Đang tải... (xem toàn văn)
Trong mỗi tổ chức , báo cáo tài chính hàng năm là đối tượng quan tâm cua rất nhiều người : Các chủ doanh nghiệp , các nhà đầu tư, các cơ quan chủ quản của Nhà nước , nhân viên trong doanh nghiệp… Do đó, để có được các thông tin chính xác và tin cậy là điều rất quan trọng và cần thiết. Để làm được điều đó thì cần phải có một bên thứ ba độc lập được thừa nhận rộng r•i thực hiện kiểm tra và đưa ra các kết luận về Báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Các công việc này được các Công ty kiểm toán thực hiện và đưa ra các ý kiến tin cậy về Báo cáo tài chính của khách hàng được lập có chính xác không, xét trên các khía cạnh trọng yếu. Kiểm toán Báo cáo tài chính được thực hiện với từng chu trình trong chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp . Các chu trình này có mối liên quan trực tiếp với nhau, đầu ra của chu trình này lại là đầu vào cho chu trình tiếp theo, vì vậy chúng như là những mắt xích trong một sợi dây, không thể thiếu một chu trình nào, nếu không chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp sẽ bị đứt đoạn và doanh nghiệp ngừng hoạt động. Chu trình bán hàng - thu tiền là một mắt xích trong sợi dây quan trọng đó. Chu trình bán hàng - thu tiền càng quan trọng hơn khi kết quả của nó thể hiện hàng loạt các khoản mục quan trọng trên Báo cáo tài chính và là đối tượng quan tâm của rất nhiều người. Nhận thức được tầm quan trọng của chu trình, trong thời gian thực tập tại Công ty dịch vụ tư vấn tài chính kế toán và kiểm toán (AASC) em đ• chọn đề tài : “Kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền trong kiểm toán Báo cáo tài chính do AASC thực hiện”
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thăng Long Lời nói đầu Trong mỗi tổ chức , báo cáo tài chính hàng năm là đối tợng quan tâm cua rất nhiều ngời : Các chủ doanh nghiệp , các nhà đầu t, các cơ quan chủ quản của Nhà nớc , nhân viên trong doanh nghiệp Do đó, để có đợc các thông tin chính xác và tin cậy là điều rất quan trọng và cần thiết. Để làm đợc điều đó thì cần phải có một bên thứ ba độc lập đợc thừa nhận rộng rãi thực hiện kiểm tra và đa ra các kết luận về Báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Các công việc này đợc các Công ty kiểm toán thực hiện và đa ra các ý kiến tin cậy về Báo cáo tài chính của khách hàng đợc lập có chính xác không, xét trên các khía cạnh trọng yếu. Kiểm toán Báo cáo tài chính đợc thực hiện với từng chu trình trong chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp . Các chu trình này có mối liên quan trực tiếp với nhau, đầu ra của chu trình này lại là đầu vào cho chu trình tiếp theo, vì vậy chúng nh là những mắt xích trong một sợi dây, không thể thiếu một chu trình nào, nếu không chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp sẽ bị đứt đoạn và doanh nghiệp ngừng hoạt động. Chu trình bán hàng - thu tiền là một mắt xích trong sợi dây quan trọng đó. Chu trình bán hàng - thu tiền càng quan trọng hơn khi kết quả của nó thể hiện hàng loạt các khoản mục quan trọng trên Báo cáo tài chính và là đối tợng quan tâm của rất nhiều ngời. Nhận thức đợc tầm quan trọng của chu trình, trong thời gian thực tập tại Công ty dịch vụ t vấn tài chính kế toán và kiểm toán (AASC) em đã chọn đề tài : Kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền trong kiểm toán Báo cáo tài chính do AASC thực hiện Đề tài đợc chia làm ba phần : Phần I : Cơ sở lý luận của kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền trong kiểm toán Báo cáo tài chính. Phần II : Thực trạng kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính tại AASC. 1 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thăng Long Phần III : Một số bài học kinh nghiệm rút ra từ thực tiễn hoạt động của AASC và kiến nghị đề xuất nhằm hoàn thiện chu trình bán hàng thu tiền do AASC thực hiện. Trong quá trình nghiên cứu, do những hạn chế chủ quan và khách quan, đề tài của em không thể tránh khỏi sai sót. Vì vậy, em mong đợc sự góp ý của thầy giáo , cô giáo và các cô chú anh chị tại AASC để em có thể hoàn thiện đề tài tốt hơn. Em xin gửi lời cảm ơn tới thầy giáo Ngô Trí Tuệ- Thầy giáo hớng dẫn em trong thời gian thực tập và ban lãnh đạo AASC đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề. 2 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thăng Long Phần I Cơ sở lý luận của kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính I. Chu trình bán hàng - thu tiền trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 1. Đặc điểm của chu trình bán hàng - thu tiền. Trong doanh nghiệp sản xuất, để tồn tại và duy trì các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình thì quá trình kinh doanh của doanh nghiệp phải nối tiếp liên tục và lặp đi lặp lại tạo thành những chu kỳ sản xuất. Thực tế chu kỳ sản xuất bao gồm các chuỗi nghiệp vụ có liên quan chặt chẽ với nhau toạ thành chu kỳ nghiệp vụ cơ bản. chu kỳ kinh doanh tại một doanh nghiệp thờng bắt đầu từ khi doanh nghiệp tạo vốn có thể bằng vốn tự có hoặc nguồn vốn vay mợn để phục vụ cho sản xuất, kết thúc giai đoạn sản xuất thì công đoạn cuối cùng của chu kỳ kinh doanh là việc tiêu thụ sản phẩm đồng thời là quá trình thu tiền từ hoạt động bán hàng để thu hồi lại vốn kinh doanh. Chu trình hoạt động bán hàng - thu tiền chấm dứt một quá trình kinh doanh để bắt đầu quá trình kinh doanh tiếp theo . Nh vậy, quá trình kinh doanh bao gồm các chu kỳ diễn ra liên tục, đều đặn và mỗi chu kỳ đều là mắt xích quan trọng không thể thiếu đợc. Trong đó kết quả của chu trình bán hàng - thu tiền không chỉ phản ánh riêng kết quả của chu trình mà còn phản ánh toàn bộ kết quả quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển đổi quyền sở hữu của hàng hoá qua quá trình trao đổi hàng tiền. Với ý nghĩa nh vậy, quá trình này bắt đầu từ yêu cầu mua của khách hàng và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hoá thành tiền. Trong trờng hợp này, hàng hoá và tiền tệ đợc xác định theo bản chất kinh tế của chúng. Hàng hoá là những tài sản hay dịch vụ chứa đựng giá trị và có thể bán đợc : tiền tệ là phơng tiện thanh toán nhờ đó mọi ngời quan hệ giao dịch đợc giải quyết tức 3 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thăng Long thời. Tuy nhiên ranh giới của bán hàng - thu tiền đợc thể chế hoá trong từng thời kỳ và từng đối tợng cụ thể khác nhau. Theo chế độ kế toán hiện hành của Việt Nam, quá trình tiêu thụ đợc thực hiện khi hàng hoá, dịch vụ đã đợc chuyển giao cho ngời mua và ngời mua trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán. về bản chất, bán hàng - thu tiền là quá trình thực hiện giá trị và giá trị sử dụng của sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đồng thời tạo vốn để tái sản xuất mở rông. Thực hiện tốt quá trình nay, doanh nghiệp mới có thể thu hồi vốn và có lãi -một nguồn thu quan trọng để tích luỹ và ngân sách và các quỹ của doanh nghiệp nhằm mở rộng quy mô sản xuất và nâng cao đời sống ngời lao động. Dới góc độ kiểm toán, chu trình bán hàng - thu tiền liên quan đến nhiều chỉ tiêu trong bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh. Đây là những chỉ tiêu cơ bản mà những ngời quan tâm đến tình hình tài chính của doanh nghiệp dùng để phân tích khả năng thanh toán, hiệu quả kinh doanh , triển vọng phát triển cũng nh rủi ro tiềm tàng trong tơng lai, vì thế các chỉ tiêu này thờng bị phản ánh sai lệch. Để có thể có đợc những hiểu biết sâu sắc về chu trình thì trớc hết phải nắm đợc các đặc điểm của chu trình. Các đặc điểm của chu trình bán hàng - thu tiền gồm có : - Mật độ phát sinh của các nghiệp vụ là tơng đối lớn. - Có liên quan đến các đối tợng bên ngoài doanh nghiệp. - Chịu ảnh hởng mạnh mẽ của quy luật cung - cầu. - Các chỉ tiêu dễ bị phản ánh sai lệch. - Các quan hệ thanh toán trong mua bán rất phức tạp, chiếm dụng vốn của nhau công nợ dây da khó đòi. Tuy nhiên, việc lập dự phòng khó đòi lại mang tính chủ quan và thờng dựa vào ớc đoán của ban giám đốc nên rất khó kiểm tra và th- ờng bị lợi dụng để ghi tăng chi phí. - Rủi ro đối với các khoản mục trong chu kỳ xảy ra theo nhiều chiều hớng khác nhau có thể ghi tăng , ghi giảm hoặc vừa ghi tăng vừa ghi giảm theo ý đồ của doanh nghiệp hoặc một số cá nhân. Vì thế việc kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền tơng đối tốn kém và mất thời gian. Với chức năng xác minh và các thông tin về chu trình nói riêng thì kiểm toan viên không thể không xem xét những đặc điểm của chu trình và ảnh hởng của nó tới phơng pháp kiểm toán. 4 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thăng Long 2. Chức năng của chu trình bán hàng - thu tiền. Để thực hiện tốt chu trình bán hàng - thu tiền , trong doanh nghiệp có các bộ phận chức năng khác nhau thực hiện các công việc khác nhau. Quá trình đợc bắt đầu từ việc phát sinh nhu cầu mua hàng từ giá khách hàng đến khâu tiếp theo nh việc phê chuẩn các phơng thức bán hàng , cách thức thanh toán và việc tiêu thụ hàng hoá sản phẩm. Thông thờng chu trình bán hàng - thu tiền thực hiện 7 chức năng cơ bản sau: (1) Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng: khi nhận đợc đơn đặt hàng của khách hàng gửi đến thì doanh nghiệp phải thực xem xét có nhất trí việc cung cấp hàng hoá, dịch vụ cho khách hàng không. Việc chấp nhận hay không là tuỳ thuộc vào nhu cầu hàng hoá của khách hàng và khả năng cung cấp của doanh nghiệp và các yếu tố khác nh giá cả, phơng thức thanh toán. (2) Xét duyệt bán chịu : Đối với phơng thức bán chịu cho khách, hàng sẽ đợc chuyển đi sau khi có sự phê chuẩn của ngời có thẩm quyền trong doanh nghiệp . Việc phê chuẩn phơng thức bán chịu đợc thực hiện tốt sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý tốt các khoản nợ phải thu. (3) Chuyển giao hàng : Khi hàng hoá đợc chuyển đi thì chứng từ vận chuyển sẽ đợc lập, đấy là điều cần thiết cho việc tính tiền đúng số hàng chuyển giao. (4) Gửi hoá đơn cho khách hàng và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng . Hoá đơn phải đợc lập ngay sau khi giao hàng, hoá đơn là phơng thức chỉ rõ cho khách hàng số tiền và thời hạn thanh toán đồng thời là căn cứ ghi sổ nhật ký bán hàng và theo dõi các khoản phải thu. (5) Xử lý và ghi số các khoản thu tiền : Sau khi thực hiện các chức năng về bán hàng cùng ghi sổ kế toán các khoản này cần phải thực hiện các chức năng thu tiền cả trong điều kiện bình thờng và không bình thờng. Trong mọi trờng hợp đều cần xử lý và ghi sổ các khoản thông thờng về thu tiền bán hàng. (6) Xử lý và ghi sổ các khoản hàng bán bị trả lại và bớt giá . Tất cả các khoản này phải trả đợc phê chuẩn đúng đắn bởi những ngời có trách nhiệm và phải đợc ghi số kế toán một cachs chính xác và nhanh chóng. (7) Dự phòng nợ khó đòi và xoá sổ các khoản phải thu không thu hồi đợc: Tr- ớc khi khoá sổ các tài khoản và chuẩn bị lập BCTC phải tiến hành đánh giá phí tồn 5 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thăng Long kho cho các khoản phải thu không có khả năng thu hồi đợc qua đó tiến hành lập dự phòng cho các khoản đó. Còn những khoản không thể thu hồi đợc thì phải xoá sổ kế toán cho các khoản này. 3. Tổ chức kế toán bán hàng - thu tiền. Bán hàng - thu tiền là một giai đoạn trong quá trình sản xuất kinh doanh. Là giai đoạn thứ hai sau quá trình mua hàng và thanh toán đối với doanh nghiệp thơng mại và là giai đoạn tiếp theo giai đoạn sản xuất đối vơi các doanh nghiệp sản xuất. Do vậy, cũng giống nh các giai đoạn khác, tổ chức kế toán bán hàng - thu tiền gồm các nội dung sau : (1) Tổ chức chứng từ kế toán : Đó là quá trình thiết kế khối lợng chứng từ và quy trình hạch toán trên chứng từ theo chỉ tiêu hạch tán và đơn vị hạch toán cơ sở. Tổ chức chứng từ kế toán cho chu trình bán hàng - thu tiền đợc chia làm hai trờng hợp : Trờng hợp 1 : Hàng hoá bán ra là sản phẩm vật chất 6 Nhu cầu bán hàng Lưu trữ Bộ phận cung ứng Thủ trưởng, KTT Bộ phận quản lý hàng Kế toán thanh toán Lập chứng từ bán hàng Ký duyệt hoá đơn Giao nhận hàng Ghi sổ và theo dõi thanh toán Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thăng Long * Trờng hợp 2 : Hàng hoá bán ra là sản phẩm phi vật chất (2) Các tài khoản sử dụng Bộ tài khoản đó bao gồm các tài khoản sau : TK511 : Doanh thu bán hàng TK512 : Doanh thu bán hàng nội bộ TK531 : Hàng bán bị trả lại TK532 : Giảm giá hàng bán TK131 : Phải thu khách hàng TK3387 : Doanh thu nhận trớc TK139 : Dự phòng phải thu khó đòi TK641 : Chi phí bán hàng TK642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp TK3331 : Thuế VAT đầu ra TK111 : Tiền mặt tại quỹ TK112 : Tiền gửi ngân hàng TK004 : Nợ khó đòi đã xử lý (3) Hệ thống sổ sách sử dụng Trong trờng hợp doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ nhật ký chung thì hệ thống sổ sách gồm có - Sổ nhật ký chung - Sổ nhật ký thu tiền 7 Nhu cầu giao hàng Lưu trữ Bộ phận kinh doanh KTT Thủ quỹ Bộ phận cung cấp Lập hoạt động C 2 d vụ Ký duyệt hoá đơn Thu tiền Cung cấp dịch vụ Kế toán bán hàng Ghi sổ doanh thu Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thăng Long - Sổ các khoản phải thu - Sổ chi tiết khách hàng nợ - Sổ chi tiết doanh thu bán hàng (4) Quy trình hạch toán kế toán chu trình bán hàng -thu tiền 4. Hệ thống kiểm toán nội bộ với chu trình bán hàng - Thu tiền 8 TK333 TK511,512 TK111,112,131 Thuế XK, tiêu thụ Doanh thu áp dụng phơng pháp tính thuế VAT trực tiếp (tổng giá thanh toán) Đvị áp dụng pp VAT khấu trừ TK3331 VAT đầu ra TK531,532 TK3387 Dthu hàng bán Cuối kỳ K/c Doanh thu Doanh thu ghi bị trả lại DT Dthu hàng bán Kỳ nàynhận trớc giảm giá bị trả lại hoặc giảm giá phát sinh trong TK131,136 TK642 Doanh thu cha Xoá nợ phải thu TK911 thu tiền khó đòi Cuối kỳ K/c TK004 doanh thu thuần đồng thời ghi TK139 Trình lập dự phòng Hoàn nhập Phải thu khó đòi Dự phòng phải thu khó đòi Khi hàng bán bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán phát sinh Dthu bán hàng phát sinh Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thăng Long Trong mỗi doanh nghiệp, hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ là khác nhau, tuỳ thuộc vào đặc điểm và quy mô của doanh nghiệp đó. Với mục đích chung của các doanh nghiệp khi tổ chức, xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm để phục vụ cho công tác kiểm toán kiểm soát và qua đó có thể cung cấp những nguồn thông tin nhanh chóng và đáng tin cậy, giúp cho các nhà quản lý có thể chỉ đạo tốt hoạt động của đơn vị mình đem lại thành công trong công việc. Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách, các thủ tục kiểm soát do đơn vị lập nhằm thực hiện có hiệu quả các mục tiêu đề ra của đơn vị. - Bảo vệ tài sản của đơn vị - Bảo đảm độ tin cậy các thông tin - Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý - Bảo đảm hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý Hệ thống kiểm soát nội bộ có vai trò rất quan trọng đối với các hoạt động của Công ty. Cũng nh vậy đối với chu trình bán hàng và thu tiền, hệ thống kiểm soát nội bộ giúp cho việc đềiu hành giám sát và hoàn thiện các hoạt động của chu trình. Hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 4 yếu tố cấu thành chính : - Môi trờng kiểm soát - Hệ thống kế toán - Các thủ tục kiểm soát - Kiểm toán nội bộ Chính vì vậy, việc xây dựng và điều hành tốt hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ giúp cho nhà lãnh đạo thành công trong việc điều hành các hoạt động của đơn vị mình. 9 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nguyễn Thăng Long II. Kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính 1.Mục tiêu kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền : Trong việc thực hiện kiểm toán chu trình bán hàng - thu tiền của kiểm toán báo cáo tai chính phải xác định rõ phạm vi công việc và mục tiêu của cuộc kiểm toán. Với chu trình bán hàng - thu tiền cũng vậy, phải xác định rõ mục tiêu và phạm vi công việc để làm cơ sở cho việc thu thập bằng chứng kiểm toán để làm cơ sở đa ra ý kiến của mình về báo cáo tài chính của đơn vị đợc kiểm toán theo chuẩn mực kiểm toán số 200 thì mục tiêu kiểm toán báo cáo tài chính là giúp cho kiểm toán viên và công ty kiểm toán đa ra ý kiến xác nhận nhận rằng báo cáo tài chính có đợc lập trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành hoặc đợc chấp nhạan có tuân thủ pháp luật và có phản ánh trung thực và hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu hay không ? Các mục tiêu của kiểm toán có mối quan hệ với những xác nhận của ban quản trị. Do đó, để thực hiện tốt cuộc kiểm toán cần phải hiểu đợc những xác nhận đó. Năm loại xác nhận của kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền gồm : - Xác nhận về sự hiện hữu : Doanh thu trên báo cáo tài chính phản ánh quá trình trao đổi về hàng hoá và dịch vụ thực tế đã xảy ra các khoản phải thu trong bảng cân đối là có thực vào ngày lập các cân đối kế toán. - Xác nhận về tính đầy đủ : Tất cả doanh thu về dịch vụ, hàng hoá, các khoản thu và đã thu đều đợc ghi sổ và đa vào báo cáo tài chính. - Xác nhận về quyền sở hữu : Hàng hoá và các khoản phải thu của doanh nghiệp vào ngày lập bảng cân đối tài sản đều thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. - Xác nhận về sự đánh giá và phân loại : Các khoản phải thu khoản doanh thu đợc phân loại đúng bản chất và đợc tính đúng đắn. - Xác nhận về sự trình bày : Doanh thu và các khoản phải thu đợc trình bày trung thực và đúng đắn trên bảng cân đối tài sản hay trên báo cáo tài chính theo đúng hệ thống kế toán của doanh nghiệp và theo các quy định kế toán hiện hành. 10
