SỞ GIÁO DỤC – ĐÀO TẠO QUẢNG TRỊ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TRƯỜNG HỌC VERSION 2.0 (SCHOOL MANAGEMENT SYSTEM) 1 ĐÔNG HÀ – 2007 2 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU I. TỔNG QUAN Với mục tiêu tạo một công cụ quản lý cho lãnh đạo các cấp từ Trường đến S, công cụ tác nghiệp cho giáo viên, và thông qua hệ thống này góp phần nâng cao chất lượng DẠY và HỌC ở các trường phổ thông hiện nay, Sở Giáo dục – Đào tạo Quảng Trị đã nghiên cứu và xây dựng Phần mềm Quản lý trường học (School Management Information system – SMIS) để triển khai đến tận các trường THCS, THPT năm học 2005-2006 và 2006-2007. Phần mềm Quản lý trường học là một phần mềm trong Bộ các phần mềm Quản lý giáo dục do Sở Giáo dục – Đào tạo Quảng Trịchủ trì, bao gồm: - Quản lý trường học - Quản lý thi tốt nghiệp - Quản lý thi học sinh giỏi - Tuyển sinh THPT - Quản lý học nghề và thi nghề - Quản lý phổ cập THCS, bậc trung học - Quản lý thư viện - Quản lý tài chính, kế toán… Trong đó SMIS là phần mềm trung tâm, để kết nối và chuyển dữ liệu cho các phần mềm khác. SMIS hỗ trợ quản lý học sinh, Quản lý điểm, quản lý giảng dạy của giáo viên, thi học kỳ, thi học sinh giỏi, xétTN THCS, thi TN THPT và thống kê báo cáo. Đây là phần mềm được xây dựng trong khuôn khổ đề tài khoa học cấp tỉnh năm 2006: “Ứng dụng CNTT trong quản lý kết quả học tập của học sinh THCS, THPT tỉnh Quảng Trị” do cán bộ quản l, cán bộ tin học và giáo viên trong ngành cùng tham gia. SMIS là một sản phẩm có sự đóng góp trí tuệ của tập thể, thể hiện sự năng động sáng tạo, đề ra giải pháp ứng dụng CNTT quản lý kết quả học tập toàn cấp của học sinh, xét tốt nghiệp THCS, tuyển sinh THPT phù hợp với Luật giáo dục sửa đổi (năm 2005) và phù hợp với xu hướng chung đó là: hướng tới một trường học điện tử. Phần mềm đã được áp dụng thí điểm tại trường THCS Phan Đình Phùng- Đông Hà,THPT Hải Lăng tuy nhiên do hiện nay quy chế xếp loại, đánh giá học sinh đã thay đổi nên phần mềm có thay đổi và bổ sung thêm nhiều chức năng mới, tích hợp quản lý trường học THCS, THPT vào trong một hệ thống . những phần này đã thử nghiệm một số trường nhưng chưa hoàn thiện. Những phần khác tuy đã được thử nghiệm, song khi áp dụng đại trà chắc chắn sẽ có nhiều vấn đề chỉnh sửa bổ sung cho phù hợp với việc quản lý ở tất cả các vùng miền. Vì vậy rất mong các cán bộ Quản lý, các thầy cô giáo góp ý. Mọi ý kiến xin gửi về phòng THPT Sở Giáo dục – Đào tạo Quảng Trị hoặc qua hộp thư điện tử: SOGIAODUCQT@YAHOO.COM.VN hoặc liên hệ với đ/c Hồ Sĩ Anh, ĐT: 0903507392.Cảm ơn sự hợp tác của quý thầy cô và các bạn. 3 II. QUI TRÌNH THỰC HIỆN QUẢN LÝ TRƯỜNG HỌC Quản lý toàn diện nhà trường, bao gồm Quản lý học sinh, quản lý điểm, thi học kỳ, thi học giỏi, Xét/Thi tốt nghiệp, Thống kê – Báo cáo. Thực hiện các bước sau: Bước 1: Cài đặt, tạo biểu tượng, khởi động chương trình và chọn cấp sử dụng là cấp Trường Bước 2: Tạo dữ liệu trường, Nhập thông tin hệ thống, Nhập thông tin lớp, Nhập danh mục tổ. Bước 3: Nhập Hồ sơ học sinh, nhập hồ sơ giáo viên và phân công giảng dạy. Bước 4: Đăng ký người sử dụng Bước 5: Quản lý điểm, thi học kỳ, thi học sinh giỏi Bước 6: Xét tốt nghiệp (THCS) hoặc thi tốt nghiệp (THPT) Bước 7: Thống kê, báo cáo và sao chép dữ liệu về Phòng giáo dục. III.HỆ THỐNG THƯ MỤC LƯU TRỮ VÀ TÊN CÁC TỆP 1. Hệ thống thư mục trong QLHS TT Tên thư mục Nội dung thư mục Ghi chú 1 BMP Chứa các tệp ảnh làm biểu tượng 2 DBF Chứa dữ liệu về học sinh, giáo viên 3 INF Chứa thông tin về các danh mục 4 DIEM Chứa dữ liệu điểm, quá trình học tập, quá trình vắng, 5 HSG Chứa các tệp học sinh giỏi 6 HSTHI Chứa danh sách học sinh thi học kỳ, thi học sinh giỏi và xét tốt nhgiệp 7 KQUA Chứa kết quả thi học kỳ, thi học sinh giỏi, tệp học sinh ra trường, chuyển trường 8 TMP Chứa các tệp tạm 9 EMPIMAGE Chứa ảnh học sinh 10 LUU Chứa các tệp hồ sơ học sinh và tệp điểm lưu mỗi khi thoát nhập hồ sơ và thoát nhập điểm Đề phòng mất dữ liệu 11 DULIEU Lưu tất cả dữ liệu sao chép cho phòng GD và Sở GD 12 EXCEL Lưu trữ các tệp Excel khi chuyển từ DBF sang XLS 2. Các tệp Table trong hệ thống CSDL: 4 TT Tên tệp Thư mục Dữ liệu 1 ‘HS’+mã huyện+mãtrường+mã năm học+’.DBF’ DBF Lưu các thông tin cơ bản của từng học sinh theo từng lớp 2 ‘D’+mã huyện+mãtrường+mã năm DIEM Lưu điểm từng năm học 3 GIAOVIEN.DBF DBF Lưu HS PCGD của giáo viên 4 QTHTAP<mahuyen>+<matruong>.DBF DIEM Lưu quá trình học tập từng năm của mỗi giáo viên (học bạ điện tử) 5 QTVANG.DBF DIEM Lưu quá trình vắng của học sinh IV. BẢNG MÃ VÀ MỘT SỐ QUY ĐỊNH KHI NHẬP HỒ SƠ, NHẬP ĐIỂM 1. Mã huyện, thị Mã Tên huyện 461 TX Đông Hà 462 TX Quảng Trị 464 Vĩnh Linh 465 Hướng Hóa 466 Gio Linh 467 Đakrông 468 Cam Lộ 469 Triệu Phong 470 Hải Lăng Ngoài ra, trong một số môđun, nếu có ngoại tỉnh thì mã huyện là “00” 2. Mã cấp học Mã Tên cấp học 1 Nhà trẻ 2 Mẫu giáo 3 Mầm non 4 Tiểu học 5 THCS 6 PTCS 7 THPT 8 PTTH (cấp 2-3) 9 GDTX 3. Quy định về học lực, hạnh kiểm, xếp loại 5 Mã Tên 0 Chưa xếp loại 1 Giỏi 2 Khá 3 TB 4 Yếu 5 Kém 4. Quy định nhập điểm : Điểm Quy định nhập 0 Nhập 0 0.5 Nhập 05 1 Nhập 1 1.5 Nhập 15 2 Nhập 2 hoặc 20 3 Nhập 3 hoặc 30 3.5 Nhập 35 … …. 9.5 Nhập 95 10 Nhập 10 Vắng Nhập V 5. Quy định phím tắt: TT Fím gõ tắt Nội dung 1 Alt_N (New) Thêm bản ghi mới 2 Alt_S (Save) Ghi bản ghi hiện tại vào tệp 3 Alt_C (Change) Sửa bản ghi hiện tại 4 Alt_P (Print) Kích hoạt màn hình in 6 Alt_D (Delete) Đánh dấu xóa /thôi đánh dấu xóa 7 Alt_X (Exit) Thoát khỏi màn hình hiện tại ` 6. Quy định gõ tắt: Khi nhập dữ liệu, để tăng tốc độ nhập ta thực hiện gõ tắt 6 Nhp ni sinh ch cn gừ 4 ký t l huyn v tnh trờn phm vi ton quc, nu cha cú thỡ cú th b sung bng chc nng nhp danh mc gừ tt. Vớ d: clqt Cam L - Qung Tr vlqt Vnh Linh - Qung Tr tcna Thanh Chng - Ngh An ltqb L Thy - Qung Bỡnh 7. Nhp cỏc giỏ tr trong Combo: ch cn gừ ký t u tiờn trong danh mc (ch cú tỏc dng vi ký t ting Anh) Vớ d 1: Nhp ngh nghip ca cha, m: 1: lm rung, 2: Buụn bỏn, 3. Cỏn b,. Tên nghề Mã 0. 00 1.Làm ruộng 01 2.Buôn bán 02 3.Cán bộ 03 4.Công an 04 5.Quân đội 14 6.Giáo viên 05 7.Công nhân 06 8.Nội trợ 07 9.Về hu 08 A.Mất sức LĐ 09 B.Lái xe 10 C.Ng dân 11 D.Thợ 12 E.Chết 13 Vớ d 2: Nhp h khu thng trỳ: ch cn nhp 1, 2,3,. 1. Huyn Vnh Linh Tờn Mó Huyn 1.TT H Xỏ 19363 464 2. TT Bn Quan 19366 464 3. Vnh Thỏi 19369 464 4. Vnh Tỳ 19372 464 5. Vnh Chp 19375 464 6. Vnh Trung 19378 464 7. Vnh Kim 19381 464 8. Vnh Thch 19384 464 9. Vnh Long 19387 464 A. Vnh Nam 19390 464 B. Vnh Khờ 19393 464 C. Vnh Hũa 19396 464 D. Vnh Hin 19399 464 E. Vnh Thy 19402 464 F. Vnh Lõm 19405 464 7 G. Vĩnh Thành 19408 464 H. Vĩnh Tân 19411 464 I. Vĩnh Quang 19414 464 K. Vĩnh Hà 19417 464 L. Vĩnh Sơn 19420 464 M. Vĩnh Giang 19423 464 N. Vĩnh Ô 19426 464 2. Huyện Gio Linh 1. TT Gio Linh 19495 466 2. Trung Giang 19498 466 3. Trung Hải 19501 466 4. Trung Sơn 19504 466 5. Gio Phong 19507 466 6. Gio Mỹ 19510 466 7. Vĩnh Trường 19513 466 8. Gio Bình 19516 466 9. Gio Hải 19519 466 A. Gio An 19522 466 B. Gio Châu 19525 466 C. Gio Thành 19528 466 D. Gio Việt 19531 466 E. Linh Thượng 19534 466 F. Gio Sơn 19537 466 G. Gio Hòa 19540 466 H. Gio Mai 19543 466 I. Hải Thái 19546 466 K. Linh Hải 19549 466 L.Gio Quang 19552 466 3. Thị xã Đông Hà: 1.Phường 1 – Đông Hà 19333 461 2.Phường 2 – Đông Hà 19342 466 3.Phường 3 – Đông Hà 19354 466 4.Phường 4 – Đông Hà 19345 466 5.Phường 5 – Đông Hà 19348 466 6.Đông Giang – Đông Hà 19330 466 7.Đông Thanh – Đông Hà 19339 466 8. Đông Lễ - Đông Hà 19336 466 9. Đông Lương – Đông Hà 19351 466 4. Huyện Cam Lộ 1. TT Cam Lộ 19597 468 2. Cam Tuyền 19600 468 3. Cam An 19603 468 4. Cam Thủy 19606 468 5. Cam Thanh 19609 468 6. Cam Thành 19612 468 7. Cam Hiếu 19615 468 8. Cam Chính 19618 468 8 9. Cam Nghĩa 19621 468 5. Huyện Đakrông 1. TT Krông Klang 19555 467 2. Mò ó 19558 467 3. Hướng Hiệp 19561 467 4. Đa Krông 19564 467 5. Triệu Nguyên 19567 467 6. Ba Lòng 19570 467 7. Hải Phúc 19573 467 8. Ba Nang 19576 467 9. Tà Long 19579 467 A. Húc Nghì 19582 467 B. A Vao 19585 467 C. Tà Rụt 19588 467 D. A Bung 19591 467 E. A Ngo 19594 467 6. Huyện Hướng Hóa 1. TT Khe Sanh 19429 465 2. TT Lao Bảo 19432 465 3. Hướng Lập 19435 465 4. Hướng Việt 19438 465 5. Hướng Phùng 19441 465 6. Hướng Sơn 19444 465 7. Hướng Linh 19447 465 8. H. Tân Hợp 19450 465 9. Hướng Tân 19453 465 A. Tân Thành 19456 465 B. Tân Long 19459 465 C. Tân Lập 19462 465 D. Tân Liên 19465 465 E. Xã Húc 19468 465 F. Thuận 19471 465 G. Hướng Lộc 19474 465 H. Ba Tầng 19477 465 I. Thanh 19480 465 K. A Dơi 19483 465 L. A Xing 19486 465 M. A Túc 19489 465 N. Xã Xy 19492 465 7. Huyện Triệu Phong 1. TT ái Tử 19624 469 2. Triệu An 19627 469 3. Triệu Vân 19630 469 4. Triệu Phước 19633 469 5. Triệu Độ 19636 469 6. Triệu Trạch 19639 469 9 7. Triệu Thuận 19642 469 8. Triệu Đại 19645 469 9. Triệu Hòa 19648 469 A. Triệu Lăng 19651 469 B. Triệu Sơn 19654 469 C. Triệu Long 19657 469 D. Triệu Tài 19660 469 E. Triệu Đông 19663 469 F. Triệu Trung 19666 469 G. Triệu ái 19669 469 H. Triệu Thượng 19672 469 I. Triệu Giang 19675 469 K. Triệu Thành 19678 469 8. Thị xã Quảng Trị 1. Phường 1 – TX Q.Trị 19357 461 2. Phường 2 – TX Q.Trị 19360 461 9. Huyện Hải Lăng 1. TT Hải Lăng 19681 470 2. Hải An 19684 470 3. Hải Ba 19687 470 4. Hải Xuân 19690 470 5. Hải Quy 19693 470 6. Hải Quế 19696 470 7. Hải Vĩnh 19699 470 8. Hải Phú 19702 470 9. Hải Lệ 19705 470 A. Hải Thượng 19708 470 B. Hải Dương 19711 470 C. Hải Thiện 19714 470 D. Hải Lâm 19717 470 E. Hải Thành 19720 470 F. Hải Hòa 19723 470 G. Hải Tân 19726 470 H. Hải Trường 19729 470 I. Hải Thọ 19732 470 K. Hải Sơn 19735 470 L. Hải Chánh 19738 470 M. Hải Khê 19741 470 Ngoại tỉnh 99999 470 10 [...]... Nghề nghiệp của Cha, Mẹ: chỉ cần gõ 1, 2,3,4 như bảng danh mục nghề • Nhập khuyết tật phải kích vào Checkbox và chọn loại khuyết tật • Bổ sung danh mục gõ tắt: Nhắp chuột vào nút ABC màn hình sau xuất hiến Màn hình này cho phép, bổ sung, thay đổi và xóa hàng gõ tắt • Màn hình nhập này có 2 trang, muốn xem danh sách đầy đủ thi kích hoạt trang XEM DANH SÁCH, màn hình sau xuất hiện 20 2 Cập nhật dữ liệu... sau xuất hiện cho phép In danh sách lớp, In danh sách học quốc phòng, in danh sách quét ảnh, In danh sách đăng ký học nghề 21 4 Hỗ trợ giáo vụ: Chọn chức năng này thì màn hình sau xuất hiện a) Kiểm tra dữ liệu: Kiểm tra logic dữ liệu, nếu như noi sinh, hộ khẩu thường trú, nhóm môn, dân tộc không nhập thì máy đưa ra danh sách những học sinh sinh và yêu cầu phải chỉnh sửa, bổ sung b) Chuyển lớp: Phải... sinh Toàn bộ kết quả tuyển được sắp xếp ABC và đưa vào lớp 10A1 Sau đó từ lớp 10A1, ta thực hiện chuyển lớp đến các lớp khác (căn cứ vào danh sách học sinh trong từng lớp học ở sổ điểm) 3 Sắp xếp ABC và in danh sách lớp: Chức năng này cho phép sắp xếp Alphabet và in danh sách theo từng lớp để ghi vào sổ điểm đầu năm To Print Sắp xếp theo tên và họ đệm Sắp xếp theo STT trong lớp Trong màn hình này lưu... giáo viên tương tư như nhập hồ sơ học sinh, lưu ý là khi nhập địa chỉ cần bổ sung vào danh mục gõ tắt để gõ tắt địa chỉ cho nhanh Việc nhập phân công giảng dạy rất quan trọng, bởi vì phân công giảng dạy này sẽ liên quan đến việc nhập điểm Tuy nhiên ở đây chỉ cho phép nhập 3 môn, trong thực tế nếu có 4 môn, 5 môn thì sẽ bổ sung hiệu chỉnh phần mềm sau Nguyên tắc nhập phân công như sau: 6A(3), 6B(3),...CHƯƠNG II CÀI ĐẶT VÀ SỬ DỤNG PHẦN MỀM I Cài đặt phần mềm Cài đặt phần mềm quản lý học sinh THCS B1: Kích Start/ kích chọn Run /kích Browse/kích chọn ổ đĩa chứa phần mềm Setqlhsc2/kích đúp vào thư mục Setqlhsc2/ kích đúp vào tm Disk144/ kích đúp vào tm Disk1/ kích Setup/kích Open/kích Ok B2: Nhập tên người dùng và tên cơ quan, sau đó chọn OK B3: Nếu muốn thay đổi thư mục thì đổi tên thư... được chuyển qua danh sách những học sinh chuyển trường In giấy chuyển trường In DSchuyển trường 23 d) Chuyển trường ngoại tỉnh: Chuyển trường ngoại tỉnh cũng tương tự chuyển trường nội tỉnh Chỉ khác là chọn tỉnh đến và phải nhập tên trường chuyển đến (nên nhập đầy đủ cả huyện) Ví dụ: Chuyễn đến Trường THCS Nguyễn Tri Phương – Thành phố Huế để khi in giấy chuyển trường đầy đủ hơn e) In danh sách lớp (tương... hình này cho phép lọc Theo tên sử dụng và in danh sách những người sử dụng, nếu có sửa điểm thì sẽ cho biết ai sửa, sửa điểm của học sinh nào, vào thời điểm nào, sửa cột điểm nào từ mấy điểm lên mấy điểm… 8 Nhập thông tin lớp: Thực hiện chức năng này, màn hình sau xuất hiện và cho phép nhập mã lớp, tên lớp, ban/chuyên (đối với THPT), khối, học tên GVCN… 9 Nhập Danh mục tổ chuyên môn: 17 10 Chuẩn bị dữ... học kỳ tối đa là 8 môn thi chung Nếu trường không tổ chức đủ 8 môn cũng phải để trong Danh mục môn thi học kỳ là 8 môn (từ mon1 đến mon8) ta chỉ tổ chức thi các môn đầu Số môn thi và thứ tự môn thi do nhà trường quy định Một số lưu ý quan trọng: 1) Việc sắp xếp phòng thi phụ thuộc các yếu tố sau: - Ban của học sinh danh mục các ban và mã hóa các ban như sau TT 1 2 3 Ban Không ban THCS Không ban THPT... (người phụ trách vận hành chương trình) Ban giám hiệu HIEUTRUONG Toàn bộ giáo viên GIAOVIEN + Nếu hiệu trưởng hoặc phó hiệu trưởng có dạy thì phải khai thêm một Tên khác, với quyền sử dụng là GIAOVIEN Danh sách giáo viên đã được nhập trước trong hồ sơ giáo viên Khi nhập người nào ta chọn người đó: Thanh công cụ: New Save Edit Delete Close 5 Thay đổi người sử dụng: Nếu giữa chừng muốn thay đổi người... tên trường chuyển đến (nên nhập đầy đủ cả huyện) Ví dụ: Chuyễn đến Trường THCS Nguyễn Tri Phương – Thành phố Huế để khi in giấy chuyển trường đầy đủ hơn e) In danh sách lớp (tương tự như sắp xếp và in danh sách) f) Sao chép dữ liệu cho Trung tâm KTTH-HN để cập nhật vào hệ thống quản lý nghề: đây là chức năngsao chép dữ liệu cho hệ thống Quản lý học sinh học nghề và thi nghề Hiện nay các trung tâm đã . chỉ cần gõ 1, 2,3,4 .như bảng danh mục nghề. • Nhập khuyết tật phải kích vào Checkbox và chọn loại khuyết tật. • Bổ sung danh mục gõ tắt: Nhắp chuột vào. này có 2 trang, muốn xem danh sách đầy đủ thi kích hoạt trang XEM DANH SÁCH, màn hình sau xuất hiện 20 Màn hình này cho phép, bổ sung, thay đổi và xóa hàng