BÀI THUYẾT TRÌNH MƠN: THƠNG TIN TRONG QUẢN LÝ NHĨM: NGUYỄN HỮU HUỲNH Câu 1(C8): Phân tích tính chất thơng tin quản lý? Cho ví dụ minh họa? A, Khái niệm Thông tin Thông tin tất giúp người hiểu đối tượng mà quan tâm Thơng tin quản lý Thông tin quản lý tín hiệu thu nhận, hiểu đánh giá có ích cho việc đưa định B, Tính chất thơng tin quản lý Thơng tin bao gồm có tính chất: + Tính định hướng + Tính tương đối + Tính thời điểm + Tính cục + Tính đa dạng Tính định hướng - Thông tin phán ánh mối quan hệ nguồn tin nơi nhân tin - Trong quản lý kinh tế - xã hội, mối quan hệ người tạo người sử dụng thông tin - Q trình thơng tin ln định hướng điều kiện có người sử dụng , khái niệm thông tin ý nghĩa - Thông tin phản ánh mối quan hệ đối tượng phản ánh nơi nhận thông tin phản ánh - Từ đối tượng phản ánh tới chủ thể nhận phản ánh coi hướng thông tin, thiếu hai thơng tin khơng có hướng thực tế khơng ý nghĩa thơng tin - Thơng tin phải có hướng khơng chung chung Ví dụ: Việc ban hành văn hành chính: Tính định hướng thể việc văn có nơi gửi nơi nhận Tính tương đối - Thơng tin phản ánh góc, khía cạnh đối tượng nghiên cứu - Thông tin phải gắn với thời điểm cụ thể - Tính tương đối trạng thái khơng đầy đủ thơng tin có nghĩa thơng tin nhận phần lớn phản ánh tương đối không đầy đủ vật tượng thơng báo Ví dụ: Thơng tin dự báo thời tiết mang tính tương đối khơng thể xác hồn tồn! Việc dự báo thời thời giúp nhà quản lý có nhứng biện pháp kịp thời, hướng dẫn người dân phòng chống thiên tai Tính thời điểm - Thế giới ln vận động,vì người nhận thơng tin có nghĩa có thời gian để thơng tin từ nơi phát đến nơi nhận - Những biến đối phụ thuộc vào thời gian thông tin từ nơi phát đến nơi nhận , phụ thuộc cụ thể vào tượng vật xét - Thông tin nhận thưc tranh khứ, thông tin có tính tức thời nên thơng tin báo cáo thường ghi kèm ngày giờ… Ví dụ : Thơng tin vụ cháy nổ tòa nhà A Thông tin gửi đến cho lực lượng phòng cháy chữa cháy cháy lớn, lực lượng phòng cháy chữa cháy đến lửa bị người dân khu dập tắt Như khoảng thời gian từ lực lượng PCCC nhận tin đến có mặt trường thơng tin có thay đổi Tính cục - Mọi thơng tin gắn với cơng đoạn quy trình, q trình điều khiển hệ thống cụ thể - Như thơng tin có nghĩa thiết thực với cơng đoạn hay giai đoạn trình hay quy trình mà phản ánh - Khả thơng tin ý nghĩa xem xét quy trình khác , nhiên khả nhỏ Ví dụ : Nội quy dành cho sinh viên học viện hành dành cho sinh viên hành chính, có quy định khơng liên quan đến sinh viên trường khác Như thơng tin mang tính cục học viện hành Tính đa dạng - Thơng tin có nhiều, nói chung vô hạn - Cách thức để thể thông tin phong phú - Có ba dạng : văn bản, âm thanh, hình ảnh động… Ví dụ: Các trường thơng báo tuyển sinh qua trang web trường, văn bản, video,…hoặc nhiều loại phương tiện khác Câu 26: Sử dụng kỹ thuật xây dựng thiêt kế thông tin, mô tả chức luồng thông tin hệ thống quản lý công văn? Hệ thống thông tin quản lý: - Hệ thống thông tin quản lý hệ thống hợp sở liệu dòng thơng tin làm tối ưu hóa cho việc thu thập, phân tích, lưu trữ, truyền dẫn trình bầy thơng tin tổ chức nhiều cấp, có nhiều thành phần thức nhiều nhiệm vụ khác nhằm đạt mục tiêu thống hoạt động quản lý Các bước XD hệ thống thông tin B1 Khảo sát Bao gồm: Khảo sát ban đầu khảo sát chi tiết * Khảo sát ban đầu: - Xác định ND cần thực để giải vấn đề phù hợp với quan tổ chức, với người sử dụng hệ thống thông tin - Xác định người sử dụng trực tiếp chịu chi phối PT hệ thống - Có nhìn bao quát để làm gợi ý cho giai đoạn * Khảo sát chi tiết: Nhằm tìm giải pháp tối ưu kỹ thuật, tài chính, thời gian ràng buộc để lập lên báo cáo yêu cầu người sử dụng hệ thống thơng tin, xác định dòng thơng tin, đánh giá lựa chọn giải pháp, đề xuất kiến nghị với người sử dụng hệ thống cơng việc tương lai B2 Phân tích hệ thống Dựa kết khảo sát có đánh giá sơ từ rà xốt xác định lại yêu câu tìm cách xây dựng lại nguyên mẫu theo cách hiểu B3 Thiết kế hệ thống Nội dung việc thiết kế hệ thống bao gồm thiết kế logic thiết kế vật lý: * Thiết kế logic: Xác định hệ thống xẽ làm ntn, thông qua việc xác định phận chức liên kết Cụ thể cần: Chỉ định hệ thống chức mới; định thủ tục; định đầu vào, đầu ra; định sở liệu * Thiết kế vật lý: thiết kế chi tiết cài đặt, ráp nối thành phần, moodun hệ thống, bao gồm phần cứng phần mềm Cụ thể cần: + Thiết kế chi tiết Moodun lập trình (mã hóa chương trình thiết kế) + Phát triển tệp sở liệu B4 XD thử nghiệm hệ thống Sau hoàn thành thiết kế hệ thống, cần kiểm tra lại moodun, phân hệ Sau cần biên soạn, tài liệu, tích hợp tất phần hoạt động thử kiểm tra cặn kẽ tất phần, moodun theo chức ghi thiết kế B5 Cài đặt vận hành Hệ thống qua thử nghiệm chấp thuận cần cài đặt môi trường thực tế Sau cài đặt, cần trình diễn để người sử dụng kiểm tra lần qua chấp nhận hệ thống B6 Bảo trì phát triến Sau cài đặt đưa hệ thống vào vận hành, khai thác sử dụng có kế hoạch thường xuyên theo dõi, bảo dưỡng khơng ngừng hồn thiện kể nâng cấp cần thiết điều kiện cho phép Sử dụng kỹ thuật xây dựng thiêt kế thông tin, mô tả chức luồng thông tin hệ thống quản lý công văn: Cơ sở pháp lý: Công văn số: 425/VTLTNN – NVTW v/v quản lý văn đến, văn * Khái niệm - Cơng văn hình thức văn hành dùng phổ biến quan, tổ chức, doanh nghiệp,của quan Nhà nước với cấp trên, cấp với công dân nhằm thực chức nhiệm vụ * Chức hệ thống quản lý cơng văn nói chung: Quản lý công văn đến – hoạt động ngày quan - Theo dõi trình xử lý, giải công văn đơn vị chức cá nhân thực - Cung cấp khả khai thác tìm kiếm cơng văn theo tiêu chí( tên loại, thời gian, vấn đề, đơn vị gửi/ nhận) theo nội dung trích yếu - Cung cấp báo cáo thống kê, tổng hợp tình hình giải công việc thông qua hệ thống công văn đến – - Xây dựng hệ thống kho văn điện tử tập trung, khắc phục sai lệch thơng tin, khắc phục tình trạng tản mạn, thất lạc… Công tác văn thư lưu trữ phân công theo dõi cơng việc có vai trò quan trọng hoạt động tổ chức nào, đảm bảo thơng tin dạng văn cập nhật, lưu trữ chuyển tới người xử lý cách kịp thời xác Trong hệ thống thông tin quản lý! Quản lý công văn nội dung quan trọng phận quản lý công văn nơi tập trung nhiều thông tin dạng văn Trong việc quản lý công văn, giấy tờ, ta xác định nghiệp vụ sau: quản lý công văn đến; quản lý công văn đi; quản lý lưu trữ, cung cấp thông tin công văn phục vụ cho cấp lãnh đạo Hệ thống quản lý cơng văn nói chung bao gồm: Sơ đồ quản lý công văn đến công văn đi: * CÔNG VĂN ĐẾN Tiếp nhận, đăng ký văn đến a) Tiếp nhận văn đến Khi tiếp nhận văn chuyển đến từ nguồn, người làm văn thư quan, tổ chức (sau gọi chung cán văn thư) người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn đến trường hợp văn chuyển đến làm việc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v ; văn mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Nếu phát thiếu bì, tình trạng bì khơng ngun vẹn văn chuyển đến muộn thời gian ghi bì (đối với bì văn có đóng dấu “Hoả tốc” hẹn giờ), phải báo cáo cho người giao trách nhiệm giúp người đứng đầu quan, tổ chức quản lý công tác văn thư (sau gọi tắt người giao trách nhiệm); trường hợp cần thiết, phải lập biên với người đưa văn Đối với văn đến chuyển phát qua máy Fax qua mạng, cán văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn bản, v.v ; trường hợp phát có sai sót, phải kịp thời thơng báo cho nơi gửi báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải b) Phân loại sơ văn đến - Những văn có đóng dấu độ khẩn cần bóc trước để giải kịp thời; - Không gây hư hại văn bản; không làm số, ký hiệu văn bản, địa quan gửi dấu bưu điện, tránh để sót văn bản; - Nếu văn đến có kèm theo phiếu gửi phải đối chiếu văn bì với phiếu gửi; nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; - Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo văn cần kiểm tra, xác minh điểm văn mà ngày nhận cách xa ngày tháng văn cần giữ lại bì đính kèm với văn để làm chứng c) Đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến Văn đến quan, tổ chức phải đăng ký tập trung văn thư, trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức hoá đơn, chứng từ kế toán v.v… Tất văn đến thuộc diện đăng ký văn thư phải đóng dấu “Đến”; ghi số đến ngày đến (kể đến trường hợp cần thiết) Đối với Fax cần chụp lại trước đóng dấu “Đến”; văn đến chuyển phát qua mạng, trường hợp cần thiết, in làm thủ tục đóng dấu “Đến” Đối với văn đến không thuộc diện đăng ký văn thư khơng phải đóng dấu “Đến” mà chuyển cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải Dấu “Đến” đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống, số, ký hiệu (đối với văn có ghi tên loại), trích yếu nội dung (đối với cơng văn) vào khoảng giấy trống phía ngày, tháng, năm ban hành văn d) Đăng ký văn đến Văn đến đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu văn đến máy vi tính - Đăng ký văn đến sổ + Lập sổ đăng ký văn đến Tuỳ theo số lượng văn đến hàng năm, quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập loại sổ đăng ký cho phù hợp Đối với quan, tổ chức tiếp nhận 2000 văn đến năm cần lập hai loại sổ sau: + Sổ đăng ký văn đến (dùng để đăng ký tất loại văn bản, trừ văn mật); + Sổ đăng ký văn mật đến Những quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến 5000 văn đến năm, nên lập loại sổ sau: + Sổ đăng ký văn đến Bộ, ngành, quan trung ương; + Sổ đăng ký văn đến quan, tổ chức khác; + Sổ đăng ký văn mật đến Đối với quan, tổ chức tiếp nhận 5000 văn đến năm cần lập sổ đăng ký chi tiết hơn, theo số nhóm quan giao dịch định sổ đăng ký văn mật đến Những quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; trường hợp số lượng đơn, thư không nhiều nên sử dụng sổ đăng ký văn đến để đăng ký Đối với quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải số lượng lớn u cầu dịch vụ hành cơng u cầu, đề nghị khác quan, tổ chức cơng dân cần lập thêm sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định pháp luật + Đăng ký văn đến +- Việc đăng ký (cập nhật) văn đến vào sở liệu văn đến thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm - Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, xác; khơng viết bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt từ, cụm từ không thông dụng Nhập thông tin CV: Tên CQ, số, ngày đến, trích yếu, loại - Thơng qua phần mềm máy tính sổ ghi để nhập thơng tin để tạo điều kiện cho việc quản lý văn cách dễ dàng - Việc nhập nội dung bao gồm: + Nhập tên quan ban hành + Số: VD: Số 25/NĐ - CP + Ngày, tháng, năm văn đến + Trích yếu nội dung văn + Loại văn Trình chuyển giao văn đến a) Trình văn đến Sau đăng ký, văn đến phải kịp thời trình cho người đứng đầu quan, tổ chức người người đứng đầu quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau gọi chung người có thẩm quyền) xem xét cho ý kiến phân phối, đạo giải Người có thẩm quyền, vào nội dung văn đến; quy chế làm việc quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác giao cho đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến đạo giải (nếu có) thời hạn giải văn (trong trường hợp cần thiết) Đối với văn đến liên quan đến nhiều đơn vị nhiều cá nhân cần xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì, đơn vị cá nhân tham gia thời hạn giải đơn vị, cá nhân (nếu cần) Ý kiến phân phối văn ghi vào mục “chuyển” dấu “Đến” Ý kiến đạo giải (nếu có) thời hạn giải văn đến (nếu có) cần ghi vào phiếu riêng Sau có ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải (nếu có) người có thẩm quyền, văn đến chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong trường hợp đơn thư vào sổ đăng ký riêng) vào trường tương ứng sở liệu văn đến b) Chuyển giao văn đến Văn đến chuyển giao cho đơn vị cá nhân giải vào ý kiến người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn đến cần bảo đảm yêu cầu sau: - Nhanh chóng: văn cần chuyển cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải ngày, chậm ngày làm việc tiếp theo; - Đúng đối tượng: văn phải chuyển cho người nhận; - Chặt chẽ: chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu người nhận văn phải ký nhận; văn đến có đóng dấu “Thượng khẩn” “Hoả tốc” (kể “Hoả tốc” hẹn giờ) cần ghi rõ thời gian chuyển Cán văn thư đơn vị người thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau tiếp nhận văn đến, phải vào sổ đăng ký đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét cho ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải (nếu có) Căn vào ý kiến thủ trưởng đơn vị, văn đến chuyển cho cá nhân trực dõi, giải Khi nhận Fax văn chuyển qua mạng, cán văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến (số đến ngày đến số thứ tự ngày, tháng, năm đăng ký Fax, văn chuyển qua mạng) chuyển cho đơn vị cá nhân nhận Fax, văn chuyển qua mạng Tuỳ theo số lượng văn đến hàng năm, quan, tổ chức định việc lập sổ chuyển giao văn đến theo hướng dẫn sau: - Đối với quan, tổ chức tiếp nhận 2000 văn đến năm nên sử dụng sổ đăng ký văn đến để chuyển giao văn bản; - Những quan, tổ chức tiếp nhận 2000 văn đến năm cần lập sổ chuyển giao văn đến (mẫu sổ cách ghi thực theo hướng dẫn Phụ lục V - Sổ chuyển giao văn đến kèm theo Công văn này) Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến a) Giải văn đến Khi nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định cụ thể quan, tổ chức; văn đến có đóng dấu độ khẩn, phải giải khẩn trương, khơng chậm trễ Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức cho ý kiến đạo giải quyết, đơn vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải văn đến có ý kiến đề xuất đơn vị, cá nhân Đối với văn đến có liên quan đến đơn vị cá nhân khác, đơn vị cá nhân chủ trì giải cần gửi văn văn (kèm theo phiếu giải văn đến có ý kiến đạo giải người có thẩm quyền) để lấy ý kiến đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức xem xét, định, đơn vị cá nhân chủ trì phải trình kèm văn tham gia ý kiến đơn vị, cá nhân có liên quan b) Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Tất văn đến có ấn định thời hạn giải theo quy định pháp luật quy định quan, tổ chức phải theo dõi, đôn đốc thời hạn giải Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến: - Người giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc đơn vị, cá nhân giải văn đến theo thời hạn quy định; - Căn quy định cụ thể quan, tổ chức, cán văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu văn đến, bao gồm: tổng số văn đến; văn đến giải quyết; văn đến đến hạn chưa giải v.v để báo cáo cho người giao trách nhiệm Tra cứu công văn - Tra cứu công văn phận quản lý văn tiến hành! Thông liệu nhập văn từ trước ghi phần mềm sổ ghi! Khi có yêu cầu dễ dàng tra cứu - Có nhiều cách tra cứu văn bản: + Theo loại văn bán + Theo ngày, tháng, năm ban hành + Theo trích yếu nội dung + Theo quan ban hành * VĂN BẢN ĐI Soạn thảo công văn Soạn thảo công văn chức văn Để soạn thảo văn tốt cần: - Xác định mục tiêu giới hạn điều chỉnh văn bản, tức cần phải trả lời vấn đề: văn ban hành để làm gì? Giải cơng việc gì? Mức độ giải đến đâu? Kết việc thực văn gì? - Cần nắm vững nội dung văn cần soạn thảo, phương thức giải công việc đưa phải rõ ràng, phù hợp - Nội dung văn phải thiết thực, đáp ứng nhu cầu thực tế đặt ra, phù hợp với pháp luật hành, không trái với văn cấp trên, có tính khả thi Khơng thế, văn ban hành phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi hoạt động quan, tức phải giải đáp vấn đề: văn ban hành thuộc thẩm quyền pháp lý thuộc loại nào? Phạm vi tác động văn đến đâu? Trật tự pháp lý xác định nào? Văn dự định ban hành có mâu thuẫn với văn khác quan quan khác? Như vậy, người soạn thảo văn cần nắm vững nghiệp vụ kỹ thuật soạn thảo văn dựa kiến thức hiểu biết quản lý hành pháp luật Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng văn a) Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn Trước thực công việc để phát hành văn bản, cán văn thư cần kiểm tra lại thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát có sai sót, phải kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải b) Ghi số ngày, tháng văn - Ghi số văn Tất văn quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đánh số theo hệ thống số chung quan, tổ chức văn thư thống quản lý - Ghi ngày, tháng văn Ngày, tháng, năm ban hành văn quy phạm pháp luật Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng nhân dân ban hành ngày, tháng, năm văn thông qua Ngày, tháng, năm ban hành văn quy phạm pháp luật khác văn hành ngày, tháng, năm văn ký ban hành Ngày, tháng, năm ban hành văn phải viết đầy đủ ngày tháng năm …; số ngày, tháng, năm dùng chữ số ả-rập; số ngày nhỏ 10 tháng 1, phải ghi thêm số trước Duyệt công văn - Sau chỉnh lý, cơng văn trình lên lãnh đạo cấp trực tiếp quản lý để phê duyệt Sau trình lên người đứng đầu quan duyệt Nội dung phê duyệt bao gồm: + Duyệt hình thức thể thức văn + Duyệt nội dung Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật a) Đóng dấu quan Việc đóng dấu lên chữ ký lên phụ lục kèm theo văn thực theo quy định khoản Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo thực theo quy định khoản Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐCP Dấu đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy b) Đóng dấu độ khẩn, mật Việc đóng dấu độ khẩn (“Hoả tốc” (kể “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” “Khẩn”) văn thực theo quy định điểm a khoản 10 Mục II Thơng tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Việc đóng dấu độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” văn thực theo quy định khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật dấu “Tài liệu thu hồi” văn thực theo quy định điểm k khoản Mục III Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Đăng ký văn Văn đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu văn máy vi tính a) Đăng ký văn sổ - Lập sổ đăng ký văn 10 Căn tổng số số lượng loại văn hàng năm, quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn cho phù hợp Tuy nhiên, khơng nên lập nhiều sổ mà sử dụng sổ chia thành nhiều phần để đăng ký loại văn tuỳ theo phương pháp đánh số đăng ký văn mà quan, tổ chức áp dụng theo hướng dẫn điểm b khoản Mục này, cụ thể sau: + Đối với quan, tổ chức ban hành 500 văn năm nên lập hai loại sổ sau: · Sổ đăng ký văn (loại thường); · Sổ đăng ký văn mật + Những quan, tổ chức ban hành từ 500 đến 2000 văn năm lập loại sổ sau: · Sổ đăng ký văn quy phạm pháp luật (nếu có) định (cá biệt), thị (cá biệt) (loại thường); · Sổ đăng ký văn hành có ghi tên loại khác công văn (loại thường); · Sổ đăng ký văn mật + Đối với quan, tổ chức ban hành 2000 văn năm cần lập loại sổ sau: · Sổ đăng ký văn quy phạm pháp luật (nếu có) định (cá biệt), thị (cá biệt) (loại thường); · Sổ đăng ký văn hành có ghi tên loại khác (loại thường); · Sổ đăng ký công văn (loại thường); · Sổ đăng ký văn mật - Đăng ký văn Mẫu sổ việc đăng ký văn đi, kể văn văn mật, thực theo hướng dẫn Phụ lục VII - Sổ đăng ký văn kèm theo Công văn b) Đăng ký văn máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn Yêu cầu chung việc xây dựng sở liệu văn thực theo Bản hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin văn thư - lưu trữ ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 Cục Lưu trữ Nhà nước (nay Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) Việc đăng ký (cập nhật) văn vào sở liệu văn thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn - Chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, cá nhân nội quan, tổ chức Tuỳ theo số lượng văn chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, cá nhân nội quan, tổ chức cách tổ chức chuyển giao (được thực văn thư cán văn thư trực tiếp chuyển đến đơn vị, cá nhân), quan, tổ chức định lập sổ riêng sử dụng sổ đăng ký văn để chuyển giao văn theo hướng dẫn đây: + Những quan, tổ chức có số lượng văn chuyển giao nội nhiều việc chuyển giao văn thực tập trung văn thư cần lập sổ chuyển giao riêng 11 + Đối với quan, tổ chức có số lượng văn chuyển giao việc chuyển giao văn cán văn thư trực tiếp thực nên sử dụng sổ đăng ký văn để chuyển giao văn bản, cần bổ sung cột “Ký nhận” vào sau cột “Nơi nhận văn bản” Khi chuyển giao văn cho đơn vị, cá nhân nội bộ, người nhận văn phải ký nhận vào sổ - Chuyển giao trực tiếp cho quan, tổ chức khác Tất văn cán văn thư giao liên quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho quan, tổ chức khác phải đăng ký vào sổ - Chuyển phát văn qua bưu điện Tất văn chuyển phát qua hệ thống bưu điện phải đăng ký vào sổ (mẫu sổ việc vào sổ thực theo hướng dẫn Phụ lục X - Sổ gửi văn bưu điện kèm theo Công văn này) Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận đóng dấu vào sổ (nếu có) - Chuyển phát văn máy Fax, qua mạng Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển cho nơi nhận máy Fax chuyển qua mạng, sau phải gửi văn có giá trị lưu trữ - Chuyển phát văn mật Việc chuyển phát văn mật thực theo quy định Điều 10 Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP quy định khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) c) Theo dõi việc chuyển phát văn Cán văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi, cụ thể sau: - Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn Việc xác định văn cần lập phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người ký văn định; - Đối với văn có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi thời hạn; nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn không bị thiếu thất lạc; - Đối với bì văn gửi lý (do khơng có người nhận, thay đổi địa chỉ, v.v ) mà bưu điện trả lại phải chuyển cho đơn vị cá nhân soạn thảo văn đó; đồng thời, ghi vào sổ gửi văn bưu điện để kiểm tra, xác minh cần thiết; - Trường hợp phát văn bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải Lưu văn Việc lưu văn thực theo quy định Điều 19 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Bản lưu văn thư có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền Bản lưu văn văn thư xếp theo thứ tự đăng ký Những văn đánh số đăng ký chung xếp chung; đánh số đăng ký riêng theo loại văn theo nhóm văn xếp riêng, theo số thứ tự văn 12 Các quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn lưu văn thư Cán văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức Mẫu sổ việc ghi sổ thực theo hướng dẫn Phụ lục XI - Sổ sử dụng lưu kèm theo Công văn Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu độ mật thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Tra cứu công văn Giống quản lý vă đến, văn bao gồm nội dung sau: - Tra cứu công văn phận quản lý văn tiến hành! Thông liệu nhập văn từ trước ghi phần mềm sổ ghi! Khi có yêu cầu dễ dàng tra cứu - Có nhiều cách tra cứu văn bản: + Theo loại văn bán + Theo ngày, tháng, năm ban hành + Theo trích yếu nội dung + Theo quan ban hành * VÍ DỤ: QUẢN LÝ CÔNG VĂN ĐẠI HỌC CẦN THƠ 13 * VD: QLCV ĐẾN ĐẠI HỌC LẠC HỒNG THÔNG QUA VIỆC THIẾT KẾ HỆ THỐNG Câu 3(C17): Để khai thác xử lý thông tin hiệu cần phải trọng cơng việc gì? Khái niệm - Xử lý thơng tin hiểu q trình chế biến thông tin thu thập nhằm tạo thông tin kết - Khai thác thông tin việc sử dụng thông tin xử lý, tổng hợp để phục vụ cho công việc việc định quản lý Ví dụ: Mơ mơ hình vận hành mạng lưới điện hạ thế, trung theo trạm hay đường dây Điều làm cho việc thể thơng tin tìm kiếm, khai thác, tổng hợp trở nên xác, trực quan sinh động chi tiết đến vị trí Quy trình khai thác xử lý thông tin Để khai thác xử lý hiệu TT quản lý cần trọng công việc cần thiết thông qua bước quy trình khai thác xử lý TT quản lý: 2.1 Xác định nhu cầu TT Muốn có TT xác, hợp lý, phục vụ nhanh chóng, kịp thời cần phải xem xét mqh mật thiết việc tạo hay tìm kiếm lượng TT Điều đòi hỏi việc lập kế hoạch, yêu cầu TT cần lập kế hoạch cách hợp lý phạm vi chức công việc nhiệm vụ có liên quan Lập kế hoạch phục vụ cho việc phân tích cẩn thận TT để đảm bảo tính xác đáng TT 14 2.2 Kiểm tra tính sãn có TT cần thiết Để đảm bảo tính sẵn có TT cần tổng hợp nguồn TT có sẵn chưa? có lấy đâu? chưa có tạo cách nào? việc tổng hợp nguồn TT để đảm bảo cần đến khai thác sử dụng 2.3 Thu thập, tìm kiếm TT Cần trọng việc Tổng hợp phân tích mục tiêu thu thập tìm kiếm TT, sở định thu thập, tìm kiếm loại thơng tin, khối lượng thời gian cần thiết P.tích tổng hợp mục tiêu thu thập thông tin bao gồm: Xác định TT yêu cầu, xác định phương tiện công cụ, thiết bị tìm kiếm, xác định chi phí - lợi ích thu thập TT, trách nhiệm người thu thập TT… Khai thác, xếp nội dung TT thu thập Trong trình quản lý để khai thác sử dụng TT, cần xem xét lại TT thu thập đối chiếu với chức nhiệm vụ cơng việc Sắp xếp TT cần phân tích mục đích tìm kiếm TT để phân loại chúng theo nhìn tổng quan nhất, đảm bảo loại TT có liên hệ chặt chẽ với nội dung nhằm tiện lợi cho việc tra cứu sử dụng 2.5 Lưu trữ TT Cần trú trọng việc tổng hợp TT qua xử lý Việc tổng hợp tuân theo tiêu chí đánh giá nhằm xác định phương tiện lưu trữ có tính ưu việt 2.6 Khai thác, xếp nội dung thông tin từ hồ sơ phân loại Trong trình quản lý để sử dụng, khai thác thông tin, cần thường xuyên xem xét lại thông tin thu thập đối chiếu với yêu cầu, chức năng, nhiệm vu quan Các thơng tin xếp vị trí phù hợp với chiến lược xếp Nhà nước Câu hỏi thường xuyên đặt là: “ Vì giữ thơng tin này? Liệu thơng tin hiệu lực/ có ích hay không? ” 2.7 Xây dựng báo cáo truyền đạt TT Xây dựng báo cáo việc tổng hợp, phân tích đánh giá, khái quát chung kết trình khai thác xử lý TT Trong đó, cần trọng cơng việc phân tích nội dung TT tích lũy, đánh giá chất lượng TT, loại bỏ TT không đáng tin cậy, bổ sung TT cần thiết… Để khai thác xử lý thông tin hiệu cần trọng công việc sau: - Sau đợt thu thập có nhiều thông tin từ nhiều nguồn khác Muốn cho thông tin sử dụng phải trải qua hai bước tổng hợp phân tích a/ Kỹ tổng hợp thông tin +, Tổng hợp thông tin xếp thông tin lọai vào nhóm với +, Tổng hợp số liệu rút gọn nội dung thông tin vào bảng số liệu, báo cáo thống kê +, Mục đích tổng hợp để dễ xem xét, đối chiếu bước Ví dụ: Thơng tin “việc bình xét hộ nghèo ấp” thu thập từ nguồn sau đây: • Văn đạo tình, huyện • Trả lời vấn Ban xóa đói giảm nghèo xã • Trả lời vấn trưởng ban nhân dân ấp 15 • Trả lời vấn hộ nghèo • Biên họp bình xét Các thơng tin cần tổng hợp cách xếp chung với b, Kỹ phân tích thơng tin - Phân tích thơng tin tìm ý nghĩa thơng tin có xem chúng nói lên điều cách đọc, so sánh, đối chiếu thông tin tổng hợp +, Hay nói cách khác phân tích khai thác ý nghĩa số liệu tổng hợp,cụ thể : - Tính tốn lại số tiêu thống kê đặc trưng - Nhận xét, đánh giá tiêu đặc trưng - Khái quát chung kết nghiên cứu - Trong ví dụ: Thơng tin “việc bình xét hộ nghèo ấp” đây, việc phân tích cho ý nghĩa sau: • Việc bình xét hộ nghèo ấp có thực hướng dẫn khơng • Q trình bình xét diễn có cơng bằng, dân chủ không? Mức độ công bằng, dân chủ nào? • Kết bình xét có với tình hình hộ nghèo ấp khơng? • Ý kiến người nghèo việc bình xét họ có mong muốn gì? + u cầu : biết vào mục đích điều tra, phát mối liên hệ tượng, chất tính quy luật phát triển chúng 16 ... Nội quy dành cho sinh viên học viện hành dành cho sinh viên hành chính, có quy định khơng liên quan đến sinh viên trường khác Như thông tin mang tính cục học viện hành Tính đa dạng - Thơng tin... luật hành, không trái với văn cấp trên, có tính khả thi Không thế, văn ban hành phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi hoạt động quan, tức phải giải đáp vấn đề: văn ban hành. .. năm ban hành văn quy phạm pháp luật Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng nhân dân ban hành ngày, tháng, năm văn thông qua Ngày, tháng, năm ban hành văn quy phạm pháp luật khác văn hành