LỜI CẢM ƠN Để hồn thành khóa luận tốt nghiệp em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Trường Đại học Công nghệ Thông tin Truyền thông Thái Nguyên tạo điều kiện để em thực khóa luận tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo Khoa Hệ thống thông tin kinh tế tận tình bảo, giúp đỡ, giảng dạy truyền đạt kiến thức bổ ích, kinh nghiệm quý báu cho sinh viên suốt thời gian học tập trường Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới cô ThS Đỗ Năng Thắng, ThS Đàm Thị Phương Thảo, thầy cô tận tình giúp đỡ, trực tiếp bảo, hướng dẫn em suốt thời gian thực khóa luận Cuối em xin gửi lời cảm ơn đến cô, chú, anh, chị huyện Chợ Mới, tỉnh Bắc Kạn tạo điều kiện để em đến thực tập nhận bảo, hướng dẫn tận tình, giúp em có hội tiếp xúc với mơi trường làm việc, hỏi hỏi nhiều kinh nghiệm quý báu Vì kiến thức thân hạn chế, q trình thực tập, hồn thiện khóa luận tốt nghiệp em khơng tránh khỏi sai sót, kính mong nhận ý kiến đóng góp từ thầy để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn ! Thái Nguyên, ngày 21 tháng năm 2017 SINH VIÊN THỰC HIỆN Trịnh Thị Dung i LỜI CAM ĐOAN Với đề tài “Ứng dụng phần mềm TDOFFICE công tác quản lý văn UBND huyện Chợ Mới - tỉnh Bắc Kạn”,tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu riêng hướng dẫn ThS Đỗ Năng Thắng, ThS Đàm Thị Phương Thảo Không chép từ khóa luận trước Các nội dung nghiên cứu, kết đề tài trung thực chưa công bố hình thức trước Những số liệu, tài liệu phục vụ cho việc phân tích, đánh giá thu thập từ nguồn khác có ghi rõ tài liệu tham khảo Tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm lời cam đoan danh dự Thái Nguyên, ngày 21 tháng năm 2017 NGƯỜI CAM ĐOAN TRỊNH THỊ DUNG ii MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i LỜI CAM ĐOAN ii MỤC LỤC iii DANH MỤC HÌNH ẢNH v DANH MỤC VIẾT TẮT vii LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Các khái niệm 1.2 Yêu cầu việc quản lý văn 1.3 Nghiệp vụ quản lý văn – đến 1.3.1 Nghiệp vụ quản lý văn 1.3.2 Nghiệp vụ quản lý văn đến 1.4.Công tác quản lý văn nội 13 1.4.1 Khái niệm văn nội 13 1.4.2 Quy trình quản lý văn nội 13 1.5 Ý nghĩa việc quản lý văn 14 CHƯƠNG THỰC TRẠNG VÀ QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ QUẢN LÝVĂN BẢN ĐI – ĐẾN TẠI UBND HUYỆN CHỢ MỚI – BẮC KẠN 15 2.1 Tổng quan UBND huyện Chợ Mới – Bắc Kạn 15 2.1.1 Giới thiệu UBND huyện Chợ Mới – Bắc Kạn 15 2.1.2 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Chợ Mới 17 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ UBND Huyện Chợ Mới – tỉnh Bắc Kạn 18 2.1.4 Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng HĐND-UBND huyện Chợ Mới 23 2.1.5 Vị trí, chức văn phòng HĐND – UBND Huyện Chợ Mới 24 2.2 Thực trạng quản lý văn – đến UBND huyện Chợ Mới 26 2.2.1 Thực trạng quy trình quản lý văn đến UBND huyện Chợ Mới 26 2.2.2 Thực trạng quy trình quản lý văn UBND huyện Chợ Mới 30 2.2.3 Nhận xét cách tổ chức hệ thống 34 iii CHƯƠNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM TẠI UBND HUYỆN CHỢ MỚI 36 3.1 Sự cần thiết phải ứng dụng phần mềm 36 3.2 Giới thiệu phần mềm TDOFFICE quản lý văn 36 3.3 Ứng dụng phần mềm TDOFFICE vào quản lý văn UBND huyện Chợ Mới, tỉnh Bắc Kạn 39 3.2.1 Tìm kiếm văn 39 3.2.2 Cập nhật văn 43 3.2.3.Thống kê báo cáo 52 KẾT LUẬN 61 TÀI LIỆU THAM KHẢO 62 iv DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1 Sơ đồ nghiệp vụ quản lý văn Hình.1.2 Mẫu ghi sổ quản lý văn đi, phần nội dung bên Hình 1.3 Sơ đồ nghiệp vụ quản lý văn đến Hình 1.4 Mẫu trình bày đăng ký văn đến 10 Hình 2.1 Hình ảnh UBND Huyện Chợ Mới 16 Hình 2.2 Sơ đồ cấu tổ chức UBND Huyện Chợ Mới 17 Hình 2.3 Sơ đồ quy trình quản lý văn đến 27 Hình 2.4 Sơ đồ quy trình quản lý văn 31 Hình 3.1 Mơ hình hệ thống 37 Hình 3.2 Giao diện trang chủ 39 Hình 3.3 Biểu tượng chọn văn đến 39 Hình 3.4 Ghi số tra cứu 112 40 Hình 3.5 Kết tìm kiếm 40 Hình 3.6 Số cơng văn cần tìm 41 Hình 3.7 Biểu tượng văn 41 Hình 3.8 Nhập từ khóa tìm kiếm 42 Hình 3.9 Thơng tin tìm kiếm 42 Hình 3.10 Kết tìm kiếm ứng với thơng tin nhập 43 Hình 3.11 Chọn văn đến qua mạng 43 Hình 3.12 Chọn hiệu chỉnh 44 Hình 3.13 Lựa chọn số văn 44 Hình 3.14 Điền thông tin mặc định 45 Hình 3.15 Chọn lưu lại 45 Hình 3.16 lựa chọn sổ văn 46 Hình 3.17 Chọn sổ văn 46 Hình 3.18 Điền thơng tin số văn 47 Hình 3.19 Lựa chọn phần chọn tệp 47 Hình 3.20 Chọn ghi lại 48 Hình 3.21 Lựa chọn văn 48 v Hình 3.22 Chọn văn chờ ban hành 49 Hình 3.23 Tích vào 49 Hình 3.24 Chọn hiệu chỉnh 50 Hình 3.25 Thông tin 50 Hình 3.26 Chọn tệp 51 Hình 3.27 Ghi lại 51 Hình 3.28 Chọn gửi văn 52 Hình 3.29 Chọn văn đến 52 Hình 3.30 Tra cứu văn 53 Hình 3.31 Chọn thứ tự văn 53 Hình 3.32 Danh sách kết 54 Hình 3.33 Danh sách kết (2) 54 Hình 3.34 Chọn tra cứu liệu theo năm, chọn năm muốn xem liệu 55 Hình 3.35 Chọn tồn văn 55 Hình 3.36 Kết thống kê theo năm 56 Hình 3.37 Kết thống kê theo tháng 56 Hình 3.38 Kết thống kê theo ngày 57 Hình 3.39 Các kết 57 Hình 3.40 Chọn văn 58 Hình 3.41 Tra cứu văn 58 Hình 3.42 Chọn tồn văn 59 Hình 3.43 Chọn theo năm 59 Hình 3.44 Chọn theo tháng 60 Hình 3.45 Kết 60 vi DANH MỤC VIẾT TẮT Từ viết tắt Ý nghĩa HĐND Hội đồng nhân dân UBND Ủy ban nhân dân TT Thông tư BNV Bộ nội vụ CT Chỉ thị NV Nội vụ DS Dân số GĐ Gia đình DL Dữ liệu vii LỜI MỞ ĐẦU  Lý chọn đề tài: Trong công đổi đất nước ngành, lĩnh vực họat động có đóng góp định ln có cải tiến để vươn tới hồn thiện Hòa nhập vào xu năm gần nghiệp vụ cơng tác Văn thư có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng u cầu cải cách hành Cơng tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lí điều hành cơng việc quan Đảng, quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, xã đồng thời cơng tác Văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý quan, mắt xích quan trọng máy hoạt động lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành Việc nắm bắt thơng tin nhanh chóng, kịp thời xác ngày đóng vai trò quan trọng công tác quản lý điều hành Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra điều hành quan Đảng, quan nhà nước, tổ chức kinh tế - trị - xã hội… Để hoạt động có hiệu quan không coi trọng việc quản lý văn – đến Bởi khơng phương tiện cần thiết để ghi lại, truyền đạt lại định quản lý trình hoạt động quan, đơn vị mà điều kiện đảm bảo cho quan, đơn vị thực tốt việc quản lý, điều hành theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao theo pháp luật Hằng ngày, quan, đồn thể, xí nghiệp, cơng, nông trường, trường học, bệnh viện, đơn vị vũ trang (sau gọi chung quan) trongkhi giải công việc thuộc chức nhiệm vụ, quyền hạn giaođều phải xử lý vấn đề liên quan tới việc tổ chức quản lý công văn, giấytờ mà quan gửi văn – đến Giải tốt vấn đề có ý nghĩa thiết thực đến việc nâng cao hiệu lực hiệu hoạt động quản lý, điềuhành quan Đồng thời qua góp phần vào việc rèn luyện tính nghiêmtúc, khoa học cán bộ, công chức việc thực côngviệc giao Dưới vấn đề vềtổ chức quản lý văn bảnđi – đến Nhận thức tầm quan trọng việc quản lý văn hoạt động quan, đơn vị nói chung văn phòng UBND huyện Chợ Mới, tỉnh Bắc Kạn nói riêng Vì em chọn đề tài: “Ứng dụng phần mềm TDOFFICE công tác quản lý văn UBND huyện Chợ Mới - tỉnh Bắc Kạn ”Cho báo cáo khóa luận tốt nghiệp  Mục đích nghiên cứu: Bằng kiến thức tổng hợp kết hợp với tìm hiểu, phân tích cơng tác tổ chức quản lý văn văn phòng UBND huyện Trên sở nhằm ưu, nhược điểm tồn để đề biện pháp hoàn thiện cho việc quản lý văn cho cán văn thư  Đối tượng nghiên cứu: Ứng dụng phần mềm việc quản lý văn – đến UBND huyện Chợ Mới  Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu thực tiễn việc nâng cao hiệu công tác quản lý văn – đến UBND huyện Chợ Mới  Ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài: Chương trình giúp cho người cán văn thư người sử dụng việc xem văn cách đầy đủ, xác, dễ dàng, nhanh chóng tiện lợi Chương trình giảm bớt chi phí thời gian tiền bạc việc quản lý văn quan Chương trình xây dựng phải sát với thực tế, giao diện gần gũi, dễ sử dụng  Kết cấu đề tài: Trong báo cáo gồm chương chính: Chương 1: Khái quát văn quản lý văn Chương 2: Thực trạng quy trình nghiệp vụ quản lý văn - đến UBND huyện Chợ Mới – Bắc Kạn Chương 3: Ứng dụng phần mềm UBND huyện Chợ Mới CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Các khái niệm Theo nghĩa rộng Theo nghĩa hẹp văn dược hiểu tài liệu, hồ sơ hình thành trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế theo nghĩa này, loại giấy tờ dùng để quản lý điều hành hoạt động quan, tổ chức thị, thông tư, nghị quyết định đề án công tác, báo cáo gọi văn - Phân loại văn + Văn quy phạm pháp luật Văn quy phạm pháp luật văn quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định có quy tấc xử chung Nhà nước bảo đảm thực nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa + Văn cá biệt Văn cá biệt văn áp dụng luật pháp, chứa đựng quy tắc xử riêng quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo chức , nhiệm vụ Loại văn thường sử dụng để giải vụ việc cụ thể Ví dụ: Quyết định nâng lương, khen thướng, kỷ luật, điều động công tác, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán công chức; định xử phạt vi phạm hành chính; thị phát động phong trào thi dua… + Văn hành Văn hành văn để điều hành thực thi văn quy phạm pháp luật; để giải cơng việc cụ thể; để phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi cơng tác, ghi chép cơng việc quan, đơn vị + Văn chuyên môn nghiệp vụ Văn chuyên môn nghiệp vụ văn mang tính chất chun mơn, kỹ thuật riêng quan, đơn vị để thực cơng việc Ví dụ: Hóa đơn, hợp đồng, vẽ thiết kế… Bước 5: Chọn ghi lại Hình 3.20 Chọn ghi lại Đối với văn Bước 1: Chọn văn Hình 3.21 Lựa chọn văn 48 Bước 2: Chọn văn chờ ban hành Hình 3.22 Chọn văn chờ ban hành Bước 3: Tích vào văn Hình 3.23 Tích vào 49 Bước 4: Chọn hiệu chỉnh Hình 3.24 Chọn hiệu chỉnh Bảng sau Hình 3.25 Thơng tin 50 Bước 5: Tích vào tệp kèm theo để tải xem nội dung văn điền thơng tin vào bảng Hình 3.26 Chọn tệp Bước 6: Chọn ghi lại Hình 3.27 Ghi lại Bước 7: In văn để trình ký, sau văn ký photo đóng dấu đỏ scan văn Bước 8: Chọn hiệu chỉnh văn bảnvà tải tệp scan vào phần chọn tệp xóa tệp cũ chọn ghi lại 51 Bước 9: Chọn gửi văn Hình 3.28 Chọn gửi văn 3.2.3 Thống kê báo cáo Đối với văn đến Thống kê theo loại văn Bước 1: Chọn văn đến Hình 3.29 Chọn văn đến 52 Bước 2: Chọn tra cứu văn Hình 3.30 Tra cứu văn Bước 3: Chọn theo loại văn Hình 3.31 Chọn thứ tự văn 53 Kết thống kê theo loại văn Hình 3.32 Danh sách kết Hình 3.33 Danh sách kết (2) 54 Thống kê văn theo năm, tháng Bước 1: Chọn tra cứu liệu theo năm, chọn năm muốn xem liệu Hình 3.34 Chọn tra cứu liệu theo năm, chọn năm muốn xem liệu Bước 4: Chọn toàn văn Hình 3.35 Chọn tồn văn 55 Kết thống kê theo năm Hình 3.36 Kết thống kê theo năm Muốn xem kết theo tháng tiếp tục ấn vào tam giác chọn tháng Hình 3.37 Kết thống kê theo tháng 56 Chọn ngày Hình 3.38 Kết thống kê theo ngày Xem kết Hình 3.39 Các kết 57 Đối với văn Bước 1: Chọn văn Hình 3.40 Chọn văn Bước 2: Chọn tra cứu liệu theo năm Hình 3.41 Tra cứu văn 58 Bước 3: Chọn năm chọn tồn văn Hình 3.42 Chọn toàn văn Kết thống kê theo năm Hình 3.43 Chọn theo năm 59 Muốn xem kết theo tháng Chọn mũi tên bên cạnh cột tháng kết Hình 3.44 Chọn theo tháng Chọn ngày để xem số lượng văn xem kết Hình 3.45 Kết 60 KẾT LUẬN Cơng tác quản lý văn UBND huyện Chợ Mới công việc cần thiết, chất lượng hiệu làm việc có ảnh hưởng lớn mang tính định tới khâu khác quy trình quản lý văn đơn vị Sau tìm hiểu tính thuận lợi phần mềm TDOFFICE quản lý văn em thực đề tài “ Quản lý văn – đến UBND huyện Chợ Mới phần mềm TDOFFICE.”  Kết đạt Qua đề tài thực thời gian qua, em đạt kết sau: - So sánh, đánh giá thực trạng công tác quản lý văn UBND huyện Chợ Mới tỉnh Bắc Kạn; - Ứng dụng phần mềm TDOFFICE để nâng cao hiệu quản lý văn UBND huyện Chợ Mới  Hạn chế Tuy nhiên với thời gian hạn chế kiến thức nên số hạn chế: - Chưa tìm hiểu nghiên cứu hết văn liên quan đến lĩnh vực lĩnh vực lưu trữ phòng văn thư lưu trữ huyện; - Chưa có đủ kiến thức, điều kiện tìm hiểu kỹ phần mềm TDOFFICE  Hướng phát triển - Quản lý chặt chẽ quy trình cơng tác quản lý văn quan; - Mở lớp bồi dưỡng cho cán quan học hiểu rõ quy định, luật văn quản lý văn bản; Mặc dù có nhiều cố gắng q trình nghiên cứu làm đề tài nhiều hạn chế thời gian kiến thức nên báo cáo em không tránh khỏi thiếu sót, nhiều vấn đề chưa giải hồn chỉnh Vì vậy, em mong nhận ý kiến đóng góp thầy, bạn để em hoàn thiện phát triển đề tài Em xin chân thành cảm ơn! 61 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Luật số 11/2003/QH11 ngày 26 tháng 11 năm 2003 Quốc hội Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân [2] Luật số 80/2015/QH13 ngày 22 tháng năm 2015 Quốc hội việc Ban hành văn quy phạm pháp luật [3] Nguyễn Lệ Nhung, Công tác văn thư lưu trữ với việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng [4]Nguyễn Hữu Thi (2005), Giáo trình quản trị văn phòng, NXB Khoa học kỹ thuật Hà Nội [5] Thông tư liên tịch số 55/2005/TT-BNV ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn [6] Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội Vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành [7] Thơng tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội Vụ việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 62 ... việc quản lý văn hoạt động quan, đơn vị nói chung văn phòng UBND huyện Chợ Mới, tỉnh Bắc Kạn nói riêng Vì em chọn đề tài: Ứng dụng phần mềm TDOFFICE công tác quản lý văn UBND huyện Chợ Mới - tỉnh. .. TRÌNH NGHIỆP VỤ QUẢN LÝVĂN BẢN ĐI – ĐẾN TẠI UBND HUYỆN CHỢ MỚI – BẮC KẠN 15 2.1 Tổng quan UBND huyện Chợ Mới – Bắc Kạn 15 2.1.1 Giới thiệu UBND huyện Chợ Mới – Bắc Kạn 15 2.1.2... Thực trạng quy trình nghiệp vụ quản lý văn - đến UBND huyện Chợ Mới – Bắc Kạn Chương 3: Ứng dụng phần mềm UBND huyện Chợ Mới CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Các khái niệm Theo