Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 3 3. Mục tiêu nghiên cứu 3 4. Phương pháp nghiên cứu 3 5. Cấu trúc của đề tài 3 CHƯƠNG 1. VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VĂN THƯ LƯU TRỮ 5 1.1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư Lưu trữ. 5 1.1.1. Sự ra đời của Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ 5 1.1.2. Vị trí và chức năng 6 1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn 6 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ 7 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư Lưu trữ 8 1.2.1. Tình hình cơ cấu, tổ chức 9 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 10 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VĂN THƯ LƯU TRỮ 12 2.1. Hoạt động quản lý 12 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 13 2.2.1. Công tác văn thư 13 2.2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 13 2.2.1.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến và đi 16 2.2.2. Công tác lưu trữ 19 2.2.2.1. Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Trung tâm 19 2.2.2.2. Chỉnh lý tài liệu 19 2.2.2.3. Bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 21 CHƯƠNG 3: TƯ VẤN CHO LÃNH ĐẠO THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM. 25 KẾT LUẬN 30 TÀI LIỆU THAM KHẢO 31
LỜI CAM ĐOAN Tên Nguyễn Hồng Hạnh, thực tập lớn với tên đề tài : “Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ quan anh chị đến thực tập Hãy tư vấn cho lãnh đạo quan thực nhiệm vụ quản lý cơng tác Văn Thư – Lưu Trữ quan” Tôi xin cam đoan viết nghiên cứu tơi thời gian qua Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng viết Hà Nội, ngày 19 tháng năm 2017 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Tên cụm từ viết tắt Trung tâm VTLT Văn thư lưu trữ CC,VC Công chức, Viên chức Trung tâm Khoa học Công Nghệ Văn Thư – Lưu Trữ MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài a Vị trí Cơng tác văn thư thiếu hoạt động quan, tổ chức Các quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị – xã hội dù lớn hay nhỏ Các quan, đơn vị muốn thực chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày Đặc biệt, văn phòng cấp ủy, văn phòng tổ chức trị – xã hội quan trực tiếp giúp cấp ủy, tổ chức trị – xã hội tổ chức điều hành máy, có chức thơng tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, đạo cơng tác văn thư lại quan trọng, giữ vị trí trọng yếu cơng tác văn phòng b Ý nghĩa Làm tốt cơng tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng cơng tác quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội phòng chống nạn quan liêu giấy tờ Trong hoạt động quan, tổ chức, từ việc đề chủ trương, sách, xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với quan cấp trên, đạo quan cấp triển khai, giải công việc… phải dựa vào ng̀n thơng tin có liên quan Thơng tin đầy đủ, xác kịp thời hoạt động quan đạt hiệu cao, lẽ thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều ng̀n khác nhau, ng̀n thơng tin chủ yếu nhất, xác thơng tin từ văn văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thơng tin mang tính pháp lý Cơng tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều phận Vì làm tốt cơng tác văn thư sẽ: – Giúp lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội đạo cơng việc xác, hiệu quả, khơng để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành – Góp phần giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan Mọi chủ trương, đường lối Đảng Nhà nước kể chủ trương tuyệt mật phản ánh văn Việc giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan quan trọng Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn chặt chẽ, gửi văn đối tượng, không để mát, thất lạc góp phần giữ gìn tốt bí mật Đảng, Nhà nước quan – Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ hoạt động quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội đờng chí lãnh đạo Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn xác, phản ảnh trung thực hoạt động quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội cần thiết, tài liệu chứng pháp lý quan – Tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác lưu trữ Tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội ng̀n bổ sung thường xun, chủ yếu cho lưu trữ hành lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ chức trị-xã hội Vì vậy, làm tốt công tác văn thư, công việc quan, tổ chức văn hố Giải xong cơng việc, tài liệu lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ quan quy định tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày lâu dài sau Có thể nói, cơng tác VTLT công tác tham mưu cần thiết, giúp cho lãnh đạo quan, tổ chức nắm bắt tình hình hoạt động nhiệm vụ quan trọng quan, tổ chức Và đây, lý tơi chọn đề tài: “Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ quan anh chị đến thực tập Hãy tư vấn cho lãnh đạo quan thực nhiệm vụ quản lý công tác Văn Thư – Lưu Trữ quan” Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu 2.1 Đối tượng nghiên cứu: - Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư – Lưu Trữ - Phòng Hành – Tổ chức 2.2 Phạm vi nghiên cứu: - Chức năng, nhiệm vụ Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư – Lưu Trữ - Cách thức quản lý công tác Văn thư, Lưu trữ Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn Thư- Lưu Trữ Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu vấn đề chung cơng tác VTLT khái quát Trung tâm Khoa học Cơng nghệ Văn thư - Lưu trữ - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cách thức quản lý công tác VTLT Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư – Lưu trữ - Tư vấn cho lãnh đạo Trung tâm thực nhiệm vụ quản lý công tác Văn Thư – Lưu Trữ quan Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài công tác VTLT tại Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư – Lưu trữ, sử dụng phương pháp sau: - Nghiên cứu tài liệu Quan sát thực công tác VTLT Tham khảo nguồn thông tin từ Văn thư quan Trực tiếp trao đổi với cán văn thư, lưu trữ lãnh đạo Trung tâm Cấu trúc đề tài - Sau báo cáo thu hoạch tại Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư – Lưu Trữ Phần nội dung báo cáo chia làm ba chương sau: Chương Vài nét Trung Tâm Khoa học Công nghệ Văn thưLưu trữ Chương Thực trạng Công tác VTLT Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư- Lưu trữ Chương 3.Tư vấn cho lãnh đạo Trung tâm thực nhiệm vụ quản lý công tác Văn Thư – Lưu Trữ quan CHƯƠNG VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VĂN THƯ - LƯU TRỮ 1.1 Sự đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ 1.1.1 Sự đời Trung tâm Khoa học Công nghệ văn thư, lưu trữ Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ đơn vị nghiệp thuộc Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Tiền thân Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ Trung tâm Nghiên cứu khoa học lưu trữ thành lập theo Quyết định số 226-TCCB ngày 11 tháng 11 năm 1988 Cục Lưu trữ Nhà nước (nay Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) Để kiện toàn cấu tổ chức Cục Lưu trữ Nhà nước ngày 21 tháng năm 2004, Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ký Quyết định số 38/QĐ-VTLTNN quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Nghiên cứu khoa học Theo Quyết định này, Trung tâm Nghiên cứu khoa học tổ chức nghiệp thuộc Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, thực chức nghiên cứu khoa học văn thư, lưu trữ; giúp Cục trưởng tổ chức quản lý hoạt động khoa học công nghệ, hợp tác quốc tế văn thư, lưu trữ thuộc thẩm quyền Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Để ứng dụng chuyển giao kết đề tài nghiên cứu khoa học vào thực tiễn công tác ngành văn thư, lưu trữ, ngày 22 tháng 12 năm 2009 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành Quyết định số 325/QĐVTLTNN điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ Theo Quyết định này, Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ thực chức nghiên cứu, ứng dụng quản lý hoạt động khoa học công nghệ văn thư, lưu trữ Thực chủ trương Bộ Nội vụ tinh giản biên chế cấu lại đội ngũ công chức, viên chức, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước rà soát, chức năng, nhiệm vụ để nghiên cứu hợp xếp lại tổ chức số đơn vị trực thuộc Cục, ngày 28 tháng 10 năm 2015, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành Quyết định số 170/QĐ-VTLTNN điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ Theo Quyết định này, Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ thực chức nghiên cứu, ứng dụng quản lý hoạt động khoa học công nghệ Cục Hơn 25 năm xây dựng phát triển, Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ bước khẳng định vị trí ngành Lưu trữ Việt Nam Được quan tâm, đạo Bộ Nội vụ mà trực tiếp Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước cộng với tinh thần lao động miệt mài, thầm lặng tập thể cơng chức, viên chức góp phần khơng nhỏ vào q trình phát triển vững mạnh ngành Lưu trữ thúc đẩy phát triển nhận thức toàn xã hội giá trị tài liệu lưu trữ, khẳng định vai trò ngành Lưu trữ nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc 1.1.2 Vị trí chức Trung tâm Khoa học Công nghệ văn thư, lưu trữ tổ chức nghiệp thuộc Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, có chức nghiên cứu, ứng dụng quản lý hoạt động khoa học công nghệ Cục Trung tâm Khoa học Cơng nghệ văn thư, lưu trữ có tư cách pháp nhân, dấu, tài khoản trụ sở làm việc đặt tại thành phố Hà Nội 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn Trung tâm Khoa học Công nghệ văn thư, lưu trữ thực nhiệm vụ quyền hạn sau đây: - Xây dựng, trình cấp có thẩm quyền ban hành tổ chức thực kế hoạch khoa học công nghệ văn thư, lưu trữ - Xây dựng trình cấp có thẩm quyền cơng bố tiêu chuẩn, ban hành quy 10 chuyển giao ngày, chậm ngày làm viêc Văn đến có đóng dấu độ khẩn “Hỏa tốc” (kể hỏa tốc hẹn giờ), “Thượng khẩn”, “Khẩn” đăng ký, trình chuyển giao sau nhận Văn “Khẩn” hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn ký a) Quản lý giải văn đến • • • • • • • • • • • Tiếp nhận văn đến Đăng ký văn đến Trình văn đến Chuyển giao văn đến Theo dõi việc chuyển giao văn đến b) Quản lý văn Tiếp nhận văn Làm thủ tục phát hành văn Đăng ký văn Chuyển phát văn Theo dõi việc chuyển phát văn Lưu văn c) Tiếp nhận hồ sơ trình ký 21 • Lưu đồ: Quản lý văn Trung tâm soạn thảo trình Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành Trách nhiệm Văn thư trung tâm Đơn vị soạn thảo VB Mơ tả / Biểu mẫu Trình tự thực Khơng đạt Tiếp nhận HS trình ký Đạt Gửi trả lại Văn thư Trung tâm 5.2.2 BM-02 Đăng ký vào sổ S1 5.2.3 Văn thư Cục Văn thư Trung tâm Văn thư Cục Văn thư Trung tâm Khơng Chuyển HS trình ký đạt cho văn thư cục Đạt Văn thư Trung tâm 5.2.1 BM-01 Nhận lại HS trình Đăngkýký bổ sung vào sổ S1 Văn thư Trung tâm Đơn vị soạn thảo văn Gửi trả lại nơi ST 5.2.4 5.2.5 BM-02 5.2.6 Trả HS trình ký 22 2.2.2 Cơng tác lưu trữ 2.2.2.1 Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Trung tâm Hàng năm phận lưu trữ có nhiệm vụ tổ chức thu thập hờ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ, cụ thể: - Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu - Căn Danh mục hồ sơ, phối hợp với đơn vị viên chức xác định hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ Trung tâm - Hướng dẫn đơn vị, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” - Chuẩn bị kho phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ tài liệu - Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; kiểm tra, đối chiếu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu lập Biên giao nhận tài liệu 2.2.2.2 Chỉnh lý tài liệu a) Yêu cầu nguyên tắc chỉnh lý - Hồ sơ, tài liệu Trung tâm phải chỉnh lý hồn chỉnh - Phòng Hành - Tổ chức có trách nhiệm tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ Trung tâm cần thiết - Nguyên tắc chỉnh lý + Không phân tán phông lưu trữ; + Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hồn thiện, phục hời lập hờ sơ) phải tơn trọng hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải công việc (không phá vỡ hồ sơ lập); + Tài liệu sau chỉnh lý phải phản ánh hoạt động Trung tâm - Tài liệu sau chỉnh lý phải đạt yêu cầu: + Phân loại lập hờ sơ hồn chỉnh; + Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu; + Hệ thống hóa hờ sơ, tài liệu; + Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, sở liệu phục vụ cho việc quản lý tra cứu sử dụng tài liệu; 23 + Lập Danh mục tài liệu hết giá trị b) Biên soạn văn hướng dẫn chỉnh lý chỉnh lý tài liệu - Bản lịch sử đơn vị hình thành phông lịch sử phông c) Xác định giá trị tài liệu - Lưu trữ Trung tâm có nhiệm vụ giúp Trưởng phòng Hành - Tổ chức xây dựng bảng thời hạn quản tài liệu trình Giám đốc Trung tâm ban hành d) Hội đồng Xác định giá trị tài liệu - Hội đồng Xác định giá trị tài liệu thành lập để tham mưu cho Giám đốc Trung tâm việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào lưu trữ Trung tâm phân loại tài liệu hết giá trị - Hội đồng xác định giá trị Giám đốc Trung tâm định thành lập - Thành viên Hội đồng xác định giá trị tài liệu nghiên cứu Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản, danh mục tài liệu hết giá trị kiểm tra thực tế tài liệu đề nghị tiêu hủy (nếu cần); thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; ý kiến khác phải ghi vào biên họp để trình Giám đốc Trung tâm - Trên sơ đề nghị Hội đồng Xác định giá trị tài liệu, Giám đốc Trung tâm định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào lưu trữ Trung tâm; loại hủy tài liệu hết giá trị theo quy định pháp luật e) Hủy tài liệu hết giá trị - Giám đốc Trung tâm định hủy tài liệu hết giá trị tại lưu trữ Trung tâm - Thủ tục định hủy tài liệu hết giá trị - Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải đảm bảo hủy hết thông tin tài liệu phải lập thành biên - Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gờm có: + Quyết định thành lập Hội đờng; + Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình thuyết minh tài liệu hết 24 giá trị; + Biên họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; + Văn đề nghị thẩm định, cho ý kiến Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước; + Quyết định hủy tài liệu hết giá trị; + Biên bàn giao tài liệu hủy; + Biên tiêu hủy tài liệu hết giá trị - Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải bảo quản tại Trung tâm 20 năm kể từ ngày hủy tài liệu 2.2.2.3 Bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ a) Bảo quản tài liệu lưu trữ - Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào lưu trữ Trung tâm công chức, viên chức bảo quản phải đảm bảo an tồn cho hờ sơ, tài liệu - Hờ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải giao nộp vào lưu trữ Trung tâm tập trung bảo quản kho lưu trữ - Kho lưu trữ phải trang bị đầy đủ thiết bị, phương tiện cần thiết như: máy điều hòa nhiệt độ, máy hút bụi, bình chữa cháy, quạt thơng gió… thực biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian bảo mật; trì chế độ bảo quản phù hợp với tài liệu - Lưu trữ Trung tâm bố trí, xếp khoa học tài liệu lưu trữ, hồ sơ, tài liệu bảo quản hộp, xếp lên giá, dán nhãn để tiện thống kê, tra cứu b) Đối tượng thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu • Đối tượng sử dụng tài liệu lưu trữ - Công chức, viên chức người lao động thuộc Cục Văn thư Lưu trữ nhà nuớc - Công chức, viên chức nguời lao động thuộc Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ - Cá nhân Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước • Thủ tục sử dụng tài liệu lưu trữ Đọc tài liệu chỗ 25 1.1 Đối với công chức, viên chức nguời lao động thuộc Cục cần có: - Đơn xin sử dụng tài liệu lưu trữ - Giấy giới thiệu Công văn đề nghị Thủ trưởng đơn vị ( truờng hợp phục vụ mục đích cơng vụ) 1.2 Đối với công chức, viên chức nguời lao động thuộc Trung tâm cần có Đơn xin sử dụng tài liệu lưu trữ 1.3 Đối với cá nhân ngồi Cục cần có: - Đơn xin sử dụng tài liệu lưu trữ - Chứng minh thư nhân dân Hộ chiếu - Giấy giới thiệu Công văn đề nghị quan, tổ chức (đối với truờng hợp phục vụ mục đích cơng vụ) (Mẫu Đơn xin khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Phụ lục ) Mượn tài liệu 2.1 Thủ tục: - Đối với công chức, viên chức nguời lao động thuộc Trung tâm cần có Đơn xin sử dụng tài liệu lưu trữ 2.2 Thời gian: - Thời gian cho muợn không 10 ngày làm việc, truờng hợp cần thiết gia hạn khơng q 05 ngày làm việc Cấp tài liệu lưu trữ chứng thực lưu trữ 3.1 Đối với công chức, viên chức nguời lao động thuộc Cục Văn thư Lưu trữ nhà nuớc cần: - Đăng ký vào Phiếu yêu cầu cấp tài liệu lưu trữ Phiếu yêu cầu chứng thực lưu trữ - Truờng hợp phục vụ mục đích cơng vụ phải có Giấy giới thiệu Cơng văn đề nghị Thủ truởng đơn vị 3.2 Đối với công chức, viên chức nguời lao động thuộc Trung tâm cần đăng ký vào Phiếu yêu cầu cấp tài liệu lưu trữ Phiếu yêu cầu chứng thực lưu trữ 3.3 Đối với cá nhân Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nuớc cần có: - Chứng minh thư nhân dân Hộ chiếu - Trường hợp phục vụ mục đích cơng vụ phải có Giấy giới thiệu 26 Công văn đề nghị quan, tổ chức - Đăng ký vào Phiếu yêu cầu cấp tài liệu lưu trữ Phiếu yêu cầu chứng thực lưu trữ ( Mẫu yêu cầu cấp tài liệu lưu trữ mẫu Phiếu yêu cầu chứng thực lưu trữ theo Phụ lục ) c) Hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ - Sử dụng tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ Trung tâm (Mẫu Sổ đăng ký độc giả Phụ lục ) - Mang tài liệu khỏi kho lưu trữ Trung tâm + Cho mượn nơi làm việc (chỉ áp dụng công chức, viên chức Trung tâm) Thời gian cho mượn không 10 ngày làm việc, trường hợp cần thiết gia hạn không 05 ngày làm việc + Mang tài liệu khỏi kho lưu trữ Trung tâm để phục vụ công tác mang tài liệu nước Thời gian mượn tài liệu quy định - Cấp tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ d) Thẩm quyền xét duyệt cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mang tài liệu lưu trữ khỏi kho lưu trữ Trung tâm - Giám đốc Trung tâm xét duyệt định cho phép khai thác, sử dụng tài liệu có độ mật theo đề nghị Trưởng phòng Hành - Tổ chức - Trưởng phòng Hành - Tổ chức xét duyệt định cho phép khai thác, sử dụng loại tài liệu lại cho mượn nơi làm việc (đối với viên chức Trung tâm) - Giám đốc Trung tâm định việc mang tài liệu lưu trữ khỏi lưu trữ Trung tâm để phục vụ công tác mang tài liệu nước e) Yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ - Lưu trữ Trung tâm phải hồn thiện cơng cụ tra tìm tài liệu, lập Sổ đăng ký độc giả để phục vụ nghiên cứu, sử dụng tài liệu; phục vụ kịp thời đối tượng yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 27 cấp có thẩm quyền phê duyệt - Độc giả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ phải tuân thủ theo nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm hướng dẫn viên chức lưu trữ - Độc giả phải bảo quản hồ sơ, tài liệu thời gian nghiên cứu, sử dụng phải giữ nguyên trạng tài liệu ban đầu 28 CHƯƠNG 3: TƯ VẤN CHO LÃNH ĐẠO THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM • Một số ý kiến việc tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ: - Lãnh đạo Trung tâm cần quan tâm sát đến công tác văn thư lưu trữ quan Ban hành chủ trương hướng dẫn nghiệp vụ công tác cách cụ thể, sâu sát Tổ chức đưa cán tập huấn cấp trên, trọng đào tạo bời dưỡng trình độ chun môn cho cán văn thư lưu trữ, cần thu hút đầu tư cấp - cho công tác Hàng năm cần tổ chức công tác kiểm tra thực công tác cán Văn thư Lưu trữ, kiểm tra việc lập hồ sơ công việc phòng ban quan, cần ban hành văn hướng dẫn, đôn đốc, xây dựng đề án nhằm đưa công tác - Văn thư - Lưu trữ vào hoạt động có nề nếp, hiệu Thường xuyên tổ chức sơ kết, tổng kết cuối năm công tác Văn thư Lưu trữ để rút kinh nghiệm, đánh giá việc làm được, việc chưa làm để có kế hoạch khen thưởng biểu dương cá nhân có thành tích cao đưa biện pháp khắc phục, cá nhân vi phạm nhằm nâng cao - lực trách nhiệm cán Lãnh đạo quan đôn đốc, kiểm tra thường xuyên phòng ban lập hờ sơ cơng việc giải xong đưa vào lưu trữ, tạo điều kiện làm tốt cơng tác - lưu trữ Ngồi lãnh đạo tiến hành lập kế hoạch ban hành định thu hồi hết số tài liệu đến thời hạn nộp lưu tờn tại phòng ban đưa vào Lưu trữ cấp kinh - phí để tổ chức chỉnh lý lượng hồ sơ tồn đọng nêu Đưa công nghệ tin học vào phục vụ công tác Văn thư - Lưu trữ nhiều để công tác thực nhanh chóng, xác, kịp thời đại để đáp ứng nhu cầu đòi hỏi ngày cao Cần trang bị thêm thiết bị văn phòng đại máy fax, máy photo… phục vụ cơng tác văn thư Nhìn chung để đảm bảo hoạt động công tác Văn thư - Lưu trữ tốt, cán nhân viên ban lãnh đạo cần nâng cao y thức nữa, có tinh thần yêu ngành yêu nghề từ có động lực để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Ngoài ra, quan cần 29 ban hành quy định chung khen thưởng xử phạt để hoạt động vào nề nếp Điều quan trọng cần chuẩn bị trang thiết bị tốt, thiết bị cũ, hoạt động yếu cần phải thay nhằm giảm bớt sức lao động người Và việc nâng cao trình độ chun mơn điều thiết yếu để cán làm hiệu công việc Tuyển dụng bố trí cơng chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ: Trung tâm cần đề xuất với Lãnh đạo Cục Văn thư Lưu Trữ Nhà nước bổ nhiệm tuyển dụng thêm nhân làm công tác văn thư-lưu trữ, để đảm bảo tất nội dung nghiệp vụ công tác văn thư-lưu trữ thực cách nhanh chóng , xác, hiệu - Trung tâm trình lên Lãnh đạo Cục Văn thư Lưu Trữ Nhà nước tiêu chí tuyển chon cán làm cơng tác văn thư-lưu trữ: + Trình độ chun mơn: Tốt nghiệp cao đẳng, đại học loại trở lên tại Trường Đại học cơng lập nước, hệ quy, tập trung, dài hạn, chuyên đào tạo + Trình độ ngoại ngữ: Có chứng tiếng anh trình độ B trở lên + Trình độ tin học : Sử dụng thành thạo tin học văn phòng, có chứng tin học Văn phòng trình độ B + Có hiểu biết chun sâu quy định Nhà nước công tác văn thư-lưu trữ, việc quản lý, bảo quản, hồ sơ tài liệu theo quy định pháp luật, ngành + Có kỹ giao tiếp + Trung thực, cẩn mật + Là công dân Việt Nam, thường trú tại Việt Nam 30 + Tuổi không 35 tuổi + Sức khoẻ tốt, khơng dị tật - Sau vào : Căn vào tiêu biên chế Trung tâm Căn vào vị trí việc làm Trung tâm ,đơn vị, phòng ban chun mơn thiếu cán bộ,cơng chức.Phòng Hành – Tổ chức đạo Trung tâm tham mưu Cục lập kế hoạch, lên danh sách vị trí thiếu u cầu trình độ chun mơn đề nghị Bộ Nội vụ cho phép tuyển dụng Bộ Nội vụ vào đề nghị Cục Văn thư Lưu Trữ Nhà nước,nếu thấy đủ điều kiện Bộ Nôi vụ tổng hợp tiêu thẩm định.Tiến hành thành lập hội đồng thi tuyển CC,VC Quy trình thi tuyển,tuyển dụng,hợp đờng lao động quy định tại văn : Thông tư 15/2012TT-BNV Thông tư hướng dẫn tuyển dụng,kí hết hợp đờng lao động đền bù chi phí đào tạo, bời dưỡng viên chức Thông tư 16/2012/TT-BNV Thông tư ban hành Quy chế thi tuyển, xét tuyển viên chức; Quy chế thi thăng hạng chức danh nghề nghiệp viên chức Nội quy kỳ thi tuyển, thi thăng hạng chức danh nghề nghiệp viên chức Nghị định 29/2012/NĐ-CP nghị định tuyển dụng,sử dụng quản lý viên chức Nghị định 24/2010/NĐ-CP nghị định tuyển dụng,sử dụng quản lý công chức Ban hành văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ: Bộ phận Văn thư , lưu trữ quan ví mặt quan Nếu làm tốt Cơng tác VTLT hoạt động Trung tâm thực tốt Do vậy, việc quản lý, hướng dẫn thực gắn với Văn 31 Quy phạm pháp luật, Văn hướng dẫn đạo nghiệp vụ Cơng tác Văn thư Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước như: Luật Lưu trữ năm 2011, Quốc hội khóa 13 thông qua ngày 11/11/2011, hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2012 Luật Lưu trữ văn Luật có giá trị pháp lý cao từ trước đến nay, quy định vấn đề ngành lưu trữ như: nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ; trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ, trách nhiệm người làm lưu trữ; thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ; xác định giá trị tài liệu; bảo quản tài liệu; khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ… Luật Lưu trữ đời đánh dấu bước phát triển ngành lưu trữ Việt Nam, tiền đề để thực chuyển biến ngành lưu trữ giai đoạn cải cách hành nhà nước - Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ Quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ; - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ Cơng tác văn thư; - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ, Nghị định sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ, Thông tư hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; - Thơng tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ, Thông tư hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ… Xây dựng kho tàng, trang thiết bị cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ: Để thực chủ trương trên, ngày 02/03/2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg việc tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.Theo đó, Chỉ thị đạo ngành, cấp phải bố trí xây dựng Kho lưu trữ để bảo quản an tồn hờ sơ, tài liệu tại quan, đơn vị, địa phương Từ thấy Trung tâm cần khắc phục nhược điểm sau: 32 - Kho Lưu trữ Trung tâm cần mở rộng diện tích; - Nên đặt kho cạnh cầu để dễ dành di chuyển; - Mua bổ sung trang thiết bị phục vụ cho lưu trữ tài liệu tại Trung tâm 33 KẾT LUẬN Thơng qua tập lớn này, thấy cơng tác văn thư mắt xích quan trọng đảm bảo hoạt động thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức, có ảnh hưởng lớn đến hiệu hoạt động quản lý nhà nước nói chung quan, tổ chức nói riêng Vai trò cơng tác văn thư ngàycàng quan tâm dần khẳng định vị hoạt động quan, tổ chức Do cần có quản lý, đạo thống nhà nước công tác Mong tập lớn này, đóng góp phần cơng sức nhỏ việc thực nhiệm vụ quản lý Công tác văn thư – lưu trữ phát triển suất, chất lượng công tác văn thư-lưu trữ quan, đơn vị 34 TÀI LIỆU THAM KHẢO Vương Đình Quyền, Lý luận phương pháp cơng tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2005 Nguyễn Văn Thâm, Soạn thảo xử lý văn quản lý Nhà nước, NXB trị quốc gia Hà Nội, năm 1997 Trường cao đẳng Nội vụ Hà Nội, Nghiệp vụ công tác văn thư, NXB Văn hóa – Thơng tin, năm 2009 Vũ Thị Nhung, Báo cáo thực tập năm niên khóa 2012- 2015 ngành Văn thư – Lưu trữ Điều lệ Đảng Cộng Sản Việt Nam khóa X Cục Lưu trữ Nhà nước, Cẩm nang công tác Văn thư, Báo cáo kết đề tài cấp ngành, Hà Nội, năm 1998 Luật cán công chức 2010 Nghị định 110/2004/NĐ- CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác Văn thư Nghị định số 09/2010/NĐ- CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác Văn thư Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT- BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụVăn phòng phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn 10.Luật Lưu trữ năm 2011, Quốc hội khóa 13 thơng qua ngày 11/11/2011, hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2012 11 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ Quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ 35 ... ĐẠO THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM • Một số ý kiến việc tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ: - Lãnh đạo... học Công nghệ Văn th Lưu trữ Chương Thực trạng Công tác VTLT Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư- Lưu trữ Chương 3 .Tư vấn cho lãnh đạo Trung tâm thực nhiệm vụ quản lý công tác Văn Thư – Lưu Trữ. .. lý công tác VTLT Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư – Lưu trữ - Tư vấn cho lãnh đạo Trung tâm thực nhiệm vụ quản lý công tác Văn Thư – Lưu Trữ quan Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài công