Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Lịch sử nghiên cứu. 1 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài. 1 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu. 2 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng. 2 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài. 2 7. Cấu trúc của đề tài. 2 CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM 3 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam. 3 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và sơ dồ cơ cấu tổ chức. 4 1.2.1. Vị trí và chức năng. 4 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn. 4 1.2.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam. 6 CHƯƠNG 2. TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM. 8 2.1. Khái quát về Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam. 8 2.1.1. Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH VN 8 2.1.2. Phòng Tổ chức Hành chính 9 2.1.3. Phòng Lưu trữ 10 2.2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Viện Hàn lâm KHXH VN. 10 2.2.1. Trách nhiệm tổ chức thiết lập bộ phận văn thưlưu trữ. 10 2.2.2. Trách nhiệm tuyển chọn cán bộ văn thưlưu trữ. 11 2.2.3. Trách nhiệm tổ chức xây dựng các văn bản của Viện Hàn lâm về văn thưlưu trữ. 13 2.2.4. Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về văn thưlưu trữ. 14 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT ĐỐI VỚI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM 16 3.1. Nhận xét, đánh giá. 16 3.1.1. Ưu điểm. 16 3.1.2. Nhược điểm. 16 3.1.3. Nguyên nhân. 17 3.2. Giải pháp. 17 3.2.1. Giải pháp đối với Lãnh đạo Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH VN. 17 3.2.2. Giải pháp đối với Trưởng phòng Tổ chức hành chính và Trưởng phòng Lưu trữ. 18 KẾT LUẬN 19 TÀI LIỆU THAM KHẢO 20 PHỤ LỤC 21
LỜI CẢM ƠN Tôi xin chân thành cảm ơn Khoa Quản trị văn phịng tạo điều kiện để tơi thực tập lớn Đồng thời, xin gửi lời cảm ơn đến Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam giúp đỡ tơi q trình thực tập lớn kết thúc học phần Kỹ tổ chức kiểm tra Quản trị văn phịng Đồng thời, tơi xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Lâm Thu Hằng-Giảng viên học phần Kỹ tổ chức kiểm tra Quản trị văn phịng tận tình truyền đạt lại kiến thức môn, giúp đỡ việc vận dụng kiến thức vào đề tài tập lớn Tôi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi thực tập lớn kết thúc học phần Kỹ tổ chức kiểm tra Quản trị văn phòng với chủ đề: “Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học xã học Việt Nam” Tôi xin cam đoan tập lớn với chủ đề trình tìm hiểu, nghiên cứu thân thời gian qua Tôi xin chịu trách nhiệm có khơng trung thực tập lớn Hà Nội, ngày 12 tháng 12 năm 2016 Người thực DANH MỤC VIẾT TẮT QTVP: Quản trị văn phòng VHLKHXHVN: Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam TCKT: Tổ chức kiểm tra CBCC: Cán cơng chức VP: Văn phịng BLĐ: Ban lãnh đạo VTLT: Văn thư lưu trữ CT: Chủ tịch PCT: Phó Chủ tịch CP: Chính phủ MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong hoạt động quản lý hành nhà nước hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành lĩnh vực gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn nói riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nói chung Do đó, vai trị cơng tác văn thư lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước quan trọng Là sinh viên ngành Quản trị văn phòng, nhà văn phòng trẻ tương lai, hết cần phải nhận thức tầm quan trọng việc quản lý tổ chức công tác văn thư lưu trữ học phần Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng, nắm bắt lý thuyết trau dồi kỹ cho thân Khi làm việc quan, tơi ứng dụng kỹ nhà QTVP học tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội để hoàn thành tốt nhiệm vụ cấp giao phó Từ nhận thức đó, tơi lựa chọn đề tài “Trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam” cho tập lớn kết thúc học phần “Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phịng” Lịch sử nghiên cứu Vấn đề nhiều tác giả, nhà nghiên cứu quan tâm phát triển, điển hình: PGS.TS Nguyễn Hữu Tri, Quản trị văn phòng, NXB Khoa học Kỹ thuật, 2005 TS.Nguyễn Hữu Thân, Quản trị hành văn phịng, NXB Lao động Xã hội, 2012 Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài • Đối tượng nghiên cứu: Trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác quản lý tổ chức cơng tác văn thư lưu trữ • Phạm vi nghiên cứu: Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu • Mục đích: Đưa giải pháp tổ chức quản lý cơng tác văn thư lưu trữ • Nhiệm vụ nghiên cứu: Khảo sát, đánh giá ưu nhược điểm thực phương pháp tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ trách nhiệm lãnh đạo văn phòng Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng • Phương pháp nghiên cứu tài liệu • Phương pháp tổng hợp phân tích thơng tin • Phương pháp điều tra, khảo sát Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Hồn thành đề tài, tơi có thêm kinh nghiệm việc nghiên cứu, đánh giá vấn đề sử dụng thành thạo phương pháp nghiên cứu khoa học, tạo tiền đề cho nghiên cứu sau Nếu đề tài đưa vào thực tiễn, Viện Hàn lâm KHXH VN, Viện có thêm tài liệu tham khảo nhỏ cho việc vận dụng phương pháp tổ chức kiểm tra công tác văn thư lưu trữ Viện, nhận thấy đánh giá ưu nhược điểm từ cá nhân đến khảo sát Từ đó, Viện KHXH tự kiểm tra đánh giá lại xây dựng phát triển số giải pháp khả thi từ giải pháp đưa cho quan Đối với sinh viên ngành QTVP trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tiểu luận tham khảo cho học phần Phương pháp nghiên cứu khoa học học phần Kỹ tổ chức kiểm tra QTVP Cấu trúc đề tài Ngồi phần mở đầu kết luận tiểu luận chia làm chương: Chương 1: Tổng quan Viện Hàn lâm Khoa học xa hội Việt Nam Chương 2: Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Chương 3: Một số kiến nghị, đề xuất với Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM 1.1 Quá trình hình thành phát triển Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam - tên giao dịch quốc tế Vietnam Academy of Social Sciences (VASS) - có tiền thân từ Ban nghiên cứu Lịch sử - Địa lý - Văn học (gọi tắt Ban nghiên cứu Sử - Địa - Văn) thành lập ngày 02 tháng 12 năm 1953, thời kỳ kháng chiến chống thực dân Pháp Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam quan thuộc Chính phủ, có chức nghiên cứu vấn đề khoa học xã hội; cung cấp luận khoa học cho Đảng Nhà nước việc hoạch định đường lối, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, sách phát triển nhanh bền vững đất nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa; thực tư vấn sách phát triển; đào tạo sau đại học khoa học xã hội; tham gia phát triển tiềm lực khoa học xã hội nước Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có q trình phát triển trải qua thời kỳ với nhiều tên gọi khác nhau: Ban Nghiên cứu Lịch sử - Địa lý - Văn học, Ban Nghiên cứu Văn học - Lịch sử - Địa lý, Ban Khoa học xã hội (trực thuộc Ủy ban Khoa học Nhà nước), Viện Khoa học xã hội, Ủy ban Khoa học xã hội Việt Nam, Trung tâm Khoa học xã hội Nhân văn Quốc gia, Viện Khoa học xã hội Việt Nam Theo Nghị định số 109/2012/NĐ-CP ngày 26 tháng 12 năm 2012 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, từ ngày 22 tháng 02 năm 2013, Viện thức mang tên Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Trong trình xây dựng phát triển, Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có nhiều đóng góp quan trọng vào phát triển khoa học xã hội nhân văn nước nhà Hàng nghìn đầu sách cơng bố Hàng vạn báo khoa học nhà nghiên cứu thuộc Viện Khoa học xã hội Việt Nam đăng tạp chí khoa học ngồi nước Nhiều chương trình nghiên cứu độc lập cấp Nhà nước cấp Bộ thực thuộc lĩnh vực trị, kinh tế, văn hóa, xã hội… phục vụ đắc lực nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc nhân dân Việt Nam Ngồi Viện cịn chủ trì nhiều Hội thảo lớn, quốc tế quốc gia đạt kết tốt Hiện nay, Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có 35 quan nghiên cứu khoa học, quan nghiệp khoa học, quan chức giúp việc Chủ tịch Viện lĩnh vực hoạt động 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn sơ dồ cấu tổ chức Ngày 26 tháng 12 năm 2012, Chính phủ ban hành Nghị định số 109/2012/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Nghị định có hiệu lực thi hành từ ngày 22 tháng năm 2013 sau: 1.2.1 Vị trí chức Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam quan thuộc Chính phủ, có chức là: - Nghiên cứu vấn đề khoa học xã hội; - Cung cấp luận khoa học cho Đảng Nhà nước việc hoạch định đường lối, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, sách phát triển nhanh bền vững đất nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa; -Thực tư vấn sách phát triển, đào tạo sau đại học khoa học xã hội, tham gia phát triển tiềm lực khoa học xã hội nước 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn Trong giai đoạn phát triển đất nước, Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có nhiệm vụ nghiên cứu vấn đề lý luận thực tiễn khoa - học xã hội như: Đổi hồn thiện hệ thống trị, nâng cao lực lãnh đạo Đảng Cộng sản Việt Nam, hiệu lực, hiệu quản lý nhà nước, bước hoàn thiện - hệ thống pháp luật Việt Nam; Sự phát triển kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, Nhà nước - pháp quyền xã hội chủ nghĩa dân chủ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; Những vấn đề phát triển toàn diện người Việt Nam giá trị - văn hóa tốt đẹp dân tộc, tiếp thu tinh hoa văn hóa, văn minh nhân loại; Những vấn đề cấp bách dân tộc, tơn giáo, lịch sử, văn hóa, văn học, ngôn ngữ, tâm lý học nhằm phát huy sức mạnh dân tộc nghiệp xây - dựng bảo vệ Tổ quốc; Những vấn đề bản, toàn diện, có hệ thống lý thuyết phát triển Việt - Nam tác động tồn cầu hóa hội nhập quốc tế; Những khía cạnh khoa học xã hội kinh tế tri thức bối cảnh tồn cầu hóa ứng phó với biến đổi khí hậu đánh giá tác động đến tiến trình phát - triển kinh tế - xã hội Việt Nam; Lý luận kinh nghiệm phát triển giới, dự báo xu hướng phát triển chủ yếu khu vực giới, đánh giá tác động nhiều mặt q trình tồn cầu hóa hội nhập quốc tế đến phát triển toàn cầu, khu vực Việt - Nam; Nghiên cứu, điều tra bản, liên ngành khoa học xã hội, phân tích dự báo kinh tế - xã hội phục vụ nhu cầu phát triển đất nước, trọng lĩnh vực kinh tế - xã hội chủ yếu, ngành, vùng kinh tế trọng điểm liên - kết vùng; Nghiên cứu, tổ chức biên soạn cơng trình khoa học tiêu biểu, sách lớn, thể tinh hoa trí tuệ Việt Nam giới phục vụ công tác - nghiên cứu truyền bá tri thức khoa học xã hội Viện có nhiệm vụ tư vấn phản biện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, sách, chương trình dự án phát triển kinh tế - xã hội quan trọng theo yêu cầu Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ, ngành, địa phương doanh - nghiệp Ngoài ra, Viện cịn có nhiệm vụ tổ chức sưu tầm, khai quật, nghiên cứu, bảo tồn bảo tàng; kết hợp nghiên cứu với đào tạo lĩnh vực khoa học xã hội; tổ chức hợp tác nghiên cứu, liên kết đào tạo khoa học xã hội với tổ chức quốc tế, viện, trường đại học nước ngoài; tổ chức tư vấn thực dịch vụ công; xây dựng hệ thống sở liệu quốc gia thông tin khoa học xã hội, phổ biến tri thức khoa học, góp phần nâng cao trình độ dân trí; … nhiệm vụ khác Chính phủ Thủ tướng Chính phủ giao cho 1.2.3 Sơ đồ cấu tổ chức Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Hiện tại, Ban lãnh đạo Viện Hàn lâm KHXH VN gồm có 01 Chủ tịch 03 Phó Chủ tịch Chủ tịch Viện Hàn lâm KHXH VN người đứng đầu lãnh đạo Viện Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm chịu trách nhiệm trước CP, Thủ tướng CP trước pháp luật toàn hoạt động Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Các PCT Thủ Tướng CP bổ nhiệm qua đề cử CT Viện 10 12 CHƯƠNG TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC QUẢN LÝ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM 2.1 Khái quát Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam 2.1.1 Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH VN Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam tổ chức thuộc Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, có chức tham mưu tổng hợp, giúp việc Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam công tác đạo, điều hành, tổ chức hoạt động chung Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, thực quản lý thống toàn Viện Hàn lâm mặt cơng tác: hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ, pháp chế, sở vật chất (nhà đất, tài sản), y tế, quốc phòng, phòng cháy, chữa cháy, trật tự an toàn quan; bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc chung cho hoạt động Lãnh đạo Viện Hàn lâm, đơn vị giúp việc chủ tịch Viện khối văn phòng Đảng ủy, Cơng đồn, Đồn Thanh niên Viện Hàn lâm (sau gọi tắt quan Viện Hàn lâm); làm đầu mối trì quan hệ cơng tác với quan cấp trên, Bộ, ngành, địa phương quan khác; bảo đảm thông tin phục vụ công tác đạo, điều hành Chủ tịch Viện; tổ chức tham gia hoạt động phục vụ, tư vấn dịch vụ theo quy định pháp luật; chủ tài khoản đơn vị dự toán cấp III chủ đầu tư dự án Chủ tịch Viện định • Nhiệm vụ, quyền hạn: - Tổng hợp, xây dựng, trình Chủ tịch Viện phê duyệt chương trình, kế hoạch công tác Viện Hàn lâm, Lãnh đạo Viện; kiến nghị Chủ tịch Viện nhiệm vụ trọng tâm, trọng điểm cần tập trung đạo thực giúp việc Chủ tịch Viện công tác đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực đơn vị theo lĩnh vực phân công - Tổ chức tiếp nhận, xử lý, tổng hợp, cung cấp thông tin phục vụ công tác lãnh 13 đạo, quản lý điều hành hoạt động Lãnh đạo Viện Hàn lâm đơn vị trực thuộc - Chủ trì phối hợp tham gia xây dựng chương trình, kế hoạch, đề án, dự thảo văn quản lý Viện Hàn lâm theo phân công Chủ tịch Viện - Tổ chức việc thực văn quy phạm pháp luật Nhà nước, quy định Chủ tịch Viện toàn Viện Hàn lâm theo chức năng, nhiệm vụ Văn phịng; biên tập, rà sốt mặt pháp lý, thể thức thủ tục văn quy phạm đơn vị soạn thảo trước trình Chủ tịch Viện xem xét, ban hành; góp ý kiến cho dự thảo văn quy phạm pháp luật quan nhà nước gửi đến - Chủ trì, phối hợp với đơn vị có liên quan thực công tác tổng hợp, sơ kết, tổng kết, chế độ báo cáo định kỳ đột xuất thực nhiệm vụ Viện Hàn lâm theo quy định Nhà nước Viện Hàn lâm - Quản lý tổ chức thực công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, thơng tin liên lạc bảo mật thông tin, tài liệu quan Viện Hàn lâm theo quy định hành Nhà nước Viện Hàn lâm; hướng dẫn, kiểm tra việc thực cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ, bảo mật thông tin, tài liệu đơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm Thực công tác cải cách hành ứng dụng cơng nghệ thông tin theo phân công Chủ tich Viện Phối hợp với Trung tâm Ứng dụng công nghệ thông tin việc quản lý hoạt động Viện Hàn lâm theo u cầu cơng tác xây dựng phủ điện tử - Thực nhiệm vụ khác Chủ tịch Viện giao 2.1.2 Phòng Tổ chức Hành Phịng Tổ chức-Hành phận thuộc Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH VN Căn vào Quyết định số : 517/QD – KHXH Viện Hàn lâm Khoa Học Xã Hội ngày 07 tháng năm 2014, quy định chức năng, nhiệm 14 vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng Phòng TC-HC có chức tham mưu, tổng hợp, giúp việc cho Chánh văn phòng Phòng TC-HC chịu trách nhiệm cơng việc hành chính, văn thư, cơng việc hậu cần chung cho toàn Viện Hàn lâm Cơ cấu tổ chức Phòng TC-HC thuộc Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH VN gồm có 01 Trưởng Phịng (Chun viên chính), 01 Phó Trưởng phịng (Chun viên) 04 nhân viên (Trong có 03 chuyên viên) 04 nhân viên, có 01 chuyên viên quản lý sử dụng dấu, 01 chuyên viên quản lý giải văn đến, 01 chuyên viên làm công tác chuyên trách khác 01 nhân viên hậu cần 2.1.3 Phòng Lưu trữ Phịng Lưu trữ Viện Hàn lâm có nhiệm vụ: - Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức quan, tổ chức lập hồ sơ chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ quan; - Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ quan; Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, xếp hồ sơ, tài liệu; - Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu; - Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ; - Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo quy định làm thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị; - Thực số dịch vụ công văn thư, lưu trữ Cơ cấu tổ chức Phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH VN gồm có 01 Trưởng Phịng, 01 Phó Trưởng phịng 03 nhân viên 2.2 Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ Viện Hàn lâm KHXH VN 2.2.1 Trách nhiệm tổ chức thiết lập phận văn thư-lưu trữ Bộ phận Văn thư lưu trữ phận thiếu cấu tổ chức quan Bộ phận Văn thư lưu trữ có chức giúp lãnh đạo quản lý, thực công tác văn thư lưu trữ quan việc thực nhiệm vụ cụ thể như: 15 Công tác VT bao gồm công việc soạn thảo, ban hành VB, quản lý VB, tài liệu khác hình thành trình hoạt động Viện Hàn lâm; lập Hố sơ giao nộp Hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan, quản lý sử dụng dấu Công tác lưu trữ bao gồm công việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, thống kê sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động Viện, đơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm Nhiệm vụ trách nhiệm lãnh đạo VP tổ chức phận Văn thư lưu trữ Viện Hàn lâm Chủ tịch Viện quy định rõ Quy chế công tác VTLT 2306/KHXH ngày 30/12/2014 Trong đó: - Chủ tịch Viện có trách nhiệm tổ chức xây dựng, ban hành, đạo việc thực chế độ, quy định công tác văn thư lưu trữ theo quy định Pháp luật - hành; Bên cạch đó, CT Viện kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác VTLT đơn vị trực thuộc, giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi - phạm pháp luật công tác VTLT theo thẩm quyền CVP Viện Hàn lâm có trách nhiệm giúp CT Viện trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực công tác VTLT Viện, đồng thời tổ chức hướng dẫn - nghiệp vụ công tác VTLT đơi vị trực thuộc Trưởng phịng TC-HC có trách nhiệm tổ chức, kiểm tra giám sát việc thực quy định CT Viện công tác văn thư; kiểm tra, đánh giá hiệu công - việc; kê khai nhân thiếu, lập kế hoạch chương trình cho cơng tác VT Trưởng phịng Lưu trữ có trách nhiệm tổ chức quản lý đảm bào nghiệp vụ công tác lưu trữ theo quy định; đào tạo CB LT 2.2.2 Trách nhiệm tuyển chọn cán văn thư-lưu trữ Cán nhân tố đóng vai trị quan trọng công tác văn thư, lưu trữ quan Trình độ CB VTLT cao đáp ứng yêu cầu công việc, quản lý thực công tác VTLT tốt giúp giải công việc nhanh, hiệu Trình độ cán lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu kho lưu trữ quan Và ngược lại Chính vậy, việc tuyển dụng bố trí cán làm cơng tác lưu trữ 16 quan việc làm cần thiết cần quan tâm trực tiếp sát lãnh đạo văn phòng lãnh đạo quan Tại Viện Hàn lâm KHXH VN, phận văn thư phận lưu trữ tách riêng làm hai: phận văn thư thuộc phịng Tổ chức-Hành phận Lưu trữ thuộc Phòng Lưu trữ Tuyển chọn CB VTLT cần người mang đủ tố chất yêu cầu như: • Về phẩm chất, đạo đức: - Có lĩnh trị vững vàng, kiên định với chủ nghĩa Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, nắm vững chủ trương, đường lối Đảng; trung thành với Tổ quốc Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; bảo vệ lợi ích Tổ quốc, nhân dân - Thực đầy đủ nghĩa vụ công chức theo quy định pháp luật; nghiêm túc chấp hành phân công nhiệm vụ cấp trên; tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cương, trật tự hành chính; nghiêm chỉnh chấp hành nội quy, quy chế quan - Tận tụy, trách nhiệm, trung thực, cẩn thận gương mẫu thực thi cơng vụ; cần, kiệm, liêm, chính, chí cơng vơ tư; tn thủ quy định pháp luật thẩm quyền, quy trình, thủ tục hành tuyệt đối chấp hành nguyên tắc bảo mật thực thi cơng vụ - Có lối sống sinh hoạt lành mạnh, khiêm tốn, đoàn kết; lịch sự, văn hóa, chuẩn mực giao tiếp, phục vụ nhân dân - Thường xuyên có ý thức học tập, rèn luyện nâng cao phẩm chất, trình độ, lực - Về chuyên môn nghiệp vụ: Nắm vững đường lối, chủ trương Đảng; sách, pháp luật Nhà nước - kiến thức công tác văn thư; quy định bảo vệ bí mật Nhà nước; Có lực kiểm tra, kiểm sốt thẩm quyền, trình tự, thủ tục q trình • soạn thảo văn bản; thực thành thạo công việc liên quan đến nghiệp vụ - công tác văn thư; Có lực tổ chức thực cơng việc đạt kết quả; áp dụng cơng nghệ thơng tin kinh nghiệm tiên tiến nước nước để nâng cao 17 hiệu công tác văn thư Đối với tuyển chọn CB VT-LT, Lãnh đạo Viện Hàn lâm có trách nhiệm: tuyển chọn CB có đầy đủ phẩm chất lực chuyên môn nghiệp vụ theo phân bổ biên chế Nhà nước dựa vào thống kê, đánh giá số lượng CB, chuyên môn nghiệp vụ CB Chánh Văn phòng gửi lên Ban lãnh đạo 2.2.3 Trách nhiệm tổ chức xây dựng văn Viện Hàn lâm văn thư-lưu trữ Tại quan, tổ chức việc tuân theo quy định văn Nhà nước cần phải thực quy định cụ thể quan ban hành Những quan lãnh đạo quan tâm sát đến công tác văn thư lưu trữ thường ban hành quy chế quy định số điều cụ thể quản lý công tác văn thư lưu trữ, việc thực nghiệp vụ VT LT trách nhiệm cán bộ, công chức, viên chức quan công tác lưu trữ Cũng có nhiều quan ban hành cơng văn hướng dẫn việc thực nghiệp vụ lưu trữ sở quy định, hướng dẫn nhà nước Ngày 20/12/2014, CT Viện Hàn lâm KHXH VN ban hành Quy chế công tác Văn thư Lưu trữ Viện Trong quy định hoạt động VT, LT trính quản lý, đạo Viện Hàn lâm để thực chức năng, nhiệm vụ Quy chế Viện đảm bảo đầy đủ nội dung hướng dẫn Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Hướng dẫn xây dựng Quy chế Công tác Văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Để xây dựng nên VB VTLT, Chánh VP Viện Hàn lâm có trách nhiệm tham mưu, xây dựng dự thảo quy chế, lấy ý kiến đóng góp cho CT Viện nội dung văn đảm bảo yêu cầu quy định Nhà nước Sau VB VTLT lãnh đạo ban hành, Chánh VP có trách nhiệm triển khai, hướng dẫn CB VTLT tổ chức thực đảm bảo chủ trương, nghiệp vụ quy định VB Ngoài ra, VP Viện Hàn lâm có trách nhiệm theo dói, đơn đốc, kiểm tra, tổng hợp tình hình thực Quy chế báo cáo Lãnh đạo Viện 18 Đối với Phịng Tổ chức hành Phịng Lưu trữ, Trưởng đơn vị quản lý cơng tác VTLT có trách nhiệm phổ biến, quán triệt Quy chế tới CB, CC, VC đơn vị đảm bảo khơng có sai sót xảy q trình thực nghiệp vụ Việc xây dựng VB Viện công tác VTLT nhằm tiêu chuẩn, hệ thống hóa quy trình, cách thức làm việc trách nhiệm phận VTLT Đây để truy cứu trách nhiệm có sai sót xảy công việc 2.2.4 Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá văn thư-lưu trữ Công tác tra, kiểm tra ngành VT LT Thanh tra Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước đảm nhận dựa theo quy định pháp luật công tác lưu trữ Hàng năm, Thanh tra Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước tiến hành tra, kiểm tra quan lưu trữ từ Trung ương đến địa phương việc thực văn quy phạm pháp luật lưu trữ quan, sau báo cáo với Lãnh đạo Cục Vụ Pháp chế Bộ Nội vụ Thanh tra, kiểm tra khâu quan trọng việc thực chức quản lý nhà nước quan Thanh tra, kiểm tra có mục đích, ý nghĩa sau: - Thanh tra, kiểm tra việc thực quy định văn nhà nước thực tế xem có xác khơng, xác phần trăm có cần chỉnh sửa, - bổ sung khơng Thanh tra kiểm tra để phát huy điểm tích cực, kịp thời phát sai lệch (nếu có), từ tìm biện pháp khắc phục cho phù hợp với tình hình thực - tế quan, đơn vị cụ thể Thanh tra, kiểm tra để đưa kết luận, đánh giá kết đạt đơn vị, cá nhân từ xây dựng chế khen thưởng kỷ luật khách quan, công Công tác tra, kiểm tra tiến hành thường xuyên liên tục theo định kỳ trường hợp cần thiết tiến hành kiểm tra đột xuất Tuy nhiên, chưa có quy định cụ thể cơng tác 19 tra, kiểm tra xử lý vi phạm ngành văn thư lưu trữ Điều phần gây khó khăn cho cơng tác tra, kiểm tra ngành Đối với VTLT quan, việc chịu tra, kiểm tra xử lý vi phạm pháp luật Thanh tra Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước chịu thành tra, kiểm tra thường xuyên phận làm công tác tra, kiểm tra Viện Hàn lâm Bộ phận tra, kiểm tra quan lấy quy định pháp luật nhà nước công tác VTLT làm pháp lý đồng thời dựa quy định cụ thể công tác lưu trữ Viện Cụ thể quy định Quy chế cơng tác VTLT, đơn vị, cá nhân có thành tích công tác VTLT khen thưởng theo quy định Pháp luật Đơn vị, cá nhân vi phạm quy định Quy chế công tác VTLT Viện Hàn lâm tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật truy cứu trách nhiềm hình theo quy định Pháp luật Theo đó, CVP có trách nhiệm giúp CT Viện tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đánh giá công tác VTLT Phịng Tổ chức Hành Phịng Lưu trữ theo định kỳ CVP phối hợp với Phòng Thanh tra thược Ban Thi đua khen thưởng tra đánh giá phản ánh trung thực VB lại với CT Viện, từ CT Viện có định khen thưởng kỷ luật tùy mức độ, có phương hướng giải kịp thời sai sót cịn tồn Như vậy, trách nhiệm lãnh đạo VP công tác tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ quan trọng Lãnh đạo VP giúp định hướng, hướng dẫn nghiệp vụ VTLT, đề cao trách nhiệm, công việc CB Lãnh đạo ban hành VB quy định cịn thể quan tâm cơng tác VTLT quan-một cơng tác có ý nghĩa lớn, thiếu quan tổ chức 20 CHƯƠNG MỘT SỐ KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT ĐỐI VỚI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm - Lãnh đạo Viện lãnh đạo VP Viện có trách nhiệm cao, quan tâm tới công tác VTLT Viện - Ban lãnh đạo làm việc công tâm, chuẩn xác theo quy định việc tổ chức tuyển chọn CB VTLT - Các CB có trình độ chun mơn nghiệp vụ cao, có tinh thần trách nhiệm cao cơng việc - VB VTLT ban hành với quy định, hướng dẫn Nhà nước, quy định đầy đủ nghiệp vụ, trách nhiệm cá nhân, đơn vị, phận - Thực công tác kiểm tra, đánh giá chặt chẽ, thường xuyên, định kỳ công tác VTLT - Hệ thống quản lý nghiệp vụ VTLT đại, dễ sử dụng, hệ thồng hóa cho tồn Viện Hàn lâm, dễ dàng trao đổi thơng tin, quản lý VB - Có Ban Thanh tra, Thi đua khen thưởng hoạt động riêng tạo thuận tiện kiểm tra, đánh giá 3.1.2 Nhược điểm Ngoài ưu điểm tổ chức quản lý công tác VTLT Viện Hàn lâm cịn tồn số nhược điểm sau: - Có xử lý sai phạm chưa triệt để, tượng nể nang, khiển trách nhiều lần mà khơng có hình thức kỷ luật cụ thể quy định sai phạm lớn VB - Có VB quy chế công tác VT LT cụ thể nhiên không quy định hình phạt chặt chẽ - Tổ chức CB VTLT cịn chưa kiện tồn CB lớn tuổi, làm việc theo lối mòn 21 3.1.3 Nguyên nhân Thứ nhất, hệ thông đơn vị Viện Hàn lâm lớn với Ban chức Khối nghiên cứu nên công tác VTLT Viện bị tải CB VTLT Viện đủ phân bổ Nhà nước nhiên tượng chồng chéo khối lượng VB phải xử lý nhiều Thứ hai, Lãnh đạo Viện thường xuyên công tác, thực hoạt động nghiên cứu VHXH nhiều nên nhiều chưa thể giải thắc mắc nghiệp vụ nhận báo cáo công việc kịp thời Thứ ba ý thức trách nhiệm phận CB làm cơng tác VTLT cịn hạn chế, thiếu tính cầu thị, bảo thủ, trì trệ, đa số CB lớn tuổi làm việc theo thói quen Thực trạng dẫn đến hậu Viện phải bỏ số kinh phí lớn để chỉnh lý tài liệu 3.2 Giải pháp 3.2.1 Giải pháp Lãnh đạo Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH VN - Xây dựng, hồn thiện VB cơng tác VTLT thống nhất, đồng bộ, có hiệu lực thực - Tổ chức học tập, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho CB VTLT tránh làm theo lối mòn, không tiếp thu cải cách mớ - Tổ chức tra kiểm tra chặt chẽ; đưa vào thi đua khen thưởng, có thưởng có phạt cơng minh, có VB quy định hình thức phạt cụ thể xảy nhiều sai sót VTLT - Quan tâm đến công tác VTLT Viện - Đầu tư sở vật chất kinh phí cho việc phát triển công cụ điện tử đại phục vụ công tác VTLT - Kiện tồn biên chế CB làm cơng tác VTLT có đủ lực, trình độ phẩm chất phục vụ công tác VTLT - Cải thiện môi trường làm việc cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệu cho công tác văn thư lưu trữ 22 Ngồi ra, tăng cường cơng tác hướng dẫn, đơn đốc, kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ đơn vị quản lý cấp trực tiếp Báo cáo kịp thời có biện pháp chấn chỉnh đơn vị có tượng vi phạm chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ Cuối cùng, thực cân đối ngân sách, bố trí kinh phí đảm bảo cho hoạt động công tác văn thư, lưu trữ, ưu tiên kinh phí thực chỉnh lý tài liệu cải tạo, nâng cấp, bổ sung kho lưu trữ để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan, đơn vị; bổ sung trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ theo quy định 3.2.2 Giải pháp Trưởng phịng Tổ chức hành Trưởng phịng Lưu trữ - Có trách nhiệm giúp đỡ, truyền đạt lại kinh nghiệm, chuyên môn nghiệp vụ cho CB - Tham mưu cho CVP giúp Lãnh đạo Viện Hàn lâm dự thảo ban hành VB xây dựng quy chế cụ thể, chặt chẽ, tính ứng dụng cao, hệ thống hóa cho tồn Viện Hàn lâm - Phối hợp tổ chức kiểm tra, đánh giá, xử lý - Thường xuyên thống kê, đề cử đưa CB bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ - Thường xuyên tổ chức họp đánh giá nghiệp vụ, lấy ý kiến CB, tiếp nhận thắc mắc chuyển lên lãnh đạo Trên số nhận xét, đánh giá giải pháp đề xuất áp dụng mà thân tơi đưa Viện Hàn lâm KHXH VN Viện quan nghiên cứu KHXH Chính phủ, Viện nên ngày kiện toàn hệ thống hóa quy chế VTLT để phục vụ tốt cho nghiệp nước nhà 23 KẾT LUẬN Đối với quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ có vai trị đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Do vậy, trách nhiệm đặt lãnh đạo Văn phịng để có máy cán thực chuyên nghiệp, hiệu công tác VTLT cấp thiết Tôi mong rằng, với số giải pháp tơi đưa Viện Hàn lâm KHXH VN phần đưa vào tham khảo 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO PGS.TS Nguyễn Hữu Tri, Quản trị văn phòng, NXB Khoa học Kỹ thuật, 2005 TS.Nguyễn Hữu Thân, Quản trị hành văn phịng, NXB Lao động Xã hội, 2012 http://www.vass.gov.vn 25 PHỤ LỤC 26 ... quát Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam 2.1.1 Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH VN Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam tổ chức thuộc Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, có chức. .. kết thúc học phần Kỹ tổ chức kiểm tra Quản trị văn phòng với chủ đề: ? ?Trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học xã học Việt Nam? ?? Tôi... nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam Chương 3: Một số kiến nghị, đề xuất với Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam CHƯƠNG