Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN 1 LỜI CẢM ƠN. 2 A. MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu. 1 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu. 2 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2 7. Cấu trúc của đề tài. 2 B. NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VÈ DOANH NGHIỆP. 4 1.1. Khát quát chung về doanh nghiệp. 4 1.2. Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp. 5 1.2.1. Khái niệm về văn phòng. 5 1.2.2. Khái quát chung về văn phòng doanh nghiệp. 6 1.2.3. Sơ đồ cơ cấu văn phòng lý tưởng cho doanh nghiệp( phụ lục) 7 1.3. Khái quát chung về Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 7 CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 9 2.1. Khái niệm nhà quản trị văn phòng tại các doanh nghiệp hiện nay. 9 2.1.1. Khái niệm. 9 2.1.2. Phân loại các cấp quản trị. 9 2.2. Vai trò của người quản trị văn phòng tại các doanh nghiệp. 10 2.3. Thực trạng quản lý điều hành hoạt động văn phòng của nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp. 11 2.3.1. Quản lý, lãnh đạo điều hành là một nghệ thuật. 11 2.3.2. Thực trạng việc quản lý điều hành hoạt động văn phòng. 12 2.3.3.Các mối quan hệ của nhà quản trị văn phòng 15 2.4. Những yêu cầu của văn phòng doanh nghiệp đối với nhà quản trị văn phòng. 17 2.4.1. Một số kỹ năng cần có của một nhà quản trị văn phòng chuyên nghiệp 17 2.4.2. Những yêu cầu của văn phòng doanh nghiệp đối với nhà quản trị văn phòng. 17 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ XÂY DỰNG HÌNH ẢNHNHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP. 22 3.1. Nhận xét ưu nhược, điểm điểm của các nhà quản trị văn phòng trong các doanh nghiệp. 22 3.2. Kiến nghị xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập. 25 C. KẾT LUẬN 28 DANH MỤC TÀI LIỆU TÀI LIỆU THAM KHẢO. 29 PHỤ LỤC
LỜI CAM ĐOAN Tôi thực đề tài nghiên cứu khoa học với tên đề tài: “Khảo sát, đánh giá vai trò Nhà quản trị Văn phòng doanh nghiệp Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị Văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập” Tơi cam đoan cơng trình nghiên cứu suốt thời gian qua Tôi xin chịu hồn tồn trách nhiệm khơng có trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này, trình khảo sát, thu thập tổng hợp thông tin em nhận giúp đỡ nhiệt tình từ thầy, Khoa Quản trị văn phòng Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Lâm Thu Hằng - giảng viên hướng dẫn em thời gian vừa qua Do thời gian có hạn chưa có nhiều kinh nghiệm nghiên cứu nên khơng thể tránh khỏi thiếu sót, hạn chế Em mong nhận bổ sung , đóng góp ý kiến thầy, cô bạn sinh viên Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 26 tháng 04 năm 2017 Sinh viên Nguyễn Thị Chúc MỤC LỤC A MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Đất nước Việt Nam ngày phát triển nhiều mặt tầm cao trí thức nhân loại Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế nay, người trung tâm xã hội Vì vậy, công tác đào tạo phát triển tri thức theo xu hướng phù hợp mọt vấn đề quan tâm Việt Nam ngành nghề đầu tư phát triển như: Quản trị kinh doanh, Quản trị mạng, Quản trị hệ thống đo lường chất lượng… Đối với ngành Quản trị văn phòng hồn tồn mới, có tiềm lực lớn, tạo lớp người có vị trí quan trọng cánh tay phải lãnh đạo quan, doanh nghệp lĩnh vực khối quan nước ngồi nước Đây chun ngành mới, song đáp ứng đòi hỏi u cầu xã hội Cơng nghiệp hóa – Hiện đại hóa nay, phát triển Việt Nam đòi hỏi thực tế phát triển chung Khoa học khu vực giới Ở quan, doanh nghiệp cần có phận văn phòng – văn phòng mặt quan, doanh nghiệp người quản trị văn phòng lại chiếm vị trí có ý nghĩa vơ quan trọng, góp phần phát triển mở rộng mối quan hệ kinh tế, trị, điều hòa ngoại giao quan, doanh nghiệp Trước u cầu đòi hỏi quan trọng đó, nhà quản trị văn phòng cần phải có kỹ để đáp ứng nhanh nhạy thay đổi xã hội, nắm bắt xu hướng mới, giỏi nắm bắt tâm lý quản lý… Là sinh viên ngành Quản trị Văn phòng nhận thấy vai trò người lãnh đạo, người quản trị văn phòng – Nó động lực thúc đẩy sâu vào nghiên cứu đề tài: “Khảo sát, đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập” Lịch sử nghiên cứu Hiện có nhiều nghiên cứu vai trò người lãnh đạo, người lãnh đạo văn phòng Nhưng chưa có đề tài nghiên cứu sâu vào đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp, xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng thời kỳ hội nhập Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu: Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Phạm vi nghiên cứu: - Vai trò nhà lãnh đạo văn phòng doanh nghiệp - Yêu cầu doanh nghiệp đới với nhà quản trị văn phòng - Xây dựng hình ảnh nhà lãnh đạo văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đề tài có mục đích làm rõ thực trạng, đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghệp, đưa nhận xét vai trò người lãnh đạo văn phòng doanh nghiệp từ đưa kiến nghị xây dựng hình ảnh Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu khoa học trị - xã hội, mà chủ yếu là: - Khảo sát thực tế doanh nghiệp - Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thơng tin tài liệu lưu trữ - Phương pháp so sánh, thống kê - Phương pháp vật biện chứng Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cung cấp luận khoa học để xây dựng đề án tăng cường vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Việt Nam Sản phẩm đề tài nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho sinh viên thuộc ngành Quản trị văn phòng ngành học có liên quan khác Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo nội dung nghiên cứu gồm 03 chương: Chương 1: Khái quát chung văn phòng doanh nghiệp Chương 2: Vai trò Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Chương 3: Nhận xét, kiến nghị xây dựng hình ảnh Nhà nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập B NỘI DUNG CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VÈ DOANH NGHIỆP 1.1 Khát quát chung doanh nghiệp Doanh nghiệp tổ chức kinh tế, có tài sản riêng, có trụ sở giao dịch ổn định , đăng kí kinh doanh theo quy định pháp luật để thực hoạt động kinh doanh thị trường.( Theo mục điều chương Luật doanh nghiệp 2014) Cũng theo Luật doanh nghiệp 2005 giải thích, Kinh doanh việc thực liên tục một, số tất cơng đoạn q trình đầu tư, từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm cung ứng dịch vụ thị trường nhằm mục đích sinh lợi Như doanh nghiệp tổ chức kinh tế vị lợi, thực tế số tổ chức doanh nghiệp có hoạt động khơng hồn tồn nhằm mục tiêu lợi nhuận Phân loại doanh nghiệp: Căn vào hình thức pháp lý doanh nghiệp Căn vào Luật doanh nghiệp 2005 hình thức pháp lý loại hình doanh nghiệp Việt Nam bao gồm: - Cơng ty trách nhiệm hữu hạn (bao gồm công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên) doanh nghiệp mà thành viên công ty chịu trách nhiệm khoản nợ nghĩa vụ tài sản khác công ty phạm vi số vốn điều lệ công ty - Công ty cổ phần doanh nghiệp mà vốn điều lệ công ty chia thành nhiều phần gọi cổ phần Cá nhân hay tổ chức sở hữu cổ phần doanh nghiệp gọi cổ đông chịu trách nhiệm khoản nợ nghĩa vụ tài sản khác phạm vi góp vào doanh nghiệp - Cơng ty hợp danh doanh nghiệp có hai thành viên chủ sở hữu công ty, kinh doanh tên chung (gọi thành viên hợp danh) Thành viên hợp doanh phải cá nhân chịu trách nhiệm tồn tài sản nghĩa vụ cơng ty Ngồi cơng ty hợp danh có thành viên góp vốn - Doanh nghiệp tư nhân doanh nghiệp cá nhân làm chủ tự chịu trách nhiệm toàn tài sản hoạt động doanh nghiệp Mỗi cá nhân quyền thành lập doanh nghiệp tư nhân - Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước thành lập theo Luật đầu tư nước 1996 chưa đăng ký lại hay chuyển đổi theo quy định Căn vào chất kinh tế chủ sở hữu Bộ môn Kinh tế vi mô chia tổ chức doanh nghiệp làm loại hình dựa hình thức giới hạn trách nhiệm chủ sở hữu: - Doanh nghiệp tư nhân - Doanh nghiệp hợp danh - Doanh nghiệp trách nhiệm hữu hạn Thông thường doanh nghiệp tư nhân chiếm tỷ trọng cao tổng số doanh nghiệp, doanh nghiệp trách nhiệm hữu hạn lại chiếm tỷ trọng lớn doanh thu, đặc biệt lĩnh vực đòi hỏi vốn lớn sản xuất hàng hóa, tài chính,… Số liệu thống kê Việt Nam từ năm 2005 đến 2008 cho thấy số lượng doanh nghiệp tăng nhanh từ khoảng 11 vạn lên 20 vạn, tỷ trọng doanh nghiệp tư nhân giảm dần từ khoảng 30% xuống 20%, tỷ trọng doanh nghiệp trách nhiệm hữu hạn công ty cổ phần tăng từ 57% lên 67% Tỷ trọng doanh nghiệp hợp danh không đáng kể Căn vào chế độ trách nhiệm Căn vào chế độ trách nhiệm phân loại doanh nghiệp thành có chế độ trách nhiệm vơ hạn chế độ trách nhiệm hữu hạn Căn vào tư cách pháp nhân Trên khái niệm doanh nghiệp, theo Luật doanh nghiệp Việt Nam ta phân loại loại doanh nhiệp Việt Nam 1.2 Khái quát chung văn phòng doanh nghiệp 1.2.1 Khái niệm văn phòng Văn phòng tồn gắn với cấu, loại hình tổ chức để trợ giúp cho nhà quản trị nên việc xác định phạm vi độc lập văn phòng mang tính tương đối Trên sở nhận thức tồn tất yếu khách quan văn phòng xác định văn phòng theo cách sau đây: - Văn phòng theo nghĩa rộng: bao gồm toàn bộ máy quản lý đơn vị từ cấp cao đến sở với nhân làm quản trị hệ thống quản lý tổ chức, bao gồm toàn sở vật chất kỹ thuật môi trường phục vụ cho hoạt động tổ chức nói chung., cho hệ thống quản lý nói riêng Văn phòng tồn có đầy đủ tư cách pháp nhân hoạt động đối nội, đối ngoại để thực mục tiêu chung tổ chức - Văn phòng theo nghĩa hẹp: bao gồm máy trợ giúp nhà quản trị việc chức giao; phận cấu thành quan tổ chức, chịu điều hành nhà quản trị cấp cao Văn phòng chức khơng phải pháp nhân độc lập quan hệ đối ngoại Với cách tiếp cận khác ta hiểu khái niệm văn phòng khái quát sau: “Văn phòng thực thể tồn khách quan tổ chức để thực chức theo yêu cầu nhà quản trị tổ chức đó.” 1.2.2 Khái qt chung văn phòng doanh nghiệp Doanh nghiệp tổ chức sản xuất kinh doanh dịch vụ theo yêu cầu xã hội dự quy luật thị trường nên tính chất hoạt động không giống quan nhà nước hay nghiệp Tơn mục đích hoạt động tổ chức lợi ích, nên chế tự chủ, tự chịu trách nhiệm sản xuất kinh doanh đề cao Nhà quản trị kinh doanh phải tính tốn chi phí nguồn lực cho hiệu Đồng thời hoạt động thông tin doanh nghiệp mang tính thị trường, nên việc tổ chức công tác tiến hành theo cách thích hợp Từ đặc tính tổ chức doanh nghiệp mà văn phòng thường ghép lồng với phận khác tổ chức nhân sự, marketing hay đảm nhận phần chức tổng hợp hậu cần Tên gọi văn phòng trtong doanh nghiệp thường lag phòng hành chính, phòng hành – tổ chức hay phòng hành – quản trị Cách phân loại văn phòng mang tính tương đối, tổ (trừ tổ chức nhà nước) chủ động thiết lập máy văn phòng theo ý nhà quản trị cho phù hợp với điều kiện cụ thể tổ chức môi trường vận động thời kỳ Mặc dù tồn theo loại khác nhau, tên gọi văn phòng tổ chức có đặc điểm sau: - Đều tổ chức trợ giúp cho nhà quản lý - Đối tượng quản lý thơng tin - Hoạt động văn phòng mang tính dịch vụ cao - Quy mơ văn phòng tỉ lệ nghịch với trình độ xã hội hóa dịch vụ thuộc nghiệp vụ văn phòng Vì văn phòng thành lập thích hợp với loại hình tổ chức, nên ngồi đặc điểm chung đây, văn phòng có đặc điểm riêng như: - Văn phòng không thiết phải thực đầy đủ chức năng: tham mưu, tổng hợp, hậu cần - Tính ổn định đầy đủ văn phòng quan quản lý nhà nước cao văn phòng khác - Tính kiêm nhiệm văn phòng tổ chức sản xuất kinh doanh phổ biến văn phòng khác Dựa vào đặc điểm văn phòng mà nhà máy quản trị văn phòng chủ động tổ chức, điều hành máy văn phòng cách thích hợp hiệu 1.2.3 Sơ đồ cấu văn phòng lý tưởng cho doanh nghiệp( phụ lục) 1.3 Khái quát chung Nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Trong thời kỳ hội nhập kinh tế nay, công ty, doanh nghiệp, tổ chức cần sở hữu nhà quản trị văn phòng tài năng, nhiệt tình sơi động biết cảm thông Tuy không cần trang bị nhiều lực chuyên môn nhà quản trị văn phòng cần biết nhiều kỹ 10 Đúng vậy, môi trường làm việc người quản trị phải ý đến sở trường người khác, thành công việc khen họ thật lòng, cho dù việc nhỏ, hành vi tốt ý để khen… 2.4 Những yêu cầu văn phòng doanh nghiệp nhà quản trị văn phòng 2.4.1 Một số kỹ cần có nhà quản trị văn phòng chun nghiệp - Kỹ chuyên môn nghiệp vụ - Kỹ tin học - Kỹ tổ chức quản lý - Kỹ thuyết trình – đàm phán - Kỹ làm việc nhóm - Kỹ giải vấn đề - Kỹ lập kế hoạch - Kỹ giao tiếp - Kỹ ngoại ngữ 2.4.2 Những yêu cầu văn phòng doanh nghiệp nhà quản trị văn phòng Trong thời buổi hội nhập kinh tế nay, công ty, doanh nghiệp, tổ chức cần sở hữu nhà quản trị văn phòng tài năng, nhiệt tình, động biết cảm thơng Tuy khơng đòi hỏi người quản trị văn phòng q nhiều lực chuyên môn nhà quản trị văn phòng cần biết nhiều kỹ Văn phòng doanh nghiệp có số yêu cầu với nhà quản trị văn phòng như: - Thành thạo nghiệp vụ văn phòng: Khơng thời xưa, tài liệu giấy tờ xếp đống núi, suốt ngày cắm mặt vào ghi ghi chép chép Gi đây, hỗ trợ công nghệ đại giúp ích cho nhà qu ản tr ị văn phòng nhiều Chỉ cần nhà quản trị văn phòng trang bị cho nh ững 20 kiến thức máy tính, sử dụng thành thạo ch ương trình ph ần m ềm; mạng; thiết bị văn phòng điện thoại nội bộ, máy photo, fax, - Kỹ quản lý nhân sự: Tuy người quản trị văn phòng khơng phải giám đốc nhân họ người thường xuyên tiếp xúc v ới nhân viên cơng ty, họ có trách nhiệm hòa giải mâu thuẫn, gi ải đáp nh ững khúc mắc, hóa giải xúc lòng nhân viên công việc - Kỹ quản lý dự án: Đơi lúc, nhà quản trị văn phòng đóng vai trò làm người giám sát, đánh giá cơng việc hoàn thành nh l ực nhân viên Vì phải trang bị kiến thức chuyên mơn vừa đủ, để có th ể biết đội làm dự án làm gì, làm nào, kết sao… - Kỹ điều hành họp: Có thể giữ vai trò điều hành, nhà quản trị văn phòng người xếp bố trí thời gian họp, thơng báo xác đầy đủ thông tin họp cho tất người Và h ọp, nhà quản trị văn phòng đóng vai trò chủ tọa - Kỹ tổ chức: Nếu cơng ty có quy mơ khơng lớn, nhà quản trị văn phòng đơi “kiêm” ln vai trò cán Cơng đồn, chun t ổ ch ức hoạt động, tham quan du lịch, tiệc tùng cho cán công nhân viên công ty Tất nhiên, họ làm việc công ty cán b ộ cơng đồn thơi - Kỹ tin học: Xã hội ngày phát triển công nghệ thay đổi ngày khoa học máy tính khơng ngừng có nh ững b ước phát tri ển Cho nên việc thành thạo kỹ có ý nghĩa quan tr ọng h ơn Thực tế cho thấy với nhà quản trị văn phòng m ột kỹ thúc đẩy tiến độ công việc , việc thành thạo kỹ tin h ọc văn phòng giúp cho việc cập nhật, quản lý thơng tin nhanh gọn, xác Khi mà thời đại ngày “Thế giới nằm m ười ngón tay 21 bạn”(Bill Gate) Hơn kỹ định 20% thành công việc quản trị Văn phòng - Kỹ ngoại ngữ: Một nhà quản trị văn phòng văn phòng trẻ đầy nhiệt huyết, tâm đắc với nghề giỏi chuyên mơn nghiệp vụ , giỏi vi tính chưa đáp ứng nhu cầu xã hội ngày Cần ph ải có kỹ ngo ại ng ữ thành thạo mà đặc biệt tiếng Anh – ngôn ngữ chung th ế gi ới Khi giỏi ngoại ngữ nhà quản trị văn phòng cập nhật khoa học cơng ngh ệ m ới nhanh hơn, giải công việc thuận lợi môi tr ường làm việc - Kỹ giao tiếp:Con người tổng hòa mối quan hệ Giao tiếp nhu cầu thiếu sống, người giaoa tiếp tốt ng ười có khả nhận thức, cảm nhận sử dụng phương tiện giao tiếp, kỹ giao tiếp (nghe, nói, đọc, viết) nhuần nhuyễn, thơng minh Biết dừng, biết ngừng, nghỉ chỗ, lúc Vấn đề kỹ với nhà quản trị văn phòng xã h ội hi ện giúp nhà quản trị mở rộng tầm nhìn, hiểu biết ngày n ười ta nhận sức mạnh mối quan hệ, mà có từ kỹ giao tiếp tốt kỹ quy ết đ ịnh 25% thành công công việc Trên thực tế, ứng viên tham gia vòng ển dụng nhà ển dụng thường đưa cấc câu hỏi như: “anh/ chị làm đ ể giao ti ếp cách có hiệu với người khác” nhà quản trị văn phòng có câu trả lời thơng minh họ có khả giao tiếp tốt Khi đưa thông điệp dạng khác nh ư: lời nói, th điện tử, thơng báo…mà người nhận hiểu cách xác hành đ ộng theo ý người truyền thông tin nhờ vào kỹ giao ti ếp b ằng hình thức nói, viết, lắng nghe ứng xử tốt - Kỹ thuyết trình đàm phán: Khi muốn cấp đơn vị khác hợp tác Sau hoàn thành phần đầu kế hoạch th ủ tục giấy t 22 nhà quản trị phải có buổi giải trình dự án, thuyết phục đối tác chấp thuận kỹ ảnh hưởng trực tiếp t ới 35% k ết qu ả công việc, lợi ích chung tồn cơng ty( Theo nghiên c ứu c nhà ngôn ngữ học Mỹ nhà lãnh đạo 500 Công ty hàng đầu th ế giới) Trước tính cần thiết u cầu với nhà Quản trị văn phòng là: • Cần phải chuẩn bị chu đáo công việc cần làm tr ước đàm phán, tránh rơi vào bất lợi Hiểu sở đàm phán hai bên có l ợi • Biết sử dụng kỹ thuật xử lý xung đột lợi ích bất c ứ hồn cảnh nào, nhà quản trị văn phòng phải biết xoay chuyển tình • Kết buổi thuyết trình, đàm phán thành cơng nhờ vào khả biết phương pháp làm đề nghị hấp dẫn h ơn trước đối t ượng giao tiếp - Kỹ lập kế hoạch: Là trình ấn định mục tiêu xác định phương pháp tốt để thực mục tiêu Nó giúp ng ười qu ản tr ị văn phòng liên hệ với phương tiện mục đích để hoạch định cơng việc tốt có tư hệ thống đ ể tiện liên h ệ tình quản lý Theo thống kê khảo sát tầm quan trọng kỹ nhà quản trị văn phòng m ột s ố doanh nghiệp kỹ chiếm 15% thành công công vi ệc Biết cách phối hợp nguồn lực tổ chức cách h ữu hiệu, mục tiêu, nhiệm vụ tổ chức để phối hợp với quản trị viên khác thực hiện, sẵn sang ứng phó với nh ững thay đ ổi c môi tr ường xã hội bên - Kỹ làm việc nhóm: Trong thời đại ngày khoa học – kỹ thuật phát triển yêu cầu làm việc nhóm cần thiết hết Đ ơn giản khơng hồn hảo hế, làm việc nhóm tập trung nh ững m ặt mạnh nhiều cá nhân bổ sung cho Hơn nữa, việc tổ chức nhóm làm việc theo hệ th ống r ất 23 khó mà nhà quản trị văn phòng cần phải nắm chắc, th ục kỹ 90% thành công nhờ sức mạnh đồng đội sức m ạnh tinh th ần Ở Việt Nam cụm từ “Team group” nghe nói nhiều việc vận dụng theo nghĩa th ực tế chưa có Chính thành cơng dự án làm việc nhóm s ự hỗ trợ c ph ận chuyên biệt hiệu - Kỹ giải vấn đề: Là tất cách thức, phương pháp tư khoa học, phân tích, nhận điịnh vấn đề đường h ướng luận cho m ột giải pháp hiệu nhà quản lý trước việc, tượng xã h ội, hiệu kỹ chiếm tới 20% giá trị tồn q trình gi ải quy ết công việc theo tiến độ kế hoạch Trong mặt đời sống hàng ngày đứng trước vấn đề cần giải quyết, điều đặc biệt cơng tác quản tr ị văn phòng – công việc làm dâu trăm họ Làm cách để giải hiệu công việc Thực tế cho thấy kỹ cần cho nhà quản tr ị văn phòng đứng trước vấn đề, kiện không bị lung túng, m h v ề phương pháp giải dù công việc khó dễ m ức độ nào, nhà qu ản trị văn phòng phải xác định được: • Tổ chức quản lý khoa học phòng làm việc: Tổ ch ức quản lý văn bản, gi tờ phương tiện, phương pháp đại nh ất, thuận l ợi cho q trình giải cơng việc • Tổ chức thu thập xử lý thông tin nhanh nhất, hiệu qảu nhất, kịp th ời nhất, chuyên nghiệp • Xây dựng phương pháp quản lý cá nhân, cán bộ, nhân viên chu ẩn hóa cơng việc, thời gian Ngồi ra, việc hiểu biết thêm số ngành luật kinh tế, th ương mại cần thiết có quan hệ chặ chẽ với chuyên ngành qu ản tr ị văn phòng mà nhà quản trị văn phòng cần phải bổ sung để đáp ứng nguồn nhân lực phương diện, môi trường làm việc chun mơn hóa cao 24 Tiểu kết Qua nội dung chương 2, người đọc hiểu rõ h ơn khái ni ệm vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Hi ểu sâu h ơn thực trạng quản lý điều hành hoạt động nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Để trở thành nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp cần phải đáp ứng số yêu cầu doanh nghiệp nh ư: có kỹ chun mơn nghiệp vụ, kỹ tổ ch ức ều hành, kỹ giao tiếp, kỹ ứng xử… 25 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ XÂY DỰNG HÌNH ẢNH NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP TRONG THỜI KỲ HỘI NHẬP 3.1 Nhận xét ưu nhược, điểm điểm nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp Cơng tác lãnh đạo điều hành đóng vị trí quan trọng hoạt động doanh nghiệp điều đồng nghĩa với việc vai trò nhà quản trị quan trọng Từ định hướng kết sản xuất kinh doanh đến lập chương trình dự án, tham mưu cho cấp trên, thu thập xử lý thông tin để báo cáo lên cấp Họ người trụ cột doanh nghiệp, lãnh đạo điều hành hoạt động công ty, chịu trách nhiệm hoạt động công ty với cấp Nhà quản trị văn phòng bước thích nghi với điều kiện quản lý Đã có lập trường quan điểm trị vững vàng Đã quán triệt thực nghị quyết, thị Đảng Nhà nước nghị vào sống Nhà quản trị văn phòng khơng ngừng rèn luyện, bồi dưỡng mặt, phát huy tính động sáng tạo, dám chịu trách nhiệm định Phương pháp phong cách làm việc khoa học, dân chủ Đội ngũ nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp động thích ứng nhanh với chế Đội ngũ quản trị lãnh đạo đa số biết chăm lo cho nghiệp chung công ty lối sống lành mạnh với người nỗ lực phấn đấu vượt trở ngại khó khăn đáp ứng yêu cầu đổi đặt nhằm làm tốt cơng tác lãnh đọa điều hành văn phòng công ty Về lực quản lý: Khả nắm bắt, dự báo, định, tính động sáng tạo, phương pháp phong cách làm việc, điều hành tổ chức khoa học hợp lý làm chức chun mơn khơng cứng nhắc quản lý Về kiến lực chun mơn: Trình độ hiểu biết, kinh nghiệm công 26 việc giao Khả nghiên cứu chuyên môn nghiệp vụ hướng dẫn nhân viên doanh nghiệp phát huy tốt Với thời đại bùng nổ thông tin việc cạnh tranh chất xám diễn liệt mà nhà quản trị văn phòng trình độ tin học biết ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào để đại hóa cơng tác văn phòng Cơng tác lãnh đạo điều hành nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp tương đối tốt Hầu hết doanh nghiệp có máy lãnh đạo văn phòng tương đối hồn thiện, hợp lý nhân cách bố trí hoạt động văn phòng doanh nghiệp Nhà quản trị văn văn phòng đóng vai trò quan trọng hoạt động cơng ty Vì đòi hỏi người lãnh đạo phải có đủ phẩm chất nhà quản trị văn phòng, “đức phải đơi với tài” Họ nhà quản trị văn phòng, cấp lãnh đạo trung gian cấp với cấp có kết nối khăng khít chặt chẽ với Họ trợ thủ đắc lực giúp lãnh đạo cấp cao quán xuyến công việc mà Giám đốc cấp đạo xuống Tham mưu cho Giám đốc, thu thập xử lý thông tin báo cáp lên Giám đốc kết sản xuất kinh doanh mặt khác Nhà quản trị văn phòng điều hành trực tiếp đạo cấp thực cơng việc cấp giao phó hoạt động hàng ngày công ty Nhà lãnh quản trị văn phòng biết chăm lo đến đời sống nhân viên công ty cách mức kích thích người lao động tinh thần lẫn vật chất Nhà quản trị văn phòng người kiểm tra đôn đốc hoạt động công ty với mục đích cuối kết đem lại Họ nhà lãnh đạo văn phòng cơng ty nên họ có mối quan hệ trao đổi thơng tin hoạt động văn phòng với nhau; bổ trợ tham mưu cho lãnh đạo cấp cao Bên cạnh cơng tác hậu cần cơng ty nhà quản trị văn phòng trực tiếp đạo mua sắm trang thiết bị, dụng cụ, bố trí xe… phục vụ cho hoạt động cơng ty Trong giao tiếp đói xử họ ln tỏ nhà quản trị văn phòng thời mới, giao tiếp ứng xử hòa nhã với tất người, hòa đồng với cơng nhiên 27 viên cơng ty Nhà quản trị văn phòng có phong cách làm việc hài hòa, cơng việc khơng cứng nhắc dập khuôn thực theo chức vụ thẩm quyền Vì hộ gặt hái khơng thành công công việc hiệu công ty Bên cạnh ưu điểm nhà quản trị văn phòng tồn số hạn chế như: Theo số liệu thống điều tra trình độ sử dụng máy vi tính trình độ ngoại ngữ (tiếng Anh) khoảng 500 cán lãnh đạo văn phòng doanh nghiệp có khoảng 52% biết ngoại ngữ tiếng Anh trình độ A trở lên 48,2% biế sửu dụng thành thạo máy vi tính Nhưng nghiên cứu mối quan hệ trình tin học với độ tuổi thấy 70% cán độ tuổi 45 khơng sử dụng máy tính Còn trình độ ngoại ngữ tiếng Anh cán trình độ C trở lên thấp Do doanh nghiệp phải có chương trình đào tạo bồi dưỡng thêm cho nhà quản trị văn phòng để lãnh đọa công ty chế thị trường theo hướng xã hội chủ nghĩa Về lực lãnh đạo quản lý: Đội ngũ lý điều hành văn phòng doanh nghiệp ngồi mặt mạnh tồn số mặt yếu, thực tế cho thấy họ chưa đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lãnh đạo quản lý cách Khi học trường xã hội chủ nghĩa họ đào tạo chuyên ngành hẹp, thiếu cách nhìn bao qt tồng diện, chưa có kinh nghiệm qua cơng tác sở cấp nên không hiểu rõ sở, cấp phải giải vấn đề cụ thể để thực thi có hiệu Nhưng phần chịu ảnh hưởng chế hành quan liêu, bao cấp cũ nên phương pháp tư thường thụ động, xuôi chiều, nặng nề trạng thái tĩnh, bao quát, thiếu đồng Khả thụ động, sáng tạo, ứng phó trước tình nhằm tìm giải pháp sắc sảo, khả thi tối ưu, nhằm tạo chất lượng hiệu cao lãnh đạo quản lý chưa nhiều Vì cần tìm giải pháp xây dựng đội ngũ quản trị văn phòng chủ chốt cấp người đứng đầu, đủ tiêu chuẩn nhà lãnh đọa điều hành văn phòng doanh nghiệp Chính ngun nhân kể trên, nói tình trạng chung 28 doanh nghiệp thiếu nhà quản trị văn phòng giỏi 3.2 Kiến nghị xây dựng hình ảnh nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp thời kỳ hội nhập Bước vào kỷ XXI, cách mạng khoa học – công nghệ đại, với việc xuất hàng loạt ngành khoa học – cơng nghệ cao, đưa xã hội lồi người sang kinh tế tri thức, sang xã hội thơng tin làm cho hoạt động trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng thay đổi Chính phủ điện tử thương mại điện tử đời Với bối cảnh quốc tế, nước với xu quốc tế hóa, tồn cầu hóa, khu vực hóa… Ngồi việc trang bị cho kỹ cần có nhà quản trị văn phòng(như nêu chương 2) với tình hình hội nhập kinh tế quốc tế buộc nhà quản trị văn phòng phải đổi cách tổ chức quản lý, đổi phong cách làm việc Do yêu cần khách quan, nhà quản trị trước hết phải đổi tư duy, đổi quan điểm… để xác định phương hướng, chủ trương, biện pháp…nhằm phát triển hướng cho đơn vị, sở Quan trọng phong cách đổi phong cách làm việc người lãnh đạo văn phòng Bởi phong cách làm việc coi nhân tố quan trọng quản lý khơng thể khoa học tổ chức quản lý mà thể tài trí hướng người nghệ thuật huy cuả người lãnh đạo Trong tình lãnh đạo tập thể khác kết cơng việc phần lớn phụ thuộc vào phương thức, phương pháp cách thức làm việc cần thiết để lãnh đạo đắn Nghệ thuật người quản lý thể chỗ biết lựa chọn cho phương thức cách làm việc tối ưu Phong cách làm việc tốt góp phần thực hợp lý có hiệu việc thực mục tiêu nhiệm vụ đề ngược lại phong cách làm việc chậm chễ khơng có khoa học khơng thực nhiệm vụ mục tiêu Trong nghiệp đổi đòi hỏi nhà quản trị văn phòng phải nhanh chóng sửa đổi lề lối làm việc, khắc phục biểu tiêu cực phong cách làm việc, thực đầy đủ yêu cầu phong cách Leeeninit 29 bối cảnh Vì nhà quản trị văn phòng phải suy nghĩ trước làm, lời nói đơi với việc làm, cần thống lý luận thực tiễn “Khơng có lý luận khơng có vận động cách mạng, lý luận khơng có có thực tiễn lý luận sng, thực khơng có lý luận thực tiễn mù” Nhà quản trị văn phòng cần nắm vững lý luận vận dụng quy luật khách quan quy luật kinh tế Nhà quản trị có nắm vững quy luật đổi tư có cách nghĩ, có cách hiểu làm việc đúng, nhiên nắm lý luận khơng có nghĩa xa rời thực tế, sáng tạo linh hoạt khơng có nghĩa bất chấp quy luật, bất chấp nguyên tắc Quần chúng không chấp nhận nhà quản trị văn phòng nói nhiều làm ít, lời nói khơng đơi với việc làm, nói đường làm nẻo bối cảnh nay, muốn lời nói đơi với việc làm nhà quản trị vanw phòng cần phải: - Vừa có đầu óc sáng tạo, vừa có đầu óc khoa học, vừa có đầu óc thực tế, tự suy nghĩ khơng dựa vào người khác, dám nghĩ, dám làm, dám chịu trách nhiệm trước người - Tránh thói xa hoa xa rời thực tế, tham lam viển vông, đề nhiều việc không phù hợp - Năng động, sáng tạo, dám nhìn thẳng vào thật, dũng cảm cương thay đổi chủ chương sách, biện pháp khơng phù hợp vơi thực tế, khơng có hiệu thiết thực Nhà quản trị văn phòng phải có phong cách làm việc tập thể, dân chủ, đoán dựa nguyên tắc tập trung dân chủ, đè cao tính tập thể quản lý với trách nhiệm cá nhân Trước định người cán quản lý cần điều tra nghiên cứu, thu thập thông tin, nắm chất tình hình việc Hồ Chủ Tịch nói: “Việc phải điều tra rõ ràng, cẩn thận phải làm đến nơi đến chốn Có hiểu rõ chất đặt sách đúng.” - Người quản trị văn phòng cần phải có phong cách làm việc sâu sát thực tế, dựa 30 vào quần chúng đòi hỏi người quản trị phải tăng cường liên hệ với nhân viên, cần có quy chế yêu cầu người quản trị phải sâu sát quần chúng, lắng nghe ý kiến cấp dưới, giải kịp thời công việc trước mắt - Phải có phong cách làm việc khiêm tốn, cởi mở, tiếp thu phê bình tự phê bình, nhà quản trị văn phòng cần phải lắng nghe ý kiến người khác, sẵn sãng phê bình tự phê bình Trong tình hình tự phê bình phê bình phương pháp tốt để đấu tranh chống lại chủ nghĩa cực đoan, chủ nghĩa quan liêu lề thói tệ hại khác Tự phê bình sở đảm bảo cho trình đổi phong cách làm việc có ý nghĩa thiết thực - Nhà quản trị cần phải có phong cách làm việc cần cù, tiết kiệm, tỷ mỉ chất lượng - Nhà quản trị văn phòng cần có phog cách làm việc kết hợp tính nguyên tắc cứng rắn với tính linh hoạt mềm dẻo xử lý công việc Trong bối cảnh nay, cần quan tâm đổi công tác cán Một mặt cần bổ sung cán trẻ có lực; mặt khác cần ý tới cơng tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ, lực quản lý, ngoại ngữ, kỹ thuyết phục, đàm phán với đối tác… Tiểu kết Tựu chung lại, chương đưa nhận xét mặt chưa nhà quản trị văn phòng việc quản lý điều hành hoạt động doanh nghiệp Từ yêu cầu doanh nghiệp thời kì hội nhập nhà quản trị văn phòng có thay đổi hình ảnh, trau dồi thêm kỹ năng, hiểu biết để thích ứng phát triển đất nước khu vực Đưa doanh nghiệp vào hoạt động đạt hiệu cao C KẾT LUẬN 31 Trong thời đại nay, muốn nâng cao hiệu qủa sản xuất kinh doanh doanh nghiệp có nhiều yếu tố then chốt để dẫn tới hiệu chất lượng công việc Một yếu tố tạo nên thành công vai trò nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp khơng thể phủ nhận điều họ người sống có lý tưởng, có tinh thần trách nhiệm cao, có trình độ chun mơn cao lực tổ chức giỏi, nhạy cảm mới, ln có sáng kiến tháo vát, biết đề định đắn, ý mức vấn đề hiệu vầ tìm tòi phương pháp tối ưu để đạt hiệu qảu với chi phí thấp Nhà quản trị văn phòng có vị trí quan trọng doanh nghiệp Họ người giúp Ban giám đốc điều hành công việc doanh nghiệp muốn họ cần phải có đủ tiêu chuẩn cần thiết để thích ứng với xu đại Do họ cần phải thay đổi cho phù hợp với thời kỳ hội nhập 32 DANH MỤC TÀI LIỆU TÀI LIỆU THAM KHẢO Các phong cách quản lý – Nhà xuất Khoa học kỹ thuật, 1993 Giáo trình Quản trị hành văn phòng, Nguyễn Hữu Thân NXB Thống kê 2000 Giáo trình Quản trị hành văn phòng, Mike Harvey, NXB Hồng Đức Giáo trình Quản trị văn phòng trường Trung học Lưu trữ nghiệp vụ văn phòng Trung ương I Giáo trình Quản trị văn phòng, Nguyễn Hữu Trí, NXB Khoa học kỹ thuật Giáo trình Quản trị doanh nghiệp, Lê Văn Tâm, NXB Giáo dục Nghệ thuật quản lý, NXB thành phố Hồ Chí Minh Tâm lý học quản lý nhà nước, Học viện trị quốc gia Hà Nội 33 PHỤ LỤC Sơ đồ văn phòng lý tưởng CHÁNH VĂN PHỊNG (TRƯỞNG PHỊNG) PHĨ VĂN PHỊNG HÀNH CHÍNH Lễ Văn Lưu Tân thư trữ Đánh máy nhận in văn phòng PHĨ VĂN PHỊNG QUẢN TRỊ Thơng tin Tổng hợp Thư Bảo Đội Tạp ký vệ xe vụ Y tế ... thống kê Việt Nam từ năm 20 05 đến 20 08 cho thấy số lượng doanh nghiệp tăng nhanh từ khoảng 11 vạn lên 20 vạn, tỷ trọng doanh nghiệp tư nhân giảm dần từ khoảng 30% xuống 20 %, tỷ trọng doanh nghiệp... đề làm rõ nội dung chương 11 CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÁC DOANH NGHIỆP HIỆN NAY 2. 1 Khái niệm nhà quản trị văn phòng doanh nghiệp 2. 1.1 Khái niệm Nhà quản trị người làm... bổ sung , đóng góp ý kiến thầy, cô bạn sinh viên Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 26 tháng 04 năm 20 17 Sinh viên Nguyễn Thị Chúc MỤC LỤC A MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Đất nước Việt Nam ngày phát