Chương 1 kế tốn một hệ thống thông tin trong doanh nghiệp Mục tiêu Hiểu vai trò của HTTTKT trong doanh nghiệp Nhược điểm hệ thống KT truyền thống và yêu cầu ứng dụng CNTT vào HTTTKT Nguyên tắc tổ chức HTTTKT Chương 1 Kế tóan một hệ thống thông tin trong DN 1 Chương 1 kế tốn một hệ thống thông tin trong doanh nghiệp I Vai trò HTTT KT trong DN II Hệ thống kế tốn truyền thống và nhược điểm III Sự kết hợp của công nghệ thông tin trong hệ thống kế tốn Chương 1 Kế tóan một hệ thống thông tin trong DN 2 Chương 1 kế tốn một hệ thống thông tin trong doanh nghiệp I Vai trò HTTT KT trong DN Khái niệm HTTT Các lọai HTTT trong DN Vai trò của HTTT KT trong DN Chương 1 Kế tóan một hệ thống thông tin trong DN 3 I.1.Khái niệm Hệ thống thông tin KN: Hệ thống thông tin là hệ thống thu thập, xử lý, lưu trữ các dữ liệu để tạo thông tin hưũ ích cho người sử dụng liên quan Dữ liệu Xử lý thông tin Thông tin: DL được sắp xếp lại cho có ý nghĩa phù hợp với người sử dụng Dữ liệu: là những sự kiện, con số, hình ảnh…chưa có ý nghĩa phù hợp với người sử dụng Thông tin Ng.Sử dụng Ví dụ Hoạt động xuất kho 100 Sp là thông tin với thủ kho và kế tốn vật tư Là dữ liệu với giám đốc (cần biết tổng vật tư nhập, xuất, tồn Với người này là dữ liệu, với người khác là thông tin Chương 1 Kế tóan một hệ thống thông tin trong DN 4 I.1.Khái niệm Hệ thống thông tin Dữ liệu Thông tin Xử lý thông tin Xử lý thông tin là quá trình: Thu thập D.liệu Phân loại D.liệu Tổng hợp D.liệu Lưu trữ D.liệu/thông tin Truyền thông tin Ng.Sử dụng Ví dụ Phiếu xuất kho chuyển về phòng kế tốn, ghi sổ chi tiết vật tư, tổng hợp baó cáo xuất vật tư, chuyển báo cáo cho giám đốc Thủ kho Quá trình xử lý thông tin tạo dòng thông tin: Thông tin gì luân chuyển? Theo hướng nào? Xuất hàng A Kế tốn Xuất hàng A Giám đốc Thông tin gì luân chuyển: Dòng thông tin Từ đâu tới đâu: Chương 1 Kế tóan một hệ thống thông tin trong DN 5 I.1.Khái niệm HTTT Các đặc tính của HT thông tin 1 Mục tiêu: Thông tin gì, cung cấp cho ai? Phạm vi hệ thống 2 Đầu vào (nguyên liệu): dữ liệu liên quan phù hợp 3 Qui trình xử lý 4 Các thiết bị xử lý (thu thập, tính tốn, lưu trữ, truyền thông) thông tin Lưu ý: Các thiết bị ở đây có thể là hệ thống máy tính điện tử, hệ thống truyền thông, hoặc có thể chỉ là sổ sách giấy tờ bằng tay 5 Con người tham gia xử lý thông tin 6.Môi trường hệ thống : bên ngồi hệ thống và thường có ảnh hưởng tác động tới hệ thống Chương 1 Kế tóan một hệ thống thông tin trong DN 6 I.2 Các HT thông tin trong DN Phụ trách sản xuất Phụ trách kinh doanh Thông tin: SL bán? Giaù bán Doanh thu? Quảng cáo Khuyến mãi … HT TT thị trường Sự kiện bán hàng HT TT SX HT TT KT Thông tin: SL bán? Y/C chất lượng, chi phí … Thông tin: Lợi nhuận Đầu tư … Phụ trách DN Chương 1 Kế tóan một hệ thống thông tin trong DN 7 ESS: Executive Support Systems- HT hỗ trợ điều hành MIS: Management Information Systems-HT thông tin quản lý ESS DSS: Decision Support systems- HT hỗ trợ quyết định TPS: Transaction Processing Systems-HT xử lý Cấp điều hành (cấp cao) nghiệp vụ Dự báo khuynh Kế hoạch hoạt hướng bán hàng- động 5 năm 5 năm Dự báo ngân sách 5 năm Lập kế hoạch lợi nhuận Lập kế hoạch nguồn nhân lực Cấp độ quản lý (cấp trung) MIS DSS Quản lý bán hàng Phân tích bán hàng Kiển sốt hàng tồn kho Lập kế hoạch sản xuất Lập ngân sách hàng năm Kế hoạch Đầu tư vốn Phân tích lợi nhuận- giá cả Phân tích chi phí Phân tích sự phân bố lao động Phân tích chi phí hợp đồng LĐ Cấp độ hoạt động TPSï Xử lýđ.hàng X.ñịnh giá bán Ngh.cứu TT, khuyến mãi Sử dụng máy móc Sử dụng VL XN kho VL v.v Thu, chi Chính sách thanh tốn cụ thể v.v KT tài chính Lập BC thuế  Kiểm tốn v.v HT TT b.hàng & T.trường HT TT Sản xuất HT TT tài chính HT TT kế tốn Chương 1 Kế tóan một hệ thống thông tin trong DN Tuyển dụng Huấn luyện Chính sách lương, thưởng v.v HT TT nhân lực 8 Hệ thống thông tin • Ngày nay trong điều kiện xử lý bằng máy các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp đã tích hợp với nhau chung trong một hệ thống thông tin tồn doanh nghiệp, ví dụ hệ thống ERP (enterprise resource planning), nhằm giúp doanh nghiệp:  Tự động hố và tích hợp những qui trình kinh doanh, sản xuất chính  Chia sẻ dữ liệu, thông tin trong phạm vi doanh nghiệp  Cung cấp và truy vấn thông tin trực tuyến Chương 1 Kế tóan một hệ thống thông tin trong DN 9 Ví dụ chức năng hệ thống thông tin ERP Người bán HĐ mua Phải trả Traû tiền Kêá tốn tổng hợp Khách hàng Lập HĐ Phải thu Thu tiền SX theo Y.C Hoạt động sản xuất Xử lý bán hàng Bổ sung theo Y.C Xử lý mua hàng Kiểm sốt kho hàng Tồn kho-Xuất kho Đề xuất mua hàng Tồn kho-Nhập kho Thống ke Chương 1 Kế tóan một hệ thống thông tin â trong DN 10 II Phân tích hệ thống •Phân tích hệ thống là quá trình khảo sát hệ thống hiện hành và môi trường của nó để đưa ra các giải pháp và yêu cầu thông tin cho hệ thống mới •Điều tra • ban đầu •5 •Khảo sát hệ thống •Nghi ên cứu khả thi •Xác định yêu cầu hệ thống •Hồ sơ phân tích hệ thống Phân tích HT-1 điều tra ban đầu •Mục tiêu •Tìm hiểu nhanh vấn đề hệ thống hiện tại nhằm xác định liệu hệ thống mới cĩ cần sửa chữa hay thay thế khơng •Cung cấp những đề nghị ban đầu về giải pháp chi phí, lợi ích của hệ thống mới đề nghị 185 Phân tích HT- 1 điều tra ban đầu  Lập kế họach khảo sát  Xác định yêu cầu pháp luật mới  Xác định chiến lược, xử lý kinh doanh ••Công Công việc việc  Mơi trường cơng nghệ thơng tin  Tìm hiểu và đánh giá hiệu quả của hệ thống hiện hành so với những yêu cầu mới  Xử lý nghiệp vụ, Cung cấp thơng tin  Kiểm sĩat 186 Phân tích HT- 1 điều tra ban đầu  Xác định vấn đề, nguyên nhân của hệ thống tồn tại khơng đáp ứng yêu cầu mới Cơng việc  Đề nghị giải pháp:  Phạm vi hệ thống mới: đầu vào, ra  Mức độ phát triển: mới hịan tịan, sửa chữa, giữ nguyên HT hiện hành  Phương thức: tự làm, thuê tư vấn  Ước tính sơ bộ chi phí  Lập báo cáo 187 Phân tích HT- 2 Khảo sát hệ thống •Mục tiêu •Cung cấp chi tiết cho giải pháp đề nghị ở giai đọan điều tra ban đầu •Đồng thời kiểm tra kỹ tính cần thiết, khả thi của hệ thống đề nghị •Tạo quan hệ tốt với người sử dụng 188 Phân tích HT- 2 khảo sát hệ thống •Tìm hiểu chi tiết xử lý kinh doanh xác định luân chuyển thơng tin, dữ liệu •Cơng việc •Xác định chi tiết nhu cầu người sử dụng •Đánh giá chi tiết kiểm sĩat nội bộ •Tìm hiểu thếit bị, phần mềm và nhân sự hiện cĩ •Truyền thơng giải thích dự án phân tích cho người sử dụng liên quan 189 2 phân tích HT- Tạo quan hệ tốt với người sử dụng •Phản ứng đối với thay đổi hệ thống •Tùy thuộc vào mức độ ảnh hưởng của thay đổi hệ thống với cá nhân •Tùy thuộc vào trình độ, nhận thức và kinh nghiệm của người bị ành hưởng •Tùy thuộc cách thức thực hiện thay đổi 190 2 phân tích HT- Tạo quan hệ tốt với người sử dụng •Biện pháp thực hiện ngăn ngừa phản ứng xấu đối với thay đổi hệ thống Kết quả của hệ thống đạt nhu cầu người sử dụng Tạo kênh truyền thơng mở, đầy đủ tới người sử dụng: Mục đích, lợi ích thay đổi; Cố gắng và kế họach của cơng ty Duy trì khơng khí ổn định, an tịan thân thiện Cĩ sự hỗ trợ của các cấp quản lý trong đơn vị Khuyến khích sự tham gia của người sử dụng vào dự án 191 Phân tích HT- 3 Phân tích khả thi  Khả thi về kỹ thuật  Khả thi về thời gian  Thời  Thời  Thời đặt  gian chuẩn bị địa điểm gian cĩ thiết bị: đặt, giao nhận, cài gian tạo, cài đặt chạy thử phần mềm  Thời gian huấn luyện nhân sự  Thời gian chuyển đổi hệ thống Khả thi hoạt động  Thỏa   mãn yêu cầu thơng tin  Sự hài lịng của người sử dụng với HT  Hệ thống vận hành tốt Khả thi kinh tế: chi phí nhỏ hơn hiệu quả Khả thi luật pháp 192 Phân tích HT- 3 Khả thi kinh tế Tính tĩan chi phí ban đầu •Chi phí thiết bị •Chi phí phần mềm •Chi phí nhân sự •Chi phí địa điểm đặt thiết bị •Chi phí cài đặt huấn luyện •Chi phí chuyển đổi hệ thống •Chi phí phân tích, thiết kế Tính tĩan chi phí họat động •Chi phí điều hành họat động •Chi phí bảo dưỡng 193 Phân tích HT- 3 Khả thi kinh tế Tính tĩan lợi ích •Định lượng tài chính •Định tính Phương pháp phân tích •So sánh lợi ích – chi phí So sánh thuần So sánh NPV •Dùng chỉ số IRR •Dùng chỉ số ROI 194 Phân tích HT- 3 Xác định yêu cầu hệ thống •Xác định thơng tin tạo ra •Xác định dữ liệu cần thiết tạo ra thơng tin •Xác định yêu cầu tổ chức dữ liệu •Xác định các xử lý cần thiết 195 Phân tích HT- 4 Lập hồ sơ phân tích •xác định Mục đích của dự án •Xác định Mối quan hệ của dự án với kế họach chiến lược hệ thống thơng tin •Họat động hiện hành của hệ thống hiện tại •Nhu cầu thơng tin của người sử dụng •Yêu cầu hệ thống mới •Phân tích khả thi •Các đề ngfhị khác cho hệ thống mới •Các thu thập đính kèm 196 Phân tích HT- 5 Kỹ thuật sử dụng phân tích Cơng cụ thu thập dữ liệu •Phỏng vấn •Bảng câu hỏi •Quan sát Cơng cụ mơ tả hệ thống •Lưu đồ chứng từ / hệ thống •Sơ đồ dịng dữ liệu •Mơ hình dữ liệu Từ điển dữ liệu Cơng cụ phân tích đánh giá hệ thống •Ma trận kiểm sĩat •Chỉ số tài chính 197 đồ ªSơ Các tài liệu sửªSơ dụng trong PT HT đồcơ cơcấu cấutổtổchức chức ªHệ ªHệthống thốngtài tàikhoản khoảnkế kếtốn tốndoanh doan ••Hồ Hồsơ sơdoanh doanhnghiệp nghiệp ªNgân ªNgânsách sáchcủa củamỗi mỗitrung trungtâm tâmtrá tr ªChiến ªChiếnlược lượckinh kinhdoanh, doanh,KH KHngắ ngắ ••Hồ Hồsơ sơcá cánhân nhân ••Hồ Hồsơ sơhoạt hoạtđộng động ••Tài liệu thu thập khác Tài liệu thu thập khác •19 ªChính tảtảquản công việc sách ªBảng Bảngmô mô cônglýlý việc Chính sách quản ªªLưu nang hướng dẫn ªªCẩm Cẩm nang hướng dẫn đồ qui trình xử lýlý Lưu đồ qui trình xử ªªMẫu chẩn hiện công ªªTiêu từ Tiêuchứng chẩnthực thực Mẫu chứng từ hiện công việc việcbáo ªMẫu ªMẫu báocáo cáo ...Chương kế tốn hệ thống thông tin doanh nghiệp I Vai trò HTTT KT DN II Hệ thống kế tốn truyền thống nhược điểm III Sự kết hợp công nghệ thông tin hệ thống kế tốn Chương Kế tóan hệ thống... chia sẻ liệu phần hành kế tóan khơng lớn Chương Kế tóan hệ thống thơng tin DN 20 IIISự kết hợp công nghệ thơng tin HTKT • Các mức độ ứng dụng CNTT kế tóan Tự động xử lý kế tóan  Chứng từ giấy,... rõ ràng mơ hình tổ chức kế tóan  Mạng máy tính áp dụng phổ biến Chương Kế tóan hệ thống thông tin DN 19 IIISự kết hợp cơng nghệ thơng tin HTKT • Các mức độ ứng dụng CNTT kế tóan Xử lý bán thủ