Đang tải... (xem toàn văn)
Kiểm soát nội bộ là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách
Gi i thi u v Ki m sốt N i b và m t s ví d minh ho v th t c ki m sốt - Ph n 1ớ ệ ề ể ộ ộ ộ ố ụ ạ ề ủ ụ ể ầKi m sốt n i b là nh ng ph ng pháp và chính sách đ c thi tể ộ ộ ữ ươ ượ ế k đ ngăn ch n gian l n, gi m thi u sai sót, khuy n khích hi uế ể ặ ậ ả ể ế ệ qu ho t đ ng, và nh m đ t đ c s tn th các chính sách vàả ạ ộ ằ ạ ượ ự ủ quy trình đ c thi t l p. ượ ế ậGI I THI U V KI M SỐT N I BỚ Ệ Ề Ể Ộ ỘL i ích c a h th ng ki m sốt n i b v ng m nhợ ủ ệ ố ể ộ ộ ữ ạM t h th ng ki m sốt n i b v ng m nh s giúp đem l i các l i ích sau cho cơng ty: ộ ệ ố ể ộ ộ ữ ạ ẽ ạ ợ• Đ m b o tính chính xác c a các s li u k tốn và báo cáo tài chính c a cơng ty; ả ả ủ ố ệ ế ủ• Gi m b t r i ro gian l n ho c tr m c p đ i v i cơng ty do bên th ba ho c nhân viên c aả ớ ủ ậ ặ ộ ắ ố ớ ứ ặ ủ cơng ty gây ra; • Gi m b t r i ro sai sót khơng c ý c a nhân viên mà có th gây t n h i cho cơng ty; ả ớ ủ ố ủ ể ổ ạ• Gi m b t r i ro khơng tn th chính sách và quy trình kinh doanh c a cơng ty; và ả ớ ủ ủ ủ• Ngăn ch n vi c ti p xúc nh ng r i ro khơng c n thi t do qu n lý r i ro ch a đ y đ . ặ ệ ế ữ ủ ầ ế ả ủ ư ầ ủThơng th ng, khi cơng ty phát tri n lên thì l i ích c a m t h th ng ki m sốt n i b cũng trườ ể ợ ủ ộ ệ ố ể ộ ộ ở nên to l n h n vì ng i ch cơng ty s g p nhi u khó khăn h n trong vi c giám sát và ki mớ ơ ườ ủ ẽ ặ ề ơ ệ ể sốt các r i ro này n u ch d a vào kinh nghi m giám sát tr c ti p c a b n thân. Đ i v iủ ế ỉ ự ệ ự ế ủ ả ố ớ nh ng cơng ty mà có s tách bi t l n gi a ng i qu n lý và c đơng, m t h th ng ki m sốtữ ự ệ ớ ữ ườ ả ổ ộ ệ ố ể n i b v ng m nh s góp ph n t o nên s tin t ng cao c a c đơng. Xét v đi m này, m tộ ộ ữ ạ ẽ ầ ạ ự ưở ủ ổ ề ể ộ h th ng ki m sốt n i b v ng m nh là m t nhân t c a m t h th ng qu n tr doanh nghi pệ ố ể ộ ộ ữ ạ ộ ố ủ ộ ệ ố ả ị ệ v ng m nh, và đi u này r t quan tr ng đ i v i cơng ty có nhà đ u t bên ngồi. Các nhà đ uữ ạ ề ấ ọ ố ớ ầ ư ầ t s th ng tr giá cao h n cho nh ng cơng ty có r i ro th p h n.ư ẽ ườ ả ơ ữ ủ ấ ơNh ng y u t quan tr ng đ th c hi n thành cơng các bi n pháp ki m sốt n i b ữ ế ố ọ ể ự ệ ệ ể ộ ộVi c th c hi n thành cơng các bi n pháp ki m sốt n i b đòi h i m t s ngun t c chung:ệ ự ệ ệ ể ộ ộ ỏ ộ ố ắ• M t mơi tr ng văn hố nh n m nh đ n s chính tr c, giá tr đ o đ c và phân cơng tráchộ ườ ấ ạ ế ự ự ị ạ ứ nhi m rõ ràng; ệ• Quy trình ho t đ ng và quy trình ki m sốt n i b đ c xác đ nh rõ ràng b ng văn b n vàạ ộ ể ộ ộ ượ ị ằ ả đ c truy n đ t r ng rãi trong n i b cơng ty; ượ ề ạ ộ ộ ộ• Các ho t đ ng r i ro đ c phân tách rõ ràng gi a nh ng nhân viên khác nhau; ạ ộ ủ ượ ữ ữ• T t c các giao d ch ph i đ c th c hi n v i s u quy n thích h p; ấ ả ị ả ượ ự ệ ớ ự ỷ ề ợ• M i nhân viên đ u ph i tn th h th ng ki m sốt n i b ; ọ ề ả ủ ệ ố ể ộ ộ• Trách nhi m ki m tra và giám sát đ c phân tách rõ ràng; ệ ể ượ• Đ nh kỳ ti n hành các bi n pháp ki m tra đ c l p; ị ế ệ ể ộ ậ• M i giao d ch quan tr ng ph i đ c ghi l i d i d ng văn b n; ọ ị ọ ả ượ ạ ướ ạ ả• Đ nh kỳ ph i ki m tra và nâng cao hi u qu c a các bi n pháp ki m sốt n i b .ị ả ể ệ ả ủ ệ ể ộ ộVai trò c a ki m tốn n i b ủ ể ộ ộM t s cơng ty ch n có m t “ki m tốn n i b ” ch u trách nhi m đ m b o h th ng ki m sốtộ ố ọ ộ ể ộ ộ ị ệ ả ả ệ ố ể n i b đ c tn th . Ki m tốn n i b khơng đ c là thành viên cua phòng k tốn vì cácộ ộ ượ ủ ể ộ ộ ượ ế bi n pháp ki m sốt n i b cũng áp d ng cho c phòng k tốn. C th , ki m tốn n i bệ ể ộ ộ ụ ả ế ụ ể ể ộ ộ th ng có trách nhi m ki m tra: ườ ệ ể• vi c tn th các quy trình và chính sách, v n là m t ph n c a h th ng ki m sốt n i bệ ủ ố ộ ầ ủ ệ ố ể ộ ộ c a cơng ty;ủvi c tn th các chính sách và quy trình k tốn cũng nh vi c đánh giá tính chính xác c aệ ủ ế ư ệ ủ các báo cáo tài chính và báo cáo qu n tr ; và ả ị• xác đ nh các r i ro, các v n đ và ngu n g c c a vi c kém hi u qu và xây d ng k ho chị ủ ấ ề ồ ố ủ ệ ệ ả ự ế ạ gi m thi u nh ng đi u này. ả ể ữ ềKi m tốn n i b báo cáo tr c ti p lên T ng Giám đ c ho c H i đ ng Qu n tr . Do đó, v i m tể ộ ộ ự ế ổ ố ặ ộ ồ ả ị ớ ộ ki m toán n i b làm vi c hi u qu , h th ng ki m soát n i b c a công ty s liên t c đ cể ộ ộ ệ ệ ả ệ ố ể ộ ộ ủ ẽ ụ ượ ki m tra và hoàn thi n. ể ệTheo Lu t Doanh nghi p Vi t Nam, công ty trách nhi m h u h n và công ty c ph n có trên 11ậ ệ ệ ệ ữ ạ ổ ầ c đông ph i có Ban Ki m soát. M c dù vai trò và quy n h n c a Ban Ki m soát theo Lu tổ ả ể ặ ề ạ ủ ể ậ Doanh nghi p không rõ ràng m t m c nào đó, nh ng có kh năng Ban Ki m soát đóng vaiệ ở ộ ứ ư ả ể trò c a ki m toán n i b nh miêu t trên.ủ ể ộ ộ ư ảCác c u ph n c a m t H th ng ki m soát n i b theo COSOấ ầ ủ ộ ệ ố ể ộ ộ- Môi tr ng Ki m soát (Control Environment):ườ ể T o ra n n t ng cho các c u ph n khác c a Hạ ề ả ấ ầ ủ ệ th ng ki m soát n i b thông qua vi c thi t l p các chính sách ki m soát trong công ty.ố ể ộ ộ ệ ế ậ ể- Đánh ra r i ro ki m soát (Risk Assessment):ủ ể Nh n bi t và phân tích các r i ro liên quan đ nậ ế ủ ế m c tiêu kinh doanh c a công ty.ụ ủ- Ho t đ ng ki m soát (Control Activities):ạ ộ ể Toàn b các chính sách và th t c đ c th c hi nộ ủ ụ ượ ự ệ nh m tr giúp ban giám đ c công ty phát hi n và ngăn ng a r i ro đ đ t đ c m c tiêu kinhằ ợ ố ệ ừ ủ ể ạ ượ ụ doanh- H th ng thông tin, giao ti p (Information and Communication):ệ ố ế Là h th ng tr giúp vi c traoệ ố ợ ệ đ i thông tin, m nh l nh và chuy n giao k t qu trong công ty, nó cho phép t ng nhân viênổ ệ ệ ể ế ả ừ cũng nh ng t ng c p qu n lý th c hi n t t nhi m v c a mình.ư ừ ấ ả ự ệ ố ệ ụ ủ- Ho t đ ng ki m soát (Monitoring):ạ ộ ể là m t quá trình đánh giá tính hi u qu c a h th ng ki mộ ệ ả ủ ệ ố ể soát n i b , tr giúp xem xét h th ng ki m soát có đ c v n hành m t cách tr n chu, hi uộ ộ ợ ệ ố ể ượ ậ ộ ơ ệ qu .ảMô hình H th ng ki m soát n i b theo COSO:ệ ố ể ộ ộ Ví d minh h a v th t c ki m soát: Ph n 2 - Ki m soát Bán hàng và Giao hàngụ ọ ề ủ ụ ể ầ ểBán hàng, giao hàng là m t khâu quan tr ng đ i v i b t kỳ doanhộ ọ ố ớ ấ nghi p nào. Theo báo cáo c a Mekongcapital, chúng ta xem xét m tệ ủ ộ s r i ro có th x y ra và các th t c nh m ngăn ng a và h n chố ủ ể ả ủ ụ ằ ừ ạ ế r i ro đ i v i chu trình bán hàng và giao hàng. ủ ố ớCam k t h p lý v l ch giao hàng ế ợ ề ịR i roủĐ i ngũ nhân viên bán hàng có th làm cho công ty cam k t m t l ch giao hàng mà nhà máyộ ể ế ộ ị không th đáp ng. ể ứGi i pháp ảCông ty nên áp d ng m t cách th c là nhân viên bán hàng c n nh n đ c t tr c s phêụ ộ ứ ầ ậ ượ ừ ướ ự duy t c a phòng k ho ch s n xu t tr c khi cam k t v ngày giao hàng ho c m t cách th cệ ủ ế ạ ả ấ ướ ế ề ặ ộ ứ khác là phòng k ho ch s n xu t đ nh kỳ trình lên phòng kinh doanh b n báo cáo v công su tế ạ ả ấ ị ả ề ấ s n xu t còn l i. ả ấ ạNh n đ n đ t hàng đúng v i đi u kho n và đi u ki n ậ ơ ặ ớ ề ả ề ệR i ro ủĐ n đ t hàng có th đ c ch p nh n mà có nh ng đi u kho n ho c đi u ki n không chínhơ ặ ể ượ ấ ậ ữ ề ả ặ ề ệ xác ho c t khách hàng không đ c phê duy t. ặ ừ ượ ệGi i pháp ảCông ty nên có m u đ n đ t hàng chu n và m u này nên đ c đánh s tr c và ph i đ cẫ ơ ặ ẩ ẫ ượ ố ướ ả ượ ng i có th m quy n ký duy t khi ch p nh n đ n đ t hàng. Đ n này nên ph n ánh c th : ườ ẩ ề ệ ấ ậ ơ ặ ơ ả ụ ể• quy trình bán hàng liên quan; • t ng đi u kho n, đi u ki n và quy cách c th mà có th khác nhau gi a các đ n hàng khácừ ề ả ề ệ ụ ể ể ữ ơ nhau; • đã ki m tra v vi c xác nh n v tình tr ng còn hàng và l ch giao hàng; và ể ề ệ ậ ề ạ ị• đã ki m tra ch t l ng tín d ng c a khách hàng, ho c, đ i v i nh ng khách hàng m i thì c nể ấ ượ ụ ủ ặ ố ớ ữ ớ ầ có s phê duy t c a b ph n ki m tra tín d ng ho c cán b ph trách ki m tra ch t l ng tínự ệ ủ ộ ậ ể ụ ặ ộ ụ ể ấ ượ d ng khách hàng. ụÁp d ng nh ng chính sách bán ch u và ki m tra ch t l ng tín d ng h p lý ụ ữ ị ể ấ ượ ụ ợR i ro ủNhân viên bán hàng có th c p quá nhi u h n m c bán ch u cho khách hàng đ đ y m nhể ấ ề ạ ứ ị ể ẩ ạ doanh s bán hàng và do đó làm cho công ty ph i ch u r i ro tín d ng quá m c. ố ả ị ủ ụ ứGi i pháp ảNg i ho c phòng ch u trách nhi m phê duy t h n m c bán ch u nên đ c tách bi t kh iườ ặ ị ệ ệ ạ ứ ị ượ ệ ỏ ng i ho c phòng ch u trách nhi m bán hàng. H n n a, công ty nên xác đ nh rõ ràng nh ngườ ặ ị ệ ơ ữ ị ữ chính sách bán ch u ph n ánh r i ro tín d ng liên quan đ n thông tin v khách hàng. Trongị ả ủ ụ ế ề đi u ki n lý t ng, công ty nên có m t h th ng ki m tra ch t l ng tín d ng c a khách hàng.ề ệ ưở ộ ệ ố ể ấ ượ ụ ủ Nhìn chung, công ty nên áp d ng h n m c bán ch u ch t tr h n đ i v i nh ng khách hàng chụ ạ ứ ị ặ ẽ ơ ố ớ ữ ỉ giao d ch m t l n và nh ng khách hàng nh , vì nhóm khách hàng này th ng có r i ro khôngị ộ ầ ữ ỏ ườ ủ tr đ c n l n h n nh ng khách hàng l n và th ng xuyên. Vì các công ty Vi t Nam có thả ượ ợ ớ ơ ữ ớ ườ ệ ể có khó khăn trong vi c ki m tra ch t l ng tín d ng c a khách hàng n c ngoài, chúng tôi g iệ ể ấ ượ ụ ủ ướ ợ ý các công ty nên luôn luôn dùng L/C đ i v i khách hàng n c ngoài và ngân hàng phát hànhố ớ ướ L/C ph i l n và có uy tín. ả ớGiao chính xác s l ng và lo i s n ph m cho đúng khách hàng ố ượ ạ ả ẩR i ro ủCông ty có th giao cho khách hàng s l ng hàng ho c quy cách không chính xác làm choể ố ượ ặ khách hàng phàn nàn, không ch p nh n hàng hoá đã giao ho c d n đ n nh ng chi phí phấ ậ ặ ẫ ế ữ ụ thêm không c n thi t, ch ng h n nh giao hàng thêm l n n a ho c phí v n chuy n ph thêm. ầ ế ẳ ạ ư ầ ữ ặ ậ ể ụGi i pháp ảB ph n giao hàng nên l u gi nhi u liên c a phi u giao hàng. Các phi u giao hàng c n đ cộ ậ ư ữ ề ủ ế ế ầ ượ đánh s tr c và c n đ c l p d a trên đ n đ t hàng đã đ c phê duy t. Phi u giao hàng làố ướ ầ ượ ậ ự ơ ặ ượ ệ ế m t b n ghi v s l ng hàng đã giao và cung c p các thông tin c n thi t đ cho ng i v nộ ả ề ố ượ ấ ầ ế ể ườ ậ chuy n n i b c a công ty ho c công ty v n chuy n bên ngoài có th ti n hành giao hàng.ể ộ ộ ủ ặ ậ ể ể ế N u có th áp d ng đ c, phi u giao hàng nên có tham chi u chéo đ n phi u đóng gói tr cế ể ụ ượ ế ế ế ế ướ khi v n chuy n1. Ngoài ra, n u Công ty s d ng dãy s ho c mã v ch thì phi u giao hàng nênậ ể ế ử ụ ố ặ ạ ế có tham chi u chéo đ n dãy s ho c mã v ch đó. Cu i cùng, phi u giao hàng ph i đ cế ế ố ặ ạ ố ế ả ượ khách hàng ký đ công ty có b ng ch ng v khách hàng đã th c t nh n đ c hàng và ch pể ằ ứ ề ự ế ậ ượ ấ nh n hàng đó. ậL p hoá đ n chính xác ậ ơR i ro ủNhân viên l p hoá đ n có th quên l p m t s hoá đ n cho hàng hoá đã giao, l p sai hoá đ nậ ơ ể ậ ộ ố ơ ậ ơ ho c l p m t hoá đ n thành hai l n ho c l p hoá đ n kh ng trong khi th c t không giaoặ ậ ộ ơ ầ ặ ậ ơ ố ự ế hàng. Gi i pháp ảHoá đ n ch nên l p căn c vào: ơ ỉ ậ ứ1) phi u giao hàng đã đ c khách hàng ký nh n; ế ượ ậ2) đ n đ t hàng đã đ c đ i chi u v i phi u giao hàng; và ơ ặ ượ ố ế ớ ế3) h p đ ng giao hàng, n u có.ợ ồ ếCông ty nên ghi l i trên hoá đ n ho c trên s sách k toán s tham chi u đ n phi u giao hàngạ ơ ặ ổ ế ố ế ế ế ho c mã s đ n đ t hàng đ giúp ki m tra tham chi u. Công ty nên s d ng m t danh sáchặ ố ơ ặ ể ể ế ử ụ ộ giá bán đã đ c phê duy t đ giúp cho vi c ghi chính xác giá bán trên hoá đ n. M t ng i đ cượ ệ ể ệ ơ ộ ườ ộ l p nh k toán thu ho c ki m toán n i b nên ti n hành ki m tra giá bán và vi c c ng trậ ư ế ế ặ ể ộ ộ ế ể ệ ộ ừ trên hoá đ n theo cách ho c là ng u nhiên ho c là đ i v i nh ng hoá đ n v t quá m t giá trơ ặ ẫ ặ ố ớ ữ ơ ượ ộ ị nh t đ nh. ấ ịH ch toán đ y đ và chính xác bán hàng b ng ti n m t ạ ầ ủ ằ ề ặR i ro ủTh qu ho c nhân viên thu ngân có th ăn c p ti n m t khách hàng thanh toán tr c khiủ ỹ ặ ể ắ ề ặ ướ kho n ti n m t đó đ c ghi nh n là doanh thu. ả ề ặ ượ ậGi i pháp ảVi c s d ng hoá đ n m i khi giao hàng cùng v i h th ng theo dõi hàng t n kho và ki m khoệ ử ụ ơ ỗ ớ ệ ố ồ ể đ nh kỳ s giúp đ m b o phát hi n ra nh ng giao d ch bán hàng mà không h ch toán. M iị ẽ ả ả ệ ữ ị ạ ố nguy hi m c a vi c b phát hi n s làm gi m đ ng l c th qu hay nhân viên thu ngân ăn c pể ủ ệ ị ệ ẽ ả ộ ự ủ ỹ ắ ti n. Khuy n khích khách hàng thanh toán b ng chuy n kho n qua ngân hàng cũng giúp làmề ế ằ ể ả gi m b t r i ro và các chi phí hành chính liên quan đ n bán hàng b ng ti n m t. Vi c s d ngả ớ ủ ế ằ ề ặ ệ ử ụ máy đ m ti n đi n t ho c máy phát hành hoá đ n các đi m bán hàng trong m t s tr ngế ề ệ ử ặ ơ ở ể ộ ố ườ h p cũng giúp ích vì các máy này in ra biên lai cho khách hàng và b n ghi n i b v giao d chợ ả ộ ộ ề ị trên t p tin máy tính ho c băng t đ c khoá trong máy. T p tin ho c băng t không đ c đệ ặ ừ ượ ệ ặ ừ ượ ể cho th qu ti p c n. Công ty nên ti n hành ki m tra đ c l p v ti n m t t i qu so v i t ng sủ ỹ ế ậ ế ể ộ ậ ề ề ặ ạ ỹ ớ ổ ố ti n mà th qu ghi chép ho c t ng s ti n in ra t máy đ m ti n ho c máy phát hành hoáề ủ ỹ ặ ổ ố ề ừ ế ề ặ đ n. Cu i cùng, nên tách bi t ch c năng ghi chép vi c thu ti n t i đi m bán hàng và ch cơ ố ệ ứ ệ ề ạ ể ứ năng h ch toán thu ti n trên tài kho n. ạ ề ảVí d minh h a v th t c ki m soát: Ph n 3 - Ki m soát Mua hàngụ ọ ề ủ ụ ể ầ ểBáo cáo c a Mekongcapital cho phép các doanh nghi p phát hi n và có bi nủ ệ ệ ệ pháp ngăn ng a r i ro trong khâu mua hàng hoá v t t . Nó giúp ngăn ch nừ ủ ậ ư ặ gian l n trong vi c đ t hàng, nh n hoa h ng c a nhân viên ph trách muaậ ệ ặ ậ ồ ủ ụ hàng. Ch ng i có th m quy n m i l p phi u đ ngh mua hàng ỉ ườ ẩ ề ớ ậ ế ề ịR i roủNg i không có th m quy n có th v n đ ngh mua hàng đ c.ườ ẩ ề ể ẫ ề ị ượGi i pháp ảCông ty nên chu n hoá và đánh s tr c các phi u đ ngh mua hàng c aẩ ố ướ ế ề ị ủ t ng phòng ban đ ngh mua hàng nh là m t bi n pháp ki m soát cácừ ề ị ư ộ ệ ể phi u đ ngh mua hàng hi n t i đ đ m b o r ng hàng đ ngh muaế ề ị ệ ạ ể ả ả ằ ề ị đ c đ t hàng và hàng đ c nh n chính xác. Phi u này ph i đ c ng iượ ặ ượ ậ ế ả ượ ườ có th m quy n ký duy t và ph i đ c đ i chi u đ n tài kho n trên sẩ ề ệ ả ượ ố ế ế ả ổ cái đ ng i đ ngh mua hàng có trách nhi m v ngân sách chi. Vi cể ườ ề ị ệ ề ệ mua hàng ch đ c ti n hành khi trình phi u đ ngh mua hàng đ c uỉ ượ ế ế ề ị ượ ỷ quy n. ềNgăn ch n gian l n trong vi c đ t hàng nhà cung c p ặ ậ ệ ặ ấR i ro ủNhân viên mua hàng gian l n trong vi c đ t hàng ch ng h n đ t hàng màậ ệ ặ ẳ ạ ặ nhân viên này s d ng cho m c đích riêng và có th trình hoá đ n đử ụ ụ ể ơ ể đ c thanh toán liên quan đ n kho n mua hàng h c u đó. ượ ế ả ư ấGi i pháp ảNên tách bi t ch c năng đ ngh mua hàng và ch c năng đ t hàng. Nóiệ ứ ề ị ứ ặ cách khác, m i vi c mua hàng ch do phòng thu mua ti n hành và phòngọ ệ ỉ ế thu mua ph i đ c l p v i các phòng khác. Phòng thu mua ch nên đ tả ộ ậ ớ ỉ ặ hàng nhà cung c p khi nh n đ c phi u đ ngh mua hàng tiêu chu n đãấ ậ ượ ế ề ị ẩ đ c ng i có th m quy n ký duy t. Đ n đ t hàng ph i đ c đánh sượ ườ ẩ ề ệ ơ ặ ả ượ ố tr c và tham chi u đ n s c a phi u đ ngh mua hàng, và cung c pướ ế ế ố ủ ế ề ị ấ các thông tin liên quan đ n hàng hoá/d ch v , s l ng, giá c , quy cách,ế ị ụ ố ượ ả v.v…. Các liên c a đ n đ t hàng này nên đ c chuy n đ n phòng nh nủ ơ ặ ượ ể ế ậ hàng, phòng k toán và phòng đ ngh mua hàng đ giúp ki m tra nh nế ề ị ể ể ậ hàng và thanh toán sau đó. Ki m soát vi c nh n ti n hoa h ng không đ c phép t nhà cungể ệ ậ ề ồ ượ ừ c p ấR i ro ủNhân viên mua hàng có th ch n nhà cung c p mà không bán hàngể ọ ấ hoá/d ch v phù h p nh t ho c m c giá th p nh t có th vì nhân viênị ụ ợ ấ ặ ở ứ ấ ấ ể này nh n ti n hoa h ng không đ c phép t nhà cung c p. ậ ề ồ ượ ừ ấGi i pháp ảCông ty nên áp d ng cách th c đòi h i ít nh t ba báo giá t ba nhà cungụ ứ ỏ ấ ừ c p đ c l p đ i m i khi mua hàng ho c v i m i kho n mua hàng trênấ ộ ậ ố ỗ ặ ớ ỗ ả m t m c nào đó. Công ty nên hoán đ i v trí các nhân viên mua hàng độ ứ ổ ị ể tránh tình tr ng m t ng i có quan h v i m t s nhà cung c p nh tạ ộ ườ ệ ớ ộ ố ấ ấ đ nh trong m t th i gian dài. Ngoài ra, công ty nên áp d ng m t chínhị ộ ờ ụ ộ sách k lu t ch t ch khi phát hi n nhân viên nh n ti n hoa h ng khôngỷ ậ ặ ẽ ệ ậ ề ồ đ c phép và nên đ nh kỳ ti n hành ki m tra vi c này. Công ty cũng nênượ ị ế ể ệ áp d ng cách th c mà các phòng đ ngh mua hàng đ nh kỳ cho ý ki nụ ứ ề ị ị ế ph n h i v ho t đ ng c a phòng thu mua. ả ồ ề ạ ộ ủNh n đúng hàng ậR i ro ủNhân viên nh n hàng có th nh n sai hàng - ch ng h n nh hàng hoá saiậ ể ậ ẳ ạ ư v s l ng, ch t l ng hay quy cách.ề ố ượ ấ ượGi i pháp ảNên tách bi t ch c năng nh n hàng v i ch c năng đ ngh mua hàng, khiệ ứ ậ ớ ứ ề ị có th đ c, và ch c năng đ t hàng. Nhân viên nh n hàng, th ng là thể ượ ứ ặ ậ ườ ủ kho m t s công ty, ch nên nh n hàng khi đã nh n đ c đ n đ t hàngở ộ ố ỉ ậ ậ ượ ơ ặ h p l do phòng thu mua g i đ n. Nh ng biên b n nh n hàng đ c đánhợ ệ ử ế ữ ả ậ ượ s t tr c nên đ c l p m i khi nh n hàng t nhà cung c p. Nhân viênố ừ ướ ượ ậ ỗ ậ ừ ấ nh n hàng nên th c hi n các bi n pháp thích h p đ đo l ng hàng hoáậ ự ệ ệ ợ ể ườ nh m đ m b o hàng hoá th c nh n đ ng nh t v i đ n đ t hàng v t ngằ ả ả ự ậ ồ ấ ớ ơ ặ ề ừ quy cách. M t nhân viên ki m tra ch t l ng đ c l p nên h tr vi cộ ể ấ ượ ộ ậ ỗ ợ ệ nh n hàng n u các quy cách quá ph c t p mà nhân viên nh n hàng khôngậ ế ứ ạ ậ th đánh giá chính xác đ c. Biên b n nh n hàng nên có m t m c ch rõể ượ ả ậ ộ ụ ỉ đã ki m tra ch t l ng, n u th y phù h p. M t liên c a biên b n nh nể ấ ượ ế ấ ợ ộ ủ ả ậ hàng sau khi đã hoàn thành và ký xong nên đ c g i cho phòng k toánượ ử ế đ làm ch ng t h ch toán và g i cho phòng đ ngh mua hàng đ làmể ứ ừ ạ ử ề ị ể b ng ch ng v quy trình mua hàng đã hoàn thành. ằ ứ ềNgăn ch n hoá đ n đúp ho c hoá đ n gi do nhà cung c p phátặ ơ ặ ơ ả ấ hành R i ro ủNhà cung c p có th phát hành và g i hoá đ n ghi sai s l ng, giá trấ ể ử ơ ố ượ ị ho c phát hành hoá đ n đúp. ặ ơGi i pháp ảKhi công ty nh n đ c hoá đ n c a nhà cung c p, t t c các hoá đ n nênậ ượ ơ ủ ấ ấ ả ơ đ c đánh s theo th t đ vi c sau đó vi c ki m tra v tính liên t cượ ố ứ ự ể ệ ệ ể ề ụ c a các s hoá đ n có th giúp xác đ nh vi c t t c các hoá đ n nh nủ ố ơ ể ị ệ ấ ả ơ ậ đ c đã đ c h ch toán. M t bi n pháp ki m soát t t cũng bao g mượ ượ ạ ộ ệ ể ố ồ vi c đóng d u lên hoá đ n đ ghi rõ s tham chi u c a đ n đ t hàng vàệ ấ ơ ể ố ế ủ ơ ặ biên b n nh n hàng, mã tài kho n, n u phù h p, và tên vi t t t c a nhânả ậ ả ế ợ ế ắ ủ viên th c hi n vi c ki m tra này. Vi c này s giúp ích cho quá trình đ iự ệ ệ ể ệ ẽ ố chi u ch ng t . K toán nên ki m tra các chi ti t c a hoá đ n so v i đ nế ứ ừ ế ể ế ủ ơ ớ ơ đ t hàng và biên b n giao hàng liên quan và l u gi chung các ch ng tặ ả ư ữ ứ ừ này. Vi c này đ m b o là t t c các hoá đ n, v n là c s đ thanh toánệ ả ả ấ ả ơ ố ơ ở ể cho nhà cung c p, s liên quan đ n nh ng giao d ch mua hàng h p l vàấ ẽ ế ữ ị ợ ệ nh n đúng hàng. ậThanh toán mua hàng chính xác R i ro ủKhi thanh toán b ng séc, u nhi m chi ho c b ng phi u chi ti n m t cóằ ỷ ệ ặ ằ ế ề ặ th có thanh toán nh m nhà cung c p, ho c v i ch ký đ c u quy nể ầ ấ ặ ớ ữ ượ ỷ ề không đúng, ho c đ xu t thanh toán các kho n gi m o ho c cho ng iặ ề ấ ả ả ạ ặ ườ gi m o ho c hoá đ n b thanh toán hai l n li n. ả ạ ặ ơ ị ầ ềGi i pháp ả Phòng k toán, ho c đ i v i m t s công ty là b ph n công n ph i trế ặ ố ớ ộ ố ộ ậ ợ ả ả c a phòng k toán, nên l u gi m t danh sách các ngày đ n h n thanhủ ế ư ữ ộ ế ạ toán. Khi đ n h n, k toán ph i trình không ch hoá đ n mà c đ n đ tế ạ ế ả ỉ ơ ả ơ ặ hàng và biên b n nh n hàng cho ng i có th m quy n ký duy t thanhả ậ ườ ẩ ề ệ toán. Phòng mua hàng nên có trách nhi m thông báo cho phòng k toánệ ế v b t kỳ thay đ i gì liên quan đ n vi c mua hàng mà có th d n đ nề ấ ổ ế ệ ể ẫ ế thay đ i thanh toán, ch ng h n nh th i h n thanh toán, chi t kh u, hàngổ ẳ ạ ư ờ ạ ế ấ mua b tr l i, v.v… Ngoài ra, b t kỳ thay đ i nào nh th c n s uị ả ạ ấ ổ ư ế ầ ự ỷ quy n thích h p tr c khi thay đ i vi c thanh toán. T t c các séc, uề ợ ướ ổ ệ ấ ả ỷ nhi m chi và phi u chi ti n m t nên đ c đánh s tr c. Hoá đ n đãệ ế ề ặ ượ ố ướ ơ thanh toán nên đ c đóng d u “Đã thanh toán” ượ ấVí d minh ho v th t c ki m soát: Ph n 4 - Ki m soát Hàng t n kho và Tài s n Cụ ạ ề ủ ụ ể ầ ể ồ ả ố đ nhịHàng t n kho và tài s n c đ nh là hai c u ph n quan tr ng t o nênồ ả ố ị ấ ầ ọ ạ Doanh nghi p. Hàng t n kho th hi n v n l u đ ng, tài s n c đ nhệ ồ ể ệ ố ư ộ ả ố ị là bi u hi n c a v n c đ nh c a doanh nghi p. Vi c qu n lý hàngể ệ ủ ố ố ị ủ ệ ệ ả t n kho và tài s n c đ nh là v n đ r t quan tr ng đ i v i cácồ ả ố ị ấ ề ấ ọ ố ớ doanh nghi p. Báo cáo c a Mekongcapital giúp chúng ta có nh ngệ ủ ữ hi u bi t trong v n đ này. ể ế ấ ềB o v hàng t n kho ả ệ ồR i ro ủHàng t n kho có th b m t c p và vi c m t c p có th đ c che d u. M t kh năng khác làồ ể ị ấ ắ ệ ấ ắ ể ượ ấ ộ ả công nhân có th hu b ho c d u kín nh ng s n ph m có l i đ tránh b ph t v nh ng s nể ỷ ỏ ặ ấ ữ ả ẩ ỗ ể ị ạ ề ữ ả ph m đó. ẩGi i pháp ảNên tách bi t ch c năng l u gi s sách hàng t n kho (k toán hàng t n kho) kh i ch c năngệ ứ ư ữ ổ ồ ế ồ ỏ ứ trông gi hàng t n kho (th qu ). ữ ồ ủ ỹNên c t gi v t t và thành ph m vào n i có khoá và ch ng i có th m quy n m i có khoáấ ữ ậ ư ẩ ơ ỉ ườ ẩ ề ớ m ch đó. ở ỗGi ng nh cách ki m soát ti n m t, m i hàng hoá nh p và xu t t kho hàng ph i có phi uố ư ể ề ặ ọ ậ ấ ừ ả ế nh p và xu t hàng và phi u này ph i đ c th kho ký. Các phi u này s đ c dùng làm ch ngậ ấ ế ả ượ ủ ế ẽ ượ ứ t h ch toán cùng v i các ch ng t khác, khi phù h p, đ th kho c p nh t s kho và đ kừ ạ ớ ứ ừ ợ ể ủ ậ ậ ổ ể ế toán hàng t n kho h ch toán chính xác s hàng t n kho trong s cái và s ph . ồ ạ ố ồ ổ ổ ụTh kho ch nên đ ng ý xu t hàng khi có ch th c a ng i có th m quy n và ch th này ph iủ ỉ ồ ấ ỉ ị ủ ườ ẩ ề ỉ ị ả đ c vi t thành văn b n v i ch ký có th m quy n. Ch th này có th k t h p v i phi u xu tượ ế ả ớ ữ ẩ ề ỉ ị ể ế ợ ớ ế ấ hàng. Hàng t n kho, bao g m c s n ph m d dang, ph i đ c dán nhãn và theo dõi quy mô lôồ ồ ả ả ẩ ở ả ượ ở hàng nh nh t có th đ c và m i công đo n s n xu t nh nh t có th đ c – đ có th dỏ ấ ể ượ ở ỗ ạ ả ấ ỏ ấ ể ượ ể ể ễ dàng phát hi n ra b t kỳ hàng hoá nào th t l c. H th ng theo dõi th ng bao g m s sách kệ ấ ấ ạ ệ ố ườ ồ ổ ế toán, s sách s n xu t và m t s lo i nhãn ho c mã v ch trên hàng hoá. Khi di chuy n s nổ ả ấ ộ ố ạ ặ ạ ể ả ph m d dang gi a các đ a đi m ho c công đo n s n xu t, phi u l u chuy n s n ph m c nẩ ở ữ ị ể ặ ạ ả ấ ế ư ể ả ẩ ầ đ c chuy n giao gi a các t tr ng c a các đ a đi m ho c công đo n s n xu t đó. ượ ể ữ ổ ưở ủ ị ể ặ ạ ả ấ Ít nh t là hàng tháng công ty nên ti n hành ki m kê hàng t n kho và đ i chi u v i s kho và sấ ế ể ồ ố ế ớ ổ ổ sách k toán. B t kỳ chênh l ch nào cũng ph i đ c đi u tra k càng. ế ấ ệ ả ượ ề ỹL u gi b n đăng ký tài s n c đ nh đ y đ ư ữ ả ả ố ị ầ ủR i ro ủCác giao d ch mua và thanh lý tài s n c đ nh có th b h ch toán sai. Đi u này d n đ n saiị ả ố ị ể ị ạ ề ẫ ế các s d tài s n c đ nh trên b ng cân đ i k toán, làm méo mó các h s ho t đ ng liênố ư ả ố ị ả ố ế ệ ố ạ ộ quan đ n tài s n ho c tính sai kh u hao tài s n c đ nh. ế ả ặ ấ ả ố ịGi i pháp ảPhòng k toán nên l u gi b n đăng ký tài s n c đ nh nh là s ph ghi chi ti t t ng h ngế ư ữ ả ả ố ị ư ổ ụ ế ừ ạ m c tài s n c đ nh. Các thông tin c b n c a m t b n đăng ký tài s n c đ nh là nguyên giáụ ả ố ị ơ ả ủ ộ ả ả ố ị t ng tài s n và giá tr tăng thêm hay thay đ i, và kh u hao lu k c a tài s n đó. Các thông tinừ ả ị ổ ấ ỹ ế ủ ả khác bao g m mã s , v trí đ t đ , ngày mua/thanh lý, nhà cung c p ho c nhà s n xu t. S dồ ố ị ặ ể ấ ặ ả ấ ố ư trên b n đăng ký tài s n c đ nh ph i đ c đ i chi u đ nh kỳ v i giá tr ròng c a các tài kho nả ả ố ị ả ượ ố ế ị ớ ị ủ ả tài s n c đ nh trên s cái.ả ố ị ổÍt nh t là hàng năm, công ty nên ti n hành ki m kê t t c tài s n c đ nh, và đ i chi u sấ ế ể ấ ả ả ố ị ố ế ố l ng ki m kê th c t v i b n đăng ký tài s n c đ nh. Vi c ki m kê và đ i chi u cũng ph i tìmượ ể ự ế ớ ả ả ố ị ệ ể ố ế ả ra b t kỳ tài s n nào không s d ng, h h ng hay đã kh u hao đ mà v n còn ti p t c tínhấ ả ử ụ ư ỏ ấ ủ ẫ ế ụ kh u hao. Nh ng b n sao c a b n đăng ký tài s n c đ nh nên đ c g i cho phòng hànhấ ữ ả ủ ả ả ố ị ượ ử chính và b ph n mà tài s n c đ nh đ t đó vì đi u này giúp các b ph n trong vi c b o vộ ậ ả ố ị ặ ở ề ộ ậ ệ ả ệ các tài s n này hàng ngày. ảNgoài ra, nên có m t h th ng đ c p nh t b n đăng ký tài s n c đ nh đ c k p th i thôngộ ệ ố ể ậ ậ ả ả ố ị ượ ị ờ qua s ph i h p gi a các b ph n này v i phòng k toán. ự ố ợ ữ ộ ậ ớ ếVí d minh ho v th t c ki m soát: Ph n 5 - Ki m soát Ti n m t và Tài kho n Ngânụ ạ ề ủ ụ ể ầ ể ề ặ ả hàngTi n là khâu tr ng y u đ i v i b t kỳ doanh nghi p nào. Vi c qu nề ọ ế ố ớ ấ ệ ệ ả lý t t ti n m t và tài kho n ngân hàng s gi m thi u r i ro v khố ề ặ ả ẽ ả ể ủ ề ả năng thanh toán cũng nh tăng hi u qu s d ng đ ng ti n c aư ệ ả ử ụ ồ ề ủ doanh nghi p. Chúng tôi gi i thi u báo cáo c a Mêkôngcapital vệ ớ ệ ủ ề m t s th t c ki m soát Ti n m t và Tài kho n Ngân hàng. ộ ố ủ ụ ể ề ặ ảKi m soát ti n m t ể ề ặR i roủTi n m t có th b s d ng sai m c đích ho c m t c p. ề ặ ể ị ử ụ ụ ặ ấ ắGi i pháp ảNên có m t h th ng nh là s qu đ hàng ngày th qu ghi chép thu và chi ti n m t. ộ ệ ố ư ổ ỹ ể ủ ỹ ề ặNgoài ra, ti n m t ch đ c rút ra kh i qu khi có phi u chi đ c phê duy t và thu ti n m t ph iề ặ ỉ ượ ỏ ỹ ế ượ ệ ề ặ ả đi kèm v i phi u thu đ c phê duy t. ớ ế ượ ệNên có h n m c thanh toán ti n m t và m i kho n thanh toán v t quá m t m c nh t đ nhạ ứ ề ặ ọ ả ượ ộ ứ ấ ị ph i đ c thanh toán qua tài kho n ngân hàng. Vào m t th i đi m ch nên có m t ng i ti pả ượ ả ộ ờ ể ỉ ộ ườ ế c n ti n m t và ti n m t ph i đ c c t gi trong h p có khoá. ậ ề ặ ề ặ ả ượ ấ ữ ộBút toán giao d ch ti n m t ph i đ c m t nhân viên riêng bi t l p và nhân viên này khôngị ề ặ ả ượ ộ ệ ậ đ c ti p c n ho c có ch c năng trông gi ti n m t. S d ti n m t trên s cái c n đ c đ iượ ế ậ ặ ứ ữ ề ặ ố ư ề ặ ổ ầ ượ ố chi u hàng ngày v i s qu ti n m t do th qu l p. ế ớ ổ ỹ ề ặ ủ ỹ ậ Đ i chi u ngân hàngố ế R i ro ủCông ty có th không ngăn ch n ho c phát hi n k p th i các kho n chuy n kho n ho c rút ti nể ặ ặ ệ ị ờ ả ể ả ặ ề ngân hàng có gian l n ho c có l i. ậ ặ ỗGi i pháp ảK toán ngân hàng nên th c hi n vi c đ i chi u s d trên s ph ngân hàng v i s d trên sế ự ệ ệ ố ế ố ư ổ ụ ớ ố ư ổ sách k toán c a công ty. Vi c đ i chi u này nên đ c m t ng i có th m quy n ki m tra vàế ủ ệ ố ế ượ ộ ườ ẩ ề ể ng i này không đ c tham gia vào vi c x lý ho c h ch toán thu chi ti n. Ngoài ra, vi c đ iườ ượ ệ ử ặ ạ ề ệ ố chi u này nên đ c ti n hành đ nh kỳ, ít nh t là hàng tháng. B t kỳ chênh l ch nào cũng nênế ượ ế ị ấ ấ ệ đ c đ i chi u v i các kho n ti n g i ch a đ c ngân hàng x lý ho c các séc đã phát hànhượ ố ế ớ ả ề ử ư ượ ử ặ nh ng ch a trình ngân hàng và b t kỳ kho n m c nào không đ i chi u đ c c n ph i báo cáoư ư ấ ả ụ ố ế ượ ầ ả ngay cho K toán Tr ng ho c Giám đ c Tài chính đ có bi n pháp x lý. ế ưở ặ ố ể ệ ửKi m soát nhân viên th c hi n vi c chuy n kho n/rút ti n ngân hàng mà không đ cể ự ệ ệ ể ả ề ượ phép R i ro ủNg i có th m quy n ký duy t cho tài kho n ngân hàng c a công ty có th ch th vi c chuy nườ ẩ ề ệ ả ủ ể ỉ ị ệ ể kho n ho c rút ti n cho m c đích không đ c phép. M t cách khác là nhân viên có th cóả ặ ề ụ ượ ộ ể đ c ch ký có th m quy n cho vi c chuy n kho n ho c rút ti n ngân hàng do ng i có th mượ ữ ẩ ề ệ ể ả ặ ề ườ ẩ quy n ký duy t không đ ý k đ n ch ng t mà ng i đó ký. ề ệ ể ỹ ế ứ ừ ườGi i pháp ảCông ty nên áp d ng m t cách th c đòi h i nhi u ch ký cho vi c chuy n ti n v t quá m tụ ộ ự ỏ ề ữ ệ ể ề ượ ộ kho n nào đó - ch ng h n nh m t ch ký c a K toán Tr ng/Giám đ c Tài chính và m tả ẳ ạ ư ộ ữ ủ ế ưở ố ộ ch ký c a T ng Giám đ c. M i chuy n kho n ch đ c phê duy t khi các ch ng t k toánữ ủ ổ ố ọ ể ả ỉ ượ ệ ứ ừ ế đ c trình lên. Các ch ng t này bao g m:ượ ứ ừ ồi) phi u đ ngh mua hàng đ c phê duy t; ế ề ị ượ ệii) đ n đ t hàng đ c nhà cung c p ch p thu n và h p đ ng mua hàng, n u có; và ơ ặ ượ ấ ấ ậ ợ ồ ếiii) biên b n giao hàng ho c b ng ch ng v vi c th c hi n d ch v , khi phù h p. ả ặ ằ ứ ề ệ ự ệ ị ụ ợAdmin (Theo Mekongcapital)T ng h p t Mekongcapital và các ngu n khácổ ợ ừ ồ [...]... n ki m tra và ủ ệ ố ế ượ ộ ườ ẩ ề ể ng i này không đ c tham gia vào vi c x lý ho c h ch tốn thu chi ti n. Ngồi ra, vi c đ iườ ượ ệ ử ặ ạ ề ệ ố chi u này nên đ c ti n hành đ nh kỳ, ít nh t là hàng tháng. B t kỳ chênh l ch nào cũng nênế ượ ế ị ấ ấ ệ đ c đ i chi u v i các kho n ti n g i ch a đ c ngân hàng x lý ho c các séc đã phát hànhượ ố ế ớ ả ề ử ư ượ ử ặ nh ng ch a trình ngân hàng và b t kỳ kho... t ch ký c a K toán Tr ng/Giám đ c Tài chính và m tả ẳ ạ ư ộ ữ ủ ế ưở ố ộ ch ký c a T ng Giám đ c. M i chuy n kho n ch đ c phê duy t khi các ch ng t k toánữ ủ ổ ố ọ ể ả ỉ ượ ệ ứ ừ ế đ c trình lên. Các ch ng t này bao g m:ượ ứ ừ ồ i) phi u đ ngh mua hàng đ c phê duy t; ế ề ị ượ ệ ii) đ n đ t hàng đ c nhà cung c p ch p thu n và h p đ ng mua hàng, n u có; và ơ ặ ượ ấ ấ ậ ợ ồ ế iii) biên b n giao hàng... ử ặ nh ng ch a trình ngân hàng và b t kỳ kho n m c nào không đ i chi u đ c c n ph i báo cáoư ư ấ ả ụ ố ế ượ ầ ả ngay cho K toán Tr ng ho c Giám đ c Tài chính đ có bi n pháp x lý. ế ưở ặ ố ể ệ ử Ki m soát nhân viên th c hi n vi c chuy n kho n/rút ti n ngân hàng mà không đ cể ự ệ ệ ể ả ề ượ phép R i ro ủ Ng i có th m quy n ký duy t cho tài kho n ngân hàng c a cơng ty có th ch th vi c chuy nườ ẩ ề... p đ ng mua hàng, n u có; và ơ ặ ượ ấ ấ ậ ợ ồ ế iii) biên b n giao hàng ho c b ng ch ng v vi c th c hi n d ch v , khi phù h p. ả ặ ằ ứ ề ệ ự ệ ị ụ ợ Admin (Theo Mekongcapital) T ng h p t Mekongcapital và các ngu n khácổ ợ ừ ồ . thi u v Ki m sốt N i b và m t s ví d minh ho v th t c ki m sốt - Ph n 1ớ ệ ề ể ộ ộ ộ ố ụ ạ ề ủ ụ ể ầKi m sốt n i b là nh ng ph ng pháp và chính sách. qu .ảMô hình H th ng ki m soát n i b theo COSO:ệ ố ể ộ ộ Ví d minh h a v th t c ki m soát: Ph n 2 - Ki m soát Bán hàng và Giao hàngụ ọ ề ủ ụ ể ầ ểBán