BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH -/ - -/ - PHẠM THỊ KIM THOA QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ ĐỐI VỚI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ (Từ thực tiễn huyện Củ Chi, Thành phố Hồ Chí Minh) LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH CƠNG TP HỒ CHÍ MINH – NĂM 2013 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH -/ - -/ - PHẠM THỊ KIM THOA QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ ĐỐI VỚI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ (Từ thực tiễn huyện Củ Chi, Thành phố Hồ Chí Minh) LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH CƠNG Chun ngành: Quản lý hành cơng Mã số: 60 34 82 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS TẠ THỊ THANH TÂM TP HỒ CHÍ MINH – NĂM 2013 LỜI CẢM ƠN Lời tơi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến TS.Tạ Thị Thanh Tâm, người tận tình góp ý, hướng dẫn, định hướng giúp tơi hồn thành luận văn Tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến q Thầy, Cơ giáo Học viện Hành Quốc gia trang bị cho kiến thức vô quý báu suốt thời gian theo học Học viện Sau cùng, tơi xin gửi lời cảm ơn đến lãnh đạo Huyện ủy, Ủy ban nhân dân huyện Củ Chi, lãnh đạo Phòng Nội vụ huyện Củ Chi, gia đình, bạn bè, ñồng nghiệp người ñã giúp ñỡ, tạo ñiều kiện, ñộng viên tinh thần cho suốt q trình học tập hồn thành khóa luận tốt nghiệp Xin trân trọng cảm ơn tất người! Tác giả luận văn Phạm Thị Kim Thoa CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc _ LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan đề tài “QLNN cơng tác văn thư ñối với UBND cấp xã (từ thực tiễn huyện Củ Chi, Thành phố Hồ Chí Minh)” kết trình học tập nghiên cứu nghiêm túc thân tơi, hướng dẫn khoa học TS.Tạ Thị Thanh Tâm, giảng viên Học viện Hành Các trích dẫn, số liệu nêu luận văn hồn tồn trung thực, có nguồn gốc rõ ràng, không chép nguyên văn cơng trình nghiên cứu khoa học người ñi trước Tác giả luận văn Phạm Thị Kim Thoa DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT CB Cán CC Công chức CTVT Cơng tác văn thư HĐND Hội đồng nhân dân LT Lưu trữ QLNN Quản lý nhà nước QPPL Quy phạm pháp luật Tp.HCM Thành phố Hồ Chí Minh UBND Ủy ban nhân dân VB Văn VT Văn thư DANH MỤC BẢNG BIỂU Số bảng 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12 2.13 2.14 2.15 2.16 2.17 2.18 2.19 2.20 2.21 2.22 2.23 2.24 2.25 2.26 2.27 2.28 Nội dung Khảo sát chất lượng VB hướng dẫn thực CTVT Khảo sát việc ban hành quy chế CTVT, lưu trữ Khảo sát nội dung CTVT Khảo sát việc phối hợp thực quy trình giải cơng việc CB, CC UBND xã, thị trấn Khảo sát việc nắm quy ñinh thể thức kỹ thuật trình bày VB Khảo sát quy trình giải VB ñi Khảo sát việc mở sổ theo dõi văn ñi - ñến "Mật” Khảo sát việc lưu VB ñi Khảo sát việc lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào LT hành Khảo sát việc lưu giấy chứng nhận ñăng ký mẫu dấu quan Khảo sát việc vệ sinh dấu UBND xã, thị trấn Khảo sát việc nắm quy ñịnh cách đóng dấu VB Khảo sát việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo VB thức Khảo sát hình thức đăng ký VB - đến UBND xã, thị trấn Khảo sát khó khăn thực nhiệm vụ Khảo sát mong muốn CB, CC q trình cơng tác Chức danh trình độ CB, CC khảo sát Trình ñộ lý luận trị CB, CC ñược khảo sát Trình độ QLNN CB, CC khảo sát Khảo sát trình độ tin học CB, CC CB không chuyên trách Khảo sát khả sử dụng máy vi tính CB, CC Khảo sát số lượng, chất lượng lớp ñào tạo, bồi dưỡng liên quan ñến CTVT, soạn thảo VB Khảo sát yêu cầu trình độ chun mơn người làm CTVT Đánh giá việc bố trí người làm CTVT Khảo sát công tác sơ kết, tổng kết CTVT UBND cấp xã Khảo sát công tác sơ kết, tổng kết CTVT UBND huyện Củ Chi Khảo sát mức ñộ quan tâm lãnh ñạo cấp xã ñối với CTVT Khảo sát việc kiểm tra ñối với CTVT UBND cấp xã MỤC LỤC Trang PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Tình hình nghiên cứu Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Đóng góp đề tài Kết cấu luận văn 1 6 7 Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Những vấn đề cơng tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư 1.1.2 Vị trí, ý nghĩa cơng tác văn thư 1.1.3 Yêu cầu công tác văn thư 1.1.4 Những nội dung chủ yếu công tác văn thư 1.1.5 Những yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng cơng tác văn thư 1.2 QLNN cơng tác văn thư UBND cấp xã 1.2.1 Khái niệm QLNN công tác văn thư 1.2.2 Nội dung yêu cầu QLNN công tác văn thư cấp xã 1.2.3 Sự cần thiết hoạt động QLNN cơng tác văn thư cấp xã 1.2.4 Các quan, tổ chức có thẩm quyền QLNN công tác văn thư UBND cấp xã Tiểu kết 9 11 13 14 24 27 27 28 33 33 36 Chương 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ ĐỐI VỚI UBND CẤP XÃ THUỘC HUYỆN CỦ CHI, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 2.1 Một vài đặc điểm UBND cấp xã quan chuyên môn thực chức QLNN cơng tác văn thư UBND cấp xã huyện Củ Chi 2.1.1 Về UBND cấp xã thuộc huyện Củ Chi 2.1.2 Về quan chuyên môn thực chức QLNN công tác văn thư ñối với UBND cấp xã thuộc huyện Củ Chi 2.2 Thực trạng cơng tác QLNN văn thư UBND cấp xã thuộc 37 37 40 41 PHỤ huyện LỤC Củ Chi 2.2.1 Về cơng tác đạo hướng dẫn thực quy định cơng tác văn thư 2.2.2 Về công tác quản lý thống nghiệp vụ văn thư 2.2.3 Về công tác ứng dụng khoa học công nghệ công tác văn thư 2.2.4 Về cơng tác bố trí, sử dụng ñào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức công tác văn thư 2.2.5 Về công tác sơ kết, tổng kết công tác văn thư 2.2.6 Về công tác kiểm tra việc thực quy định cơng tác văn thư 2.3 Đánh giá thực trạng QLNN công tác văn thư ñối với UBND cấp xã thuộc huyện Củ Chi 2.3.1 Ưu ñiểm 2.3.2 Hạn chế 2.3.3 Nguyên nhân Tiểu kết 41 47 55 59 65 66 68 68 69 72 73 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ ĐỐI VỚI UBND CẤP XÃ 3.1 Định hướng xây dựng phát triển công tác văn thư thời gian tới 3.1.1 Định hướng Trung ương 3.1.2 Định hướng UBND Tp HCM huyện Củ Chi 3.2 Các giải pháp cụ thể 3.2.1 Giải pháp xây dựng hoàn thiện quy định pháp luật cơng tác văn thư 3.2.2 Giải pháp hướng dẫn, ñạo thực quy định hành cơng tác văn thư 3.2.3 Giải pháp bố trí, sử dụng đào tạo, bồi dưỡng công chức làm công tác văn thư 3.2.4 Giải pháp đại hóa cơng tác văn thư 3.2.5 Giải pháp công tác sơ kết, tổng kết, thi ñua, khen thưởng 3.2.6 Giải pháp hoạt ñộng kiểm tra ñối với công tác văn thư 3.3 Một số kiến nghị 3.3.1 Về công tác tuyển dụng cơng chức 3.3.2 Về đầu tư kinh phí trang bị sở vật chất Tiểu kết KẾT LUẬN DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 74 74 75 76 76 79 81 86 87 88 89 89 90 91 92 94 PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài CTVT phận quan trọng, khơng thể thiếu hoạt động quan, tổ chức, hoạt động văn phòng Hoạt ñộng QLNN CTVT hoạt ñộng mang tính chất thường xuyên, liên tục quan, tổ chức máy nhà nước nói chung Nhà nước ta xem công tác ngành hoạt động QLNN, mắt xích khơng thể tách rời Chính vậy, thời gian qua Đảng nhà nước ta ñã quan tâm ñạo, hướng dẫn ñể bước ñưa hoạt ñộng VT ñi vào nề nếp Trải qua cải cách lớn, với thay ñổi cấu tổ chức, máy cơng tác QLNN VT ngày hồn thiện Năm 1963, CTVT lần ñầu tiên ñược quy ñịnh cách có hệ thống Điều lệ CTVT giấy tờ công tác LT ban hành kèm theo Nghị ñịnh số 142/CP ngày 28/9/1963 Hội đồng Chính phủ Sau gần 40 năm, ngày 08/4/2004, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Chính phủ CTVT (sau ñây gọi tắt Nghị ñịnh 110/2004/NĐ-CP) ñược ban hành ñã thay Nghị ñịnh số 142/CP, ñây bước ngoặt quan trọng CTVT nước ta Năm 2008, nói năm đánh dấu bước chuyển biến hoạt ñộng QLNN CTVT Sự ñời Nghị ñịnh số 13 14/2008/NĐCP ngày 04/02/2008 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, theo đó, tồn chức QLNN CTVT, LT chuyển giao từ Văn phòng HĐND UBND cấp tỉnh cấp huyện sang cho Sở Nội vụ cấp tỉnh Phòng Nội vụ cấp huyện quản lý Với chuyển biến này, thời gian qua, ñể tăng cường hoạt ñộng QLNN CTVT Tp.HCM, UBND thành phố ñã ban hành hàng loạt VB ñạo, hướng dẫn nghiệp vụ QLNN CTVT, LT cho quyền cấp sở, đồng thời tổ chức buổi triển khai, mở lớp ñào tạo, bồi dưỡng ngắn dài hạn cho ñội ngũ CB, CC, viên chức làm CTVT, LT Chỉ thị số 19/2010/CT-UBND ngày 24/9/2010 UBND Tp.HCM tăng cường công tác QLNN VT, LT ñịa bàn Tp.HCM ñánh giá: “Thời gian qua công tác quản lý hoạt ñộng VT, LT quan, ñơn vị ñịa bàn thành phố ñạt ñược số kết ñịnh, bước ñi vào nề nếp ổn ñịnh, bảo ñảm cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho lãnh ñạo, ñạo ñiều hành quan, đơn vị, địa phương; bảo vệ bí mật Đảng Nhà nước; tạo ñiều kiện cho việc tra cứu, nghiên cứu lịch sử, pháp luật phục vụ cho yêu cầu sơ kết, tổng kết kinh nghiệm Tuy nhiên, cơng tác quản lý hoạt động VT, LT số quan, ñơn vị chưa ñược quan tâm mức; tài liệu LT phân tán chưa ñược thu thập ñầy ñủ; hồ sơ, tài liệu tình trạng tài liệu tồn đọng chưa chỉnh lý, xếp, có nguy hư hỏng nặng; việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu chưa ñáp ứng kịp thời; sở vật chất, trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin cho CTVT, LT hạn chế” [96] Trên địa bàn huyện Củ Chi, từ chuyển giao chức QLNN CTVT cho Phòng Nội vụ quản lý, nhìn chung cơng tác quan, ñơn vị ñịa bàn ñã có bước chuyển biến đáng kể, bước vào PHỤ LỤC PHỤ LỤC MẪU PHIẾU KHẢO SÁT VÀ MỘT VÀI KẾT QUẢ KHẢO SÁT Ý KIẾN CÁN BỘ, CÔNG CHỨC TẠI UBND CÁC XÃ, THỊ TRẤN THUỘC HUYỆN CỦ CHI 1.1 Mẫu phiếu khảo sát PHIẾU KHẢO SÁT Việc thực công tác văn thư UBND cấp xã thuộc huyện Củ Chi, thành phố Hồ Chí Minh Chúng tơi tiến hành nghiên cứu vấn ñề quản lý nhà nước công tác văn thư ñối với Ủy ban nhân dân cấp xã Quí vị vui lòng trả lời giúp số câu hỏi Sự giúp đỡ q vị góp phần vào thành cơng cơng trình nghiên cứu Xin trân trọng cảm ơn hợp tác quí vị *** *** *** Câu Hiện quan quí vị ban hành quy chế cơng tác văn thư, lưu trữ hay chưa? □ Chưa ban hành □ Đã ban hành Câu Q vị vui lòng cho biết khó khăn thân việc thực nhiệm vụ đơn vị? □ Khó khăn việc vận dụng quy trình giải cơng việc □ Khó khăn sở vật chất phục vụ công tác □ Khó khăn việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin giải cơng việc Khó khăn khác: Câu Vui lòng cho biết hàng năm quan q vị có thường xun thực việc kiểm tra cơng tác văn thư quan hay khơng? □ Có □ Khơng Câu Vui lòng cho biết hàng năm quan q vị có tổ chức sơ kết, tổng kết cơng tác văn thư quan hay khơng? □ Có □ Khơng Câu Q vị vui lòng cho biết hàng năm UBND huyện có tổ chức hoạt động sơ kết, tổng kết ñối với việc thực nhiệm vụ văn thư cấp xã hay khơng? □ Có □ Khơng Câu Q vị đánh ñối với vấn ñề ñây? 6.1 Về số lượng chất lượng lớp ñào tạo, bồi dưỡng liên quan đến cơng tác văn thư, soạn thảo VB □ Đã ñáp ứng ñược nhu cầu cán bộ, cơng chức □ Chưa đáp ứng nhu cầu cán bộ, cơng chức 6.2 Về mức độ quan tâm lãnh đạo UBND xã cơng tác văn thư □ Khơng quan tâm □ Ít quan tâm □ Quan tâm □ Rất quan tâm 6.3 Về vấn ñề phối hợp thực quy trình giải công việc cán bộ, công chức quan công tác □ Tốt □ Chưa tốt 6.4 Về mức ñộ quan trọng công tác văn thư giai đoạn □ Khơng quan trọng □ Ít quan trọng □ Quan trọng □ Rất quan trọng 6.5 Về quy trình thực khâu nghiệp vụ công tác văn thư □ Đơn giản, dễ thực □ Phức tạp, khó thực 6.6 Về chất lượng văn hướng dẫn công tác văn thư □ Chất lượng tốt □ Chất lượng chưa cao Ý kiến khác: Câu Theo q vị, người làm cơng tác văn thư có trình độ ñảm bảo ñáp ứng yêu cầu công tác? □ Chỉ cần tốt nghiệp THPT □ Khơng cần trình độ chun mơn □ Trung cấp đại học □ Trung cấp ñại học chuyên ngành Câu Những vấn đề q vị mong muốn lãnh đạo UBND xã quan quản lý cấp trang bị thêm để giúp q vị thực cơng tác tốt thời gian tới □ Kiến thức □ Bồi dưỡng thêm công nghệ thông tin □ Cơ sở vật chất □ Cải thiện chế ñộ tiền lương Các nhu cầu khác: Câu Khả sử dụng máy vi tính quí vị nào? □ Tốt □ Chưa tốt Câu 10 Theo quí vị nên bố trí người làm cơng tác văn thư ñể hợp lý ñảm bảo hiệu công việc? □ Chuyên trách công tác văn thư □ Kiêm nhiệm công tác văn thư lưu trữ Câu 11 Q vị có biết văn quy ñịnh thể thức kỹ thuật trình bày văn quan nhà nước khơng? □ Có □ Khơng Câu 12 Theo q vị, cơng tác văn thư bao gồm nội dung gì? □ Tiếp nhận, đăng ký văn ñi - ñến; chuyển giao giải văn □ Quản lý sử dụng dấu □ Soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn ñi - ñến; quản lý sử dụng dấu; lập hồ sơ giao nộp tài liệu vào lưu trữ hành Câu 13 Hiện quan q vị thực việc đăng ký văn ñi, ñến hình thức nào? □ Sổ ñăng ký □ Sổ ñăng ký sở liệu máy vi tính Câu 14 Quí vị xử lý phát văn ñến thiếu bì, tình trạng bì khơng ngun vẹn văn ñược chuyển ñến muộn thời gian ghi bì (đối với bì văn có đóng dấu hỏa tốc hẹn giờ)? □ Trả lại nơi gửi qua ñường bưu ñiện trực tiếp □ Báo cáo cho người giao trách nhiệm quản lý cơng tác văn thư quan; lập biên với người ñưa thư trường hợp cần thiết □ Vào sổ ñăng ký văn ñến chuyển cho lãnh ñạo ñể xử lý kịp thời Câu 15 Trong cách đóng dấu “Đến” đây, theo q vị cách khơng quy định? □ Đóng khoảng giấy trống, số, ký hiệu (đối với văn có tên loại) □ Đóng trích yếu nội dung (đối với cơng văn) □ Đóng vào khoảng trống phía ngày, tháng, năm ban hành văn □ Đóng đè lên phần ngày, tháng, năm ban hành văn Câu 16 Việc xử lý “văn ñi” quan q vị thực theo quy trình đây: □ Cán cơng chức chun môn soạn dự thảo văn bản; phận văn thư có nhiệm vụ đánh máy, trình ký phát hành văn □ Cán bộ, cơng chức soạn thảo, trình ký phát hành văn bản; phận văn thư có nhiệm vụ cho số, ngày ban hành văn vào sổ ñăng ký văn ñi □ Cán bộ, cơng chức soạn thảo, đánh máy văn bản; cơng chức phụ trách văn thư có nhiệm vụ kiểm tra thể thức, trình lãnh đạo ký ban hành văn Câu 17 Theo quí vị, nhiệm vụ người làm cơng tác văn thư văn ñi gồm vấn ñề gì? □ Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng văn □ Đóng dấu quan dấu mức ñộ khẩn, mật, ñăng ký văn ñi □ Làm thủ tục, chuyển phát, theo dõi việc chuyển phát lưu văn ñi □ Kiểm tra nội dung văn Câu 18 Việc lưu trữ “văn đi” quan q vị thực theo cách ñây: □ Lưu 01 bản: người soạn thảo văn lưu kèm hồ sơ □ Lưu 02 bản: văn thư lưu gốc người soạn thảo lưu □ Chỉ lưu 01 gốc, văn thư quản lý □ Không lưu sau phát hành Câu 19 Việc bảo quản sử dụng dấu quan quí vị ñược thực nào? a Vệ sinh dấu □ Thường xuyên □ Không thường xuyên b Lưu giữ giấy chứng nhận ñăng ký mẫu dấu quan cơng an cấp □ Còn lưu □ Khơng lưu c Ý kiến khác Câu 20 Theo q vị, cách đóng dấu ñây ñúng quy ñịnh: □ Dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/2 chữ ký phía bên trái □ Dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái □ Đóng ñược miễn cân ñối với chữ ký Câu 21 Theo q vị, đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn thực quy định? □ Đóng dấu lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục □ Đóng dấu vào khoảng mép phải văn phụ lục kèm theo văn bản, trùm lên phần tờ giấy Câu 22 Hiện quan q vị có mở sổ theo dõi “văn đi, đến, mật” hay chưa? □ Có □ Chưa Câu 23 Hiện quan q vị thực việc lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan hay chưa? □ Đã thực □ Chưa thực Nguyên nhân chưa thực hiện: * * *** * * Xin q vị vui lòng cho biết số thông tin cá nhân: - Chức danh, ñơn vị công tác: - Tuổi: Giới tính (nam/nữ): - Thâm niên công tác: - Trình độ chun môn: .Tin học: - Lý luận trị: Quản lý nhà nước: Xin trân trọng biết ơn đóng góp q báu q vị! 1.2 Một vài kết khảo sát Phụ lục 1.2.1 Thơng tin cá nhân đối tượng khảo sát Giới tính Nữ Độ tuổi Dưới 35 tuổi Từ 35 ñến 45 tuổi Từ 45 tuổi trở lên Tổng cộng: Thâm niên công tác Dưới năm Từ năm ñến 10 năm Từ 10 năm ñến 15 năm Từ 15 năm trở lên Tổng cộng: Số người 67 17 90 % 55,83 14,17 5,00 75,00 Cán 1 Tổng cộng (%) Nam Số người 23 30 % 19,17 3,33 2,50 25,00 Chức danh Công Không chức chuyên trách 16 32 13 12 37 57 VT LT 16 21 Phụ lục 1.2.2 Đánh giá mức độ quan trọng CTVT Tiêu chí Ít quan trọng Quan trọng Rất quan trọng Tổng cộng: Số lượt chọn 18 44 58 120 Tỷ lệ (%) 15,0 36,7 48,3 100,0 75,00 17,50 7,50 100,00 Tổng cộng 66 31 14 10 120 Phụ lục 1.2.3 Đánh giá quy trình thực khâu nghiệp vụ CTVT Tiêu chí Tỷ lệ (%) Số lượt chọn Đơn giản, dễ thực Phức tạp, khó thực Tổng cộng: 86 34 120 71,7 28,3 100,0 Phụ lục 1.2.4 Ý kiến xử lý ñối với VB ñến thiếu bì, tình trạng bì khơng ngun vẹn VB ñược chuyển ñến muộn thời gian ghi bì Tiêu chí Trả lại nơi gửi qua đường bưu điện trực tiếp Báo cáo cho người ñược giao trách nhiệm quản lý CTVT quan; lập biên với người ñưa thư trường hợp cần thiết Vào sổ ñăng ký VB ñến chuyển cho lãnh ñạo ñể xử lý kịp thời Tổng cộng: Số lượt chọn Tỷ lệ (%) 54 45,0 21 17,5 45 37,5 120 100,0 Phụ lục 1.2.5 Khảo sát cách đóng dấu “Đến” VB đến Tiêu chí Số lượt chọn Trả lời sai Trả lời ñúng Tổng cộng: Tỷ lệ (%) 70 50 120 58,3 41,7 100,0 Phụ lục 1.2.6 Khảo sát nhiệm vụ người làm CTVT ñối với VB Tiêu chí Trả lời sai Trả lời ñúng Tổng cộng: Số lượt chọn Tỷ lệ (%) 87 33 120 72,5 27,5 100,0 PHỤ LỤC PHƯƠNG HƯỚNG, NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM TRONG QUẢN LÝ, CHỈ ĐẠO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ THEO CÔNG VĂN SỐ 1415/UBND-NV NGÀY 07/3/2013 CỦA UBND HUYỆN CỦ CHI “1 Tuyên truyền, phổ biến pháp luật CTVT, LT: a) Tổ chức mở hội nghị tuyên truyền, phổ biến VB pháp luật sau đến tồn CB, CC, viên chức ñịa bàn huyện gồm: - Tuyên truyền Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 Quốc hội thơng qua ngày 11/11/2011 Nghị ñịnh số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Chính phủ quy ñịnh chi tiết thi hành số ñiều Luật Lưu trữ; - Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày VB hành chính; - Thơng tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý VB, lập hồ sơ, tài liệu vào LT quan; b) Xây dựng triển khai hội thi “CB, CC, viên chức VT, LT giỏi năm 2013” cho CB, CC, viên chức ñịa bàn huyện c) Đài Truyền huyện tuyên truyền Luật LT VB khác có liên quan; hoạt động VT, LT chương trình tun truyền pháp luật chương trình tin tức sóng phát Ban hành VB quản lý, ñạo VT, LT: Thủ trưởng quan ñơn vị vào VB QPPL, VB ñạo Bộ Nội vụ, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, VB hướng dẫn UBND thành phố, Sở Nội vụ UBND huyện ban hành hướng dẫn ñể thực hiện, ñồng thời rà soát lại VB ban hành khơng phù hợp lĩnh vực VT, LT ñể sửa ñổi, bổ sung thay ban hành VB sau: - Quy chế CTVT, LT; - Ban hành danh mục hồ sơ năm 2013 quan, ñơn vị; bảng thời hạn bảo quản tài liệu; - Ban hành VB phân công CB, CC, viên chức phụ trách CTVT, LT ñơn vị (trong bao gồm việc kiểm tra thể thức VB trước trình ký, phát hành); - Ban hành VB phân cơng CB, CC, viên chức có nhiệm vụ quản lý sử dụng dấu; - Quy ñịnh khai thác tổ chức sử dụng tài liệu Kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ: UBND huyện giao Phòng Nội vụ xây dựng kế hoạch kiểm tra cơng tác công vụ phối hợp với kiểm tra CTVT, LT ñối với phòng, ban, ñơn vị nghiệp trực thuộc huyện, xã - thị trấn ñịa bàn huyện Nội dung kiểm tra chủ yếu vào số vấn ñề sau: - Phổ biến VB quy phạm pháp luật, VB khác nhà nước CTVT, LT ñến CB, CC, viên chức ñơn vị; - Triển khai thực VB nhà nước CTVT, LT; - Kiểm tra VB phân công CB, CC, viên chức làm CTVT, LT; phân công CB sử dụng quản lý dấu - Kiểm tra việc ứng dụng công nghệ thông tin vào CTVT, LT ñơn vị - Kiểm tra việc bố trí, sử dụng kho LT Về công tác tổ chức CB: a) Về tổ chức, biên chế - Tiếp tục kiện tồn tổ chức, xếp, bố trí, tuyển dụng CC, viên chức làm CTVT, LT trình độ chun mơn nghiệp vụ để đảm bảo thực tốt chức năng, nhiệm vụ giao theo quy định Thơng tư số 02/2010/TTBNV ngày 28/4/2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức VT, LT Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ UBND cấp b) Về bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ cho CB, CC, viên chức làm CTVT, LT: ñăng ký tham gia lớp bồi dưỡng nghiệp vụ CTVT, LT Sở Nội vụ thông báo 65 người năm 2013, ñồng thời ñơn vị theo dõi ñăng ký tham gia lớp học Sở Nội vụ thông báo thời gian tới c) Thực chế ñộ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp ñộc hại cho CC, viên chức làm VT, LT theo quy ñịnh pháp luật hành” PHỤ LỤC BIỂU TỔNG HỢP CHẤT LƯỢNG NGƯỜI LÀM CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND 20 XÃ VÀ THỊ TRẤN THUỘC HUYỆN CỦ CHI Trình độ ST T Chun mơn Đơn vị Chưa qua ĐT TC Đại học Bố trí chun mơn UBND xã Trung Lập Hạ UBND xã An Phú 1 UBND xã Phước Hiệp UBND xã Tân Thông Hội UBND xã Trung Lập Thượng UBND xã Tân Phú Trung 1 1 UBND xã Trung An 1 10 UBND xã Phạm Văn Cội UBND xã An Nhơn Tây UBND xã Phước Thạnh 1 11 UBND xã Nhuận Đức 1 12 UBND thị trấn Củ Chi 1 13 UBND xã Bình Mỹ 1 14 UBND xã Tân Thạnh Đông 15 16 UBND xã Hòa Phú UBND xã Phước Vĩnh An 17 UBND xã Phú Hòa Đơng 18 19 20 21 UBND xã Tân Thạnh Tây UBND xã Phú Mỹ Hưng UBND xã Thái Mỹ UBND xã Tân An Hội Tổng cộng: QLNN Trung cấp 1 Trung cấp Trung cấp Trung cấp Trung cấp 1 B A A B VP TC A A A A A B Sơ cấp Trung cấp Sơ cấp Sơ cấp Trung cấp Sơ cấp Sơ cấp BD chuyên viên 12 Sơ cấp Trung cấp Sơ cấp Sơ cấp Sơ cấp Tin học B LLCT VP A ĐH Sơ cấp B A A A 15 20 Nguồn: Báo cáo thống kê số lượng, chất lượng CB, CC, viên chức làm CTVT,LT ban hành kèm theo Công văn số 4647/UBND ngày 30/9/2011 UBND huyện Củ Chi việc báo cáo kết thống kê ñội ngũ CB, CC làm cơng tác quản lý hoạt động VT, LT PHỤ LỤC MỘT SỐ VĂN BẢN DO UBND CÁC XÃ, THỊ TRẤN THUỘC HUYỆN CỦ CHI BAN HÀNH ... tác văn thư Ủy ban nhân dân cấp xã Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Những vấn đề cơng tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư Trong... HÀNH CHÍNH -/ - -/ - PHẠM THỊ KIM THOA QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ ĐỐI VỚI ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP XÃ (Từ thực tiễn huyện Củ Chi, Thành phố Hồ Chí Minh) LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH... trữ quan nhà nước Học viện Hành chính, Văn quản lý nhà nước công tác văn thư lưu trữ quan nhà nước Học viện Hành Quốc gia, “Công tác Văn thư – Lưu trữ Cục Lưu trữ Nhà nước, “Soạn thảo văn công