LỜI CẢM ƠN Trên thực tế khơng có thành công mà không gắn liền với hỗ trợ, giúp đỡ dù hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp người khác Trong suốt thời gian từ bắt đầu học tập Trường Đại học Công nghệ thông tin truyền thông đến nay, em nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ q Thầy Cơ, gia đình bạn bè Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi đến quý Thầy Cô Khoa Hệ thống thông tin kinh tế lời cảm ơn chân thành với tri thức tâm huyết để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em suốt thời gian học tập trường Với vốn kiến thức tiếp thu q trình học khơng tảng cho q trình nghiên cứu khóa luận mà cịn hành trang quí báu để em bước vào đời cách vững tự tin Để hoàn thành khóa luận này, em xin tỏ lịng biết ơn sâu sắc đến Thạc sĩ Nguyễn Thị Hằng Thạc sĩ Trần Thu Phương đã tận tình hướng dẫn suốt q trình em viết khóa luận tốt nghiệp Khơng thế, q trình thực tập bảo hướng dẫn tận tình cho em kiến thức lý thuyết, kỹ nghiệp vụ quan trọng Em gửi lời cảm ơn chân thành đến Lãnh đạo Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên tạo điều kiện thuận lợi giúp em hồn thành khóa luận thực tập tốt nghiệp Cuối em kính chúc q Thầy, Cơ dồi sức khỏe thành công nghiệp cao quý Đồng kính Ban lãnh đạo Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên dồi sức khỏe, đạt nhiều thành công tốt đẹp công việc Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Nguyễn Thị Xuân i LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài khóa luận riêng tơi Các số liệu, kết nêu đề tài trung thực chưa cơng bố khóa luận khác Tơi cam đoan nội dung khóa luận không chép nội dung từ khóa luận khác sản phẩm khóa luận thân tơi nghiên cứu xây dựng Tơi xin cam đoan thơng tin trích dẫn báo cáo rõ nguồn gốc Người viết cam đoan Nguyễn Thị Xuân ii MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i LỜI CAM ĐOAN ii MỤC LỤC iii DANH MỤC HÌNH ẢNH v BẢNG CHỮ VIẾT TẮT vi LỜI MỞ ĐẦU Chương TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1.1 Khái quát chung quản lý hồ sơ 1.1.1 Khái niệm quản lý hồ sơ 1.1.2 Quy trình quản lý hồ sơ 1.2 Nội dung công tác lưu trữ 15 1.2.1 Khái niệm 15 1.2.2 Vị trí cơng tác lưu trữ 15 1.2.3 Tính chất công tác lưu trữ 16 1.2.4 Nhiệm vụ công tác lưu trữ 17 1.2.5 Nội dung công tác lưu trữ 18 1.2.6 Nguyên tắc quản lý tài liệu lưu trữ 20 1.2.7 Quan hệ công tác văn thư công tác lưu trữ 21 1.3 Giới thiệu phần mềm Microsoft Excel 21 Chương PHÂN TÍCH QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ VÀ TRA TÌM TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ LƯU TRỮ TỈNH THÁI NGUYÊN 25 2.1 Khái quát chung Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên 25 2.1.1 Tên, địa chỉ, số điện thoại, email 25 2.1.2 Quá trình hình thành phát triển 25 2.1.3 Chức nhiệm vụ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên 27 2.1.4 Sơ đồ cấu tổ chức 29 2.1.5 Mối quan hệ Chi cục Văn thư - Lưu trữ 31 2.2 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ tra tìm tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên 32 2.2.1 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ 32 iii 2.2.2 Thực trạng công tác tra tìm tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên 36 2.3 Đánh giá thực trạng công tác quản lý hồ sơ tra tìm tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên 42 2.3.1 Ưu điểm 42 2.3.2 Tồn 43 2.2.3 Giải pháp nhằm nâng cao hiệu 44 2.4 Quy trình quản lý hồ sơ tra tìm tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên 46 2.4.1 Quy trình quản lý hồ sơ lưu trữ chi cục văn thư lưu trữ tỉnh Thái Nguyên 46 2.4.2 Quy trình tra tìm tài liệu Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên 50 Chương TIN HỌC HĨA CƠNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ VÀ TRA TÌM TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH THÁI NGUYÊN 54 3.1 Đặt vấn đề toán 54 3.2 Giải toán 57 3.2.1 Quản lý hồ sơ lưu trữ phần mềm Microsoft Excel 57 3.2.2 Cơng tác tra tìm tài liệu lưu trữ 60 3.3 Đánh giá kết ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ tra tìm tài liệu lưu trữ 65 3.3.1 Kết đạt 65 3.3.2 Tồn 65 3.3.3 Phương hướng phát triển 66 KẾT LUẬN 68 TÀI LIỆU THAM KHẢO 69 iv DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1: Bìa hồ sơ 11 Hình 1.2: Mẫu từ chứng từ kết thúc 14 Hình 1.3: Giao diện phần mềm excel 22 Hình 1.4: Các lệnh thực đơn Office 23 Hình 1.5: Thanh cơng cụ excel 23 Hình 2.1: Sơ đồ cấu tổ chức Chi cục Văn thư – Lưu trữ 30 Hình 2.2: Quy trình quản lý hồ sơ lưu trữ 46 Hình 2.3: Quy trình tra tìm tài liệu lưu trữ 50 Hình 3.1: Giao diện đăng nhập 57 Hình 3.2: Bảng mã code giao diện đăng nhập 58 Hình 3.3: Giao diện trang chủ quản lý hồ sơ tra tìm tài liệu lưu trữ 58 Hình 3.4: bảng mã code phím “Thốt chương trình” 59 Hình 3.5: Mục lục nội dung tìm kiếm sở Nội vụ 59 Hình 3.6: Mục lục hồ sơ sở Nội Vụ 60 Hình 3.7: Giao diện tra tìm tài liệu lưu trữ 61 Hình 3.8: Giao diện tìm kiếm liệu 61 Hình 3.9: Kết tìm kiếm Form liệu 62 Hình 3.10: Báo chọn tiêu đề 62 Hình 3.11: Giao diện nhập liệu lưu trữ 63 Hình 3.12: Hồ sơ gốc sau cán phịng đọc tra tìm 64 v DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1: Mẫu mục lục văn 13 Bảng 2.1: Biểu mẫu quy trình quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ 49 Bảng 2.2: Biểu mẫu quy trình tra tìm tài liệu lưu trữ 53 vi BẢNG CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Giải thích VTLT Văn thư lưu trữ HĐND Hội đồng nhân dân TLLT Tài liệu lưu trữ QĐ Quyết định UBND Ủy ban nhân dân UBHC Ủy ban hành QPPL Quy phạm pháp luật UBKN Ủy ban khởi nghĩa XHCN Xã hội chủ nghĩa CNTT Công nghệ thông tin SDTL Sử dụng tài liệu vii LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Cùng với phát triển giới xu hướng hội nhập kinh tế quốc tế, đất nước ta dần đổi bước vào thời kì cơng nghiệp hố, đại hoá, vừa xây dựng sở vật chất, kĩ thuật vừa phát triển kinh tế đất nước Ngành cơng nghệ thơng tin khơng thể thiếu có vai trị quan trọng q trình xây dựng phát triển đất nước Hiện công nghệ phát triển việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý tài liệu xa vời khiến khối lượng sổ sách thường khổng lồ đơn vị quan Khối lượng sổ sách thay đĩa lưu thông tin tiện lợi gọn nhẹ Lưu trữ nhiều thông tin nhiều so với việc ghi sổ sách Nhìn chung tồn hệ thống văn Đảng Nhà nước hướng dẫn, đạo công tác Lưu trữ áp dụng quan, tổ chức sở quan trọng góp phần thúc đẩy công tác lưu trữ ngày phát triển vào nề nếp Từ tài liệu lưu trữ bảo vệ an toàn phát huy giá trị thơng tin vốn có tài liệu nhằm đáp ứng yêu cầu xã hội Trên sở quy chế làm việc Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên tiến hành xây dựng quy chế làm việc riêng cho quan cơng tác lưu trữ chiếm đa phần chương quy chế Quy chế quy định cụ thể công tác chuyên môn lưu trữ như: phân loại, xác định giá trị, thu thập - bổ sung, chỉnh lý, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ yêu cầu đạo quan trọng theo Chỉ thị Thủ tướng phủ Chủ tịch UBND Tỉnh, đồng thời yêu cầu cấp thiết toàn xã hội Do đó, việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quan, đơn vị bước phát huy hiệu quả, kịp thời phục vụ cho hoạt động quan xã hội Xuất phát từ lý nên em chọn đề tài: Tin học hóa cơng tác quản lý hồ sơ tra tìm tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên Mục đích nghiên cứu Hiểu tính excel, thao tác, hàm thơng dụng, hàm tìm kiếm xây dựng chương trình quản lý khai thác tài liệu Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên Phương pháp nghiên cứu - Khảo sát trạng - Khái qt phân tích chi tiết tốn - Xây dựng, cài đặt chạy thử nghiệm chương trình Phạm vi nghiên cứu Về nội dung: Nghiên cứu, tìm hiểu cơng tác quản lý hồ sơ cơng tác tra tìm tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên Về mặt không gian: nghiên cứu nội dung Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên Về mặt thời gian: nghiên cứu, tìm hiểu, thu thập thông tin, số liệu giai đoạn 2010 - 2015 Ý nghĩa đề tài Như biết,công nghệ thông tin với phát triển mạnh mẽ ứng dụng nhiều ngành Kinh tế – xã hội khác đem lại lợi ích vơ to lớn Đã có nhiều quốc gia giới coi công nghệ thông tin ngành kinh tế mũi nhọn để phát triển, thực cơng cơng nghiệp hố đại hố đất nước, đưa đất nước khỏi tình trạng đói nghèo, lạc hậu Chiếc máy tính cá nhân ngày khơng xa lạ với người mà trở nên quen thuộc thiếu quan hay tổ chức Mọi hoạt động người tiến hành cách thủ cơng gây nhiều sai xót, nhầm lẫn, hiệu công việc không cao Ngày với máy tính chương trình phần mềm ứng dụng nhiều ngành kinh tế – xã hội khác đem lại lợi ích vơ to lớn, tăng suất chất lượng, giảm chi phí khơng đáng có Trong hoạt động quản lý, Đảng Nhà nước có nhiều sách để tạo chế pháp lý, giải thủ tục nhanh gọn giảm thời gian định ban hành văn Chính vậy, chương trình phần mềm ứng dụng quan bảo trì, đổi để phù hợp để phục vụ tốt hoạt động quản lý loạt chương trình nhằm làm đại hố cơng tác văn phịng chương trình quản lý cơng văn đến chương trình điển hình Nhận thức yêu cầu quan trọng việc ứng dụng công nghệ thơng tin, trước điều kiện thuận lợi đó, em xác định cần thiết phải xây dựng triển khai ứng dụng với mục tiêu rõ ràng, giải pháp kỹ thuật phù hợp với tình hình thực tế đơn vị kế hoạch triển khai khả thi yếu tố đảm bảo cho thành công lâu dài việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác quản lý Văn thư đồng thời làm bảo đảm hiệu việc ứng dụng công nghệ thông vào quản lý Văn Thư Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, khóa luận gồm chương: Chương 1: Tổng quan quản lý hồ sơ tra tìm tài liệu lưu trữ Chương 2: Phân tích quy trình quản lý hồ sơ tra tìm tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên Chương 3: Tin học hóa cơng tác quản lý hồ sơ tra tìm tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên Thái Nguyên, ngày 20 tháng 04 năm 2017 Sinh viên thực Nguyễn Thị Xuân thời gian, công sức người khai thác tài liệu nói chung người tra tìm nói riêng Ở Chi cục số lượng người đến khai thác tài liệu ngày nhiều, năm 2014 Chi cục phục vụ cho cán quan đến khai thác sử dụng tài liệu 800 lượt người Trong có 583 lượt người đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chỗ; cung cấp 112 văn quy phạm pháp luật HĐND UBND Tỉnh cho tổ cơng tác, rà sốt văn QPPL Tỉnh; phục vụ tra tìm 1600 tài liệu giúp Văn phòng UBND tỉnh biên soạn Kỷ yếu tỉnh, UBND huyện Phú Lương phường Quang Vinh, phường Quan Triều biên soan viết lịch sử; Cấp 668 chứng thực tài liệu lưu trữ Hình thức khai thác sử dụng tài liệu chủ yếu nghiên cứu tài liệu phòng đọc Trong phòng đọc sử dụng Mục lục tra tìm làm cơng cụ tra tìm tài liệu, tra cứu dựa phần mềm quản lý song song Các loại sổ sách quản lý phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm sổ đăng ký độc giả, sổ giao nhận tài liệu với độc giả Hầu hết hình thức tổ chức sử dụng tài liệu Chi cục áp dụng, có hình thức cơng bố tài liệu lưu trữ triển lãm tài liệu lưu trữ chưa áp dụng cịn có nhiều khó khăn Đến nay, Chi cục Văn thư – Lưu trữ UBND Tỉnh quan tâm, đạo việc nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ hoạt động lưu trữ Ngày 15/6/2010, UBND Tỉnh Chỉ thị số 05/CT-UBND việc tăng cường phát huy hiệu ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác Văn thư - Lưu trữ Qua đây, thấy vai trị ý nghĩa cơng tác Văn thư – Lưu trữ quan, tổ chức quan trọng Nó góp phần đảm bảo cho hoạt động hành Nhà nước thơng suốt Nhờ đó, góp phần nâng cao hiệu quản lý hành Nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành nay, tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực quan, tổ chức, cá nhân Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát Cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan Bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức, doanh nghiệp bí mật Quốc gia Vì vậy, quan hành Nhà nước cần phải có nhận thức đắn vị trí, vai 55 trị cơng tác Văn thư – Lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực quản lý quan, đơn vị Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ yêu cầu đạo quan trọng theo Chỉ thị Thủ tướng Chính phủ Chủ tịch UBND Tỉnh, đồng thời yêu cầu cấp thiết tồn xã hội Do đó, việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ quan, đơn vị bước phát huy hiệu quả, kịp thời phục vụ cho hoạt động quan xã hội Ở Chi cục số lượng người đến khai thác tài liệu ngày nhiều, năm 2014, Chi cục phục vụ cho cán quan đến khai thác sử dụng tài liệu 800 lượt người Trong có 583 lượt người đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ chỗ; cung cấp 112 văn quy phạm pháp luật HĐND UBND Tỉnh cho tổ cơng tác, rà sốt văn QPPL Tỉnh; phục vụ tra tìm 1600 tài liệu giúp Tỉnh ủy Thái Nguyên, Văn phòng UBND tỉnh biên soạn Kỷ yếu tỉnh, UBND huyện Phú Lương phường Quang Vinh, Quan Triều biên sọan viết lịch sử; cấp 668 chứng thực tài liệu lưu trữ Hình thức khai thác sử dụng tài liệu chủ yếu nghiên cứu tài liệu phòng đọc Trong phòng đọc sử dụng Mục lục tra tìm làm cơng cụ tra tìm tài liệu Các loại sổ sách quản lý phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm sổ đăng ký độc giả, sổ giao nhận tài liệu với độc giả Hầu hết hình thức tổ chức sử dụng tài liệu Chi cục áp dụng, có hình thức cơng bố tài liệu lưu trữ triển lãm tài liệu lưu trữlà chưa áp dụng cịn có nhiều khó khăn Đến nay, Chi cục Văn thư – Lưu trữ UBND Tỉnh quan tâm, đạo việc nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ hoạt động lưu trữ Ngày 15/6/2010, UBND Tỉnh Chỉ thị số 05/CT-UBND việc tăng cường phát huy hiệu ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác Văn thư - Lưu trữ Qua đây, thấy vai trị ý nghĩa cơng tác Văn thư – Lưu trữ quan, tổ chức quan trọng Nó góp phần đảm bảo cho hoạt động hành Nhà nước thơng suốt Nhờ đó, góp phần nâng cao hiệu quản lý hành Nhà nước thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành nay, tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực quan, tổ chức, cá nhân 56 Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát Cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan Bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức, doanh nghiệp bí mật Quốc gia Vì vậy, quan hành Nhà nước cần phải có nhận thức đắn vị trí, vai trị cơng tác Văn thư – Lưu trữ quan, đơn vị vào nề nếp góp phần tích cực nâng cao hiệu lực quản lý quan, đơn vị Qua ta thấy tầm quan trọng việc bảo quản sử dụng tài liệu, để cơng việc thuận lợi tiến hành cách nhanh chóng cần phải có thêm hỗ trợ, áp dụng công nghệ thông tin, mạng internet, phần mềm chuyên biệt nhằm phục vụ cơng tác tra tìm nghiên cứu tài liệu cá nhân, tổ chức đến Chi cục Văn thư – Lưu trữ nhằm phục vụ cơng việc 3.2 Giải toán 3.2.1 Quản lý hồ sơ lưu trữ phần mềm Microsoft Excel Khi viên chức phòng đọc giao nhiệm vụ quản lý hồ sơ tra tìm tài liệu lưu trữ để phục vụ công việc quan phục vụ nhu cầu độc giả cung cấp ID (Tên đăng nhập) Pass (Mật khẩu) Hình 3.1: Giao diện đăng nhập Giao diện đăng nhập chương trình xây dựng cơng cụ Visual Basic mục Deveopr viết code cho UserForm theo hình đây: 57 Hình 3.2: Bảng mã code giao diện đăng nhập Công việc thực Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu, lưu trữ hồ sơ hay có công dân, cá nhân, đại diện tổ chức, quan hợp pháp đến với mục đích nghiên cứu tra tìm tài liệu Cơ quan Sau tiến hành làm đầy đủ thủ tục hành chính, đăng kí đại diện, cá nhân, xác minh rõ ràng yêu cầu sử dụng mục đích tài liệu ta tiến hành tra cứu, tìm kiếm hồ sơ tài liệu lưu trữ hệ thống (Tiến hành đăng nhập ID, Pass ) Sau đăng nhập vào hệ thống cán viên chức phịng đọc tiến hành thực cơng việc Hình 3.3: Giao diện trang chủ quản lý hồ sơ tra tìm tài liệu lưu trữ Giao diện trang chủ thể việc liên kết sheet excel với liên kết qua Hyperlink để quản lý hồ sơ tra tìm tài liệu cách nhanh chóng, thuận tiện dễ dàng 58 Giao diện bao gồm 19 Sở ban ngành có tài liệu lưu trữ nộp Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh phím “Thốt chương trình” tạo Button (Form Control) với mã cốt hình đây: Hình 3.4: bảng mã code phím “Thốt chương trình” Hồ sơ lưu trữ theo Sở ban ngành để phân biệt hồ sơ sở quản lý hồ sơ cách đầy đủ, khoa học Trong Sở Ban ngành hồ sơ quản lý theo trường như: Phông số, tên phơng, hồ sơ số, mục lục số Ví dụ: Mục lục Ban thi khen thưởng giai đoạn 2008 – 2014 thuộc sở Nội vụ Hình 3.5: Mục lục nội dung tìm kiếm sở Nội vụ 59 Trên là: Mục lục ban thi đua khen thưởng thể hồ sơ lưu trữ trường Phông số, Tên phơng, Hộp số, Mục lục số Ví dụ: Mục lục ban thi đua khen thưởng giai đoạn 2008 – 2014 có hồ sơ lưu trữ phơng số 3, tên phông “Ban thi đua khen thưởng tỉnh Thái Nguyên“, hộp số 167, mục lục số Từ mục lục Ban thi đua khen thưởng thuộc sở Nội vụ ta liên kết qua “Hộ số“ đến Mục lục hồ sơ Hình 3.6: Mục lục hồ sơ sở Nội Vụ Trong Mục lục hồ sơ thể đầy đủ thông số mà hồ sơ lưu như: Tiêu đề hồ sơ, số ký hiệu văn bản, số tờ, năm hồ sơ, thời hạn bảo quản… 3.2.2 Công tác tra tìm tài liệu lưu trữ Ta tra tìm tài liệu nhiều cách từ thơng tin độc giả cung cấp qua phiếu yêu cầu cung cấp thông tin độc giả để viên chức phịng đọc tra tìm cách nhanh chóng đảm bảo tính xác Ví dụ: Khi độc giả đến tra tìm tài liệu sau tiến hành làm đầy đủ thủ tục hành chính, đăng kí đại diện, cá nhân, xác minh rõ ràng yêu cầu sử dụng, mục đích sử dụng tài liệu viên chức phịng đọc xác định nội dung độc giả trình bày thẻ để tiến hành tra tìm tài liệu theo Mục lục hồ sơ ta có tìm kiếm qua Form liệu sau: Mở giao diện: Chúng ta cần phải ấn vào bảng mà ta tạo Lưu ý nên bấm vào phần tiêu đề ấn vào biểu tượng Form cài sẵn công cụ 60 Hình 3.7: Giao diện tra tìm tài liệu lưu trữ Trên Form liệu hồn chỉnh gồm có thông tin về: Hộp số, hồ sơ số, tiêu đề hồ sơ, số ký hiệu văn bản, số tờ, năm hồ sơ, giai đoạn, thời hạn bảo quản, ghi điền thông tin đầy đủ hồ sơ Tìm liệu: ta tiến hành tra tìm form tạo chọn Criteria để tìm kiếm, nhập hộp số trường mà nhớ sau nhấn enter thơng số thơng tin hồ sơ trình bày Form tiến hàng sửa chữa forms Hình 3.8: Giao diện tìm kiếm liệu Ví dụ: Khi độc giả cá nhân thuộc công an tỉnh Thái Nguyên đến tìm tài liệu cho quan, tìm Quyết Định khen thưởng cho tập thể, cá nhân thuộc cơng an tỉnh Thái Ngun đạt thành tích xuất sắc phong trào thi đua “ Vì an ninh Tổ quốc” năm 2008 61 viên chức phịng đọc chọn Criteria nhập thông tin độc giả yêu cầu vào Form để tra tìm Viên chức phịng đọc nhập vào ô Tiêu đề hồ sơ: Quyết Định khen thưởng cho tập thể, cá nhân thuộc công an tỉnh Thái Nguyên đạt thành tích xuất sắc phong trào thi đua “ Vì an ninh Tổ quốc”, nhập vào năm hồ sơ 2008 nhấn enter Như vậy, tìm hồ sơ mà độc giả cần tìm xác minh lại thơng tin trước độc giả để chắn tài liệu tài liệu độc gải muốn tìm Hình 3.9: Kết tìm kiếm Form liệu Ngoài giao diện Form liệu cịn thực số thao tác như: Thêm liệu:Với bảng chưa có liệu ta chọn bấm vào tiêu đề bảng chọn forms Khi ta thấy lên báo cho muốn chọn dòng làm tiêu đề ấn OK Hình 3.10: Báo chọn tiêu đề 62 Thêm liệu :Nhấn New nhập thông tin vào forms ấn New record Hình 3.11: Giao diện nhập liệu lưu trữ Khi muốn thêm hồ sơ vào Mục lục hồ sơ ta chọn New để điền thông tin vào ô theo yêu cầu xuất Form sau nhấn New record hồ sơ thêm vào Mục lục hồ sơ Để xóa liệu : nhấn Delete Form Sau tra tìm xác định hồ sơ tài liệu mà độc giả muốn yêu cầu viên chức phòng đọc tiến hành thủ tục giao nhận hồ sơ cho độc giả sau in giao nộp phục vụ độc giả 63 Hình 3.12: Hồ sơ gốc sau cán phịng đọc tra tìm Viên chức Phòng đọc giao hồ sơ, tài liệu cho độc giả phải ký vào Sổ giao, nhận tài liệu Đối với tài liệu số hóa phục vụ độc giả số hóa, khơng sử dụng chính, gốc Tài liệu thuộc diện quý, sử dụng Tài liệu chưa đưa phục vụ sử dụng trường hợp sau: Có tình trạng vật lý yếu; tài liệu xử lý nghiệp vụ chỉnh lý, tu bổ phục chế, khử axít, số hóa… 64 3.3 Đánh giá kết ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hồ sơ tra tìm tài liệu lưu trữ 3.3.1 Kết đạt Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hố, xã hội Đồng thời, cung cấp thơng tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan Giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất cơng việc giải xử lý nhanh chóng đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực tốt mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu mục tiêu, yêu cầu cải cách hành nhà nước nước ta Tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực quan, tổ chức Góp phần giữ gìn cứ, chứng hoạt động quan, phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát Đồng thời góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức bí mật quốc gia 3.3.2 Tồn Mặc dù mang lại hiệu định phần mềm dùng chung áp dụng cho việc giải hồ sơ công việc thuộc lĩnh vực văn thư, chưa kết nối với phần mềm, hệ liệu khác (phần mềm cửa điện tử, sở liệu văn quy phạm pháp luật, ) nên tồn nhiều phần mềm quan hành dẫn đến q trình xử lý nhiều thời gian, tốn chí phí dầu tư phân hệ phần mềm; - Từng lúc, nơi việc áp dụng CNTT công tác văn thư, ứng dụng chữ ký số làm cho quan thiếu trọng đến việc cập nhật vào sổ theo dõi, thực quy trình cơng tác văn thư, lưu trữ giấy Từ dẫn đến có lúc chưa bảo đảm thực quy định công tác văn thư, lưu trữ theo quy định; - Trong giai đoạn nay, mà ngày địi hỏi yếu tố an tồn, an ninh mạng bên cạnh vấn đề đặt hệ sở liệu, giải pháp công nghệ, thiết bị, tăng cường thiết bị dự phòng điện năng, giải pháp thuê bao mạng, mối đe dọa 65 yếu tố bảo mật, virus máy tính, nguy sở liệu thách thức q trình ứng dụng cơng nghệ; - Thực tế để trì phần mềm tránh bị lạc hậu trình ứng dụng CNTT tỉnh đầu tư cho đơn vị để trì, nâng cấp, sửa chữa, tập huấn, chuyển giao công nghệ, Do đó, vấn đề kinh phí đầu tư thách thức khơng nhỏ tình hình ngân sách gặp nhiều khó khăn 3.3.3 Phương hướng phát triển Hiện nay, quan, đơn vị sử dụng phần mềm hiệu đạt chưa cao Đề nghị UBND tỉnh tiếp tục đạo quan, đơn vị đưa vào ứng dụng triệt để tính năng, chức phần mềm, làm tảng để triển khai, nâng cấp số chức theo hạng mục đầu tư Nâng cấp triển khai nhân rộng phần mềm Quản lý văn hồ sơ công việc đến cấp xã Nhằm đẩy mạnh ứng dụng CNTT hoạt động quan nhà nước hướng tới xây dựng quyền điện tử gắn với cải cách hành chính, bảo đảm cơng khai, minh bạch, Chi cục Văn thư – Lưu trữ nói riêng tất quan, đơn vị nhà nước nói chung Tơi đưa số giải pháp nhằm tăng cường việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý hồ sơ công việc sau: Tiến hành đẩy mạnh công tác tuyên truyền, nâng cao nhận thức ứng dụng CNTT hoạt động quan nhà nước; tuyên truyền dịch vụ hành công trực tuyến: - Nâng cao nhận thức vai trị, vị trí, mạnh ứng dụng CNTT tới tất đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức; Đẩy mạnh tun truyền dịch vụ hành cơng trực tuyến đến doanh nghiệp nhân dân - Tuyên truyền phổ biến, rộng rãi quán triệt đầy đủ quy định luật, văn luật liên quan đến CNTT Đẩy mạnh việc xây dựng, hoàn thiện sở hạ tầng CNTT: - Xây dựng kiến trúc Chính quyền điện tử tỉnh làm sở, tảng để triển khai hệ thống ứng dụng CNTT đồng bộ, kết nối liên thơng, tích hợp, chia sẻ, sử dụng lại sở hạ tầng thông tin cấp, ngành, địa phương - Xây dựng phương án, giải pháp ký thuật, lựa chọn công nghệ để hoàn thiện hạ tầng CNTT theo hướng đại đồng Đẩy mạnh xây dựng, nâng cấp, hoàn thiện 66 hạ tầng, ứng dụng CNTT Hoàn thiện mạng nội đơn vị đảm bảo kết nối với Trung tâm liệu tỉnh thông qua mạng truyền số liệu chun dùng; Kết nối liên thơng hình thành mạng diện rộng WAN tỉnh; Trang bị máy tính phục vụ công việc - Định hướng doanh nghiệp viễn thơng hồn thiện, nâng cấp, đồng bộ, đại hóa hạ tầng, viễn thơng - CNTT đáp ứng u cầu hoạt động quan nhà nước nhu cầu sử dụng xã hội Xây dựng sở liệu chuyên ngành, đẩy mạnh ứng dụng phần mềm dùng chung hoạt động quản lý điều hành: - Xây dựng hệ thống sở liệu tỉnh, có liên kết với sở liệu quốc gia chuyên ngành; Có chế sử dụng chung, chia sẻ liệu quan Đảng quan nhà nước, ngành, cấp tỉnh - Tích cực triển khai phần mềm dùng chung Quản lý văn hồ sơ cơng việc đảm bảo lộ trình đề Tích cực sử dụng phần mềm ứng dụng chuyên ngành; Tăng cường trao đổi văn điện tử nội quan; Đẩy mạnh việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến phục vụ doanh nghiệp người dân - Triển khai ứng dụng chữ ký số hoạt động cac qua nhà nước theo yêu cầu Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thông Đào tạo phát triển nguồn nhân lực CNTT: - Tổ chức lớp bồi dưỡng CNTT cho đội ngũ chuyên trách quan, đơn vị Tăng cường hoạt động nghiên cứu, hợp tác, chuyển giao công nghệ với Bộ ngành đơn vị bạn - Tăng cường đào tạo, nâng cao kiến thức CNTT cho cán bộ, công chức, viên chức quan nhà nước; Khuyến khích cán bộ, Đảng viên, công chức, viên chức tự học tập nâng cao kiến thức, kỹ sử dụng máy tính, khai thác Internet Đảm bảo an tồn, an ninh thơng tin mạng: - Triển khai đồng biện pháp tăng cường giám sát an tồn an ninh thơng tin, nâng cao hiệu quả, cảnh báo sớm nguy an tồn thơng tin - Thực giải pháp kỹ thuật phối hợp với đơn vị chức bảo mật, an tồn thơng tin, an ninh thơng tin mạng sẵn sàng ứng phó với xâm nhập mạng trái phép công mạng 67 KẾT LUẬN Quản lý tài liệu công tác lưu trữ nghiệp vụ quan trọng quan, tổ chức làm tốt công tác sở để độc giả tra tìm tài liệu cách nhanh chóng dễ dàng Là sinh viên ngành Quản trị văn phòng, ngành nghề có liên quan mật thiết với cơng tác thực thủ tục lưu trữ, em thấy ý nghĩa thực tế việc nghiên cứu đề tài “Ứng dụng công nghệ thơng tin vào quản lý tra tìm tài liệu công tác lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên” Nó giúp em khắc sâu kiến thức nghiệp vụ lưu trữ Bài thực tập đạt đươc số kết đáng kể: - Bài thực tập trình bày theo bố cục đầy đủ, rõ ràng đảm bảo yêu cầu thực tập chuyên ngành Khoa Hệ thống thông tin kinh tế Trường Đại học Công nghệ thông tin truyền thông - Ứng dụng giúp em giải công việc cách nhanh nhất, rõ ràng hiệu cao việc chun mơn Hệ thống quản lý giúp ta bao quát số lượng lớn tài liệu, thu hẹp lại phạm vi tìm kiếm, mục đích, tài liệu cần tìm khơng nhiều thời gian cơng sức độc giả lẫn người phục vụ nhu cầu độc giả - Chương trình thực tương đối quy trình quản lý tra tìm tài liệu - Ứng dụng phần mềm Microsoft Excel vào thực tế quản lý tra tìm tài liệu Sở Nội Vụ tỉnh Thái Nguyên Điểm chưa đạt được: - Về nội dung: thực tập cần hoàn chỉnh nữa, bổ sung ý thiếu sót hay loại bỏ ý thừa Định hướng phát triển: - Đây chương trình mang tính thực tiễn phức tạp việc xây dựng chương trình với độ hồn thiện cao khó - Xử lý lỗi chặt chẽ trước đưa vào sử dụng Khắc phục thiếu sót hạn chế - Trong tương lai hồn thiện chương trình, tối ưu hóa chức có để phù hợp với yêu cầu ngày cao thực tế 68 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990) Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp; [2] BNV (2014), Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 Bộ Nội vụ Quy định việc sử dụng tài liệu Phòng đọc Lưu trữ lịch sử; [3] Luật lưu trữ quốc gia năm 2011 [4] Microsoft Excel 2010 phần – IIGVIETNAM [5] Nghị định 110/2004/NĐ CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 Chính phủ Quy định cơng tác văn thư; [6]UBND tỉnh Thái Nguyên (2012), Chỉ thị số 22/CT-UBND ngày 09/11/2012 việc triển khai thực Luật Lưu trữ địa bàn tỉnh; [7] UBND tỉnh Thái Nguyên (2012), Chỉ thị số 10/CT-UBND ngày 11/6/2014 việc chấn chỉnh công tác văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh Thái Nguyên; [8] Thông tư số 07/2012/TT- BNV ngày 02/4/2012 Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; [9] Vương Đình Quyền (2011), Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội 69 ... Quy trình tra tìm tài liệu Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên 50 Chương TIN HỌC HĨA CƠNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ VÀ TRA TÌM TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TỈNH THÁI NGUYÊN 54... 2.4 Quy trình quản lý hồ sơ tra tìm tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư- Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên 46 2.4.1 Quy trình quản lý hồ sơ lưu trữ chi cục văn thư lưu trữ tỉnh Thái Nguyên 46 2.4.2... liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên 32 2.2.1 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ 32 iii 2.2.2 Thực trạng công tác tra tìm tài liệu lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu