Đang tải... (xem toàn văn)
Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì ngoài các điều kiện cần thiết như: Vốn kinh doanh, chiến lược kinh doanh... đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí phù hợp với quy mô và tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó. Nó là điều kiện đủ quyết định sự thành công của mỗi doanh nghiệp trên thương trường. Do cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí có vai trò và ảnh hưởng lớn tới sự tồn tại của mỗi doanh nghiệp, nên trong thời gian thực tập tại Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư xây dựng Hà Nội em đ• chọn đề tài: "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần QS Việt Nam" làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình. Với mong muốn vận dụng kiến thức đ• học để tìm hiểu và đề ra những biện pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu ổ chức bộ máy quản lí của Công ty.Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì ngoài các điều kiện cần thiết như: Vốn kinh doanh, chiến lược kinh doanh... đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí phù hợp với quy mô và tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó. Nó là điều kiện đủ quyết định sự thành công của mỗi doanh nghiệp trên thương trường. Do cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí có vai trò và ảnh hưởng lớn tới sự tồn tại của mỗi doanh nghiệp, nên trong thời gian thực tập tại Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư xây dựng Hà Nội em đ• chọn đề tài: "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần QS Việt Nam" làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình. Với mong muốn vận dụng kiến thức đ• học để tìm hiểu và đề ra những biện pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí của Công ty.
Lời nói đầu Trong nền kinh tế thị trờng cạnh tranh gay gắt, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì ngoài các điều kiện cần thiết nh: Vốn kinh doanh, chiến lợc kinh doanh . đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí phù hợp với quy mô và tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó. Nó là điều kiện đủ quyết định sự thành công của mỗi doanh nghiệp trên thơng trờng. Do cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí có vai trò và ảnh hởng lớn tới sự tồn tại của mỗi doanh nghiệp, nên trong thời gian thực tập tại Công ty xuất nhập khẩu và đầu t xây dựng Hà Nội em đã chọn đề tài: "Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần QS Việt Nam" làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp của mình. Với mong muốn vận dụng kiến thức đã học để tìm hiểu và đề ra những biện pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu ổ chức bộ máy quản lí của Công ty. Luận văn của em gồm 3 chơng: Chơng 1: Lý luận chung về bộ máy quản lý Chơng 2: Thực trạng tổ chức bộ máy quản lí của Công ty Chơng 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí tại Công ty Cổ phần QS Việt Nam Hà Nội. Đây là một đề tài khó, đòi hỏi sự hiểu biết sâu rộng cả về lý thuyết cũng nh kinh nghiệm thực tế. Vì vậy, dù đã cố gắng nhng chắc chắn chuyên đề của em còn nhiều thiếu sót, rất mong đợc ý kiến đóng góp của thầy cô, các anh chị ở Công ty và các bạn để chuyên đề của em đợc hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo tận tình của Thầy Giáo Nguyễn Vĩnh Giang, chú Hồng, anh Thanh và các anh chị ở Công ty đã giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập này. Hà Nội: Ngày 12 tháng 5 năm 2004 SV Thực hiện: Nguyễn Thị Hờng Chơng 1: lý luận chung về bộ máy quản lý. 1 I: Một số khái niệm cơ bản. 1.Quản lý. Hiện nay có rất nhiều quan niệm về Quản lý, có quan niệm cho rằng: Quản lý là hành chính là cai trị; có quan niệm lại cho rằng: Quản lý là điều hành, điều khiển, là chỉ huy. Các quan niệm này không có gì khác nhau về nội dung mà chỉ khác nhau ở cách dùng thuật ngữ. Do vậy ta có thể hiểu khái niệm quản lý theo cách thống nhất nh sau: - Quản lý là sự tác động có hớng của con ngời nhằm mục đích biến đổi đối tợng quản lý từ trạng thái này sang trạng thái khác bằng các phơng pháp tác động khác nhau. - Quản lý doanh nghiệp là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế, quy luật xã hội, quy luật tự nhiên trong việc lựa chọn, xác định những biện pháp về kinh tế, xã hội, tổ chức, kỹ thuật để tác động đến các yếu tố vật chất của sản xuất kinh doanh để đạt đợc các mục tiêu đã xác định. Cũng nh trong quá trình sản xuất, công tác quản lý cũng cần có ba yếu tố: nhà quản lý, các công cụ quản lý, đối tợng quản lý. Sản phẩm của quản lý là các quyết định, các biện pháp, các chỉ thị, các mệnh lệnh để kích thích sản xuất tăng trởn và phát triển với hiệu quả cao hơn. Nền kinh tế quốc dân cũng nh bất cứ một đơn vị kinh tế nào khác đều có thể coi là một hệ thống quản lý bao gồm hai bộ phận là: Chủ thể quản lý và đối tợng quản lý ( hay nhiều khi còn đợc gọi là bộ phận quản lý và bộ phận bị quản lý). Hai bộ phận này có liên quan mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn nhau, tạo nên một chỉnh thể thống nhất. Chủ thể quản lý trên cơ sở các mục tiêu đã xác định tác động đến đối tợng quản lý bằng những quyết định của mình và thông qua hành vi của đối tợng quản lý - mối quan hệ ngợc có thể giúp chủ thể quản lý có thể điều chỉnh các quyết định đa ra. 2. Bộ máy quản lý Bộ máy quản lý là cơ quan điều khiển hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp bao gồm cả khâu sản xuất kinh doanh trực tiếp cũng nh khâu phụ trợ, 2 phục vụ cả hoạt động sản xuất tại doanh nghiệp cũng nh lao động tiếp thị ngoài dây truyền sản xuất, cả hệ thống tổ chức quản lý cũng nh hệ thống các phơng thức quản lý doanh nghiệp. Bộ máy quản lý là lực lợng vật chất để chuyển những ý đồ, mục đích, chiến lợc kinh doanh của doanh nghiệp thành hiện thực, biến những nỗ lực chủ quan của mỗi thành viên trong doanh nghiệp thành hiệu quả sản xuất kinh doanh. Bộ máy quản lý thờng đợc xem xét trên ba mặt chủ yếu sau: - Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý. - Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. - Lực lợng lao động quản lý để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của bộ máy. Trong đó lực lợng lao động quản lý có vai trò quyết định. 3. Lao động quản lý và phân loại lao động quản lý. 3.1. Lao động quản lý: Lao động quản lý bao gồm những cán bộ và nhân viên tham gia vào việc thực hiện các chức năng quản lý. Trong bộ máy thì hoạt động của lao động quản lý rất phong phú và đa dạng, cho nên để thực hiện đợc các chức năng quản lý thì trong bộ máy quản lý phải có nhiều hoạt động quản lý khác nhau. 3.2. Phân loại lao động quản lý: Căn cứ vào việc tham gia trong các hoạt động và chức năng quản lý, ngời ta chia lao động quản lý thành ba loại sau: Một là: Cán bộ quản lý doanh nghiệp gồm có giám đốc, các phó giám đốc, kế toán trởng. Các cán bộ này có nhiệm vụ phụ trách từng phần công việc, chịu trách nhiệm về đờng lối chiến lợc, các công tác tổ chức hành chính tổng hợp của doanh nghiệp. Hai là: Cán bộ lãnh đạo doanh nghiệp gồm trởng, phó quản đốc phân xởng ( còn gọi là lãnh đạo tác nghiệp); Trởng, phó phòng ban chức năng. Đội 3 ngũ lãnh đạo này có nhiệm vụ chỉ đạo thực hiện phơng hớng, đờng lối của lãnh đạo cấp cao đã phê duyệt cho bộ phận chuyên môn của mình. Ba là: Viên chức chuyên môn nghiệp vụ, gồm những ngời thực hiện những công việc rất cụ thể và có tính chất thờng xuyên lặp đi lặp lại. Trong bất kỳ một doanh nghiệp, một tổ chức nào thì ba loại lao động quản lý nói trên đều cần thiết và phải có, tuy nhiên tuỳ theo từng quy mô hoạt động và tình hình sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp mà có một tỷ lệ thích hợp. Trong đó cán bộ lãnh đạo cấp cao và cán bộ lãnh đạo cấp trung gian có vai trò và vị trí hết sức quan trọng, là nhân tố cơ bản quyết định sự thành bại của bộ máy quản lý - đây là linh hồn của tổ chức và nó đợc ví nh ngời nhạc trởng của một giàn nhạc giao hởng. II. tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. 1. Khái niệm, nội dung và yêu cầu của tổ chức bộ máy quản lý. 1.1. Các khái niệm: - Tổ chức: Theo cách phân loại các yếu tố sản xuất thì: Tổ chức là sự kết hợp các yếu tố sản xuất. Theo quá trình phát triển thì: Tổ chức là sự liên kết tất cả các cá nhân, quá trình hoạt động trong hệ thống để thực hiện các mục đích đề ra. Theo mối quan hệ: Tổ chức bao gồm sự xác định cơ cấu và liên kết các hoạt động khác nhau của tổ chức. - Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. Tô chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là dựa trên những chức năng, nhiệm vụ đã xác định của bộ máy quản lý để sắp xếp về lực lợng, bố trí về cơ cấu, xây dựng mô hình và làm cho toàn bộ hệ thống quản lý của doanh nghiệp hoạt động nh một chỉnh thể có hiệu lực nhất. - Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộ phận nhỏ theo những tiêu thức chất lợng khác nhau, những bộ phận đó 4 thực hiện những chức năng riêng biệt nhng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung của tổ chức. - Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là những bộ phận có trách nhiệm khác nhau, nhng quan hệ và phụ thuộc lẫn nhau đợc bố trí theo từng khâu, từng cấp quản lý để tạo thành một chỉnh thể nhằm thực hiện mục tiêu và chức năng quản lý xác định. 1.2. Yêu cầu đối với tổ chức bộ máy quản lý: Quá trình xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy cần phải đảm bảo thực hiện những yêu cầu sau: - Tính tối u: Phải đảm bảo giữa các khâu và các cấp quản lý đều đợc thiết lập các mối quan hệ hợp lý, mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ cho mục đích đề ra của doanh nghiệp. - Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong hệ thống cũng nh ngoài hệ thống. - Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo tính chính xác của thông tin đợc xử lý trong hệ thống, nhờ đó đảm bảo đợc sự phối hợp nhịp nhàng giữa các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp. - Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đợc tổ chức sao cho chi phí bỏ ra trong quá trình xây dựng và sử dụng là thấp nhất nhng phải đạt hiệu quả cao nhất. - Tính bí mật: Việc tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo kiểm soát đ- ợc hệ thống thông tin, thông tin không đợc rò rỉ ra ngoài dới bất kỳ hình thức nào. Điều đó sẽ quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. 1.3. Nội dung của bộ máy quản lý doanh nghiệp. Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp có rất nhiều nội dung, sau đây là các nội dung chủ yếu: 5 - Xác định mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ mà bộ máy quản lý cần h- ớng tới va đạt đợc. Mục tiêu của bộ máy quan lý phải thống nhất với mục tiêu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, - Xác định cơ cấu tổ chức quản lý theo khâu và cấp quản lý, phụ thuộc vào quy mô của bộ máy quản lý, hệ thống các chức năng nhiệm vụ đã xác định và việc phân công hợp tác lao động quản lý. Trong cơ cấu quản lý có hai nội dung thống nhất nhau, đó là khâu quản lý và cấp quản lý. - Xác định mô hình quản lý: Mô hình quản lý là sự định hình các quan hệ của một cơ cấu quản lý trong đó xác định các cấp, các khâu, mối liên hệ thống nhất giữa chúng trong một hệ thống quản lý, về truyền thống có mô hình quản lý theo kiểu trực tuyến, theo kiểu chức năng, theo kiểu tham mu và các kiểu phối hợp giữa chúng. - Xây dựng lực lợng thực hiện các chức năng quản lý căn cứ vào quy mô sản xuất kinh doanh, từ đó xác định quy mô của bộ máy quản lý và trình độ của lực lợng lao động và phơng thức sắp xếp họ trong guồng máy quản lý, vào mô hình tổ chức đợc áp dụng, vào loại công nghệ quản lý đợc áp dụng, vào tổ chức và thông tin ra quyết định quản lý. 2. Các mô hình và nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý. 2.1. Các mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý: a. Mô hình cơ cấu theo trực tuyến. Đây là kiểu cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó có cấp trên và cấp dới. Cơ cấu này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ trởng, ngời lãnh đạo phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả công việc của ngời dới quyền. Sơ đồ1: Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến 6 Đặc điểm cơ bản của cơ cấu này là ngời lãnh đạo thực hiện tất cả các chức năng quản lý, hoàn toàn chịu trách nhiệm về hệ thống mình phụ trách. Còn ngời thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận lệnh một ngời phụ trách và chỉ thi hành lệnh của ngời đó mà thôi. - Ưu điểm: bộ máy gọn nhẹ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ trởng. - Nhợc điểm: Cơ cấu này đòi hỏi ngời lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp, đồng thời cơ cấu này làm hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao theo chuyên môn. Kiểu cơ cấu này chỉ áp dụng cho các tổ chức có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp. b. Mô hình cơ cấu theo chức năng. Theo kiểu cơ cấu này, nhiệm vụ quản lý đợc phân chia cho các bộ phận riêng biệt theo các chức năng quản lý, mỗi bộ phận đảm nhiệm một chức năng nhất định. Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức theo kiểu chức năng. 7 Người lãnh đạo Người LĐ tuyến 1 Người LĐ tuyến 2 Các đối tượng Qlý Các đối tượng Qlý Kiểu cơ cấu này sẽ hình thành nên ngời lãnh đạo đợc chuyên môn hoá, chỉ đảm nhận thực hiện một số chức năng nhất định. Mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức rất phức tạp và chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trởng. Nh vậy khác với cơ cấu tổ chức trực tuyến ở chỗ: ngời lãnh đạo chia bớt công việc cho ngời cấp dới. Ưu điểm: Thu hút đợc các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, sử dụng tốt cán bộ hơn,phát huy tác dụng của ngời chuyên môn, giảm bớt gánh nặng cho ngời lãnh đạo. Nhợc điểm: Đối tợng quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ tr- ởng khác nhau, kiểu cơ cấu này làm suy yếu chế độ thủ trởng. Mô hình này phù hợp với tổ chức, doanh nghiệp có quy mô lớn, việc tổ chức phức tạp theo chức năng. c. Mô hình cơ cấu tổ chức theo trực tuyến - chức năng. Cơ cấu này là sự kết hợp của hai cơ cấu trên, theo đó mối liên hệ giữa cấp dới và lãnh đạo là một đờng thẳng, còn những bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt động của các cán bộ trực tuyến. Cơ cấu này đòi hỏi ngời lãnh đạo tổ chức phải thờng xuyên giải quyết mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng. Sơ đồ 3: Sơ đồ cơ cấu theo kiểu trực tuyến - chức năng. 8 Người lãnh đạo Người LĐ cnăng A Người LĐ cnăng B Người LĐ cnăngC Đối tượng quản lý1 Đối tượng quản ly2 Đối tượng quản lý3 Ưu điểm: Lợi dụng đợc u điểm của hai bộ mô hình trực tuyến và chức năng. Nó phát huy đợc năng lực, chuyên môn của các bộ phận chức năng, đồng thời đảm bảo đợc quyền chỉ huy trực tiếp của lãnh đạo cấp cao của tổ chức. Nhựơc điểm: Cơ cấu phức tạp, nhiều vốn, cơ cấu này đòi hỏi ngời lãnh đạo tổ chức phải thờng xuyên giải quyết các mối quan hệ giữa các bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng. d. Mô hình cơ cấu trực tuyến - tham mu. Ngời lãnh đạo ra lệnh và chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với ngời thừa hành trực tiếp của mình, khi gặp các vấn đề phức tạp ngời lãnh đạo phải tham khảo ý kiến chuyên gia ở bộ phận tham mu giúp việc. Kiểu cơ cấu này cho phép ngời lãnh đạo tận dụng đợc những tài năng, chuyên môn của các chuyên gia, giảm bớt sự phức tạp của cơ cấu tổ chức, nhng nó đòi hỏi ngời lãnh đạo phải tìm kiếm đợc các chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực. Sơ đồ 4: Sơ đồ cơ cấu theo kiểu trực tuyến - tham mu. 9 Lãnh đạo cấp1 Người lđ cnăngCNgười lđ cnăng B Người lđ cnăng A Người lđ cnăngBNgười lđ cnăngA Lãnh đạo cấp2 Người lđ cnăngC Đối tượng qlý 1 Đối tượng qlý 3Đối tượng qlý 2 2.2. Các nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý: - Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý gắn liền với phơng hớng, mục đích hệ thống phơng hớng, mục đích của hệ thống sẽ chi phối cơ cấu hệ thống. Nếu một hệ thống có quy mô và mục tiêu phơng hớng cỡ lớn ( khu vực, cả nớc) thì cơ cấu tổ chức của nó cũng phải có quy mô và phơng hớng t- ơng đơng. Còn nếu có quy mô vừa phải, đội ngũ và trình độ tham gia hệ thống phải ở mức tơng đơng. Một hệ thống có mục đích hoạt động văn hoá thì tổ chức bộ máy quản lý sẽ có những đặc thù khác biệt với hệ thống có mục đích kinh doanh. - Nguyên tắc chuyên môn hoá và cân đối. Nguyên tắc này đòi hỏi tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo phân công, phân cấp nhiều phân hệ trong hệ thống theo yêu cầu các nhóm chuyên môn ngành với đội ngũ nhân lực đợc đào tạo tơng ứng và có đủ quyền hạn để thực hiện đợc nguyên tắc này. - Nguyên tắc linh hoạt và thích ứng với môi trờng. Nguyên tắc này đảm bảo việc cải tiến bộ máy quản lý phải đảm bảo cho mỗi phân hệ, mỗi bộ phận một mức độ tự do sáng tạo tơng ứng để các 10 Người lãnh đạo Tham mưu1 Tham mưu2 Tham mưu3 Người lãnh đạo tuyến2Người lãnh đạo tuyến1 Tham mưu2Tham mưu1 Tham mưu2Tham mưu1 Các đối tượng qlý Các đối tượng qlý