Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2.Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 1 3. Phương pháp nghiên cứu 2 4. Cấu trúc đề tài 2 Chương I: SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ HÀNH CHÍNH VAEN PHÒNG THĂNG LONG VÀ CÁC HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ CỦA 3 CÔNG TY 3 PHẦN I. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG THĂNG LONG 3 I. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức 3 II. Giới thiệu về Công ty 5 III. Các dịch vụ do Công ty cung cấp 5 IV. Các phương thức thực triển khai dịch vụ 6 V. Thủ tục pháp lý 6 VI. Chế độ bảo mật 6 VII. Nguồn nhân lực 7 1. Đội ngũ Cố vấn, cộng tác viên 7 2. Đội ngũ nhân viên 7 PHẦN II. NĂNG LỰC, KINH NGHIỆM CỦA CÔNG TY 8 I. Một số khách hàng tiêu biểu của Công ty 8 II. Các hàng hoá do Công ty cung cấp 8 PHẦN III. QUY TRÌNH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU 10 I. CHUẨN BỊ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU 10 1. Giao nhận tài liệu 10 2. Vệ sinh sơ bộ và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý 10 3. Khảo sát tài liệu 10 4. Thu thập, bổ sung tài liệu 11 5. Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và lập kế hoạch chỉnh lý 12 5.1. Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông 12 5.2. Biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ 13 5.3. Biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu 15 5.4. Lập kế hoạch chỉnh lý 16 II. THỰC HIỆN CHỈNH LÝ 16 1. Phân loại tài liệu 16 2. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ 17 3. Biên mục phiếu tin 17 4. Hệ thống hoá hồ sơ 18 5. Biên mục hồ sơ 18 6. Vệ sinh tài liệu; tháo bỏ ghim, kẹp; làm phẳng tài liệu 20 7. Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị 20 8. Đánh số hồ sơ chính thức; vào bìa, hộp (cặp); viết và dán nhãn hộp (cặp) 21 9. Xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu 21 9.1. Lập mục lục hồ sơ 21 9.2. Xây dựng CSDL quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu tự động hoá 22 III. KẾT THÚC CHỈNH LÝ 22 1. Kiểm tra kết quả chỉnh lý 22 2. Bàn giao tài liệu, vận chuyển tài liệu vào kho và sắp xếp lên giá 22 3. Tổng kết chỉnh lý 22 PHẦN IV. QUY TRÌNH ĐIỆN TỬ HOÁ TÀI LIỆU 23 1. Chuẩn bị tài liệu ĐTH: 23 2. Thực hiện ĐTH: 23 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CT.CPDVHCVPTL 25 2.1. Thực trạng công tác Văn thư 25 2.1.1. Hoạt động quản lý 25 2.1.2. Hoạt động nghiệp vụ 26 2.1.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 26 2.1.2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 30 2.2. Thực trạng công tác Lưu trữ 32 2.2.1. Công tác bổ sung tài liệu 32 2.2.2. Công tác chỉnh lý tài liệu 32 2.2.3. Bảo quản tài liệu 33 2.2.4. Tổ chức sử dụng tài liệu của công ty 33 2.2.5. Thực trạng công tác lưu trữ 34 CHƯƠNG III : ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ TƯ VẤN CHO LÃNH ĐẠO THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CPDVHCVPTL 35 3.1. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của công ty 35 3.1.1. Ưu điểm 35 3.1.2 Nhược điểm 35 3.1.3 Đề xuất nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của công ty 36 3.2 Một số khuyến nghị đối với CT.CPDVHCVPTL 37 KẾT LUẬN 38
LỜI CẢM ƠN Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến lãnh đạo, anh, chị cô Cơng ty Cổ phần dịch vụ hành văn phịng Thăng Long tận tình hướng dẫn cung cấp đầy đủ thông tin tạo điều kiện thuận lợi để em hồn thành tiểu luận kết thúc học phần Quản lý nhà nước cơng tác Văn thư – Lưu trữ Với lịng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý thầy cô khoa Văn thư – Lưu trữ tận tình hướng dẫn chúng em đặc biệt, em xin cảm ơn cô Ngô Thị Kiều Oanh - giảng viên môn tận tâm hướng dẫn qua buổi học lớp buổi nói chuyện, thảo luận để chúng em tiếp cận gần với thực tiễn môn học Bước đầu vào thực tế, tìm hiểu kỹ cơng ty nơi thực tập, kiến thức em hạn chế cịn nhiều bỡ ngỡ Do khơng tránh khỏi thiếu sót điều chắn, em mong nhận ý kiến đóng góp thầy để kiến thức em lĩnh vực quản lý nhà nước công tác văn thư – lưu trữ tiểu luận em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan tiểu luận em thực khảo sát nghiên cứu Các nội dung nghiên cứu, kết hồn tồn trung thực em tìm hiểu, khơng trùng với khảo sát MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN .2 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 Lý chọn đề tài 2.Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu .2 Cấu trúc đề tài .2 Chương I: SƠ LƯỢC VỀ CƠNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ HÀNH CHÍNH VAEN PHÒNG THĂNG LONG VÀ CÁC HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ CỦA .3 CÔNG TY PHẦN I GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG THĂNG LONG I Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức II Giới thiệu Công ty .5 III Các dịch vụ Công ty cung cấp IV Các phương thức thực triển khai dịch vụ V Thủ tục pháp lý VI Chế độ bảo mật VII Nguồn nhân lực 1.Đội ngũ Cố vấn, cộng tác viên 2.Đội ngũ nhân viên PHẦN II NĂNG LỰC, KINH NGHIỆM CỦA CÔNG TY I Một số khách hàng tiêu biểu Công ty .8 II Các hàng hố Cơng ty cung cấp .8 PHẦN III 10 QUY TRÌNH CHỈNH LÝ TÀI LIỆU 10 I CHUẨN BỊ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU 10 Giao nhận tài liệu 10 Vệ sinh sơ vận chuyển tài liệu địa điểm chỉnh lý 10 Khảo sát tài liệu 10 Thu thập, bổ sung tài liệu 11 Biên soạn văn hướng dẫn chỉnh lý lập kế hoạch chỉnh lý 12 5.1 Biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phơng lịch sử phơng 12 5.2 Biên soạn hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ .13 5.3 Biên soạn hướng dẫn xác định giá trị tài liệu 15 5.4 Lập kế hoạch chỉnh lý .16 II THỰC HIỆN CHỈNH LÝ 16 Phân loại tài liệu 16 Lập hồ sơ chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ .17 Biên mục phiếu tin 17 Hệ thống hoá hồ sơ .18 Biên mục hồ sơ 18 Vệ sinh tài liệu; tháo bỏ ghim, kẹp; làm phẳng tài liệu 20 Thống kê, kiểm tra làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị 20 Đánh số hồ sơ thức; vào bìa, hộp (cặp); viết dán nhãn hộp (cặp) 21 Xây dựng công cụ quản lý tra tìm hồ sơ, tài liệu 21 9.1 Lập mục lục hồ sơ 21 9.2 Xây dựng CSDL quản lý tra tìm hồ sơ, tài liệu tự động hoá .22 III KẾT THÚC CHỈNH LÝ 22 Kiểm tra kết chỉnh lý 22 Bàn giao tài liệu, vận chuyển tài liệu vào kho xếp lên giá .22 Tổng kết chỉnh lý 22 PHẦN IV 23 QUY TRÌNH ĐIỆN TỬ HỐ TÀI LIỆU .23 Chuẩn bị tài liệu ĐTH: 23 Thực ĐTH: 23 CHƯƠNG II: 24 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ 25 CỦA CT.CPDVHCVPTL .25 2.1 Thực trạng công tác Văn thư 25 2.1.1 Hoạt động quản lý 25 2.1.2 Hoạt động nghiệp vụ .26 2.1.2.1 Công tác soạn thảo ban hành văn 26 2.1.2.2 Tổ chức quản lý giải văn .30 2.2 Thực trạng công tác Lưu trữ 32 2.2.1 Công tác bổ sung tài liệu .32 2.2.2 Công tác chỉnh lý tài liệu .32 2.2.3 Bảo quản tài liệu 33 2.2.4 Tổ chức sử dụng tài liệu công ty 33 2.2.5 Thực trạng công tác lưu trữ 34 CHƯƠNG III : ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ TƯ VẤN CHO LÃNH ĐẠO THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CPDVHCVPTL 35 3.1 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư- lưu trữ công ty .35 3.1.1 Ưu điểm 35 3.1.2 Nhược điểm 35 3.1.3 Đề xuất nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ công ty 36 3.2 Một số khuyến nghị CT.CPDVHCVPTL 37 KẾT LUẬN 38 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT CSDL : Cơ sở liệu CT.CPDVHCVPTL : Công ty cổ phần dịch vụ hành văn phịng Thăng Long LỜI NÓI ĐẦU Lý chọn đề tài Văn thư lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý hành nhà nước Trong quan đơn vị, công tác Văn thư – Lưu trưc quan tâm cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý hành thơng qua văn bản, tài liệu Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thơng tin giải cơng việc nhanh chóng, xác đảm bảo bí mật cho quan Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hóa, hành nhà nước có phát triển để phù hợp Với vai trò quan trọng công tác Văn thư – Lưu trữ lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng nhà nước ta ln quan tâm, có chủ trương sách ngày đại công tác nhàm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý nhà nước quan Để tìm hiểu rõ công tác Văn thư - Lưu trữ nắm bắt khó khăn, thuận lợi nhiệm vụ cơng ty nơi thực tập cơng tác em xin lựa chọn đề tài: “Tìm hiểu chức nhiệm vụ Công ty cổ phần dịch vụ hành văn phịng Thăng Long tư vấn cho lãnh đạo thực nhiệm vụ quản lý công tác văn thư – lưu trữ công ty” để hồn thành tập mơn Quản lý nhà nước công tác Văn thư – Lưu trữ 2.Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu - Tìm hiểu rõ cơng ty Cổ phần dịch vụ hành văn phịng Thăng Long công tác Văn thư – lưu trữ công ty - Nghiên cứu làm rõ thực trạng, mặt được, chưa được, hạn chế yếu tham mưu cho lãnh đạo công ty việc thực công tác Văn thư – Lưu trữ - Đề xuất giải pháp chủ yếu để nâng cao chất lượng, hiệu công tác công tác văn thư lưu trữ Phương pháp nghiên cứu + Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thơng tin + Điều tra khảo sát thực tế + Phương pháp thống kê + Phương pháp so sánh Cấu trúc đề tài - Chương I: Sơ lược công ty Cổ phần dịch vụ hành văn phịng Thăng Long hoạt động dịch vụ công ty - Chương II: Khái qt trạng tình hình cơng tác văn thư cơng ty Cổ phần dịch vụ hành văn phòng Thăng Long - Chương III: Ý kiến đề xuất biện pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư công ty Chương I: SƠ LƯỢC VỀ CƠNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ HÀNH CHÍNH VAEN PHỊNG THĂNG LONG VÀ CÁC HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ CỦA CÔNG TY PHẦN I GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG THĂNG LONG I Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức a, Lịch sử hình thành Cơng ty Cổ Phần dịch vụ Hành Văn phịng Thăng Long đơn vị doanh nghiệp tư nhân Quản lý điều hành hoạt động Công ty theo chương trình, nhiệm vụ, mục tiêu cơng ty Chịu trách nhiệm trước pháp luật hoạt động công ty Nghiên cứu nhu cầu chỉnh lý Tài liệu quan Nhiệm vụ - Đăng ký kinh doanh kinh doanh ngành nghề đăng ký theo quy định pháp luật Tổ chức kinh doanh có lãi; chịu trách nhiệm trước pháp luật hoạt động sản xuất kinh doanh công ty; chịu trách nhiệm tươc khách hàng sản phẩm, dịch vụ công ty thực - Thực Nghị định, Quyết định, Văn Nhà nước quy định - Xây dựng đề án, chiến lược mục tiêu phát triển Xây dựng hệ thống quy chế nội phù hợp quy định nhà nước - Thực tất cam kết quyền lợi, nghĩa vụ công ty; thực đầy đủ nghĩa vụ người lao động theo Bộ luật lao động Chi phí tiền lương tiền thưởng dựa hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh - Thực tốt công tác tiếp thị mở rộng thị trường, quan hệ quảng bá thương hiệu để nâng cao uy tín, chất lượng cho cơng ty - Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình dộ kĩ thuật, nghiệ vụ quản lý cho cán bộ, công nhân viên công ty, phát triển nguồn nhân lực để đảm bảo thực chiến lược phát triển có hiệu - Thực nghĩa vụ thuế khoản nộp ngân sách theo quy định Có trách nhiệm đóng góp nghĩa vụ theo quy định hành - Thực chế độ báo cáo định kỳ đột xuất theo yêu cầu quan nhà nước có thẩm quyền ; chịu trách nhiệm tính xác, trung thực báo cáo - Tuân thủ quy định tra quan tài quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định pháp luật - Thực quy định Nhà nước bảo vệ tài ngun mơi trường, quốc phịng an ninh quốc gia - Thực ký hợp đồng trách nhiệm vật chất chịu trách nhiệm vật chất theo hợp đồng ký - Có trách nhiệm lưu giữ bảo quản chứng từ tài liệu, sổ sách kế tốn tồn tài liệu liên quan đến hoạt động Công ty theo quy định Nhà nước - Kinh doanh có lãi, bảo tồn phát triển vốn Đảm bảo đủ việc làm cải thiện điều kiện làm việc ngày tốt cho người lao động, không ngừng nâng cao thunhập đờisống cho người lao động b, Quyền hạn - Tổ chức sản xuất kinh doanh phù hợp với cấu, máy công ty Ký kết tổ chức thực hợp đồng kinh tế theo quy định Pháp lệnh hợp đồng kinh tế phân cấp Công ty - Nghiên cứu, xây dựng trình cấp có thẩm quyền định dự án đổi mới, đại hố cơng nghệ đầu tư xây dựng, mua sắm trang thiết bị Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, thực dự án duyệt theo phân cấp Công ty - Quản lý, đạo, điều hành, kiểm tra, đôn đốc, giám sát phận trực thuộc Cơng ty thực hiện: Quy trình, quy phạm, tiêu chuẩn, định mức kinh tế đánh số tài liệu - Ghép vẽ khổ A3 vào file với tài liệu khổ A4 - Các vẽ có khổ giấy từ A1 trở lên để file riêng, gép vào thư mục với tài liệu khổ A4 Lưu file Scan: - Các fiel lưu theo định dạng “.Tiff” Bản vẽ có khổ từ A3 trở lên Trường hợp gép vẽ vào file với tài liệu khổ A4, vẽ lưu dạng “.PDF” (để ghép file) lưu dạng “.Tiff” - Tài liệu khổ A4 lưu dạng “.PDF” - Trường hợp phục vụ khai thác qua mạng, file khổ A4 đảm bào