CƠNG TY A Số: 01/QĐ/2011/GN CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc Hà nội, ngày 20 tháng 06 năm 2011 QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế quản lý nội chi tiêu nội GIÁM ĐỐC CÔNG TY A Căn Giấy đăng ký doanh nghiệp Công ty A Theo đề nghị phòng kế tốn QUYẾT ĐỊNH Điều Ban hành kèm theo Quyết định Quy chế quản lý nội chi tiêu nội Cơng ty A Điều Quyết định có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký Điều Chánh văn phòng, Phòng kế tốn, phận liên quan lái xe quy định thực GIÁM ĐỐC Nơi nhận: - Như điều 3; - Lưu: VP, VT http://dailythuecongminh.com/ QUY CHẾ Quản lý nội chi tiêu nội Văn phòng quan Công ty (Ban hành kèm theo Quyết định số 01/QĐ/2011/GN ngày 30 tháng 12 năm 2011 Để hoạt động Công ty vào nề nếp, cán - nhân viên có điều kiện làm chủ xây dựng nét đẹp văn hóa cơng sở; Cơng ty ban hành số quy định thực hành tiết kiệm cơng tác quản lý nội chi tiêu nội sau: CHƯƠNG I QUY CHẾ CHI TIÊU NỘI BỘ Điều Phục vụ hậu cần tiếp khách Công ty 1.1 Thủ tục chủ trương: - Trường hợp 1: Khách đến làm việc với Công ty có đăng ký trước thời gian, chương trình, nội dung làm việc Lãnh đạo Công ty chấp thuận, có bút phê chủ trương tiếp khách; Văn phòng có trách nhiệm xếp, bố trí lịch làm việc, chuẩn bị phòng làm việc, mời thành phần liên quan (nếu có) - Trường hợp 2: Khách đến Cơng ty làm việc đột xuất phải đăng ký với Văn phòng sau phận giao nhiệm vụ tiếp khách phải chủ động báo cáo lập kế hoạch kịp thời trình Lãnh đạo Cơng ty phê duyệt chủ trương làm thực Trên sở chủ trương phê duyệt, Văn phòng phận giao nhiệm vụ tiếp khách phải chủ động bố trí phòng làm việc, phục vụ nước uống, ăn, nơi nghỉ (nếu có) chu đáo, tận tình, phù hợp, tiết kiệm, chống lãng phí 1.2 Thủ tục tốn cần có: - Văn chủ trương Lãnh đạo Cơng ty phê duyệt; - Hóa đơn theo quy định hành Điều Về mức chi phí cán - nhân viên Công ty công tác ngoại tỉnh: Chi phí th phòng nghỉ : Chủ tịch Cơng ty Giám đốc: Thanh tốn tiền phòng thực chi theo hóa đơn; Chủ tichh cơng ty Phó Giám đốc: Chi phí mức tiền phòng ngủ với giá tối đa 800.000 đ/ phòng đơn đơi/ ngày; Các đối tượng khác: Chi phí mức phòng ngủ 02 người/ phòng/ ngày với mức giá tối đa 600.000 đ/ phòng/ ngày; lẻ có 01 người khác giới: 01 phòng với mức giá tối đa 400.000/người/ ngày (kèm hóa đơn theo quy định hành) Các trường hợp hóa đơn tốn 100.000 đ/ ngày/ người http://dailythuecongminh.com/ Các trường hợp quan, đơn vị nơi đến công tác chi trả tiền thuê phòng nghỉ khơng tốn Phụ cấp lưu trú: - Phụ cấp lưu trú khoản tiền quan văn phòng Cơng ty chi trả cho người công tác phải nghỉ lại nơi đến công tác để hỗ trợ tiền ăn tiêu vặt cho người cơng tác, tính từ ngày bắt đầu công tác đến trở quan (bao gồm thời gian đường, thời gian lưu trú nơi đến công tác); Mức phụ cấp lưu trú để trả cho người công tác tối đa không 200.000 đồng/ngày - Trường hợp công tác ngày (đi ngày), mức chi phụ cấp lưu trú quy định nêu thủ trưởng quan, đơn vị định mức chi cụ thể cho phù hợp không 100.000 đồng/ngày - Đối với xe chở hàng, chuyến chở hàng, lái xe phụ lái toán đường Mức cụ thể sau: + Nếu quãng đường 20 Km mà số chuyến chạy từ chuyến ngày trở lên phụ cấp 30.000đ/chuyến + Quãng đường từ 20 Km đến 50 Km phụ cấp 100.000đ/chuyến + Nếu quãng đường từ 50 Km đến 100 Km phụ cấp 120.000đ/chuyến + Nếu quãng đường 100 Km phụ cấp 150.000đ/Chuyến Trường hợp phải lưu trú qua đêm, lái xe có xác nhận bên thuê chở hàng, tốn phụ cấp lưu trú nghỉ đêm quy định nhân viên công ty Thủ tục tốn: Kế hoạch cơng tác phê duyệt, giấy đường có đóng dấu quan, đơn vị cử cán công tác ký xác nhận ngày đến, ngày quan cán đến công tác (hoặc khách sạn, nhà khách nơi lưu trú) Riêng lái xe lệnh điều động xe Giám đốc, với đơn hàng khách, làm toán Điều Sử dụng phương tiện ô tô, máy bay công tác 3.1 Đối tượng sử dụng phương tiện máy bay công tác: - Lãnh đạo Công ty; - Trưởng phận chức vụ tương đương http://dailythuecongminh.com/ Thủ tục mua toán vé máy bay Văn phòng thực Người cơng tác gửi Văn phòng kế hoạch cơng tác có phê duyệt chủ trương cấp có thẩm quyền để làm mua vé máy bay, hóa đơn theo quy định thẻ lên máy bay để đủ chứng từ cho thủ tục toán 3.2 Đối tượng sử dụng xe ô tô khách tàu hỏa công tác ngoại tỉnh: Cán - nhân viên không thuộc đối tượng quy định mục 3.1 Khi cơng tác phải có kế hoạch, trưởng phận xác nhận, trình Lãnh đạo Cơng ty phê duyệt Cá nhân chủ động lựa chọn phương tiện phù hợp để trực tiếp mua vé toán tiền tàu xe theo chế độ hành Điều Về sử dụng điện thoại phục vụ công tác Mức phí điện thoại cho đối tượng , có bảng kê tốn hàng tháng, bao gồm: Lãnh đạo Cơng ty, Kế tốn trưởng Cơng ty tốn cước điện thọai di động theo thực tế gọi hàng tháng để phục vụ công việc với mức tối đa 300.000 đ người/ tháng Lái xe: tối đa 200.000 đ/ người/tháng Điện thoại cố định phòng làm việc phận trưởng phận chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng nhằm phục vụ công tác chuyên môn, không gọi việc riêng (khi gọi đường dài phải ghi số để kiểm tra, theo dõi; sử dụng vào việc riêng cá nhân phải tự tốn) Chỉ sử dụng điện thoại gọi đường dài nước, ngồi nước có nhu cầu phục vụ cơng tác Điều Về sử dụng điện, máy – thiết bị văn phòng 5.1 Sử dụng điện: Tùy theo nhu cầu sử dụng, khỏi phòng làm việc phải kiểm tra tắt hết tắt bớt thiết bị điện bên Không bật đèn điện bàn làm việc đủ ánh sáng trời Các đèn điện nơi công cộng sử dụng thiếu ánh sáng (tầng thượng, hành lang, WC,…) Cá nhân thấy đèn sáng lãng phí cần tự tắt Chỉ bật đèn bàn làm việc có nhu cầu chiếu sáng chỗ 5.2 Thiết bị văn phòng máy tính, máy in… sử dụng cho cơng việc chung, không dùng cho việc riêng Điều Về tạm ứng, tốn, hồn ứng phục vụ cơng tác http://dailythuecongminh.com/ Tạm ứng: - Đối với Lãnh đạo Công ty: Lãnh đạo Công ty phụ trách công việc phận nào, phận có trách nhiệm tạm ứng toán cho Lãnh đạo phụ trách phận theo nhiệm vụ phân công theo quy định; Riêng Văn phòng có trách nhiệm tạm ứng toán cho Hội đồng thành viên, Giám đốc Phó Giám đốc phụ trách nội chính; - Đối với CB CNV Phải có chủ trương, Lãnh đạo Cơng ty duyệt văn bản; Thanh tốn: Đủ hồ sơ chứng từ theo quy định hành, Ban Tài kế tốn kiểm tra, xác nhận hồ sơ trước trình Lãnh đạo Cơng ty ký duyệt Hồn ứng: Sau chuyến cơng tác thời gian 30 ngày kể từ ngày tạm ứng Điều Quy định lề lối làm việc Thời gian làm việc: Theo quy định hành Công ty Lề lối làm việc: 2.1 Ban điều hành thực nhiệm vụ dựa theo phân công, phân nhiệm Chủ tịch Hội đồng thành viên Giám đốc 2.2 Giao ban Cơ quan Văn phòng Cơng ty: - Hàng tháng giao ban vào ngày 05 tháng (nếu trùng ngày nghỉ chuyển tự động sang ngày làm việc kế tiếp); Chủ trì: Giám đốc Phó Giám đốc phân cơng - Văn phòng ghi chép nội dung giao ban kết luận người chủ trì; Thơng báo văn kết luận họp người chủ trì giao ban tới phận Nếu hủy họp giao ban, Chánh văn phòng phải kịp thời thông báo điện thoại văn để phận biết thực - Tại buổi giao ban: Trưởng phận phải cập nhật báo cáo đơn vị, tổng hợp tình hình theo lĩnh vực giao quản lý; Đề xuất ý kiến giải 2.3 Những yêu cầu chung: Các văn trình Lãnh đạo Công ty ký, phải trưởng phận kiểm tra, ký nháy chịu trách nhiệm nội dung trước trình ký Các thành viên phận chịu quản lý, đạo trực tiếp Trưởng phận http://dailythuecongminh.com/ Các phận có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ để giải nhiệm vụ theo yêu cầu Lãnh đạo Công ty, đơn vị thuộc Công ty tinh thần hợp tác, xác, kịp thời, tương trợ giúp đỡ lẫn Cán - nhân viên có ý kiến đề xuất phải báo cáo với trường phận để báo cáo cấp có thẩm quyền giao ban Tuyệt đối khơng phát ngơn tùy tiện, ngồi tổ chức, báo cáo vượt cấp Có ý thức công tác giao với tinh thần trách nhiệm, hiệu cao Chậm không 05 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc chuyến công tác, cá nhân công tác phải báo cáo kết cho trưởng phận để tổng hợp báo cáo Lãnh đạo Công ty; Nếu theo đồn trưởng đồn cơng tác phải có văn tổng hợp báo cáo Lãnh đạo Cơng ty kết chuyến cơng tác đồn Các phận không để chậm trễ, tồn đọng yêu cầu xử lý đơn vị thuộc Công ty, hạn chậm không 05 ngày kể từ ngày nhận bút phê đạo giao nhiệm vụ cấp có thẩm quyền Chương II QUY CHẾ SỬ DỤNG XE Ô TÔ Điều Đối tượng sử dụng Xe ô tô phục vụ công tác Công ty sau: Các chức danh sử dụng xe đưa đón cơng tác: - Chủ tịch Cơng ty; - Ban Giám đốc Các cá nhân, phận đơn vị khác, có nhu cầu sử dụng phương tiện di chuyển cần có kế hoạch chương trình cụ thể Chánh văn phòng định việc điều động, sử dụng phương tiện Điều Nguyên tắc chung Việc quản lý sử dụng xe quan Công ty phải đảm bảo tiêu chuẩn, định mức chế độ quản lý, sử dụng phương tiện, đảm bảo thực hành tiết kiệm, chống lãng phí Xe tơ quan Cơng ty sử dụng cho công việc quan, khơng sử dụng xe vào mục đích cá nhân Điều 10 Tiêu chuẩn sử dụng xe Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc sử dụng 01 xe riêng đưa đón từ nơi đến nơi làm việc hàng ngày công tác theo quy định Nhà nước http://dailythuecongminh.com/ Các thành viên Hội đồng thành viên, Phó Giám đốc có xe đưa đón nhà riêng hoặc quan công tác Các chức danh khác công tác có xe đưa đón trụ sở quan, sở kế hoạch công tác Lãnh đạo Cơng ty phê duyệt Trường hợp đưa đón khách Cơng ty: Chánh văn phòng có trách nhiệm bố trí xe theo u cầu Lãnh đạo Cơng ty, Trưởng ban Các trường hợp đột xuất khác Chánh văn phòng định chịu trách nhiệm trước Giám đốc Điều 11 Trách nhiệm lái xe Mỗi xe giao cho lái xe quản lý, lái xe có trách nhiệm giữ gìn vệ sinh xe sẽ; thực việc bảo dưỡng, sửa chữa xe theo kế hoạch duyệt Đảm bảo quy trình , thủ tục quy định Trước xe lưu thơng, phải kiểm tra tình trạng kỹ thuật an tồn xe Trường hợp xe khơng đủ điều kiện vận hành, lái xe phải báo cáo kịp thời với Chánh văn phòng Chấp hành luật giao thơng đường bộ, lệnh điều xe Không sử dụng rượu, bia chất kích thích khác làm nhiệm vụ Khi xe hoạt động đường, xảy an toàn người phương tiện, lái xe phải xử lý theo quy định Luật giao thông đường báo cáo cho Chánh văn phòng Lãnh đạo Công ty, đồng thời liên hệ quan chức năng, quan cấp bảo hiểm để phối hợp giải Không sử dụng xe vào việc riêng; không cho người khác điều khiển xe; không cho xe khỏi quan, bãi đậu xe Công ty chưa có ý kiến người có thẩm quyền Chun chở mục đích lộ trình theo Lệnh điều xe Trước chuyến phải lấy Lệnh điều xe Sau chuyến phải nộp lại Lệnh điều xe, ghi rõ số km chậy, để làm toán tiền đường Điều 12 Thẩm quyền điều động xe, trách nhiệm đơn vị, cá nhân sử dụng xe Chánh văn phòng giao quản lý xe, duyệt đăng ký, sử dụng xe quan Công ty Sắp xếp, điều động xe trường hợp đột xuất, đặc biệt (trừ xe phục vụ Chở hàng) trình Giám đố ký lệnh điều động xe Điều 13 Lệnh điều xe Căn vào kế hoạch Lãnh đạo Cơng ty duyệt, Chánh văn phòng phải xếp lịch xe để trình Giám đốc ký lệnh điều xe Lệnh điều xe phải ghi rõ: Địa điểm, thời gian xuất phát, lịch trình chuyến cơng tác http://dailythuecongminh.com/ Chương III QUY CHẾ SỬ DỤNG VĂN PHỊNG PHẨM Điều 14 Mục đích phạm vi Quản lý việc sử dụng văn phòng phẩm (VPP) quan Văn phòng Cơng ty, đảm bảo đủ nhu cầu, sử dụng tiết kiệm Quy định áp dụng cho việc quản lý sử dụng văn phòng phẩm quan văn phòng Cơng ty Tiêu chuẩn sử dụng văn phòng phẩm: Tất loại văn phòng phẩm sử dụng chung tiêu chuẩn khơng phân biệt chức danh, trừ loại văn phòng phẩm phân cấp như Đối với chức danh quản lý chuyên viên quan trọng, ngồi loại văn phòng phẩm chung đây, loại bút, sổ công tác … mua theu yêu cầu cơng việc Quy trình cấp phát Vào ngày 25 hàng tháng, phận lập giấy đề nghị VPP tháng sau chuyển Trưởng phận duyệt, sau chuyển Văn phòng Văn phòng có trách nhiệm tổng hợp nhu cầu VPP trình Lãnh đạo Cơng ty duyệt Căn giấy đề nghị duyệt, Văn phòng tiến hành liên hệ nhà cung ứng để mua VPP theo yêu cầu VPP mua làm 01 lần/ tháng, mức tồn kho quy định 20 % mức duyệt mua Việc cấp phát thực từ ngày 01 – ngày 05 tháng Sau nhận VPP kiểm tra xong người nhận VPP ký tên vào biên cấp phát Cấp phát đột xuất: Khi có nhu cầu VPP đột xuất, người có nhu cầu lập giấy đề nghị VPP theo biểu mẫu đính kèm, chuyển Trưởng phận duyệt, sau chuyển Văn phòng xem xét Việc cấp phát phải ký nhận vào biên cấp phát Quản lý sử dụng VPP: Cán công nhân viên cấp phát VPP phục vụ cho công việc giao sở mục đích sử dụng, sử dụng tiết kiệm, tránh lãng phí Trưởng phận người chịu trách nhiệm hướng dẫn kiểm tra trực tiếp việc sử dụng VPP Cán công nhân viên thuộc phận quản lý Chương IV http://dailythuecongminh.com/ LƯƠNG THƯỞNG VÀ PHỤ CẤP Điều 15: Hàng năm, tuỳ thuộc vào kết kinh doanh, người lao động hưởng lương tháng thứ 13, 14 Người lao động hưởng tiền trang phục theo quy định Nhà nước Người lao động phụ cấp ăn trưa theo quy định Nhà nước Hàng tháng, người lao động hưởng lương theo mức lương thoả thuận với Công ty ngày lao làm việc tháng Người lao động tăng lương, theo thâm niên cơng tác, khả hồn thành khối lượng công việc nhiều lúc ban đầu, có phân cơng thêm cơng việc, có thành tích cơng việc Điều 16 Tổ chức thực Quy chế thống tồn thể cán - nhân viên quan Cơng ty Trong q trình thực , có nội dung phát sinh chưa phù hợp với yêu cầu, hoàn thiện bổ sung, sửa đổi cho phù hợp Hiệu lực thực kể từ tháng năm 2011 GIÁM ĐỐC http://dailythuecongminh.com/ ... http://dailythuecongminh.com/ Thủ tục mua tốn vé máy bay Văn phòng thực Người cơng tác gửi Văn phòng kế hoạch cơng tác có phê duyệt chủ trương cấp có thẩm quy n để làm mua vé máy bay, hóa đơn theo quy. .. giá tối đa 400.000/người/ ngày (kèm hóa đơn theo quy định hành) Các trường hợp khơng có hóa đơn toán 100.000 đ/ ngày/ người http://dailythuecongminh.com/ Các trường hợp quan, đơn vị nơi đến cơng... sử dụng 01 xe riêng đưa đón từ nơi đến nơi làm việc hàng ngày công tác theo quy định Nhà nước http://dailythuecongminh.com/ Các thành viên Hội đồng thành viên, Phó Giám đốc có xe đưa đón nhà