PHẦN 1: CƠNG TÁC VĂN THƢ Quản lý thơng tin tổ chức? Giao dịch với tổ chức bên ngoài? Hỗ trợ cho hoạt động quản lý lãnh đạo? Khái niệm công tác văn thƣ Công tác văn thư khái niệm để tồn cơng việc có liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý quan tổ chức Tính chất cơng tác văn thƣ Hoạt động dây truyền thơng tin Mang tính nghiệp vụ, kỹ thuật Mang tính phối hợp , liên hệ chặt chẽ với hoạt động quan Nội dung công tác văn thƣ  Soạn thảo ban hành văn  Quản lý, giải văn  Quản lý sử dụng dấu  Lập hồ sơ công việc Một số thuật ngữ cần lƣu ý  Bản gốc  Danh mục hồ sơ  Bản  Mục lục hồ sơ  Bản  Mục lục tài liệu  Hồ sơ  Lập hồ sơ  Hồ sơ hành  Hồ sơ công việc  Hồ sơ lƣu trữ  SOẠN THẢO VĂN BẢN Một số vấn đề soạn thảo văn Yêu cầu thẩm quyền Yêu cầu nội dung Yêu cầu thể thức Yêu cầu ngôn ngữ, văn phòng Yêu cầu thẩm quyền  Nội dung điều chỉnh thẩm quyền luật định  Nội dung văn phù hợp với quy định pháp luật hành  Văn phải đƣợc ban hành pháp lý, thể Yêu cầu nội dung  Đảm bảo tính mục đích  Đảm bảo tính khoa học  Đảm bảo tính đại chúng  Đảm bảo tính khả thi Cơng cụ xác định giá trị tài liệu Bảng thời hạn bảo quản mẫu: Thông tƣ 43/2011/TT-NHNN  Quyết định 295/QĐHĐTV-TTLT  Danh mục thành phần tài liệu nộp lƣu:  Bản hƣớng dẫn xác định giá trị tài liệu  BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN, HỒ SƠ, TÀI LIỆU TRONG NGÀNH NGÂN HÀNG (Ban hành kèm theo Thông tư số 43/2011/TT-NHNN ngày 20/12/2011 Thống đốc Ngân hàng Nhà nước) TÊN LOẠI TÀI LIỆU TT THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU TỔNG HỢP Tập văn gửi chung đến quan: - Chủ trƣơng, đƣờng lối Đảng pháp luật Nhà nƣớc Đến văn hết hiệu lực thi hành - Gửi để biết (đổi tên quan, đổi trụ sở, đổi dấu, thông báo chữ ký …) năm Hồ sơ tổ chức thực chủ trƣơng, đƣờng lối Đảng pháp luật Nhà nƣớc Vĩnh viễn Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định/hƣớng dẫn vấn đề chung ngành, quan Vĩnh viễn Hồ sơ, tài liệu tổ chức, triển khai thực chế độ/quy định/hƣớng dẫn vấn đề chung ngành, quan Vĩnh viễn Chỉ tiêu kế hoạch tổng hợp dài hạn, hàng năm (chính thức, bổ sung, điều chỉnh) báo cáo tình hình thực kế hoạch Ngân hàng Vĩnh viễn Báo cáo kinh tế vùng, kinh tế ngành, kinh tế vĩ mô khác, kết thực định hƣớng kinh tế, chuyển đổi cấu kinh tế Vĩnh viễn Thông báo ý kiến kết luận, đạo Ban Lãnh đạo NHNN, TCTD họp, hội nghị sơ kết, tổng kết hoạt động ngân hàng, hội nghị chuyên đề: - Loại quan trọng - Loại thƣờng Sổ ghi biên họp giao ban (các tài liệu khác nhƣ: sổ tay công tác …) Ban lãnh đạo ngân hàng cấp Vĩnh viễn 10 năm Vĩnh viễn Hội đồng xác định giá trị tài liệu    Gồm ngƣời có trách nhiệm hiểu biết giá trị tài liệu Làm việc theo chế độ tập thể, biểu theo đa số Thông qua biên bản, trình ngƣời có tổ chức định Ví dụ: Hội đồng xác định giá trị tài liệu Hội sở: - Phó tổng giám đốc phụ trách tổ chức-hành - Đại diện lãnh đạo trung tâm lƣu trữ - Đại diên lãnh đạo có hồ sơ - Nhân viên có tài liệu nhân viên phận có tài liệu… Tiêu hủy tài liệu hết giá trị Lập danh mục tài liệu tiêu hủy  Viết thuyết minh tiêu hủy tài liệu  Trình Hội đồng xác định giá trị tài liệu  Ra định tiêu hủy  Tiêu hủy theo quy định pháp luật  Lập hồ sơ, lƣu 20 năm  Xây dựng công cụ tra cứu Công cụ tra cứu tài liệu lƣu trữ phƣơng tiện tra tìm tài liệu thông tin tài liệu lƣu trữ lịch sử lƣu trữ hành Công cụ tra cứu dùng để giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu kho lƣu trữ, dẫn địa tài liệu, giúp ngƣời nghiên cứu tra tìm tài liệu cách nhanh chóng theo yêu cầu họ Yêu cầu: - Giới thiệu xác thành phần, nội dung tài liệu - Xây dựng thống hình thức nội dung - Cần đƣợc thiết kế đơn giản, dễ hiểủ Công cụ tra cứu phổ biến: -Mục lục hồ sơ - Phần mềm máy tính TÊN ĐƠN VỊ (giao nộp tài liệu) MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƢU Năm 200 Hộp/ cặp số Số, ký hiệu HS (1) (2) Tiêu đề hồ sơ Thời gian TL Thời hạn bảo quản Số tờ Ghi (3) (4) (5) (6) (7) Mục lục gồm: hồ sơ (đơn vị bảo quản) Viết chữ: hồ sơ (ĐVBQ) Trong có: hồ sơ (ĐVBQ) bảo quản vĩnh viễn; hồ sơ (ĐVBQ) bảo quản có thời hạn , ngày tháng năm 200 Ngƣời lập (Ký ghi rõ họ tên, chức vụ/chức danh) Chỉnh lý tài liệu lƣu trữ Chính lý tài liệu tổ chức lại tài liệu theo phƣơng án phân loại khoa học, tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi lập hồ sơ; xác định giá trị tài liệu; hệ thống hoá hồ sơ tài liệu làm công cụ tra cứu phông khối tài liệu đƣa chỉnh lý Yêu cầu: - Tổ chức xếp hồ sơ, tài liệu phông khối tài liệu phông cách khoa học tạo - Trong trình chỉnh lý, kết hợp với xác định giá trị tài liệu nhằm loại bỏ tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ, qua góp phần nâng cao hiệu sử dụng kho tàng trang thiết bị, phƣơng tiện bảo quản Quy trình chỉnh lý: Quyết định 128/QĐ-VTLTNN Cục Văn thƣ lƣu trữ Nhà nƣớc ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo TCVN ISO 9001:2000 Bảo quản tài liệu Bảo quản tài liệu lƣu trữ sử dụng hệ thống biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm tạo điều kiện tốt để bảo đảm an toàn kéo dài tuổi thọ cho tài liệu, nhằm phục vụ đƣợc tốt yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu Thực trạng công tác bảo quản tài liệu Chế độ bảo quản không hợp lý  Thiếu trang thiết bị, kho chuyên dụng  Ý thức bảo quản tài liệu cán chƣa tốt  Giải pháp Nâng cao ý thức bảo vệ tài liệu  Đầu tƣ, trang bị phƣơng tiện bảo quản phù hợp  Xây dựng Nội quy kho  Có chế độ sử dụng tài liệu hợp lý  Tổ chức khai thác sử dụng Khái niệm: Tổ chức sử dụng tài liệu hoạt động nhằm đáp ứng yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Mục đích: Phát huy giá trị thơng tin tài liệu lƣu trữ vào hoạt động hành quan  Cơ sở thúc đẩy nghiệp vụ lƣu trữ phát triển  Phục vụ cho việc tra, kiểm tra hoạt động qua quan  Tổ chức khai thác sử dụng Trách nhiệm cán lưu trữ: Xây dựng thủ tục khai thác sử dụng  Xác định hình thức tổ chức khai thác sử dụng  Xây dựng công cụ phục vụ khai thác sử dụng tài liệu  Phục vụ khai thác kịp thời nhu cầu sử dụng tài liệu  Yêu cầu Bảo đảm phục vụ nhanh chóng, xác, đầy đủ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu Bảo vệ bí mật tài liệu lƣu trữ Giữ gìn an tồn tài liệu lƣu trữ Kiểm tra, đánh giá công tác lƣu trữ Là hoạt động quan, cán quản lý công tác lƣu trữ nhằm đánh giá chất lƣợng công tác lƣu trữ thực tiễn Thực nghiêm túc chế độ thống kê, báo cáo: định 14/2005/QĐ-BNV  Xây dựng kế hoạch thực kiểm tra, đánh giá định kỳ  Có phƣơng pháp kiểm tra, đánh giá phù hợp, toàn diện  XIN CHÂN THÀNH CẢM ƠN! ... Khái niệm công tác văn thƣ Công tác văn thư khái niệm để tồn cơng việc có liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho... Quản lý văn  Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày  Đăng ký văn  Đóng dấu vào văn  Làm thủ tục phát hành văn  Lƣu văn  Theo dõi kiểm tra việc gửi văn Quản lý văn đến  Tiếp nhận văn  Phân... quy định công tác văn thƣ lƣu trữ  Quyết định số 2300/QĐHĐTV-PC việc sửa đổi số điều Quyết định số 10/QĐ-HĐTV-PC Dấu thu hồi dẫn phạm vi lưu hành Tiêu ngữ Cơ quan ban hành Số, ký hiệu văn Địa