Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐAM A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng nghiên cứu 2 3. Mục đích nghiên cứu 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6. Cấu trúc của đề tài 3 B. NỘI DUNG 4 Chương 1. KHAI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I 4 1.1 Lịch sử hình thành 4 1.2 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm lưu trữ Quốc gia 1 5 1.2.1 Vị trí và chức năng 5 1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 6 1.2.3 Cơ cấu tổ chức 6 Chương 2. VAI TRÒ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I 8 2.1 Hoạt động quản lý 8 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 10 2.2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 10 2.2.2 Quản lý công văn đi _ đến 11 2.2.3 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 11 Chương 3. ĐỀ XUẤT VÀ NÂNG SUẤT CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I 14 3.1 Nhận xét chung 14 3.2 Đề xuất ý kiến 15 C. KẾT LUẬN 17 D. PHỤ LỤC 19 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 21
LỜI CAM ĐAM Em xin cam đoan tất thông tin kết trình khảo sát thực tế, so sánh lý luận thực tiễn, phân tích nhận xét vấn đề thực tiễn Công tác Văn thư lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I hồn tồn thật, khơng chép từ Nếu có sai phạm em xin chịu hồn tồn trách nhiệm cơng trình nghiên cứu Hà nội, ngày 14 tháng 12 năm 2016 Sinh viên: MỤC LỤC LỜI CAM ĐAM LỜI CAM ĐAM MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Đối tượng nghiên cứu Mục đích nghiên cứu .2 Nhiệm vụ nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc đề tài B NỘI DUNG Chương KHAI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I 1.1 Lịch sử hình thành 1.2 Chức nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Trung tâm lưu trữ Quốc gia 1.2.1 Vị trí chức .5 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Chương VAI TRỊ CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I 2.1 Hoạt động quản lý 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 10 2.2.1 Soạn thảo ban hành văn 10 2.2.2 Quản lý công văn _ đến 11 2.2.3 Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ 11 Chương 14 ĐỀ XUẤT VÀ NÂNG SUẤT CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I .14 3.1 Nhận xét chung 14 3.2 Đề xuất ý kiến 16 C KẾT LUẬN 18 D PHỤ LỤC 21 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .23 A PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Như biết, công tác văn thư bao gồm nội dung như: Quản lý văn đến, quản lý văn đi, quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn đến, văn đi, quản lý sử dụng dấu, phát hành văn trách nhiệm người làm văn thư; việc cho ý kiến đạo, phân phối giải văn đến, ký văn để phát hành thuộc thẩm quyền thủ trưởng quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ trách nhiệm cá nhân giao giải công việc… Như để thấy rằng, tất cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên quan, tổ chức tham gia thực nội dung công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công việc giao để khẳng định công tác văn thư riêng người làm văn thư; Nhưng này, với nhiều người cơng tác văn thư công việc vụ, giấy tờ, khơng quan trọng nên khơng người đánh giá người làm công tác văn thư mà họ người hy sinh thầm lặng Chúng ta nhìn vào kết A, kết B nhiều người mà quên để đạt kết đó, có phần đóng góp khơng nhỏ người làm văn thư Để văn đến chuyển giao thời gian, văn phát hành kịp thời, … người làm công tác nổ lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài khơng áp lực, khổ cực Thế nhưng, đóng góp họ lại chưa ghi nhận xứng đáng; Cũng từ bất cập ấy, em lựa chọn đến khảo sát công tác Văn thư Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I để thấy công tác Văn thư đăng thực để tìm bước phát triển Công tác Văn thư đây, thấy điểm hạn chế để đưa ý kiến, lời tư vấn từ đề xuất đề xuất nhằm nâng cao lực, chất lượng công tác văn thư quan để làm tiểu luận mơn: “ Tiêu chuẩn hóa tổ chức lao đông khoa học Công tác Văn thư Lưu trữ” Được đồng ý tạo điều kiện Ban Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia I em có thời gian ngắn tìm hiểu hoạt đông công tác Văn thư trại Trung Tâm với quan tâm, tạo điều kiện với hướng dẫn tận tình cán làm Công tác Văn thư quan, em khám phẩ thêm nhiều điều công tác Văn thư Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I từ e có thêm nhiều thơng tin để phục cho tiểu luận đạt kết cao; Qua em xin bày tỏ lời cảm ơn chân thành Thạc sỹ Ngô Thị Kiều Oanh tận tình hướng dẫn em thực tiểu luận với e gửi nói cám ơn tới Ban Giám đốc Trung tâm lưu trữ Quốc Gia I, cô chú, anh chị làm công tác chuyên mơn tạo điều kiện cho em tìm hiểu thêm cơng tác Văn thư quan để từ em hoàn thành tốt học phần học trường Đối tượng nghiên cứu Cơng tác Văn thư Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I Mục đích nghiên cứu Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I Từ đưa tư vấn, đề xuất nhằm nâng cao suất, chất lượng công tác văn thư quan Nhiệm vụ nghiên cứu Quan sát tình hình tổ chức quản cán làm cơng tác văn thư, tình hình quản lý đạo cơng tác văn thư, tình hình thực nội dung công tác văn thư quan Trong bao gồm nội dung sau: xây dựng ban hành văn bản, quản lý văn đi, quản lý giải văn đến, công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan, công tác quản lý sử dụng dấu Nhận thức rõ ràng công tác văn thư nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư phát triển đất nước Phương pháp nghiên cứu -Khảo sát tình hình cơng tác văn thư trường Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I; -Dựa vào lý luận thực tiễn để đưa nhận xét khái quát tình hình cơng tác văn thư quan; -Từ , rút kết luận đề xuất biện pháp nhằm nâng cao suất, chất lượng công tác văn thư quan Cấu trúc đề tài Cấu trúc đề tài gồm chương: Chương 1: Khái quát tổ chức hoạt động Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I Chương 2: Vai trò cơng tác văn thư Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I Chương 3: Đề xuất nâng cao xuất, chất lượng công tác văn thư Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I B NỘI DUNG Chương KHAI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I 1.1 Lịch sử hình thành Ngay sau đất nước giành độc lập đến ngày 03/01/1946, Chủ tịch Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ cộng hồ Hồ Chí Minh ký Thông đạt số 1C-VP nhấn mạnh giá trị đặc biệt tài liệu lưu trữ phương diện kiến thiết quốc gia nghiêm cấm tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu chưa phép quan có thẩm quyền; Năm 1954 hồ bình lập lại miền Bắc đến năm 1960 bắt đầu thời kỳ xây dựng chủ nghĩa xã hội Kho lưu trữ Trung ương Hà Nội với khối lượng lớn tài liệu tay trở thành tài sản chung đất nước Lúc này, kho lưu trữ Trung ương Bộ Tuyên truyền quản lý Ngày 20/9/1955 Bộ Tun truyền đổi thành Bộ Văn hố, kho lưu trữ Trung ương lại chuyển giao Bộ Văn hố Tình hình đòi hỏi tổ chức, máy nhà nước lề lối làm việc phải chấn chỉnh cho phù hợp Vì vậy, việc xúc tiến thành lập Cục Lưu trữ ngày đòi hỏi cấp thiết Đến ngày 4/9/1962 Hội đồng phủ ban hành Nghị định thành lập Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng đồng thời tiếp nhận Kho lưu trữ Trung ương Bộ Văn hoá chuyển giao; Đến ngày 23/3/1963 Kho lưu trữ Trung ương Hà Nội thức hố tên gọi; Theo cơng văn 673/TCCB ngày 18/9/1973 Phủ Thủ tướng Quyết định 18/QĐ – TC ngày 26/3/1973 Cục Lưu trữ tổ chức máy Kho lưu trữ Trung ương gồm đơn vị trực thuộc: Phòng Hành - Quản trị - Tổ chức Phòng khai thác Phân kho tài liệu lưu trữ trước cách mạng tháng tám 4 Phân kho tài liệu lưu trữ sau cách mạng tháng tám Phân kho tài liệu lưu trữ băng ảnh, phim ghi âm Đến năm 1985 thêm đơn vị là: phân kho tài liệu văn hoá - nghệ thuật, tổ bảo quản, đội bảo vệ Ngày 11/12/1982, Hội đồng Nhà nước thông qua Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia Căn Nghị định số 34/HĐBT ngày 01/3/1983 Hội Đồng Bộ trưởng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Lưu trữ Nhà nước định 223 – CT ngày 8/8/1988 chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng Trung tâm lưu trữ Cục lưu trữ Nhà nước Quyết định 385/QĐ – TC thực việc đổi tên kho lưu trữ nhà nước Trung ương thành Trung tâm lưu trữ Quốc gia, Điều định Kho lưu trữ Trung ương Hà Nội thành Trung tâm lưu trữ Quốc gia I Là quan có tính chất nghiệp, với số lượng có cán lúc đầu chủ yếu làm nhiệm vụ, thu thập, bảo quản đến Trung tâm có số lượng cán mà có nhiều cán có trình độ đại học đại học Những cán khoa học kỹ thuật tốt nghiệp từ nhiều trường Đại học khác nước nước Trung tâm chăm lo đào tạo xây dựng đội ngũ cán khoa học trẻ yêu ngành, yêu nghề, có đủ lực phẩm chất để đảm nhiệm công việc phức tạp, mẻ nghiệp vụ, chuyên môn 1.2 Chức nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Trung tâm lưu trữ Quốc gia Theo Quyết định số 118/QĐ-VTLTNN ngày 20/5/2010 Cục Văn Thư Lưu trữ nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm lưu trữ quốc gia I sau: 1.2.1 Vị trí chức Trung tâm Lưu trữ quốc gia I tổ chức nghiệp thuộc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước có chức sưu tầm, chỉnh lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức Trung ương cá nhân thời kỳ Phong kiến, thời kỳ Pháp thuộc từ năm 1954 trở trước địa bàn từ Quảng Bình trở phía Bắc theo quy định pháp luật quy định Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước; Trung tâm Lưu trữ quốc gia I có tư cách pháp nhân, có dấu, tài khoản riêng trụ sở làm việc đặt Thành phố Hà Nội 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn −Sưu tầm tài liệu, tư liệu lưu trữ theo thẩm quyền giao; −Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ sưu tầm vào Trung tâm; −Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu, tư liệu lưu trữ − Lập bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý (ở dạng số hóa) theo quy định phân cấp Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước; −Tu bổ, phục chế tài liệu, tư liệu lưu trữ bị hư hỏng Trung tâm theo quy định phân cấp Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước; −Xây dựng quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu lưu trữ; −Thực hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm; −Thực nghiên cứu khoa học, ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào thực tiễn công tác Trung tâm; − Thực dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật; −Quản lý tổ chức, biên chế, sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản kinh phí Trung tâm theo quy định pháp luật quy định phân cấp Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước; −Thực nhiệm vụ khác Cục trưởng giao 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức Trung tâm lưu trữ Quốc gia tổ chức gồm phận, phòng ban sau: −Lãnh đạo Trung tâm bao gồm có: có Giám đốc 01 Phó Giám đốc −Các tổ chức phận phòng ban gồm có : + Phòng Sưu tầm Chỉnh lý tài liệu Hán – Nơm; +Phòng Sưu tầm Chỉnh lý tài liệu tiếng Pháp; +Phòng Bảo quản tài liệu; +Phòng Cơng bố Giới thiệu tài liệu; +Phòng Tin học Cơng cụ tra cứu; +Phòng Đọc; +Phòng Hành – Tổ chức – Quản trị; +Phòng Kế tốn; +Phòng Bảo vệ Phòng cháy chữa cháy vách ngăn trao đổi với bên làm kính giúp thuận tiện giao dịch, trao đổi, văn phòng phẩm trang bị đầy đủ giúp văn thư làm việc hiệu 2.2 Hoạt động nghiệp vụ Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thơng tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quản lý 2.2.1 Soạn thảo ban hành văn Việc soạn thảo ban hành văn nhiệm vụ quan trọng mang tính chất thường xuyên hoạt độnh quản lý quan Mọi cán quan, từ nhân viên đến lãnh đạo tham gia vào khâu Công tác Văn thư; Hiện nay,công tác soạn thảo văn Trung tâm thực theo văn quy phạm pháp luật sau Quy định số: 49/QyĐ-TTLTI ban hành ngày 31/3/2011 Quy định công tác Văn thư, Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ Cơng tác Văn thư Nghị định số: 09/2011/NĐ-CP Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Công tác Văn thư; Thông tư 01/2011 Bộ Nội Vụ ngày 19/01/2011 hướng dẫn trình thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Con theo quy định pháp luật Trưởng đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn bản, trước chuyển văn đến Bộ phận Văn thư trưởng đơn vị phải “ký nháy” vào dòng cuối nội dung văn Văn trước ký ban hành qua Trưởng phòng Hành – Tổ chức – Quản trị kiểm tra lần cuối chịu trách nhiệm hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, trước trình ký phải “ký nháy” vào vị trí cuối “Nơi nhận” Các chữ 10 ký nháy nhỏ cỡ chữ văn Các văn Trung tâm ban hành phải đảm bảo thẩm quyền, trình tự thủ tục theo qui định nội dung, thể thức kỹ thuật trình bày Những văn có sai sót nội dung, thể thức bị trả lại cho cá nhân, đơn vị trực tiếp soạn thảo để hồn chỉnh sau trình lãnh đạo Trung tâm ký ban hành; 2.2.2 Quản lý công văn _ đến Trong hoạt động hàng ngày, việc quản lý văn _đến để quan giải đạo theo dõi thực vấn đề, việc liên quan trực tiếp đến chức năng, nhiệm vụ Tại Trumg tâm Lưu trữ Quốc gia I công tác quản lý văn thực theo Công văn số 425/VTLTNNNVTW ngày 18 tháng năm 2005 việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến Đồng thời thực theo Quy định 49/QĐ-TTLTI ngày 31/3/2011 Trung tâm Công tác Văn thư, Lưu trữ Nội dung công văn quy định hướng dẫn cụ thể nghiệp vụ công tác văn thư Tất văn Trung tâm phát hành để gửi quan, đơn vị khác văn quan, đơn vị khác gửi đến phải quản lý tập trung, thống làm thủ tục đăng ký Văn thư quan Tại đây, văn thư quan ghi chép thông tin cần thiết văn mà quan gửi nhận như: số ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung văn vào Sổ đăng ký văn vào phần mềm quản lý văn đi, văn đến máy vi tính để quản lý tra tìm văn Việc quản lý văn văn đến Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đảm bảo tính thống nhất, xác, nhanh chóng, kịp thời an tồn 2.2.3 Cơng tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ Lập hồ sơ nhiệm vụ quan trọng công tác văn thư, điểm nối tiếp công tác văn thư công tác lưu trữ; Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ Cơng tác Văn thư Nghị định số: 09/2010/NĐ-CP Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định cụ thể Từ Điều 21 đến Điều 24 Nghị định số : 110/2004/NĐ-CP quy 11 định chặt chẽ việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hành quan Mặt khác, theo Quy định 49/QĐ-TTLTI Công tác Văn thư Lưu trữ Trung tâm Quốc gia I quy định rõ trách nhiệm lập hồ sơ việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan Theo Điều 23, mục Quy định nêu rõ: -Giám đốc Trung tâm có trách nhiệm đạo công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành Trung tâm I; - Phòng Hành – Tổ chức – Quản trị giúp Giám đốc việc đạo, kiểm tra hướng dẫ việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu; - Trưởng đơn vị chịu trách nhiệm trước Giám đốc việc lập hồ sơ, bảo quản giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị vào lưu trữ Trung tâm; -Viên chức Trung tâm q trình theo dõi, giải cơng việc giao phải lập hồ sơ công việc; -Viên chức làm công tác Văn thư quan phải thực việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ văn thư lưu trữ hành Cuối năm, viên chức làm văn thư phải tiến hành việc kiểm tra công tác lập hồ sơ đơn vị Theo Điều 24, mục Quy định đề cập: -Các đơn vị cá nhân Trung tâm phải giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị vào lưu trữ quan thời gian quy định; -Mọi công chức, viên chức, trước nghỉ hưu, việc hay chuyển công tác phải phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm; - Thời gian giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Trung tâm I quy định cụ thể sau: +Tài liệu hành sau 01 năm cơng việc kết thúc; +Hồ sơ độc giả, tài liệu kế toán, tài liệu XDCB nộp theo chế độ riêng Có thể nói, việc lập hồ sơ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I thực chặt chẽ, qui định nhà nước, chất lượng hồ sơ lập tương đối tốt Ý thức cán công tác lập hồ sơ cải thiện năm gần Việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I 12 thực nghiêm túc thời hạn quy định 2.2.4 Quản lý sử dụng dấu Con dấu vật thể khắc chìm với mục đích tạo nên hình dấu cố định văn Con dấu thể vị trí pháp lý tư cách pháp nhân quan, tổ chức khẳng định giá trị pháp lý văn bản, giấy tờ quan, tổ chức chức danh Nhà nước Con dấu quản lý theo quy định Nhà nước Tổ chức quản lý sử dụng dấu nhiệm vụ quan trọng công tác văn thư, lẽ dấu khẳng định giá trị pháp lý văn bản, thủ tục hành quan hệ hành Nhà nước Con dấu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I giao cho cán văn thư quản lý sử dụng, việc đóng dấu thực quan Việc đóng dấu thực theo ngun tắc sau: −Khơng đóng dấu vào văn không hợp lệ, văn khống văn chưa ghi nội dung, dấu đóng rõ nét lên văn trùm lên 1/3 chữ ký bên trái −Dấu quan đóng vào văn quan xây dựng ban hành −Mực dấu thống màu đỏ cờ Bộ cơng an hướng dẫn trừ trường hợp đóng dấu màu khác có quy định riêng Trường hợp có phụ lục hay dự thảo đóng dấu treo −Dấu mở phải đóng vào −Con dấu dùng xong cất vào tủ khóa cẩn thận 13 Chương ĐỀ XUẤT VÀ NÂNG SUẤT CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA I 3.1 Nhận xét chung Có thể nói cơng tác văn thư Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I có bước phát triển vượt bậc ngày đáp ứng yêu cầu hoạt động máy quan Qua nghiên cứu, khảo sát tình hình cơng tác văn thư em có số nhận xét sau: - Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I làm tốt công tác phổ biến văn quy định công tác văn thư đến cán quan, hiểu rõ tầm quan trọng công tác văn thư tạo điều kiện cho công tác phát triển; - Biên chế Cán làm Công tác Văn thư bước tăng cường; công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, tổ chức tập huấn văn ban hành trọng trình độ chun mơn Cán Văn thư nâng lên, đáp ứng ngày tốt yêu cầu công tác quan xã hội giai đoạn nay; - Cơ sở vật chất kinh phí cho hoạt động văn thư Ban Giám 14 đốc Trung tâm quan tâm, đầu tư đáng kể, tập trung vào công việc trọng tâm như: đầu tưu sở vật chất, mua trang thiết bị tiên tiến , đào tạo, bồi dưỡng cán ứng dụng công nghệ thông tin vào Công tác Văn thư; - Các khâu tổ chức công tác văn thư thực khoa học hợp lý như: + Xây dựng ban hành văn biên soạn quy trình, thể thức kỹ thuật trình bày; + Quản lý văn bản đi, đến xử lý nhanh chóng, kịp thời, khơng xảy mát, thất lạc; Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt Công tác Văn thư Trung tâm số hạn chế tồn như: - Một số đơn vị cá nhân lập hồ sơ cơng việc để tài liệu hồ sơ lộn xộn, không xếp biên mục tài liệu hồ sơ gây khó khăn thời gian cho cán lưu trữ ; - Trang thiết bị máy móc phục vụ cho cơng tác văn thư chưa đáp ứng 15 yêu cầu như: máy photocopy cũ hay tắc giấy, chưa có máy hủy tài liệu; - Trình độ cán văn thư chuyên trách: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I quan đầu ngành công tác văn thư, lưu trữ cơng tác văn thư Trung tâm cần tổ chức thực cách chuẩn hoá, phận văn thư Trung tâm phải nơi mà đơn vị địa phương tham quan học tập mặt tổ chức chuyên môn Tuy nhiên cán văn thư Cục lại có trình độ trung cấp vậy, cố gắng cán văn thư có nhiều hạn chế, thiếu sót… - Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý chuyển giao văn Trung tâm nhiều hạn chế phần mềm quản lý văn Trung tâm Trung tâm Tin học Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước viết nhiều bất cập hay bị lỗi Khi đăng nhập văn phải qua nhiều bước rườm rà, nhiều thời gian cho việc đăng nhập văn bản; - Công tác lập hồ sơ hành chuyên viên xử lý công việc đưa hồ sơ việc đa số tài liệu bên hồ sơ chưa xếp thứ tự, chưa đánh số, biên mục, viết chứng từ kết thúc, chưa loại tài liệu hết giá trị tài liệu trùng thừa, tài liệu hồ sơ bị thiếu thất lạc q trình giải cơng việc…Chính điều gây khó khăn cho cán lưu trữ việc đưa tài liệu vào bảo quản phục vụ khai thác 3.2 Đề xuất ý kiến Trên sở tồn trên, em xin đưa số đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động Công tác Văn thư lưu trữ sau: - Nâng cao trình độ, lực cho Cán Văn thư, cần trí cho Cán Văn thư học thêm để nâng cao lực chuyên môn đáp ứng nhu cầu lý 16 luận thực tiễn công việc chuyên môn Hằng năm, Trung tâm cần mở lớp tập huấn, trao đổi kinh nghiệm đưa cán học tập để học hỏi, nâng cao tay nghề tiếp thu kiến thức chuyên sâu công tác Văn thư; - Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I cần đổi nhanh chóng áp dụng thành tựu khoa học công nghệ thông tin vào Công tác Văn thư; bước xây dựng hệ thống văn thư điện tử đảm bảo điều hành thơng suốt, xác, nhanh chóng, có hiệu cao Cần đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư; - Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I cần nghiên cứu để tham mưa cho cấp ban hành văn chế độ đãi ngộ cho cán làm Công tác Văn thư, để họ yên tâm cơng tác, gắn bó với nghề nghiệp; - Cần bổ sung thêm cán làm phận văn thư cán làm phận văn thư Trung tâm mỏng; Hệ thống sở vật chất, kho tang, trang thiết bị cần sửa chữa lại sống hạng muc xuống cấp; - Cần có liên kết, gửi cán Văn thư tập huấn nước có cơng tác Văn thư Lưu trữ phát triển để học hỏi họ sau áp dụng cho đất nước, Trung tâm để công tác Văn thư Lưu trữ đất nước ngày phát triển, xứng tầm với vị nó; 17 Bên cạnh vấn đề trên, lãnh đạo Trung tâm, nên quan tâm, đầu tư tổ chức thực công tác Văn thư Trung tâm theo hướng chuẩn hoá C KẾT LUẬN Cơng tác Văn thư có từ lâu, tồn song song với chiều dài lịch sử dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành quan, tổ chức trách nhiệm thực thuộc tất cá nhân quan, tổ chức Nhưng nay, suy nghĩ khơng người, cơng tác có từ vài năm trở lại cơng việc vụ, giấy tờ đơn người làm văn thư nên chưa có quan tâm, trọng, đầu tư xứng đáng Đây suy nghĩ, quan niệm chưa đánh giá công tác văn thư, lưu trữ, cần thiết phải nhìn nhận lại; `Cơng tác văn thư góp phần đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý, cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hóa, xã hội Đồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan Công tác văn thư giúp cán bộ, công chức quan nâng cao hiệu xuất cơng việc, giải quyết, xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ, tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc cách có hệ thống Qua đó, cán bộ, cơng chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp 18 phần thực tốt mục tiêu, yêu cầu cải cách hành Nhà nước nước ta Cơng tác văn thư tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực quan, tổ chức, cá nhân Góp phần gìn giữ cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát Công tác văn thư góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức, doanh nghiệp bí mật quốc gia Sau thời gian khảo sát thực tế Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I với kiến thực mà em trang bị suốt năm qua em nhận thấy tầm quan trọng công tác Văn thư hoạt động phát triển quan tổ chức Qua em thấy rằng, văn thư phận thiếu hoạt động quan, tổ chức cơng việc tập thể không riêng cá nhân Để đưa công tác vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức khơng người, đặc biệt cấp lãnh đạo quan, đơn vị, cần chung tay, góp sức đánh giá, ghi nhận khách quan tập thể, đừng nhận thức chưa mà xem nhẹ cơng tác phủ nhận đóng góp đội ngũ người làm văn thư, lưu trữ 19 20 D PHỤ LỤC Một sơ hình ảnh vê cơng tác Văn thư Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Phụ lục 1: Hình ảnh Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Phụ luc 2: Tử đừng hồ sơ, tài liệu 21 Phụ lục Trạng thiết bị kỹ thuật phục vụ công tác Văn thư 22 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Công văn số 30/NV ngày 09/02/1977 Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng ban hành “Bản hướng dẫn vào sổ, chuyển giao công văn”; Công văn số 261/NV ngày 12/10/1977 Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng ban hành “Bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ hành quan”; Quyết định số 42/KHKT ngày 08/6/1992 Cục Lưu trữ Nhà nước việc ban hành tiêu chuẩn cấp ngành “Mẫu trình bày bìa hồ sơ tài liệu quản lý nhà nước”; Công văn số 261/NV ngày 12/10/1997 Cục Lưu trữ Nhà nước việc sử dụng “Bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ”; Công văn số 30/NV ngày 09/02/1977 Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng ban hành “Bản hướng dẫn vào sổ, chuyển giao công văn” Công văn số 261/NV ngày 12/10/1977 Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng ban hành “Bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ hành quan”; Quyết định số 42/KHKT ngày 08/6/1992 Cục Lưu trữ Nhà nước việc ban hành tiêu chuẩn cấp ngành “Mẫu trình bày bìa hồ sơ tài liệu quản lý nhà nước”; Công văn số 261/NV ngày 12/10/1997 Cục Lưu trữ Nhà nước việc sử dụng “Bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ”; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư; 10 Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; 11 Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 6/5/2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư lưu trữ quan; 12 Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn đến; 13 Công văn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 14/3/2009 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ 23 môi trường mạng 14 Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ “ Sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư” 15 Thơng tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/11/2011 Bộ Nội Vụ Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 24 ... lực, chất lượng công tác văn thư quan để làm tiểu luận môn: “ Tiêu chuẩn hóa tổ chức lao đơng khoa học Công tác Văn thư Lưu trữ Được đồng ý tạo điều kiện Ban Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia... Chứng học phần văn thư lưu trữ; lớp nâng cao nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ; Hội thảo công tác văn thư Trung tâm cử cán dự hội nghị, học tập, tham quan, khảo sát công tác văn thư, lưu trữ. .. tác văn thư, lưu trữ công tác văn thư Trung tâm cần tổ chức thực cách chuẩn hoá, phận văn thư Trung tâm phải nơi mà đơn vị địa phương tham quan học tập mặt tổ chức chuyên môn Tuy nhiên cán văn thư