LỜI CẢM ƠN Trong q trình thực hồn thành khóa luận tốt nghiệp, em nhận giúp đỡ động viên từ nhiều phía Trước tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc tới giáo viên hướng dẫn khóa luận tốt nghiệp – Thạc sĩ Lê Quang Anh Thầy bảo tận tình, hướng dẫn em suốt thời gian nghiên cứu thực khóa luận Ngồi ra, em mong muốn thơng qua khóa luận này, gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy cô giảng dạy trường đại học CNTTT&TT Thái Nguyên, người ln nhiệt tình tâm huyết để mang lại cho sinh viên kiến thức để chúng em có tảng chuyên ngành Bên cạnh em xin cảm ơn tới Lãnh đạo đồng nghiệp UBND xã Thắng Cương tận tình giúp đỡ cung cấp số liệu để em hồn thành khóa luận mình, em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc tới gia đình, bạn bè - người sát cánh, tạo điệu kiện tốt để em thực đề tài tốt nghiệp Trong q trình thực khố luận tốt nghiệp, cố gắng hết sức, thời gian có hạn nên khơng thể tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, mong thầy giáo góp ý giúp đỡ để khóa luận hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên thực Lê Thị Hiền i LỜI CAM ĐOAN Nhận thức khóa luận tốt nghiệp sản phẩm hoàn thiện sinh viên trường, cần tới cố gắng thân hướng dẫn bảo tận tình thầy giáo Em tổng hợp kiến thức học kinh nghiệm số liệu khảo sát thực tế nhằm hồn thành khóa luận tốt nghiệp Em xin cam đoan Khóa luận tốt nghiệp tự thân thực có hỗ trợ từ giáo viên hướng dẫn không chép công trình nghiên cứu người khác Các liệu thơng tin sử dụng Khóa luận trung thực xuất phát từ tình hình thực tế đơn vị Em xin chịu hoàn toàn chịu trách nhiệm lời cam đoan này! Bắc Giang, ngày 16 tháng 04 năm 2017 SINH VIÊN THỰC HIỆN Lê Thị Hiền ii MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i LỜI CAM ĐOAN ii MỤC LỤC iii DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT v QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC v DANH MỤC HÌNH ẢNH vi DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ vii LỜI MỞ ĐẦU Chương TỔNG QUAN LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Lý thuyết chung quản lý văn 1.1.1 Các khái niệm văn 1.1.2 Phân loại văn 1.1.3 Vai trò cơng tác quản lý văn 1.1.4 Nguyên tắc việc tổ chức quản lý văn 1.2 Khái niệm, nội dung quản lý văn 1.2.1 Khái niệm quản lý văn 1.2.2 Nội dung quy trình quản lý văn 1.3 Khái niệm, nội dung công tác quản lý văn vản đến 1.3.1 Khái niệm quản lý văn đến 1.3.2 Nội dung quy tình quản lý văn đến 10 Chương KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH Thực Trạng Cơng tác quản LÝ VĂN BẢN TẠI UBND XÃ THẮNG CƯƠNG 20 2.1 Giới thiệu UBND xã Thắng Cương 20 2.1.1 Lịch sử thành lập phát triển UBND xã Thắng Cương 20 2.1.2 Vị trí chức UBND xã Cương Cương 20 2.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn UBND xã 21 2.1.4 Cơ cấu tổ chức UBND xã Thắng Cương 22 2.2 Thực trạng công tác quản lý văn UBND xã Thắng Cương 23 iii 2.2.1 Cơ sở phát lý để triển khai công tác quản lý văn UBND xã Thắng Cương 23 2.2.2 Thực trạng công tác quản lý văn UBND xã Thắng Cương 23 2.2.3 Thực trạng công tác quản lý giải văn đến UBND xã Thắng Cương 30 2.2.4 Nhận xét cách tổ chức hệ thống cũ giải pháp khắc phục 37 Chương GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG Tác QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND XÃ THẮNG CƯƠNG 41 3.1 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác quản lý văn UBND xã Thắng Cương 41 3.1.1 Một số giải pháp chủ yếu khắc phục tình trạng quản lý văn 41 3.1.2 Giải pháp định hướng cụ thể của UBND xã Thắng Cương 42 3.2 Giới thiệu chung phần mềm "1C:Quản lý văn (ECM)" 44 3.2.1 Khái quát phần mềm "1C:Quản lý văn (ECM)" 44 3.2.2 Mục đích phần mềm 1C: Quản lý văn 45 3.2.3 Kiểu văn quản lý 46 3.2.4 Một số tính 1C: Quản lý văn 46 3.3 Quản lý văn phần mền 1C: Quản lý văn 48 3.3.1 Quản lý văn phần mềm 1C 48 3.3.2 Quản lý văn đến phần mềm 1C 48 3.4 Ứng dụng phần mềm 1C công tác quản lý văn UBND xã Thắng Cương 49 3.4.1 Đăng ký văn phần mềm 1C 49 3.4.2 Đăng ký văn đến phần mềm 1C 52 3.3.3 Đánh giá chung 55 3.4.3 Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn UBND xã Thắng Cương 56 KẾT LUẬN 58 TÀI LIỆU THAM KHẢO 60 iv DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Tên đầy đủ UBND Ủy ban nhân dân BNV Bộ nội vụ NĐ Nghị định CP Chính phủ VB Văn QLVB Quản lý văn HĐND Hội đồng nhân dân BCH Ban chấp hành QLNN Quản lý nhà nước v DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1: Mẫu dấu đến theo Thơng tư số 07/2012/TT-BNV 13 Hình 1.2: Mẫu bìa sổ đăng ký văn đến theo Thơng tư số 07/2012/TT-BNV 14 Hình 2.1: Mẫu sổ chuyển giao văn qua bưu điện 28 Hình 2.2: Mẫu dấu đến UBND xã Thắng Cương 33 Hình 2.3: Bìa sổ đăng ký văn đến 34 Hình 3.1: Mục đích phần mềm 1C 45 Hình 3.2: Kiểu văn quản lý 46 Hình 3.3: Giao diện 1C quản lý văn 48 Hình 3.4: Giao diện phần mềm chọn “Văn đi” 49 Hình 3.5: Thêm văn 50 Hình 3.6: Đăng ký văn 50 Hình 3.7: Giao diện phần mềm điền nội dung đăng ký văn 51 Hình 3.8: Thêm tệp đính kèm đăng ký văn 51 Hình 3.9: Hồn thành việc đăng ký văn đến 52 Hình 3.10: Giao diện phần mềm chọn “Văn đến” 52 Hình 3.11: Thêm văn đến 53 Hình 3.12: Đăng ký văn đến 53 Hình 3.13: Giao diện phần mềm điền nội dung đăng ký văn đến 54 Hình 3.14: Thêm tệp đính kèm đăng ký văn đến 54 Hình 3.15: Hồn thành việc đăng ký văn đến 55 vi DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ Bảng 1.1 Mẫu trình bày đăng ký văn đến theo Thông Tư 07/2012/TT-BNV 15 Bảng 1.2 Mẫu đăng ký đơn, thư theo mẫu phụ lục kèm Thông tư số 07/2012/TT-BNV 16 Bảng 1.3 Mẫu trình bày đăng ký văn đến theo Thông tư 07/2012/TT-BNV 17 Bảng 2.1 Số liệu văn ban hành UBND xã Thắng Cương từ năm 2013 - 2015 24 Bảng 2.2 Mẫu trình bày sổ đăng ký băn UBND xã Thắng Cương 26 Bảng 2.3 Mẫu trình bày sổ chuyển giao văn UBND xã 28 Bảng 2.4 Số liệu văn UBND xã Thắng Cương từ năm 2013 - 2015 30 Bảng 2.5 Sổ đăng ký VB đến truyền thống 35 Sơ đồ 1.1 Sơ đồ tiếp nhận quản lý văn đến 10 Sơ đồ 2.1 Sơ đồ cấu tổ chức UBND xã Thắng Cương 22 Sơ đồ 2.2 Lưu đồ quy trình quản lý văn phòng UBND xã Thắng Cương 25 Sơ đồ 2.3 Lưu đồ quy trình quản lý, giải văn đến UBND xã Thắng Cương 31 vii LỜI MỞ ĐẦU  Lý chọn đề tài Trong năm qua, với trình đẩy mạnh cách mạng hành ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, công tác văn thư quản lý văn bản, giấy tờ hành hoạt động quan cấp, nghành bước cải tiến, có nhiều tiến có thêm nhiều cơng cụ hình thức để đạo, điều hành, trao đởi thông tin với chất lượng, hiệu ngày nâng cao Ở cấp quyền địa phương, việc ứng dụng cơng nghệ thông tin dần đẩy mạnh Tuy nhiên khơng phải cấp quyền địa phương có đủ điều kiện vật chất kỹ thuật để ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào q trình quản lý hành Tại UBND xã Thắng Cương, huyện Yên Dũng, tỉnh Bắc Giang ví dụ điển hình Các khâu q trình quản lý hành thủ cơng, việc áp dụng cơng nghệ thơng tin điều mẻ Trong cơng tác văn thư quản lý văn gặp số khó khăn định việc quản lý truy xuất liệu cho cấp cần thiết Vì lý hướng dẫn, định hướng thầy cô khoa em chọn đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn UBND xã Thắng Cương, huyện Yên Dũng, tỉnh Bắc Giang”  Mục tiêu nghiên cứu đề tài: Đề tài tập trung vào nội dung quản lý văn UBND xã Thắng Cương với mục tiêu cụ thể: - Nghiên cứu ứng dụng cơng nghệ thơng tin để xây dựng quy trình nghiệp vụ quản lý văn - Nâng cao trình độ ứng dụng sử dụng công cụ công nghệ thơng tin, tạo thói quen làm việc môi trường mạng sử dụng thông tin điện tử; - Xây dựng chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ quản lý văn UBND xã Thắng Cương  Phương pháp nghiên cứu:  Phương pháp định lượng  Phương pháp định tính  Đối tượng phạm vi nghiên cứu:  Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu quy trình quản lý văn khối hành nhà nước để ứng dụng giải toán quản lý văn  Phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu quy trình vai trò cơng tác quản lý văn ứng dụng công nghệ thơng giải tốn quản lý văn UBND xã Thắng Cương  Bố cục báo cáo: Trong báo cáo này, phần mở đầu phần kết luận, nội dung báo cáo chia làm 03 chương: Chương 1: Tổng quan lý thuyết công tác quản lý văn Chương 2: Khảo sát, phân tích thực trạng công tác quản lý văn Chương 3: Giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn UBND xã Thắng Cương CHƯƠNG TỔNG QUAN LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Lý thuyết chung quản lý văn 1.1.1 Các khái niệm văn Khái niệm văn Văn đối tượng phức tạp Nó đối tượng mơn khoa học khác văn học, tâm lí học, logic học, xã hội học, luật học, tin học môn ngôn ngữ học cú pháp học, phong cách học, tu từ học, ngôn ngữ học văn bản, ngữ dụng học, "Văn bản" theo tiếng Latinh actur có nghĩa hành động Văn thể ý chí quan ban hành văn Văn phương tiện chủ yếu để lãnh đạo, điều hành, giao dịch Hay hiểu “Văn sản phẩm lời nói dạng viết hoạt động giao tiếp mang tính hồn chỉnh hình thức, trọn vẹn nội dung nhằm đạt tới giao tiếp đó” Khái niệm văn quản lý Nhà nước Đối với máy nhà nước, văn quản lý nhà nước thực chất định quản lý nhà nước quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thể thức, thủ tục, thẩm quyền luật định mang tính quyền lực đơn phương Văn quản lý nhà nước phương tiện để xác định vận dụng chuẩn mực pháp lý vào trình quản lý Nhà nước Được Nhà nước đảm bảo thi hành biện pháp khác nhằm điều chỉnh mối quan hệ quản lý nội nhà nước quan nhà nước với tổ chức công dân Tuy nhiên biểu tính chất pháp lý văn khơng giống Có văn mang tính thơng tin quản lý thơng thường, có văn lại mang tính cưỡng chế thực 1.1.2 Phân loại văn - Văn quy phạm pháp luật Văn quy phạm pháp luật văn quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định có quy tấc xử chung Nhà nước bảo đảm thực nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa 3.2.3 Kiểu văn quản lý Hình 3.2: Kiểu văn quản lý Đơn vị để ghi nhận theo dõi văn chương trình là: Văn đến, văn đi, văn nội tệp tin Đó tệp tin thông thường mà bạn sử dụng hàng ngày trao đổi qua thư điện tử, thông qua thư mục dùng chung sever 3.2.4 Một số tính 1C: Quản lý văn Sản phẩm phần mềm “1C:Quản lý văn 8” lập trình tảng công nghệ 1C:DOANH NGHIỆP 8.2, sản phẩm kế thừa phần mềm 1C:Arkhip 3, mà áp dụng 10 năm hàng trăm doanh nghiệp, công ty, quan dùng để tự động hóa cơng việc quản lý văn “1C:Quản lý văn 8” cho phép:  Đặt trình tự làm việc nhân viên với chứng từ, không làm phiên chồng chéo phần việc có nhiều người làm việc;  Giảm thời gian tìm kiếm thơng tin hữu ích thời gian xử lý chứng từ theo bộ; 46  Nâng cao chất lượng tài liệu hoàn chỉnh (các dự án, văn kiện, ) nhằm giải số lượng lớn vấn đề tranh cãi xếp lại cơng việc người sử dụng, “1C:Quản lý văn bản” không phân chia theo chuyên ngành sử dụng hiệu phòng ban nhà nước, doanh nghiệp thương mại có cấu trúc tập đoàn phân tán với số lượng lớn người sử dụng doanh nghiệp nhỏ Đây chương trình tổng hợp, “1C:Quản lý văn bản” dễ dàng tùy chỉnh thích ứng với đặc thù hoạt động doanh nghiệp Giải pháp phần mềm cho phép giải cách tổng thể tốn tự động hóa ghi nhận văn bản, phối hợp làm việc nhân viên, kiểm soát phân tích kỷ luật thực văn bản:  Lưu văn cách tập trung an toàn;  Truy cập tức thời tới văn có tính đến yếu tố quyền người sử dụng;  Đăng ký văn đến đi;  Xem soạn thảo văn bản;  Kiểm soát phiên văn bản;  Làm việc với văn có kiểu bất kỳ: tài liệu văn phòng, văn thuần, hình ảnh, tệp hình tiếng, tài liệu hệ thống thiết kế, lưu trữ, ;  Tìm kiếm tồn văn theo nội dung văn bản;  Làm việc tập thể nhiều người với khả thống ý kiến, duyệt kiểm sốt việc thực văn bản;  Lộ trình hóa văn bản, thiết lập theo dạng văn riêng biệt;  Kiểm sốt phân tích kỷ luật thực hiện,  Kết nhập tự động văn từ hộp thư điện tử máy quét;  Ghi nhận kiểm soát thời gian làm việc nhân viên Kế toán văn tiến hành theo dạng chứng từ phù hợp với quy định quản lý văn doanh nghiệp Các nguyên tắc kế toán văn đến, văn văn nội đưa vào chương trình hồn tồn phù hợp với quy định chuẩn mực pháp luật Việt Nam 47 Hình 3.3: Giao diện 1C quản lý văn “1C:Quản lý văn bản” hỗ trợ công việc nhiều người sử dụng mạng cục qua mạng Internet có sử dụng Web-browser Client mỏng 3.3 Quản lý văn phần mền 1C: Quản lý văn 3.3.1 Quản lý văn phần mềm 1C Trong phần mềm 1C văn tạo độc lập sở trả lời văn đến Nhân viên văn thư thực đánh số văn đăng ký cho văn sau văn thống phê duyệt người có trách nhiệm Sau ghi lại văn văn trả lời cho văn đến văn đến tự động đặt dấu hiệu Đã gửi trả lời Sơ đồ thông thường xử lý văn đi: + Tạo văn đi; + Thống ý kiến văn đi; + Duyệt văn đi; + Đăng ký văn 3.3.2 Quản lý văn đến phần mềm 1C Nguyên tắc theo dõi văn đến phần mềm phù hợp với luật pháp hành, thực tế áp dụng quản lý hồ sơ văn giới nước Phần mềm có sẵn khả đăng ký văn đến từ pháp nhân cá nhân 48 Văn đến tự động gắn kết vào thành chuỗi Lịch sử tất việc trao đổi thư tín mở từ thẻ thư tín, văn đến văn Trong phần mềm 1C văn tạo độc lập Nhân viên văn thư thực đánh số văn đăng ký cho văn đến sau văn thống phê duyệt người có trách nhiệm Sau ghi lại văn đến văn giải công việc văn đến tự động đặt dấu hiệu giải Sơ đồ thông thường xử lý văn đến: + Nhập văn đến; + Ý kiến chuyển giao văn đến; + Đăng ký văn đến; + Theo dõi giải văn đến Văn đến văn tự động liên hệ với đường dẫn 3.4 Ứng dụng phần mềm 1C công tác quản lý văn UBND xã Thắng Cương 3.4.1 Đăng ký văn phần mềm 1C Để đăng ký văn đến, cần đăng nhập vào phần mềm 1C, cơng cụ chọn “Menu” Sau chọn hình hình 3.4, nhấn chọn “ Văn đi” Hình 3.4: Giao diện phần mềm chọn “Văn đi” 49 Sau nhấn chọn “ Văn đi”, tiếp đến chọn “ Tạo mới” để thêm văn đi: Hình 3.5: Thêm văn Màn hình hiển thị phần đăng ký văn sau: Hình 3.6: Đăng ký văn Điền đầy đủ nội dung đăng ký văn đi: - Dạng văn bản: Công văn, kế hoạch, tờ trình, định, thư mời,… phần mềm hiển thị tên loại văn cho ta lựa chọn.Tại UBND xã Thắng Cương văn thường loại kế hoạch thực nhiệm vụ, kế hoạch triển khai, tờ trình gửi đến quan cấp trên, báo cáo thực hiên công việc, thông báo phân công nhiệm vụ, công văn trao đổi cơng việc,… 50 - Trích yếu nội dung: Điền nội dung văn tắt văn - Nơi gửi: Người soạn thảo văn cán văn thư, công chức, viên chức đơn vị; người ký chủ tịch, phó chủ tịch trưởng ban, phận - Nơi nhận: nơi nhận văn UBND xã Thắng Cương UBND huyện, thành phố, phòng ban đơn vị thuộc UBND huyện UBND phường, xã, thơn xóm, quan đơn vị, Hình 3.7: Giao diện phần mềm điền nội dung đăng ký văn Sau điền đầy đủ thơng tin nhân chọn phần “Tệp đính kèm” để thêm tệp đính kèm Có thể chọn “ Kết nhập từ đĩa” , “Quét ảnh” “Tạo theo khuôn mẫu” để thêm tệp đính kèm Hình 3.8: Thêm tệp đính kèm đăng ký văn 51 Nhấn vào nút lệnh “Đăng ký” để đăng ký số ngày tháng đăng ký văn phần mềm Cuối chọn nút lệnh “ghi lại đóng” để đóng lưu lại Khi đăng ký xong văn phần văn ta có văn đến đăng ký hiển thị rõ ràng sau: Hình 3.9: Hồn thành việc đăng ký văn đến 3.4.2 Đăng ký văn đến phần mềm 1C Để đăng ký văn đến, cần đăng nhập vào phần mềm 1C, công cụ chọn “Menu” Sau chọn hình hình 3.4, nhấn chọn “Văn đến” Hình 3.10: Giao diện phần mềm chọn “Văn đến” 52 Sau nhấn chọn “ Văn đến”, tiếp đến chọn “ Tạo mới” để thêm văn đến Hình 3.11: Thêm văn đến Màn hình hiển thị phần đăng ký văn đến sau: Hình 3.12: Đăng ký văn đến Điền nội dung đăng ký văn đến vào: - Loại văn bản: Cơng văn, kế hoạch, tờ trình, định,… UBND xã Thắng Cương văn đến thường loại công văn trao đổi công việc, kế hoạch thực nhiệm vụ, kế hoạch triển khai, định nhân sự, báo cáo tổng hợp, thông báo phân cơng nhiệm vụ, giấy mời họp,… 53 - Trích yếu nội dung: Điền nội dung vắn tắt văn - Nơi gửi: Tại UBND xã Thắng Cương thường nhận văn đến đơn vị như: UBND huyện, UBND thành phố tỉnh, Sở Nội vụ phòng, ban, đơn vị UBND phường, xã, - Nơi nhận: Điền tên cá nhân, phận trực tiệp nhận văn ngày, tháng, năm gửi nhận văn Hình 3.13: Giao diện phần mềm điền nội dung đăng ký văn đến Sau điền đầy đủ thơng tin nhân chọn phần “Tệp đính kèm” để thêm tệp đính kèm Có thể chọn “Thêm” “Qt ảnh” để thêm tệp đính kèm Hình 3.14: Thêm tệp đính kèm đăng ký văn đến 54 Nhấn vào nút lệnh “Đăng ký” để đăng ký số ngày tháng đăng ký văn phần mềm Cuối chọn nút lệnh “Ghi lại đóng” để đóng lưu lại Khi đăng ký xong văn phần văn đến ta có văn đến đăng ký hiển thị rõ ràng sau: Hình 3.15: Hồn thành việc đăng ký văn đến 3.3.3 Đánh giá chung Ưu điểm: Quản lý văn phần mềm 1C giúp người quản lý văn quản lý tất cơng văn đi, đến cách nhanh, gọn, tập trung, giảm thời gian, công sức so với cách lưu văn truyền thống Lập sổ lưu truyền thống có việc cần tra tìm văn bản, khơng phải nhiều thời gian lục lại tài liệu lưu thêm thời gian tìm văn lưu kho Trong có tài liệu lưu lâu ngày, q trình lưu trữ khơng tốt q trình di chuyển kho, tài liệu kho…có thể dễ làm tài lại dẫn đến khơng tìm thấy tài liệu Dễ dàng nhập tin có nội dung thông tin trùng lặp (copy liệu tiết kiệm thời gian) Hạn chế: Trường hợp điện, máy tính hỏng muốn sử dụng để quản lý văn tra tìm văn khơng thực được; Không thể xem phần nội dung văn phần đăng ký văn phần mềm; không đăng ký loại văn số riêng 55 3.4.3 Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn UBND xã Thắng Cương  Hồn thiện cơng tác thể chế u cầu đặt trước hết cán lãnh đạo UBND cán lãnh đạo khối văn phòng UBND quận Các quy định yêu cầu công tác văn thư – lưu trữ, thể chế hóa nội dung nghiệp vụ quản lý văn đến, hướng dẫn cụ thể tuân thủ quy định pháp luật hành, đảm bảo công tác thực thống đạt chất lượng, hiệu cao Tại UBND xã có số nội dung cần quy định hướng dẫn cụ thể bao gồm: - Quy định rõ việc kiểm soát chế chịu trách nhiệm cán công chức không tuân thủ tuân thủ không đúng, đầy đủ yêu cầu trình giải cơng việc Điển q trình chuyển giao phân phối văn nhân viên phòng văn thư nay.Do nguyên nhân khách quan chủ quan nên nhiều trường hợp văn không chuyển phát, phân phối theo yêu cầu quy định (về thời gian, địa chỉ, thủ tục,…) song lại khơng có quy định cụ thể nhân viên văn thưu phải có phương thức khắc phục nào, hình thức mức độ xử lý vi phạm tần suất, mức độ ngày tăng… điều lý khiến cho nhân viên văn thư trì thói quen làm việc theo cảm tính khơng rút kinh nghiệm cho thân - Những quy định, hướng dẫn công tác quản lý văn cần cập nhập, thay đổi để đảm bảo tính mới, phù hợp với quy định pháp luật (ví dụ UBND cần cập nhật, nắm vũng triển khai Nghị định 09/2010/NĐ-CP Chính phủ việc sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP Chính phủ vè công tác văn thư)  Về tổ chức máy nhân - Tổ chức biên chế thêm 01 nhân viên có chuyên ngành đào tạo lưu trữ, bảo quản tài liệu để khắc phục tình trạng nhân viên văn thư phải kiêm nhiệm lúc chức văn thư lưu trữ - Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cơng nghệ thơng tin cho đội ngũ cán bộ, công chức phải tiến hành định kỳ, thực nghiêm túc đảm bảo chất lượng 56  Đầu tư trang thiết bị sở vật chất, thiết bị phục vị công tác - Cần đầu tư mua thêm trang thiết bị: máy tính, máy fax, máy photocopy, đồng thời sửa chữa hỏng hóc trang thiết bị, thường xuyên kiểm tra, bảo trì trang thiết bị, đảm bảo đáp ứng u cầu cơng việc - Hồn thiện việc kết nối mạng nội tới phòng ban, đơn vị UBND xã, hạn chế tới mức tối đa tình trạng tắc nghẽn mạng nội - Đầu tư tài để thiết kế, bố trí lại phòng làm việc cách khoa học, khắc phục tình trạng phòng văn thư q chật hẹp, khơng có khơng gian, chỗ để máy móc phục vụ cơng tác quản lý văn 57 KẾT LUẬN Hoạt động quản lý văn có chức bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc phần vào cơng tác có làm tốt hay khơng Đây cơng tác vừa mang tính trị vừa có tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật liên quan tới nhiều cán bộ, công chức Tầm quan trọng với hoạt động quản lý khơng thể phủ nhận Để đảm bảo công tác làm tốt đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận phương pháp nghiệp vụ văn phòng nói chung nghiệp vụ cơng tác quản lý văn nói riêng với quan tâm sâu sát cấp lãnh đạo Tại UBND xã Thắng Cương thực tế công tác quản lý văn ngày chuyên nghiệp khoa học Chất lượng công việc nâng cao đáp ứng yêu cầu lãnh đạo quan Cơng tác QLVB tin học hóa khâu nghiệp vụ đem lại hiệu thực tế Tuy nhiên thực tế trình độ tiếp cận công nghệ thông tin nhận thức công tác quản lý văn số cán bộ, cơng chức, viên chức quan hạn chế nên nên việc tin học hóa công tác quản lý văn bước đầu tổ chức thực chất lượng chưa tương xứng với điều kiện sở vật chất, trang thiết bị thông tin đơn vị UBND xã quan cấp cần tiếp tục tăng cường đầu tư thêm sở vật chất đặc biệt phần mềm ứng dụng nhằm nâng cao hoạt động văn phòng nói chung hoạt động cơng tác QLVB nói riêng hướng tới giải tất văn máy tính, xây dựng hồn thiện mơ hình văn phòng khơng giấy tờ Trên toàn nội dung đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn UBND xã Thắng Cương, huyện Yên Dũng, tỉnh Bắc Giang” Qua trình thực tập sở kết hợp với việc nghiên cứu đề tài em trao đổi thêm nhiều kiến thức nghiệp vụ quản lý văn đến, có nhìn đầy đủ tồn diện công tác quản lý văn việc tin học hóa cơng tác quản lý văn UBND xã Thắng Cương, huyện Yên Dũng, tỉnh Bắc Giang Bài báo cáo đạt kết định, xong bên cạnh có hạn chế chưa giải cần có định hướng để phát triển lên chương trình hồn thiện, đầy đủ hiệu Sau kết đạt hạn chế định hướng phát triển cho thực tập 58  Kết đạt - Bài thực tập trình bày theo bố cục đầy đủ, rõ ràng đảm bảo yêu cầu mà khoa Hệ thống thông tin kinh tế trường đại học Công nghệ thông tin truyền thông quy định cho thực tập sở - Phần mềm thực tương đối chức chương trình quản lý văn  Hạn chế - Về nội dung thực tập cần hoàn chỉnh nữa, số thiếu sót, chưa đầy đủ nội dung cần bổ sung thêm - Phần mềm chưa hoàn thiện, tồn hạn chế - Phần mềm chưa giải hết vấn đề thực tế xảy mà quản lý văn đến cần có định hướng phát triển thêm  Định hướng phát triển - Đây phần mềm thực tiễn phức tạp, việc xây dựng phần mềm với độ ưu việt cao khó khăn - Xử lí lỗi chặt chẽ trước đưa vào sử dụng Khắc phục thiếu sót hạn chế - Trong tương lai hoàn thiện tối ưu hóa chức có để phù hợp với yêu cầu ngày cao thực tế 59 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Chính Phủ, (2004), Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP nghị định Chính Phủ cơng tác văn thư [2] Chính Phủ, (2004), Nghị định số 09/2010/NĐ - CP việc sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ - CP ngày tháng năm 2004 Chính Phủ cơng tác văn thư [3] Bộ nội vụ, (2005), Thông tư số 21/2005/TT-BNV hướng dẫn chức nhiệm vụ, quyền hạng cấu tổ chức tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính Phủ UBND [4] Bộ Nội vụ, (2011), Hướng dẫn sử dụng, cài đặt phần mềm chuẩn hóa thể thức kỹ thuật trình bày văn hành [5] Cục văn thư lưu trữ nhà nước, (2005), Công văn số 425/VTLTNN – NVTW việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến [6] Tạ Hữu Ánh, (2008), Soạn thảo ban hành văn quan, tổ chức, NXB Lao động [7] Nguyễn Thế Phán, (2008), Kỹ thuật soạn thảo văn quản lý kinh tế quản trị kinh doanh, NXB ĐH Kinh tế quốc dân [8] Đồng Thị Thanh Phương- Nguyễn Thị Ngọc An, (2011), Soạn thảo văn & công tác văn thư lưu trữ, NXB Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh 60 ... cơng tác quản lý văn Chương 3: Giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn UBND xã Thắng Cương CHƯƠNG TỔNG QUAN LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Lý thuyết chung quản lý văn 1.1.1... dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn UBND xã Thắng Cương, huyện Yên Dũng, tỉnh Bắc Giang  Mục tiêu nghiên cứu đề tài: Đề tài tập trung vào nội dung quản lý văn UBND xã Thắng Cương với... thuật để ứng dụng công nghệ thông tin vào q trình quản lý hành Tại UBND xã Thắng Cương, huyện Yên Dũng, tỉnh Bắc Giang ví dụ điển hình Các khâu trình quản lý hành thủ cơng, việc áp dụng cơng nghệ