Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Tính cấp thiết của đề tài 1 3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 1 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1 5. Nguồn tài liệu tham khảo 1 6. Phương pháp nghiên cứu đề tài 2 7. Bố cục của đề tài 2 LỜI MỞ ĐẦU 3 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG (INTRACOM) – VĂN PHÒNG CÔNG TY 4 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty. 4 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty. 9 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng công ty CPĐT Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom). 15 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng. 15 1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan 15 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan: 16 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan trong quá trình thực tập 18 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan: 19 1.5. Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của cơ quan. 21 2. Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ: 22 2.1. Tìm hiểu và nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan. 22 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 23 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 26 1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm. 26 2. Mẫu hóa kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết công tác năm của công ty CPĐT xây dựng Hạ tầng và Giao thông. 32 3.Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan. 34 4. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại của cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng này. 35 5.Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơ quan thực tập. Nhận xét về ưu và điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng công ty. 37 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 38 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan thực tập. 38 1. Ưu điểm: 38 2. Nhược điểm: 39 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 40 KẾT LUẬN CHUNG 42 TÀI LIỆU THAM KHẢO 43 PHẦN PHỤ LỤC 44
MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Tính cấp thiết đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Đối tượng phạm vi nghiên cứu Nguồn tài liệu tham khảo Phương pháp nghiên cứu đề tài Bố cục đề tài .2 LỜI MỞ ĐẦU PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG (INTRACOM) – VĂN PHỊNG CƠNG TY I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng cơng ty III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn phòng công ty CPĐT Xây dựng Hạ tầng Giao thông (Intracom) 15 Khảo sát tổ chức công tác văn phòng 15 1.1 Đánh giá vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan 15 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ quan: 16 1.3 Sơ đồ hóa cơng tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, họp) quan trình thực tập 18 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến cơng tác cho lãnh đạo quan: 19 1.5 Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai thực văn hóa cơng sở quan 21 Khảo sát công tác văn thư – lưu trữ: 22 2.1 Tìm hiểu nhận xét, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc đạo thực công tác văn thư quan 22 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ 23 PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 26 Giúp quan xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng năm .26 Mẫu hóa kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết công tác năm công ty CPĐT xây dựng Hạ tầng Giao thông .32 3.Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị quan 34 Xây dựng mơ hình văn phòng đại quan Nhận xét ưu điểm, nhược điểm mơ hình văn phòng 35 5.Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng phòng Hành quan thực tập Nhận xét ưu điểm cấu tổ chức, máy văn phòng cơng ty 37 Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 38 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng quan thực tập 38 Ưu điểm: 38 Nhược điểm: 39 II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 40 KẾT LUẬN CHUNG 42 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHẦN PHỤ LỤC 44 43 DANH MỤC VIẾT TẮT CPĐT: CỔ PHẦN ĐẦU TƯ P.VT: PHÒNG VẬT TƯ P.KD:PHÒNG KINH DOANH TGĐ: TỔNG GIÁM ĐỐC P.TGD: PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC BHXH: BẢO HIỂM XÃ HỘI BHYT: BẢO HIỂM Y TẾ DNNN: DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn phòng phận khơng thể thiếu quan nhà nước doanh nghiệp Văn phòng trung tâm thơng tin tổ chức Chính thân sinh viên năm ba khoa Quản trị văn phòng sau thực tập công ty nên em chọn đề tài “Khảo sát cơng tác văn phòng cơng ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thơng Intracom” để làm rõ vai trò văn phòng Tính cấp thiết đề tài Nhận thấy thiếu xót cấu tổ chức hoạt động văn phòng cơng ty nên em chọn đề tài cho tập lớn Hy vọng đề tài mang tính thiết thực hữu ích vào hoạt động văn phòng cơng ty nhằm nâng cao vai trò quan hiệu hoạt động công ty thời gian tới Lịch sử nghiên cứu vấn đề Vấn đề cơng tác văn phòng có nhiều đơn vị, cá nhân nghiên cứu vấn đề như: - Các đề tài khóa luận sinh viên khoa Quản trị văn phòng- trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng: cơng tác văn phòng công ty cổ phần đầu tư hạ tầng xây dựng giao thông Intracom - Phạm vi nghiên cứu: công ty cổ phần đầu tư hạ tầng xây dựng giao thông Intracom Nguồn tài liệu tham khảo - Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp hồ sơ tài liệu lưu trữ quan - Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành - Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg Thủ tướng phủ Phương pháp nghiên cứu đề tài Phương pháp quan sát Phương pháp điều tra giám sát Phương pháp thống kê Phương pháp so sánh Bố cục đề tài Đề tài chia làm chương: Chương Khảo sát công tác văn phòng cơng ty CP Đầu tư Hạ tầng Xây dựng Giao thông Intracom Chương Nghiệp vụ hành cơng ty Chương Một số nhận xét kiến nghị LỜI MỞ ĐẦU Từ nước ta chuyển sang kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa có điều tiết nhà nước với nhiều thành phần kinh tế tự cạnh tranh việc trì, tìm kiếm mở rộng thị trường khách hàng nhà cung cấp yếu tố quan trọng Không ngoại trừ doanh nghiệp hay tổ chức kinh tế lại mong muốn hoạt động kinh doanh khơng có hiệu quả, khơng đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp Công ty cổ phần đầu tư hạ tầng xây dựng giao thông Intracom không ngoại lệ Để trì phát triển lâu dài, bền vững bắt buộc doanh nghiệp phải thường xun, tích cực tạo dựng, vun đắp mối quan hệ phận văn phòng cơng ty cổ phần đầu tư hạ tầng xây dựng giao thông Intracom ln góp phần giúp cơng ty thực cơng tác văn phòng ln coi mặt tồn cơng ty Hoạt động văn phòng có vai trò đặc biệt quan trọng góp phần đem lại hiệu cao cho hoạt động kinh doanh cho doanh nghiệp, tổ chức xã hội nói chung công ty cổ phần đầu tư hạ tầng xây dựng giao thơng nói riêng Chỉ cần lấy mảng nhỏ cơng tác văn phòng thu thập thông tin để làm chứng thấy tầm quan trọng văn phòng Hằng ngày cơng ty thường xuyên có văn đến, Nếu khơng có văn phòng cụ thể phòng văn thư nơi tiếp nhận xử lý giải số văn hoạt động cơng ty gặp khó khăn chí gây hậu nghiêm trọng Sau q trình thực tập cơng ty cổ phần đầu tư hạ tầng xây dựng giao thông em thấy tầm quan trọng văn phòng Chính em chọn đề tài “Khảo sát cơng tác văn phòng cơng ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông Intracom” để làm báo cáo thực tập PHẦN I KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG (INTRACOM) – VĂN PHỊNG CƠNG TY I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty Q trình hình thành phát triển cơng ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông (Intracom) Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông (viết tắt INTRACOM) doanh nghiệp trực thuộc Tổng công ty Đầu tư phát triển nhà Hà Nội thành lập ngày 21 tháng 12 năm 2002 Intracom cổ phần hoá từ DNNN theo Quyết định số: 311/QĐ-UB ngày 17/01/2006 UBND thành phố Hà Nội, hoạt động theo GCNĐKKD số: 0103010756 Phòng ĐKKD - Sở KH & ĐT Hà Nội cấp ngày 23/01/2006 Bằng tinh thần đoàn kết, tập thể ban lãnh đạo cán công nhân viên INTRACOM bước khắc phục khó khăn, xây dựng cơng ty ngày lớn mạnh Công ty mở rộng hoạt động kinh doanh, hướng tới mục tiêu phát triển đa ngành nghề, với lĩnh vực hoạt động đầu tư dự án bất động sản, thủy điện, kinh doanh xây lắp, đầu tư tài chính, sản xuất - kinh doanh điện sản xuất vật liệu xây dựng… Với đội ngũ gần 1000 cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân viên dày dạn kinh nghiệm thực nhiều cơng trình, dự án như: Dự án khu văn phòng, dịch vụ cơng cộng nhà bán - Trung Văn, Dự án khu văn phòng, nhà bán - Phú Diễn, Dự án nhà tái định cư NOCT – Cầu Diễn, Dự án nhà xã hội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 3, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y tế Phương Đông INTRACOM đạt nhiều thành tích lĩnh vực đầu tư xây dựng Bằng khen Bộ Xây dựng; Cúp vàng sản phẩm ưu tú hội nhập WTO 2009, Mong muốn mang lại cho đối tác, khách hàng “an lạc-hạnh phúc” nên cơng trình INTRACOM ln đáp ứng u cầu kỹ thuật mỹ thuật Chính lẽ đó, thương hiệu INTRACOM dần khẳng định thị trường cạnh tranh ngành xây dựng Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông Lĩnh vực kinh doanh - Lĩnh vực kinh doanh bao gồm lĩnh vực chính: 1- Đầu tư bất động sản 2- Đầu tư dự án thuỷ điện 3- Đầu tư tài chính, 4- Đầu tư cơng trình hạ tầng: cầu đường, bệnh viện 5- Sản xuất vật liệu xây dựng 6- Kinh doanh xây lắp: xây dựng cơng trình giao thơng, thủy lợi, dân dụng, Nhiệm vụ quyền hạn Do công tư nhân nên chức năng, nhiệm vụ quyền hạn không nhiều chủ yếu xoay quanh việc kinh doanh, thủ tục kinh doanh nghĩa vụ Nhà nước a Chức công ty Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông đơn vị đầu tư xây dựng , kinh doanh bất động sản…… Chịu giám sát kiểm tra Tổng công ty đầu tư & phát triển nhà Hà Nội Handico nhà nước Công ty tổ chức hoạt động theo nguyên tắc tập chung ý kiến, đứng đầu Tổng giám đốc có quyền định vấn đề hoạt động cơng ty Các phòng ban có chức tham mưu, hoạt động công ty thống từ xuống Công ty CP INTRACOM hoạt động mạnh lĩnh vực xây dựng là: Dự án khu văn phòng, dịch vụ công cộng nhà bán - Trung Văn, Dự án khu văn phòng, nhà bán - Phú Diễn, Dự án nhà tái định cư NOCT – Cầu Diễn, Dự án nhà xã hội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 3, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y tế Phương Đông b Nhiệm vụ, quyền hạn công ty Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ công ty Công ty chịu trách nhiệm chấp hành văn luật: Luật doanh nghiệp, luật kinh doanh, luật kinh tế… ngồi cơng ty nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, thực sách địa bàn Xây dựng kế hoạch thực cơng trình dự án công ty Hợp tác với đơn vị để nâng cao chất cơng trình, an tồn lao động,… theo quy định pháp luật Công ty CP INTRACOM ngày mở rộng lĩnh vực kinh doanh để góp phần phát triển đất nước ngày giàu mạnh văn minh Với triết lý kinh doanh đơn giản đủ để làm nên thành công to lớn Cơ cấu tổ chức CTCP INTRACOM Căn vào Luật doanh nghiệp Công ty tổ chức sau: Tổng giám đốc: người có tư cách pháp nhân, người huy cao nhất, chịu trách nhiệm điều hành chung hoạt động công ty Chế độ quản lý công ty chế độ thủ trưởng Tổng giám đốc định phương hướng sản xuất, công nghệ, phương thức kinh doanh, tổ chức hạch tốn cơng tác đối ngoại có hiệu sử dụng vốn Phó tổng giám đốc: người giúp phó tổng giám đốc quản lý nhân sự, quản lý giao dịch dự án hồn thiện cơng ty,… Văn phòng cơng ty: Tổ chức quản lý nhân tồn cơng ty xây dựng chương trình thi đua, khen thưởng đề bạt khen thưởng thay đổi nhân phòng ban, phận, phận giao dịch trực tiếp với khách hàng… 3.Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị quan CHƯƠNG TRÌNH NGHỊ SỰ HỘI NGHỊ GIAO BAN CƠNG TÁC QUÝ I – NĂM 2017 Thời gian: 8h00, ngày 10 tháng năm 2017 Địa điểm: Văn phòng Cơng ty CPĐT xây dựng Hạ tầng Giao thông TT THỜI GIAN 7h00-8h00 8h00-8h15 8h15-8h30 8h30-9h00 9h00-9h30 9h30-9h45 9h45-10h00 10h00-10h15 tháng quý II, công tác triển khai kế hoạch, đề xuất kiến nghị công ty 10h15-10h30 Tiến độ triển khai dự án 10h30-11h10 Phát biểu công ty tham dự 10 11 12 NỘI DUNG Đón tiếp đại biểu, Văn nghệ chào mừng, ổn định tổ chức Tuyên bố lý do, giới thiệu thành phần đại biểu Báo cáo tổng hợp kết công tác tháng quý I, kế hoạch công tác tháng quý II năm 2017 Phân tích tồn tại, nguyên nhân giải pháp khắc phục Những khó khăn tồn nghiệp vụ, kế hoạch sản xuất tháng quý II Giải lao Những khó khăn tồn tiêu thụ hàng hóa, kế hoạch bán hàng tháng quý II Phát biểu tồn tháng quý I mục tiêu 11h10- 11h30 Phát biểu Tổng giám đốc công ty Bế mạc 11h30 34 Xây dựng mô hình văn phòng đại quan Nhận xét ưu điểm, nhược điểm mơ hình văn phòng Xây dựng mơ hình văn phòng đại mang tính chuyên nghiệp nhằm phục vụ tối đa cho hiệu cơng việc Văn phòng có chức tham mưu, tổng hợp, giúp việc quản trị hậu cần quan tổ chức Xây dựng văn phòng đại yếu tố quan trọng để giúp quan tổ chức đổi phương thức làm việc lãnh đạo nề lối làm việc, nâng cao chất lượng hiệu cơng tác lãnh đạo Chính vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức cải cách hoạt động văn phòng quan tổ chức đặc biệt quan tâm Văn phòng mặt công ty, không gian làm việc nhân viên Một văn phòng vừa sang trọng vừa đại tạo khơng khí thoải mái cho khách hàng đến giao dịch, đồng thời tạo hứng khởi cho nhân viên làm việc Văn phòng đại khơng đơn giản chỗ ngồi để làm việc, thiết kế văn phòng làm việc đại khơng u cầu phải tiện dụng mà phải đáp ứng hiệu thẩm mỹ thể tinh thần làm việc doanh nghiệp Văn phòng đại văn phòng, máy quan tổ chức thực chức thu thập xử lí tổng hợp thơng tin phục vụ cho điều hành quan tổ chức phương tiện kỹ thuật, nghiệp vụ hành đại, mặt khác đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung quan nhà nước cách tiết kiệm, kịp thời, hợp lý hiệu Việc đại hóa trang thiết bị phải tiến hành đồng thời với đại hóa tri thức người làm việc trang thiết bị việc trang bị tri thức cần tiến hành trước bước Văn phòng đại có đặc trưng bản: Tổ chức máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ Lao động văn phòng tổ chức khoa học Tăng cường áp dụng phương tiện kỹ thuật mới, phương pháp điều hành Xây dựng định mức cụ thể hợp lý Linh hoạt hiệu 35 Cùng với tiến công nghệ thông tin với máy móc đại máy tính, máy in, máy photo, máy fax, máy scan,… cán văn phòng phải sử dụng dụng thành thạo máy móc, biết truy cập thông tin internet Với thay đổi phong cách không gian làm việc hiển nhiên, giúp cán nhân viên khơng có thiết bị đại thuận tiện mà có khơng gian thiết kế đại kèm theo giúp tăng cao suất hiệu công việc văn phòng Cán nhân viên cảm thấy tự tin có khơng gian làm việc tốt với cách trí khoa học, tiện nghi Việc xây dựng văn phòng đại làm chủ thơng tin định toàn hoạt động sản xuất kinh doanh xuất, hiệu sản xuất cơng ty, Ưu điểm: Một văn phòng đại hạn chế tối đa việc lãnh phí thời gian, cơng sức, giảm chi phí quản lý điều hành mà đảm bảo tốt chất lượng công việc hàng ngày Đồng thời giúp cho nhà quản lý khỏi cơng việc hành mang tính vụ, tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo cán cơng chức văn phòng, giúp họ có thời gian tập trung vào hồn thành tốt nhiệm vụ tìm kiếm giải pháp tối ưu để điều hành công việc đạt hiệu cao Chuyển dần chế độ làm việc cũ sàng chế độ làm việc chuyên gia trực tiếp tránh nhiều cấp trung gian Khoa học hoá tiêu chuẩn hoá mẫu giấy tờ hành thủ tục hành nhằm vừa bảo đảm tính pháp chế văn bản, vừa dễ dàng thuận tiện cho việc thi hành quan công dân, cải tiến thủ tục hành Giúp cho việc giải cơng việc quan nhanh chóng xác có suất chất lượng đường lối sách nguyên tắc chế độ Đảm bảo cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quan cách đầy đủ kịp thời xác hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ góp phần cải cách thủ tục hành phục vụ cho cơng đổi 36 Nhược điểm: Nhân viên văn phòng đại Nhân viên văn phòng nhiều khơng đáp ứng văn phòng đại Văn phòng đại với hối bận rộn văn phòng đại khiến sức khỏe nhân viên giảm suất công việc giảm (Sơ đồ phụ lục số II) 5.Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng phòng Hành quan thực tập Nhận xét ưu điểm cấu tổ chức, máy văn phòng cơng ty Ưu điểm: Nhìn chung cấu tổ chức máy cơng ty Intracom gọn gàng, giúp công ty tiết kiệm chi phí tránh lãng phí dư thừa nhân sự, chồng chéo công việc cán bộ, nhân viên Nhược điểm: Bên cạnh ưu điểm số nhược điểm công việc cán bộ, nhân viên khơng có tương xứng người q nhiều cơng việc người lại cơng việc xếp chưa phù hợp lãnh đạo 37 Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm cơng tác văn phòng quan thực tập Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông đường phát triển Mặc dù công ty nhỏ hiệu làm việc cao khơng thể khơng nói đến đội ngũ cán văn phòng góp phần quan trọng cho phát triển chung công ty Qua gần hai tháng thực tập công ty khoảng thời gian dài để tơi nắm bắt hoạt động văn phòng suốt trình thực tập với nổ lực thân cho em hội làm quen dần với môi trường làm việc Hy vọng đánh giá em giúp ích cho cơng ty hồn thiện máy hành Sau đánh giá ưu, nhược điểm em cơng tác hành văn phòng công ty Ưu điểm: Cùng với phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin Công ty nhanh chóng nắm bắt xu hướng phát triển kinh tế thị trường để đưa công nghệ thơng tin vào ứng dụng cơng tác văn phòng Một số công việc thủ công loại bỏ Môi trường làm việc chuyên nghiệp, tinh thần làm việc đầy trách nhiệm lãnh đạo cán cơng nhân viên cơng ty Có phòng làm việc lý tưởng, khơng gian thống đãng, màu sắc phòng làm việc tạo cảm giác thoải mái cho người làm Điều kích thích khả tư tính sáng tạo cơng việc Cơng ty trọng đầu tư vào sở vật chất phương tiện kỹ thuật cho văn phòng nên văn phòng mang dáng dấp văn phòng đại Hầu hết vật dụng bàn ghế thiết kế theo kiểu đường cong nhằm tạo an tồn thoải mái q trình làm việc Phòng làm việc tất phòng ban trang bị đại gồm: điện thoại, máy fax, máy vi 38 tính, máy điều hòa nhiệt độ, máy photocopy, máy in…về cơng nghệ thơng tin, phòng làm việc ln có internet tốc độ cao, phục vụ nhu cầu cập nhật tìm kiếm thơng tin cán bộ, nhân viên Được quan tâm đạo kịp thời sát ban lãnh đạo công tác hành văn phòng ln triển khai đầy đủ đạt kết tốt thuộc trách nhiệm phòng tổ chức hành Cán nhân viên văn phòng có lực chun mơn cao khơng ngừng học hỏi nâng cao trình độ Tất 100% nhân viên đào tạo văn phòng có chun mơn nghiệp vụ Tất có trình độ từ cao đẳng trở lên Điểm mạnh đáng nói cơng ty nhân viên cơng ty đồn kết, tinh thần làm việc tập thể cao điều sức mạnh lớn đẻ cơng ty vượt qua trở ngại khó khăn ngày khẳng định tên tuổi q trình kinh doanh sản xuất Cơng tác Văn thư lưu trữ Công ty Tại nhân viên làm việc theo tính chất cán văn phòng nghiêm túc, phục vụ tận tình, tính tình cởi mở giao tiếp tốt Hơn nữ cán văn thư đào tạo quy, vững vàng nghiệp vụ Do việc quản lý, điều hành cơng tác văn phòng thuận lợi có hiệu Nhược điểm: Bên cạnh kết đạt cơng ty số nhược điểm cơng tác văn phòng: Cán chuyên môn kiêm nhiệm nhiều việc dẫn đến chất lượng tính chun mơn chưa cao Chưa phát huy tính chun mơn mức độ hồn thành việc thấp Xử lý thông tin sử dụng tin chưa thật khoa học, hợp lý Là công ty không lớn nên sở vật chất chưa đầu tư, trang thiết bị văn phòng chưa thật đồng Nguồn kinh phí bổ sung chưa kịp thời, lãnh đạo chưa sát quản lý, chưa ưu tiên giải vấn đề nảy sinh công tác văn phòng Q trình soạn thảo văn mắc nhiều lỗi sai văn có nội dung 39 khơng phù hợp, mắc lỗi nhiều thể thức như: trình bày nhiều kiểu, tùy tiện theo suy nghĩ người soạn thảo, từ quốc hiệu, tên quan ban hành, số, ký hiệu…, Từ thấy nhận thức tầm quan trọng việc soạn thảo văn bảo quản lý công ty chưa việc chấp hành không nghiêm quy định Nhà nước công tác Là doanh nghiệp nên quy chế, lề lối làm việc cơng ty nhiều bất cập Trình độ nhân viên chưa đồng gây ảnh hưởng đến tính thống việc giải công việc Chưa thật coi trọng công tác lưu trữ Có nhiều tài liệu quý lưu trữ chưa coi trọng vấn đề Khơng có trang thiết bị đại cho công tác lưu trữ II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Trong thời gian thực tập văn phòng Cơng ty, em nhận thấy Công ty hoạt động theo chế quản lý đồng có hiệu Song bên cạnh kinh nghiệm đáng học tập có số vấn đề đáng bàn Nếu khắc phục vấn đề chắn tạo hiệu cao hoạt động kinh doanh đồng thời giúp Công ty khẳng định vị trí uy tín thị trường Sau em xin đề xuất số giải pháp nhằm phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm: Đầu tư mua sắm trang thiết bị, công nghệ thông tin để bắt kịp với xu thời đại vừa phù hợp với nhu cầu quy mô Công ty làm cho hoạt động văn phòng đạt hiệu cao, thuận lợi hơn, nhanh chóng Cần tuyển dụng thêm cán lưu trữ chuyên trách để làm việc hiệu quả, đảm nhiệm công tác lưu trữ tốt Dù công ty đường hội nhập phát triển cần đến tài liệu lưu trữ Nó kiến thức quý giá đồng thời tài liệu để nghiên cứu phát triển tài liệu khơng có giá trị 40 Văn phòng cần đổi cấu tổ chức quản lý nâng cao nghiệp vụ nhân viên Mở lớp tập huấn để cán bộ, chuyên viên có hội học tâp, nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ góp phần nâng cao hiệu cơng việc Đặc biệt việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 Các văn Cơng ty cần mẫu hóa theo thơng tư 55 số văn không phù hợp Việc mẫu hóa văn tạo thuận lợi nhanh gọn trình soạn thảo văn bản, đồng thời tránh tình trạng sai sót q trình soạn thảo bất cẩn, thiếu cẩn thận Việc mẫu hóa văn góp phần khơng nhỏ việc tạo thống văn lại Chính sách tiền lương, tiền thưởng hợp lý cho nhân viên Công ty phải đặc biệt ý đến công tác này, đảm bảo công cho nhân viên cơng ty Xây dựng mơ hình văn phòng đại mang tính chun nghiệp nhằm phục vụ tối đa cho hiệu công việc Các cán văn phòng phải ln học tập tiếp thu thành tựu khoa học mới, sử dụng thành thạo loại máy móc trang thiết bị văn phòng như: máy photo đa năng, máy fax, máy in màu… Bên cạnh việc nâng cao trình độ chun mơn phải bồi dưỡng đạo đức, tác phong làm việc công nghiệp, chuyên nghiệp đáp ứng nhu cầu thay đổi Ngoài cần thay đổi lề lối làm việc văn phòng, cơng ty nói chung văn phòng nói riêng cần thực tác phong cơng nghiệp tổ chức công việc Giảm bớt khâu không cần thiết, thủ tục phiền hà, tiết kiệm thời gian công sức cho công ty 41 KẾT LUẬN CHUNG Có thể nói văn phòng phận quan trọng quan, doanh nghiệp nói chung cơng ty CPĐT Xây dựng Hạ tầng Giao thơng nói riêng Nó coi mặt công ty, trung tâm thông tin nơi kết nối phận Tại công CPĐT xây dựng Hạ tầng Giao thông văn phòng nơi diễn nhiều hoạt động mang tính chất phục vụ với chức nhiệm vụ mình, văn phòng INTRACOM giúp hoạt động lãnh đạo công ty việc quản lý, cung cấp thông tin cho việc định kinh doanh cách có hiệu Trong thời gian thực tập công ty em hiểu rõ vai trò nhiệm vụ văn phòng Được giúp đỡ, bảo tận tình cán văn phòng em,đã biết số nghiệp vụ người văn phòng Mặc dù số lượng cơng việc chưa nhiều giúp em có kinh nghiệm thực tế công việc tương lai Qua em xin cảm ơn Công ty CPĐT Xây dựng Hạ tầng Giao thơng INTRACOM tạo điều kiện để em hoàn thành tốt đợt thực tập em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến khoa QTVP, ThS Nguyễn Mạnh CườngQ.Trưởng khoa Quản trị văn phòng, Thầy Nguyễn Hữu Danh- giảng viên hướng dẫn quan tâm giúp đỡ để chúng em tiến hiểu rõ ngành theo học có thêm kinh nghiệm để vận dụng vào sống 42 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nộ vụ Văn phòng phủ hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn 2.Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg Thủ tướng phủ 43 PHẦN PHỤ LỤC Phụ lục I: Bảng phân công công việc lãnh đạo nhân viên văn phòng Phục lục II: Mơ hình văn phòng công ty Phụ lục III: Bảng liệt kê số lượng nhân công ty Phụ lục IV: Sơ đồ hóa quy trình tổ chức hội nghị cơng ty Phụ lục V: Một số văn công ty Phụ lục VI: Một số hình ảnh cơng trình xây dựng Phụ lục VII: Một số khen công ty 44 PHỤ LỤC I Bảng phân công công việc lãnh đạo nhân viên văn phòng Chức danh Trưởng phòng Thư ký Bộ phận kinh doanh Công việc Chịu trách nhiệm đạo chung Thực công việc giúp TGD Thực giao dịch với khách hàng Lập báo cáo chi tiết công việc thực hàng Bộ phận văn thư-lưu ngày cho lãnh đạo văn phòng Thực soạn thảo văn theo đạo cấp trữ trên, trình duyệt ban hành văn Bộ phận lễ tân Lưu trữ văn quan Thực đón khách đến quan giao dịch, báo cáo Bộ phận vệ sinh, chi tiết công việc hàng ngày Thực công việc vệ sinh cho công ty phận lái xe Thực đưa đón lãnh đạo, đưa đón nhân viên Bộ phận pháp chế công tác Thực thủ tục liên quan đến pháp luật, kiểm tra văn bản, hợp đồng 45 PHỤ LỤC II MƠ HÌNH VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY 4 3 2 Cửa vào 46 Chú thích bàn làm việc máy tính ghế tủ đựng tài liệu máy in máy photo điều hòa 47 PHỤ LỤC IV SƠ ĐỒ HĨA QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI HỌP 48 ... giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc đạo thực công tác văn thư quan 22 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ 23 PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 26 Giúp... quan thực tập Nhận xét ưu điểm cấu tổ chức, máy văn phòng công ty 37 Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 38 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm cơng tác văn phòng quan thực tập. .. sát công tác văn phòng cơng ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông Intracom” để làm báo cáo thực tập PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO