LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cảm ơn khoa Hệ thống thông tin Kinh tế, trường Đại học Công nghệ Thông tin Truyền thông Thái Nguyên tạo điều kiện để em thực đề tài Em xin chân thành cảm ơn Thầy TS Đoàn Đức Hải giảng dạy, hướng dẫn, bảo cho em hồn thành tốt khóa luận tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn thầy, cô giáo Khoa tận tình giảng dạy, truyền đạt kiến thức cần thiết, kinh nghiệm quý báu suốt trình học tập Được giúp đỡ nhiệt tình cán bộ, cơng chức Văn phòng UBND thành phố Bắc Kạn, em thực đề tài “Nâng cao hiệu quản lý hồ sơ công việc Ủy ban nhân dân Thành phố Bắc Kạn” Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy cô khoa Hệ thống thông tin kinh tế, đặc biệt hướng dẫn tận tình thầy, người tận tình hướng dẫn, bảo, giúp đỡ em suốt thời gian thực đề tài Mặc dù cố gắng hoàn thành đề tài khả cho phép thời gian có hạn nên chắn khơng tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận thơng cảm, góp ý tận tình bảo q thầy bạn Em xin chân thành cảm ơn! Thái Nguyên, ngày 03 tháng năm 2017 Sinh viên thực Hứa Diệu Ly i LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan: Khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “ Nâng cao hiệu quản lý hồ sơ công việc Ủy ban nhân dân Thành phố Bắc Kạn” cơng trình nghiên cứu riêng cá nhân em, không chép tài liệu chưa công bố nội dung đâu Các kết nghiên cứu số liệu báo cáo sử dụng cách trung thực, nguồn trích dẫn có thích rõ ràng, minh bạch Bài báo cáo có tính kế thừa, phát triển từ tài liệu, tạp chí, cơng trình nghiên cứu cơng bố website Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm lời cam đoan danh dự mình! Thái Nguyên, ngày 03 tháng năm 2017 Người cam đoan Hứa Diệu Ly ii MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i LỜI CAM ĐOAN ii MỤC LỤC iii DANH MỤC HÌNH ẢNH vi DANH MỤC BẢNG BIỂU vii DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT viii LỜI MỞ ĐẦU Chương TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG VIỆC TRONG CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1.1 Tổng quan lập hồ sơ quan, tổ chức 1.1.1 Hồ sơ 1.1.2 Lập hồ sơ công việc 1.2 Phương pháp, nội dung lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ lập 1.2.1 Phương pháp lập hồ sơ 1.2.2 Nội dung lập hồ sơ 1.2.3 Yêu cầu hồ sơ lập 1.3 Quy trình trách nhiệm việc lập hồ sơ giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 1.3.1 Quy trình lập hồ sơ cơng việc 1.3.2 Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 13 1.4 Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 15 1.4.1 Thời hạn giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 15 1.4.2 Thủ tục giao nộp 16 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG VIỆC TẠI UBND THÀNH PHỐ BẮC KẠN – TỈNH BẮC KẠN 19 2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND thành phố Bắc Kạn - tỉnh Bắc Kạn 19 2.1.1 Chức văn phòng UBND Thành phố Bắc Kạn - tỉnh Bắc Kạn 19 2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng UBND Thành phố Bắc Kạn tỉnh Bắc Kạn 20 iii 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 22 2.2 Thực trạng ứng dụng CNTT UBND Thành Phố Bắc Kạn 22 2.2.1 Thực trạng nguồn nhân lực ứng dụng CNTT 22 2.2.2 Mục tiêu ứng dụng CNTT năm 2017 24 2.3 Quy trình quản lý hồ sơ cơng việc Ủy ban nhân dân thành phố Bắc Kạn – tỉnh Bắc Kạn 26 2.3.1 Lưu đồ quy trình quản lý hồ sơ công việc trước sử dụng phần mềm Quản lý hồ sơ công việc UBND thành phố Bắc Kạn - tỉnh Bắc Kạn 26 2.3.2 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ công việc Ủy ban nhân dân Thành phố Bắc Kạn – tỉnh Bắc Kạn 27 2.4 Nhận xét, đánh giá thực trạng quy trình quản lý hồ sơ công việc Ủy ban nhân dân thành phố Bắc Kạn – tỉnh Bắc Kạn 32 2.4.1 Nhận xét, đánh giá chung 32 2.4.2 Ưu điểm 34 2.4.3 Nhược điểm 35 2.4.4 Biện pháp khắc phục 36 Chương NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG VIỆC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ BẮC KẠN – TỈNH BẮC KẠN 38 3.1 Giới thiệu phần mềm QLVB&HSCV 38 3.1.1 Cơ sở pháp lý 38 3.1.2 Mục tiêu xây dựng phần mềm 38 3.1.3 Các chức phần mềm 39 3.1.4 Hiệu tính ưu việt Phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc 40 3.2 Nâng cao hiệu quản lý hồ sơ công việc Ủy ban nhân dân thành phố Bắc Kạn – tỉnh Bắc Kạn 43 3.2.1 Lưu đồ quản lý hồ sơ công việc Phần mềm QLVB&HSCV UBND thành phố Bắc Kạn – tỉnh Bắc Kạn 43 3.2.2 Nâng cao hiệu quản lý hồ sơ công việc Ủy ban nhân dân thành phố Bắc Kạn – tỉnh Bắc Kạn 45 3.2.3 Tra cứu hồ sơ 53 3.3 Đánh giá ứng dụng Phần mềm QLVB&HSCV Ủy ban nhân dân thành phố iv Bắc Kạn – tỉnh Bắc Kạn 56 3.3.1 Kết đạt 56 3.3.2 Tồn nguyên nhân 57 3.3.3 Phương hướng phát triển 59 KẾT LUẬN 63 TÀI LIỆU THAM KHẢO 64 v DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1: Mẫu chứng từ kết thúc 10 Hình 1.2: Mẫu bìa hồ sơ 12 Hình 2.1: Thành ủy – HĐND – UBND Thành phố Bắc Kạn 21 Hình 2.2: Cơ cấu tổ chức Văn phòng UBND Thành phố Bắc Kạn 22 Hình 2.3: Quy trình quản lý hồ sơ cơng việc 26 Hình 3.1: Giao diện trang chủ Phần mềm QLVB HSCV 40 Hình 3.2: Giao diện đăng nhập vào hệ thống 45 Hình 3.3: Giao diện sau đăng nhập 45 Hình 3.4: Giao diện tạo lập hồ sơ xử lý văn 46 Hình 3.5: Giao diện hồ sơ xử lý văn tạo hiển thị 47 Hình 3.6: Giao diện danh sách văn đến 47 Hình 3.7: Giao diện hoàn thành hồ sơ xử lý văn 48 Hình 3.8: Giao diện tạo lập hồ sơ giải công việc 49 Hình 3.9: Giao diện hồ sơ giải công việc hiển thị 49 Hình 3.10: Nhập trường thông tin vào hồ sơ giải công việc 50 Hình 3.11: Giao diện hồ sơ giải công việc tạo lập 50 Hình 3.12: Giao diện tạo lập hồ sơ văn liên quan 51 Hình 3.13: Giao diện tạo lập hồ sơ văn liên quan hiển thị 51 Hình 3.14: Nhập thơng tin vào hồ sơ văn liên quan 52 Hình 3.15: Giao diện hồ sơ văn liên quan tạo lập 52 Hình 3.16: Giao diện tra cứu hồ sơ 53 Hình 3.17: Giao diện tra cứu hồ sơ theo thời gian tạo hồ sơ 54 Hình 3.18: Giao diện tra cứu hồ sơ theo loại hồ sơ 54 Hình 3.19: Giao diện tra cứu hồ sơ theo người xử lý 55 Hình 3.20: Giao diện tra cứu hồ sơ theo người phối hợp xử lý 55 Hình 3.21: Giao diện tra cứu hồ sơ theo tình trạng xử lý 56 Hình 3.22: Giao diện tra cứu hồ sơ theo điều kiện tùy chọn 56 vi DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1: Mẫu tờ mục lục văn Bảng 1.2: Mẫu mục hồ sơ nộp lưu 17 Bảng 3.1: Lưu đồ quản lý hồ sơ công việc Phần mềm QLHSCV 43 vii DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT CHỮ CÁI VIẾT TẮT CỤM TỪ ĐẦY ĐỦ CB - CC - VC Cán - Công chức - Viên chức CNTT Công nghệ thông tin CNTT&TT Công nghệ thông tin truyền thông CSDL Cơ sở liệu ĐVBQ Đơn vị bảo quản HSGQCV Hồ sơ giải công việc HSXLVB Hồ sơ xử lý văn QLVB&HSCV Quản lý văn hồ sơ công việc QLNN Quản lý nhà nước 10 TTĐT Thông tin điện tử 11 TT HĐND - UBND Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân viii LỜI MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Công văn giấy tờ phương tiện thông tin cần thiết hoạt động Nhà nước Nó đời khơng nhu cầu giao tiếp truyền thông tin, mà nhu cầu quản lý Nhà nước Vì công tác văn thư – lưu trữ xem chức quản lý trở thành điều kiện thiếu việc phát triển hồn thiện xã hội Tổ chức hợp lý cơng tác văn thư có ảnh hưởng tốt đến chất lượng hoạt động quản lý Nhà nước tính linh hoạt, tính bền vững, tính tổ chức tiết kiệm Đứng trước yêu cầu đổi Nhà nước ta nay, đặc biệt công cải cách hành quốc gia cho phù hợp với kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa diễn sôi động từ Trung ương đến địa phương, khơng thể khơng nói đến việc hồn thiện hợp lý hố cơng tác văn thư- lưu trữ quan hành Nhà nước mà khơng nghiên cứu ứng dụng tin học công tác văn thư- lưu trữ Việc ứng dụng phần mềm quản lý, hỗ trợ công việc ngày quan tâm đưa vào ứng dụng quan, tổ chức Ứng dụng phần mềm hỗ trợ giải công việc giúp cho nhà quản lý lãnh đạo quan làm việc cách hiệu Đồng thời, nhờ có ứng dụng phần mềm giảm sức lao động mà công việc diễn cách có hiệu Nhận thấy cấp thiết đó, em mạnh dạn đề xuất đề tài: “Nâng cao hiệu quản lý hồ sơ công việc Ủy ban nhân dân Thành phố Bắc Kạn” Đề tài phần đưa nhận xét, đánh giá tổng thể từ đưa giải pháp nhằm nâng cao công tác quản lý hồ sơ cơng việc Với hướng dẫn nhiệt tình thầy giáo TS Đoàn Đức Hải giúp em hoàn thành tiến độ đề tài Tuy nhiên với hạn chế kiến thức thời gian nên khơng thể tránh khỏi sai xót, em mong nhận nhận xét góp ý bảo thầy cô bạn để đề tài em hoàn thiện Mục tiêu đề tài - Phân tích vấn đề lý luận việc ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ công việc UBND - Đánh giá trạng việc ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ công việc - Xác định điểm mạnh, điểm yếu, tồn hạn chế sau ứng dụng phần mềm quan Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng: Công tác quản lý hồ sơ công việc UBND thành phố Bắc Kạn – tỉnh Bắc Kạn - Phạm vi nghiên cứu: Ủy ban nhân dân thành phố Bắc Kạn – tỉnh Bắc Kạn Ý nghĩa thực tiễn đề tài - Tin học hóa thống hình thức tiếp nhận, lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin, giải công việc đơn vị hành - Xây dựng hệ thống kho văn điện tử, khắc phục cách tình trạng mát thơng tin - Quản lý toàn văn đi, văn đến, văn dự thảo… - Quản lý giấy tờ phát sinh trình luân chuyển văn - Quản lý lịch họp, lịch công tác, đăng ký xe, đăng ký phòng họp - Trao đổi thơng tin qua hệ thống Mail, Chat, tin nhắn SMS Ý nghĩa khoa học đề tài - Nâng cao khả quản lý công việc - Gửi nhận văn nhanh gửi nhận văn nội tổ chức - Tăng khả chia sẻ thông tin: Chia sẻ văn bản, tài liệu thông qua hồ sơ công việc hay phân quyền truy nhập trực tiếp đến văn - Tiết kiệm chi phí: Góp phần giảm chi phí văn phòng với chức tích hợp với máy quét, gửi nhận fax, gửi nhận công văn mạng - Quản trị hệ thống dễ dàng: Cho phép cài đặt cấu hình ứng dụng dễ dàng như: Thiết lập giá trị cho việc nhận thông báo theo đường thư điện tử; nhập danh sách người dùng vào hệ thống; kiểm sốt việc vận hành hệ thống thơng qua báo cáo, nhật ký vận hành hệ thống Bố cục trình bày Đề tài Khóa luận tốt nghiệp bao gồm có chương sau: Chương 1: Tổng quan nghiệp vụ quản lý hồ sơ công việc quan, tổ chức Chương 2: Thực trạng công tác quản lý hồ sơ công việc UBND Thành phố Bắc Kạn – tỉnh Bắc Kạn Chương 3: Nâng cao hiệu quản lý hồ sơ công việc UBND Thành phố Bắc Kạn – tỉnh Bắc Kạn - Kết thúc hồ sơ: Cho phép kết thúc xử lý hồ sơ hoàn thành  Tạo lập hồ sơ văn liên quan Bước 1: Tại chức Xử lý công việc, chọn Nhập HSGQCV Hình 3.12: Giao diện tạo lập hồ sơ văn liên quan Sau chọn tạo lập hồ sơ văn liên quan, giao diện phần mềm hiển thị sau: Hình 3.13: Giao diện tạo lập hồ sơ văn liên quan hiển thị 51 Bước 2: Sau tạo lập hồ sơ văn liên quan mới, ta nhập thông tin vào mục tiêu đề hồ sơ, hạn xử lý: Hình 3.14: Nhập thơng tin vào hồ sơ văn liên quan Bước 3: Cập nhật thông tin quản lý cho hồ sơ nhấn nút chức Ghi lại (F8) để lưu thơng tin vừa cập nhật bắt đầu quy trình xử lý hồ sơ vừa tạo Hình 3.15: Giao diện hồ sơ văn liên quan tạo lập 52 3.2.3 Tra cứu hồ sơ Cho phép chuyên viên tra cứu hồ sơ chuyên viên tạo hồ sơ chuyên viên phòng, ban, đơn vị khác thực Hình 3.16: Giao diện tra cứu hồ sơ Tra cứu hồ sơ hiển thị theo tiêu chí khác như: - Theo thời gian tạo hồ sơ - Theo loại hồ sơ - Theo người xử lý - Theo người phối hợp xử lý - Theo tình trạng xử lý - Theo điều kiện tùy chọn 53 Hình 3.17: Giao diện tra cứu hồ sơ theo thời gian tạo hồ sơ Hình 3.18: Giao diện tra cứu hồ sơ theo loại hồ sơ 54 Hình 3.19: Giao diện tra cứu hồ sơ theo người xử lý Hình 3.20: Giao diện tra cứu hồ sơ theo người phối hợp xử lý 55 Hình 3.21: Giao diện tra cứu hồ sơ theo tình trạng xử lý Hình 3.22: Giao diện tra cứu hồ sơ theo điều kiện tùy chọn 3.3 Đánh giá ứng dụng Phần mềm QLVB&HSCV Ủy ban nhân dân thành phố Bắc Kạn – tỉnh Bắc Kạn 3.3.1 Kết đạt Thứ nhất, việc xử lý văn đến đơn vị thực đầy đủ quy trình xử lý hệ thống từ khâu tiếp nhận, vào sổ chuyển lãnh đạo cho ý kiến xử lý chuyển cho chuyên viên giao xử lý văn Hầu hết đơn vị thực tốt quy trình xử lý văn đến, 06 đơn vị có mục đánh giá sử dụng yếu có phận văn thư sử dụng phần mềm Thứ hai, việc thực quy trình văn quan, đơn vị hệ thống chưa đồng Theo đánh giá Trung tâm CNTT&TT Tiêu chí đánh giá mức 56 độ sử dụng phần mềm đơn vị sau: - Mức đánh giá tốt: Tồn quy trình sử dụng hồn tồn hệ thống phần mềm từ khâu chuyên viên dự thảo văn bản, trình lãnh đạo phòng, lãnh đạo đơn vị ban hành văn - Mức đánh giá khá: Sử dụng quy trình rút ngắn đến xử lý văn bản(chun viên soạn thảo khơng trình lãnh đạo duyệt mà chuyển cho văn thư ban hành văn bản); Gửi văn qua mạng chưa thường xuyên - Mức đánh giá trung bình: Xử lý quy trình hệ thống chưa thường xuyên; Rút ngắn quy trình xử lý văn bản; Gửi văn qua mạng chưa thường xuyên; Lãnh đạo chưa sử dụng thường xuyên - Mức đánh giá yếu: Xử lý quy trình hệ thống chưa thường xuyên, rút ngắn quy trình xử lý văn bản; Gửi văn qua mạng chưa thường xuyên; Lãnh đạo chưa sử dụng thường xuyên; Số lượng văn xử lý hệ thống Một số đơn vị có phận văn thư nhập văn hệ thống Lãnh đạo đơn vị đánh giá vai trò cơng tác văn thư, lưu trữ; Triển khai tương đối đầy đủ văn quy định, hướng dẫn Nhà nước Các đơn vị áp dụng văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn UBND tỉnh đảm bảo pháp lý triển khai hoạt động văn thư, lưu trữ Cán văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm nhiều cơng việc khác khắc phục khó khăn để thực tương đối tốt số nội dung công tác văn thư như: Quy trình soạn thảo ban hành văn bản; Lập sổ theo dõi, đăng ký, quản lý văn đi, văn đến; Công tác quản lý sử dụng dấu Bước đầu thực số khâu nghiệp vụ công tác lập hồ sơ công việc Tuy chưa ban hành văn quy định, hướng dẫn văn thư, lưu trữ cho đơn vị vận dụng văn cấp để áp dụng, thực 3.3.2 Tồn nguyên nhân Ủy ban nhân dân thành phố ban hành Công văn số 941/UBND-NV ngày 29 tháng năm 2016 việc hướng dẫn lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, tổ chức Các đơn vị tiếp tục thực công tác lập hồ sơ công việc Hồ sơ, tài liệu xếp theo mảng công việc theo năm Tuy nhiên việc thu thập tài liệu phòng, phận chun mơn cán bộ, công chức, 57 viên chức vào Lưu trữ quan đơi lúc chậm, dẫn đến tình trạng tồn đọng tài liệu UBND thành phố triển khai việc lập hồ sơ cơng việc hệ chương trình quản lý văn hồ sơ công việc TDOffice, nhiên đến nay, việc thực chưa đồng chưa thực hiệu quả, thời gian tới, UBND thành phố có hướng dẫn cụ thể nội dung yêu cầu đơn vị thực nghiêm túc việc lập hồ sơ công việc môi trường mạng Hiện đơn vị trực thuộc UBND thành phố chưa ban hành quy chế công tác văn thư lưu trữ riêng đơn vị mà áp dụng văn quy định hướng dẫn cấp Đồng thời đơn vị tiến hành xây dựng ban hành danh mục hồ sơ quan hàng năm, yêu cầu công chức, viên chức đơn vị trình theo dõi, giải công việc phải tiến hành lập hồ sơ công việc Việc đưa phần mềm QLVB&HSCV vào sử dụng số đơn vị gặp số khó khăn định trình độ ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng việc nhiều hạn chế, ý thức sử dụng phần mềm phận cán công chức, viên chức chưa cao, quan tâm đạo cấp lãnh đạo quan việc đưa phần mềm mềm vào vận hành chưa thực sát sao, nhận thức vai trò tiện ích hệ thống phần mềm chưa thực đắn Hiện số đơn vị đưa phần mềm vào vận hành, khai thác phận văn thư Việc cập nhật văn pháp luật cơng tác văn thư, lưu trữ chậm Cán làm công tác văn thư, lưu trữ chưa bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; cán văn thư, lưu trữ chủ yếu làm kiêm nhiệm nên chưa có thời gian nghiên cứu sâu công tác văn thư lưu trữ Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vào công tác văn thư lưu trữ chưa thật cán bộ, công chức, viên chức quan tâm thực cách sâu rộng Thể thức kỹ thuật trình bày văn đơi lúc sai sót; Cán bộ, công chức, viên chức chưa giao nộp hạn hồ sơ, tài liệu giá trị vào lưu trữ quan, hồ sơ công việc chưa xếp gọn gàng, hợp lý, khoa học Phòng, kho lưu trữ chật hẹp dẫn đến việc tra cứu lại tài liệu gặp khó khăn 58 3.3.3 Phương hướng phát triển Hiện nay, quan, đơn vị sử dụng phần mềm hiệu đạt chưa cao Đề nghị UBND tỉnh tiếp tục đạo quan, đơn vị đưa vào ứng dụng triệt để tính năng, chức phần mềm, làm tảng để triển khai, nâng cấp số chức theo hạng mục đầu tư nâng cấp triển khai nhân rộng phần mềm Quản lý văn hồ sơ công việc đến cấp xã Nhằm đẩy mạnh ứng dụng CNTT hoạt động quan nhà nước hướng tới xây dựng quyền điện tử gắn với cải cách hành chính, bảo đảm cơng khai, minh bạch, góp phần phát triển kinh tế - xã hội UBND Thành phố nói riêng tất quan, đơn vị nhà nước tồn tỉnh nói chung Tơi đưa số giải pháp nhằm tăng cường việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý hồ sơ công việc sau: Tiến hành đẩy mạnh công tác tuyên truyền, nâng cao nhận thức ứng dụng CNTT hoạt động quan nhà nước; tun truyền dịch vụ hành cơng trực tuyến: - Nâng cao nhận thức vai trò, vị trí, mạnh ứng dụng CNTT tới tất đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức; Đẩy mạnh tuyên truyền dịch vụ hành cơng trực tuyến đến doanh nghiệp nhân dân - Tuyên truyền phổ biến, rộng rãi quán triệt đầy đủ quy định luật, văn luật liên quan đến CNTT; Giới thiệu thường xuyên để doanh nghiệp, nhân dân biết, tạo thói quen sử dụng dịch vụ cơng trực tuyến tham gia góp ý, theo dõi, giám sát hoạt động quan nhà nước Đẩy mạnh việc xây dựng, hoàn thiện sở hạ tầng CNTT: - Xây dựng kiến trúc Chính quyền điện tử tỉnh làm sở, tảng để triển khai hệ thống ứng dụng CNTT đồng bộ, kết nối liên thơng, tích hợp, chia sẻ, sử dụng lại sở hạ tầng thông tin cấp, ngành, địa phương - Xây dựng phương án, giải pháp ký thuật, lựa chọn cơng nghệ để hồn thiện hạ tầng CNTT theo hướng đại đồng Đẩy mạnh xây dựng, nâng cấp, hoàn thiện hạ tầng, ứng dụng CNTT Hoàn thiện mạng nội đơn vị đảm bảo kết nối với Trung tâm liệu tỉnh thông qua mạng truyền số liệu chuyên dùng; Kết nối liên thơng hình thành mạng diện rộng WAN tỉnh; Trang bị máy tính phục vụ cơng việc 59 - Định hướng doanh nghiệp viễn thơng hồn thiện, nâng cấp, đồng bộ, đại hóa hạ tầng, viễn thông - CNTT đáp ứng yêu cầu hoạt động quan nhà nước nhu cầu sử dụng xã hội - Khuyến khích việc thuê dịch vụ CNTT theo Quyết định số 80/2014/QĐ-TTg ngày 30/12/2014 Thủ tướng Chính phủ quy định thí điểm thuê dịch vụ CNTT văn hướng dẫn liên quan khác Xây dựng sở liệu chuyên ngành, đẩy mạnh ứng dụng phần mềm dùng chung hoạt động quản lý điều hành: - Xây dựng hệ thống sở liệu tỉnh, có liên kết với sở liệu quốc gia chuyên ngành; Có chế sử dụng chung, chia sẻ liệu quan Đảng quan nhà nước, ngành, cấp tỉnh - Tích cực triển khai phần mềm dùng chung Quản lý văn hồ sơ công việc đảm bảo lộ trình đề Tích cực sử dụng phần mềm ứng dụng chuyên ngành; Tăng cường trao đổi văn điện tử nội quan; Đẩy mạnh việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến phục vụ doanh nghiệp người dân - Triển khai ứng dụng chữ ký số hoạt động cac qua nhà nước theo yêu cầu Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thông Đào tạo phát triển nguồn nhân lực CNTT: - Tổ chức lớp bồi dưỡng CNTT cho đội ngũ chuyên trách quan, đơn vị Tăng cường hoạt động nghiên cứu, hợp tác, chuyển giao công nghệ với Bộ ngành đơn vị bạn - Tăng cường đào tạo, nâng cao kiến thức CNTT cho cán bộ, công chức, viên chức quan nhà nước; Khuyến khích cán bộ, Đảng viên, cơng chức, viên chức tự học tập nâng cao kiến thức, kỹ sử dụng máy tính, khai thác Internet Đảm bảo an tồn, an ninh thơng tin mạng: - Triển khai đồng biện pháp tăng cường giám sát an tồn an ninh thơng tin, nâng cao hiệu quả, cảnh báo sớm nguy an tồn thơng tin - Thực giải pháp kỹ thuật phối hợp với đơn vị chức bảo mật, an tồn thơng tin, an ninh thơng tin mạng sẵn sàng ứng phó với xâm nhập mạng trái phép công mạng - Xây dựng chế phối hợp lực lượng công an, yếu, thông tin 60 truyền thông địa bàn tỉnh để sẵn sàng, chủ động phòng ngừa, xử lý tình phát sinh lĩnh vực an tồn, an ninh thông tin - Nâng cao nhận thức, trách nhiệm, kỹ biện pháp đảm bảo an toàn hệ thống an ninh thơng tin, bảo vệ bí mật Đảng Nhà nước hoạt động ứng dụng CNTT Tổ chức thực hiện: - Các quan, đơn vị sở chức năng, nhiệm vụ giao, chủ động triển khai nội dung Chỉ thị Coi việc ứng dụng CNTT hoạt động quản lý, điều hành cung cấp dịch vụ công quan nhà nước bắt buộc đơn vị, địa phương cán bộ, công chức, viên chức - Thủ trường quan , đơn vị chịu trách nhiệm hoạt động ứng dụng CNTT đơn vị, địa phương coi tiêu chí đánh giá mức độ hồn thành nhiệm vụ người đứng đầu quan, đơn vị hàng năm Định kỳ báo cáo(6 tháng, năm) kết Tiếp tục thực nghiêm túc quy định Luật Lưu trữ năm 2011, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính Phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ văn hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ Nhận thức, đánh giá vai trò, cơng tác văn thư, lưu trữ hoạt động quan, đơn vị Từng bước xếp, kiện toàn, củng cố đội ngũ cán văn thư, lưu trữ nhằm thực nhiệm vụ có chất lượng, hiệu Khi tuyển dụng cán làm công tác văn thư, lưu trữ phải đảm bảo tiêu chuẩn trình độ nghiệp vụ theo quy định Nhà nước Căn văn cấp trên, ban hành Quy chế thực công tác văn thư lưu trữ đề nghị đơn vị trực thuộc xây dựng quy chế văn thư lưu trữ đơn vị Bố trí phòng, kho lưu trữ tài liệu quan, đơn vị trang cấp trang thiết bị phù hợp để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu kho lưu trữ; đồng thời có kế hoạch để thu thập tài liệu từ cán bộ, công chức, phận chun mơn chỉnh lý khối tài liệu tồn đọng quan Thường xuyên cập nhật, phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra thực văn quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ cho đơn vị trực thuộc, cán bộ, công chức, viên chức; cá nhân cần nâng cao nhận thức, trách nhiệm 61 cơng tác văn thư, lưu trữ thực thi công vụ Thực nghiêm túc chế độ thông tin, báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ thời gian quy định Tổ chức đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000; hệ thống Quản lý văn hồ sơ cơng việc TDOffice Hàng năm bố trí khoản kinh phí thích hợp để tổ chức thực hoạt động văn thư, lưu trữ 62 KẾT LUẬN Công nghệ thông tin nghành trọng yếu phát triển nắm bắt công nghệ đất nước Ngày nay, khẳng định vai trò sống người, từ ngành khoa học công nghệ cao đến ứng dụng nhỏ sống Đối với người thực gắn bó với cơng nghệ thơng tin ngồi việc áp dụng thành tựu sẵn có tin học phải biết xây dựng thiết kế chương trình ứng dụng phục vụ cho yêu cầu thực tế công việc Tuy thời gian thực báo cáo khóa luận tốt nghiệp khơng nhiều thực có ý nghĩa thân em, giúp em trưởng thành nhiều Đó hội cho em bạn có điều kiện xâm nhập thực tế, làm quen với chuyên môn cụ thể hoá phần lý thuyết học Giúp em hiểu sâu chun nghành mình, từ thấy tầm quan trọng lĩnh vực quản lý hành Nhà nước quan Đó khoảng thời gian không dài đủ để em vào thực tế để tìm hiểu sâu hơn, hiểu rõ chuyên ngành chọn Qua trình nghiên cứu, tìm hiểu giúp em trưởng thành nhiều, vận dụng kiến thức học áp dụng vào thực tế khơng phải khó khơng đơn giản, cần nhanh nhạy, khéo léo biết lựa chọn thứ cho phù hợp với cơng việc Trong q trình thực để tài em giúp đỡ, góp ý hướng dẫn tận tình thầy: TS Đồn Đức Hải suốt trình học tập, nghiên cứu, thực tế, tìm tòi, xây dựng để hồn thành đề tài Xong thời gian có hạn kiến thức nghiệp vụ mới, nên đề tài em khơng thể tránh thiếu xót Em mong nhận quan tâm đóng góp ý kiến nhiều thầy cô bạn để em hoàn thiện tốt đề tài Em xin chân thành cảm ơn! 63 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia 2001 [2] Luật Lưu trữ năm 2011 [3] Điều lệ Công tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ ban hành Nghị định 142- CP ngày 28/9/1963 [4] Thông tư số 07/2012/TT- BNV ngày 02/4/2012 Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan [5] Công văn số 1990/SNV- CCVTLT ngày 04/12/ 2013 Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn việc xây dựng ban hành danh mục hồ sơ quan hàng năm [6] Công văn số 1380/SNV- CCVTLT ngày 15/8/2016 Sở Nội vụ tỉnh Bắc Kạn việc Hướng dẫn lập hồ sơ công việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, tổ chức [7] Công văn số 999/STTTT- CNTT ngày 20/12/2016 Sở thông tin truyền thông tỉnh Bắc Kạn việc báo cáo kết sử dụng phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc quan, đơn vị 64 Phụ lục MẪU DANH MỤC HỒ SƠ (Kèm theo Công văn số 1990/SNV- CCVTLT ngày 04 tháng 12 năm 2013 Sở Nội vụ) TÊN CQ, TC CẤP TRÊN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Độc lập – Tự – Hạnh phúc DANH MỤC HỒ SƠ CỦA …… (tên quan, tổ chức) Năm … (Ban hành kèm theo Quyết định số … ngày … tháng … năm …) Số ký Tên đề mục tiêu đề hồ sơ hiệu HS (1) (2) Thời hạn Đơn vị/ người Ghi bảo quản lập hồ sơ (3) (4) (5) I TÊN ĐỀ MỤC LỚN Tên đề mục nhỏ Tiêu đề hồ sơ Bản Danh mục hồ sơ có …… (6) hồ sơ, bao gồm: ……………….(7) hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; ……………….(7) hồ sơ bảo quản có thời hạn QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ (chữ ký, dấu) Họ tên Hướng dẫn cách ghi: Cột 1: Ghi số ký hiệu hồ sơ (theo hướng dẫn Điểm d Khoản Điều 13 Thông tư 07/2012/TT- BNV) Cột 2: Ghi số thứ tự tiêu đề mục lớn, đề mục nhỏ; Tiêu đề hồ sơ (theo hướng dẫn Điểm d Khoản Điều 13 Thông tư 07/2012/TT- BNV) Cột 3: Ghi thời hạn bảo quản hồ sơ: Vĩnh viễn thời hạn số năm cụ thể Cột 4: Ghi tên đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ Cột 5: Ghi thông tin đặc biệt thời hạn bảo quản, người lập hồ sơ, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, hồ sơ loại mật… (6) Ghi tổng số hồ sơ Danh mục (7) Ghi số lượng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, số lượng hồ sơ bảo quản có thời hạn Danh mục./ 65 ... trình quản lý hồ sơ công việc trước sử dụng phần mềm Quản lý hồ sơ công việc UBND thành phố Bắc Kạn - tỉnh Bắc Kạn 26 2.3.2 Thực trạng công tác quản lý hồ sơ công việc Ủy ban nhân dân Thành phố. .. 3.1.4 Hiệu tính ưu việt Phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc 40 3.2 Nâng cao hiệu quản lý hồ sơ công việc Ủy ban nhân dân thành phố Bắc Kạn – tỉnh Bắc Kạn 43 3.2.1 Lưu đồ quản lý hồ sơ. .. vụ quản lý hồ sơ công việc quan, tổ chức Chương 2: Thực trạng công tác quản lý hồ sơ công việc UBND Thành phố Bắc Kạn – tỉnh Bắc Kạn Chương 3: Nâng cao hiệu quản lý hồ sơ công việc UBND Thành phố