Bài 4: Chức tổ chức cấu tổ chức BÀI CHỨC NĂNG TỔ CHỨC VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC Hướng dẫn học Để học tốt này, sinh viên cần tham khảo phương pháp học sau:  Học lịch trình mơn học theo tuần, làm luyện tập đầy đủ tham gia thảo luận diễn đàn   Sinh viên làm việc theo nhóm trao đổi với giảng viên trực tiếp lớp học qua email Tham khảo thông tin từ trang Web môn học Nội dung  Một số khái niệm liên quan đến chức tổ chức  Các thuộc tính cấu tổ chức  Quy trình hồn thiện cấu tổ chức Mục tiêu Sau nghiên cứu xong này, người học có thể:  Hiểu thuật ngữ tổ chức chức quản lý vai trò tổ chức triển khai kế hoạch định    Nắm khái niệm cấu tổ chức Hiểu phân tích cấu tổ chức tổ chức định theo thuộc tính cấu tổ chức Hiểu quy trình hồn thiện cấu tổ chức thực hành tốt kỹ quy trình hồn thiện cấu tổ chức NEU_MAN301_Bai4_v1.0013108213 69 Bài 4: Chức tổ chức cấu tổ chức Tình dẫn nhập Chức tổ chức có ảnh hưởng đến kết hoạt động tổ chức? Là trường đại học thành lập sau kháng chiến chống Pháp thành công, từ vài chuyên ngành đào tạo kinh tế, kế toán tài chính, sau 50 năm phát triển, Đại học Kinh tế quốc dân Hà Nội trở thành trường đại học đa ngành với 40 chuyên ngành đào tạo thuộc khối ngành kinh tế, kinh doanh, quản lý, tài chính, kế tốn, luật, hệ thống thơng tin, ngoại ngữ kinh tế, với hệ quy, chức, hai từ xa Trường có 25 chương trình đào tạo đại học cao học liên kết với trường đại học nước ngồi Trường trung tâm nghiên cứu tư vấn lớn nước Với tư cách trường công lập, Trường chịu quản lý gắt gao Bộ Giáo dục Đào tạo Trường không tự định quy mô tuyển sinh tất hệ đào tạo nội dung chương trình đào tạo, khơng định mức học phí lại phải tự chi trả cho hoạt động Cho đến năm 2000, tổ chức có quy mơ lớn với đội ngũ giảng viên, nhân viên 2000 người số lượng sinh viên, học viên 30000, trường Đại học KTQD có cấu trúc truyền thống với 23 Khoa đào tạo chuyên ngành 15 Phòng Ban, Trung tâm Mức độ tập trung quản lý Trường cao Phần lớn định liên quan đến hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, tài chính, nguồn nhân lực… đưa cấp trường Các khoa hoạt động phân xưởng sản xuất, thực giảng dạy theo kế hoạch tập trung nhà trường Sự hòa nhập khoa mơn thấp dẫn đến tình trạng cát Nhiều chuyên ngành môn học trở nên trùng lắp Mối quan hệ công việc phận trường không rõ ràng thiếu chế phối hợp Hậu tình trạng chất lượng đào tạo giảm, Trường dần thị trường số hệ ngành đào tạo, thu nhập giáo viên, nhân viên không cao trường khối, động lực giáo viên giảm sút tượng chảy máu chất xám phổ biến Trong bối cảnh đó, để đưa Nhà trường sang giai đoạn phát triển cần có thay đổi toàn diện Nhà trường phải hưởng chế độ tự chủ từ Bộ Giáo dục Đào tạo đào tạo tài Về phía mình, Nhà trường phải lựa chọn sứ mệnh tầm nhìn: trở thành trường đại học mang tính đại chúng hay trường đại học đào tạo nhân lực chất lượng cao, nghiên cứu tư vấn Cơ cấu tổ chức phải đổi theo hướng tăng cường phi tập trung, tạo nên đơn vị chiến lược trường nhỏ có quyền tự chủ cao theo đuổi định hướng chiến lược trường; sử dụng cấu ma trận để xây dựng chương trình đào tạo theo nhu cầu xã hội; phát triển nhóm nghiên cứu tư vấn xuyên chức năng; tăng cường hòa nhập đơn vị phận Trường; chuẩn hóa hoạt động tồn hệ thống Hơn muốn tăng chất lượng đào tạo điểm mấu chốt phải thu hút, sử dụng giữ người giỏi đào tạo, nghiên cứu, tư vấn quản lý Nhà trường Trường Đại học KTQD hình ảnh mơ nhiều trường đại học công lập Việt Nam với nhiều vấn đề cần giải quyết, có vấn đề thuộc chức tổ chức Trong tình trên, vấn đề thuộc chức tổ chức trường Đại học KTQD có phải nguyên nhân làm ảnh hưởng đến kết hoạt động Nhà trường hay khơng? Có vấn đề thuộc chức tổ chức cần phải giải tình trên? 70 NEU_MAN301_Bai4_v1.0013108213 Bài 4: Chức tổ chức cấu tổ chức 4.1 Một số khái niệm liên quan đến chức tổ chức 4.1.1 Tổ chức chức tổ chức Tổ chức thuật ngữ sử dụng linh hoạt Trong đầu, định nghĩa tổ chức với tư cách hệ thống gồm nhiều người làm việc mục đích chung hình thái cấu ổn định (danh từ tổ chức) Dưới định nghĩa tổ chức với ý nghĩa hoạt động (động từ tổ chức) Trước hết, tổ chức trình triển khai kế hoạch (động từ tổ chức theo nghĩa rộng) Ví dụ thường nói: tổ chức thực kế hoạch, tổ chức thực thi sách hay tổ chức triển khai dự án Khi đó, tổ chức bao gồm ba chức trình quản lý: đảm bảo cấu nguồn lực cho thực kế hoạch, đạo thực kế hoạch kiểm soát thực kế hoạch Thứ hai, với tư cách chức quản lý (động từ tổ chức theo nghĩa hẹp), tổ chức trình xếp nguồn lực người gắn liền với người nguồn lực khác nhằm thực thành công kế hoạch Về chất, tổ chức phân chia công việc, xếp nguồn lực phối hợp hoạt động nhằm đạt mục tiêu chung Hình 4.1 thể vai trò trung tâm chức tổ chức trình quản lý Một kế hoạch xác lập, nhà quản lý phải làm rõ công việc cần thực mối quan hệ chúng; định làm việc gì, báo cáo cho ai, phối hợp hoạt động Tổ chức Sáng tạo loại hình cấu ● Phân chia cơng việc ● Sắp xếp nguồn lực ● Phối hợp hoạt động Lập kế hoạch Thiết lập định hướng Lãnh đạo Khởi động nỗ lực Kiểm tra Đảm bảo kết Hình 4.1: Chức tổ chức mối quan hệ với chức quản lý khác Trong nghiên cứu tổ chức theo nghĩa hẹp, tức nghiên cứu chức tạo khuôn khổ cấu nguồn lực cho thực kế hoạch Chức tổ chức có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, định thành bại nhà quản lý hệ thống quản lý Các nhà quản lý làm công tác tổ chức tốt hoạt động có hiệu lực, hiệu tình phức tạp 4.1.2 Cơ cấu tổ chức Quá trình tổ chức làm hình thành cấu tổ chức - khn khổ hoạt động tổ chức phân chia, nguồn lực xếp, người phận phối hợp nhằm thực mục tiêu kế hoạch Là hình thức cấu tạo bên tổ chức, cấu tổ chức thể mối quan hệ mang tính thức phi thức người tổ chức Sự phân biệt hai loại mối quan hệ làm xuất hai dạng cấu tổ chức cấu thức cấu phi thức Phụ thuộc vào việc cấu tổ chức thiết lập nhằm thực chiến lược hay kế hoạch tác nghiệp mà làm xuất cấu tổ chức bền vững, mang tính chiến lược hay cấu tạm thời, mang tính tác nghiệp NEU_MAN301_Bai4_v1.0013108213 71 Bài 4: Chức tổ chức cấu tổ chức 4.2  Cơ cấu tổ chức thức phi thức Cơ cấu thức tổ chức tập hợp phận cá nhân có mối quan hệ tương tác, phối hợp với nhau, chun mơn hố, có nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm định, bố trí theo cấp khác nhau, thực hoạt động tổ chức nhằm tiến tới mục tiêu kế hoạch Cơ cấu thức thể thơng qua sơ đồ cấu tổ chức Bên cạnh cấu thức, tổ chức tồn nhiều cấu phi thức tạo nên mối quan hệ phi thức thành viên tổ chức, ví dụ tập hợp người quan điểm, lợi ích, sở thích, quê quán Giáo trình dành quan tâm chủ yếu cho cấu thức  Cơ cấu tổ chức bền vững tạm thời Cơ cấu tổ chức bền vững cấu tổ chức tồn thời gian dài, gắn liền với giai đoạn chiến lược tổ chức Ở tầm tổ chức, việc triển khai nguồn lực cho thực chiến lược nhiệm vụ trọng tâm cơng tác tổ chức, làm hình thành nên cấu tổ chức mang tính chiến lược Cơ cấu tổ chức tạm thời hình thành nhằm triển khai kế hoạch tác nghiệp tổ chức Đây cấu ma trận, cấu nhóm xuyên chức gắn liền với việc thực chương trình, dự án kế hoạch tác nghiệp có mục tiêu mang tính độc lập khác Các thuộc tính cấu tổ chức Khi xem xét cấu tổ chức nhà nghiên cứu thực hành quản lý thường đề cập tới yếu tố sau đây: 4.2.1 Chun mơn hóa cơng việc Adam Smith mở đầu sách “Của cải dân tộc” ví dụ tiếng chun mơn hố cơng việc (hay gọi phân chia cơng việc) xí nghiệp sản xuất kim khâu Miêu tả cơng việc xí nghiệp, ơng viết: “một người kéo sắt thành sợi mảnh, người khác làm thẳng sợi sắt, người thứ ba cắt kim, người thứ tư tạo lỗ xâu kim, người thứ năm mài dũa để tạo kim” Mười người ngày làm 4800 kim Còn làm việc hồn tồn độc lập, người ngày làm 20 kim Thể mức độ phân chia nhiệm vụ thành cơng việc mang tính độc lập tương đối để trao cho cá nhân, chun mơn hóa cơng việc (còn gọi phân chia lao động) có lợi làm tăng suất lao động nhóm Tại chun mơn hố làm tăng suất lao động? Câu trả lời chỗ không người phương diện tâm sinh lý thực tất hoạt động nhiệm vụ phức tạp, người hội tụ đầy đủ kỹ cần thiết Ngược lại, chun mơn hố cơng việc tạo nên nhiệm vụ đơn giản, dễ đào tạo để thực Điều thúc đẩy chun mơn hố lực lượng lao động, biến người thành chuyên gia số công việc định Và chun mơn hố tạo vơ vàn cơng việc khác nhau, người lựa chọn cho cơng việc vị trí phù hợp với lực lợi ích họ 72 NEU_MAN301_Bai4_v1.0013108213 Bài 4: Chức tổ chức cấu tổ chức Tuy nhiên, chun mơn hố có hạn chế Nếu nhiệm vụ bị chia cắt thành khâu nhỏ, tách rời người chịu trách nhiệm khâu, khả sáng tạo người lao động giảm sút họ nhanh chóng cảm thấy cơng việc nhàm chán Bên cạnh tình trạng xa lạ, đối địch người lao động gia tăng Để khắc phục hạn chế chun mơn hố, nhà quản lý thường tìm cách tăng mức độ tổng hợp hóa cơng việc đến mức cao cách sử dụng kỹ thuật mở rộng phạm vi cơng việc, phong phú hố cơng việc ln chuyển 4.2.2 Hình thành phận Cơ cấu tổ chức thể hình thức cấu tạo tổ chức, bao gồm phân chia tổng thể thành phận mang tính độc lập tương đối thực hoạt động định Việc hình thành phận tổ chức phản ánh q trình chun mơn hố hợp nhóm hoạt động theo chiều ngang Việc hợp nhóm hoạt động người để tạo nên phận tạo điều kiện mở rộng tổ chức đến mức độ khơng hạn chế cách để có nguồn nhân lực thực mục tiêu kế hoạch Các phận hình thành dựa tiêu chí nào? Trong thực tế, phận hình thành theo tiêu chí khác nhau, làm xuất mơ hình tổ chức phận khác nhau, cụ thể là: 4.2.2.1 Mơ hình tổ chức theo chức Hình 4.2 Mơ hình tổ chức phận theo chức Cơng ty Chế tạo máy ABC NEU_MAN301_Bai4_v1.0013108213 73 Bài 4: Chức tổ chức cấu tổ chức Tổ chức theo chức hình thức tạo nên phận cá nhân hoạt động chức hợp nhóm đơn vị cấu Theo hình 4.2, phận cơng ty Chế tạo máy ABC tổ chức theo chức marketing, kỹ thuật, sản xuất, tài quản lý nguồn nhân lực Các ưu điểm mơ hình tổ chức theo chức là: (1) đơn giản, rõ ràng mang tính logic cao, (2) phát huy ưu chun mơn hố phận theo chức tập trung vào công việc có tính chất tương đồng, phát huy lợi quy mô, giảm trùng lắp hoạt động, đơn giản hoá đào tạo, (3) giữ sức mạnh uy tín chức bản, (4) trọng đến tiêu chuẩn nghề nghiệp tư cách nhân viên, (5) tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ cấp cao Nhược điểm mơ hình là: (1) thường dẫn đến mâu thuẫn đơn vị chức đề mục tiêu phương thức hoạt động, (2) thiếu phối hợp hành động phận, (3) chun mơn hóa q mức tạo cách nhìn hạn hẹp nhà quản lý, (4) làm giảm tính nhạy cảm tổ chức sản phẩm, dịch vụ khách hàng, (5) hạn chế việc phát triển đội ngũ nhà quản lý chung, (6) đổ trách nhiệm thực mục tiêu chung tổ chức cho cấp lãnh đạo cao Ở dạng nhất, mơ hình tổ chức phận theo chức tương đối dễ hiểu hầu hết tổ chức sử dụng giai đoạn phát triển đó, tổ chức có quy mơ vừa nhỏ, hoạt động đơn lĩnh vực, đơn sản phẩm, đơn thị trường 4.2.2.2 Mơ hình tổ chức phận theo đơn vị (mục tiêu) độc lập: sản phẩm/ khách hàng/địa dư Khi hạn chế phương thức tổ chức theo chức lớn ưu nó, nhà quản lý hướng tới việc tổ chức phận theo mục tiêu độc lập sản phẩm, khách hàng hay địa bàn hoạt động, làm xuất đơn vị - phận lớn tổ chức, thực tất hay phần lớn hoạt động cần thiết cho: (1) phát triển, sản xuất phân phối sản phẩm, dịch vụ hay nhóm sản phẩm, dịch vụ tương đồng, (2) phục vụ nhóm khách hàng, (3) thị trường Tổ chức theo sản phẩm / khách hàng / địa dư hình thức tạo nên phận cá nhân thực hoạt động tạo loại sản phẩm, phục vụ nhóm khách hàng mục tiêu, khu vực địa lý hợp nhóm đơn vị cấu Phương thức hợp nhóm hoạt động đội ngũ nhân lực theo sản phẩm, khách hàng, địa bàn hoạt động từ lâu tổ chức lớn, đa sản phẩm, phục vụ nhiều nhóm khách hàng, hoạt động nhiều thị trường sử dụng để làm tăng khả thích nghi tổ chức với môi trường Tổ chức theo sản phẩm Với cấu tổ chức theo sản phẩm, đơn vị thực tất hay phần lớn hoạt động cần thiết để phát triển, sản xuất phân phối sản phẩm, dịch vụ hay nhóm sản phẩm, dịch vụ tương đồng Ví dụ trường đại học tổng hợp bao gồm nhiều trường chun ngành Một cơng ty bảo hiểm có phân hệ bảo hiểm nhân thọ phi nhân thọ Hình 4.3 minh họa tổ chức phân chia phận theo sản phẩm 74 NEU_MAN301_Bai4_v1.0013108213 Bài 4: Chức tổ chức cấu tổ chức Hình 4.3 Một cách hợp nhóm phận theo sản phẩm Tổ chức theo khách hàng Những nhu cầu mang đặc trưng riêng khách hàng sản phẩm dịch vụ dẫn nhiều tổ chức đến với cấu theo khách hàng - hình thức tạo nên phận cá nhân phục vụ nhóm khách hàng mục tiêu hợp nhóm đơn vị cấu Ví dụ, tổ chức từ thiện hình thành phận theo nhóm người cần giúp đỡ Một doanh nghiệp kinh tế quốc phòng có phân hệ cung cấp sản phẩm phục vụ quốc phòng phân hệ cung cấp sản phẩm phục vụ khách hàng dân (Hình 4.4) Hình 4.4 Mơ hình tổ chức phận theo khách hàng doanh nghiệp kinh tế quốc phòng Tuy mơ hình tổ chức phận theo khách hàng sử dụng mơ hình dạng cấu tổ chức chính, song thường sử dụng cho tổ chức tổng thể Tổ chức theo địa dư Việc hình thành phận dựa vào lãnh thổ phương thức phổ biến tổ chức hoạt động phạm vi địa lý rộng Trong trường hợp này, điều quan trọng hoạt động khu vực địa lý định hợp nhóm giao cho nhà quản lý (Hình 4.5) Các tổ chức thường sử dụng mơ hình tổ chức phận theo địa dư cần tiến hành hoạt động giống khu vực địa lý khác Nhiều quan nhà nước quan thuế, án, bưu điện…, áp dụng hình thức tổ chức nhằm cung cấp dịch vụ giống nhau, đồng thời nơi nước NEU_MAN301_Bai4_v1.0013108213 75 Bài 4: Chức tổ chức cấu tổ chức Hình 4.5 Mơ hình tổ chức theo địa dư Cục thuế Hà Nội Ưu điểm mơ hình tổ chức phận nêu là: (1) tập trung ý vào sản phẩm, khách hàng lãnh thổ đặc biệt, (2) việc phối hợp hành động phận mục tiêu cuối có hiệu hơn, (3) đề xuất đổi công nghệ dễ quan tâm, (4) có thơng tin tốt thị trường có khả lớn khách hàng tính tới đề định, (5) sử dụng lợi nguồn lực địa phương khác nhau, (6) việc quy định trách nhiệm giải trình kết cuối tương đối dễ dàng, (7) giảm gánh nặng cho nhà quản lý cấp cao tạo khả tốt cho việc phát triển đội ngũ nhà quản chung Nhược điểm tiềm ẩn nhóm mơ hình này: (1) cơng việc bị trùng lắp, (2) tranh giành nguồn lực tuyến dẫn đến phản hiệu quả, (3) có khó khăn việc thích ứng với yếu tố tác động lên tồn tổ chức, (4) cần nhiều người có lực quản lý chung, (5) có xu làm cho việc thực dịch vụ hỗ trợ tập trung trở nên khó khăn, (6) làm nảy sinh khó khăn việc kiểm soát cấp quản lý cao Tổ chức theo đơn vị chiến lược Khi mối quan hệ phận tổ chức trở nên phức tạp, ngăn cản phối hợp, nhà lãnh đạo cấp cao tìm cách tạo nên đơn vị chiến lược mang tính độc lập cao, tự tiến hành hoạt động thiết kế, sản xuất phân phối sản phẩm (Hình 4.6) Thực chất mơ hình tổ chức phận theo đơn vị chiến lược biến thể mơ hình tổ chức phận theo sản phẩm, khách hàng địa dư 76 NEU_MAN301_Bai4_v1.0013108213 Bài 4: Chức tổ chức cấu tổ chức Các đơn vị chiến lược phân hệ độc lập, đảm nhận hay số ngành nghề hoạt động khác nhau, với nhà quản lý quan tâm trước hết tới vận hành đơn vị cạnh tranh với đơn vị khác tổ chức Tuy nhiên, có đặc trưng để phân biệt đơn vị chiến lược với tổ chức độc lập, người lãnh đạo đơn vị chiến lược phải báo cáo với cấp lãnh đạo cao tổ chức Cơ cấu tập đoàn dạng mơ hình tổ chức theo đơn vị chiến lược, với hình thức đặc biệt cơng ty mẹ nắm giữ cổ phần, quy tụ hoạt động khơng liên kết Ưu điểm mơ hình là: (1) xây dựng sở phân đoạn chiến lược nên giúp đánh giá vị trí tổ chức thị trường, đối thủ cạnh tranh diễn biến môi trường, (2) hoạt động dựa vào trung tâm chiến lược, cho phép tiến hành kiểm soát sở chung thống nhất, (3) có đơn vị đủ độc lập với mục tiêu rõ ràng, điều cho phép tăng cường phối hợp phương thức giảm thiểu nhu cầu phối hợp Nhược điểm: (1) có khả xuất tình trạng cục bộ, lợi ích đơn vị chiến lược lấn át lợi ích tồn tổ chức, (2) chi phí cho cấu tăng tính trùng lắp cơng việc, (3) kỹ kỹ thuật không chuyển giao dễ dàng kỹ thuật gia chuyên viên bị phân tán đơn vị chiến lược, (4) công tác kiểm sốt cấp quản lý cao gặp nhiều khó khăn Tổng giám đốc Ngân hàng phát triển đô thị Ngân hàng cho vay bất động sản thừa kế Ngân hàng hợp tác xã Ngân hàng nơng nghiệp Ngân hàng nghiệp Hình 4.6 Tổ chức theo đơn vị chiến lược ngân hàng lớn 4.2.2.3 Mơ hình tổ chức ma trận Mơ hình ma trận kết hợp hai hay nhiều mơ hình tổ chức phận khác Ví dụ, mơ hình theo chức kết hợp với mơ hình theo sản phẩm (xem hình 4.7) Ở đây, nhà quản lý theo chức theo sản phẩm có vị ngang Họ chịu trách nhiệm báo cáo cho cấp lãnh đạo có thẩm quyền định thuộc lĩnh vực mà họ phụ trách Khi cần thực kế hoạch với mục tiêu lớn, mang tính độc lập (như chương trình, dự án lớn), nhà quản lý chương trình, dự án xác định, người tuyển người có đủ lực từ phận tổ chức bên tổ chức để thực kế hoạch Như tổ chức ma trận cấu tổ chức người lao động báo cáo cho nhà quản lý phận mà họ nhân lực hữu nhà quản lý chương trình, dự án Ưu điểm mơ hình: (1) định hướng hoạt động theo kết cuối cùng, (2) tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu, (3) kết hợp lực nhiều nhà quản lý chuyên gia, (4) tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng với thay đổi mơi trường NEU_MAN301_Bai4_v1.0013108213 77 Bài 4: Chức tổ chức cấu tổ chức Hình 4.7 Cơ cấu tổ chức ma trận doanh nghiệp Nhược điểm: (1) tượng song trùng lãnh đạo dẫn đến không thống mệnh lệnh, (2) quyền hạn trách nhiệm nhà quản lý trùng lắp tạo xung đột, (3) cấu phức tạp không bền vững, (4) gây tốn Cách tổ chức theo ma trận mang lại triển vọng lớn cho nhiều tổ chức điều kiện môi trường thay đổi nhanh với nhiều yếu tố bất định Điểm mấu chốt làm cho cấu ma trận phát huy tác dụng rõ ràng mối quan hệ quyền hạn nhà quản lý chế phối hợp Rất nhiều tổ chức khu vực công tư sử dụng thành công cấu theo ma trận Trên mơ hình tổ chức phận mang tính truyền thống Ngay nay, để nâng cao tính linh hoạt tổ chức nhờ tăng cường truyền thông, giảm thứ bậc, tăng trao quyền, khai thác tốt tiềm người bên bên tổ chức, nhiều mơ hình tổ chức áp dụng rộng rãi Đó cấu nhóm, cấu mạng lưới cấu không ranh giới 4.2.2.4 Mô hình tổ chức theo nhóm Các tổ chức với cấu theo nhóm sử dụng rộng rãi nhóm dài hạn ngắn hạn để xử lý vấn đề, hồn thành dự án đặc biệt, cơng việc hàng ngày Các nhóm xuyên chức xuyên cấp quản lý tạo nên thành viên với trách nhiệm cơng việc khác Mục đích cấu mang tính ma trận phá bỏ rào cản phận tạo liên kết hiệu sau Có nhiều nhóm dự án tập hợp để thực nhiệm vụ đặc biệt hay “dự án” bị giải tán nhiệm vụ hồn tất Mục đích để nhanh chóng triệu tập người với kỹ cần 78 NEU_MAN301_Bai4_v1.0013108213 Bài 4: Chức tổ chức cấu tổ chức phận hỗn hợp, kết hợp hai nhiều mơ hình tổ chức phận túy nói (xem hình 4.8) Ưu điểm lớn mơ hình hỗn hợp kết hợp nhiều mơ hình cho phép tổ chức lợi dụng ưu mơ hình tổ chức đồng thời giảm ảnh hưởng nhược điểm Trong chừng mực đó, nhược điểm mơ hình tổ chức hỗn hợp là: cấu tổ chức phức tạp, dẫn đến việc hình thành phận, phân hệ nhỏ Tuy vậy, việc kết hợp đắn mơ hình tuý giảm nhược điểm nói Hình 4.8 Mơ hình tổ chức hỗn hợp Công ty Điện lực Hà Nội 4.2.3 Cấp quản lý tầm quản lý 4.2.3.1 Mối quan hệ cấp quản lý tầm quản lý Nguyên nhân có cấp quản lý tổ chức giới hạn tầm quản lý (hay tầm kiểm soát) - số thuộc cấp báo cáo trực tiếp với nhà quản lý định Tầm quản lý rộng cần cấp quản lý, tầm quản lý hẹp dần đến nhiều cấp Trong tổ chức, cần phải định xem nhà quản lý trực tiếp kiểm sốt thuộc cấp, số khác tổ chức khác Có số lượng hạn chế thuộc cấp mà nhà quản lý quản lý có hiệu quả, số xác trường hợp khác tuỳ thuộc vào nhiều biến số Muốn xác định tầm quản lý phù hợp, cần tìm hiểu mối quan hệ: 80  Tầm quản lý lực nhà quản lý có quan hệ tỷ lệ thuận Nếu yếu tố khác không thay đổi, nhà quản lý có lực cao có tầm quản lý rộng ngược lại  Tính phức tạp hoạt động quản lý tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ nghịch Nếu cơng việc quản lý ổn định, khơng phức tạp tầm quản lý lớn, ngược lại cơng việc quản lý thay đổi thường xuyên, giàu tính sáng tạo tầm quản lý lại nhỏ NEU_MAN301_Bai4_v1.0013108213 Bài 4: Chức tổ chức cấu tổ chức 4.2.3.2  Năng lực ý thức tôn trọng, tuân thủ mệnh lệnh cấp với tầm quản lý có quan hệ tỷ lệ thuận Thuộc cấp đào tạo tốt có ý thức cao cần quan hệ tác động cấp cấp  Tầm quản lý rõ ràng xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm có quan hệ tỷ lệ thuận Nếu người đào tạo tốt, thực nhiệm vụ xác định rõ ràng có đủ quyền hạn để hồn thành cách có hiệu quả, khơng làm nhiều thời gian ý cấp  Năng lực hệ thống thơng tin có ảnh hưởng đến tầm quản lý Một hệ thống có khả cung cấp truyền đạt thông tin định cách nhanh chóng, xác, đầy đủ rút ngắn khoảng cách cấp cấp Các mơ hình cấu tổ chức xét theo số cấp quản lý Căn vào số cấp quản lý, tồn hai mơ hình cấu tổ chức cấu nằm ngang (horizontal, flat structure) cấu hình tháp (pyramid, tall structure) (xem Bảng 4.9) Bảng 4.9 Các mơ hình cấu tổ chức theo số cấp quản lý Cơ cấu nằm ngang Một văn phòng luật Trưởng văn phòng luật Luật sư Đặc điểm      Chỉ có vài cấp quản lý Quản trị theo phương thức phi tập trung Tổng hợp hóa hoạt động Công việc xác định khái quát Giới hạn linh hoạt công việc phận  Quan tâm đến phương thức làm việc theo nhóm  Di chuyển nhân lực theo chiều ngang  Tập trung ý vào khách hàng Cơ cấu hình tháp Bộ tài Bộ trưởng Các thứ trưởng Các tổng cục trưởng Các cục trưởng      Nhiều cấp bậc quản lý Quản trị theo phương thức hành Chun mơn hóa hoạt động Mơ tả công việc chi tiết Giới hạn cứng nhắc công việc phận  Các cá nhân làm việc độc lập  Di chuyển nhân lực theo chiều dọc Trưởng chi cục Các đội trưởng Các nhân viên Cơ cấu tổ chức nằm ngang Cơ cấu tổ chức nằm ngang loại cấu có tầm quản lý rộng vài cấp quản lý Một xu hướng rõ nét năm gần tổ chức hướng tới cấu nằm ngang Chẳng hạn cơng ty thép Nucor (Mỹ), có tới 5000 nhân viên, công nhân dây chuyền cán thép cách vị chủ tịch có hai nhà quản lý trung gian Văn phòng cơng ty có 30 người làm việc khơng gian rộng Ưu điểm tiềm mơ hình tổ chức là: NEU_MAN301_Bai4_v1.0013108213 81 Bài 4: Chức tổ chức cấu tổ chức  Các phận cấu nằm ngang thường tổ chức theo đơn vị tạo sản phẩm dịch vụ cuối cùng, hoạt động độc lập nhằm đáp ứng nhanh chóng nhu cầu người tiêu dùng thích ứng nhanh chóng với thay đổi mơi trường Mỗi đơn vị sản phẩm hoạt động doanh nghiệp nhỏ, chịu trách nhiệm tạo lợi nhuận cho tồn doanh nghiệp  Làm giảm chi phí cho nhà quản lý cấp trung làm tăng tốc độ trình định Cơ cấu nằm ngang hoạt động có hiệu mơi trường thay đổi nhanh chóng tạo lập văn hố khuyến khích tham gia nhân viên  Làm tăng khả phối hợp Trong cấu này, ngăn cách người tổ chức giảm nhân viên thường làm việc theo nhóm Họ di chuyển theo chiều ngang chức hoạt động (ví dụ, từ chức cung cấp sản phẩm sang chức tài chính, đến chức sản xuất) Biên giới ngăn cách nhân viên với nhà quản lý xoá bỏ, người khuyến khích tham gia tích cực vào q trình định Rủi ro mơ hình tổ chức nằm ngang gắn liền với việc nhà quản lý phải có trách nhiệm lớn bị tải, thuộc cấp nhận q dẫn kiểm soát Cơ cấu tổ chức hình tháp Cơ cấu tổ chức hình tháp loại cấu có tầm quản lý hẹp nhiều cấp quản lý Nó thường sử dụng phương thức quản lý “trên - dưới” hay “ra lệnh - kiểm tra”, nhà quản lý mệnh lệnh hành kiểm sốt gắt gao việc thực mệnh lệnh Cơ cấu hình tháp tổ chức dựa sở chun mơn hố lao động theo chức năng, với phân chia tổ chức thành phận mang tính độc lập cao, tạo nên biên giới cứng nhắc công việc đơn vị Một đặc điểm mơ hình cấu hình tháp phát triển nhân viên nằm phạm vi chức Chẳng hạn, người bắt đầu cơng việc phận cung cấp dịch vụ thăng tiến lên vị cao phận marketing, di chuyển sang phận khác Cơ cấu tổ chức hình tháp hoạt động có hiệu mơi trường ổn định dự báo Trong môi trường động, cấu tỏ có hiệu quả, nhiều trường hợp phải gánh chịu thất bại Ngày nay, tổ chức cố gắng làm giảm số cấp quản lý nỗ lực tăng tầm kiểm soát nhà quản lý, sử dụng mơ hình cấu nhóm, cấu mạng lưới, cấu khơng ranh giới 4.2.4 Quyền hạn trách nhiệm tổ chức 4.2.4.1 Khái niệm Chúng ta bàn cách hình thành phận cấp quản lý tổ chức Sau xét đến câu hỏi quan trọng khác: nhìn thấy cách giao quyền tổ chức? Câu hỏi đề cập đến chất mối quan hệ quyền hạn trách nhiệm tổ chức 82 NEU_MAN301_Bai4_v1.0013108213 Bài 4: Chức tổ chức cấu tổ chức Quyền hạn quyền tự chủ hành động, q trình định đòi hỏi tn thủ định gắn liền với vị trí (hay chức vụ) quản lý định tổ chức Quyền hạn vị trí quản lý giao phó cho người nắm giữ vị trí đó, vậy, quyền hạn không liên quan với phẩm chất cá nhân nhà quản lý Chính thành ngữ “một ơng vua chết ngơi vua đó” minh họa điều Khi người rời khỏi chức vụ, quyền hạn không theo mà lại với vị trí quản lý thuộc người thay Khi nhà quản lý trao quyền hạn, họ phải chịu trách nhiệm - bổn phận phải hồn thành hoạt động phân công đạt mục tiêu xác định Quyền hạn không gắn liền với trách nhiệm tương ứng tạo hội cho lạm dụng, ngược lại để nhà quản lý phải chịu trách nhiệm việc khơng có đủ quyền hạn để thực 4.2.4.2 Các loại quyền hạn tổ chức Quyền hạn chất kết dính cấu tổ chức, sợi dây liên kết phận với nhau, phương tiện mà nhờ nhóm hoạt động đặt huy nhà quản lý, phối hợp đơn vị nâng cấp dần Nó cơng cụ để nhà quản lý thực quyền tự chủ tạo môi trường thuận lợi cho việc thực nhiệm vụ người Trong tổ chức quyền hạn chia làm ba loại: quyền hạn trực tuyến, quyền hạn tham mưu quyền hạn chức năng, phân biệt chủ yếu mối quan hệ với trình định Hình 4.10 Mối quan hệ quyền hạn trực tuyến tham mưu  Quyền hạn trực tuyến quyền hạn cho phép nhà quản lý định giám sát trực tiếp cấp Đó mối quan hệ quyền hạn cấp cấp trực tiếp trải dài từ cấp cao xuống tới cấp thấp tổ chức, NEU_MAN301_Bai4_v1.0013108213 83 Bài 4: Chức tổ chức cấu tổ chức tương ứng với chuỗi huy theo nguyên lý thứ bậc (xem hình 4.10) Là mắt xích chuỗi huy, nhà quản lý với quyền hạn trực tuyến có quyền định cho cấp trực tiếp nhận báo cáo từ họ Thuật ngữ trực tuyến hiểu theo nhiều nghĩa Trong thực tế, trực tuyến dùng để phận có mối quan hệ trực tiếp với việc thực mục tiêu tổ chức phận thiết kế sản phẩm dịch vụ, sản xuất phân phối sản phẩm (đôi phận tài chính) Người đứng đầu phận trực tuyến gọi nhà quản lý trực tuyến hay quản lý tác nghiệp  84 Quyền hạn tham mưu quyền cung cấp lời khuyên dịch vụ cho nhà quản lý khác Bản chất mối quan hệ tham mưu cố vấn Chức tham mưu (hay phận tham mưu) điều tra, khảo sát, phân tích đưa ý kiến tư vấn cho nhà quản lý mà họ có trách nhiệm phải quan hệ (xem hình 4.10) Sản phẩm lao động người hay phận tham mưu lời khuyên định cuối Tham mưu thực trợ giúp triển khai sách, giám sát đánh giá; vấn đề pháp lý tài chính; thiết kế vận hành hệ thống liệu Hiện vai trò tham mưu ngày tăng với tính phức tạp ngày cao hoạt động tổ chức môi trường Dù doanh nghiệp, quan nhà nước hay tổ chức khác, nhà quản lý định cần đến kiến thức chuyên gia lĩnh vực kinh tế, trị, xã hội, pháp lý, cơng nghệ Bên cạnh đó, tham mưu với kiến thức chuyên sâu tiến hành thu thập số liệu, phân tích đưa phương án định trường hợp nhà quản lý trực tuyến bận với công việc quản lý làm Những hạn chế việc sử dụng tham mưu Mặc dù mối quan hệ tham mưu cần thiết tổ chức giúp tổ chức thành công nhiều, chất quyền hạn tham mưu phức tạp việc nhận thức dẫn đến số vấn đề định thực hành như: o Nguy làm xói mòn quyền hạn trực tuyến, tham mưu quên họ cần góp ý trợ giúp lệnh, họ bỏ qua thực tế giá trị họ nằm chỗ giúp thêm sức mạnh cho nhà quản lý trực tuyến Có nhiều trường hợp, vị lãnh đạo lập số vị trí tham mưu, khốc lên họ quyền hạn (thường mơ hồ), lệnh cho tất nhà quản lý khác phải hợp tác Đề xuất tham mưu lãnh đạo tiếp nhận với hăng hái, nhiệt tình ép buộc nhà quản lý có liên quan phải thực Điều thực tế xảy quyền hạn nhà quản lý trực tuyến bị tước dần Khi đó, đề xuất tham mưu chấp nhận cách miễn cưỡng bực tức Việc kéo dài tình trạng làm bùng nổ xung đột tổ chức o Thiếu trách nhiệm tham mưu Bộ phận tham mưu đưa lời khuyên Những phận khác phải xem có chấp nhận lời khuyên biến lời khuyên thành định khơng Điều tạo mơi trường lý tưởng cho tình trạng NEU_MAN301_Bai4_v1.0013108213 Bài 4: Chức tổ chức cấu tổ chức đổ lỗi cho Phía tham mưu tun bố lời khun tốt thất bại nhà quản lý tác nghiệp khơng có trình độ, khơng quan tâm, có ý ngầm phá hoại Còn nhà quản lý chịu trách nhiệm định lại khẳng định họ nhận lời khuyên nghèo nàn, thai nghén nhà lý thuyết sng khơng có kinh nghiệm o Các lời khun thiếu cứ, thiếu tính thực tiễn Lập luận có mặt tham mưu cho phép người có thẩm quyền định dành thời gian làm việc quan trọng hấp dẫn, bỏ qua khả tham mưu suy nghĩ vơ họ khơng phải thực họ đề xuất Làm cho tham mưu trở nên có hiệu lực hiệu Mối quan hệ trực tuyến - tham mưu không vấn đề phức tạp mà tổ chức phải đương đầu, mà nguyên nhân dẫn đến tình trạng phi hiệu lực hiệu Giải hợp lý mối quan hệ đòi hỏi kỹ quản lý trình độ cao với việc tuân thủ yêu cầu sau đây: o Nhận thức đắn mối quan hệ quyền hạn Trực tuyến có nghĩa định chịu trách nhiệm thực Ngược lại, tham mưu lại chứa đựng quyền hỗ trợ cố vấn Trực tuyến lệnh, tham mưu phải đề xuất kiến nghị Việc hiểu mối quan hệ quyền hạn trực tuyến tham mưu đặt sở cho lối sống lành mạnh tổ chức Chủ yếu, nhiệm vụ tham mưu phải làm cho nhà quản lý trực tuyến trở nên “dễ coi” giúp họ làm tốt công việc Các tham mưu phải giành giữ tin cậy người cộng tác, tiếp xúc chặt chẽ với phận tác nghiệp hiểu vấn đề phận Họ phải khiêm tốn nhìn nhận đóng góp nâng cao đóng góp người mà họ trợ giúp Nhà tham mưu thành cơng vai trò nhà quản lý trực tuyến tìm kiếm lời khuyên từ họ, yêu cầu họ tìm hiểu vấn đề khúc mắc o Làm cho trực tuyến lắng nghe tham mưu làm cho việc sử dụng tham mưu trở thành thông lệ đời sống tổ chức Các nhà quản lý trực tuyến cần nhận rõ tham mưu thạo việc đưa đề xuất hỗ trợ không làm giảm uy tín họ Bên cạnh đó, tổ chức nên cố gắng thực biện pháp khuyến khích bắt buộc nhà quản lý trực tuyến trao đổi với tham mưu Phải để hoạt động tham mưu trở thành thông lệ đời sống tổ chức, trước đưa định quan trọng o Bảo đảm cho tham mưu có đủ thơng tin Ngay tham mưu giỏi đưa lời khun xác khơng thơng tin thường xuyên vấn đề thuộc lĩnh vực họ Để tham mưu hoạt động mong muốn, nhà quản lý trực tuyến cần thông báo cho tham mưu định có liên quan đến công việc tạo điều kiện để tham mưu có thơng tin cần thiết cho việc đề kiến nghị o Bảo đảm tham mưu toàn diện Tham mưu phải người đưa cách giải vấn đề người nêu lên hàng núi vấn đề làm rối trí người phải định Tham mưu toàn diện bao hàm việc đưa trình bày rõ NEU_MAN301_Bai4_v1.0013108213 85 Bài 4: Chức tổ chức cấu tổ chức ràng phương án định tối ưu sở xem xét đầy đủ vấn đề, làm rõ khía cạnh có liên quan, lựa chọn xác đáng từ khả hành động phương tiện có thể, cho nhà quản lý chấp nhận hay từ chối đề xuất mà không nhiều công nghiên cứu, hội họp nhiều, hay không cần đến công việc không cần thiết khác  Quyền hạn chức quyền trao cho cá nhân hay phận định kiểm soát hoạt động định phận khác Nếu nguyên lý thống mệnh lệnh thực vô điều kiện, quyền kiểm soát hoạt động thuộc người phụ trách trực tuyến mà Tuy nhiên, nhiều trường hợp, hạn chế kiến thức chuyên môn, thiếu khả giám sát trình, quyền hạn lại người phụ trách chung giao cho tham mưu hay nhà quản lý phận khác Giao phó quyền hạn chức Ta hiểu rõ quyền hạn chức coi phần quyền hạn người phụ trách trực tuyến Ví dụ trường đại học cơng lập, hiệu trưởng có tồn quyền điều hành nhà trường, phụ thuộc vào quy định Nhà nước Trong tình tham mưu đơn thuần, cố vấn vấn đề liên quan đến nguồn nhân lực, tài hay quan hệ đối ngoại khơng có chút quyền hạn trực tuyến nào, nghĩa vụ họ đưa lời khuyên Nhưng hiệu trưởng trao cho cố vấn quyền đưa thị trực tiếp cho phận khác, cho thấy hình 4.11, quyền gọi quyền hạn chức Hình 4.11 Uỷ quyền chức năng, cấu trực tuyến - chức Phạm vi quyền hạn chức Do quyền hạn chức vi phạm chế độ thủ trưởng, việc hạn chế phạm vi quyền hạn chức quan trọng để trì tính tồn vẹn cương vị quản lý Ví 86 NEU_MAN301_Bai4_v1.0013108213 Bài 4: Chức tổ chức cấu tổ chức dụ, quyền hạn chức người phụ trách phận quản lý nhân tổ chức nói chung giới hạn việc đưa thủ tục để tuyển chọn nhân lực, bố trí nhân lực, quản lý chương trình lương bổng, xử lý khiếu nại nhân sự, xử lý giấy tờ nghỉ phép, tiến hành chương trình đào tạo, bồi dưỡng nhân lực vấn đề có nội dung tương tự 4.2.5 Tập trung phi tập trung quản lý  Các khái niệm Quyền hạn tổ chức thực chất mức độ độc lập dành cho người thông qua việc trao cho họ quyền định Vậy quyền hạn nên tập trung hay phân tán tổ chức mức độ nào? Tập trung phương thức tổ chức phần lớn quyền định tập trung vào cấp quản lý cao tổ chức Phi tập trung phương thức tổ chức nhà quản lý cấp cao trao cho cấp quyền định, hành động tự chịu trách nhiệm phạm vi định Phi tập trung tất yếu tổ chức đạt tới quy mơ trình độ phát triển định làm cho người (hay cấp quản lý) đảm đương công việc quản lý Tồn hai dạng phi tập trung quản lý tổ chức: ủy quyền trao quyền Uỷ quyền quản lý tổ chức hành vi cấp trao cho cấp số quyền hạn để họ nhân danh thực cơng việc định Trao quyền hành vi cấp cho phép cấp thực công việc định cách độc lập Có quan hệ gần gũi với phi tập trung tham gia - nhà quản lý thu hút cấp vào trình định Có thể phân biệt ủy quyền trao quyền trả lời câu hỏi: (1) có trao nghĩa vụ hồn thành nhiệm vụ định? (2) có trao quyền hạn để hồn thành nhiệm vụ? (3) có trách nhiệm giải trình trước cấp trực tiếp? (4) chịu trách nhiệm trước tổ chức môi trường không đạt mục tiêu? Với chế độ ủy quyền, người ủy quyền cho phép người ủy quyền nhân danh thực cơng việc định, trao cho họ đủ quyền hạn để thực cơng việc đó, người uỷ quyền có trách nhiệm báo cáo lên người uỷ quyền không kết thực mà tiến trình thực cơng việc nguồn lực sử dụng Nếu công việc không thành công, người ủy quyền người uỷ quyền phải chịu trách nhiệm trước tổ chức môi trường Với trao quyền, người trao quyền giao cho người trao quyền nghĩa vụ hoàn thành nhiệm vụ định; trao cho họ đủ quyền hạn để thực nhiệm vụ; người trao quyền có trách nhiệm báo cáo kết thực hiện, báo cáo lên người trao quyền tiến trình thực cơng việc nguồn lực sử dụng NEU_MAN301_Bai4_v1.0013108213 87 Bài 4: Chức tổ chức cấu tổ chức  Mức độ phi tập trung tổ chức Tập trung phi tập trung hai xu trái ngược Mức độ phi tập trung lớn khi: o Tỷ trọng định đề cấp quản lý thấp lớn o Các định đề cấp thấp quan trọng Ví dụ, khoản chi tiêu mà người đứng đầu phận phê duyệt không cần thông qua cấp lớn, mức độ phi tập trung lớn o Phạm vi tác động định cấp lớn Một cơng ty cho phép xí nghiệp trực thuộc định tác nghiệp sản xuất, có mức độ phi tập trung thấp so với công ty cho phép phân hệ tương tự định nhân lực tài o Một nhà quản lý độc lập trình định Phi tập trung nhỏ người quản lý phải thơng báo định với cấp nhỏ phải tham khảo ý kiến cấp Tập trung cao làm giảm chất lượng định mang tính chiến lược nhà quản lý cấp cao bị sa lầy định tác nghiệp, làm giảm quan tâm, tính tích cực khả sáng tạo cấp Tuy nhiên, phi tập trung mức độ cao có lợi Những nguy tiềm ẩn phi tập trung thiếu qn sách, tình trạng khả kiểm soát cấp cấp dưới, tình trạng cát nhà quản lý phận Bên cạnh đó, nhà quản lý cấp có xu hướng trở thành người điều hành độc lập tổ chức nhỏ, dẫn đến tình trạng trùng lắp chức năng, gây thiệt hại tài cho tổ chức Do chịu ảnh hưởng nhiều yếu tố (giá trị định, mong muốn tính quán sách, quy mô tổ chức, phong cách lãnh đạo cấp quản lý cao nhất, khả nhà quản lý ), khó nêu lên hình mẫu cho mối quan hệ hợp lý tập trung phi tập trung Một kết luận chung rút cốt lõi việc phi tập trung hóa có hiệu đảm bảo cân thích đáng tập trung phi tập trung Một tổ chức giữ cân tốt có khả tập trung cấp cao quyền định chiến lược sách nhằm tạo khn khổ thống cho hoạt động tồn tổ chức Một định chiến lược sách đề cấp cao nhất, định tác nghiệp uỷ quyền cho phận  Những dẫn để tiến hành uỷ quyền, trao quyền có hiệu lực hiệu Về điều kiện tiên quyết: Thứ nhất, nhà quản lý phải thực tự giác trao cho cấp quyền tự để họ hồn thành nhiệm vụ Điều có nghĩa chấp nhận việc cấp lựa chọn giải pháp phương tiện khác so với suy nghĩ cấp Thứ 88 NEU_MAN301_Bai4_v1.0013108213 Bài 4: Chức tổ chức cấu tổ chức hai, cần xây dựng hệ thống truyền thông mở cấp cấp Những nhà quản lý nắm xác khả cấp lựa chọn đối tượng uỷ quyền, trao quyền Ngược lại, cấp nhận quan tâm, khuyến khích thường xuyên cấp trên, họ cố gắng hoàn thành nhiệm vụ có trách nhiệm cao cơng việc Thứ ba, nhà quản lý phải có khả phân tích yếu tố mục tiêu tổ chức, đòi hỏi nhiệm vụ lực nhân viên để thực làm chủ trình uỷ quyền, trao quyền Về quy trình uỷ quyền, trao quyền: Quyết định nhiệm vụ uỷ quyền, trao quyền mục tiêu cần đạt Những công việc người quản lý phải tự gánh vác? Những công việc giao cho cấp dưới? Khi thực uỷ quyền hay trao quyền, mục tiêu cần đạt gì? Và để thực mục tiêu, người uỷ quyền, trao quyền cần phải có quyền hạn nào? Lựa chọn người theo nhiệm vụ Cơng việc đòi hỏi lực đặc biệt nào? Ai người đáp ứng đầy đủ đòi hỏi đó? Những kinh nghiệm thu có ích phù hợp với ai? Người có cam kết thực nhiệm vụ? Được trao quyền hạn có trách nhiệm gì? Đảm bảo nguồn lực Duy trì kênh thơng tin mở Thiết lập hệ thống kiểm sốt có lực Khen thưởng việc uỷ quyền, trao quyền có hiệu lực, hiệu 4.2.6 Phối hợp phận tổ chức  Vai trò phối hợp Phối hợp trình liên kết hoạt động người, phận, phân hệ hệ thống riêng rẽ nhằm thực có hiệu lực hiệu mục tiêu chung tổ chức Khơng có phối hợp, người khơng thể nhận thức vai trò tổng thể có xu hướng theo đuổi lợi ích riêng thay hướng tới mục tiêu chung Mục tiêu phối hợp đạt thống hoạt động phận bên với bên tổ chức Phạm vi cần thiết phối hợp phụ thuộc vào thuộc tính nhiệm vụ mức độ độc lập người phận thực nhiệm vụ Vì có tổ chức cần mức độ phối hợp cao số tổ chức không thiết phối hợp cao  Các công cụ phối hợp Trong thực tế, phối hợp thực nhờ cơng cụ thức phi thức sau: Các kế hoạch Với kế hoạch chiến lược, sách, chương trình, dự án, ngân sách, quy chế, quy tắc, thủ tục, hoạt động phận NEU_MAN301_Bai4_v1.0013108213 89 Bài 4: Chức tổ chức cấu tổ chức người ăn khớp với nhờ tính thống mục tiêu phương thức hành động Hệ thống tiêu chuẩn kinh tế - kỹ thuật, đảm bảo phối hợp nhờ: o Chuẩn hoá kết quả: phải đạt gì? o Chuẩn hố quy trình: phải làm nào? o Chuẩn hoá kỹ năng: người thực trình phải thoả mãn yêu cầu nào? Các công cụ cấu Có hình thái cấu tạo điều kiện dễ dàng cho giao chiều dọc (cơ cấu giảm thiểu số cấp quản lý) theo chiều ngang (cơ cấu ma trận, nhóm dự án, nhóm chất lượng, hội đồng thường trực, nhà môi giới…) Giám sát trực tiếp Các công cụ hệ thống thông tin, truyền thông tham gia quản lý Văn hoá tổ chức Hệ thống nhận thức, giá trị, chuẩn mực, lễ nghi hàng ngày… có khả gắn kết phận người tổ chức thành khối thống nhất, làm tăng khả phối hợp để đạt mục đích chung 4.3 Quy trình hồn thiện cấu tổ chức Q trình hồn thiện cấu tổ chức bao gồm nội dung sau Hình 4.13 Q trình hồn thiện cấu tổ chức Bước 1: Phân tích yếu tố ảnh hưởng lên cấu tổ chức Mục tiêu bước xác định tác động có từ yếu tố mơi trường bên ngồi môi trường bên tổ chức lên cấu tổ chức vận hành Những yếu tố môi trường bên ngồi gồm mơi trường vĩ mơ (kinh tế, trị - pháp lý, xã hội, công nghệ) môi trường vi mô (trực tiếp) Những yếu tố môi trường nội chiến lược, quy mô, đội ngũ nhân lực, nguồn lực khác tổ chức hay văn hóa, thái độ nhà quản lý 90 NEU_MAN301_Bai4_v1.0013108213 Bài 4: Chức tổ chức cấu tổ chức Bước Đánh giá cấu tổ chức Mục tiêu đánh giá cấu tổ chức xác định cấu có hoạt động tốt để đảm bảo thực mục đích mục tiêu tổ chức hay không? Việc đánh giá cấu dựa chuẩn mực yêu cầu cần thiết cấu tổ chức bao gồm (1) tính thống nhất, (2) tính tối ưu, (3) tính tin cậy (4) tính linh hoạt (5) tính hiệu Việc đánh giá tập trung vào hai nội dung:  Những hạn chế nội cấu ảnh hưởng đến việc đạt mục đích mục tiêu tổ chức  Phân tích phù hợp cấu vận hành với thay đổi mơi trường bên ngồi mơi trường bên tổ chức Việc đánh giá phù hợp theo hai nội dung thực thơng qua mơ hình phân tích tổ chức, mơ hình SWOT số mơ hình phân tích logic khác Bước Đưa giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức Từ nguyên nhân xác định bước hai, nhà quản lý đưa lựa chọn để hoàn thiện cấu tổ chức Việc lựa chọn giải pháp hoàn thiện cấu phải dựa sở đánh giá theo yêu cầu mục tiêu hoàn thiện cấu tổ chức Mỗi giải pháp hồn thiện cấu đòi hỏi điều kiện định để triển khai người, tài chính, sở vật chất cần bảo trợ nhà quản lý cấp cao Phân tích thực trạng cấu qua thuộc tính: - Mức độ chun mơn hóa, đa dạng hóa tổng hợp hóa? - Mơ hình phân nhóm phận tổ chức? Đánh giá phù hợp yếu tố cấu tổ chức nguyên nhân Đánh giá cấu theo yêu cầu thống nhất, tối ưu, linh hoạt, tin cậy hiệu tổng hợp nguyên nhân - Thực trạng sử dụng mối quan hệ quyền hạn trực tuyến, tham mưu chức tổ chức? - Số cấp quản lý thực trạng tầm quản lý? - Mức độ tập trung phi tập trung hóa, hình thức phi tập trung hóa? Đánh giá tổng kết đóng góp cấu vào mục tiêu tổ chức nguyên nhân Đánh giá phù hợp yếu tố cấu với đòi hỏi mơi trường ngun nhân - Tình trạng phối hợp phận ? Các công cụ phối hợp sử dụng? Hình 4.14 Đánh giá cấu tổ chức NEU_MAN301_Bai4_v1.0013108213 91 Bài 4: Chức tổ chức cấu tổ chức Bước Thực giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức Những công việc cần triển khai bước bao gồm:  Truyền thơng giải pháp hồn thiện cấu  Xây dựng thực chương trình dự án để triển khai giải pháp thay đổi cấu  Tạo động lực cho nhân viên, nhóm phận thực giải pháp hoàn thiện cấu  Tư vấn triển khai công việc cho nhân viên, tư vấn cho nhà quản lý phương pháp quản lý, công nghệ quản lý  Đảm bảo nguồn lực cần thiết để thực giải pháp hoàn thiện cấu, đặc biệt người tài  Chứng minh thành công ngắn hạn giải pháp  Người lãnh đạo phải đầu việc thực giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức Bươc Giám sát đánh giá kết thực giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức 92  Giám sát thường xuyên tình hình triển khai giải pháp hồn thiện cấu tổ chức bao gồm giám sát đầu vào cần thiết cho triển khai giải pháp, giám sát thời gian, tiến độ triển khai, giám sát kết triển khai giải pháp  Đánh giá đầu đạt việc triển khai giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức NEU_MAN301_Bai4_v1.0013108213 Bài 4: Chức tổ chức cấu tổ chức Tóm lược cuối  Với tư cách chức trình quản lý, tổ chức trình xếp nguồn lực người gắn liền với người nguồn lực khác nhằm thực thành công kế hoạch  Cơ cấu tổ chức hệ thống hoạt động phân chia, nguồn lực xếp, người phận phối hợp nhằm thực mục tiêu kế hoạch Cơ cấu tổ chức cấu thức cấu phi thức; cấu bền vững cấu tạm thời  Cơ cấu tổ chức thường nghiên cứu theo sáu thuộc tính bản: (1) chun mơn hố cơng việc, (2) hình thành phận, (3) quyền hạn trách nhiệm, (4) cấp quản lý tầm quản lý, (5) tập trung phi tập trung quản lý, (6) phối hợp phận, phân hệ tổ chức  Q trình hồn thiện cấu tổ chức bao gồm: phân tích yếu tố ảnh hưởng lên cấu tổ chức; đánh giá cấu tổ chức tại; đưa giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức; thực giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức; giám sát, đánh giá kết thực NEU_MAN301_Bai4_v1.0013108213 93 Bài 4: Chức tổ chức cấu tổ chức Câu hỏi ôn tập Trình bày khái niệm chức tổ chức cấu tổ chức? Chun mơn hố cơng việc có ưu điểm nhược điểm nào? Trong tổ chức có hình thức chun mơn hóa nào? Việc phân chia tổ chức thành phận thực theo mơ hình nào? Lấy ví dụ minh hoạ mơ hình tổ chức đó? Trong tổ chức tồn mối quan hệ quyền hạn nào? Việc sử dụng loại quyền hạn dẫn đến mơ hình tổ chức nào? Lấy ví dụ minh họa? Tầm quản lý cấp quản lý có mối quan hệ với nào? Tầm quản lý chịu ảnh hưởng yếu tố chủ yếu nào? Thế tập trung phi tập trung quản lý tổ chức ? Hãy nêu trình uỷ quyền, trao quyền tiền đề để thực q trình có hiệu quả? Vì cần phải phối hợp hoạt động cá nhân, phận tổ chức? Có cơng cụ phối hợp nào? Lấy ví dụ minh hoạ? Q trình hồn thiện cấu tổ chức gồm nội dung nào? Bài tập Bài tập tình ứng dụng phát triển kỹ cho sinh viên Hãy vẽ sơ đồ cấu tổ chức thức tổ chức mà bạn quan tâm? Hãy đánh giá ưu nhược điểm cấu tổ chức theo thuộc tính cấu tổ chức? Hãy đưa số sáng kiến để hoàn thiện cấu tổ chức đó? 94 NEU_MAN301_Bai4_v1.0013108213 ... NEU_MAN301_Bai4_v1.0013108213 Bài 4: Chức tổ chức cấu tổ chức 4.1 Một số khái niệm liên quan đến chức tổ chức 4.1.1 Tổ chức chức tổ chức Tổ chức thuật ngữ sử dụng linh hoạt Trong đầu, định nghĩa tổ chức với tư cách... quan tâm chủ yếu cho cấu thức  Cơ cấu tổ chức bền vững tạm thời Cơ cấu tổ chức bền vững cấu tổ chức tồn thời gian dài, gắn liền với giai đoạn chiến lược tổ chức Ở tầm tổ chức, việc triển khai... hoạch  Cơ cấu tổ chức hệ thống hoạt động phân chia, nguồn lực xếp, người phận phối hợp nhằm thực mục tiêu kế hoạch Cơ cấu tổ chức cấu thức cấu phi thức; cấu bền vững cấu tạm thời  Cơ cấu tổ chức