Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 MỞ ĐẦU 1 CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ VÀ VĂN HÓA GIAO TIẾP ỨNG XỬ 2 1. Cơ sở lý luận về văn hóa công sở: 2 1.1.1. Một số khái niệm: 2 1.1.1.1. Khái niệm Văn hóa 2 1.1.1.2.Khái niệm Công sở 2 1.1.1.3.Khái niệm Văn hóa công sở 3 1.1.2.Vai trò của Văn hóa công sở đối với cơ quan, tổ chức 3 1.1.3. Những yếu tố cấu thành nên Văn hóa công sở 5 1.1.3.1. Chế độ chính sách 5 1.1.3.2.Nội quy, quy chế 6 1.1.3.3.Phong cách làm việc của lãnh đạo 6 1.1.3.4.Môi trường làm việc 7 1.1.4.Vai trò của Môi trường làm việc đối với Văn hóa công sở: 8 2.Văn hóa giao tiếp ứng xử: 8 2.1.1 Khái niệm giao tiếp ứng xử: 8 2.1.2. Vai trò của giao tiếp ứng xử trong văn hóa công sở: 11 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VĂN HÓA GIAO TIẾP ỨNG XỬ TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ HÀ NỘI 12 2.1. Giới thiệu về UBND quận Tây Hồ Hà Nội 12 2.2. Văn hóa giao tiếp ứng xử tại UBND quận Tây Hồ 14 2.2.1.Văn hóa giao tiếp ứng xử qua mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên 14 2.2.2. Văn hóa giao tiếp ứng xử được thể hiện qua mối quan hệ giữa nhân viên với nhân viên: 15 2.2.3. Văn hóa giao tiếp ứng xử được thể hiện qua mối quan hệ giữa cán bộ công dân: 16 CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ VÀ NHẬN XÉT CÔNG SỞ 21 1.Đánh giá về thực trạng 21 1.1.Ưu điểm: 21 1.2.Nhược điểm: 21 1.3. Giải pháp: 22 KẾT LUẬN 23 PHỤ LỤC 24
MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Đất nước chúng ta ngày một phát triển một cách toàn diện về kinh tế - văn hóa – xã hội – an ninh quốc phòng Điều đó càng đòi hỏi hơn nữa ở những người trẻ như chúng ta, làm sao để không chỉ trau dồi cho bản thân đầy đủ về trình độ chuyên môn để đáp ứng được nhu cầu công việc mà còn phải trau dồi về văn hóa giao tiếp - ứng xử trong công sở của các cơ quan, đơn vị, tổ chức Hiểu rõ được tầm quan trọng của văn hóa giao tiếp - ứng xử trong công sở có vai trò vô cùng quan trọng trong công việc cũng như tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa đồng nghiệp với nhau, giữa nhân viên và lãnh đạo, giữa các đối tác khách hàng thúc đẩy công việc được thực hoàn thành một cách xuất sắc, tạo thương hiệu, danh tiếng cho cơ quan, tổ chức đơn vị vì vậy mà trong học phần “Văn hóa công sở” em đã chọn đề tài “Văn hóa giao tiếp - ứng xử trong công sở và sự ảnh hưởng đến việc xây dựng văn hóa công sở qua khảo sát tại UBND quận Tây Hồ nơi em đã được thực tập” làm đề tài cho bài tiểu luận học phần “ Văn hóa công sở “ của mình 2 MỞ ĐẦU Trong đời sống, văn hóa – xã hội hiện nay nhu cầu giao tiếp - ứng xử của con người ngày càng lớn và nâng cao Nhu cầu giao tiếp - ứng xử trở thành nhu cầu hàng ngày, một thói quen không thể thiếu của mỗi người trong công việc và sinh hoạt Chính thông qua giao tiếp – ứng xử hàng ngày con người thiết lập được những mối quan hệ trong xã hội đồng thời họ được chia sẻ những tâm tư, tình cảm của bản thân, được học hỏi, đúc rút ra những kinh nghiệm trong công việc và đạo đức làm người Thông qua giao tiếp - ứng xử hàng ngày con người mong muốn mình được người khác tôn trọng từ lời ăn tiếng nói đến hành động những hành vi, cử chỉ, lời nói có văn hóa sẽ góp phần nâng cao phẩm giá của con người, giúp cuộc sống thêm nhiều thi vị ý nghĩa Trong cuộc sống hàng ngày văn hóa giao tiếp đã có ý nghĩa vô cùng quan trọng vậy hiển nhiên trong môi trường đặc thù như: “công sở” hẳn văn hóa giao tiếp - ứng xử phải có một tầm ảnh hưởng quan trọng đến việc xây dựng văn hóa công sở Đó chính là lý do để em chọn Đề tài “ Văn hóa giao tiếp - ứng xử trong công sở và sự ảnh hưởng đến việc xây dựng văn hóa công sở tại UBND quận Tây Hồ” nơi em thực tập để làm bài tiểu luận Đề tài của bài tiểu luận của em bao gồm: -, Chương I: Những vấn đề lý luận chung về văn hóa công sở và văn hóa giao tiếp - ứng xử -, Chương II: Thực trạng văn hóa giao tiếp - ứng xử tại UBND quận Tây Hồ -, Chương III: Đánh giá về thực trạng văn hóa giao tiếp - ứng xử tại UBND quận Tây Hồ 3 CHƯƠNG I: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN HÓA CÔNG SỞ VÀ VĂN HÓA GIAO TIẾP ỨNG XỬ 1 Cơ sở lý luận về văn hóa công sở: 1.1.1 Một số khái niệm: 1.1.1.1 Khái niệm Văn hóa Văn hóa là những hoạt động sáng tạo của con người, là giá trị chuẩn mực được hình thành trong quá trình sống của con người Văn hóa cũng là trình độ nhận thức, học vấn, là phương thức ứng xử của con người Văn hóa là điều kiện, là mục đích hướng tới của con người và ra con người sáng tạo ra, văn hóa là hoạt động sáng tạo của con người với môi trường sống, văn hóa là năng lực học hỏi, thích ứng, phương thức thiết chế mà nhờ đó con người có thể vận dụng, tồn tại và phát triển Văn hóa là tổng thể những nét riêng biệt về tinh thần và vật chất, trí tuệ và cảm xúc Văn hóa cũng quyết định tính cách của một xã hội hay một nhóm người Văn hóa giao tiếp - ứng xử được hiểu là cách cư xử - giao tiếp, trò chuyện, trao đổi với nhau bằng những hành động đời thường hàng ngày hay trong công việc Từ đó đối tượng giao tiếp và mọi người xung quanh có thể đánh giá được tổng thể con người bạn ( đạo đức, tri thức ) 1.1.1.2.Khái niệm Công sở Công sở là một tổ chức do nhà nước thành lập hoặc tổ chức công ích được nhà nước công nhận, bao gồm cán bộ, công chức được tuyển dụng, bổ nhiệm theo quy chế công chức hoặc theo thể thức hợp đồng để thực hiện công vụ nhà nước Công sở có vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức do pháp luật quy định, được sử dụng công quyền để tổ chức công việc Nhà nước hoặc dịch vụ công vì lợi ích chung của xã hội, của cộng đồng Công sở là một tổ chức thực hiện cơ chế điều hành, kiểm soát công việc hành chính, là nơi phối hợp thực hiện một số nhiệm vụ được Nhà nước giao và là một bộ phận hợp thành tất yếu của thiết chế bộ máy nhà nước, được nhà nước 4 bảo trợ về cơ sở vật chất, con người và được vận hành dưới sự kiểm tra và giám sát của Nhà nước 1.1.1.3.Khái niệm Văn hóa công sở Theo Giáo sư – tiến sĩ: Vũ Thị Phụng thì Văn hóa công sở là tổng hòa những giá trị hữu hình và vô hình bao gồm trình độ nhận thức, phương pháp tổ chức quản lý, môi trường cảnh quan, phương tiện làm việc, đạo đức nghề nghiệp và phong cách giao tiếp ứng xử của công chức nhằm xây dựng một công sở văn minh, lịch sự, hoạt động đúng pháp luật và hiệu quả cao Văn hóa công sở như một môi trường văn hóa đặc thù với những giá trị chuẩn mực Văn hóa công sở chi phối mọi hoạt động và các mối quan hệ trong nội bộ công sở, cũng như đối với công dân, với tư cách là cơ quan quyền lực nhà nước hay một cơ quan sự nghiệp, dịch vụ công Văn hóa công sở là một hệ thống giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của công sở tạo nên niềm tin, giá trị về thái độ của các nhân viên làm việc trong công sở, ảnh hưởng cách làm việc của công sở và hiệu quả hoạt động của nó trong thực tế ( Theo Giáo sư: Nguyễn Văn Thâm ) 1.1.2.Vai trò của Văn hóa công sở đối với cơ quan, tổ chức Văn hóa công sở tạo điều kiện cho các bên tham gia vào quan hệ hành chính ở công sở, thực hiện quyền lợi và nghĩa vụ của mình Văn hóa công sở thể hiện mối quan hệ giữa nhà nước và nhân dân thông qua quá trình giao tiếp hành chính góp phần hình thành nên những chuẩn mực, giá trị văn hóa ma cả hai bên cùng tham gia vào Mối quan hệ ứng xử giữa người dân với cán bộ, công chức, viên chức và giữa các thành viên trong công sở với nhau phải được cân bằng, bằng cán cân của hệ thống giá trị văn hóa Văn hóa công sở giúp cho cán bộ, công chức, viên chức và người dân địa phương biết phương hướng, cách thức giải quyết công việc, giúp họ hiểu rõ các công việc cần làm, phải làm; đặc biệt giúp họ thực hiện quyền và nghĩa vụ một cách hiểu biết, tự nguyện Qua đó người cán bộ, công chức, viên chức thực hiện việc trao đổi quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia quan hệ ở công sở một cách tốt đẹp hơn 5 Văn hóa công sở là điều kiện để phát triển tinh thần và nhân cách cho con người Khả năng gây ảnh hưởng để người khác chấp nhận giá trị của mình là một nghệ thuật Nhờ có văn hóa con người có thể hưởng thụ những giá trị vật chất và tinh thần như ý thức, trách nhiệm, nghĩa vụ, lòng tự trọng Từ đó phát triển tinh thần và nhân cách của mỗi cán bộ, công chức, viên chức góp phần vào sự phát triển, cải cách nền hành chính công Văn hóa công sở đem lại giá trị toàn diện cho con người Giá trị là cái tồn tại, tác động mạnh mẽ đến hoạt động của công sở Giá trị của văn hóa công sở cũng gắn bó với các quan hệ trong công sở như: Giá trị thiết lập một bầu không khí tin cậy trong công sở Sự tự nguyện phấn đấu, cống hiến cho công việc Được chia sẻ các giá trị con người cảm thấy yên tâm và an toàn hơn Biết được giá trị trong văn hóa ứng xử thì cán bộ, công chức, viên chức tránh được hành vi quan liêu, hách dịch trong giao tiếp hành chính với người dân Các giá trị làm đơn giản hóa các thủ tục hành chính, các quy định nhưng vẫn đảm bảo đúng chính sách của Nhà nước, của pháp luật làm cho hoạt động của công sở thuận lợi hơn Văn hóa công sở vừa là mục tiêu, vừa là động lực phát triển của con người Việc bảo vệ và phát huy giá trị văn hóa công sở không chỉ là nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức mà còn là nhiệm vụ của mỗi cán bộ, công chức, viên chức đối với công việc của mình ở các vị trí, cương vị khác nhau trong thực thi công vụ và cung cấp dịch vụ công Trong hoạt động công sở, quan hệ ứng xử và môi trường chính trị - hành chính mang đậm màu sắc văn hóa nhân bản, nhân ái và nhân văn là sự kết nối những giá trị truyền thống đến hiện đại Con người không ngừng học tập, sáng tạo để tiếp thu những tri thức mới của nhân loại – đó là những yếu tố cấu thành văn hóa công sở, đồng thời khẳng định vai trò của văn hóa trong sự pháttriển của mỗi cơ quan, công sở hiện nay Thực tế đã chứng minh không thể coi nhẹ nhân tố con người trong sự phát triển của các cơ quan, công sở Nói đến con người chính là nói đến văn hóa, vì toàn bộ những giá trị văn hóa làm nên những phẩm chất, năng lực và tinh thần 6 của con người Vận dụng các yếu tố văn hóa trong việc thúc đẩy mọi hoạt động của công sở như: xây dựng hệ thống thi đua - khen thưởng công bằng, minh bạch, tạo ra bầu không khí làm việc phát huy tối đa sự sáng tạo, cống hiến của cán bộ, công chức, viên chức, tạo động lực làm việc hăng say sẽ kích thích, loại bỏ được sự ỷ lại trong công việc Yếu tố văn hóa xuất hiện trong công sở xuất phát từ chính vai trò của công sở trong đời sống xã hội và trong hoạt động của bộ máy hành chính Một công sở khi làm tròn nhiệm vụ và chức năng của nó khi tạo dựng được mối quan hệ tốt giữa cán bộ, công chức, viên chức trong công việc, các chuẩn mực ứng xử, các nghi thức tiếp xúc hành chính, ý thức chấp hành kỷ luật trong và ngoài cơ quan 1.1.3 Những yếu tố cấu thành nên Văn hóa công sở 1.1.3.1 Chế độ chính sách Chế độ chính sách là các quy định pháp luật của nhà nước, quy định của tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp cho học sinh, sinh viên, thương binh, liệt sĩ, người có công với cách mạng, cán bô, công chức, viên chức, người lao động về các quyền, lợi ích chính đáng mà họ được nhận theo đúng quy định của pháp luật Chế độ chính sách là những quyền lợi mà người lao động được hưởng nó đáp ứng cho nhu cầu về vật chất, tinh thần cho người lao động được nhà nước bảo trợ Những chế độ chính sách mà người lao động được hưởng như: hưởng lương theo hệ số, bảo hiểm xã hội, nghỉ phép và chế độ thai sản, chế độ đặc thù nghề nghiệp cho những người lao động làm việc trong môi trường độc hại Những chế độ chính sách như vậy, đã hỗ trợ về mặt vật chất cho người lao động, động viên về tinh thần giúp họ đảm bảo cuộc sống, an tâm làm việc, ra sức cống hiến cho cơ quan, đơn vị, tổ chức Mỗi người lao động khi họ đã chọn cho mình được công việc mà bản thân yêu thích cũng như công việc đó phù hợp với năng lực chuyên môn của người lao động Cùng với đó họ được làm việc ở một môi trường làm việc năng động, sáng tạo, hiện đại, lãnh đạo đồng nghiệp hòa đồng, vị trí làm việc có cơ hội 7 thăng tiến, phát triển, được cơ quan ghi nhận những nỗ lực phấn đấu và thời gian cống hiến lại thêm vào đó là một chế độ chính sách đãi ngộ tốt, thỏa mãn nhu cầu của người lao động, tạo động lực cho người lao động thì chắc chắn họ gia nhập, cống hiến và gắn bó với cơ quan, tổ chức, đơn vị một cách lâu dài Cuối cùng để những chế độ chính sách đó đi vào thực thi thì những chính sách đó phải được ban hành một cách công bằng, dân chủ công khai, nghiêm túc phù hợp với chế độ đặc thù biến đổi, điều chỉnh qua các năm của cơ quan 1.1.3.2.Nội quy, quy chế Nội quy là những quy tắc xử sự chung được áp dụng cho một nhóm đối tượng nhất định nó thường gắn với nghĩa vụ mang những yêu cầu có tính bắt buộc tạo nên nề nếp cho các cán bộ, công chức, viên chức Quy chế là những tổng thể nói chung, những điều quy định thành chế độ Quy chế là một loại văn bản quản lý hành chính nhà nước quy định cụ thể về trách nhiệm, quyền hạn, quan hệ, cách thức phối hợp giữa những cá nhân, đơn vị Quy chế cũng quy định về các chế độ cá nhân cụ thể Quy chế trong hoạt động công sở là những giới hạn để công sở xác lập các quan hệ trong quá trình hoạt động, quy định sự giao lưu, hợp tác, trách nhiệm của cán bộ, công chức Nội quy, quy chế là điều kiện để đánh giá cán bộ, công chức trong công sở, là căn cứ để họ có thể biết được làm gì và không nên làm gì tại vị trí của mình trong công sở Đảm bảo được sự công bằng về nghĩa vụ và quyền lợi giữa các cá nhân và đơn vị theo quy định của nhà nước 1.1.3.3.Phong cách làm việc của lãnh đạo Văn hóa công sở được xây dựng bởi đa số các cá nhân trong công sở cho nên cách thức lãnh đạo của người đứng đầu và các cán bộ chủ chốt trong cơ quan đóng vai trò quan trọng nhất trong việc định hướng và quản lý các công việc nói chung và văn hóa công sở nói riêng Một người lãnh đạo tốt trước hết cần phải có văn hóa bởi họ đang tồn tại trong tiến trình văn hóa của dân tộc, của tổ chức đồng thời là người sáng tạo nên các giá trị văn hóa thông qua việc đưa ra định hướng, chỉ đạo, xây dựng tầm 8 nhìn cho tương lai, truyền đạt tầm nhìn thông qua lời nói và việc làm, thúc đẩy, cổ vũ tạo ra những thay đổi trong tổ chức Văn hóa lãnh đạo trước hết được tạo ra bởi trình độ chuyên môn, năng lực lãnh đạo và quản lý Cùng với các yếu tố về năng lực thì phẩm chất, đạo đức và trí tuệ của người lãnh đạo cũng đóng vai trò quan trọng không kém Đó là tầm nhìn chiến lược khả năng thích ứng với môi trường xung quanh một cách nhạy bén, linh hoạt, sáng tạo Một vị lãnh đạo có đầy đủ năng lực và phẩm chất sẽ được cấp dưới tôn trọng, nghe theo và kính phục giúp cho công việc hoàn thành một cách thuận lợi, quan hệ giữa cấp trên cấp dưới trở nên tốt đẹp, người nhân viên sẽ cảm thấy thoải mái và từ đó phát huy được hết năng lực của bản thân cũng như gắn bó lâu dài với tổ chức 1.1.3.4.Môi trường làm việc Môi trường làm việc là một khái niệm rộng, là không gian bao quanh con người bao gồm tất cả những gì có liên quan, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động và sự phát triển, nâng cao năng lực công tác của mỗi cá nhân, cán bộ, công chức, viên chức( Môi trường làm việc vô hình và môi trường làm việc hữu hình ) Môi trường làm việc hữu hình là tất cả những cảnh quan, kiến trúc, bài trí, sắp xếp trang thiết bị trong phòng làm việc Môi trường làm việc vô hình là đời sống văn hóa tinh thần của con người, nó ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất, hiệu suất làm việc của người lao động, bởi nếu tinh thần của người lao động không ở trong trạng thái lao động tốt nhất tức là thể lực, tâm hồn, sức khỏe của họ không ổn định sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của công sở, lợi ích của người lao động Để xây dựng được một môi trường làm việc tốt, đáp ứng được nhu cầu của người lao động cũng như khả năng của cơ quan, tổ chức thì môi trường đó phải đảm bảo các yếu tố như: kinh tế, thẩm mỹ, thuận tiện, văn hóa Cụ thể hơn là môi trường làm việc trước hết phải phù hợp với yêu cầu của công việc, phòng làm việc phải bố trí hợp lý Môi trường làm việc không bị ô nhiễm, không có tiếng ồn, ít bụi bặm để đảm bảo sức khỏe cho người lao động Phương tiện làm việc phải đầy đủ phù hợp với yêu cầu của công việc Việc bố trí địa điểm làm 9 việc cần tuân thủ theo một số nguyên tắc nhất định như: trụ sở phải phù hợp với vị trí pháp lý, tính chất và quy mô hoạt động của cơ quan, tổ chức Ngoài những yếu tố nêu trên thì văn hóa cổng trụ sở cũng cần được chú trọng sao cho cổng trụ sở phải hài hòa về kích thước, màu sắc, hình dáng, trang trí Biển hiệu phải trang nhã, nghiêm túc, hài hòa với kích thước của cổng trụ sở 1.1.4.Vai trò của Môi trường làm việc đối với Văn hóa công sở: Khi cơ quan, đơn vị , tổ chức có một môi trường làm việc hài hòa thì trước hết sẽ xây dựng cho cơ quan hình ảnh bên ngoài đẹp trong mắt mọi người từ đó thu hút người lao động đến với cơ quan Có môi trường làm việc tốt thì mỗi cá nhân, cán bộ, công chức, viên chức mới có điều kiện làm việc tốt, phát huy được khả năng của mình, chung sức thực hiện nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, giúp cho người cán bộ, công chức, viên chức gắn bó lâu dài với cơ quan, tổ chức 2.Văn hóa giao tiếp - ứng xử: 2.1.1 Khái niệm giao tiếp - ứng xử: Mọi thành công hay thất bại trong hoạt động của công sở phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, trong đó yếu tố chủ yếu nhất là con người và hành vi ứng xử văn hóa nơi công sở của các cá nhân, từ cấp lãnh đạo, quản lý, điều hành cho tới các cán bộ, công chức, viên chức Biểu hiện cụ thể của Văn hóa công sở chính là tinh thần trách nhiệm, thái độ phục vụ công việc, ý thức chấp hành kỷ luật của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức cùng với ý thức trau dồi kiến thức văn hóa, kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ và trình độ hiểu biết pháp luật để thực hiện công việc một cách chuyên nghiệp và hiệu quả Thực tế, Văn hóa công sở được hình thành trên văn hóa giao tiếp - ứng xử của các thành viên trong tổ chức, nó có tính kế thừa và tiếp thu sáng tạo, có chọn lọc qua các giai đoạn phát triển của bộ máy tổ chức và không ngừng được bổ sung hoàn thiện đáp ứng nhu cầu phát triển ngày càng cao của chế độ công vụ và sự phát triển của tổ chức Giao tiếp là hoạt động bản chất của vạn vật nhằm sinh tồn Trong xã hội loài người hoạt động giao tiếp lại càng không thể thiếu nhằm trao đổi thông tin, nhận thức, tư tưởng, tình cảm để bày tỏ mối quan hệ, cách ứng xử, thái độ giữa 10 thiệp thay trách cứ đồng nghiệp Trong công việc thay vì nghi ngờ lẫn nhau, thì tin tưởng đồng nghiệp là một yếu tố cần Từ đó giúp mọi người thêm hòa đồng, gắn kết với nhau Sẵn sàng nhờ và nhận sự giúp đỡ từ đồng nghiệp mỗi khi gặp khó khăn trong công việc, không ngại ngần thừa nhận sai lầm của bản thân và phải sẵn sàng thay đổi sẽ giúp mối quan hệ giữa các đồng nghiệp trở lên tốt đẹp và thấu hiểu nhau trong công để các bên cùng tiến bộ Bên cạnh đó minh bạch trong tài chính là một nguyên tắc vàng trong giao tiếp - ứng xử với đồng nghiệp Việc mập mờ trong tài chính hay giữa những khoản thu chi sẽ phá vỡ mọi mối quan hệ đã xây dựng từ trước đó Ngoài ra để giao tiếp - ứng xử với đồng nghiệp trở nên thân thiết, tự nhiên, hài hòa thì chúng ta nên tham gia các cuộc giao lưu, vui chơi do lãnh đạo, đồng nghiệp tổ chức, ở đây có thể sẽ cho bạn học hỏi thêm nhiều điều mới mẻ mà bạn không thể học được trong môi trường làm việc Tuy nhiên không nên quá sa dầ vào các cuộc vui chơi, hãy biết chọn lọc một cách chính xác để vừa phát triển được mối quan hệ với đồng nghiệp, vừa không làm ảnh hưởng đến bản thân Tại phòng Quản lý đô thị UBND quận Tây Hồ do đa số các cán bộ là nam nên mối quan hệ giữa các đồng nghiệp khá hài hòa, các cán bộ, công chức, viên chức là nữ thường xuyên được các đồng nghiệp nam hỏi thăm cũng như tặng quà vào nhân những ngày lễ dành cho phái yếu: 20/10, 8/3, và ngày sinh nhật Họ cũng thường tổ chức những buổi liên hoan nội bộ phòng để cùng nhau chia sẻ về công việc, gia đình từ đó thêm hiểu và gắn kết với nhau hơn trong công việc 2.2.3 Văn hóa giao tiếp - ứng xử được thể hiện qua mối quan hệ giữa cán bộ - công dân: Tại UBND quận Tây Hồ em được sắp xếp thực tập ở phòng Quản lý đô thi Tại đây em đã thấy được khá nhiều mặt trong “ Văn hóa giao tiếp - ứng xử trong công sở” Phòng Quản lý đô thị là nơi giải quyết các thủ tục hành chính, thụ lý hồ 18 sơ, kiểm tra hiện trạng thực tế của hồ sơ, cấp giấy phép xây dựng và trả hồ sơ, giải đáp những thắc mắc của công dân liên quan đến hồ sơ cấp phép xây dựng Vì thế mà khi thực tập tại phòng Quản lý đô thị đã có rất nhiều trường hợp cần giải quyết giữa công dân và cán bộ phòng mang đậm tính chất của văn hóa giao tiếp - ứng xử trong công sở Trong các trường hợp hồ sơ xin cấp phép xây dựng gặp những vấn đề cần giải quyết: Trường hợp 1: Khi cán bộ thụ lý đi xác minh hiện trạng hồ sơ xin cấp phép xây dựng có phần đất nằm trong khu vực quy hoạch như trường hợp của ông: Nguyễn Gia Phong và bà Võ Thị Công Trung( như trên ảnh) được phòng Quản lý đô thị của UBND quận Tây Hồ gửi giấy báo về việc: vị trí công trình mà hai ông bà đề nghị cấp phép xây dựng có một phần diện tích nằm trong quy hoạch đường giao thông, do đó trong trường hợp này phần công trình của hai ông bà chỉ được xét cấp giấy phép xây dựng có thời hạn Và hai ông bà phải làm bản cam kết xác nhận việc sẽ chấp hành đầy đủ các quy định của pháp luật và theo đó ông bà phải bổ sung và chỉnh sửa một số chi tiết, kích thước tại các bản vẽ mặt bằng định vị công trình, mặt bằng các tầng 2, mặt cắt công trình và mặt bằng móng Trường hợp 2: Khi công dân gửi hồ sơ xin cấp phép xây dựng và được cán bộ thụ lý hồ sơ tiếp nhận, nhưng sau khi đến xác minh hiện trạng lại thấy vị trí xin cấp phép của ra đình có lối vào qua Đình, thì ở trường hợp này quận không thể cấp phép cho công dân xây dựng khu nhà ở mới Trong 2 trường hợp này người cán bộ thụ lý hồ sơ trong quá trình giao tiếp với với công dân phải thật mềm dẻo và kiên nhẫn giải thích tường tận cho công dân về lý do tại sao hồ sơ xin cấp giấy phép của công dân chỉ được cấp giấy phép xây dựng có thời hạn, hay không được cấp giấy phép xây dựng, không được nóng vội, bởi người dân không phải ai cũng có kiến thức để hiểu rõ vấn đề cũng như chấp nhận ngay được theo những gì mà pháp luật quy định về luật cấp giấy phép xây dựng Chính vì vậy mà người cán bộ thụ lý hồ sơ phải ứng xử một cách thông 19 minh, mềm dẻo không nên có thái độ thiếu tôn trọng với công dân để hai bên đi đến thống nhất một cách nhanh chóng, êm đẹp, tránh để sự việc đi quá xa tầm kiểm soát của người cán bộ thụ lý hồ sơ như: xảy ra lời qua tiếng lại, hay công dân không hiểu rõ mà làm lớn chuyện, cũng như tiếp tục xây dựng công trình khi công trình không đủ điều kiện để cấp giấy phép xây dựng Người cán bộ thụ lý hồ sơ phải là người làm chủ được tình hình cũng như tâm lý của bản thân của công dân bằng cách: xác định được cảm xúc nội tâm của công dân qua ánh mắt: ánh mắt nhìn đăm đăm xa xăm – ưu tư, đang nghĩ ngợi mông lung về chuyện gì đó, thường không nghe người khác nói, đầu vươn lên, vai thoạt đầu nhô lên sau lại hạ xuống, ánh mắt có thể nhìn lướt theo trần nhà, bờ tường, quay về người khác và cuối cùng nhìn ra cửa không muốn tiếp chuyện gặp trường hợp như vậy người cán bộ nên nhắc nhở công dân một cách nhẹ nhàng để họ tập trung hơn vào cuộc đối thoại Ánh mắt nghiêm, nhìn thẳng, lạnh lùng, hơi nheo, hằn học, khó chịu là người đang tức giận Lông mày nhướn lên, ánh mắt nhìn nghiêng xuống cầu mũi là người đang nghi ngờ và mong muốn được giải thích, gặp những trường hợp như trên thì trước hết bạn cần trấn an họ trước khi bắt đầu tiếp câu chuyện bằng cách mời họ uống nước, hay nói sang một số chuyện bên lề để tâm trạng họ ổn định hơn sau đó thì tiếp tục cuộc đối thoại sao cho mục đích cuối cùng được thực hiện: công dân hiểu và chấp nhận những gì mà quận đã giải quyết cho đơn xin cấp phép xây dựng của họ “Văn hóa giao tiếp - ứng xử trong công sở” còn được thể hiện qua việc xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp và với lãnh đạo trong công sở Mối quan hệ giữa các đồng nghiệp và cấp trên là một yếu tố quan trọng góp phần vào xây dựng văn hóa giao tiếp - ứng xử của công sở Trong văn hóa giao tiếp - ứng xử tôn trọng đồng nghiệp sẽ là cầu nối để xây dựng một mối quan hệ lâu dài Một mối quan hệ tốt đẹp với đồng nghiệp sẽ giúp bạn thành công hơn trong công việc để cân bằng cuộc sống một cách tốt đẹp hơn Nếu là một nhân viên mới bước vào một môi trường công sở chuyên nghiệp bạn rất cần sự hỗ trợ từ các đồng nghiệp để hiểu rỗ cũng như phát triển 20 công việc về sau, những điều nên và không nên làm ở công sở Nhưng khi mới hòa nhập với môi trường mới bạn chưa biết rõ về đồng nghiệp thì chính thông qua giao tiếp hàng ngày bạn có thể hiểu phần nào về cuộc sống môi trường xung quanh mình Thông qua đó cũng có được những đánh giá ban đầu về những đồng nghiệp mà mình có thể phát triển mối quan hệ thân thiết về sau Trong quá trình làm việc nếu muốn góp ý với đồng nghiệp về những thiếu xót của họ, để tránh ảnh hưởng đến tâm trạng của họ cũng như mối quan hệ mà mình thiết lập được với đồng nghiệp thì chúng ta nên tỏ thái độ nhẹ nhàng, lịch thiệp thay trách cứ đồng nghiệp Trong công việc thay vì nghi ngờ lẫn nhau, thì tin tưởng đồng nghiệp là một yếu tố cần Từ đó giúp mọi người thêm hòa đồng, gắn kết với nhau Sẵn sàng nhờ và nhận sự giúp đỡ từ đồng nghiệp mỗi khi gặp khó khăn trong công việc, không ngại ngần thừa nhận sai lầm của bản thân và phải sẵn sàng thay đổi sẽ giúp mối quan hệ giữa các đồng nghiệp trở lên tốt đẹp và thấu hiểu nhau trong công để các bên cùng tiến bộ Bên cạnh đó minh bạch trong tài chính là một nguyên tắc vàng trong giao tiếp - ứng xử với đồng nghiệp Việc mập mờ trong tài chính hay giữa những khoản thu chi sẽ phá vỡ mọi mối quan hệ đã xây dựng từ trước đó Ngoài ra để giao tiếp - ứng xử với đồng nghiệp trở nên thân thiết, tự nhiên, hài hòa thì chúng ta nên tham gia các cuộc giao lưu, vui chơi do lãnh đạo, đồng nghiệp tổ chức, ở đây có thể sẽ cho bạn học hỏi thêm nhiều điều mới mẻ mà bạn không thể học được trong môi trường làm việc Tuy nhiên không nên quá sa dầ vào các cuộc vui chơi, hãy biết chọn lọc một cách chính xác để vừa phát triển được mối quan hệ với đồng nghiệp, vừa không làm ảnh hưởng đến bản thân Đối với giao tiếp - ứng xử với lãnh đạo bạn phải thật khéo léo Biết được tính cách cũng như phong cách lãnh đạo của lãnh đạo để ứng xử trong các trường hợp cụ thể Ví dụ như lãnh đạo, lãnh đạo theo phong cách “độc đoán” thì nhân viên phải thận cẩn trọng, khéo léo trong từng lời nói hành động, tùy thời điểm để trình bày quan điểm hay ý kiến cá nhân của mình sao cho lãnh đạo hài 21 lòng mà công việc của mình vẫn được tiến hành một cách suôn sẻ Nếu như văn hóa giao tiếp - ứng xử trong công sở không được hình thành và đi vào nề nếp thì Văn hóa công sở chắc chắn cũng không được hình thành và phát triển Xây dựng văn giao tiếp - ứng xử chính là nền tảng để xây dựng văn hóa công sở cho mỗi cơ quan để từ đó chúng ta xây dựng được một môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp, thân thiện và hiệu quả Cách giao tiếp - ứng xử một cách văn hóa mang lại rất nhiều lợi ích góp phần tạo dựng niềm tin, sự đoàn kết nhất trí của cả tập thể, từ đó tạo bầu không khí làm việc cởi mở, tích cực, giúp cán bộ, côn chức, viên chức nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc 22 CHƯƠNG III: ĐÁNH GIÁ VÀ NHẬN XÉT CÔNG SỞ 1.Đánh giá về thực trạng 1.1.Ưu điểm: Hầu hết tất cả các cán bộ, công chức, viên chức đều có ý thức làm việc một cách hăng say để nâng cao trình độ chuyên môn, cũng như giúp công sở ngày một đi lên để nhanh chóng giải quyết các thủ tục hành chính cho công dân Nghiệp vụ nhận và xử lý hồ sơ, giấy tờ, chứng thực, chuyển giao văn bản được tiến hành một cách nghiêm túc Trong giao tiếp - ứng xử nguyên tắc tôn trọng lẫn nhau được đặt lên hàng đầu Việc chấp hành giờ làm việc, các quy định về trang phục, giao tiếp ứng xử được nâng cao một cách rõ rệt Tình trạng cán bộ, công chức, viên chức đến công sở với trang phục không nghiêm trang, lòe loẹt, hay việc đi làm muộn nhưng về sớm của các csn bộ, công chức, viên chức đã được hạn chế Việc chấp hành đúng quy chế văn hóa công sở được nâng cao, cán bô, công chức, viên chức đã có ý thức khi đi làm đều đeo thẻ, kỷ luật trong giờ làm được nâng lên Khuôn viên công sở ngày càng được chú trọng, việc chăm sóc vườn hoa cây cảnh, lau dọn hành lang được diễn ra hàng ngày một cách đều đặn Khi công dân đến giao dịch thì niềm nở tiếp đón, hướng dẫn công dân từ chỗ để xe gọn gàng và những phòng ban mà công dân cần đến để làm thủ tục Hướng dẫn công dân tận tình tránh để xảy ra những hiểu lầm không đáng có 1.2.Nhược điểm: Tuy vậy hiện nay tại công sở vẫn còn một số hạn chế trong việc thực hiện văn hóa công sở như trong việc chấp hành nội quy, quy chế của cơ quan: vẫn còn hiện tượng đi làm muộn, việc giữ gìn vệ sinh chung vẫn còn chưa được tốt, ý thức tiết kiệm điện nước trong giờ làm chưa cao, vẫn còn hiện tượng thiếu nhiệt tình trong công việc dẫn đến chưa hoàn thành công việc được giao đúng thời hạn đã làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc, đến đồng nghiệp, đến bộ mặt của cơ quan, đơn vị 23 Đặc biệt trong văn hóa giao tiếp vẫn còn một số cán bộ có những lời lẽ mang tính hách dịch, cửa quyền với dân như: “Đến đây làm gì”, “Chuyện gì”, “Gặp ai” những câu hỏi không đầu đuôi mang tính hách dịch như vậy khiến công dân luôn có những suy nghĩ không tốt về những cán bộ, công chức, viên chức nhà nước ta Vẫn thường xảy ra tình trạng không làm việc mà thay vào đó là mọi người tụ tập, nói chuyện, bàn tán về những vấn đề không liên quan đến công việc chuyên môn Đôi khi tình trạng chậm giấy tờ, thủ ttujc cho công dân vẫn còn diễn ra 1.3 Giải pháp: Thường xuyên tuyên truyền về văn hóa giao tiếp - ứng xử nói riêng và văn hóa công sở nói chung đến các cán bộ, công chức, viên chức nhằm nâng cao nhận thức của đội ngũ cán bộ về tầm quan trọng của việc thực hiện đúng văn hóa công sở trong môi trường làm việc hiện nay, về ý nghĩa của việc đẩy mạnh thực hiện văn hóa công sở trong việc hoàn thiện nhân cách của người cán bộ Bên cạnh đó việc tuyển chọn, sắp xếp công việc phù hợp phù hợp, còn phải tạo ra môi trường làm việc thân thiện, hiệu quả, quan tâm đến đời sống của cán bộ, công chức, viên chức khi ốm đau, hiếu, hỷ tạo động lực và môi trường cho những nét đẹp về ứng xử văn hóa được nhân rộng trong cơ quan, đơn vị Thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng về văn hóa công sở cho các cán bộ, công chức, viên chức Tóm lại văn hóa giao tiếp - ứng xử là nền tảng để xây dựng văn hóa giao tiếp, phản ánh đạo đức, lối sống của cán bộ, công chức, viên chức Xây dựng văn hóa công sở suy cho cùng là xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức mới với đầy đủ phẩm chất cách mạng “Nhân, Nghĩa, Trí, Dũng” làm nền tảng cho việc xây dựng một phong cách làm việc của thời kỳ công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước 24 KẾT LUẬN Trên đây là toàn bộ những bài học và quan sát thực tế mà em rút ra được trong quá trình thực tập tại phòng Quản lý Đô thị-UBND quận Tây Hồ Trong bài tiểu luận sẽ khó tránh khỏi những thiếu xót, những nội dung chưa hoàn chỉnh hay chưa thực sự đúng như thầy cô mong muốn Em mong được thầy cô tạo điều kiện và cho em những lời đánh giá chân thành để em có thể làm tốt hơn trong những báo cáo sau này trong công việc mà em sẽ làm sau khi ra trường Em xin chân thành cảm ơn các thầy giáo, cô giáo trong Trường Đại học Nội vụ, Thầy: Nguyễn Mạnh Cường-Trưởng khoa QTVP, Thạc sĩ: Nguyễn Thị Thanh Mai - Giảng viên hướng dẫn và các cán bộ, nhân viên, công chức tại phòng Quản Lý Đô thị và các phòng ban khác của Quận đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài “Văn hóa giao tiếp - ứng xử trong công sở và sự ảnh hưởng đến việc xây dựng văn hóa công sở” trong bài tiểu luận 25 PHỤ LỤC (Một số hình ảnh phản ánh thực trạng Văn hóa giao tiếp - ứng xử ) 26 27 28 29 30 31 32 ... chung văn hóa cơng sở văn hóa giao tiếp - ứng xử -, Chương II: Thực trạng văn hóa giao tiếp - ứng xử UBND quận Tây Hồ -, Chương III: Đánh giá thực trạng văn hóa giao tiếp - ứng xử UBND quận Tây Hồ. .. nước địa bàn quận 2.2 Văn hóa giao tiếp - ứng xử UBND quận Tây Hồ 2.2.1 .Văn hóa giao tiếp - ứng xử qua mối quan hệ lãnh đạo nhân viên Trong văn hóa – giao tiếp ứng xử cơng sở, có lẽ mối quan hệ với... thiệu UBND quận Tây Hồ - Hà Nội Cơ quan mà em lựa chọn để viết đề tài ? ?Văn hóa giao tiếp - ứng xử cơng sở ảnh hưởng đến việc xây dựng văn hóa cơng sở? ?? cho học phần “ Văn hóa cơng sở? ?? UBND quận Tây