CHƯƠNG I: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG Ngày nay, với phát triển vượt bậc công nghệ thông tin, với trường THCS, THPT số lượng sách số lượng độc giả ngày tăng Do đó, việc quản lý sách việc mượn trả sách độc giả ngày khó khăn Xét trạng trường THPT Trần Cao Vân, chúng tơi đưa chương trình quản lý thư viện giúp nhân viên dễ dàng thực công việc Thực trạng hệ thống cũ: Tất quản lý lưu trữ thủ công giấy tờ Cùng với quy trình xử lý chậm chạp sau: Quản lý sách: Khi cần báo cáo thống kê định kì danh mục loại sách có thư viện, tình hình bạn đọc, tổng kinh phí đầu tư thư viện, ta tồn nhiều thời gian, có chí khơng làm khối lượng công việc lớn Quản lý độc giả: Việc phân phối thẻ độc giả với lưu trữ thông tin độc giả, xếp theo lớp, khối để dễ dàng việc tra cứu Quản lý mượn trả sách: Khi độc giả có nhu cầu mượn sách, cán thủ thư thư viện phải kiểm tra xem sách có thư viện hay khơng, làm thủ tục cho mượn khơng thơng báo hết sách cho độc giả Công việc tất yếu, song tốn nhiều thời gian để tìm sổ tra cứu, công việc tra cứu nặng nề tồn thời gian Nếu có sai lệch thông tin danh mục sách số lượng sách có kho, dẫn đến tình trạng độc giả phải chờ đợi lâu nhận câu trả lời sách hết thư viện Trường hợp độc giả không nắm vững nhữn thơng tin sách việc tìm kiếm trở nên khó khăn Một số biểu mẫu cần thiết: - Các nhân viên thư viện phải có hồ sơ theo mẫu sau: BM1: Hồ Sơ Nhân Viên Mã nhân viên: Hình thẻ Tên nhân viên: Quê Quán: Chức vụ: Bộ Phận: Ngày vào làm: Khi học sinh đến thư viện mượn sách hay đọc chỗ cần thẻ độc giả theo mẫu sau: BM2: Thẻ Độc Giả - Mã độc giả: Họ tên: Ngày sinh: Giới tính: Lớp: Địa chỉ: Phiếu mượn sách dùng cho học sinh đến mượn sách có mẫu sau: BM3: Phiếu Mượn Sách Họ tên độc giả: Mã Sách …… Ngày mượn: Tên sách Ngày hẹn trả ……………………… ……………………… Nhân viên:…………… - Khi học sinh trả sách trễ làm sách thư viện phải trả tiền phạt BM4: Phiếu Thu Tiền Phạt Họ tên độc giả: Mã sách: Tên sách: Tiền nợ: Số tiền thu: Còn lại: Người thu tiền: CHƯƠNG II HƯỚNG XÂY DỰNG HỆ THỐNG 2.1 Hạn chế hệ thống tại: - Hiện nay, chất lượng giáo dục nước nhà không ngừng nâng cao Song song với việc đào tạo, việc phát triển nhu cầu đọc sách, tài liệu ngày nhân rộng; điều làm cho yêu cầu quản lý sách thư viện không ngừng nâng cao Hằng ngày số lượng lớn sách thư viện sử dụng Việc quản lý sách vốn khó khăn, nhu cầu đọc học sinh ngày tăng nên công tác quản lý sách thư viện khó khăn - Tính đồng độ xác thơng tin bị hạn chế: việc ghi chép, thống kê tiến hành thao tác thủ công nên khả sai sót khó tránh khỏi, khơng đảm bảo tính qn thơng tin, mát thơng tin - Chi phí cao, tốn nhiêu thời gian 2.2 Yêu cầu hệ thống: 2.2.1 Tên hệ thống quản lý: Chương trình “Quản lý thư viện trường Trung Học Phổ Thơng Trần Cao Vân” 2.2.2 Yêu cầu hệ thống - Hỗ trợ làm thẻ thư viện quản lý thông tin độc giả - Cập nhật sách - Giúp học sinh tra cứu sách cách thuận tiện - Cho biết đầu sách học sinh mượn hạn trả - Số sách hay thơng tin học sinh mượn hạn trả - Quản lý sách : Cập nhật thông tin sách Thực trạng sách có - Quản lý độc giả: Danh sách thông tin học sinh Cập nhật, chỉnh sửa thông tin (tên, lớp, khối) - Mượn/ trả sách: Xem thông tin mượn – trả sách thời Cập nhật thông tin mượn – trả sách Cập nhật thông tin sách đến hạn trả - Thống Kê: Thống kê sách Thống kê độc giả Thống kê mượn trả CHƯƠNG III PHẠM VI VÀ HẠN CHẾ CỦA HỆ THỐNG 3.1 Phạm vi: - Quản lý thư viện trường Trung Học Phổ Thông Trần Cao Vân 3.2 Hạn chế: - Mất mát thông tin sách, độc giả CHƯƠNG IV: PHÂN TÍCH MƠ HÌNH HỆ THỐNG MỚI Quản lý sách: Sách lưu trữ với thông tin: Loại sách, Nhà xuất bản, Tác giả, Số trang, Năm xuất bản, Lần xuất để nhân viên độc giả truy xuất, tìm kiếm sách cách nhanh chóng Với việc lưu trữ liệu theo hướng phân loại thế, nhân viên dễ dàng thống kê theo loại để xác định nhu cầu việc học học sinh Quản lý độc giả: Thông tin độc giả lưu trữ sở liệu, độc giả phân loại theo lớp, để tìm kiếm báo cáo danh sách độc giả thuận tiện Thông tin độc giả lưu trữ từ năm qua năm khác, năm số lớp phải tăng lên danh sách sinh viên trường bị xóa đi, cơng việc khó khăn với mơ hình làm việc cũ, mơ hình có chức chuyển lớp, thơng tin lưu trữ học sinh không bị hao hụt Quản lý mượn trả sách: Mượn sách: Độc giả truy xuất, tìm kiếm loại sách cần mượn thư viện qua phần mềm Do đó, số lượng sách mà độc giả cần mượn lớn 0, độc giả đến liên hệ với nhân viên để mượn sách Khi việc mượn sách thành công, số lượng sách liệu giảm nhân viên in phiếu mượn cho độc giả Trả sách: Hệ thống lưu thông tin thời gian mà độc giả đăng kí mượn sách Khi độc giả trả sách, hệ thống kiểm tra đầy đủ thông tin đến việc trả sách Trong thời hạn mà hệ thống cho phép độc giả mượn sách, độc giả chưa trả sách thời hạn quy định, hệ thống thông báo cho nhân viên biết để yêu cầu trả sách lưu thông tin mượn sách vào bảng sách hạn độc giả bị phạt, sách bị hư hỏng hay mát sinh viên phải đền bù tùy theo mức quy định thư viện CHƯƠNG V: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 5.1 Mơ hình chức 5.1.1 Sơ đồ chức Mơ hình chức năng(BFD – Business Funtion Diagram) QUẢN LÝ THƯ VIỆN QL ĐỘC GIẢ QL MƯỢN TRẢ QL SÁCH THỐNG KÊ LÀM THẺ ĐỘC GIẢ THÊM MƯỢN SÁCH THỐNG KÊ SÁCH MƯỢN THÊM SỬA TRẢ SÁCH THỐNG KÊ SÁCH CÒN SỬA XÓA LẬP PHIẾU MƯỢN THỐNG KÊ SÁCH QUÁ HẠN XĨA TÌM KIẾM LẬP DS VI PHẠM THỐNG KÊ ĐỘC GIẢ MƯỢN TÊN SÁCH TÌM KIẾM ĐỘC GIẢ THỐNG KÊ ĐỘC GIẢ VI PHẠM NXB LOẠI SÁCH 5.1.2 Mô tả chi tiết chức Quản lý độc giả Làm thẻ độc giả: Nếu học sinh có nhu cầu mượn sách, họ phải đến thư viện để đăng kí làm thẻ độc giả Việc làm thẻ độc giả cho học sinh yêu cầu hệ thống lưu trữ thông tin cần thiết, đầy đủ vào CSDL để thuận tiện cho việc truy xuất, quản lý Đồng thời, hệ thống in biểu mẫu “Thẻ độc giả” để độc giả sử dụng việc tra cứu mượn trả sách Vì độc giả nên việc quản lý thẻ phải chọn thông tin lưu trữ để dễ dàng truy xuất khóa Thêm, xóa, sửa: Một độc giả muốn mượn sách phải làm thẻ độc giả, nhân viên thêm độc giả in thẻ để độc giả sử dụng Nếu q trình lưu trữ có thơng tin sai sót, người quản lý sửa thơng tin qua chức sửa độc giả hệ thống Một độc giả khơng nằm quản lý thư viện, nhân viên loại bỏ độc giả chức xóa độc giả hệ thống Tìm kiếm độc giả: Muốn tìm kiếm thơng tin hay tập thể độc giả, nhân viên sử dụng chức tìm kiếm độc giả để lọc danh sách cần tìm Quản lý sách + Thêm, sửa, xóa: Khi có nhiều sách nhập thư viện Nhân viện phải thêm sách vào hệ thống qua chức thêm sách Với chức sửa: nhân viên sửa lại sách bị sai thông tin số lượng Nếu sách khơng thư viện Nhân viên sử dụng chức xóa sách để loại bỏ khỏi hệ thống + Tìm kiếm sách: Hệ thống lưu trữ thông tin sách theo hướng phân loại: Loại sách, NXB, Tác giả nên nhân viên tìm kiếm cách nhanh để thuận tiện việc cập nhật Thêm vào đó, độc giả tìm kiếm thơng tin sách qua tên sách, NXB, loại sách để thuận tiện cho việc mượn sách, thời gian sách độc giả khác trả mượn lại Quản lý mượn trả sách + Quản lý mượn sách: Độc giả sách thoải mãn yêu cầu đầy đủ đến việc mượn sách Hệ thống lưu trữ thông tin độc giả sách cần mượn, thời hạn mượn thời hạn trả sách + Quản lý trả sách: Khi độc giả đến trả sách, nhân viên thư viện đối chiếu thông tin mượn trả, khớp thơng tin ghi vào sổ mượn trả tình trạng sách đem trả Nếu ngày trả sách thời hạn trả sách, có nghi vấn tình trạng sách, nhân viên thư viện đưa đến giải theo quy định thư viện(đền bù, tạm giữ thẻ…) Quản lý thống kê + Thống kê sách: liệt kê sách có, sách mượn, sách kho, sách mượn nhiều, sách không mượn… + Thống kê độc giả: liệt kê danh sách độc giả, độc giả thường xuyên mượn sách, độc giả vi phạm nội quy… + Thống kê mượn trả: liệt kê phiếu mượn thời hạn chờ trả, sách mượn hạn… 5.2 Biểu đồ luồng liệu 5.2.1 Biểu đồ ngữ cảnh NGƯỜI QUẢN LÝ Cập nhật Tìm kiếm HỌC SINH Thông tin HS HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN Thẻ độc giả Thẻ độc giả Thông tin Sách Sách Sách Thông tin Sách Thông tin Độc Giả NGƯỜI QUẢN LÝ HỌC SINH 5.2.2 Biểu đồ luồng liệu mức 0(Mức đỉnh) Quản Lý Độc Giả Quản Lý Sách Kết tìm kiếm Thơng tin HS Học Sinh Thẻ độc giả Thơng tin tìm kiếm Phiếu mượn Sách (Trả) Sách (Mượn) Thẻ độc giả Thẻ độc giả Quản Lý Mượn Trả Hồ sơ độc giả Hồ sơ Sách Phiếu mượn Sổ vi phạm Hồ sơ mượn Hồ sơ trả Thống Kê Sách hạn 5.3 Biểu đồ luồng liệu mức 5.3.1 Quản lý độc giả: HỌC SINH NGƯỜI QUẢN LÝ Thẻ độc giả TÌM KIẾM Thơng tin HS THÊM SỬA XÓA LÀM THẺ ĐỘC GIẢ HỒ SƠ ĐỘC GIẢ 5.3.2 Quản lý sách: HỌC SINH NGƯỜI QUẢN LÝ KQ tìm kiếm THÊM TT tìm kiếm SỬA TÌM KIẾM KHO SÁCH XĨA 5.3.3 Quản lý mượn trả: Sách Bồi thường Phiếu xử phạt MƯỢN SÁCH Sách Thẻ độc giả Phiếu mượn HỌC SINH Tình trạng Sách TRẢ SÁCH LẬP DANH SÁCH VI PHẠM Hồ sơ trả Hồ sơ mượn Hồ sơ vi phạm Hồ sơ hạn Thẻ độc giả Phiếu mượn 5.3.4 Thống kê Kho Sách TK SÁCH TRẢ TK SÁCH MƯỢN Hồ sơ mượn TK ĐỘC GIẢ MƯỢN Hồ sơ Trả Hồ sơ Độc giả Hồ sơ Quá hạn Hồ sơ Vi phạm TK ĐỘC GIẢ VI PHẠM TK SÁCH Q HẠN 5.4 Mơ hình thực thể mối quan hệ Tên DG Ng.Mượn Mã ĐG Thời gian Lớp Số phiếu G.Tính ĐỘC GIẢ MƯỢN Ng.Sinh Mã NV Ng.Trả Tên NV SĐT Địa Chỉ NHÂN VIÊN TRẢ E-mail Ng.Sinh Tình trạng sách Số lượng Mã Sách Số trang SÁCH Tác giả Lần XB Loạ NXB Năm XB 5.4.1 Mơ hình quan hệ 5.4.1.1 Chuyển đổi mơ hình thực thể mối quan hệ sang mơ hình quan hệ CHUYỂN CÁC THỰC THỂ DOCGIA(MADG, TENDG, LOP, NG.SINH, GIOITINH, ĐỘC GIẢ DIACHI) SACH(MASACH, TENSACH, NAMXB, NXB, LANXB, SÁCH SOTRANG, TACGIA, LOAISACH,SOLUONG) NHANVIEN(MANV, TENNV, NGAYSINH, DIACHI, NHÂN VIÊN SDT, EMAIL) CHUYỂN CÁC QUAN HỆ MUONSACH(MADG, MASACH, NG.MUON, MƯỢN NGAYHENTRA, MANV) TRASACH(MASACH, MADG, NG.TRA, TRẢ TINHTRANGSACH,MANV) 5.4.1.2 Mơ hình quan hệ 5.4.2 Thiết kế tệp MUONSACH STT Tên trường Tên thuộc tính Kiểu Ràng buộc MaSach Mã Sách nvarchar Primary key MaDG Mã Độc Giả nvarchar Primary key SoPhieu Số Phiếu Mượn nvarchar Primary key NgayMuon Ngày Mượn smalldatetime Not null NgayHen Ngày hẹn trả smalldatetime Not null MaNV Mã nhân viên nvarchar Not null TRASACH STT Tên trường Tên thuộc tính Kiểu Ràng buộc MaSach Mã Sách Varchar Primary key MaDG Mã Độc Giả Varchar Primary key NgayTra Ngày Trả smalldatetime Not null TinhTrangSach Tình Trạng Sách nvarchar Not null SACH STT Tên trường Tên thuộc tính Kiểu Ràng buộc MaSach Mã Sách varchar Primary key TenSach Tên Sách nvarchar Not null LoaiSach Loại Sách nvarchar Not null NXB Nhà Xuất Bản nvarchar Not null NamXB Năm Xuất Bản smalldatetime Not null LanXB Lần Xuất Bản int Not null TacGia Tác Giả Nvarchar Not null SoTrang Số Trang int Not null SoLuong Số Lượng int Not null DOCGIA ST T Tên trường Tên thuộc tính Kiểu Ràng buộc MaDG Mã Độc Giả varchar Primary key TenDG Họ Tên Độc Giả nvarchar Not null NgaySinh Ngày Sinh smalldatetime Not null Lop Lớp nvarchar Not null GioiTinh Giới Tính bit Not null MỤC LỤC ... phí cao, tốn nhiêu thời gian 2.2 Yêu cầu hệ thống: 2.2.1 Tên hệ thống quản lý: Chương trình Quản lý thư viện trường Trung Học Phổ Thông Trần Cao Vân 2.2.2 Yêu cầu hệ thống - Hỗ trợ làm thẻ thư. .. quản lý sách thư viện không ngừng nâng cao Hằng ngày số lượng lớn sách thư viện sử dụng Việc quản lý sách vốn khó khăn, nhu cầu đọc học sinh ngày tăng nên cơng tác quản lý sách thư viện khó khăn... THỐNG 3.1 Phạm vi: - Quản lý thư viện trường Trung Học Phổ Thông Trần Cao Vân 3.2 Hạn chế: - Mất mát thơng tin sách, độc giả CHƯƠNG IV: PHÂN TÍCH MƠ HÌNH HỆ THỐNG MỚI Quản lý sách: Sách lưu trữ