chức tham mưu - tổng hợp đánh giá khác văn phòng doanh nghiệp với văn phòng quan hành nhà nước q trình thực chức tham mưu - tổng hợp” em hy vọng nội dung nghiên cứu ý kiến em đưa giúp ích phần cho doah nghiệp nâng cao hiệu hoạt động văn phòng doanh nghiệp nói chung Với trình độ chun mơn nhận thức hạn chế, đề tài nghiên cứu em khơng tránh khỏi nhiều thiếu sót kính mong nhận ý đóng góp q báu Q Thầy Cơ nhà trường để đề tài nghiên cứu em hoàn thiện Cuối lần em xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh đạo Công ty cổ phần Giấy An Hòa, Phòng Hành Nhân - Cơng ty cổ phần Giấy An Hòa, đặc biệt Giảng viên - Thạc sĩ Lâm Thu Hằng Thạc sĩ Nguyễn Đăng Việt - Khoa Quản trị Văn phòng - Trường Đại học Nội vụ Hà nội giúp đỡ em hoàn thành đề tài nghiên cứu 41 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Hồ Ngọc Cần (chủ biên), LS Thomas, ThS Diễm Chi, TS Trần Nguyễn, Cẩm nang tổ chức quản trị hành văn phòng, Nxb Tài chính, Hà Nội, 2003 TS Đồn Thị Thu Hà, Nguyễn Thị Ngọc Huyền, Giáo trình quản trị học, Nxb GTVT, tháng 12, 2007 Mike Havey, Quản trị hành văn phòng, Nxb Thống kê, Hà Nội, 2004 ThS Trần Thị Ngà, Bài giảng môn Quản trị văn phòng 42 ... tiễn đề tài - Về mặt lý luận: đề tài nghiên cứu hệ thống hóa số vấn đề lý luận chung văn phòng cơng tác văn phòng nói chung văn phòng doanh nghiệp nói riêng - Về mặt thực tiễn: đề tài nghiên cứu. .. Tuy nhiên nghiên cứu nghiên cứu chung quản trị hành văn phòng nói chung, chưa có đề tài nghiên cứu chi tiết chức tham mưu tổng hợp nhiệm vụ chức văn phòng doanh nghiệp Đối tượng nghiên cứu giới... tham mưu, tổng hợp Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Để hoàn thiện đề tài nghiên cứu này, em sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp quan sát, tiếp cận; - Phương pháp