Đang tải... (xem toàn văn)
Cùng với sự phát triển của nền kinh tể đất nước trong những năm qua, các doanh nghiệp Việt Nam cũng đang có những bước phát triển mới và đóng góp phần nào trong sự phát triển chung của đất nước. Mỗi một doanh nghiệp tồn tại và phát triển vì nhiều mục tiêu khác nhau, song mục tiêu quan trọng nhất là tối đa hóa giá trị tài sản cho các chủ sở hữu. Việc sử dụng tài sản sao cho hiệu quả và giúp cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục với hiệu quả cao nhất là một vấn đề cấp thiết đang được đặt ra. Để từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp và làm tăng giá trị tài sản của chủ sở hữu. Nước ta gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO là bước ngoặt cho sự phát triển kinh tế, nó tạo ra những cơ hội lớn và bên cạnh đó là những thách thức với mỗi doanh nghiệp, các doanh nghiệp sẽ phải đương đầu với sự cạnh tranh ngày càng gay gắt. Trong thời kỳ nền kinh tế hội nhập như hiện nay, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển bền vững cần phải có chiến lược và bước đi thích hợp. Trước tình hình đó, vấn đề nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ngày càng được quan tâm. Công ty Cổ Phần Xây Lắp và Sản Xuất Công Nghiệp trực thuộc tổng công ty xây dựng công nghiệp Việt Nam, là đơn vị xây lắp công nghiệp dân dụng nên hoạt động chủ yếu là xây dựng các công trình thuộc Bộ Công Nghiệp và ngành công nghiệp, chế tạo máy, làm đường, mua bán nhập khẩu thiết bị, sản xuất vật liệu xây dựng...Trong những năm qua, công ty đã quan tâm đến vấn đề hiệu quả sử dụng tài sản và đạt được những thành công nhất định. Nhờ đó, khả năng cạnh tranh và uy tín của công ty ngày càng được nâng cao. Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan, hiệu quả sử dụng tài sản vẫn còn thấp so với mục tiêu đã đề ra. Vì vậy, trước yêu cầu đổi mới và thị trường ngày càng biến động, để có thể đứng vững và tạo vị thế trên thị trường trong môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt, việc nâng cao hiệu qả sử dụng tài sản là một trong những vấn đề cấp thiết đối với công ty. Chính vì vậy, trong thời gian thực tập tại công ty Cổ Phần Xây Lắp và Sản Xuất Công Nghiệp, trên cơ sở tìm hiểu hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đồng thời nhận thấy tầm quan trọng của việc sử dụng tài sản. Em đã chọn đề tài: ‘’ Nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản tại công ty Cổ Phần Xây Lắp và Sản Xuất Công Nghiệp ’’ làm đề tài nghiên cứu.
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp LỜI MỞ ĐẦU iện là một loại năng lượng quan trọng của mỗi quốc gia, nó được coi là “bánh mì” của ngành công nghiệp. Hay nói theo một cách khác nếu không có điện thì ngành công nghiệp không thể tồn tại và phát triền dẫn đến nền kinh tế cũng không thể phát triển. Chính vì lẽ đó điện được các Chính Phủ các nước dành cho sự quan tâm đặc biệt. Nhà nước ta không phải là ngoại lệ, thị trường điện từ trước cho đến nay được Nhà nước kiểm soát rất chặt chẽ và giữ ở thế độc quyền. Tuy nhiên, trong những năm gần đây do nhu cầu về điện rất cao nên Nhà nước nếu cứ độc quyền sẽ không có đủ nguồn lực để làm tăng cung về điện do vậy thực trạng khách quan đòi hỏi Nhà nước phải thị truờng hoá thị trường điện. Điều này làm cho môi trường kinh doanh của các công ty kinh doanh điện năng thay đổi lớn. Đ Qua thời gian thực tập tại cơ quan Công ty Điện lực I - một công ty có chức năng kinh doanh điện năng phạm vi toàn miền Bắc, em rất muốn tìm hiểu xem môi trường thay đổi tác động như thế nào đến bộ máy cơ cấu của Công ty Điện lực I và phải làm thế nào để xây dựng một cơ cấu hoàn thiện hơn đáp ứng được sự thay đổi của môi trường. Do vậy, em chọn đề tài “ Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy của cơ quan Công ty Điện lực I ” qua đó đưa ra một vài giải pháp mà mình cho là hợp lý nhằm góp phần tạo lên một bộ máy cơ cấu phù hợp hơn. Phương pháp nghiên cứu trong đề tài chủ yếu là phương pháp phân tích tài liệu ngoài ra còn sử dụng các phương pháp như: phương pháp quan sát, phỏng vấn. Nguyễn Thị Thu Trang Lớp QLKT44B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Đối tượng nghiên cứu là cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty Điện lực I gồm sơ đồ cơ cấu chung của Công ty, sơ đồ cơ cấu các phòng ban, chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, từng chức danh chủ chốt. Bố cục của chuyên đề thực tập gồm: Lời mở đầu. Gồm các nội dung chính sau: nêu lý do chọn đề tài, phương pháp nghiên cứu, đối tượng nghiên cứu, bố cục đề tài. Nội dung chính: Gồm 3 chương: Chương I: Cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. Nội dung của chương này là phân tích những cơ sở lý luận về cơ cấu tổ chức bộ máy chung cuả các doanh nghiệp. Chương II: Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Điện lực I. Nội dung chính này là nêu lên thực trạng về cơ cấu tổ chức bộ máy cảu Công ty Điện lực I và từ đó phân tích những ưu điểm, nhược điểm trong cơ cấu tổ chức bộ máy hiện tại của Công ty Điện lực I. Chương III: Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cuả Công ty Điện lực I. Nội dung của chương này là các giải pháp nhằm khắc phục những hạn chế đã nêu ở phần thực trạng và một số kiến nghị với Ban giám đốc. Kết luận. Danh sách tài liệu tham khảo. Em xin chân thành cảm ơn thầy PGS.TS. Phan Kim Chiến người đã trực tiếp hướng dẫn em viết đề tài này và em cũng xin cảm ơn các cô chú, anh chị tại cơ quan Công ty Điện lực I đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài này. Nguyễn Thị Thu Trang Lớp QLKT44B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp CHƯƠNG I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP I. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN. 1. Tổ chức “ Hãy cho chúng tôi một tổ chức những người cách mạng, chúng tôi sẽ đảo lộn cả nước Nga.” 1 Đây là câu nói bất hủ của nhà lãnh tụ vĩ đại V.I.Lênin nói trước cách mạng tháng 10 Nga.Qua câu nói này của Người chúng ta đã phần nào hình dung ra tổ chức và tầm quan trọng của tổ chức. Tổ chức có thể biến những ước mơ, những kế hoạch vĩ đại thành hiện thực nếu được xây dựng hoàn thiện. Để hiểu thêm rõ hơn về tổ chức và tầm quan trọng của tổ chức chúng ta cùng tìm hiểu ở phần sau đây. Tổ chức là chức năng thứ 2 trong chuỗi bốn chức năng của quá trình quản lý. Tổ chức tốt quyết định một kết quả tốt cho một kế hoạch tốt.Công tác tổ chức nhiếu sai xót có thể phá hỏng một kế hoạch được cho là tối ưu nhất. Chính vì vậy tổ chức là vấn đề không dễ nhưng cũng không quá khó. Không dễ vì phải nắm chắc thành phần nhân sự và phải biết phối hợp những chức năng chuyên môn khác trong tổ chức. Không quá khó vì đây là công việc mang tính ổn định cao. Tổ chức là một thuật ngữ được hiểu theo hai nghĩa: nghĩa danh từ và nghĩa động từ. Theo nghĩa là một danh từ, tổ chức được hiểu là một hệ thống gồm nhiều người cùng hoạt động vì một mục đích chung. Cụ thể “ tổ chức là một danh từ chỉ một tập hợp nhiều người có mối quan hệ ràng buộc 1 Lênin toàn tập ( tháng 9–1903 đến tháng 7-1904)- VI. Lê nin-Matxcơva : Tiến bộ- tập 8 -1975 . Nguyễn Thị Thu Trang Lớp QLKT44B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp lẫn nhau theo một quy tắc nhất định để hoạt động nhằm đạt tới một mục tiêu chung nào đó.” 2 Ví dụ : Một lớp học là một tổ chức, một doanh nghiệp là một tổ chức, một đất nước cũng là một tổ chức. Theo nghĩa động từ, nghĩa rộng tổ chức là quá trình triển khai các kế hoạch. Ví dụ ta vẫn thường nói tổ chức thực hiện kế hoạch, tổ chức thực thi chính sách hay tổ chức triển khai dự án. Khi đó tổ chức bao gồm ba chức năng của quá trình quản lý: xây dựng những hình thức cơ cấu làm khuôn khổ cho việc triển khai kế hoạch, chỉ đạo thực hiện kế hoạch và kiểm tra đối với kế hoạch. Theo nghĩa hẹp, “ tổ chức là một hoạt động quản lý nhằm thiết lập một hệ thống các vị trí cho cá nhân và bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận đó có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức.” 3 Công tác tổ chức được bắt đầu từ việc phân tích mục tiêu chiến lược của tổ chức, sau đó là xác định và phân loại các hoạt động cần thiết để thực hiện mục tiêu. Phân chia tổ chức thành các bộ phận để thực hiện các hoạt động, xác đinh vị trí của từng bộ phận, đảm bảo các nguồn lực cho hoạt động của tổ chức.Về bản chất, tổ chức là việc thực hiện phân công lao động một cách khoa học là cơ sở tạo năng suất lao động cao cho doanh nghiệp. Ví dụ : tổ chức một cuộc đi chơi cho một nhóm người là quá trình phân công ra một nhóm trưởng . Sau đó nhóm trưởng phân công công 2 NXB Khoa học và kĩ thuật – Giáo trình Khoa học quản lý tập 2- PGS.TS. Đoàn Thị Thu Hà, PGS.TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền –Hà Nội -2004. 3 NXB Khoa học và kĩ thuật – Giáo trình Khoa học quản lý tập 2- PGS.TS. Đoàn Thị Thu Hà, PGS.TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền –Hà Nội -2004. Nguyễn Thị Thu Trang Lớp QLKT44B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp việc cho từng thành viên như chỉ định một người phụ trách thuê xe, một ngưòi chuẩn bị đồ ăn cho cả nhóm, một người mang máy ảnh… 2. Cơ cấu tổ chức Trong một tổ chức luôn luôn tồn tại hai cơ cấu khác biệt là cơ cấu chính thức và cơ cấu phi chính thức. Hai loại cơ cấu này đều có ảnh hưởng lớn đến hoạt động của tổ chức, nó có thể tác động cùng chiều và cũng có thể tác động ngược chiều lên tổ chức. Do vậy, một người lãnh đạo giỏi cần quan tâm đến cả hai hoạt động này và phải điều khiển được chúng nhằm phục vụ tốt mục đích của mình. Để hiểu rõ về hai loại cơ cấu này sau đây chúng ta cùng tìm hiểu khái niệm về chúng . 2.1 . Cơ cấu phi chính thức 2.1.1. Khái niệm “ Cơ cấu phi chính thức là cơ cấu được xây dựng dựa trên các mối quan hệ cá nhân tự nguyện hoặc không tự nguyện giữa các thành viên cùng chung lợi ích, cá tính … tạo lên các nhóm phi chính thức.” 4 2.1.2. Đặc điểm - Mối quan hệ giữa các cá nhân và các bộ phận không rõ ràng. - Mối quan hệ giữa người với người được xây dựng và duy trì để hướng tới các mục đích cá nhân. - Tồn tại nhiều tiêu chí làm hình thành cơ cấu phi chính thức như có cùng quan điểm: những người có cùng quan điểm đi học để trau dồi kiền thức sẽ tạo thành một nhóm, có cùng lợi ích, hoặc đơn giản chỉ là thấy hợp với nhau về tính cách sở thích sẽ hình thành một nhóm là cơ cấu phi chính thức. - Người đứng đầu cơ cấu phi chính thức gọi là thủ lĩnh. Họ có thể chịu trách nhiệm hoàn toàn về hoạt động của nhóm hoặc có thể không. 4 NXB Khoa học và kĩ thuật – Giáo trìnhTâm lý học – GS.TS. Đỗ Hoàng Toàn. Nguyễn Thị Thu Trang Lớp QLKT44B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Chính các quan điểm trên làm cho cơ cấu phi chính thức khá linh hoạt và nó là một hệ thống động. Một người trong tổ chức chính thức có thể là thành viên của rất nhiều cơ cấu phi chính thức. 2.2 . Cơ cấu chính thức 2.2.1. Khái niệm “ Cơ cấu tổ chức chính thức là tổng hợp các bộ phận đơn vị và cá nhân có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, có những nhiệm vụ quyền hạn và trách nhiệm nhất định được bố trí theo những cấp những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục đích xác định ”. 5 2.2.2. Đặc điểm Cơ cấu chính thức có độ ổn định cao. Nó xác định mối quan hệ rõ ràng giữa các hoạt động cụ thể, những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm gắn liền với các cá nhân, bộ phận phân hệ của tổ chức và các mối quan hệ quyền lực bên trong tổ chức. Cơ cấu chính thức thường được mô tả rõ ràng qua sơ đồ cơ cấu của tổ chức, nó quy định quyền hạn cũng như trách nhiệm của từng người theo từng vị trí. Người đứng đầu cơ cấu chính thức được hưởng và chịu trách nhiệm trong phạm vi quyền lực được giao và phân công công việc cho cấp dưới theo quyền hạn và trách nhiện của họ được quy định trong quy chế của tổ chức. Do vậy, khi nghiên cứu tính tổ chức trong một doanh nghiệp người ta thường ưu tiên nghiên cứu cụ thể về cơ cấu chính thức. 5 NXB Khoa học và kĩ thuật – Giáo trình Khoa học quản lý tập 2- PGS.TS. Đoàn Thị Thu Hà, PGS.TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền –Hà Nội -2004. Nguyễn Thị Thu Trang Lớp QLKT44B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 3. Thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức 3.1 Chuyên môn hoá công việc Sau cách mạng khoa học kĩ thuật Anh, số lượng sản phấm công nghiệp thế giới đã tăng lên rất nhiều lần. một trong những nguyên nhân chính làm lên điều kì diệu đó là phương pháp chuyên môn hoá được áp dụng rông rãi trong sản xuất. Một ví dụ nổi tiếng về chuyên môn hoá lao động được AdamSmith sử dụng như lời mở đầu của cuốn sách “Của cải của dân tộc” đã miêu tả công việc trong các xí nghiệp khi đó như sau: “ một người kéo sắt thành sợi, một người làm thẳng sợi sắt, người thứ ba cắt kim, người thứ tư tạo lỗ xâu kim, người thứ năm mài dũa để tạo cây kim.” Mười người trong một ngày làm được 4800 cây kim. Còn nếu làm việc hoàn toàn độc lập, mỗi người trong một ngày chỉ làm được 20 cây kim. Lợi thế cơ bản của chuyên môn hoá lao động là ở chỗ thông qua việc phân chia nhiệm vụ phức tạp thành đơn giản, mang tính độc lập tương đối để giao cho từng người, tổng năng suất lao động của cả nhóm sẽ tăng lên gấp bội. Sở dĩ chuyên môn hoá làm được điều như trên là bởi vì không một người nào trên phương diện tâm lý có thể thực hiện được tất cả các hoạt động của một nhiệm vụ phức tạp, ngay cả khi trong con người đó hội tụ đầy đủ các kĩ năng cần thiết.Chuyên môn hoá công việc sẽ tạo ra những đơn giản, chuyên sâu vào những hoạt động cụ thể, dễ đào tạo nhờ đó năng suất lao động được đẩy mạnh. Bên cạnh đó, chuyên môn hoá chia nhỏ những công việc lớn thành nhiều việc nhỏ khác nhau do đó mỗi người có thể lựa chọn công việc và vị trí phù hợp với tài năng của mình và tạo thêm nhiều việc làm cho xã hội. Tuy nhiên, chuyên môn hoá cũng có những hạn chế. Người lao động dễ cảm thấy nhàm chán với công việc lặp đi lặp lại, họ trở lên xa lạ, Nguyễn Thị Thu Trang Lớp QLKT44B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp bàng quan với nhau vì mỗi người đều có công việc riêng của mình, văn hoá tổ chức rời rạc, lạnh lẽo. Điều này là nguyên nhân sâu xa dần gây ra sự giảm năng suất lao động. 3.2. Phân chia tổ chức thành các bộ phận và các mô hình tổ chức bộ phận Một tổ chức bao giờ cũng có một cơ cấu tổ chức nhất định. Cơ cấu tổ chức thể hiện sự phân chia tổ chức thành các bộ phận chuyên môn hoá và hợp nhóm chức năng quản lý theo chiều ngang. Nếu không biết phân chia tổ chức thành các bộ phận thì sự hạn chế trong các cấp bậc quản lý cũng như sự phân công bất hợp lý sẽ phá vỡ mục đích cuả tổ chức hoặc làm cho nó kém hiệu quả. Vậy người ta dựa vào tiêu chí nào để phân chia và hình thành các bộ phận trong tổ chức cho phù hợp. Trong thực tế, các bộ phận có thể được hình thành theo những tiêu chí khác nhau, làm xuất hiện mô hình tổ chức bộ phận khác nhau cụ thể là: (1)mô hình tổ chức đơn giản, (2)mô hình tổ chức theo chức năng, (3) mô hình tổ chức theo sản phẩm, (4)mô hình tổ chức theo khách hàng, (5)mô hình tổ chức theo địa dư, (6)mô hình tổ chức theo đơn vị chiến lược, (7)mô hình tổ chức theo quá trình, (8)mô hình tổ chức theo các dịch vụ hỗ trợ, (9) mô hình tổ chức ma trận. Mỗi loại mô hình là một kiểu phân chia bộ phận khác nhau của một tổ chức. Tuỳ thuộc vào từng điều kiện của tổ chức mà lựa chọn hoặc kết hợp các loại mô hình khác nhau nhằm hạn chế tối đa các nhược điểm và phát huy ưu điểm của mô hình. Cơ cấu các mô hình này sẽ được phân tích cụ thể tại phần lý luận một số mô hình tổ chức bộ máy quản lý ở phần sau. Nguyễn Thị Thu Trang Lớp QLKT44B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 3.3. Mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức và các mô hình cơ cấu xét theo mối quan hệ quyền hạn. 3.3.1 Khái niệm. “ Quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí (hay chức vụ) quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức.” 6 Từ khái niệm trên ta thấy quyền hạn gắn liền với vị trí.Vị trí mang lại quyền hạn cho người nắm giữ nó, người đó sẽ mất quyền hạn khi rời vị trí và quyền hạn đó lại được chuyển lại cho người thay thế. Gắn liền với quyền hạn là trách nhiệm. Nếu trách nhiệm không gắn với quyền hạn thì sẽ dẫn đến lạm quyền. Vậy trách nhiệm là gì? “Trách nhiệm là bổn phận phải hoàn thành những hoạt động được phân công.” 7 Quyền hạn giúp cho trách nhiệm hoàn thành dễ dàng hơn và trách nhiệm làm cho quyền hạn không bị lạm dụng. 3.3.2. Các loại quyền hạn trong cơ cấu tổ chức. Trong cơ cấu tổ chức có 3 loại quyền hạn:Quyền hạn trực tuyến, Quyền hạn tham mưu, Quyền hạn chức năng. - Quyền hạn trực tuyến: Quyền hạn trực truyến là quyền hạn cho phép người quản lý ra quyết định và giám sát trực tuyến đối với cấp dưới. Người đứng đầu bộ phận trực tuyến được gọi là nhà quản lý trực tuyến hoặc quản lý tác nghiệp. Trong mối quan hệ trực tuyến quền hạn được trải 6 NXB Khoa học và kĩ thuật – Giáo trình Khoa học quản lý tập 2- PGS.TS. Đoàn Thị Thu Hà, PGS.TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền –Hà Nội -2004. 7 NXB Khoa học và kĩ thuật – Giáo trình Khoa học quản lý tập 2- PGS.TS. Đoàn Thị Thu Hà, PGS.TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền –Hà Nội -2004. Nguyễn Thị Thu Trang Lớp QLKT44B Chuyên đề thực tập tốt nghiệp từ cấp trên xuống cấp dưới theo cấp bậc. Mỗi nhà quản lý trực tuyến có quyền ra lệnh trực tiếp cho cấp dưới và nhận sự báo cáo từ họ. - Quyền hạn tham mưu:.Chức năng cuả các tham mưu là điều tra khảo sát, nghiên cứu, phân tích và đưa ra những ý kiến tư vấn cho người quản lý trực tuyến mà họ có trách nhiệm phải quan hệ. Ví dụ: Trong sơ đồ (1) thì trợ lý tổng Giám đốc, các quản lý nhân sự,vật tư là các nhà tham mưu. Luồng quyền hạn trực tuyến Quan hệ tham mưu Nguyễn Thị Thu Trang Lớp QLKT44B Tổng giám đốc Trợ lý tổng giám đốc PTGĐ Marketing PTGĐ sản xuất PTGĐ Tài chính Quản đốc A Quản đốc B Quản đốc C Quản lý sản xuất Quản lý nhân sự Quản lý vật tư . Marketing PTGĐ sản xuất PTGĐ Tài chính Quản đốc A Quản đốc B Quản đốc C Quản lý sản xuất Quản lý nhân sự Quản lý vật tư Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Sơ đồ. theo cấp quản lý và tầm quản lý được sắp xếp như thế nào? 3.4.1 Cấp quản lý và tầm quản lý “Cấp quản lý là thứ bậc cuả quyền lực quản lý. Tầm quản lý là
