Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng nghiên cứu của đề tài 2 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu của đề tài 2 5. Cấu trúc của đề tài 2 CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND PHƯỜNG XUÂN ĐỈNH – QUẬN BẮC TỪ LIÊM 4 1.1. Lịch sử hình thành. 4 1.2. Cơ cấu tổ chức. 5 1.3. Chức năng nhiệm vụ. 5 CHƯƠNG 2. VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN ĐỈNH – QUẬN BẮC TỪ LIÊM 7 2.1. Thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại ủy ban nhân dân phường Xuân Đỉnh – Quận Bắc Từ Liêm. 7 2.2. Vai trò của công tác văn thư – lưu trữ tại Ủy ban nhân dân Phường Xuân Đỉnh 10 2.2.1. Vai trò của công tác văn thư. 10 2.2.2. Vai trò của công tác lưu trữ. 10 CHƯƠNG 3. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN ĐỈNH QUẬN BẮC TỪ LIÊM 12 3.1. Nhận xét. 12 3.2. Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ của cơ quan, tổ chức . 14 3.3. Một số khuyến nghị. 14 KẾT LUẬN 16 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 17 PHỤ LỤC 18
LỜI CẢM ƠN Để hồn thành đề tài cho kì thi kết thúc học phần “Tiêu chuẩn hóa tổ chức lao động khoa học công tác văn thư - lưu trữ” ngồi nỗ lực tơi nhận động viên, hỗ trợ nhiều người Tơi xin bày tỏ lòng biết ơn, kính trọng đến Ths Ngơ Thị Kiều Oanh, Khoa Văn thư – Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội người trực tiếp hướng dẫn bảo cho đề tài Tôi xin gửi lời tri ân tất nhiệt tình, tận tâm hướng dẫn suốt q trình tơi thực đề tài nghiên cứu khoa học Dù cố gắng trình thực đề tài nghiên cứu, song khơng tránh khỏi thiếu sót Tơi kính mong nhận đóng góp dẫn, ý kiến thầy cô giáo để đề tài tơi hồn thiện Tơi xin trân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 05 tháng 12 năm 2016 LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cảm đoan cơng trình nghiên cứu Các số liệu, kết đề tài thực không chép hình thức Các số liệu kết luận nghiên cứu trình bày đề tài chưa công bố nghiên cứu khác Tôi xin chịu trách nhiệm nghiên cứu Hà Nội, ngày 05 tháng 12 năm 2016 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Như biết công việc quan, tổ chức tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu cơng văn giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay không Cho nên công tác văn thư - lưu trữ hai công tác thiếu hoạt động quản lý Nhà nước Một ví dụ cụ thể ta thấy vùng đất Nam Việt Nam từ thời dựng nước (trước công nguyên) nhiều nhà khoa học nước nghiên cứu Cũng may mắn thay nhờ trang lưu trữ lịch sử nhà “khảo cổ học” chứng minh nên kiện lịch sử này, kiện lịch sử bọn phản động lưu vong xúi giục dân tộc Chăm, Khơmer cho rằng: “vùng đất Nam Chân lạp (tức Campuchia)” Cho nên nhờ thực tốt công tác văn thư - lưu trữ mà nước ta chứng minh vùng đất Nam Việt Nam, qua đánh đòn mạnh vào bọn phản động dù chúng làm cách không tránh thật Do đó, cơng tác văn thư - lưu trữ có tầm quan trọng đặc biệt, có vị trí vô quan trọng lĩnh vực Nếu công tác văn thư - lưu trữ thực tốt góp phần việc giữ gìn bảo vệ di tích quốc gia Ngày với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hóa, hành nhà nước có phát triển để phù hợp Với vai trò quan trọng công tác văn thư - lưu trữ, lĩnh vực quản lí hành chính, Đảng nhà nước ta ln quan tâm, có chủ chương quan tâm sách ngày đại cơng tác này, nhằm phục vụ tốt hoạt động quản lý nhà nước quan Vì thế, cơng tác văn thư - lưu trữ thiếu lĩnh vực, phận, quan hay tổ chức cá nhân Đặc biệt quan hành Nhà nước cơng tác văn thư - lưu trữ có vai trò quan trọng hiệu hoạt động quản lý Nhà nước Trong suốt trình học tập trường Đại học Nội vụ Hà Nội qua lần nghiên cứu thực tế UBND Phường Xuân Đỉnh – Quận Bắc Từ Liêm nhận thấy công tác văn thư – lưu trữ đề tài cần phải quan tâm nhiều tơi chọn đề tài “Giải pháp nâng cao công tác văn thư - lưu trữ UBND Phường Xuân Đỉnh – Quận Bắc Từ Liêm” làm đề tài tập lớn cho kì thi kết thúc học phần Đối tượng nghiên cứu đề tài - Nghiên cứu lịch sử hình thành UBND - Nghiên cứu cấu tổ chức, chức nhiệm vụ UBND - Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư – lưu trữ UBND - Đưa số giải pháp nhằm củng cố hoàn thiện nâng cao hiệu công tác văn thư – lưu trữ UBND Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Khảo sát thực trạng công tác văn thư – lưu trữ UBND Phường Xuân Đỉnh thời gian vừa qua Phân tích kết đạt được, mặt tồn bất cập; nội dung cần hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ UBND Phường Xuân Đỉnh - Từ kết khảo sát thực tế, vận dụng sở khoa học công tác văn thư – lưu trữ quan nhà nước nói chung UBND Phường Xuân Đỉnh nói riêng, đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn thư – lưu trữ cho UBND Phường phục vụ công tác quản lý, điều hành giai đoạn Phương pháp nghiên cứu đề tài - Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: quan sát; - Phương pháp thu thập thơng tin gián tiếp: phân tích nguồn tư liệu; + Phỏng vấn sâu; + Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo; + Nguồn tin từ mạng Internet; + Nguồn tài liệu truyền thông, đại chúng Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, mục lục phụ lục, đề tài chia làm 03 chương: - Chương 1: Khái quát tổ chức hoạt động UBND Phường Xuân Đỉnh – - Quận Bắc Từ Liêm; Chương 2: Vai trò cơng tác văn thư lưu trữ UBND Phường Xuân Đỉnh – - Quận Bắc Từ Liêm; Chương 3: Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư – lưu trữ cho UBND Phường Xuân Đỉnh – Quận Bắc Từ Liêm CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND PHƯỜNG XUÂN ĐỈNH – QUẬN BẮC TỪ LIÊM 1.1 Lịch sử hình thành Phường Xuân Đỉnh thành lập ngày 01/4/2014 theo Nghị Quyết số 132/NQ- CP ngày 27/12/2013 Chính phủ việc “Điều chỉnh địa giới hành Huyện Từ Liêm để thành lập 02 Quận Quận Bắc Từ Liêm Quận Nam Từ Liêm với 23 phường thuộc thành phố Hà Nội” Trong xã Xuân Đỉnh điều chỉnh địa giới hành để thành lập 02 phường phường Xuân Đỉnh phường Xuân Tảo Sau thành lập, phường Xn Đỉnh có diện tích 3,52 km2 (352,20ha), phía Bắc giáp phường Đơng Ngạc, phía Nam giáp phường Xn Tảo, Cổ Nhuế 1, phía Tây giáp phường Cổ Nhuế phường Đức Thắng, phía Đơng giáp phường Phú Thượng (Quận Tây Hồ) Hiện phường Xuân Đỉnh có 24 tổ dân phố, Dân số (tính đến tháng 3/2016) 9.357 hộ dân với 34.993 nhân Về tôn giáo: địa bàn phường Xuân Đỉnh tồn 01 tôn giáo Phật giáo Tồn phường có 04 ngơi chùa với tổng số 07 nhà sư (3 tăng, ni) Trong năm qua nhà sư địa bàn ln sống chan hòa, gắn bó với quyền nhân dân địa phương, thực nghiêm túc chủ trương sách pháp luật nhà nước, khơng có trường hợp sai phạm mâu thuẫn Về tín ngưỡng: địa bàn phường Xuân Đỉnh bảo tồn hàng chục cơng trình cổ có giá trị lịch sử văn hóa cao như: đình, chùa, miếu, phủ, đền, nhà thờ họ…trong có di tích xếp hạng (4 di tích cấp quốc gia, di tích cấp thành phố) Về lễ hội: địa bàn phường Xn Đỉnh có 04 lễ hội trì tổ chức hàng năm gồm: lễ hội Đình Giàn, lễ hội Miếu Vũ, lễ hội Phủ Chúa, lễ hội Đình Xuân Tảo Trong đó, năm UBND phường chủ trì tổ chức 01 lễ hội lớn ngày, lễ hội lại giao Tiểu ban quản lý di tích cụm dân phố tổ chức với quy mô hẹp, nội dung đơn giản thời gian 01 ngày Về lịch sử: Nhân dân Xuân Đỉnh vốn có truyền thống cách mạng kiên cường Giai đoạn Tiền khởi nghĩa (1941-1945) Xuân Đỉnh Trung ương Đảng chọn làm An tồn khu (ATK), nơi ni giấu, chở che nhiều đồng chí lãnh đạo cao cấp cách mạng như: Trường Chinh, Hoàng Văn Thụ, Hoàng Tùng, Phan Trọng Tuệ….đi lại, ăn ở, hoạt động thường xuyên Năm 2003 xã Xuân Đỉnh (nay kiện toàn thành phường phường Xuân Đỉnh phường Xuân Tảo) Chủ tịch nước tặng danh hiệu “ Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân thời kỳ chống Pháp” Về giáo dục: địa bàn phường có đầy đủ hệ thống trường học phổ thơng gòm: 01 trường THPT, 01 trường THCS, 01 trường Tiểu học, 02 trường Mầm non cơng lập, 01 trường mầm non tư thục, 20 nhóm lớp mầm non tư thục 100% trẻ em độ tuổi học 1.2 Cơ cấu tổ chức Theo Luật tổ chức quyền địa phương năm 2015, cấu tổ chức UBND Phường Xuân Đỉnh gồm có: 01 Chủ Tịch, 02 Phó Chủ Tịch 02 Ủy Viên Giúp việc cho UBND Phường gồm có 06 ban ngành: Văn hóa – Xã hội; Tài Kế tốn; Địa – Xây dựng; Tư pháp – Hộ tịch; Văn phòng – Thống kê; Tài – Thương nghiệp 1.3 Chức nhiệm vụ Uỷ ban nhân dân Phường Xuân Đỉnh tổ chức nghiệp quản lý nhà nước, có chức quản lý nhà nước Hội đồng nhân dân giao cho, vừa Uỷ ban nhân dân cấp giao chịu lãnh đạo thống phủ Là quan hành nhà nước hoạt động thường xuyên địa phương thuộc hệ thống hành thống thơng suốt nước Nhưng việc thực đạo điều hành hàng ngày công việc hành nhà nước địa phương quan Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm thi hành định Hội đồng nhân dân báo cáo công việc trước Hội đồng nhân dân cung cấp Uỷ ban nhân dân cấp Là quan hành nhà nước địa phương xong Uỷ ban nhân dân không chịu trách nhiệm chấp hành nghị Hội đồng nhân dân mà nghị quan quyền cấp thi hành pháp luật thống nhà nước Ủy ban nhân dân Phường Xuân Đỉnh có trụ sở số 418 đường Xuân Đỉnh – phường Xuân Đỉnh – quận Bắc Từ Liêm; có tư cách pháp nhân; có dấu tài khản riêng Ủy ban nhân dân Phường Xuân Đỉnh thực quản lý nhà nước - lĩnh vực sau: Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành hiến pháp, Pháp luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cung cấp quan nhà nước như: tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ - trang nhân dân cơng đồn địa phương Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn xã hội, thực nhiệm vụ an toàn vũ trang, xây dựng quốc phòng tồn dân; quản lý hộ khẩu, hộ tịch địa phương việc - cư trú người nước ngồi địa phương Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản nhà nước công dân chống tham - nhũng buôn lậu, làm hàng giả tệ nạn xã hội khác Quản lý tổ chức, biên chế tiền lương, đào tạo viên chức, bảo hiểm xã hội Tổ chức đạo thi hành án địa phương Tổ chức thực việc thu chi ngân sách địa phương (thuế) phối hợp với quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời loại thuế - khoản thu khác địa phương Uỷ ban nhân dân Phường Xn Đỉnh có nhiệm vụ quản lý đơn vị địa giới hành địa phương CHƯƠNG VAI TRỊ CỦA CƠNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN ĐỈNH – QUẬN BẮC TỪ LIÊM 2.1 Thực trạng công tác văn thư - lưu trữ ủy ban nhân dân phường Xuân Đỉnh – Quận Bắc Từ Liêm * Về soạn thảo văn Việc phân công soạn thảo văn trưởng ban phân công phân công cho cán văn thư soạn thảo Công việc soạn thảo Ủy ban soạn thảo văn hành thơng thường bao gồm: cơng văn, báo cáo, thơng báo, tờ trình Văn nhiều yếu tố cấu thành nên viết nhiều vị trí quy định với cách viết phơng chữ, cỡ chữ quy định chặt chẽ nhằm đảm bảo cho văn tính pháp lý, tính quyền lực văn Quy trình soạn thảo văn bản, duyệt thảo, in, (nhân bản), trình ký văn Thể thức văn quan gồm: - Quốc hiệu - Tên quan, tổ chức ban hành văn - Số, ký hiệu văn - Địa điểm ngày, tháng, năm ban hành văn - Nội dung văn - Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền - Dấu quan, tổ chức - Nơi nhận * Quản lý văn Tại Ủy ban nhân dân Phường Xuân Đỉnh nay, công văn đến ngày quản lý tập trung văn thư để đăng ký vào sổ công văn đi, đến Yêu cầu quản lý văn phải thống nhất, xác, an tồn bí mật tức tiếp nhận chuyển giao văn phải kịp thời, đặc biệt văn có dấu mức độ khẩn, hỏa tốc Tuân thủ quy định nghiệp vụ công tác văn thư, chế độ công tác văn thư thống phạm vi toàn quốc, đặc biệt đơn thư tố cáo phải có sổ sách riêng để quản 10 lý, theo dõi * Quản lý sử dụng dấu Cán văn thư phải có nhiệm vụ, xem xét kỹ văn trước đóng dấu, văn phải có đầy đủ thể thức, chữ ký cấp có thẩm quyền, tránh đóng nhầm dấu Các văn có ý kiến ngồi lề ký tắt khơng đóng dấu Việc bảo quản giữ gìn dấu Ủy ban nhân dân Phường quy định, dấu sau đóng xong, văn thư cất vào tủ có khóa để tránh trường hợp quên khỏi phòng Con dấu bảo quản an tồn, làm việc nghiêm cấm mang dấu khỏi phòng, trừ trường hợp đột xuất phải có ý kiến thủ trưởng, thay đổi dấu phải giao nộp dấu cũ cho quan Công an quản lý * Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ Lập hồ sơ nội dung công tác văn thư, trách nhiệm cán quản lý, cán chuyên môn quy định Điều 11 - Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001, Điều 23 - Nghị định 110 ngày 8/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Hiện Ủy ban nhân dân Phường tiến hành chỉnh lý tài liệu mà năm trước lưu trữ quan nộp lưu chưa lập hồ sơ hoàn chỉnh, khó khăn cho cơng tác lưu trữ Tình trạng tài liệu bị thất lạc xảy ra, năm gần quan tâm cấp lãnh đạo nên công tác lập hồ sơ hành nộp lưu hồ sơ có nhiều tiến rõ rệt, phận, chuyên viên, đơn vị lập hồ sơ mà trực dõi phụ trách * Thu thập tài liệu lưu trữ Việc thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ nghiệp vụ công tác lưu trữ, nhằm tập hợp tài liệu quan quốc gia tổ chức để quản lý cách tập trung thống Thông qua việc thu thập bổ sung tài liệu làm cho số liệu, nội dung, thành phần tài liệu Ủy ban nhân dân Xã ngày đầy đủ, phong phú Đồng thời phục vụ tốt nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu xã hội 11 Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ vào Ủy ban bao gồm công tác thu thập bổ sung tài liệu Ủy ban công tác thu thập bổ sung tài liệu đơn vị thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ quan * Xác định giá trị tài liệu Tại Ủy ban nhân dân Phường Xuân Đỉnh việc xác định giá trị tài liệu cán quan tâm nhiều nhằm mục đích giúp cho việc quản lý tài liệu chặt chẽ; tạo điều kiện để nâng cao hiệu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cán Ủy ban người dân; tiết kiệm diện tích kho tàng, giá tủ phương tiện bảo quản Việc xác định giá trị tài liệu cán điều 16, Luật lưu trữ 2011 Hàng năm, Ủy ban nhân dân Phường phối hợp với đơn vị chuẩn bị giao nộp tài liệu qua việc lập hồ sơ, lập danh mục tài liệu cần giao nộp Khi giao nộp cán lưu trữ Ủy ban tiến hành kiểm tra, đối chiếu danh mục nộp lưu thực tế tài liệu thấy đầy đủ lập biên giao nhận tài liệu Khi lập biên giao nhận tài liệu để thu thập, bổ sung vào lưu trữ quan lập thành 02 bản: 01 bên giao giữ, 01 bên nhận giữ * Chỉnh lý tài liệu Hằng năm, đến thời hạn nộp lưu Ủy ban nhân dân Phường vào khối tài liệu cần chỉnh lý quan đề nghị cấp kinh phí để chỉnh lý khối tài liệu Cơng tác chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lãnh đạo Ủy ban nhân dân Phường coi trọng, quan tâm đầu tư, thực giám sát, đạo hoạt động theo quy định Nhà nước Pháp lệnh lưu trữ quốc gia; * Bảo quản tài liệu lưu trữ Hiện chưa có Kho lưu trữ chuyên dụng nên tài liệu Ủy ban nhân dân Phường bảo quản tủ tài liệu đặt quan dùng biện pháp thủ công để bảo quản tài liệu như: Chống ẩm, chống nấm mốc, chống côn trùng, chống mối, chống chuột… Việc kiểm tra, vệ sinh tài liệu thực thường xuyên, nên không xảy trường hợp đáng tiếc làm mất, hư hỏng tài liệu 2.2 Vai trò cơng tác văn thư – lưu trữ Ủy ban nhân dân 12 Phường Xn Đỉnh 2.2.1 Vai trò cơng tác văn thư Cơng tác văn thư tồn q trình xác định văn tổ chức quản lý, sử dụng loại văn hệ thống quan nhà nước, kết công tác văn thư khởi đầu công tác lưu trữ, công tác văn thư tiền đề cơng tác lưu trữ Cơng tác văn thư thể tốt có tác dụng tốt tồn xã hội Cơng tác văn thư Ủy ban nhân dân Phường Xuân Đỉnh đóng vai trò quan trọng thể điểm sau: Công tác văn thư sợi dây liên kết quan, tổ chức, quần chúng nhân dân quan với Cơng tác văn thư góp phần nâng cao chất lượng hiệu công tác đảm bảo hiệu lực pháp lý văn Công tác văn thư xác định hoạt động, mắt xích quan trọng thiếu máy hoạt động quản lý văn phòng ủy ban nhân dân Phường Cho nên làm tốt cơng tác văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, khoa học đảm bảo bí mật 2.2.2 Vai trò cơng tác lưu trữ Cơng tác lưu trữ đóng vai trò quan trọng việc xây dựng thể chế hành nhà nướcnói chung Ủy ban nhân dân phường Xuân Đỉnh nói riêng góp phần nâng cao chất lượng hiệu quả, hiệu lực hệ thống thể chế hành chính: Thứ nhất, việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn quản lý nhà nước từ nhiều nguồn khác nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng tính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm Tồn thơng tin văn sử dụng để nghiên cứu qua khâu xử lý nghiệp vụ cơng tác lưu trữ: Thu thập, tra tìm, lựa chọn, tổ chức khai thác sử dụng văn Thứ hai, dựa nguồn thông tin khứ để giúp cho cán Ủy ban độc giả có nhu cầu khai thác thơng tin tìm quy luật vận động, vận động đối tượng chịu tác động văn soạn 13 thảo; tìm hiểu đối tượng văn hiểu quan tâm Từ tìm cách thức tác động phù hợp với quy luật vận động đời sống xã hội định hướng nhà nước Thứ ba, làm tốt khâu nghiệp vụ cơng tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cho hoạt động hệ thống hóa pháp luật tốt, góp phần loại bỏ quy luật lỗi thời làm giảm chồng chéo văn quy phạm pháp luật, nâng cao chất lượng hiệu cho hệ thống thể chế hành nhà nước, đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động xây dựng hệ thống văn quy phạm pháp luật nói riêng văn quản lý nhà nước nói chung Làm tốt cơng tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cơng tác văn thư hành văn phòng đạt hiệu quả, nâng cao hiệu hoạt động hành nhà nước, thúc đẩy nhanh q trình thực cơng cải cách hành Đồng thời tài liệu lưu trữ nguồn sử liệu quan trọng, thước đo trình độ quản lý thời kỳ lịch sử quốc gia 14 CHƯƠNG ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN ĐỈNH - QUẬN BẮC TỪ LIÊM 3.1 Nhận xét Qua thời gian khảo sát quan, kết hợp với lý thuyết học tơi có số nhận xét cơng tác văn thư - lưu trữ Ủy ban nhân dân Phường Xuân Đỉnh sau: * Ưu điểm: Cùng với phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin, Ủy ban nhân dân Phường Xuân Đỉnh nắm bắt nhanh chóng xu hướng phát triển kinh tế thị trường đưa công nghệ thông tin vào ứng dụng công tác văn Công tác soạn thảo văn Ủy ban nhân dân Phường Xuân Đỉnh thực tương đối tốt, văn ban hành theo quy trình, thủ tục ban hành văn Các văn có đầy đủ yếu tố thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, thông tin văn đảm bảo an tồn, bí mật, tạo điều kiện thuận lợi cho việc giải văn Trong hoạt động quan công tác quản lý văn tổ chức tốt quy định nhà nước, công tác quản lý văn tổ chức tốt quy định nhà nước; công tác quản lý văn tôt chức tốt tất khâu đánh máy, in văn bản, đánh máy, trình ký, đóng dấu văn Tất văn đến quan hầu hết gửi hệ chương trình quản lý văn hồ sơ công việc để thuận tiện cho công tác giải cơng việc nhanh chóng Cơng tác quản lý sử dụng dấu tiến hành tốt, dấu cán văn thư quản lý chặt chẽ, cẩn thận, lau chùi đặt vào ngăn tủ sau sử dụng xong Dấu đóng lên văn có đầy đủ thơng tin 15 chữ ký hợp lệ Dấu đóng lên 1/3 chữ ký bên trái Cán văn thư người có trình độ chun mơn kinh nghiệm cơng việc nên việc tổ chức, quản lý giải văn đi, đến hoàn thành kịp thời đáp ứng công việc Ủy ban nhân dân Phường trang bị trang thiết bị văn phòng đại máy tính, máy in, máy photo… Thường xuyên vệ sinh tài liệu sẽ, lau chùi giá tủ tránh bụi bẩn * Nhược điểm: Bên cạnh kết đạt Ủy ban nhân dân Phường Xn Đỉnh số hạn chế cơng tác văn thư – lưu trữ như: Việc quản lý văn tồn số hạn chế gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu thời gian tốn công sức cần thiết Bên cạnh cán văn thư chưa lập sổ chuyển giao văn gây khó khăn cho việc quản lý văn Tài liệu trình hoạt động chưa lập hồ sơ hoàn chỉnh Tài liệu nộp lưu phòng, ban nộp lưu tình trạng bó gói, gây khó khăn lớn cho công tác lưu trữ Chưa thu hồi tài liệu đến thời hạn nộp lưu vào lưu trữ, tài liệu bị phân tán nằm rải rác phòng, ban Một số tài liệu thu hồi cán lưu chưa tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý tài liệu Vì phần lớn tài liệu tình trạng bó gói lộn xộn, gây khó khăn cho việc tra tìm, khai thác sử dụng tài liệu Phần lớn cán nhân viên chưa lập hồ sơ cơng việc làm, hồ sơ tài liệu tình trạng bố gói gây khó khăn cho cơng tác khai thác sử dụng Chưa xây dựng kho lưu trữ quan nên chưa đáp ứng phục vụ việc bảo quản tài liệu Trình độ nhân viên chưa đồng gây ảnh hưởng đến tính thống việc giải công việc 16 3.2 Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ quan, tổ chức Để phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm công tác văn thư – lưu trữ, xin đề số giải pháp cụ thể sau: Các cán văn thư - lưu trữ phải đào tạo, trau dồi kiến thức đặc biệt tin học ngoại ngữ để nâng cao trình độ lực làm việc Đầu tư trang thiết bị đại, đưa thêm chương trình phần mềm ứng dụng vào công tác văn thư - lưu trữ đảm bảo hiệu công việc tốt Lãnh đạo Ủy ban phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá ý thức làm việc cán bộ, nhân viên, đưa hình thức khen thưởng, kỉ luật phù hợp để nhắc nhở động viên tinh thần làm việc họ Các cán văn thư – lưu trữ phải nâng cao ý thức làm việc nữa, không hút thuốc nơi công sở Cán văn thư – lưu trữ phải chủ động đón tiếp độc giả, phải có mối quan hệ hài hòa, đáp ứng, giải thắc mắc họ Thường xuyên dọn dẹp văn phòng đảm bảo cảnh quan khơng khí làm việc 3.3 Một số khuyến nghị * Đối với quan, tổ chức - Để giúp cho công tác văn thư lưu trữ Ủy ban ngày phát triển hơn, biện pháp quan trọng đưa công nghệ tin học ứng dụng cách đồng Tăng mức độ tự động hóa cơng tác văn thư – lưu trữ tạo mức thay đổi không mức độ kỹ thuật mà thay đổi thói quen tác phong làm việc, mối quan hệ thành viên với công tác văn thư – lưu trữ - Hằng năm cần tổ chức công tác kiểm tra thực công tác cán văn thư – lưu trữ kiểm tra việc lập hồ sơ công việc phòng, ban quan cần ban hành văn hướng dẫn, đôn đốc xây dựng đề án nhằm đưa công tác văn thư - lưu trữ vào hoạt động có nề nếp, hiệu - Lãnh đạo Ủy ban nhân dân Phường cần quan tâm sát đến công tác văn thư – lưu trữ quan Ban hành chủ trương, hướng dẫn nghiệp vụ công tác cách cụ thể sâu sắc Tổ chức đua cán tập huấn cấp đào tạo, bồi dưỡng trình độ chuyên môn cho cán 17 văn thư – lưu trữ, cần thu hút đầu tư cấp cho công tác - Thường xuyên tổ chức sơ kết, tổng kết năm, cuối năm công tác văn thư – lưu trữ để rút kinh nghiệm đánh giá việc làm việc chưa làm để có kế hoạch khen thưởng biểu dương cá nhân, phòng ban có thành tích cao đưa giải pháp khắc phục hình thức xử lý nghiêm khắc cá nhân, phòng ban vi phạm góp phần nâng cao lực trách nhiệm cán - Lãnh đạo Ủy ban nhân dân Phường đôn đốc kiểm tra thường xun phòng ban lập hồ sơ cơng việc giải xong đưa vào lưu trữ tạo điều kiện làm tốt cơng tác lưu trữ - Ngồi lãnh đạo Ủy ban nhân dân Phường tiến hành lập kế hoạch ban hành định thu hồi hết số tài liệu đến thời hạn nộp lưu tông đọng phòng, ban đưa vào lưu trữ quan; cần có biện pháp để việc nộp lưu tài liệu phòng ban theo quy định nộp lưu nhà nước - Đối với tài liệu thu hồi cần bố trí cán lưu trữ tiến hành phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý, bố trí nơi bảo quản để cơng tác lưu trữ quy củ, việc tra tìm, khai thác sử dụng tài liệu hiệu cần xây dựng phòng đọc lưu trữ riêng - Xây dựng kho lưu trữ quan theo quy định nhà nước - Đưa công nghệ tin học vào phục vụ công tác văn thư - lưu trữ nhiều để công tác tiến hành nhanh chóng, xác, kịp thời, bí mật đại đáp ứng nhu cầu ngày cao xã hội * Đối với mơn văn thư, lưu trữ, khoa, Trường: Chương trình đào tạo hệ Đại học khoa văn thư – lưu trữ, nhà trường cần tạo điều kiện để học viên tiếp xúc với thực tế, với môi trường làm việc văn phòng nhiều Nhà trường tổ chức cho sinh viên thực tế nhiều hơn, quan sát công việc để trau dồi kiến thức lý thuyết học lớp, từ người học nắm rõ chất cơng việc tránh lúng túng bước vào công việc thực tế sau 18 KẾT LUẬN Trong năm gần yêu cầu cải cách hành đất nước phát triển nhah chóng khoa học công nghệ đặc biệt hệ thống văn quản lý hành nhà nước Cơng tác văn thư lư trữ trở thành u cầu có tính cấp thiết, khơng phương tiện ghi lại truyền đạt thơng tin quản lý mà góp phần giúp lãnh đạo điều hành công việc quan, đơn vị cách kịp thời, hiệu xác cơng việc Từ nhận thức thực tế cho thấy cơng tác văn thư có vai trò khơng thể thiếu hoạt động quản lý quan, tổ chức Đứng trước yêu cầu đổi đất nước, Ủy ban nhân dân Phường Xuân Đỉnh không ngừng củng cố, tăng cường hoàn thiện mặt sở vật chất chất lượng nhân Ủy ban nhân dân Một nhiệm vụ trọng tâm Ủy ban nhân dân phường Xuân Đỉnh không ngừng nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư lưu trữ Để phát huy nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ Ủy ban nhân dân Phường Xuân Đỉnh đẩy mạnh khâu nghiệp vụ Ủy ban nhân dân Phường Xuân Đỉnh đạt kết khích lệ số hạn chế cần phải khắc phục Trên nghiên cứu cho học phần tiêu chuẩn hóa tổ chức lao động khoa học công tác văn thư - lưu trữ tôi, cố gắng hoàn thành kinh nghiệm chưa nhiều, hiểu biết hạn chế nên khơng tránh khỏi thiếu sót Vì kính mong thầy giáo các bạn góp ý để tập tơi hoàn thiện 19 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Luật số 01/2011/QH13 Quốc hội/ Luật lưu trữ Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990)/ Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ (giáo trình cho sinh viên Đại học Lưu trữ), Hà Nội Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (2006)/ Giáo trình Lưu trữ học Nxb Văn hố thông tin Hà Nội Cục Văn thư – Lưu trữ nhà nước/ Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Nguyễn Xuân Hoà (1998)/ Mấy ý kiến quản lý tài liệu lưu trữ Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số Công tác lưu trữ / Nguyễn Lệ Nhung Nguyễn Thị Trà (2005)/ Một số kinh nghiệm công tác sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số Các trang web: Tailieu.vn vanthuluutru.com luutruvn.gv.vn sonoivu.gov.vn 20 PHỤ LỤC Tủ đựng hồ sơ, tài liệu Ủy ban nhân dân Phường Xuân Đỉnh Cán văn thư lưu trữ Ủy ban nhân dân Phường Xuân Đỉnh 21 Chủ tịch Ủy ban nhân dân Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân Văn hóa – Xã hội Tài - Kế tốn Địa – Xây dựng Tư pháp – Hộ tịch Văn phòng – Thống kê Sơ đồ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân phường Xuân Đỉnh 22 Tài – Thương nghiệp ... thư tồn q trình xác định văn tổ chức quản lý, sử dụng loại văn hệ thống quan nhà nước, kết công tác văn thư khởi đầu công tác lưu trữ, công tác văn thư tiền đề cơng tác lưu trữ Công tác văn thư. .. cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ quan, tổ chức Để phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm công tác văn thư – lưu trữ, xin đề số giải pháp cụ thể sau: Các cán văn thư - lưu trữ phải đào... thói quen tác phong làm việc, mối quan hệ thành viên với công tác văn thư – lưu trữ - Hằng năm cần tổ chức công tác kiểm tra thực công tác cán văn thư – lưu trữ kiểm tra việc lập hồ sơ công việc