Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 3. Phương pháp nghiên cứu 2 4. Mục tiêu nghiên cứu 3 5. Đóng góp nghiên cứu 3 6. Cấu trúc đề tài 4 Chương 1.KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC 5 1.1. Giới thiệu chung về Viện Công Nghệ Sinh học. 5 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Viện Công nghệ Sinh học 6 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Công nghệ sinh học. 8 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Công nghệ sinh học 8 1.2.2. Cơ cấu tổ chức của Viện Công nghệ sinh học. 9 1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Viện Công nghệ sinh học. 9 1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng Viện Công nghệ sinh học. 9 1.3.2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Viện Công nghệ sinh học. 10 Chương 2.TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC 12 2.1. Cơ sở lý luận 12 2.1.2. Khái niệm 12 2.1.2. Vai trò của công tác văn thư lưu trữ 12 2.2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư – lưu trữ của Viện Công nghệ sinh học 13 2.2.1. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức thiết lập bộ phận văn thư lưu trữ 13 2.2.2 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tuyển dụng cán bộ văn thư lưu trữ 15 2.2.2.1. Căn cứ tuyển chọn 15 2.2.2.2. Quy trình tuyển chọn 16 2.2.3. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, xây dựng các văn bản của cơ quan về văn thư lưu trữ. 17 2.2.3.1. Về quy chế công tác văn thư, lưu trữ 17 2.2.3.2. Về các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ 17 2.2.4. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về văn thư lưu trữ. 18 2.2.4.1. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư – lưu trữ 18 2.2.4.2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong kiểm tra, đánh giá về công tác văn thư – lưu trữ 18 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC 20 3.1. Nhận xét, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại Viện Công nghệ sinh học. 20 3.1.1. Ưu điểm 20 3.1.2. Hạn chế 21 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ tại Viện Công nghệ sinh học 21 3.2.1. Đối với lãnh đạo văn phòng Viện Công nghệ sinh học 21 3.2.2. Đối với công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại Viện Công nghệ sinh học 22 3.2.3. Về trang thiết bị 23 PHẦN KẾT LUẬN 24
LỜI CAM ĐOAN Đây “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức quản lý Công tác văn thư, lưu trữ Viện Công nghệ sinh học ” cá nhân em thực Em xin cam đoan nghiên cứu em xin chịu toàn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu Hạ Long, ngày tháng năm 2017 Sinh viên LỜI CẢM ƠN Qua thời gian nghiên cứu, tìm hiểu đề tài “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức quản lý Cơng tác văn thư, lưu trữ Viện Công nghệ sinh học” Được hướng dẫn thầy ThS Nguyễn Đăng Việt – Giảng viên hướng dẫn môn Kỹ đánh giá kiểm tra Quản trị văn phòng giúp em hồn thành nghiên cứu Mặc dù hồn thành trình độ có hạn chế, tiếp xúc với thực tế nên khơng tránh khỏi thiếu sót Vậy em mong nhận góp ý, bảo để em khắc phục thiếu sót hồn thiện đề tài nghiên cứu Em xin chân thành cảm ơn thầy cô trang bị cho em kiến thức nghiệp vụ ban lãnh đạo, cán bộ, nhân viên văn phòng Viện Cơng nghệ sinh học tạo điều kiện giúp đỡ cho em hoàn thiện sâu nghiên cứu đề tài này./ Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu Đóng góp nghiên cứu Cấu trúc đề tài Chương KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC .5 1.1 Giới thiệu chung Viện Công Nghệ Sinh học 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Viện Công nghệ Sinh học .6 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện Công nghệ sinh học .8 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Viện Công nghệ sinh học 1.2.2 Cơ cấu tổ chức Viện Công nghệ sinh học 1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng Viện Công nghệ sinh học .9 1.3.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng Viện Cơng nghệ sinh học 1.3.2 Cơ cấu tổ chức văn phòng Viện Cơng nghệ sinh học .10 Chương TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC 12 2.1 Cơ sở lý luận 12 2.1.2 Khái niệm 12 2.1.2 Vai trò công tác văn thư lưu trữ 12 2.2 Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc đạo thực cơng tác văn thư – lưu trữ Viện Công nghệ sinh học 13 2.2.1 Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức thiết lập phận văn thư lưu trữ .13 2.2.2 Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tuyển dụng cán văn thư lưu trữ 15 2.2.2.1 Căn tuyển chọn 15 2.2.2.2 Quy trình tuyển chọn 16 2.2.3 Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức, xây dựng văn quan văn thư lưu trữ .17 2.2.3.1 Về quy chế công tác văn thư, lưu trữ 17 2.2.3.2 Về văn hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ 17 2.2.4 Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá văn thư lưu trữ 18 2.2.4.1 Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư – lưu trữ .18 2.2.4.2 Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng kiểm tra, đánh giá công tác văn thư – lưu trữ 18 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC 20 3.1 Nhận xét, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức, quản lý cơng tác văn thư – lưu trữ Viện Công nghệ sinh học 20 3.1.1 Ưu điểm 20 3.1.2 Hạn chế 21 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ Viện Công nghệ sinh học .21 3.2.1 Đối với lãnh đạo văn phòng Viện Cơng nghệ sinh học 21 3.2.2 Đối với công chức làm công tác văn thư, lưu trữ Viện Công nghệ sinh học 22 3.2.3 Về trang thiết bị .23 PHẦN KẾT LUẬN 24 LỜI MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Có thể nói vấn đề cơng tác văn, lưu trữ có vai trò quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Đối với hoạt động quản lý hành nhà nước nay, hầu hết cơng việc từ đạo, điều hành, định, thi hành lĩnh vực gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư, lưu trữ nói chung Cơng tác văn thư, lưu trữ góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thơng suốt, nâng cao hiệu quản lý hành nhà nước Đối với quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu quan trọng có giá trị Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Như biết, công tác văn thư, lưu trữ bao gồm nội dung như: Quản lý văn đến, văn đi, quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ… Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn đến, văn đi, quản lý, sử dụng dấu, phát hành văn trách nhiệm người làm văn thư; việc cho ý kiến đạo, phân phối giải văn đến, ký văn để phát hành thuộc thẩm quyền thủ trưởng quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ trách nhiệm cá nhân giao giải công việc… Như để thấy rằng, tất cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên quan, tổ chức tham gia thực nội dung công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công việc giao để khẳng định công việc riêng người làm văn thư Qua để thấy công tác văn thư công việc quan trọng phận khơng thể thiếu hoạt động quan nhà nước hay tổ chức, doanh nghiệp nào.Là phận có vai trò quan trọng nên đòi hỏi người lãnh đạo văn phòng người ln mang tinh thần trách nhiệm cao, nắm vững kỹ tổ chức công việc văn phòng quan đó, kỹ quan trọng kỹ tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan Tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan là trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức, thiết lập phận văn thư, lưu trữ; tuyển chọn cán văn thư, lưu trữ; tổ chức xây dựng văn quan tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ Xuất phát từ tầm quan trọng, tính thực tế đề tài qua thời gian tìm hiểu với kiến thức học trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức quản lý Cơng tác văn thư, lưu trữ Viện Công nghệ sinh học” để làm thi kết thúc học phần Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng” Đối tượng phạm vi nghiên cứu 2.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu mà đề tài hướng tới trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức quản lý Cơng tác văn thư, lưu trữ Viện Công nghệ sinh học 2.2 Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng công tác kiểm tra đánh giá công tác văn thư, lưu trữ trách nhiệm lãnh đạo Viện Công nghệ sinh học Phương pháp nghiên cứu Bài “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác tổ chức quản lý Công tác văn thư, lưu trữ Viện Công nghệ sinh học” em có sử dụng kết hợp nhiều phương pháp với nhau, kể đến số phương pháp chủ đạo : - Phương pháp nghiên cứu tài liệu; - Phương pháp quan sát; - Phương pháp tổng kết kinh nghiệm; - Phương pháptổng hợp – thống kê; Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu chung nghiên cứu khoa học nhằm: Cung cấp thông tin thực trạng, kiểm tra, đánh giá đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức quản lý Công tác văn thư, lưu trữ Viện Công nghệ sinh học - Mục tiêu cụ thể: + Tìm hiểu trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ Viện Công nghệ sinh học + Đánh giá thực tiễn trách nhiệm lãnh đạo quan công tác + Đưa số đề xuất nhằm góp phần nâng cao trách nhiệm lãnh đạo văn phòng Viện Cơng nghệ sinh học tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ Đóng góp nghiên cứu a) Ý nghĩa lý luận: - Hiểu rõ trách nhiệm người lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ b) Ý nghĩa thực tiễn: - Đánh giá cách khách quan, từ đưa giải pháp giúp nâng cao trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ Viện Công nghệ sinh học - Là tư liệu tham khảo ứng dụng vào thực tiễn, góp phần nâng caocao trách nhiệm lãnh đạo văn phòng Viện Cơng nghệ sinh học tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ đơn vị doanh nghiệp khác Cấu trúc đề tài Ngoài phần : Mở đầu, Kết luận ; Lời cảm ơn, Danh mục tài liệu tham khảo; Phụ lục bố cục đề tài nghiên cứu bao gồm 03 chương: Chương 1: Khái quát tổ chức hoạt động Viện Công nghệ sinh học Chương 2: Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ Viện Công nghệ sinh học Chương 3: Nhận xét, đánh giá đưa giải pháp nâng cao trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ Viện Công nghệ sinh học Chương KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC 1.1.Giới thiệu chung Viện Công Nghệ Sinh học Viện Công nghệ sinh học (Institute of Biotechnology, IBT), trực thuộc Viện Hàn lâm Khoa học Công nghệ Việt Nam (Vietnam Academy of Science and Technology, VAST), viện nghiên cứu đầu ngành công nghệ sinh học Việt Nam Viện có đội ngũ đơng đảo nhà khoa học đào tạo chuyên sâu nước lĩnh vực khác cơng nghệ sinh học đại Nhiệm vụ Viện nghiên cứu vấn đề khoa học công nghệ thuộc lĩnh vực: công nghệ gen, công nghệ tế bào động vật, công nghệ tế bào thực vật, công nghệ vi sinh, công nghệ protein enzyme, công nghệ sinh học môi trường, công nghệ sinh học biển, công nghệ vật liệu sinh học, công nghệ sinh học nano, công nghệ sinh – y học, tin sinh học lĩnh vực khác có liên quan Viện đơn vị triển khai, ứng dụng chuyển giao kết nghiên cứu khoa học công nghệ mới; tổ chức sản xuất, kinh doanh, tư vấn, dịch vụ công nghệ sinh học lĩnh vực liên quan vào thực tiễn sản xuất đời sống, góp phần xây dựng phát triển ngành cơng nghiệp sinh học Viện sở đào tạo nhân lực khoa học cơng nghệ có trình độ cao, tổ chức đào tạo sau đại học tham gia đào tạo đại học sinh học công nghệ sinh học Viện cung cấp thông tin, tư vấn, bồi dưỡng nâng cao trình độ cán lĩnh vực sinh học công nghệ sinh học Viện tiến hành nhiệm vụ hợp tác quốc tế sinh học công nghệ sinh học lĩnh vực liên quan: trao đổi cán bộ; cử cán đào tạo ngắn hạn dài hạn (thực tập sinh, thạc sỹ, tiến sỹ sau tiến sỹ); tham gia chương trình/dự án hợp tác khoa học cơng nghệ với nước; tham gia tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế đạo Viện, đồng thời thực tổng hợp, bao quát công việc chung tồn Viện Ngồi thực chức tham mưu, đảm bảo cung cấp thông tin cho Viện trưởng toàn quan - Nhiệm vụ: + Đảm bảo cơng tác hành chính, văn thư lưu trữ.Thanh toán lương, phụ cấp, tiền đề tài khoa học cấp, hợp đồng nghiên cứu, dự án nước ngoài, hợp đồng triển khai sản xuất, hợp đồng dịch vụ khoa học kỹ thuật + Đảm bảo công tác tổ chức, tăng lương, thuyên chuyển công tác, nghỉ hưu, ốm đau, thai sản, miễn nhiệm, bổ nhiệm cán bộ, cơng tác thi đua, thực sách bảo hiểm xã hội Bảo hiểm y tế + Thực công tác đào tạo chung Viện nhiệm vụ Đào tạo sau đại học (bậc Tiến sĩ) + Đảm bảo công tác hợp tác quốc tế thủ tục cán công tác, học tập nước ngồi, đón tiễn khách nước ngồi, hội nghị quốc tế, tập huấn kỹ thuật + Đảm bảo công tác xây dựng bản, sửa chữa nhỏ + Quản lý kinh phí hành nghiệp.Quản lý cơng sản.Làm kế hoạch tổng hợp báo cáo hoạt động đơn vị viện.Tham mưu nghiệp vụ cho Lãnh đạo viện 1.3.2 Cơ cấu tổ chức văn phòng Viện Cơng nghệ sinh học Văn phòng Viện cơng nghệ sinh học gồm có: - Lãnh đạo Phòng gồm: Trưởng phòng phụ trách cơng việc chung phòng; Phó phòng, Phó phòng phụ trách cơng tác Kế tốn - Tài cho tồn Viện Phó phòng phụ trách mảng nghiên cứu khoa học giúp số việc cho Trưởng phòng đồng thời thay mặt Trưởng phòng quản lý ký số văn trưởng phòng vắng - Bộ phận Tài - kế toán: cán - Bộ phận Tổ chức cán bộ: cán - Bộ phận Quản lý khoa học: cán - Bộ phận Đào tạo: cán 10 - Bộ phận Hợp tác Quốc tế: cán - Bộ phận Quản lý công sản: cán - Bộ phận Văn thư: cán - Bộ phận Tạp vụ, lái xe: cán 11 Chương TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TẠI VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC 2.1 Cơ sở lý luận 2.1.2 Khái niệm - Văn thư: từ gốc Hán, dùng để loại văn bản, giấy tờ “Văn” có nghĩa văn tự, “thư” có nghĩa thư tịch Theo quan niệm triều đại phong kiến trước làm cơng tác văn thư tức làm cơng việc có liên quan đến văn tự, thư tịch Ngày nay, khái niệm văn thư khơng xa lạ quan, tổ chức tất quan nói chung cụ thể Viện Công nghệ sinh học sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp thức với Làm công việc soạn thảo văn bản, quản lý văn tức làm công tác văn thư - Từ khái niệm Văn thư định nghĩa Công tác văn thư: hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc Viện Công nghệ sinh học - Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất lý luận thực tiễn pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu cá nhân 2.1.2 Vai trò cơng tác văn thư lưu trữ Công tác văn thư – lưu trữ thiếu hoạt động quan, tổ chức nhà nước hay doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ muốn thực chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày Do đó, vai trò công tác văn thư – lưu trữ quan trọng thể điểm sau: 12 - Góp phần quan trọng đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hố, xã hội Đồng thời, cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan - Giúp cho cán bộ, công nhân viên nâng cao hiệu suất công việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu - Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực quan, tổ chức Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát - Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức bí mật quốc gia Từ quan điểm thấy quan tâm làm tốt công tác văn thư góp phần bảo đảm cho hoạt động quản lý thông suốt, nâng cao hiệu quản thúc đẩy nhanh chóng hiệu cơng việc Vì vậy, quan, tổ chức cần phải có nhận thức đắn về vị trí vai trò cơng tác văn thư để đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư quan, đơn vị vào nề nếp nâng cao hiệu quản lý quan, đơn vị 2.2 Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc đạo thực cơng tác văn thư – lưu trữ Viện Công nghệ sinh học 2.2.1 Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác tổ chức thiết lập phận văn thư lưu trữ Văn phòng Viện Cơng nghệ sinh học nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý quan dự án hoạt động, tạo điều kiện tốt cho việc tham mưu tổng hợp cho lãnh đạo thơng tin xử lý nhanh nhất, có hiệu công việc chăm lo cho lĩnh vực dịch vụ, hậu cần, đảm bảo điều kiện sở vật chất cho hoạt động quan 13 Tại Viện Công nghệ sinh học, phận văn thư - lưu trữ thuộc phòng Quản lý tổng hợp phụ trách Trong Trưởng phòng người đứng đầu, người quản lý hoạt động văn thư – thư lưu trữ phận để báo cáo lên lãnh đạo quan, tham mưu, trợ giúp cho lãnh đạo xây dựng phận văn thư – lưu trữ thực theo quy định pháp luật văn thư – lưu trữ -Tổ chức văn thư Viện Công nghệ sinh học tổ chức theo dạng văn thư tập trung Trước người làm cơng tác văn thư chưa có nghiệp vụ cơng tác văn thư Viện so với lý thuyết học có thực chưa đầy đủ, chưa vào nề nếp.Việc quản lý công văn đi, đến chưa chặt chẽ, khơng nắm tình hình cơng văn đi-đến, làm khó khăn cho việc tra tìm Văn trình bày chưa thể thức, chưa lập danh mục hồ sơ hồ sơ công việc, không thực nguyên tắc lưu 01 văn thư nguyên tắc nộp lưu tài liệu vào phòng lưu trữ quan… - Thực quy định nhà nước cán làm công tác văn thư phải trình độ chun mơn phải có chứng nhận cơng tác văn thư lưu trữ Vì vậy, đầu năm 2007 quan tâm Lãnh đạo Viện, Phòng Quản lý tổng hợp tuyển cán làm văn thư lưu trữ theo chuyên ngành Hiện nay, Viện có cán biên chế văn thư chuyên trách Do đặc thù viện nghiên cứu Viện khơng tổ chức văn thư riêng cho đơn vị trực thuộc, thay vào cán văn thư chuyên trách Viện có trách nhiệm hướng dẫn cán viện soạn thảo văn bản, ban hành văn văn thư, lưu trữ giúp cán viện tiếp nhận với văn quy định nhà nước văn thư lưu trữ Tuy nhiên việc không bố trí cán văn thư cho đơn vị trực thuộc có nhiều khó khăn, hầu hết cán chủ yếu đào tạo lĩnh vực nghiên cứu q trình soạn thảo văn nhiều sai sót Trưởng phòng Quản lý tổng hợp tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo quan xây dựng phận lưu trữ gồm 01 cán làm công tác lưu trữ, đồng thời đạo, kiểm tra, hướng dẫn tổ chức việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu 14 trữ hành; Cơng tác lưu trữ Văn phòng lãnh đạo văn phòng quan tâm đạo thực tương đối tốt Kho lưu trữ rộng, đảm bảo điều kiện nhiệt độ, độ ẩm, tránh ánh sáng, mưa lũ, hạn chế cháy nổ, tác động côn trùng Tài liệu bảo quản kho lưu trữ, sử dụng trang thiết bị, biện pháp bảo quản khoa học đảm bảo thời hạn bảo quản, tình trạng vật lý tài liệu, khơng để tài liệu bị ố, nấm mốc, mờ… Thường xuyên làm vệ sinh kho quét dọn, hút ẩm… Các phương tiện, dụng cụ phục vụ công tác lưu trữ trang bị đầy đủ đại đảm bảo hiệu giải công việc quan 2.2.2 Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tuyển dụng cán văn thư lưu trữ 2.2.2.1 Căn tuyển chọn Quá trình tuyển chọn cán văn thư – lưu trữ Viện Công nghệ sinh học trình đánh giá người dự tuyển theo khía cạnh khác để tìm người phù hợp với cơng việc Trong tuyển chọn cán bộ, Phó Phòng Quản lý tổng hợp người xây dựng tham mưu cho lãnh đạo quan việc tuyển dụng, xác định vị trí thiếu, cơng việc yêu cầu người ứng tuyển trình độ chuyên môn, kỹ nghiệp vụ Căn vào khối lượng yêu cầu công việc để lãnh đạo văn phòng đề xuất lãnh đạo quan tuyển dụng thêm cán văn thư – lưu trữ Hình thức tuyển dụng chủ yếu qua đơn xin việc, trắc nhiệm trình độ chun mơn để tiến hành tuyển chọn Quá trình tuyển chọn yêu cầu: - Độ tuổi: Đủ 18 tuổi trở lên; - Trình độ văn hóa: Tốt nghiệp trung học phổ thơng; - Trình độ chun mơn: Tốt nghiệp trung cấp chun nghiệp trở lên ngành đào tạo hành văn phòng; văn thư – lưu trữ; - Trình độ tin học: Có chứng tin học văn phòng trình độ A trở lên; 15 2.2.2.2 Quy trình tuyển chọn Nơi dung quy trình tuyển dụng Viện Cơng nghệ sinh học việc tuyển chọn cán văn thư – lưu trữ sau: Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng Xác định tiêu chuẩn vị trí cơng việc văn thư – lưu trữ, lãnh đạo văn phòng xây dựng mơ tả cơng việc nộp cho lãnh đạo quan; Xác định tiêu chuẩn cá nhân người thực cơng việc phải có trình độ chun mơn, nghiệp vụ phù hợp văn thư – lưu trữ với vị trí cán phụ trách Bước 2: Thông báo tuyển dụng - Tại Viện Công nghệ sinh học, thông báo tuyển dụng thực hình thức yết thị quan, quảng cáo tivi, báo đài; thông qua trung việc làm; trang mạng xã hội trang web Cơ quan - Lãnh đạo văn phòng tham mưu cho lãnh đạo quan thông báo tuyển dụng ngắn gọn đầy đủ thông tin về: độ tuổi, giới tính, trình độ học vấn, kỹ tin học, sức khỏe, lương Bước 3: Thu hồ sơ, nghiên cứu loại bỏ hồ sơ không đáp ứng yêu cấu Lãnh đạo văn phòng đạo cho cán chun mơn văn phòng trực tiếp xem xét loại bỏ hồ sơ không hợp lệ, không đủ yêu cầu đặt Bước 4: Thông báo cho ứng viên tổ chức thi tuyển Trưởng Phòng đạo cán chun mơn xây dựng đề thi sát hạch kiểm tra trình độ chun mơn người ứng tuyển trình Trưởng phòng xem xét trình lên lãnh đạo quan để xin ý kiến kiểm duyệt Tổ chức thi tuyển theo hình thức làm kiểm tra trình độ chun mơn nghiệp vụ văn thư – lưu trữ; kỹ sử dụng thành thạo tin học; sử dụng thiết bị văn phòng Bước 5: Ra định tuyển dụng Sau thực bước trên, Trưởng phòng lựa chọn người phù hợp với với vị trí, u cầu cơng việc đè xuất lãnh đạo quan để 16 định tuyển dụng Khi tuyển chọn người phù hợp, lãnh đạo văn phòng bố trí cơng việc cho họ, đảm bảo cấu cân đối, phù hợp 2.2.3 Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức, xây dựng văn quan văn thư lưu trữ Lãnh đạo văn phòng làm tốt trách nhiệm việc đạo thực công tác văn thư – lưu trữ quan Công tác văn thư – lưu trữ quan tâm đạo thực nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo công văn, giấy tờ Cơ quan lưu thơng Hàng năm, Trưởng phòng Quản lý tổng hợp lên kế hoạch đạo công tác văn thư việc ban hành văn quy định cơng tác văn thư, soạn thảo văn cho tồn Viện để phù hợp với quy định Nhà nước công việc quan 2.2.3.1 Về quy chế cơng tác văn thư, lưu trữ Trưởng phòng Quản lý tổng hợp tham mưu đề xuất cho lãnh đạo quan ban hành Quy chế công tác văn thư – lưu trữ cho quan để hoạt động công tác vào nếp thống nhất, hiệu Về Quy chế gồm chương, 38 điều quy định tương đối đầy đủ phạm vi, đối tượng áp dụng nội dung công tác văn thư, lưu trữ Việc Quy chế đời chứng tỏ bước tiến dài nhận thức lãnh đạo Viện tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi để công tác văn thư lưu trữ Viện Công nghệ sinh học vào nề nếp, hoạt động có hiệu cao 2.2.3.2 Về văn hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ Quy trình soạn thảo ban hành văn Viện thực theo quy định nhà nước sở Nghị định 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ Thơng tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005, Thông tư 01/2011/TT-BNV 19/01/2011 Bộ Nội vu quy định kỹ thuật trình bày văn quan hành nhà nước Cơng văn số 191/CNSH ngày 05/6/2008 quy định thể thức trình ký văn bản, Thông báo số 77/TB-CNSH ngày 10/3/2009 phân cơng ký văn tài Lãnh đạo văn phòng ln có tinh thần trách nhiệm, nhiệt tình việc 17 hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ cho cán bộ, công nhân viên chức thực nghiệp vụ có liên quan 2.2.4 Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá văn thư lưu trữ 2.2.4.1 Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư – lưu trữ Nhận thức ý nghĩa quan trọng công tác văn thư hoạt động quản lý nói riêng hoạt động tồn quan nói chung, lãnh đạo văn phòng Viện có quan tâm có biện pháp đề xuất cho lãnh đạo đạo phù hợp để thúc đẩy phát triển công tác văn thư Sự đạo thể qua hình thức như: + Phổ biến,chỉ đạo thực nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ Thực theo văn quy phạm pháp luật nhà nước công tác văn thư – lưu trữ văn hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ Viện Cơng nghệ sinh học, lãnh đạo văn phòng ln có ý thức đạo, cập nhật bổ biến văn hướng dẫn thực công tác văn thư – lưu trữ quan + Tập huấn hướng dẫn thực nghiệp vụ theo quy định văn thưlưu trữ: Việc tập huấn hướng dẫn quy trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ Viện Công nghệ sinh học thường thự lãnh đạo văn phòng cập nhật quy định theo quy định pháp luật, quy chế, quy định, hướng dẫn quan, quy định văn thư – lưu trữ thường sửa đổi, bổ sung theo thời gian Căn theo tình hình thực tế mà lãnh đạo tổ chức, đạo tập huấn trường hợp để bổ sung kiến thức để trang bị kiến thức 2.2.4.2 Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng kiểm tra, đánh giá công tác văn thư – lưu trữ + Kiểm tra, giám sát: Công tác kiểm tra, đánh giá công tác văn thư – lưu trữ Viện thường lãnh đạo văn phòng tổ chức đạo thực vào cuối năm để tổng kết thành quả, kiểm tra sai phạm để khắc phục 18 Trên thực tế, lãnh đạo văn phòng có quan tâm đến vấn đề hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ quan, nhiều yếu tố, tình trạng sai phạm thực công tác văn thư thường diễn không cán văn thư thực chức trách mình, ví dụ soạn thảo văn chưa xác thể thức văn thư quan đóng dấu bỏ qua số sai phạm, chưa thật trọng đến quy chế, quy định Điều cho thấy quy chế lỏng lẻo, chưa đủ mạnh, ý thức chủ quan cán văn thư coi nhẹ lỗi sai, từ dẫn đến yêu cầu đặt lãnh đạo văn phòng cần sai phạm để văn thư quan rút kinh nghiệm, khắc phục, đưa hình thức xử phạt hợp lý Nhờ có hoạt động kiểm tra giám sát lãnh đạo văn phòng mà hoạt động phận văn thư – lưu trữ Viện Công nghệ sinh học ngày vào nếp + Công tác đánh giá, thi đua – khen thưởng: Trên sở công tác kiểm tra, giám sát, lãnh đạo ln có nhìn khách quan, công công tác đánh giá Là người lãnh đạo phận Văn phòng quan, Trưởng phòng Quản lý tổng hợp người đưa tiêu đánh giá xếp loại cán bộ, công chức văn phòng, bao gồm phận văn thư – lưu trữ chuyên trách theo thời gian 06 tháng lần, năm hai lần đánh giá Từ cơng tác đánh tìm hạn chế công tác văn thư – lưu trữ để đạo khắc phục phương pháp đánh vào thi đua, khen thưởng, hạ thi đua đơn vị làm sai văn bản, không nộp văn đầy đủ, Bên cạnh nêu gương khen thưởng cá nhân, phận hoàn thành tốt nhiệm vụ, thực quy chế, hướng dẫn quan, nâng cao tinh thần trách nhiệm cá nhân việc thực nhiệm vụ 19 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI VIỆN CÔNG NGHỆ SINH HỌC 3.1 Nhận xét, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức, quản lý cơng tác văn thư – lưu trữ Viện Công nghệ sinh học 3.1.1 Ưu điểm - Công tác văn thư Lãnh đạo Văn phòng Cơ quan quan tâm đạo thực nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo cơng văn, giấy tờ Cơ quan lưu thông Đồng thời cung cấp thơng tin đầy đủ, xác, bảo mật, bảo đảm cho công việc Cơ quan theo đường lối, sách chế độ Các quy trình tiếp nhận văn đến thực đầy đủ nghiêm túc Các văn quản lý cách chặt chẽ Trước văn gửi xem xét kỹ toàn diện thể thức nội dung, xem có soạn thảo văn quy trình khơng, đóng dấu, vào sổ văn đi…để hạn chế tối đa sai sót xảy lưu văn phục vụ cho việc bổ sung văn bản, truy cứu, tra tìm cần thiết - Lãnh đạo văn phòng ý thức ý nghĩa phân công rõ ràng, công tác văn thư lưu trữ luôn gắn liền liên quan tới lãnh đạo tổ chức phân công cán chuyên môn phụ trách công việc, tránh trường hợp quy trách nhiệm khơng - Lãnh đạo văn phòng tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo quan ban hành quy chế công tác văn thư – lưu trữ Lãnh đạo văn phòng quan tâm đến việc ban hành văn để quản lý, đạo công tác Trong văn quan trọng tạo sở cho việc thiết lập, quản lý tổ chức thực hoạt động văn thư – lưu trữ Viện điều chỉnh cách tương đối đầy đủ, tồn diện cụ thể cơng tác văn thư, lưu trữ - Lãnh đạo văn phòng quan tâm tới việc đạo, tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, nên công tác thực tương đối tốt Đến cán làm công tác văn thư – lưu trữ cử học số lớp bồi dưỡng ngắn hạn nghiệp vụ văn thư Công tác soạn thảo ban hành văn bước đầu 20 vào nề nếp - Công tác lưu trữ trang bị đầy đủ, đại bảo đảm hiệu giải công việc Hồ sơ lưu trữ Cơ quan xếp, bố trí gọn gàng, ngăn nắp theo quy định, tương đối khoa học 3.1.2 Hạn chế - Công tác kiểm tra, đánh giá hiệu công tác văn thư – lưu trữ chưa lãnh đạo thực nghiêm túc, phần chế tài chưa đủ mạnh ý thức chấp hành cán chuyên môn chưa thật cao, số đơn vị làm sai văn văn thư trả làm lại khơng có biện pháp xử lý, nhân viên văn thư phát lỗi sai thể thức, phơng chữ đóng dấu vào văn mà khơng có ý kiến tham mưu, góp ý cho lãnh đạo văn phòng Điều cho thấy lãnh đạo văn phòng chưa đủ sát xao chưa đưa chế tài đủ mạnh để nâng cao hiệu cơng tác - Lãnh đạo văn phòng chưa quan tâm đến việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư - lưu trữ Viện Cơng nghệ sinh học Vì vậy, việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin hạn chế, sở hạ tầng cơng nghệ thơng tin hình thành, chưa đồng bộ, lãnh đạo văn phòng chưa đề xuất phổ biến, áp dụng rộng rãi, từ dẫn đến hiệu khơng cao Việc quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ áp dụng theo phương pháp truyền thống nhiều thời gian mà không hiệu - Trong việc kiểm tra, đánh giá thi đua, khen thưởng, xử lý vi phạm công tác văn thư – lưu trữ chưa lãnh đạo văn phòng tiến hành thường xuyên, nghiêm túc 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ Viện Công nghệ sinh học 3.2.1 Đối với lãnh đạo văn phòng Viện Cơng nghệ sinh học Để phát huy kết đạt khắc phục tồn nhằm làm cho công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ ngày hoàn thiện trách nhiệm lãnh đạo văn phòng ngày nâng cao, phục vụ đắc 21 lực cho hoạt động đạo, điều hành Lãnh đạo Viện Công nghệ sinh học, em xin đưa số giải pháp: - Tổ chức đạo, phổ biến quy chế văn thư – lưu trữ, văn hưởng dẫn quan nghiệp vụ văn thư – lưu trữ cho cán bộ, công chức Viện Chỉ đạo thực nghiêm chỉnh theo quy định pháp luật quan văn thư – lưu trữ; - Tăng cường kiểm tra, đánh giá , có biện pháp xử lý kịp thời với hành vi sai phạm Song song với đánh giá, khen thưởng cán bộ, công nhân viên thực tốt theo quy định quan, có đóng góp việc xây dựng công tác văn thư – lưu trữ vào nếp Viện Công nghệ sinh học - Xây dựng phương án tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo quan đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào thực nghiệp vụ văn thư – lưu trữ để góp phần xây dựng cơng tác văn thư – lưu trữ ngày đại, tiến bộ, giúp lãnh đạo văn phòng quản lý cơng tác cách hiệu 3.2.2 Đối với công chức làm công tác văn thư, lưu trữ Viện Công nghệ sinh học - Công chức văn thư – lưu trữ phải tự đánh giá hoạt động vai trò cơng tác văn thư – lưu trữ sợi đỏ xuyên suốt trình hoạt động quan, mà thiếu hoạt động quan bị trì trệ Từ có tư tưởng vững vàng, quan điểm quán nhận thức đắn theo đạo lãnh đạo văn phòng - Cơng chức văn thư – lưu trữ thường xuyên cập nhật, tiếp tục nghiên cứu, nắm vững văn quy phạm pháp luật hành văn thư – lưu trữ, phát huy thực hoạt động nghiệp vụ theo quy định nhà nước, đồng thời phổ biến quy định đến cán bộ, công chức Viện Công nghệ sinh học - Không ngừng học hỏi nâng cao trình độ rèn luyện kỹ năng, phẩm chất cần có cơng chức văn thư –lưu trữ kỹ sử dụng thành thạo máy vi tính, kỹ sử dụng phương tiện kỹ thuật văn phòng đại, rèn luyện phong cách làm việc nhanh nhẹn, xác, tinh thần trách nhiệm cơng 22 việc 3.2.3 Về trang thiết bị - Sắp xếp chỗ làm việc cho người độc lập, có khơng gian làm việc riêng không gian mở, bảo đảm khơng gian văn phòng thống đãng, thẩm mỹ, hạn chế loại dây kỹ thuật chằng chịt; - Ứng dụng cơng nghệ thơng tin, trang thiết bị Văn phòng đại vào công tác quản lý văn bản; - Nâng cao chất lượng tốc độ đường truyền internet, giúp cơng việc giải dễ dàng nhanh chóng; - Tổ chức phòng làm việc khoa học với đầy đủ tiện nghi, phục vụ nhu cầu công việc, tạo môi trường làm việc công sở đảm bảo sức khoẻ lẫn tinh thần cho cán bộ, nhân viên… 23 PHẦN KẾT LUẬN Qua thành tích mà Viện Cơng nghệ sinh học đạt năm qua ta thấy cố gắng nỗ lực Cán bộ, viên chức Cơ quan đáng kể, đánh dấu lên Việntrong thời kỳ khó khăn Qua thời gian nghiên cứu tìm hiểu “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức quản lý Công tác văn thư, lưu trữ Viện Công nghệ sinh học Được quan tâm giúp đỡ tận tình anh, chị,cơ, Văn phòng bảo thầy giúp em hồn thành tập Mặc dù hồn thành trình độ có hạn chế, tiếp xúc với thực tế nên khơng tránh khỏi thiếu sót Vậy em mong thầy cô giáo anh, chị, cơ, chú Văn phòng Cơ quan bảo cho em khắc phục thiếu sót hồn thiện báo cáo thựuc tập Em xin chân thành cảm ơn thầy cô trang bị cho em kiến thức nghiệp vụ ban lãnh đạo, anh, chị, cô, Phòng Quản lý tổng hợp tạo điều kiện giúp đỡ cho em hoàn thiện sâu nghiên cứu tập này./ Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2017 Sinh viên 24 ... học tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ đơn vị doanh nghiệp khác Cấu trúc đề tài Ngoài phần : Mở đầu, Kết luận ; Lời cảm ơn, Danh mục tài liệu tham khảo; Phụ lục bố cục đề tài nghiên... đỡ tận tình anh, chị,cơ, Văn phòng bảo thầy giúp em hồn thành tập Mặc dù hồn thành trình độ có hạn chế, tiếp xúc với thực tế nên khơng tránh khỏi thiếu sót Vậy em mong thầy cô giáo anh, chị, cô,... công tác văn thư công việc quan trọng phận khơng thể thiếu hoạt động quan nhà nước hay tổ chức, doanh nghiệp nào.Là phận có vai trò quan trọng nên đòi hỏi người lãnh đạo văn phòng người ln mang