Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 1 3. Mục đích nghiên cứu 2 4. Mục tiêu nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6. Đóng góp đề tài 2 7. Cấu trúc đề tài 2 CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND HUYỆN THUẬN THÀNH 3 1.1. Lịch sử hình thành 3 1.2. Cơ cấu tổ chức 3 1.3. Chức năng nhiệm vụ 4 Tiểu kết 9 CHƯƠNG II KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN THUẬN THÀNH 10 2.1. Các hình thức hội họp UBND huyện Thuận thành tổ chức 10 2.1.1. Các loại hội họp 10 2.1.2. Mục đích của các cuộc hội họp 10 2.1. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức hội họp 11 2.2. Thực trạng công tác tổ chức hội họp 13 2.2.1. Tổ chức công tác chuẩn bị hội họp 13 2.2.2. Tổ chức điều hành hội họp 19 2.2.3. Tổ chức công việc sau khi hội họp kết thúc 22 Tiểu kết 24 CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA UBND HUYỆN THUẬN THÀNH 25 3.1. Nhận xét, đánh giá 25 3.1.1. Ưu điểm 25 3.1.2. Hạn chế 26 3.1.3. Nguyên nhân 27 3.2. Một số giải pháp nâng cao hội họp 29 3.2.1. Giảm bớt số lượng cuộc họp 29 3.2.2. Nâng cao chất lượng, hiệu quả các cuộc họp 29 3.2.3. Một số giải pháp khác 32 Tiểu kết 33 KẾT LUẬN 34 TÀI LIỆU THAM KHẢO 35 PHỤ LỤC
LỜI CAM ĐOAN Tơi thực cơng trình nghiên cứu khoa học với tên đề tài: “Khảo sát,đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phịng cơng tác tổ chức hội họp cho UBND Huyện Thuận Thành" Tôi xin cam đoan cơng trình nghiên cứu tơi thời gian qua Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu Hà Nội, ngày tháng năm LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài này, trình khảo sát thu thập, tổng hợp thông tin nhận giúp đỡ nhiệt tình từ Ths.Nguyễn Đăng Việt– giảng viên Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phịng Nhân đây, cho phép tơi bày tỏ lịng biết ơn chân thành với thầy cô giáo Đặc biệt, Ths Nguyễn Đăng Việt thầy hưỡng dẫn giúp đỡ tận tình suốt trình thực đề tài Trong trình khảo sát nghiên cứu trình độ cịn hạn chế có nhiều khó khăn khác nên dù có cố gắng song đề tài tơi khơng tránh khỏi thiếu sót Vì thế, tơi mong nhận đóng góp ý kiến thầy cô Hội đồng bảo vệ đề tài, thầy cô trường bạn đọc Những ý kiến đóng góp người giúp nhận hạn chế qua tơi có thêm nguồn tư liệu đường học tập nghiên cứu sau Tôi xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Từ, cụm từ viết tắt UBND TC-KH NN-PTNN GD-ĐT LĐ-TBXH Từ, cụm từ viết đầy đủ Ủy ban nhân dân Tài kế hoạch Nông nghiệp phát triển nông thôn Giáo dục đào tạo Lao động thương binh xã hội MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Hội họp hoạt động quan trọng diễn thường xuyên quan, đơn vị đặc biệt UBND Thông qua lãnh đạo quan trực tiếp thực lãnh đạo, điều hành, điều hành đạo hoạt động quan theo quy định pháp luật Theo đó, hội họpđược phân thành nhiều loại khác họp tổng kết, sơ kết, họp giao ban, họp chuyên môn,họp tập huấn, họp triển khai, Như vậy, hội họp cơng việc quan trọng, hình thức nội dung hội họp đa dạng ln gắn bó mật thiết với hoạt động thực tiễn quan Nói chung họp UBND huyện họp quan trọng, khơng có hội họp khơng giải vấn đề Bên cạnh có nhiều hội họp thực chưa cần thiết, mang hình thức cho có, nội dung sơ sài, nhiều hội họp tổ chức bị chồng chéo dẫn đến tình trạng lạm phát họp gây ảnh hưởng đến công tác đạo, quản lý, điều hành thực thi nhiệm vụ quan Họp mang mục đích khác nhau, song khơng có lý xác đáng họp tổ chức hiệu thường làm thời gian người Vấn đề đặt tổ chức họp có hiệu nhất, chấm dứt tình trạng “loạn họp”, loại bỏ họp gây lãng phí thời gian, tiền bạc nhân dân, đất nước Là nhà quản trị người tổ chức họp cần phải xây dựng mục tiêu cho họp, hình thành nội dung sát với thực tế, tiếp xúc với người khác họp lập kế hoạch để biến định thành hành động Chính lí trên, tơi xin chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức hội họp UBND huyện Thuận Thành” làm đề tài nghiên cứu cho mônKỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu: Tìm hiểu cơng tác tổ chức hội họp UBND huyện Thuận Thành Phạm vi nghiên cứu: Tại Văn phòng UBND huyệnThuận Thành Mục đích nghiên cứu Trình bày, kháo sát, đánh giá thực trạng tình hình tổ chức thực công tác tổ chức hội họp, đồng thời đưa giải pháp giúp công tác tổ chức hội họp thực hiệu Mục tiêu nghiên cứu - Xác định chức năng, nhiệm vụ, tầm quan trọng cơng tác văn phịng - Khảo sát thực trạng công táctổ chức hội họp - Đưa đề xuất, giải pháp nâng cao hiệu Phương pháp nghiên cứu Để hồn thành đề tài tơi sử dụng số phương pháp như: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: tìm hiểu thơng tin, tài liệu sẵn có - Phương pháp phân tích tổng hợp: phương pháp sử dụng suốt trình làm đề tài - Phương pháp điều tra khảo sát, vấn trực tiếp cán làm việc văn phòng UBND huyện Thuận Thành Đóng góp đề tài Qua việc tìm hiểu cơng tác tổ chức hội họp số giải pháp nâng cao hiệu tổ chức hội họp UBND huyện Thuận Thành, giới thiệu cách hệ thống công tác tổ chức UBND Nêu ưu nhược điểm công tác Tổ chức hội họp UBND Đề tài nguồn tham khảo cho sinh viên nghành quản trị văn phòng ngành khác Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu phần kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục đề tài có cấu trúc chia làm chương: Chương I: Khái quát chung tổ chức hoạt động UBND huyện Thuận Thành Chương II: Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức hội họp UBND huyện Thuận Thành Chương III: số giải pháp nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội họp UBND huyện Thuận Thành CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND HUYỆN THUẬN THÀNH 1.1 Lịch sử hình thành Thuận Thành huyện nằm phía Nam tỉnh Bắc Ninh, ven dịng sơng Đuống (Sơng Thiên Đức xưa) Vị trí địa lý huyện: Phía Đơng giáp huyện Gia Bình, phía nam giáp huyện Văn Lâm – Hưng Yên, phía Tây giáp huyện Gia Lâm – Hà Nội, phía Bắc giáp huyện Tiên Du Trong huyện có thị trấn 17 xã, với diện tích khoảng 116km2, số dân tính đến 31/12/2010 147,5 nghìn người Thuận Thành đơn vị hành cấp huyện rộng thứ hai đông dân thứ hai Bắc Ninh Thuận Thành vùng đất có lịch sử hào hùng công dựng nước giữ nước dân tộc Ngày công đổi Thuận Thành đạt thành tích to lớn tất mặt kinh tế - trị, văn hóa – xã hội Những năm gần Thuận Thành có bước phát triển đáng kể tốc độ đô thị hóa xếp vào loại Đời sống nhân dân ngày cải thiện hơn, phát triển mặt Tuy nhiên thay đổi nhanh với tác động tiêu cực kinh tế thị trường có tác động khơng tốt tới đời sống xã hội đặt nhiều thách thức cần giải 1.2 Cơ cấu tổ chức Đứng đầu UBND huyện chủ tịch UBND đồng chí Nguyễn Văn Hồn, người phụ trách chung, lãnh đạo, điều hành tồn diện mặt cơng tác UBND huyện, đôn đốc kiểm tra công tác huyện, đạo điều hành hoạt động thành viên cấp phịng ban chun mơn trực thuộc UBND huyện Phó chủ tịch UBND huyện gồm 03 phó chủ tịch giúp việc cho chủ tịch, phó chủ tịch UBND huyện phân công đạo số lĩnh vực công tác, đạo điều hành hoạt động số phịng, ban ngành chun mơn UBND huyện Phó chủ tịch phụ trách khối Văn xã đồng chí Nguyễn Tiến Hoàng: chịu trách nhiệm trực tiếp chức quản lý Nhà nước hoạt động VH – XH địa bàn huyện, trực tiếp quản lý đơn vị phòng VHTT, Đài truyền thanh, phòng Y tế, bệnh viện đa khoa, phòng LĐTB&XH, phịng GD&ĐT … Phó chủ tịch phụ trách khối Nơng nghiệp – Xây dựng đồng chí Nguyễn Xuân Đương: chịu trách nhiệm quản lý Nhà nước lĩnh vực hoạt động Nông nghiệp phát triển nông thôn, Ban quản lý dự án xây dựng, Ban quản lý KCN, thú y, Bảo vệ thực vật, Cơng thương, TNMT, ngân hàng … Phó chủ tịch phụ trách lĩnh vực tư pháp cải cách hành đồng chí Nguyễn Văn Phúc: trực tiếp phụ trách phòng tư pháp huyện * Về nhân gồm: + 01 Chủ tịch + 03 Phó chủ tịch + 01 Chánh văn phịng + 02 Phó chánh văn phòng + Các ủy viên Xem phụ lục số 01 1.3 Chức nhiệm vụ UBND huyện Thuận Thành giải công việc theo nhiệm vụ, quyền hạn quy định Luật Tổ chức HĐND&UBND năm 2003, cụ thể sau: * Trong lĩnh vực kinh tế, UBND huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội hàng năm trình HĐND cấp thơng qua để trình UBND cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; - Lập dự tốn thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự tốn ngân sách cấp mình; tốn ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình HĐND cấp định báo cáo UBND, quan tài cấp trực tiếp; - Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra UBND xã, thị trấn xây dựngvà thực ngân sách kiểm tra nghị HĐND xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; - Phê chuẩn kế hoạch kinh tế- xã hội xã, thị trấn * Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai, UBND huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Xây dựng, trình HĐND cấp thơng qua chương trình khuyến khích phát triển nơng, lâm, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; - Chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng chế biến thuỷ sản; - Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; - Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai UBND xã, thị trấn; - Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, cơng trình thuỷ lợi vừa nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông địa bàn theo quy định cuả pháp luật * Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, UBND huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Tham gia với UBND tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện; - Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn; - Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu; phát triển sở chế biến nông lâm, thuỷ sản sở công nghiệp khác theo đạo UBND tỉnh * Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, UBND huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt; - Quản lý, khai thác, sử dụng cơng trình giao thơng kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; - Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng; tổ chức thực sách nhà ở; quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn; - Quản lý việc khai thác, sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp UBND tỉnh * Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch, UBND huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra viêc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn huyện; - Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; - Kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn * Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hố, thơng tin thể dục thể thao, UBND huyện thực nhiệmm vụ, quyền hạn sau đây: - Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hố, giáo dục, thông tin, thể duc thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; - Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề; tổ chức trường mầm non; thực chủ chương xã hội hoá giáo dục địa bàn; đạo việc xoá mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử; 10 định.Chánh văn phòng giúp lãnh đạo quan triển khai nội dung hội họp tổ chức họp rút kinh nghiệm Soạn thảo công văn thư cảm ơn đại biểu quan trọng đến tham dự hội họp.Lập hồ sơ hội họp Căn vào kết luận hội họp, chánh văn phòng nghiên cứu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo quan nội dung cần bổ sung vào chương trình cơng tác Những việc gấp phải giải đưa vào lịch cơng tác tuần Những việc lớn, không cấp bách phải làm thời gian dài đưa vào chương trình cơng tác tháng, quý Ở UBND huyện, chủ tịch thường chủ tài khoản Với trách nhiệm đơn vị đảm bảo sở vật chất cho hội họp làm việc, văn phòng phải chuẩn bị đầy đủ loại giấy tờ để chủ tài khoản toán hội nghị Triển khai kết luận họp Các đơn vị có trách nhiệm tổ chức triển khai thực nội dung kết luận họp Văn phòng kiểm tra, đôn đốc, tổng hợp báo cáo lãnh đạo kết thực nội dung kết luận họp lãnh đạo Biên họp thông báo kết luận họp Nội dung diễn biến họp phải ghi thành biên Trong trường hợp cần thiết, tổ chức ghi âm, ghi hình họp Biên họp gồm nội dung sau đây: - Người chủ trì danh sách người tham dự có mặt họp; - Những vấn đề trình bày thảo luận họp; - Ý kiến phát biểu người tham dự họp; - Kết luận người chủ trì Chậm ngày làm việc sau ngày kết thúc họp, quan đơn vị chủ trì phối hợp với Văn phịng để ban hành thơng báo kết luận Tuỳ trường hợp gửi giấy đưa lên trang thông tin điện tử huyện mà không gửi đến đơn vị, đơn vị khai thác thông tin thông báo kết luận mạng để thực Ví dụ: Hồ sơ Hội nghị tổ chức Lễ kỷ niệm 50 năm ngày truyền thống Dân số Việt Nam Phát động tháng Hành động Quốc gia Dân số năm 2015 gồm tài liệu sau: 27 + Chương trình lễ kỷ niệm + Giấy mời + Báo cáo tóm tắt thành tích 50 năm thực công tác Dân số - KHHGĐ huyện Thuận Thành Phát động tháng Hành động Quốc gia Dân số năm 2011 + Diễn văn kỷ niệm + Bài phát biểu hưởng ứng Tháng Hành động Quốc gia dân số * Phục vụ dọn dẹp Văn phòng trực tiếp thu dọn văn phòng phẩm, xếp bàn ghế, hoàn trả trang thiết bị cho đơn vị chức Khi hoàn trả cần bàn giao cụ thể, cần thiết phải có giấy biên tránh tình trạng thiết bị hư hỏng khó xác định trách nhiệm Các văn phòng phẩm, quà tặng lại phải báo cáo tránh văn phòng Trước phải kiểm tra lại điện nước, khóa cửa cẩn thận Tiểu kết Nhìn chung để họp diễn thành cơng tốt đẹp khơng thể bỏ qua ba giai đoạn công tác sau: Công tác chuẩn bị tổ chức hội họp, công tác tổ chức điều hành hội họp tổ chức công việc sau kết thúc hội họp Trong tổ chức hội họp lãnh đạo quan lãnh đạo văn phịng có vai trị quan trọng việc điều hành, đạo thực công việc để hội họp diễn suôn sẻ 28 CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA UBND HUYỆN THUẬN THÀNH 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm - Công tác tổ chức hội họp: thực tương đối tốt, hầu hết buổi hội họp đạt kết mục tiêu đặt Việc chuẩn bị, thực phục vụ sau hội họp phân công rõ ràng, không chồng chéo công việc, không đưa đẩy trách nhiệm - Triển khai ứng dụng khoa học công nghệ, trước hết công nghệ thông tin, vào việc đổi công tác lãnh đạo, đạo, điều hành để cải tiến nội dung, giảm bớt họp - Các lãnh đạo quan phải thường xuyên phối hợp chặt chẽ với đơn vị, phận có liên quan việc xây dựng chương trình, kế hoạch tổ chức họp có liên quan cách khoa học, hợp lý hiệu - Kế hoạch tổ chức họp năm hàng tháng thông báo trước cho đối tượng triệu tập mời tham dự Các họp bất thường tổ chức để giải công việc đột xuất, khẩn cấp - Về nguyên tắc họp bảo đảm giải công việc thẩm quyền phạm vi trách nhiệm phân công tiến hành thực cần thiết để phục vụ công tác đạo điều hành lãnh đạo quan hành nhà nước việc thực nhiệm vụ công tác quan trọng - Các họp xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao thực nghiêm chế độ trách nhiệm cá nhân phân công xử lý công việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu công tác đạo, điều hành tập trung thống nhất, thông suốt thủ trưởng quan hành nhà nước - Các họp thực theo chương trình, kế hoạch, thực cải tiến, đơn giản hố quy trình thủ tục tiến hành, bố trí hợp lý, bảo đảm chất lượng, hiệu quả, họp tiến hành lồng ghép nội dung vấn đề, 29 công việc cần xử lý; kết hợp loại họp với việc tổ chức họp cách hợp lý - Các hội họp tổ chức giờ, trọng tâm - Trang thiết bị kỹ thuật phục vụ hội họp chuẩn bị đầy đủ 3.1.2 Hạn chế Thời gian qua, đạo, điều hành quản lý UBND huyện, ngành, cấp huyện tổ chức nhiều hội họp, hội nghị quan trọng để triển khai, giải vấn đề xúc nhằm đưa chủ trương, sách Đảng, nhà nước vào sống cách thống hệ thống trị với hiệu cao giúp kinh tế tỉnh nhà không ngừng phát triển, đời sống nhân dân bước nâng lên, quốc phịng an ninh trật tự an tồn xã hội đảm bảo.Tuy nhiên, bên cạnh cịn nhiều hội họp chưa vào chiều sâu hiệu đạt chưa cao, họp khơng có chọn lọc ngày nhiều (nhất họp sơ kết, tổng kết, họp mặt ngày thành lập ngành ) gây lãng phí, tốn nhiều tiền của, tiêu phí thời gian, mát công sức đơn vị tổ chức người tham dự họp Riêng năm 2015, UBND huyện ký thư mời họp, hội nghị Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện chủ trì 348 cuộc, bình quân 1,34 họp ngày làm việc (chưa kể Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBNDhuyện phải tham dự họp UBND tỉnh ban ngành trung ương mời dự họp Sở, ban, ngành UBND xã mời) tháng đầu năm 2016, Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện tổ chức tham gia 265 họp, bình quân ngày làm) Đây thực tế mà gần báo chí thường nêu, lãnh đạo ngành, địa phương thường kêu ca thời gian dành cho họp nhiều dành cho đạo chuyên môn công tác sở để nắm tình hình.Khơng thể phủ nhận kết đạt việc tổ chức hội họp triển khai công việc, vấn đề có nhiều ý kiến khác cơng việc cần tham gia góp ý, tham mưu, đề xuất đội ngũ chuyên gia, cán bộ, nhân viên Đến với hội họp, với việc tiếp thu ý kiến đạo cấp trên, để triển khai tốt cơng việc, đại biểu có hội để trao đổi 30 kinh nghiệm, thảo luận phối hợp cơng tác Khơng vấn đề cịn vướng mắc, chưa rõ ràng, chí "trái chiều" giải triệt để thông qua hội họp.Tuy nhiên, thực tế việc tổ chức hội họp có dấu hiệu bị lạm dụng, đồng thời thể bất cập, hạn chế Đó việc quan tổ chức nhiều hội họp, có hội họp khơng thật cần thiết hồn tồn giải quyết, triển khai thơng qua hình thức gửi văn bản, thông tin mạng nội bộ, trang web Có khơng hội họp "nhồi nhét" nhiều nội dung nhiều tài liệu Có hội họp để rút ngắn thời gian nội dung phải "dồn toa" có vấn đề quan trọng bị "lướt qua", chất lượng hội họp giảm sút UBND huyện quan niệm chất lượng hội họp phải huy động thật đông người đến dự mà không trọng nội dung, phương thức tổ chức Có hội họp với chủ đề triển khai công tác năm nhiều vấn đề cần trao đổi, thảo luận khơng đại biểu phát biểu ý kiến liệt kê thành tích cơng tác năm trước, cịn việc làm, vấn đề đặt đề cập sơ sài, chiếu lệ Nhiều hội họp tổ chức với chất lượng thấp mà người đến dự phần lớn thời gian ngồi nghe báo cáo, phát biểu, tham luận có sẵn tài liệu phát Có hội họp tổ chức buổi, phần diễn văn khai mạc, chào mừng đề dẫn "chiếm" dài Chưa kể việc đại biểu dự họp đến muộn, làm việc riêng, "buôn chuyện" sớm Chất lượng, hiệu hội họp vấn đề cấp thiết cần quan tâm, giải Việc tổ chức hội họp tràn lan, nội dung mờ nhạt, cách thức tổ chức sơ sài, tài liệu không tập trung gây lãng phí, thời gian vơ ích, giảm sút suất lao động đội ngũ cán bộ, công nhân viên chức 3.1.3 Nguyên nhân - Công tác chuẩn bị cho hội họp chưa tốt, không khoa học Nhiều hội họp quy định thời gian cận ngày họp nên quan chuyên môn không chuẩn bị kịp tài liệu, không đảm bảo phát hành trước cho đại biểu 31 nghiên cứu - Công tác phối hợp quan, đơn vị có liên quan chưa thật khoa học nên cần phải tổ chức nhiều hội họp để trao đổi, thống Một số hội họp nhằm mục đích san sẻ trách nhiệm từ cá nhân sang tập thể, cơng việc khơng phải trách nhiệm chung tập thể - Tính đốn dám nghĩ, dám làm, dám chịu trách nhiệm người đứng đầu quan chưa cao; vai trò nghiên cứu, phối hợp tổ chức thực văn cấp thụ động, hạn chế chưa phát huy ngang tầm với vị trí, chức quan quản lý, ngành, lĩnh vực quản lý lãnh thổ - Trách nhiệm lực cấp thừa hành hạn chế nên đùn đẩy lên cấp trên, đề nghị họp để xin ý kiến - Việc chấp hành văn cấp đơn vị cấp chưa thật nghiêm túc; kết thực hiện, khó khăn vướng mắc thiếu báo cáo kịp thời nên cần phải tổ chức nhiều họp để giải - Cấp thiếu thông tin cấp báo cáo thường nêu vụ, việc mà thiếu tổng hợp, phân tích đánh giá đặc biệt nêu khó khăn, vướng mắc kiến nghị cần thiết để cấp kịp thời giải quyết, cho ý kiến - Cách trình bày nội dung cần truyền tải hội họp thường mang tính chiều, khơng sinh động (chỉ có người đọc báo cáo lời, khơng có hình ảnh minh hoạ kèm theo…) nên khơng thu hút, không gây ý, tập trung cho người dự… Từ thực trạng nguyên nhân trên, việc cải tiến hội họp ngành, cấp cần thiết phải cải cách mạnh mẽ thời gian tới để hội họp ngày đạt hiệu cao, phục vụ tích cực cho hoạt động điều hành, đạo UBND huyện, tiến tới hành khoa học, đại đáp ứng nhu cầu đổi 32 3.2 Một số giải pháp nâng cao hội họp 3.2.1 Giảm bớt số lượng họp - Xác định rõ cần thiết việc tổ chức họp Chỉ tiến hành thực cần thiết để phục vụ công tác đạo, điều hành - Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin, tăng cường việc điều hành, xử lý công việc thông qua mạng Internet, điện thoại để giảm bớt họp - Giảm bớt họp để nghe báo cáo tình hình thực nhiệm vụ cấp để thay cho việc kiểm tra trực tiếp quan, đơn vị cấp sở - Trong điều kiện cụ thể, nên kết hợp số nội dung họp 3.2.2 Nâng cao chất lượng, hiệu họp Các hội họp cần đảm bảo thực tốt yêu cầu sau: * Đúng, đủ thành phần đại biểu tham dự - Tùy theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu họp, người triệu tập họp cân nhắc kỹ định thành phần, số lượng người tham dự, bảo đảm tiết kiệm, hiệu - Thủ trưởng quan, đơn vị mời họp phải cử người tham dự họp thành phần, có đủ thẩm quyền, lực, trình độ đáp ứng nội dung yêu cầu họp - Trường hợp người triệu tập mời tham dự họp uỷ quyền cho người khác có đủ khả đáp ứng nội dung yêu cầu họp thay Trong trường hợp này, người họp thay phải báo cáo kết họp cho thủ trưởng quan, đơn vị cử họp - Những trường hợp vắng mặt, dự họp khơng thành phần khơng có lý đáng, không ban tổ chức họp cho phép, ban tổ chức thơng báo văn tới quan chủ quản thông báo rộng rãi tới quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân thuộc thành phần dự họp, để đánh giá thi đua cuối năm - Đối với hội nghị học tập, quán triệt nghị quyết, thị Đảng, 33 sách, pháp luật nhà nước có đơng đại biểu nhiều thành phần, cần áp dụng biện pháp bố trí rõ sơ đồ chỗ ngồi, kiểm danh trước sau tiến hành họp; kỳ họp HĐND; họp ban chấp hành, ban thường vụ cấp uỷ, đồn thể trị - xã hội, uỷ ban MTTQ, họp UBND, hội thảo, họp theo nghi lễ ngoại giao… nên có biển tên chủ tọa đại biểu cho trang trọng nghiêm túc * Đúng thời gian nội dung chương trình - Nội dung họp phải quan, đơn vị chủ trì chuẩn bị đầy đủ, đảm bảo yêu cầu thời gian - Những vấn đề liên quan tới họp nội dung, yêu cầu cần trao đổi, tham khảo ý kiến họp phải chuẩn bị đầy đủ trước văn Đối với tài liệu dài, có nhiều nội dung, ngồi cịn phải chuẩn bị thêm tóm tắt nội dung - Chương trình họp cần chuẩn bị chu đáo khoa học, xác định rõ nội dung cần trình bày chi tiết, nội dung trình bày tóm tắt, nội dung đại biểu tự nghiên cứu tài liệu; xác định rõ thời gian cho nội dung; phân công rõ trách nhiệm người điều hành, khai mạc, báo cáo, tham luận, kết luận… - Giấy triệu tập giấy mời cần gửi trước ngày làm việc, kèm theo tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu gợi ý liên quan đến nội dung họp, trừ trường hợp họp đột xuất - Các họp cần tiến hành thời gian theo giấy mời chương trình xây dựng Đối với đại biểu tới muộn cần có hình thức nhắc nhở, chấn chỉnh kịp thời, nhiều lần muộn cần thông báo tới quan chủ quản biết để nhắc nhở - Đại biểu dự không bỏ thời gian họp, trường hợp có lý đặc biệt phải ban tổ chức người chủ trì họp cho phép Nếu bỏ khơng có lý do, ban tổ chức họp cần thông báo tới quan, đơn vị chủ quản để nhắc nhở kịp thời * Đúng trọng tâm ngắn gọn 34 - Người chủ trì người phân cơng trình bày tóm tắt tư tưởng, nội dung cốt lõi đề án, dự án, báo cáo, vấn đề đưa họp nêu vấn đề ý kiến khác nhau, hạn chế toàn văn tài liệu, văn họp, khơng trình bày tồn nội dung chi tiết vấn đề cần xử lý họp - Các ý kiến phát biểu, thảo luận họp phải tập trung vào vấn đề ý kiến khác để đề xuất biện pháp giải quyết, xử lý - Ý kiến phát biểu cần ngắn gọn, thẳng vào nội dung vấn đề quan tâm không vượt thời gian mà người chủ trì họp cho phép Có thể phát phiếu xin ý kiến góp ý để tranh thủ ý kiến nhiều đại biểu họp - Phát huy dân chủ họp, dành thời gian thoả đáng cho việc thảo luận, tạo khơng khí thực cởi mở, thẳng thắn, xây dựng; khuyến khích ý kiến có tính chất phản biện; tăng cường đối thoại, trao đổi, tranh luận trực tiếp * Khơng nói chuyện làm việc riêng Trong dự họp, người tham dự khơng nói chuyện, làm việc riêng xử lý công việc không liên quan tới nội dung họp; để điện thoại chế độ rung, không gọi nhắn tin, nghe điện thoại phòng họp * Khơng lãng phí thời gian ngân sách - Thời gian tiến hành họp phải đảm bảo quy định cho loại họp, không kéo dài thời gian họp không cần thiết, không kết thúc thời gian họp sớm mức cần thiết - Không kết hợp tổ chức họp với tham quan, nghỉ mát dùng hình thức họp để tổ chức vui chơi, giải trí cho cán bộ, cơng chức, viên chức - Tăng cường hình thức tổ chức họp theo hình thức họp trực tuyến, truyền hình trực tiếp, online mạng Internet… - Sử dụng tiết kiệm, hiệu việc sử dụng sở vật chất kinh phí cho việc tổ chức họp, giảm bớt việc ăn uống, liên hoan, tặng quà… họp * Kết luận rõ việc, rõ người, rõ trách nhiệm, rõ thời gian điều kiện thực 35 - Nội dung diễn biến tùy theo tính chất họp phải ghi thành biên Trong trường hợp cần thiết, tổ chức ghi âm, ghi hình họp - Kết luận định chủ tọa họp cần đảm bảo rõ ràng, chặt chẽ, có tính khả thi cao, cụ thể: + Rõ nội dung cơng việc, tính chất tầm quan trọng công việc; + Rõ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện; + Rõ trách nhiệm tập thể cá nhân chủ trì thực hiện, cần phân định rõ trách nhiệm tập thể trách nhiệm cá nhân; + Rõ thời gian lộ trình thực hiện; + Rõ điều kiện thực chế, sách, nguồn nhân lực, sở vật chất kinh phí thực - Tùy theo tính chất họp, chậm ngày làm việc sau ngày kết thúc họp, quan giao trách nhiệm tổ chức họp phải thông báo văn kết họp, gửi cho quan, đơn vị, cá nhân có liên quan biết, thực - Việc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực ý kiến kết luận, đạo đưa họp phải giao cho quan, đơn vị có thẩm quyền liên quan chịu trách nhiệm Trong thời gian qua, bắt đầu triển khai họp trực tuyến, tài liệu họp gửi trước đến đại biểu thông qua mạng in-tơ-nét, thông qua website ngành, đơn vị Điều giảm việc tổ chức hội họp tập trung, đông người, tiết kiệm thời gian lại, tiền bạc, sức khỏe cho cán nước hình thức họp cần tiếp tục nghiên cứu, rút kinh nghiệm nhân rộng Các đại biểu dự họp cần nâng cao ý thức trách nhiệm, nghiên cứu tài liệu, tìm hiểu vấn đề, chuẩn bị nội dung trước dự họp để có ý kiến góp ý xác đáng Người họp cần dự họp nghiêm túc 3.2.3 Một số giải pháp khác - Xây dựng ban hành văn quy định tổ chức hội họp - Nâng cao ý thức công sở 36 -Xây dựng ban hành quy chế văn hóa công sở - Nâng cao ý thức cán nhân viên quan trình tổ chức hội họp - Đầu tư trang thiết bị đại phục vụ hội họp Tiểu kết Trên ưu điểm,hạn chế số giải pháp Qua trình khảo sát tìm hiểu đánh giá cơng tác tổ chức hội họp UBND huyện Thuận Thành nhận thấy công tác tôt chức hội họp triển khai thực hiệu góp phần nâng lên bước xây dựng máy hành nhà nước Hội họp giúp quan giải nhanh công việc Bên cạnh ưu điểm hội họp cịn hạn chế cơng tác chuẩn bị, điều hành hội họp Chính cần có giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức hội họp để họp diễn đạt kết cao 37 KẾT LUẬN Hiện nay, quan hành nhà nước hay doanh nghiệp giới nước ta công tác tổ chức hội họp vai trò quan trọng việc nâng cao hiệu làm việc cho cán bộ, nhân viên Ngày nay, công tác tổ chức hội họp áp dụng phổ biến lĩnh vực đời sống xã hội có UBND, công tác hội họp làm thay đổi cách thức giải cơng việc, có vấn đề chưa giải tổ chức họp bàn đưa phương hướng giải Sau thời gian tìm tòi nghiên cứu qua sách kiểm nghiệm thực tế công tác tổ chức hội họp trình nâng cao hiệu hội họp UBND Kết đề tài mặt hạn chế công tác tổ chức hội họp cần thiết phải nâng cao hiệu hoạt động công tác tổ chức hội họp UBND huyện Thuận Thành Trên sở nghiên cứu đề tài đưa ưu điểm nhược điểm q trình nâng cao hiệu cơng tác tổ chức hội họp Từ đó, tơi đưa số giải pháp nhằm hoàn thiện ngày tốt công tác tổ chức hội họp cho UBND Bên cạnh cơng tác tổ chức hội họp cịn số hạn chế, tơi hi vọng thời gian tới UBND có nhiều đổi để cơng tác hội họp hoạt động hiệu 38 TÀI LIỆU THAM KHẢO Các văn ban hành quy chế hội họp Giáo trình Tổ chức máy lãnh đạo quản lý, Nxb Hà nội Văn hóa ứng xử cơng sở, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội Bài giảng Tổ chức hội họp, hội nghị Giáo trình Nghiệp vụ thư ký văn phịng, NXB Giao thơng vận tải Hà Nội 39 PHỤ LỤC Sơ đồ cấu tổ chức văn phịng UBND huyện Thuận Thành PHỊNG VĂN HĨA VĂN PHỊNG UBND PHÒNG NN- PTNT PHÒNG NỘI VỤ UBND HUYỆN THUẬN THÀNH PHỊNG GD-ĐT PHỊNG TC-KH PHỊNG LĐ-TBXH PHỊNG CƠNG THƯƠNG PHỊNG Y TẾ PHỊNG TÀI NGUN MƠI TRƯỜNG THANH TRA HUYỆN PHÒNG TƯ PHÁP 40 ... ba giai đoạn công tác sau: Công tác chuẩn bị tổ chức hội họp, công tác tổ chức điều hành hội họp tổ chức công việc sau kết thúc hội họp Trong tổ chức hội họp lãnh đạo quan lãnh đạo văn phịng có... VÀ ĐÁNH GIÁ TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH 13 ĐẠO VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN THUẬN THÀNH 2.1 Các hình thức hội họp UBND huyện Thuận thành tổ chức 2.1.1... trạng công tác tổ chức hội họp 2.2.1 Tổ chức công tác chuẩn bị hội họp * Trách nhiệm đơn vị - Lãnh đạo đơn vị có trách nhiệm xây dựng kế hoạch tổ chức hội họp lớn, quan trọng năm, quý, tháng thể thành