LỜI CẢM ƠN Trước tiên, tơi xin bày tỏ lòng cảm ơn tới TS Nguyễn Lệ Nhung (Khoa hệ thống thông tin kinh tế) bước hướng dẫn, giúp đỡ tơi q trình thực tập hồn thiện thực tập khóa luận tốt nghiệp Tơi xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo Khoa hệ thống thông tin kinh tế trường Đại học Công nghệ Thông tin Truyền thông – Đại học Thái Nguyên, bảo kiến thức chuyên môn tinh thần học tập độc lập, sáng tạo để tơi có kiến thức thực đề tài khóa luận tốt nghiệp Tơi xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo, cán phòng văn thư huyện Yên Dũng, tỉnh Bắc Giang tạo điều kiện giúp đỡ cho nhiều q trình hồn thiện khóa luận Bên cạnh đó, tơi xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc tới gia đình, bạn bè người sát cánh, tạo điệu kiện tốt để tơi thực đề tài khóa luận tốt nghiệp Trong trình thực đề tài tốt nghiệp, cố gắng hết sức, thời gian khả có hạn nên khơng thể tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, mong thầy giáo góp ý giúp đỡ để khóa luận hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn ! i LỜI CAM ĐOAN Nhận thức khóa luận tốt nghiệp sản phẩm hồn thiện sinh viên ngành Hệ thống Thông tin Kinh tế trường, cần tới miệt mài thân hướng dẫn bảo tận tình thầy giáo Tơi tổng hợp kiến thức học kinh nghiệm số liệu khảo sát thực tế nhằm hồn thành khóa luận tốt nghiệp Tơi xin cam đoan: Nội dung khóa luận khơng chép khóa luận sản phẩm thân nghiên cứu thực tế xây dựng lên Mọi thông tin nội dung sai lệch xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước Hội đồng bảo vệ Thái Nguyên, tháng năm 2017 Sinh viên thực Hoàng Thị Nga ii MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i LỜI CAM ĐOAN ii MỤC LỤC iii DANH MỤC HÌNH ẢNH v DANH MỤC VIẾT TẮT vii LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Các khái niệm 1.2 Vai trò, chức văn 1.3 Yêu cầu việc quản lý văn 1.4 Nguyên tắc quản lý văn 1.5 Nghiệp vụ quản lý văn – đến 1.5.1 Nghiệp vụ quản lý văn 1.5.2 Nghiệp vụ quản lý văn đến 1.6 Ý nghĩa việc quản lý văn 15 CHƯƠNG THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI – ĐẾN TẠI UBND HUYỆN YÊN DŨNG – BẮC GIANG 16 2.1 Tổng quan UBND huyện Yên Dũng – Bắc Giang 16 2.1.1 Giới thiệu UBND huyện Yên Dũng – Bắc Giang 16 2.1.2 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Yên Dũng – Bắc Giang 18 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ UBND Huyện Yên Dũng – Tỉnh Bắc Giang 20 2.1.4 Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng HĐND-UBND huyện Yên Dũng 22 2.1.5 Vị trí, chức văn phòng HĐND – UBND Huyện Yên Dũng 23 2.2 Thực trạng quản lý văn – đến UBND huyện Yên Dũng 25 2.2.1 Thực trạng quy trình quản lý văn đến UBND huyện Yên Dũng 25 2.2.2 Thực trạng quy trình quản lý văn UBND huyện Yên Dũng 32 2.2.3 Nhận xét cách tổ chức hệ thống cũ 38 iii CHƯƠNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM BG.NETOFFICE TẠI UBND HUYỆN YÊN DŨNG 40 3.1 Sự cần thiết phải ứng dụng phần mềm 40 3.2 Giới thiệu phần mềm BG Net office quản lý văn 40 3.3 Ứng dụng phần mềm BG NETOFFICE văn – đến UBND huyện Yên Dũng 44 KẾT LUẬN 59 TÀI LIỆU THAM KHẢO 60 iv DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1 Nghiệp vụ quản lý văn Hình 1.2 Mẫu bìa sổ quản lý văn Hình 1.3 Mẫu ghi sổ quản lý văn đi, phần nội dung bên Hình 1.4 Nghiệp vụ quản lý văn đến Hình 1.5 Mẫu dấu đến 11 Hình 1.6 Mẫu bìa sổ đăng ký văn đến 12 Hình 1.7 Mẫu trình bày đăng ký văn đến 12 Hình 2.1 Bản đồ hành huyện Yên Dũng 17 Hình 2.2 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Yên Dũng 18 Hình 2.3 Cơ cấu tổ chức văn phòng UBND huyện Yên Dũng 22 Hình 2.4: Quy trình quản lý văn đến 26 Hình 2.5 Bìa sổ đăng ký văn đến UBND huyện Yên Dũng 27 Hình 2.6 Tờ đầu sổ đăng ký văn đến UBND huyện Yên Dũng 29 Hình 2.7 Mặt sổ đăng ký văn đến UBND huyện Yên Dũng 30 Hình 2.8 Quy trình quản lý văn 33 Hình 2.9 Bìa sổ đăng ký văn UBND huyện Yên Dũng 34 Hình 2.10 Mặt sổ đăng ký văn UBND huyện Yên Dũng 36 Hình 3.1 Mơ hình hệ thống 41 Hình 3.2 Giao diện đăng nhập hệ thống phần mềm BG Net office 44 Hình 3.3 Giao diện làm việc phần mềm BG Net office 45 Hình 3.4 Tiêu đề văn 46 Hình 3.5 Lựa chọn người ký văn 46 Hình 3.6 Thực thao tác thêm văn 47 Hình 3.7 Lấy số thứ tự theo sổ 47 Hình 3.8 File đính kèm văn 48 Hình 3.9 Tra cứu văn 49 Hình 3.10 Chọn sổ văn 50 Hình 3.11 Lựa chọn đơn vị soản thảo 50 Hình 3.12 Lựa chọn loại văn 51 v Hình 3.13: Tiêu đề văn đến 51 Hình 3.14: Lựa chọn đơn vị xử lý 52 Hình 3.15 Lựa chọn người xử lý 53 Hình 3.16 Lựa chọn loại văn 54 Hình 3.17 Tình trạng xử lý văn 55 Hình 3.18 Lựa chọn quan tiếp nhận văn 57 Hình 3.19 Ngày chuyển giao văn cho đơn vị nhận văn 58 vi DANH MỤC VIẾT TẮT Từ viết tắt Ý nghĩa HĐND Hội đồng nhân dân UBND Ủy ban nhân dân TT Thông tư BNV Bộ nội vụ BG Bắc Giang CT Chỉ thị NV Nội vụ DS Dân số GĐ Gia đình DL Dữ liệu vii LỜI MỞ ĐẦU  Lý chọn đề tài: Trong công đổi đất nước ngành, lĩnh vực họat động có đóng góp định ln có cải tiến để vươn tới hồn thiện Hòa nhập vào xu năm gần nghiệp vụ cơng tác Văn thư có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành Cơng tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc quan Đảng, quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, xã đồng thời công tác Văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý quan, mắt xích quan trọng máy hoạt động lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành Việc nắm bắt thông tin nhanh chóng, kịp thời xác ngày đóng vai trò quan trọng cơng tác quản lý điều hành Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra điều hành quan Đảng, quan nhà nước, tổ chức kinh tế - trị - xã hội… Để hoạt động có hiệu quan khơng thể không coi trọng việc quản lý văn – đến Bởi khơng phương tiện cần thiết để ghi lại, truyền đạt lại định quản lý trình hoạt động quan, đơn vị mà điều kiện đảm bảo cho quan, đơn vị thực tốt việc quản lý, điều hành theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao theo pháp luật Hằng ngày, quan, đồn thể, xí nghiệp, cơng, nơng trường, trường học, bệnh viện, đơn vị vũ trang (sau gọi chung quan) giải công việc thuộc chức nhiệm vụ, quyền hạn giao phải xử lý vấn đề liên quan tới việc tổ chức quản lý công văn, giấy tờ mà quan gửi văn – đến Giải tốt vấn đề có ý nghĩa thiết thực đến việc nâng cao hiệu lực hiệu hoạt động quản lý, điều hành quan Đồng thời qua góp phần vào việc rèn luyện tính nghiêm túc, khoa học cán bộ, công chức việc thực công việc giao Dưới vấn đề tổ chức quản lý văn – đến Nhận thức tầm quan trọng việc quản lý văn hoạt động quan, đơn vị nói chung văn phòng UBND huyện Yên Dũng, tỉnh Bắc Giang nói riêng Vì em chọn đề tài: “Quản lý văn – đến UBND huyện Yên Dũng, tỉnh Bắc Giang phần mềm BG.NETOFFICE.” Cho báo cáo khóa luận tốt nghiệp  Mục đích nghiên cứu: Bằng kiến thức tổng hợp kết hợp với tìm hiểu, phân tích cơng tác tổ chức quản lý văn văn phòng UBND huyện Trên sở nhằm ưu, nhược điểm tồn để đề biện pháp hoàn thiện cho việc quản lý văn cho cán văn thư  Đối tượng nghiên cứu: Ứng dụng phần mềm việc quản lý văn – đến UBND huyện Yên Dũng  Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu thực tiễn việc nâng cao hiệu công tác quản lý văn – đến UBND huyện Yên Dũng  Ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài: Chương trình giúp cho người cán văn thư người sử dụng việc xem văn cách đầy đủ, xác, dễ dàng, nhanh chóng tiện lợi Chương trình giảm bớt chi phí thời gian tiền bạc việc quản lý văn quan Chương trình xây dựng phải sát với thực tế, giao diện gần gũi, dễ sử dụng  Kết cấu đề tài: Trong báo cáo gồm chương chính: Chương 1: Khái quát văn quản lý văn Chương 2: Thực trạng quản lý văn - đến UBND huyện Yên Dũng – Bắc Giang Chương 3: Ứng dụng phần mềm UBND huyện Yên Dũng CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Các khái niệm Theo nghĩa rộng văn vật mang tin thể thông qua ký hiệu hay ngôn ngữ, nghĩa phương tiện dùng để ghi nhận truyền đạt thông tin từ chủ thể đến chủ thể khác Theo nghĩa hẹp văn dược hiểu tài liệu, hồ sơ hình thành trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế theo nghĩa này, loại giấy tờ dùng để quản lý điều hành hoạt động quan, tổ chức thị, thông tư, nghị quyết định đề án công tác, báo cáo gọi văn - Phân loại văn + Văn quy phạm pháp luật Văn quy phạm pháp luật văn quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định có quy tấc xử chung Nhà nước bảo đảm thực nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa + Văn cá biệt Văn cá biệt văn áp dụng luật pháp, chứa đựng quy tắc xử riêng quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo chức , nhiệm vụ Loại văn thường sử dụng để giải vụ việc cụ thể Ví dụ: Quyết định nâng lương, khen thướng, kỷ luật, điều động công tác, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán công chức; định xử phạt vi phạm hành chính; thị phát động phong trào thi dua… + Văn hành Văn hành văn để điều hành thực thi văn quy phạm pháp luật; để giải công việc cụ thể; để phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi công tác, ghi chép công việc quan, đơn vị + Văn chuyên môn nghiệp vụ Văn chuyên môn nghiệp vụ văn mang tính chất chun mơn, kỹ thuật riêng quan, đơn vị để thực công việc  Cách sử dụng phần mềm văn - Bước 1: Di chuột vào chuyên mục văn Hình 3.4 Tiêu đề văn - Bước 2: Thực thao tác thêm văn gồm có: + Số văn + Số thứ tự theo sổ + Loại văn bản: Quyết định, thông báo, giấy mời, thị, biên bản, báo cáo, công điện, công văn …… + Người ký gồm có : Hình 3.5 Lựa chọn người ký văn 46 Hình 3.6 Thực thao tác thêm văn - Bước 3: Thực thao tác ghim văn lại để lấy số văn Hình 3.7 Lấy số thứ tự theo sổ 47 - Bước 4: Nếu nhập tiếp văn ấn thêm (f7) hay nhập giống với văn trước ấn (f9) - Bước 5: Nếu nhập sai ấn nút xóa, khơng thực tiếp thao tác  Văn Hình 3.8 File đính kèm văn 48 Hình 3.9 Tra cứu văn 49 Hình 3.10 Chọn sổ văn Hình 3.11 Lựa chọn đơn vị soản thảo 50 Hình 3.12 Lựa chọn loại văn  Cách sử dụng phần mềm văn đến - Bước 1: Di chuột vào thư mục văn đến Hình 3.13: Tiêu đề văn đến 51 - Bước 2: Lựa chọn đơn vị xử lý văn đến gồm có đơn vị: + Văn phòng + Thường trực UBND + Thường trực HDND + Phòng Tài Ngun Mơi Trường + Phòng Lao Động Thương Binh& Xã Hội + Phòng Nội Vụ + Phòng Kinh Tế & Hạ Tầng + Phòng Tài Chính Kế Hoạch + Phòng Nơng Nghiệp + Phòng Giáo Dục & Đào Tạo + Phòng Văn Hóa Thơng Hình 3.14: Lựa chọn đơn vị xử lý 52 - Bước 3: Lựa chọn người xử lý gồm có: + BQLDT- Nguyễn Khắc Sơn + Chủ Tịch UBND Thị Trấn Neo + DQLGTTT- Đội Trưởng Đội QLGT-TT-XD + DS- Ngụy Thị Hoa + GD- Nguyễn Văn Lượng + Giám đốc Ban QLDA + KTHT- Trưởng Phòng KTHT + LD- Phan Thế Huấn + NN- Nguyễn Xuân Tiến + NV- Trưởng Phòng NV + QĐ- Giám Đốc TTPTQĐ Hình 3.15 Lựa chọn người xử lý 53 - Bước 4: Lựa chọn loại văn gồm có: + Biên + Báo cáo + Báo cáo nhanh + Công điện + Công hàm + Chỉ thị + Chương trình + Cơng văn + Cơng văn - Hội đồng + Điện báo + Đơn thư Hình 3.16 Lựa chọn loại văn 54 - Bước 5: Tình trạng xử lý gồm có: + Chưa XL + Đang XL + Đang XL (chậm tiến độ) + Đã XL xong + Đã XL xong (quá hạn) + Tất VB Hình 3.17 Tình trạng xử lý văn - Bước 6: Các quan ban hành văn đến: + An Giang + Ban Bảo vệ sức khoẻ + Ban Cán Đảng nước + Ban đạo PCTN + Ban Dân Vận + Ban Dân vận Trung ương 55 + Ban Nội Trung ương + Ban Quản lý Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh + Ban Tuyên giáo + Ban Tuyên giáo Trung ương + Ban Tổ chức Trung ương + Ban Tổ chức Tỉnh uỷ + Ban Đối ngoại Trung ương + Báo Bắc Giang + Báo Nhân dân + Bà Rịa - Vũng Tàu + Bình Dương + Bình Phước + Bình Thuận + Bình Định + BV Lao Phổi + BV Phụ sản + BV Tâm thần + BV Y học cổ truyền + BV Đa khoa Hiệp Hoà + BV Đa khoa Lạng Giang + BV Đa khoa Sơn Động + BV Đa khoa Tân Yên + BV Đa khoa Tỉnh + BV Đa khoa Việt Yên + BV Đa khoa Yên Dũng + BV Đa khoa Yên Thế + BV Điều dưỡng PHCN + Bưu điện Tỉnh + Bạc Liêu + Bảo hiểm Xã hội Việt Nam + Bảo hiểm xã hội Việt Nam 56 + Bảo hiểm XH tỉnh + Bắc Giang + Bắc Kạn + Bắc Ninh + Bến Tre + Bệnh viện ĐK Lục Nam + Bộ Công an + Bộ Công thương + Bộ Giao thông vận tải + Bộ Giáo dục Đào tạo + Bộ Khoa học Công nghệ + Bộ Kế hoạch Đầu tư + Bộ Lao động Thương binh Xã hội + Bộ Ngoại giao + Bộ Nông nghiệp Phát triển Nông thôn + Bộ Nội vụ + Bộ Quốc phòng Hình 3.18 Lựa chọn quan tiếp nhận văn 57 - Bước 7: Ngày ký gồm có: Hình 3.19 Ngày chuyển giao văn cho đơn vị nhận văn 58 KẾT LUẬN Công tác quản lý văn UBND huyện Yên Dũng công việc cần thiết, chất lượng hiệu làm việc có ảnh hưởng lớn mang tính định tới khâu khác quy trình quản lý văn đơn vị Sau tìm hiểu tính thuận lợi phần mềm BG Net office quản lý văn em thực đề tài “ Quản lý văn – đến UBND huyện Yên Dũng, tỉnh Bắc Giang phần mềm BG NETOFFICE.” Qua đề tài thực thời gian qua, em đạt kết sau: - So sánh, đánh giá thực trạng công tác quản lý văn UBND huyện Yên Dũng tỉnh Bắc Giang - Ứng dụng phần mềm BG Net office để nâng cao hiệu quản lý văn UBND huyện Yên Dũng Tuy nhiên với thời gian hạn chế kiến thức nên số hạn chế: - Chưa tìm hiểu nghiên cứu hết văn liên quan đến lĩnh vực lĩnh vực lưu trữ phòng văn thư lưu trữ huyện Mặc dù có nhiều cố gắng q trình nghiên cứu làm đề tài nhiều hạn chế thời gian kiến thức nên báo cáo em khơng tránh khỏi thiếu sót, nhiều vấn đề chưa giải hoàn chỉnh Một lần em xin chân thành cảm ơn Cô Nguyễn Lệ Nhung tận tình bảo em hồn thiện đề tài báo cáo Em xin chân thành cảm ơn! 59 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] PGS.TS Nguyễn Hữu Thi (2005), Giáo trình quản trị văn phòng, NXB Khoa học kỹ thuật Hà Nội [2] Nguyễn Lệ Nhung, Công tác văn thư lưu trữ với việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng [3] Bộ Nội vụ, (2007), Thông tư số 07/2012/NĐ-CP, ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan [4] Bộ Nội vụ, (2005), Thông tư số 21/2005/TT-BNV hướng dẫn chức nhiệm vụ, quyền hạng cấu tổ chức tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính Phủ UBND [5] Bộ Nội vụ, (2011), Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành [6] Trung tâm Tin học công báo tỉnh Bắc Giang (2014), Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý văn điều hành tác nghiệp – BG.NETOFFICE 60 ... văn – đến 1.5.1 Nghiệp vụ quản lý văn 1.5.2 Nghiệp vụ quản lý văn đến 1.6 Ý nghĩa việc quản lý văn 15 CHƯƠNG THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI – ĐẾN TẠI UBND HUYỆN YÊN... động quan, đơn vị nói chung văn phòng UBND huyện n Dũng, tỉnh Bắc Giang nói riêng Vì em chọn đề tài: Quản lý văn – đến UBND huyện Yên Dũng, tỉnh Bắc Giang phần mềm BG. NETOFFICE. ” Cho báo cáo khóa... trạng quản lý văn - đến UBND huyện Yên Dũng – Bắc Giang Chương 3: Ứng dụng phần mềm UBND huyện Yên Dũng CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Các khái niệm Theo nghĩa rộng văn vật