Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A .PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1: Giới thiệu vài nét về Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 3 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 3 1.1.1 Lịch sử hình thành của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 3 1.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 6 1.1.3 Cơ cấu tổ chức 7 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính Tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 10 1.2.1. Chức năng 10 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 10 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 12 Chương 2: Thực tiễn công tác văn thư, của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 13 2.1 Thực tiễn công tác văn thư 13 2.1.1 Tổ chức nhân sự phụ trách Công tác Văn thư của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. 13 2.1.2 Công tác chỉ đạo về Công tác Văn thư của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 14 2.1.3 Thực tiễn Công tác Văn thư tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 15 2.1.3.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 15 2.1.3.2 Quản lý và giải quyết văn bản đi đến 16 2.1.3.3 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ 19 2.1.3.4 Quản lý và sử dụng con dấu 20 Chương III Đề xuất nâng cao chất lượng công tác văn thư Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 22 3.1 Đề xuất kiến nghị 23 C. PHẦN KẾT LUẬN 25 PHỤ LỤC 26
MỤC LỤC A PHẦN MỞ ĐẦU Lưu trữ Việt Nam có lịch sử trăm năm hình thành phát triển Cách Mạng tháng Tám thành công, nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà đời Trong năm đầu xây dựng nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà, Đảng Chủ tịch Hồ Chí Minh trọng đến công tác Văn thư, lưu trữ Sớm nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư, Lưu trữ, ngày 8/9/1945 Bộ trưởng Bộ Nội vụ Võ Nguyên Giáp ký sắc lệnh thành lập bổ nhiệm Giám đốc Nha Lưu trữ công văn Thư viện tồn quốc Cho đến nay, cơng tác Văn thư, Lưu trữ quan, tổ chức, doanh nghiệp quan tâm, trọng đặt lên vị trí hàng đầu Nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư, Lưu trữ quan, tổ chức, doanh nghiệp, Khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đào tạo nguồn nhân lực có trình độ Văn thư, Lưu trữ có chất lượng, đáp ứng nhu cầu xã hội Đặc biệt với mục đích học đôi với hành, năm Khoa Văn thư - Lưu trữ thường xuyên tổ chức cho sinh viên làm đề tài nghiên cứu nhằm mục đích: Thứ nhât, Giúp cho sinh viên hiểu rõ thực tiễn công tác Văn thư, quan, tổ chức đến kiến tập Thứ hai, Tạo hội cho sinh viên chủ động, độc lập trình quan sát, nhận xét, đánh giá nội dung công tác Văn thư, đơn vị Thứ ba, Giúp sinh viên nâng cao ý thức, trách nhiệm việc học tập học phần Được đồng ý Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, em có điều kiện làm đề tài, tìm hiểu tình hình thực tế thực nghiệp vụ công tác Văn thư, Trung tâm Trong thời gian nghiên cứu đề tài, em cố gắng thực tốt nội quy, quy chế làm việc Trung tâm kế hoach đào tạo nhà trường đề Tuy nhiên, trình thực nghiệp vụ, bước đầu tiếp xúc với khối tài liệu lớn nên thân em không tránh khỏi bỡ ngỡ, lúng túng công việc, chưa xử lý nhanh nhạy lý thuyết thực hành Trong suốt trình làm đề tài Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III em nhận hướng dẫn, bảo, giúp đỡ tận tình chị Phạm Minh Hậu (cán Văn thư, Lưu trữ), cô Phạm Thu Giang (Trưởng phòng Chỉnh lý tài liệu), với Ban Giám đốc cán bộ, công chức, viên chức công tác Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Qua đây, cho em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới tập thể Thầy, Cô khoa Văn thư – Lưu trữ; Ban Giám đốc tập thể Cán bộ, công chức, viên chức công tác Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tạo điều kiện để em hoàn thành tốt đợt kiến tập Do thời gian có hạn, hiểu biết nghiệp vụ hạn chế nên đề tài em không tránh khỏi thiếu xót Kính mong nhận đóng góp ý kiến Thầy, Cô giáo để báo cáo em hoàn chỉnh Em xin chân thành cảm ơn./ Hà Nội ngày 26 tháng năm 2017 Sinh viên Nguyễn Thị Giang B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 1.1.1 Lịch sử hình thành Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Ngày 19 tháng năm 1945 Cách mạng tháng Tám thành công đánh dấu bước ngoặt vĩ đại lịch sử dân tộc, nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà đời Trong trình hoạt động mình, quan, tổ chức nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà, nước Cộng hoà xã hội Chủ nghĩa Việt Nam sản sinh khối lượng tài liệu có ý nghĩa, giá trị to lớn nhiều mặt, phục vụ cho công xây dựng bảo vệ tổ quốc Nhằm bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, ngày 10/6/1995 Bộ Trưởng, Trưởng ban Tổ chức - Cán Chính phủ Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số: 118/TCCP-TC việc thành lập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Trung tâm Lưu trữ quốc gia III bốn Trung tâm Lưu trữ lớn Việt Nam thành lập theo Quyết định số 118/TCCB ngày 10/6/1995 Ban Tổ chức - Cán Chính phủ hoạt động theo Quyết định số 35/QĐ-VTLTNN ngày 06/4/2004 Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Theo Quyết định, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tổ chức nghiệp Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, có trụ sở 34 Phan Kế Bính – Phường Cống Vị - Quận Ba Đình- Thành phố Hà Nội, có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III quy định Quyết định số 120/QĐ-VTLTNN ngày 20/5/2010, Quyết định Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Trải qua 20 năm hình thành phát triển (1995 – 2015), Trung tâm Lưu trữ quốc gia III quản lý khoảng 15000 mét giá tài liệu với tổng số 300 phơng, gồm loại hình tài liệu tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu nghe nhìn, tài liệu cá nhân gia đình dòng họ Thời gian tài liệu từ năm 1945 đến Tài liệu hành Với số lượng 5.000 m/giá 246 phơng, có nhiều phông tài liệu quan trọng phông Quốc hội, Phủ Thủ tướng, Chủ tịch nước, Ủy ban Kế hoạch Nhà nước, Bộ Nội vụ, Bộ Lao động - Thương binh Xã hội, Bộ Công nghiệp, Bộ Nông lâm, Bộ Nông trường, Bộ Thủy lợi, Bộ Nội thương, Bộ Giao thơng, Bộ Y tế, Bộ Văn hóa, Bộ Giáo dục, Ủy ban kháng chiến hành khu, liên khu… tài liệu có ý nghĩa lịch sử, trị xã hội to lớn, thể chặng đường cách mạng Việt Nam Tài liệu khoa học kỹ thuật TTLTQG III bảo quản gần 3.000 mét giá tài liệu khoa học kỹ thuật 50 cơng trình lớn có ý nghĩa quốc gia, có cơng trình như: Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, Đường dây 500 KV Bắc - Nam, Nhà máy Thủy điện Sơng Đà, Thủy điện Hòa Bình, Nhà máy Supe Phốt phát Lâm Thao, Nhà máy Tàu biển Phà Rừng, mỏ Apatít Lào Cai mỏ Prít Giáp Lai, cầu: Thăng Long, Chương Dương, Bến Thủy, Sông Gianh, Sân bay Quốc tế Nội Bài nhiều cơng trình xây dựng khác Tài liệu nghe nhìn Trung tâm bảo quản 300 phim gồm phim tài liệu phim điện ảnh Những phim phản ánh kiện lịch sử, hoạt động lãnh đạo Đảng Nhà nước, sống sinh hoạt, chiến đấu, sản xuất nhân dân Việt Nam Trong có 20 phim hãng phim nước quay thời điểm chiến tranh Việt Nam Trung tâm quản lý 100.000 ảnh 52.000 phim (âm bản), 4.000 cuộn băng với gần 3.000 tiếng băng gần 300 đĩa, băng video Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ Ngồi loại hình tài liệu trên, TTLTQG III bảo quản khối lớn tài liệu có xuất xứ cá nhân gần 70 văn nghệ sĩ số nhà hoạt động tiêu biểu lĩnh vực khoa học xã hội khác Đó tài liệu hình thành trình sống hoạt động sáng tác cá nhân như: tài liệu tiểu sử, văn chứng chỉ, thư từ, sổ sách, giấy tờ cơng vụ, thảo tác phẩm, cơng trình sáng tác nghiên cứu khoa học Cả bốn loại hình tài liệu bảo quản điều kiện tốt nhất, đảm bảo nhiệt độ, độ ẩm Đây tài liệu vô quý giá, tài liệu Cách mạng tháng Tám, kháng chiến chống Pháp chống Mỹ, khối Hồ sơ, kỷ vật cán B, đặc biệt tài liệu chủ tịch Hồ Chí Minh hay vị lãnh đạo Đảng Nhà nước khác Tôn Đức Thắng, Phạm Văn Đồng, Võ Nguyên Giáp,… nguồn sử liệu có giá trị đặc biệt, xã hội quan tâm Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tích cực bước cải tiến Trung tâm để thực tốt hai nhiệm vụ quan trọng hàng đầu Đó tăng cường bảo quản an tồn tài liệu lưu trữ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ cách tổ chức phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ cho xã hội theo hướng đa dạng hố hình thức, nhanh thời gian, yêu cầu đảm bảo an tồn tài liệu nhằm đóng góp tích cực cho công xây dựng bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa Hai mươi năm cho chặng đường phát triển, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III vinh dự Chủ tịch nước trao tặng Huân chương Lao động hạng Ba (năm 2005) Huân chương Lao động hạng Nhất (năm 2010) Điều ghi nhận cơng lao, thành tích đóng góp to lớn tập thể Cán bộ, công chức Trung tâm vào phát triển chung đất nước, ngành Lưu trữ Việt Nam Theo Điều Quyết định số 120/QĐ-VTLTNN ngày 20/5/2010 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tổ chức nghiệp thuộc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, có chức sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức trung ương cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam địa bàn từ Quảng Bình trở theo quy định pháp luật quy định Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có tư cách pháp nhân, có dấu, có tài khoản riêng trụ sở làm việc đặt Hà Nội 1.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn Nhiệm vụ quyền hạn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III quy định cụ thể Điều 2, Quyết định số 120/QĐ-VTLTNN ngày 20/5/2010 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước sau: - Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ quan, tổ chức cá nhân theo thẩm quyền giao; - Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý Trung tâm; - Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu, tư liệu lưu trữ; - Lập bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý (ở dạng số hoá) theo quy định phân cấp Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước; - Tu bổ, phục chế tài liệu, tư liệu lưu trữ bị hư hỏng Trung tâm theo quy định phân cấp Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước; - Xây dựng quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu lưu trữ; - Thực hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm; - Thực nghiên cứu khoa học, ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào thực tiễn công tác Trung tâm; - Thực dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật; - Quản lý tổ chức, biên chế, sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản kinh phí Trung tâm theo quy định pháp luật quy định phân cấp Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước; - Thực hiên nhiệm vụ khác Cục trưởng giao 1.1.3 Cơ cấu tổ chức Từ thành lập đến nay, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có thay đổi cấu tổ chức Cụ thể: Theo Quyết định số 54/QĐ-TCCB ngày 26/6/1995 Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước máy Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III gồm: - Lãnh đạo Trung tâm gồm Giám đốc Phó Giám đốc Các phòng gồm có: Phòng Thu thập, bổ sung tài liệu Phòng chỉnh lý tài liệu Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu Phòng Thống kê Cơng cụ tra cứu Phòng Quản lý kho tài liệu Phòng Hành chính- Quản trị - Tổ chức Theo Quyết định số 22/QĐ-LTNN ngày 25/3/1999 Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước tách phận lưu trữ phim ảnh- ghi âm từ phòng Chỉnh lý tài liệu thành phòng riêng, đổi tên phòng Quản lý kho thành phòng Bảo quản tài liệu phòng Thống kê Công cụ tra cứu bị giải thể Ngày 01/4/2002, Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước Quyết định số 42/QĐ-LTNN việc thành lập phòng Tin học Công cụ tra cứu Xưởng Tu bổ - Phục chế tài liệu Sau thành lập Trung tâm Tu bổ Phục chế tài liệu lưu trữ Quốc gia Xưởng Tu bổ - Phục chế sáp nhập Phòng Bảo quản trực thuộc Trung tâm Ngày 23/4/2008 Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành Quyết định số 77, 78, 79/QĐ-VTLTNN việc thành lập thêm 03 phòng thuộc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Phòng Tu bổ tài liệu lưu trữ, Phòng Kế tốn, Tổ lập bảo hiểm tài liệu lưu trữ Qua nhiều lần thay đổi, ngày 20/5/2010 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành Quyết định số 120/QĐ-VTLTNN việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Theo Quyết định cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III gồm: Lãnh đạo Trung tâm - Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có 01 Giám đốc 03 Phó Giám đốc - Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước bổ nhiệm chịu trách nhiệm trước Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước pháp luật toàn hoạt động Trung tâm - Các Phó Giám đốc Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước bổ nhiệm theo đề nghị Giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc trước pháp luật lĩnh vực công tác phân cơng phụ trách Các Phòng, Ban chức - Phòng Sưu tầm: tổ chức thực việc sưu tầm tài liệu, tư liệu theo quy định pháp luật thẩm quyền giao - Phòng Thu thập tài liệu: tổ chức hướng dẫn việc lựa chọn, thu thập, bổ sung loại hình tài liệu, tư liệu lưu trữ theo thẩm quyền giao - Phòng Chỉnh lý tài liệu: tổ chức thực việc phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III - Phòng Bảo quản tài liệu: tổ chức thực biện pháp chuyên môn nghiệp vụ, kỹ thuật bảo quản tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III - Phòng Cơng bố Giới thiệu tài liệu: tổ chức thực nhiệm vụ tuyên truyền, giới thiệu, công bố tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III - Phòng Tin học Công cụ tra cứu: tổ chức thực việc xây dựng, quản lý hệ thống sở liệu, công cụ tra cứu, thống kê tài liệu, tư liệu lưu trữ; triển khai ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý, công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm - Phòng Tu bổ - Bảo hiểm tài liệu: tổ chức thực việc tu bổ, phục chế, khử trùng, khử axít tài liệu, tư liệu lưu trữ Trung tâm; lập bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý, (ở dạng số hoá) theo quy định Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước - Phòng Tài liệu nghe nhìn: tổ chức thực việc quản lý, bảo quản, xử lý kỹ thuật, nghiệp vụ khối tài liệu nghe nhìn theo quy định - Phòng Đọc: tổ chức, hướng dẫn thực hình thức khai thác, sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ cho độc giả - Phòng Hành - Tổ chức: tham mưu tổ chức thực nhiệm vụ thuộc cơng tác hành chính, tổ chức, quản lý nhân sự, thông tin 10 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Phòng Hành - Tổ chức bao gồm phận sau: - Bộ phận Hành - tổng hợp; - Bộ phận quản trị; - Bộ phận Văn thư, lưu trữ 13 Chương 2: Thực tiễn công tác văn thư, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 2.1 Thực tiễn công tác văn thư Hiện nay, trình hoạt động Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, Công tác Văn thư ngày chiếm vị trí quan trọng Bởi lẽ, làm tốt Công tác Văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho Cơng tác lưu trữ Vì Cơng tác Văn thư Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ln trọng đặt lên vị trí hàng đầu 2.1.1 Tổ chức nhân phụ trách Công tác Văn thư Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Theo Quyết định số 397/QĐ-TTLTIII ngày 22/11/2010 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đơn vị trực thuộc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Bộ phận Văn thư quan trực thuộc Phòng Hành – Tổ chức Bộ phận Văn thư quan bố trí 02 cán chuyên trách Phạm Minh Hậu Phạm Kim Anh Cả hai cán có trình độ Trung cấp Văn thư – Lưu trữ tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ hà Nội Bộ phận Văn thư bố trí phòng riêng tầng G, nhà kho A1 trụ sở Trung tâm Thực tế, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III áp dụng hình thức văn thư tập trung Mọi văn đến văn tập trung Văn thư quan để làm thủ tục đăng kí Sau làm thủ tục đăng kí văn vào phần mềm quản lý văn đến, cán Văn thư trình lên lãnh đạo Trung tâm cho ý kiến đạo cuối nhân để chuyển giao tới đơn vị có trách nhiệm giải Ngoài hai cán chuyên trách Văn thư quan Phòng, đơn vị Trung tâm khơng có Văn thư riêng Có thể nói, 02 cán làm công tác văn thư cán trẻ, có lực phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, say mê với công việc, giải cơng việc linh hoạt ln hồn thành tốt nhiệm vụ giao 14 2.1.2 Công tác đạo Công tác Văn thư Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Công tác Văn thư Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III chịu quản lý trực tiếp Trưởng phòng Hành - Tổ chức Trưởng phòng Hành - Tổ chức người tham mưu, giúp việc cho Ban Giám đốc, điều hành hoạt động Trung tâm Bên cạnh đó, Trưởng phòng Hành – Tổ chức theo dõi, đơn đốc, kiểm tra, hướng dẫn cán làm công tác Văn thư nghiệp vụ thuộc phạm vi, quyền hạn Ngay từ thành lập, Cơng tác Văn thư Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III quan tâm, trọng đặt lên hàng đầu Vì phận Văn thư quan ví mặt quan Nếu làm tốt Công tác Văn thư hoạt động Trung tâm thực tốt Do vậy, việc quản lý, hướng dẫn thực gắn với Văn Quy phạm pháp luật, Văn hướng dẫn đạo nghiệp vụ Cơng tác Văn thư Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước như: - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ Cơng tác văn thư; - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ, Nghị định sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư; - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ, Thơng tư hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; - Thơng tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ, Thông tư hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ… 15 Ngoài văn đạo, hướng dẫn Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, để công tác văn thư vào nề nếp, thống khâu nghiệp vụ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III bạn hành 02 văn quy định cụ thể Công tác văn thư Trung tâm: - Quyết định số 227/QĐ-TTIII ngày 20/9/2006 việc ban hành Quy chế làm việc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, quy định rõ việc ban hành, quản lý văn đi, văn đến; chế độ lập chương trình, kế hoạch; chế độ thông tin, báo cáo, hội họp củaTrung tâm (Xem định phụ lục II) - Quyết định số 364/QĐ-TTIII ngày 23/11/2009 việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 2.1.3 Thực tiễn Công tác Văn thư Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 2.1.3.1 Soạn thảo ban hành văn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đơn vị nghiệp trực thuộc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước – Cơ quan thực chức tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý văn thư, lưu trữ phạm vi nước Vì vậy, văn Trung tâm soạn thảo, ban hành trọng hình thức nội dung, thực theo tinh thần Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011của Bộ Nội vụ, Thông tư hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Một điều quan trọng thấy, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III khơng có thẩm ban hành văn quy phạm pháp luật mà theo thẩm quyền Trung tâm ban hành loại văn hành thơng thường như: Quyết định (cá biệt), chương trình, kế hoạch, thơng báo, tờ trình, biên bản, cơng văn, báo cáo… Hiện nay, văn liên quan đến đơn vị đơn vị soạn thảo, sau trình lên Phó Giám đốc xem xét thảo, sửa sai sót 16 ký nháy vào văn Tiếp theo, văn chuyển xuống cho văn thư đánh máy, in thành văn chuyển lại cho đơn vị soạn thảo kiểm tra lại Văn sau đơn vị kiểm tra lại chuyển đến Trưởng phòng Hành chính- Tổ chức kiểm lại lần cuối trình lên người có thẩm quyền ký văn Văn có đầy đủ chữ ký người có thẩm quyền, Cán Văn thư photo 03 (01 gửi cho quan, đơn vị người nhận, 01 lưu văn thư lại 01 gửi lại cho đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ) đóng dấu Bước cuối cán văn thư làm thủ tục chuyển giao văn 2.1.3.2 Quản lý giải văn đến Công tác quản lý văn đi, đến TTTLTQG III thực theo tinh thần Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ, Thông tư hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ a Quản lý giải văn - Trước hết, văn cán văn thư Trung tâm kiểm tra lại thể thức, hình thức kĩ thuật soạn thảo văn - Ghi số; ngày tháng năm cho văn Mỗi văn đánh số liên tiếp chữ số Ả Rập Ngày tháng văn đánh theo ngày tháng thực tế theo quy định Thông tư 01/2011/TTBNV - Đăng kí văn đi: Việc đăng kí văn thực vào phần mềm quản lý văn điều hành Trung tâm Cán văn thư nhập liệu: số, ký hiệu văn bản; ngày tháng văn bản; tên loại trích yếu nội dung văn bản; người ký; nơi nhận văn bản; đơn vị, người nhận lưu; số lượng điểm đáng ý khác (nếu có) vào phần mềm quản lý văn Do số lượng văn hàng năm Trung tâm 17 không nhiều số lượng văn mật nên văn thư đăng ký chung văn thường văn mật vào phần mềm quản lý văn điều hành Sau năm in thành lưu lại (Phần mềm quản lý văn điều hành xem ảnh Phụ lục I) - Sau đăng kí văn đi, cán văn thư làm thủ tục nhân bản, đóng dấu quan loại dấu mật, khẩn có - Làm thủ tục phát hành chuyển giao văn đi: Căn vào độ dày, kích thước văn để lựa chọn mẫu bì cho phù hợp với văn Mẫu bì in sẵn, có logo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III số điện thoại bì (Ảnh bì xem phụ lục I) Hiện tại, Trung tâm có hai loại sổ chuyển giao văn Một sổ chuyển giao văn tới Ban lãnh đạo, đơn vị cá nhân quan Một sổ chuyển giao văn tới Cục văn thư Lưu trữ Nhà nước (Mẫu sổ xem ảnh phụ lục I) Trung tâm không lập sổ chuyển giao văn qua đường bưu điện Đối với văn khẩn đóng dấu theo quy định - Lưu văn đi: Mỗi văn lưu 02 (01 lưu Văn thư 01 lưu đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ b Quản lý giải văn đến Theo nguyên tắc, toàn văn gửi đến Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III phải tập trung phân Văn thư để làm thủ tục đăng kí sau chuyển giao đến đơn vị có trách nhiệm giải Quy trình quản lý giải văn đến sau: - Tiếp nhận, kiểm tra văn đến: Khi văn gửi đến quan cán văn thư kiểm tra xem văn gửi Trung tâm hay không (nếu không cán văn thư phải gửi lại báo người có thẩm quyền xem xét, cho ý kiến) Bên cạnh đó, cán văn thư kiểm tra mức độ an tồn 18 văn xem bì văn có bị rách, gửi chậm văn phải báo cho người có thẩm quyền xem xét cho ý kiến - Phân loại, bóc bì văn bản: việc phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến thực theo quy định nhà nước Việc phân loại thực khoa học Đối với việc bóc bì, nhận văn có đóng dấu hoả tốc, khẩn, hoả tốc hẹn giờ, cán văn thư Trung tâm ln bóc bì trước làm thủ tục, sau trình lãnh đạo quan cho ý kiến giải Những văn mật, cán văn thư Trung tâm bóc bì ngồi giữ ngun bì trình lãnh đạo quan Quan trọng hơn, văn ngồi bì ghi rõ tên người nhận cán văn thư khơng bóc bì phải gửi tận tay cho người nhận - Đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến: Đối với việc đóng dấu đến cho văn bản, văn gửi đến Trung tâm cán văn thư đóng dấu đến sau ghi ngày tháng năm cho văn đến Dấu đến đóng số kí hiệu trích yếu nội dung ( văn khơng có tên loại) Dấu đến đánh từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 hàng năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm (Dấu đến Trung tâm xem phụ lục I) - Đăng kí văn đến: Cũng văn đi, văn đến khơng đăng kí vào sổ đăng kí văn đến mà trước chuyển giao, văn đăng kí trực tiếp vào phần mềm quản lý văn điều hành (xem ảnh phụ lục I) Văn mật đến đăng kí chung hệ thống số quản lý chung vào phần mềm - Trình văn đến: Sau đăng kí văn đến Cán văn thư trình lên Phó Giám đốc cho ý kiến đạo Nhận ý kiến đạo, cán văn thư văn để gửi tới phòng, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải 19 - Chuyển giao văn đến: Theo phân cơng nhiệm vụ giải Phó Giám đốc cho ý kiến đơn vị, cá nhân giải cơng việc phía lề trái văn Cán văn thư đúng, đủ theo số lượng văn gửi tới đơn vị Việc chuyển giao văn phải đăng kí vào sổ Hiện Văn thư có sổ chuyển giao văn đến năm 2015 ( Ảnh xem phụ lục I) - Giải theo dõi, đôn đốc giải văn đến: Các Phòng, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải công việc theo quy định thời hạn Trưởng phòng Hành - Tổ chức người trực tiếp tổng hợp tình hình giải văn đến Cán văn thư có trách nhiệm kiểm tra, theo dõi việc giao nhận văn có kịp thời, xác hay chưa kịp thời xác nhắc nhở đơn vị giải công việc theo thời hạn quy định 2.1.3.3 Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ Công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ lưu trữ quan Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đạo chặt chẽ theo quy định hành nhà nước Mỗi cá nhân theo dõi giải công việc phải lập hồ sơ công việc Lập hồ sơ khâu nghiệp vụ quan trọng mắt xích gắn liền cơng tác văn thư với cơng tác lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp đến công tác lưu trữ Việc lập hồ sơ giúp Trung tâm quản lý tài liệu cách chặt chẽ, khoa học Hằng năm, trước tiến hành công việc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III xây dựng Danh mục sơ (Danh mục hồ sơ xem phụ lục II) Vì mà việc lâp hồ sơ chủ động, thuận lợi đơn vị giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan theo quy định Nhà nước 2.1.3.4 Quản lý sử dụng dấu 20 Con dấu có vị trí quan trọng việc ban hành văn bản, đóng dấu nhằm thể vị trí pháp lý Trung tâm khẳng định tính chân thực có hiệu lực thi hành văn mà Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ban hành Vì mà việc quản lý sử dụng dấu Trung tâm tổ chức đạo cụ thể chặt chẽ Việc quản lý sử dụng dấu Trung tâm thực theo tinh thần của: - Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu - Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày01/4/2009 Chính phủ sửa đổi bổ sung số điều Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 quản lý sử dụng dấu - Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ Cơng tác văn thư - Ngoài Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ban hành Quyết định 364/QĐ-TTIII ngày 23/11/2009 Quy chế Công tác Văn thư lưu trữ Trung tâm Trưởng phòng Hành chính- Tổ chức người chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III việc quản lý sử dụng dấu Trung tâm Con dấu Trung tâm giao cho cán văn thư giữ đóng dấu Con dấu Trung tâm bảo quản an toàn két sắt (Xem ảnh phụ lục I) Trong trường hợp văn thư vắng mặt phải giao cho người có thẩm quyền quản lý phải đồng ý thủ trưởng quan (có biên bàn giao dấu) Văn thư đóng dấu lên văn có đầy đủ nội dung thể thức, khơng đóng dấu khống Ngun tắc đóng dấu đóng vào 1/3 chữ kí phía bên trái 21 Hiện Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có loại dấu như: Dấu Trung tâm, dấu chức danh (Giám đốc, Phó Giám đốc, Trưởng Phó Phòng Hành - Tổ chức), dấu mật, khẩn, hoả tốc, dấu đến… 22 Chương III Đề xuất nâng cao chất lượng công tác văn thư Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Nhìn chung Cơng tác văn thư Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thực tốt Có kết hợp thực tiễn với lý luận cách nhuần nhuyễn Thứ nhất, lập sổ đăng kí văn Năm 2014 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III nhận 584 văn đến Theo nguyên tắc quan năm nhận 2000 văn phải lập sổ đăng kí tất loại văn đến (trừ văn mật) sổ đăng kí văn mật đến Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III lại đăng kí văn mật tất loại văn vào phần mềm quản lý điều hành văn Thứ hai, theo nguyên tắc quan, tổ chức phải đăng kí văn đi, đến vào sổ đăng kí văn đi, đến đăng kí vào phần mềm quản lý văn điều hành Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đăng kí văn đi, đến vào phần mềm quản lý văn đi, đến mà không lập sổ Như xảy tình trạng tài liệu có cố xảy Thứ ba, Trung tâm không lập sổ chuyển giao văn qua đường Bưu điện đến quan, tổ chức, cá nhân quan mà thấy sổ chuyển giao văn trực tiếp đến Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Mà thực tế cho thấy, quan có quy mơ lớn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thường xuyên phải gửi văn bản, tài liệu qua đường bưu điện bắt buộc phải lập sổ chuyển giao văn qua bưu điện Thứ tư, công tác nộp lưu Hồ sơ vào Lưu trữ lịch sử Theo quy định, tài liệu hành sau 10 năm kể từ ngày công việc kết thúc quan thuộc danh mục nguồn tài liệu nộp lưu phải nộp tài liệu vào quan cấp lưu trữ lịch sử Tuy nhiên, đến thành lập 20 năm (19952015) Trung tâm chưa giao nộp khối tài liệu vào lưu trữ lịch sử mà đặt kho lưu trữ quan 23 3.1 Đề xuất kiến nghị Đối với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III Trong thời gian kiến tập Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, em nhận thấy công tác Văn thư, Trung tâm quan tâm đạo sát Ban Giám đốc, Trưởng Phòng Hành – Tổ chức người tham mưu, giúp việc cho Ban Giám đốc Do vậy, Công tác Văn thư Trung tâm vào nề nếp ngày phát triển, đáp ứng nhu cầu ngày cao khai thác sử dụng tài liệu Cán văn thư,không ngừng nâng cao nghiệp vụ chuyên môn qua đợt tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ Các trang thiết bị, sở vật chất ngày đầu tư đại Tuy nhiên, bên cạnh ưu điểm tồn số hạn chế nhỏ Nên em xin mạnh dạn đưa số đề xuất sau: Về Công tác Văn thư - Về biên chế cán bộ: Bộ phận văn thư bố trí hai cán phụ trách hai có trình độ Trung cấp, điều hạn chế lớn công việc Nhất khối lượng công việc phận văn thư nhiều nên Trung tâm cần bổ sung cán chuyên phụ trách việc photo tài liệu phục vụ độc giả - Soạn thảo ban hành văn bản: Trong trình soạn thảo văn cán văn thư đơn đánh máy lại chưa có khả soạn thảo văn Việc soạn thảo văn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III chủ yếu Trưởng, Phó đơn vị soạn thảo nên cán văn thư cần phải học hỏi thêm để nâng cao trình độ chun mơn soạn thảo văn hành thơng thường - Quản lý giải văn bản: Các cán văn thư thực nghiệp vụ tốt, vào sổ cách cẩn thận, xác nhiên q trình chuyển giao văn đến đơn vị thuộc Trung tâm chậm 24 Trung tâm cần đưa chế tài khen thưởng, kỷ luật để nâng cao ý thức trách nhiệm cán văn thư - Quản lý sử dụng dấu: Việc quản lý sử dụng dấu theo quy định Nhà nước Tuy nhiên cán văn thư đóng dấu mờ, chưa thực ngắn Vì Trung tâm cần bồi dưỡng thêm nghiệp vụ quản lý sử dụng dấu cho cán văn thư Đối với môn văn thư, lưu trữ Khoa, Trường - Kính mong nhà trường, khoa Văn thư – Lưu trữ tạo điều kiện cho chúng em có hội va chạm, tiếp xúc với công việc thực tiễn để chúng em thấy lý luận thực tiễn có khác biệt - Trong q trình học tập, nhà trường nên tổ chức nhiều buổi thực tế quan, đơn vị để sinh viên vừa học lý thuyết, vừa thấy mối liên hệ với thực tiễn Đồng thời tăng thêm niềm đam mê nghề nghiệp từ giúp cho chúng em có ý thức, trách nhiệm cao công việc sau trường Khi đó, kết học tập nâng cao sau chúng em trở thành cán tương lai có triển vọng, đào tạo chuyên nghiệp C PHẦN KẾT LUẬN Qua nghiên cứu đề tài Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, Tuy thời gian khơng nhiều giúp em có trải nghiệm thực tế công 25 tác Văn thư, chuyên ngành mà chúng em theo học Mặc dù tồn số hạn chế định song thực tốt, xứng đáng đơn vị đầu ngành việc thực lưu trữ, bảo quản tài liệu có giá trị lịch sử Quốc gia Qua giúp cho em có kiến thức, kinh nghiệm thực tế có kiến thức làm hành trang cho công việc sau Đợt kiến tập với hướng dẫn tận tình cán bộ, cơng chức, viên chức có trình độ chuyên môn kiến thức sâu rộng nên vướng mắc, khó khăn q trình kiến tập em giải đáp cụ thể Từ đó, giúp cho em có nhìn đầy đủ, sâu sắc kỹ năng, nghiệp vụ mình, cho em học hỏi, bổ sung thêm kiến thức, kết hợp vận dụng so sánh kiến thức học trường vào thực tế làm việc Trung tâm để tạo điều kiện cho giải công việc tốt Ngược lại, bên cạnh đợt kiến tập giúp cho em nhận điểm yếu Vì vậy, em phải phấn đấu học tập để sau trường em góp phần cơng sức nhỏ bé vào cơng tác Văn thư, lưu trữ quan nói riêng ngành Văn thư, lưu trữ Việt Nam nói chung Một lần nữa, em xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc đến tập thể thầy cô Khoa Văn thư – Lưu trữ trang bị cho em kiến thức lý luận chuyên ngành Văn thư, Lưu trữ tập thể cán bộ, công chức, viên chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III tạo điều kiện để em hoàn thành đề tài nghiên cứu này./ PHỤ LỤC 26 Trung tâm Lưu trữ Quốc Gia III 27 ... phận Văn thư, lưu trữ 13 Chương 2: Thực tiễn công tác văn thư, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 2.1 Thực tiễn công tác văn thư Hiện nay, trình hoạt động Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, Công tác Văn. .. hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Lưu trữ quốc gia III 2.1.3 Thực tiễn Công tác Văn thư Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III 2.1.3.1 Soạn thảo ban hành văn Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III... tác Văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho Cơng tác lưu trữ Vì Cơng tác Văn thư Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III trọng đặt lên vị trí hàng đầu 2.1.1 Tổ chức nhân phụ trách Công tác Văn thư Trung tâm