i LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: a) Những nội dung luận văn thực hướng dẫn trực tiếp TS Nguyễn Phùng b) Các số liệu, kết nêu luận văn trung thực chưa công bố cơng trình khác Tác giả Bùi Đỗ Như Hạnh ii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN i MỤC LỤC .ii DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT .v DANH MỤC CÁC BẢNG vii DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ vii MỞ ĐẦU CHƯƠNG MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC KHOẢN THU CHI TẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU 1.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1 Khái niệm mục tiêu hệ thống kiểm soát nội 1.1.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội 1.2 KHÁI QUÁT VỀ ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU 14 1.2.1 Khái niệm phân loại đơn vị nghiệp có thu 14 1.2.2 Đặc điểm hoạt động tài đơn vị nghiệp có thu 16 1.3 NỘI DUNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ THU CHI TẠI ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU .18 1.3.1 Mục tiêu kiểm soát nội khoản thu chi: 18 1.3.2 Thủ tục kiểm soát 20 1.4 KẾT LUẬN CHƯƠNG 24 CHƯƠNG THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC KHOẢN THU CHI TẠI NHÀ KHÁCH SỐ BẠCH ĐẰNG VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG 25 2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NHÀ KHÁCH SỐ BẠCH ĐẰNG .25 2.1.1 Quá trình hình thành Nhà khách: 25 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Nhà khách 25 2.1.3 Tổ chức máy quản lý Nhà khách số Bạch Đằng 26 iii 2.1.4 Tổ chức hạch toán kế toán Nhà khách 30 2.2 TÌNH HÌNH THU CHI TẠI NHÀ KHÁCH SỐ BẠCH ĐẰNG .33 2.2.1 Tình hình thu hoạt động dịch vụ giai đoạn 2008 – 2010 .34 2.2.2 Tình hình chi phí hoạt động kinh doanh dịch vụ giai đoạn 2008 – 2010: 35 2.3 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC KHOẢN THU CHI TẠI NHÀ KHÁCH SỐ BẠCH ĐẰNG 36 2.3.1 Nội dung KSNB khoản thu Nhà khách Số Bạch Đằng 36 2.3.2 Nội dung KSNB khoản chi Nhà khách Số Bạch Đằng 42 2.4 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CÁC KHOẢN THU CHI TẠI NHÀ KHÁCH SỐ BẠCH ĐẰNG 49 2.4.1 Kết đạt được: 49 2.4.2 Những mặt hạn chế quản lý thu chi Nhà khách .49 2.5 KẾT LUẬN CHƯƠNG 53 CHƯƠNG GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC KIỂM SỐT NỘI BỘ CÁC KHOẢN THU CHI TẠI NHÀ KHÁCH SỐ BẠCH ĐẰNG VĂN PHÒNG TRUNG ƯƠNG ĐẢNG 54 3.1 Hồn thiện mơi trường kiểm sốt .54 3.1.1 Xây dựng quy chế chi tiêu nội 54 3.1.2 Nâng cao chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn 56 3.1.3 Hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội khoản thu Nhà khách Số Bạch Đằng .66 3.1.4 Hồn thiện quy trình kiểm sốt nội khoản chi Nhà khách 68 3.2 KIẾN NGHỊ: .76 3.2.1 Đối với Văn phòng Trung ương Đảng 76 3.2.2 Đối với quan tài 76 3.3 KẾT LUẬN CHƯƠNG 76 KẾT LUẬN 77 iv DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 78 v DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT BHTN : Bảo hiểm thất nghiệp BHXH : Bảo hiểm xã hội BHYT : Bảo hiểm Y tế ĐVSN : Đơn vị nghiệp HC-KT : Hành Kế toán KSNB : Kiểm soát nội NKBĐ : Nhà khách Bạch Đằng TSCĐ : Tài sản cố định VPTW : Văn phòng Trung ương vi vii DANH MỤC CÁC BẢNG Số hiệu bảng Tên bảng Trang 2.1 Tình hình thu hoạt động dịch vụ giai đoạn 2008 -2010 34 2.2 Tình hình chi hoạt động dịch vụ giai đoạn 2008 -2010 35 2.3 Bảng giá phòng Nhà khách 37 2.4 Bảng giá thuê hội trường Nhà khách 37 2.5 Bảng kê nộp tiền Lễ tân 38 2.6 Bảng toán phục vụ khách 39 2.7 Bảng giá dịch vụ giặt Nhà khách 40 2.8 Phiếu bán hàng tổ giặt 41 2.9 Phiếu bán hàng nhà hàng 42 3.1 Bảng báo cáo tình hình phịng sử dụng Tổ buồng 61 3.2 Bảng báo cáo tình hình sử dụng vật tư phòng VIP 62 3.3 Bảng báo cáo tình hình sử dụng vật tư phịng 63 thường 3.4 Bảng báo cáo tình hình bán phịng lễ tân 64 3.5 Bảng tổng hợp tình hình thực phẩm 65 3.6 Bảng báo cáo thành phẩm nhà bếp 67 3.7 Bảng báo cáo phục vụ 68 3.8 Bảng báo cáo tiếp nhận thực phẩm 75 3.9 Bảng báo cáo sử dụng thực phẩm 76 DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ Số hiệu hình vẽ Tên hình vẽ Trang viii 1.1 Sơ đồ hệ thống kiểm soát nội 13 2.1 Sơ đồ tổ chức máy quản lý Nhà khách 26 2.2 Sơ đồ quy trình kiểm soát chi lương Nhà khách 43 2.3 Sơ đồ quy trình kiểm sốt mua hàng Nhà khách 45 2.4 Sơ đồ quy trình kiểm sốt mua thực phẩm Nhà 46 khách 2.5 Sơ đồ quy trình kiểm soát mua sắm TSCĐ Nhà 48 khách 3.1 Sơ đồ hồn thiện quy trình kiểm sốt chi lương 69 Nhà khách 3.2 Sơ đồ hoàn thiện quy trình kiểm sốt mua hàng 71 Nhà khách 3.3 Sơ đồ hồn thiện quy trình kiểm sốt mua sắm 73 TSCĐ Nhà khách 3.4 Sơ đồ hoàn thiện quy trình kiểm sốt mua thực phẩm Nhà khách 74 MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết đề tài Cùng với đời Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 Chính phủ, năm qua, Nhà nước ta có nhiều sách đơn vị nghiệp nhằm tăng cường lực hoạt động đơn vị đặc biệt việc phát huy quyền tự chủ tài chính, quyền tự chịu trách nhiệm để phát triển đơn vị, tăng thu nhập cho cán đồng thời giảm dần phụ thuộc vào ngân sách Nhà nước Vì thế, vấn đề kiểm tra, kiểm soát quan trọng cần thiết việc quản lý thu chi đơn vị nghiệp, giúp việc quản lý chi tiêu hiệu Từ đó, giúp nhà quản lý tránh sai sót, có thơng tin xác xây dựng dự toán thu, chi cho năm sau tốt Nhà khách số Bạch Đằng Văn phòng Trung ương Đảng đơn vị nghiệp hoạt động lĩnh vực dịch vụ, đặc biệt dịch vụ khách sạn, nhà hàng Hiện nay, Nhà khách số Bạch Đằng đơn vị nghiệp có thu tự đảm bảo kinh phí hoạt động, tận dụng sở vật chất, kỹ thuật, lao động, mặt giao quản lý để tổ chức số hoạt động dịch vụ (ăn, dịch vụ có thu khác) cho tổ chức, quan, cá nhân có nhu cầu theo quy định pháp luật Văn phịng Trung ương Đảng, khơng ảnh hưởng đến nhiệm vụ trị đơn vị Do đó, cần có chế quản lý tài chính, vấn đề kiểm soát nội khoản thu chi phù hợp đảm bảo hiệu quả, tiết kiệm Vì vậy, việc chọn đề tài: “Hồn thiện cơng tác kiểm soát nội khoản thu chi Nhà khách số Bạch Đằng Văn phòng Trung ương Đảng” thiết thực Việc nghiên cứu mặt mạnh mặt hạn chế, từ đưa giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác kiểm soát nội khoản thu chi nhằm giảm thiểu rủi ro, sai sót xảy 2 Mục tiêu nghiên cứu Trên sở hệ thống hoá vấn đề lý luận nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội khoản thu chi Nhà khách số Bạch Đằng, luận văn đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu kiểm soát nội khoản thu chi Nhà khách số Bạch Đằng Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu công tác kiểm soát nội khoản thu chi đơn vị nghiệp có thu - Phạm vi nghiên cứu: Đề tài tập trung vào kiểm soát nội khoản thu chi hoạt động dịch vụ Nhà khách số Bạch Đằng Văn phòng Trung ương Đảng Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng phương pháp quan sát, phương pháp tiếp cận thông tin, phương pháp tổng hợp, phân tích, đối chiếu với thực tế để làm rõ vấn đề nghiên cứu Đóng góp luận văn - Về mặt lý luận: luận văn làm rõ lý luận cơng tác kiểm sốt nội khoản thu chi nghiệp đơn vị nghiệp có thu - Về mặt thực tiễn: thông qua việc nghiên cứu tìm hiểu thực tế Nhà khách số Bạch Đằng, luận văn đưa tồn cơng tác kiểm sốt nội khoản thu chi Nhà khách số Bạch Đằng hướng khắc phục tồn Qua đó, đề giải pháp giúp đơn vị hồn thiện cơng tác quản lý thu chi, góp phần chống thất thốt, nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh 64 Bảng 3.4 Báo cáo tình hình bán phịng lễ tân BÁO CÁO TÌNH HÌNH BÁN PHỊNG THÁNG 12/2010 Từ ngày: 01/12/2010 đến ngày 15/12/2010 Đối tượng: Khách phục vụ Khách kinh doanh x Số Phòng 1202 Đơn giá phòng 1.000.00 Dịch vụ khác lượng ngày lưu trú thu Điện phòng thoại 5.000.00 925.00 560.00 0 người 10 Tổng Doanh Số Giặt Nước uống 273.000 Tổng Cộng doanh thu Cịn lại tốn 6.758.00 6.758.00 0 Số tiền nộp (Bằng chữ) Người lập (Ký, họ tên) Tổ trưởng Lễ tân (Ký, họ tên) Khi lễ tân nhập số phịng, chương trình tự động cập nhật đơn giá phịng Những trường hợp giá phịng giảm theo thỏa thuận với khách theo hợp đồng đặt trước, lễ tân nhập theo giá thực tế thoả thuận kèm theo ghi chú, kế toán kiểm tra, đối chiếu Đồng thời, phân hệ Nhà hàng, buồng phòng nhập rõ đầy đủ dịch vụ mà phòng sử dụng Báo cáo doanh thu thực nộp số tiền mà lễ tân thu số tiền khách chưa tốn Từ kế tốn Nhà khách kiểm sốt tình hình nợ, kiểm sốt tránh thất tài sản Nhà khách Doanh thu phục vụ ngày thể rõ đoàn khách nào, đồng thời lễ tân tập hợp giấy tờ có xác nhận liên quan để kế toán tổng hợp gửi Cục Quản trị tốn tồn chi phí cho Nhà khách Báo cáo thể loại phòng theo thứ tự khách vào lưu trú Nhà khách ngày Thống kê báo cáo số lượng người số ngày lưu trú Nhà khách, 65 thể phòng miễn phí, phịng phục vụ theo quy định Nhà khách cử nhân viên độc lập lên kiểm tra * Phân hệ Nhà hàng: Kế tốn Nhà hàng kết xuất bảng kê thực phẩm ngày Bảng tổng hợp tình hình thực phẩm theo Bảng 3.5 Bảng 3.5 Bảng tổng hợp tình hình thực phẩm TỔNG HỢP TÌNH HÌNH THỰC PHẨM Ngày 15 tháng 12 năm 2010 Số lượng TT 10 11 Tên thực phẩm Gạo thơm Dầu ăn Nước mắm Bột Hành Tỏi Trứng vịt Ổ qua Cà chua Rau xà lách Thịt heo nạc …… ĐVT tồn đầu Kg Lít Lít Gói Kg Kg Cái Kg Kg Kg Kg kỳ 50 0 0 Số lượng nhập 0 0 50 7 Số lượng xuất dùng 20 2 0,5 0,5 50 7 Số lượng tồn cuối 30 1,5 2,5 0 0 Người báo cáo (Ký, họ tên) - Phần mềm truy xuất báo cáo Bảng kê tình hình thực phẩm theo ngày, theo tên thực phẩm… * Phân hệ Kế toán: không phân quyền nhập, chỉnh sửa liệu kết xuất báo cáo tổng hợp để thực đối chiếu với báo cáo bán hàng lễ tân in ngày * Phân hệ Quản lý: Giám đốc xem sơ đồ phịng trực tiếp phần mềm biết thông tin tình hình bán phịng, … 66 Tuy nhiên, để đảm bảo phần mềm hoạt động tốt cần có biện pháp bảo vệ, ngăn chặn rủi ro xảy hệ thống máy tính, góp phần lành mạnh hóa thơng tin kế tốn phận kế toán Nhà khách cần quan tâm ý: + Nhà khách cần ý đầu tư mua máy tính tốt để phục vụ cho việc ứng dụng thông tin ngày cao, giúp cho việc quản lý nhanh chóng thuận lợi + Hiện nay, có nhiều chương trình diệt Virus có quyền, để đảm bảo môi trường làm việc tốt hiệu công việc, Nhà khách cần đầu tư mua số chương trình diệt virus tiện ích + Mỗi nhân viên đảm nhận phần hành riêng sử dụng máy tính cần có mật riêng để vận hành máy Cịn kế tốn tổng hợp quyền sử dụng tất phần mềm để tập hợp kiểm tra + Người sử dụng thường xun khơng tự ý sửa đổi, có điều chỉnh phải có đồng ý kế tốn trưởng + Hạn chế rủi ro máy tính: tất máy tính trang bị lưu điện để tránh cố điện đột xuất Các liệu phần mềm định kỳ ngày, tuần, tháng, quý phải cài đặt chương trình lưu (back up) liệu sang máy chủ (server) khác để tránh trường hợp máy chủ bị hỏng hóc, hết liệu Tăng cường mua sắm ổ cứng di động có dung lượng lớn để chép liệu 3.1.3 Hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội khoản thu Nhà khách Số Bạch Đằng Kinh doanh nhà hàng, nhà khách loại hình kinh doanh đặc thù, sản phẩm cung cấp dịch vụ nên số lượng nghiệp vụ doanh thu hàng ngày phát sinh nhiều dẫn đến rủi ro sai sót, nhầm lẫn gian lận cao Chính vậy, mục tiêu kiểm sốt hàng đầu cần đạt doanh thu ghi sổ đầy đủ tiền thu dịch vụ thu nộp đầy đủ Để đảm bảo điều này, yêu cầu phận cập nhật đầy đủ doanh thu phát sinh vào phần mềm đề xuất phần 3.1.2.3 67 Cuối ngày, phận gửi báo cáo cho kế toán có xác nhận tổ trưởng tổ chun mơn Bộ phận kế toán vào phân hệ kế toán chương trình để thực đối chiếu Ngồi ra, để thực tốt cơng tác kiểm sốt khoản thu tiền ăn uống Nhà hàng, cần bổ sung số báo cáo sau: Cuối ngày, Nhà bếp lập Bảng báo cáo thành phẩm nhà bếp theo Bảng 3.6 Bảng 3.6 Bảng báo cáo thành phẩm nhà bếp BÁO CÁO THÀNH PHẨM NHÀ BẾP Ngày 15 tháng 12 năm 2010 TT Tên thực phẩm Cá thu sốt cà Gà luộc Đậu ve xào thịt Mực cơm hấp Rau xà lách trộn ĐVT Dĩa Dĩa Dĩa Dĩa Dĩa Số lượng 10 10 10 10 10 Đơn giá 81.000 200.000 45.000 110.000 55.000 Thành tiền 810.000 2.000.000 450.000 1.100.000 550.000 ……… Tổng Bếp trưởng Người lập (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 10.000.000 + Các nhân viên phục vụ nhà hàng lập báo cáo tình hình phục vụ khách ăn uống nhà hàng để đảm bảo sản phẩm nhà hàng thực cung cấp Các nhân viên phục vụ lập bảng kiểm sốt tình hình thực bán số tiền thu nhà hàng Kế toán vào để kiểm tra, đối chiếu để đảm bảo doanh thu báo cáo xác, đầy đủ Bảng báo cáo phục vụ theo Bảng 3.7 Bảng 3.7 Bảng báo cáo phục vụ BÁO CÁO PHỤC VỤ Ngày 15 tháng 12 năm 2011 STT Tên thực phẩm Cá thu sốt cà Gà luộc ĐVT Dĩa Dĩa Số lượng 10 10 68 Đậu ve xào thịt Mực cơm hấp Rau xà lách trộn ……… Dĩa Dĩa Dĩa 10 10 10 Tổng Người báo cáo (Ký, họ tên) 3.1.4 Hồn thiện quy trình kiểm sốt nội khoản chi Nhà khách a Quy trình kiểm soát chi toán cho cá nhân Nhà khách cần phải tuyển thêm người để thành lập phòng Tổ chức hành để tránh vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm * Trách nhiệm phận kế toán: + Hàng tháng, kế toán chi lương phải vào bảng chấm cơng bảng lương có xác nhận kiểm tra nhân viên phòng Tổ chức hành chính, cán tính lương phịng kế tốn phải kiểm tra phát trường hợp sai sót báo lại phịng Tổ chức hành kế toán điều chỉnh kịp thời + Bộ phận kế toán tính lương phải đối chiếu số lượng cán thực tế phòng, tổ (số lao động biên chế, lao động hợp đồng) với báo cáo phòng Tổ chức hành gửi lên Xem lại định mức chi chế độ Nhà nước chưa như: tính lương theo cấp bậc, chức vụ Nhà nước quy định, số lao động tăng lương kỳ chi phải đối tượng Sơ đồ hoàn thiện quy trình kiểm sốt chi lương Nhà khách theo Hình 3.1 (1) Các tổ, phịng Phịng Tổ chức hành (2) Phịng Kế tốn (4) (3) Giám đốc (6) Ngân hàng (5) CBCNV 69 Hình 3.1 Sơ đồ hồn thiện quy trình kiểm sốt chi lương Nhà khách (1) Các tổ, phòng gửi bảng chấm cơng lên cho phịng Tổ chức hành kiểm tra đối chiếu; (2) Phịng Tổ chức hành tính lương theo chức vụ, cấp bậc, số lao động tăng thêm , giao cho phịng kế tốn để lên bảng lương; (3) Phịng kế tốn bảng tính lương Phịng Tổ chức hành kiểm tra đối chiếu, lên bảng tốn lương trình giám đốc xem xét phê duyệt; (4) Sau nhận bảng phê duyệt giám đốc, phịng Kế tốn lập Uỷ nhiệm chi gửi cho ngân hàng (5) Ngân hàng toán chuyển lương vào tài khoản cho CBCNV; (6) Ngân hàng chuyển chứng từ cho kế toán lưu - Đối với tốn làm ngồi giải khối lượng công việc phát sinh giám đốc chấp nhận đồng thời phải có bảng chấm công báo cáo nội dung công việc theo quy định Việc toán tiền làm thêm thực theo quy định Nhà khách - Đối với khoản thu nhập tăng thêm thực quý, kiểm tra số tiền chi thu nhập tăng thêm có trùng với bảng tổng kết đánh giá thi đua tháng hay không - Kiểm tra việc khen thưởng cho cá nhân, tập thể có thành tích đóng góp vào thành cơng Nhà khách, mức thưởng phải tuân theo quy chế chi tiêu nội - Thường xuyên cập nhật văn ban hành Nhà nước sách, chế độ tiền lương, bảo hiểm Chú ý kiểm tra khoản toán cá nhân khác Nhà khách đóng bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội thực đầy đủ chưa cho đối tượng lao động Nhà khách - Định kỳ Nhà khách tiến hành kiểm tra công tác theo dõi lao động Phòng Tổ chức hành chính, cơng tác chấm cơng phịng cơng tác tính lương kế tốn để ngăn ngừa sai sót gian lận xảy 70 b Quy trình kiểm sốt chi mua hàng hóa * Trách nhiệm phận kế toán: + Thực chi trả theo thực tế phát sinh Tất khoản chi phải tuân thủ đầy đủ định, hướng dẫn Bộ Tài quy định Nhà khách + Kiểm tra tất hàng hố mua phải có giấy đề nghị tổ, phịng tránh tình trạng mua hàng nhiều so với thực tế Giấy đề nghị mua hàng phải có đầy đủ chữ ký người có thẩm quyền Kiểm tra báo giá nhà cung cấp * Trách nhiệm phận quản lý nhà khách: + Thường xuyên thay đổi người mua hàng cho Nhà khách tránh tình trạng người mua hàng có quan hệ với nhà cung cấp định ảnh hưởng đến chất lượng hàng cung cấp Nhà khách phải thường xuyên định kỳ kiểm tra chất lượng hàng hoá mua ý kiến đóng góp cán cơng chức Nhà khách chất lượng hàng hoá sử dụng + Nhà khách yêu cầu nhà cung cấp hàng hoá phải cung cấp thường xuyên biến động giá Bên cạnh đó, Nhà khách phải cập nhật giá hàng hố thơng tin để làm kiểm soát, đặc biệt ý giá cần lấy thơng tin cơng ty uy tín (đây quan trọng để đánh giá khách quan nhà cung cấp đưa làm kiểm soát sau này) - Bộ phận tham gia mua hàng phải đảm bảo độc lập phận chức năng, không kiêm nhiệm Tách biệt phận mua hàng với kế toán, thủ kho Nghiệp vụ mua hàng, toán phải ghi sổ đầy đủ, phải đánh số liên tục giấy nhập kho, báo cáo nhận hàng, nhật ký mua hàng Giám đốc Hồn thiện quy trình mua hàng hóa Nhà khách theo Hình 3.2 (2) (1) (4 ) Bộ phận đề Bộ phận mua (3 ) Kế toán xuất mua hàng (5) (6 ) Nhà cung cấp hàng hóa (7) (8 ) Kho Nhà khách (9) 71 Hình 3.2 Sơ đồ hồn thiện quy trình kiểm sốt mua hàng hoá Nhà khách (1) Bộ phận đề xuất (cũng phận có nhu cầu mua) lập đề nghị mua hàng trình Giám đốc duyệt; (2) Sau giám đốc duyệt, giấy đề nghị chuyển cho phận mua hàng; (3) Bộ phận mua hàng liên hệ nhà cung cấp lấy báo giá; (4) Kế toán kiểm tra giá lựa chọn giá hợp lý; (5) Kế tốn chuyển thơng báo lựa chọn nhà cung cấp cho phận mua; (6) Bộ phận mua liên hệ nhà cung cấp đặt hàng; (7) Hàng hóa chuyển nhập kho Nhà khách, có biên bàn giao có xác nhận phận giao - nhận kế toán; (8) Bộ phận đề xuất mua đề nghị lập phiếu xuất kho để sử dụng; (9) Kế toán toán tiền hàng cho nhà cung cấp + Định kỳ, phận liên quan phải cung cấp đầy đủ chi tiết loại hàng bách hố, cơng cụ, dụng cụ mua, sử dụng tồn kho cho phòng, tổ liên quan cho giám đốc + Các tổ, phòng định kỳ cho ý kiến phản hồi tình hình hàng mua sử dụng + Áp dụng sách kỷ luật chặt chẽ phát sai phạm xảy định kỳ phải kiểm tra c Quy trình kiểm soát chi mua sắm TSCĐ - Kiểm soát mua sắm TSCĐ phải kiểm tra thủ tục mua sắm có thực với quy định, quy chế Nhà nước chưa, việc mua sắm có với danh mục duyệt không 72 - Các trưởng phận đề xuất trang thiết bị cần mua chịu trách nhiệm bảo quản sử dụng tổ, phịng Định kỳ tiến hành kiểm tra, đánh giá việc sử dụng, bảo quản tài sản Từ đó, có hình thức thưởng phạt rõ ràng thành tích, sai phạm vấn đề sử dụng tài sản công, tiết kiệm chi tiêu cho ngân sách, tạo điều kiện cho q trình kiểm tra, kiểm sốt đạt hiệu cao - Toàn tài sản mua phải quản lý, bảo quản bảo dưỡng thường xuyên theo chế độ tiêu chuẩn kỹ thuật - Kế toán tài sản cố định lập thêm bảng theo dõi tài sản cố định Các thông tin bảng là: mã hiệu tài sản, phận sử dụng, nguyên giá, giá trị hao mòn, ngày mua, ngày lý nhà cung cấp Định kỳ đối chiếu số dư bảng theo dõi tài sản với sổ tài sản cố định Bảng theo dõi lập gởi cho Phịng Tổ chức hành phận sử dụng để theo dõi, quản lý bảo vệ tài sản - Phịng Kế tốn lưu hồ sơ mua sắm tài sản, thông tin loại tài sản nguyên giá, năm sản xuất, để đối chiếu với Phòng Tổ chức hành làm sở cho việc kiểm kê định kỳ - Điểm cốt yếu xây dựng quy trình kiểm sốt chặt chẽ mua sắm tài sản, để đảm bảo việc mua hàng phải giá thực tiết kiệm tránh tình trạng nâng giá ăn chia “hoa hồng” cho nhân viên mua hàng người duyệt chi Ngồi ra, TSCĐ có giá trị lớn, cần tổ chức đầu thầu thực đấu thầu theo quy định Nhà nước Quy trình kiểm sốt mua sắm TSCĐ theo Hình 3.3 Tổ, phịng chun môn (7 ) Nhà cung cấp TSCĐ (1 ) Giám đốc (2) (6 ) (8 ) Bộ phận mua (3 ) hàng (5 ) (4 ) Kế tốn 73 Hình 3.3 Sơ đồ hồn thiện quy trình kiểm sốt mua sắm TSCĐ (1) Các tổ, phịng chun mơn có nhu cầu mua TSCĐ lập giấy xuất trình Giám đốc duyệt; (2) Sau Giám đốc duyệt, giấy đề nghị chuyển cho phận mua hàng; (3) Bộ phận mua hàng liên hệ nhà cung cấp lấy báo giá (đảm bảo báo giá); (4) Kế toán kiểm soát giá lựa chọn giá hợp lý; (5) Kế toán chuyển thông báo lựa chọn cho phận mua; (6) Bộ phận mua liên hệ Nhà cung cấp đặt hàng; (7) Nhà cung cấp giao hàng lập biên liên quan (chứng từ thủ tục kèm theo thực theo Quy chế chi tiêu nội bộ) có xác nhận phận giao - nhận kế toán; (8) Kế toán toán tiền cho nhà cung cấp d Quy trình kiểm sốt chi mua thực phẩm nhà khách: Nhà khách cần xây dựng quy trình mua thực phẩm chặt chẽ từ khâu lên thực đơn, duyệt thực đơn, kiểm soát giá mua thực phẩm đồng thời kiểm tra đối chiếu với định mức trích phí phục vụ Nhà khách với thực tế chi cho phù hợp, có giao nhận thực phẩm, kiểm sốt đồng thời phận: phận thực mua thực phẩm, kế toán Nhà hàng, bếp trưởng Quy trình kiểm sốt chi mua thực phẩm Nhà khách theo Hình 3.4 PHĨ GIÁM ĐỐC (Phụ trách Nhà hàng) (3) (2) (4) Kế toán nhà hàng (1) (6) (8) (9) Bếp trưởng (10) Khách hàng Bộ phận mua hàng (5) (7) Nhà cung cấp hàng hóa 74 Hình 3.4 Sơ đồ hồn thiện quy trình mua thực phẩm Nhà khách (1) Bếp trưởng lên thực đơn số lượng nguyên vật liệu cần mua chuyển kế toán nhà hàng; (2) Kế tốn Nhà hàng kiểm tra, chuyển Phó Giám đốc phụ trách nhà hàng duyệt thực đơn lượng nguyên vật liệu cần mua; (3) Phó Giám đốc duyệt chuyển lại cho kế toán nhà hàng; (4) Kế toán nhà hàng chuyển số lượng nguyên vật liệu cần mua cho phận mua hàng; (5) Bộ phận mua hàng liên hệ nhà cung cấp để lấy báo giá từ nhà cung cấp khác nhau; (6) Bộ phận kế toán kiểm soát giá cả, lựa chọn giá mua hợp lý thông báo cho phận mua hàng; (7) Bộ phận mua hàng liên hệ đặt hàng nhà cung cấp nhà cung cấp thực giao hàng; (8) Kế toán nhà hàng, phận mua hàng, bếp trưởng kiểm tra số lượng, chất lượng thực phẩm đầu vào; (9) Kế toán nhà hàng, bếp trưởng kiểm tra số lượng, chất lượng sản phẩm đầu ra; (10) Bếp trưởng cung cấp thức ăn cho khách hàng; + Thực báo cáo tiếp nhận thực phẩm: Trong trình giao nhận thực phẩm, bếp trưởng tiến hành đối chiếu số lượng, chất lượng thực phẩm mua vào so với đơn đặt hàng tiến hành lập báo cáo tiếp phẩm Đây chứng từ để kế toán kiểm tra đối chiếu toán cho nhà cung cấp Báo cáo tiếp nhận thực phẩm theo Bảng 3.8 Bảng 3.8 Báo cáo tiếp nhận thực phẩm BÁO CÁO TIẾP NHẬN THỰC PHẨM 75 Ngày 16 tháng 12 năm 2010 Stt Tên thực phẩm Thịt ba Thịt bò loại Xương Sườn heo Thịt gà … 25 Thịt heo nạc Đại diện bên giao Tình trạng thực phẩm Tốt Xấu X X X x Đvt Số lượng Kg Kg Kg Kg 08 05 4,5 07 Kg 10 X kg X Ghi Đại diện bên nhận + Bổ sung báo cáo sử dụng thực phẩm: Bộ phận bếp ngày ghi chép vào sổ tất loại thực phẩm sử dụng để pha chế thức uống café, sữa, chế biến thức ăn thịt, rau, củ… Cuối ngày lập báo cáo tình hình sử dụng nguyên vật liệu có chữ ký xác nhận bếp trưởng Báo cáo sử dụng thực phẩm theo Bảng 3.9 Bảng 3.9 Báo cáo sử dụng thực phẩm BÁO CÁO SỬ DỤNG THỰC PHẨM Ngày 16 tháng 12 năm 2010 Stt Tên thực phẩm Thịt ba Thịt bò loại Xương Sườn heo Thịt heo nạc … 25 ………… Thịt heo nạc Bếp trưởng (Ký, họ tên) ĐVT Kg Kg Kg Kg kg kg Số lượng 08 05 4,5 07 5 Người lập (Ký, họ tên) 76 3.2 KIẾN NGHỊ: 3.2.1 Đối với Văn phòng Trung ương Đảng - Văn phòng Trung ương Đảng cần triển khai tổng kết, đánh giá kết thực hiên bước đầu chế tự chủ tài Nhà khách Trên sở đề xuất phương án hồn chỉnh chế quản lý tài cho phù hợp với đặc điểm đơn vị - Tăng cường kiểm tra cơng tác quản lý tài Nhà khách Đây hoạt động cần thiết góp phần tăng cường quản lý Nhà nước đơn vị nghiệp trình thực nhiệm vụ giao Thông qua công tác kiểm tra tình hình chấp hành chế, sách chế độ Nhà nước, tình hình thực quy chế chi tiêu nội đơn vị, Văn phòng Trung ương Đảng có thể uốn nắn kịp thời sai sót giải vướng mắc đơn vị - Đối với đoàn khách phục vụ đại biểu quan trọng, Văn phòng Trung ương Đảng cần gửi công văn thông báo kế hoạch ăn, nghỉ sớm cho Nhà khách để Nhà khách chuẩn bị chu đáo chủ động trình hoạt động kinh doanh dịch vụ Nhà khách 3.2.2 Đối với quan tài Cần quan tâm việc mở lớp tập huấn chế độ quản lý tài nói chung cơng tác kiểm sốt nói riêng cho cán quản lý đơn vị hành nghiệp có thu 3.3 KẾT LUẬN CHƯƠNG Ở chương 2, đề tài nghiên cứu làm rõ thực trạng công tác kiểm soát nội khoản thu, chi Nhà khách số Bạch Đằng Văn phòng Trung ương Đảng, từ thuận lợi khó khăn cơng tác kiểm sốt nội thu, chi Nhà khách Từ hạn chế tồn tại, chương đưa giải pháp cụ thể nhằm hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội khoản thu, chi Nhà khách, giúp Nhà khách có biện pháp cụ thể hữu hiệu, góp phần tạo mơi trường tài lành mạnh phát triển bền vững Nhà khách 77 KẾT LUẬN Kiểm soát nội khoản thu chi vấn đề mà Nhà quản lý quan tâm nhiều Hiện tại, Nhà khách khơng vừa hồn thành tốt nhiệm vụ trị phục vụ đồn khách Trung ương, mà thường xuyên đổi mới, cải tiến lề lối làm việc nâng cao chất lượng phục vụ cạnh tranh thị trường Để thực điều này, Nhà khách phải phải kiểm sốt tất mặt hoạt động Muốn vậy, Nhà khách cần phải thiết lập hệ thống kiểm sốt tốt đơn vị mình, hệ thống kiểm sốt nội Có thể nói thời gian qua, cơng tác kiểm sốt nội khoản thu chi Nhà khách có nhiều tiến góp phần khơng nhỏ vào việc quản lý sử dụng nguồn thu hiệu quả, tránh lãng phí, chống thất kinh phí Bên cạnh thành tựu đạt cơng tác kiểm sốt nội thu chi Nhà khách chưa hiệu khoa học, chưa xây dựng quy chế chi tiêu nội nên cơng tác kiểm sốt chi coi trọng việc tuân thủ chưa ý đến việc xây dựng chế tài cụ thể để xử lý sai phạm quản lý chuyên môn Để khắc phục hạn chế trên, luận văn đưa số giải pháp khả thi Có thể nói, dựa khoa học, lý luận kết hợp với thực tiễn giải pháp luận văn đưa góp phần tăng cường hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội khoản thu chi Nhà khách số Bạch Đằng Văn phòng Trung ương Đảng, đóng góp vào q trình phát triển Nhà khách giai đoạn 78 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Vương Đình Huệ (2004), Giáo trình Kiểm tốn, NXB Tài chính, Hà Nội [2] GS.TS Nguyễn Quang Quynh (2005), Lý thuyết kiểm toán, NXB Tài chính, Hà Nội [3] GS.TS Nguyễn Quang Quynh, TS Ngơ Trí Tuệ (2006), Giáo trình kiểm tốn tài chính, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội [4] TS Đồn Thị Ngọc Trai (2006), Giáo trình mơn học kiểm toán dành cho học viên cao học [5] Bộ Tài chính, (2006), Hệ thống chuẩn mực kế tốn Việt Nam, NXB Tài chính, Hà Nội [6] Bộ Tài chính, (2006), Chế độ Kế toán áp dụng cho đơn vị HCSN theo định 19/2006/QĐ-BTC, NXB Tài chính, Hà Nội [7] TS Vũ Trọng Hùng (dịch) (2001), Kiểm toán lý thuyết thực hành, NXB Thống kê [8] http://kiemtoan.com.vn [9] http://webketoan.vn ... khoản thu chi đơn vị nghiệp có thu Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội khoản thu chi Nhà khách số Bạch Đằng Văn phòng Trung ương Đảng Chương 3: Hồn thiện cơng tác kiểm sốt nội khoản thu chi Nhà... 36 .85 4.000 45 .85 0.000 10.931.400 15.673.000 68. 764. 780 83 .490.000 511.623.4 68 530.400.000 9 .81 5.000 11.500.000 35.254.594 42.563.5 78 172.1 08. 602 250.000.000 4.7 18. 1 98. 969 7.714 .83 4.530 36 Đối với chi phí... 7 .80 0.000 18. 420.000 42.000.000 2.260.623.095 Năm 2009 Năm 2010 1.662.7 78. 000 3.653.000.000 6 68. 366 .81 8 1.234.756.000 505.631.402 520.642. 784 1 38. 369.267 163.547 .82 0 90. 186 .161 92.761.000 36 .85 4.000