Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục tiêu nghiên cứu đề tài 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 4. Nguồn tài liệu tham khảo 2 5. Lịch sử nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu 3 7. Bố cục của đề tài 4 Chương I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN DUY TIÊN 5 1.1. Khái quát về cơ quan UBND huyện Duy Tiên 5 1.1.1. Lịch sử hình thành cơ quan 5 1.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy và nhân sự của cơ quan 5 1.1.3. Chức năng , nhiệm vụ , quyền hạn của cơ quan 7 1.2. Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng HĐND UBND huyện Duy Tiên. 8 1.2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Duy Tiên 9 TIỂU KẾT 11 CHƯƠNG II: TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 12 2.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư – lưu trữ 12 2.1.1. Khái niệm công tác văn thư – lưu trữ 12 2.1.2. Vai trò công tác văn thư lưu trữ 12 2.1.3. Ý nghĩa công tác văn thư – lưu trữ 13 2.1.4. Nội dung công tác văn thư lưu trữ 14 2.2. Trách nhiệm tổ chức thiết lập bộ máy văn thư – lưu trữ 15 2.2.1. Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan 15 2.2.2. Trách nhiệm của chánh văn phòng 16 2.3. Trách nhiệm tuyển chọn các bộ phận văn thư – lưu trữ 16 2.4.Trách nhiệm tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan về công tác văn thuư – lưu trữ 20 2.5. Trách nhiệm tổ chức hưỡng dẫn nghiệp vụ , kiểm tra đánh giá về văn thư – lưu trữ 21 2.5.1. Về công tác hướng dẫn nghiệp vụ 21 2.5.2. Công tác kiểm tra đánh giá về văn thư – lưu trữ 22 TIỂU KẾT 23 CHƯƠNG III: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LÃNH ĐẠO CỦA VĂN PHÒNG 24 3.1. Nhận xét và đánh giá 24 3.1.1. Ưu điểm 24 3.1.2. Hạn chế. 26 3.2. Nguyên nhân. 27 3.3. Một số giaỉ pháp nâng cao trách nhiệm lãnh đạo văn phòng 27 3.3.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo 27 3.3.2. Xây dựng và ban hành các văn bản liên quan tới công tác Văn thư 28 3.3.3. Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm Văn thư 28 3.3.4. Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư – lưu trữ 29 3.3.5. Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác Văn thư 30 3.4. Một số đề xuất kiến nghị 30 TIỂU KẾT 31 KẾT LUẬN 33 PHỤ LỤC
LỜI CẢM ƠN Sau khoảng thời gian khảo sát văn phòng UBND huyện Duy Tiên, tỉnh Hà Nam Được quan tâm giúp đỡ lãnh đạo, nhân viên quan đặc biệt giúp đỡ, bảo nhiệt tình cán hướng dẫn; học hỏi nhiều điều thực tế bổ ích Qua tơi nhận thấy học hỏi ngồi mơi trường thực tế sinh viên trường nói chung sinh viên ngành QTVP nói riêng cần thiết Nhà trường tạo điều kiện cho chúng tơi ngồi nắm bắt mơi trường làm việc thực tế để nhận thấy việc học lý thuyết trường chưa đủ, chúng tơi cần tích cực học hỏi trau dồi kiến thức từ mơi trường bên ngồi có kinh nghiệm bổ ích phục vụ cho cơng việc sau Qua tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới văn phòng UBND huyện Duy Tiên cơ, chú, anh, chị văn phòng giúp đỡ tơi nhiều q trình khảo sát quan Đồng thời xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới trường Đại học Nội Vụ nói chung khoa Quản trị văn phòng nói riêng đặc biệt 02 giảng viên hướng dẫn ThS Nguyễn Hữu Danh ThS Nguyễn Đăng Việt tạo điều kiện cho tiếp xúc với môi trường thực tế Một lần xin chân thành cảm ơn! Duy Tiên, ngày 17 tháng 02 năm 2017 LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan đề tài nghiên cứu tôi, kết thông tin thực VP UBND huyện Duy Tiên, khơng chép nguồn khác Tơi hồn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường cam đoan Mặc dù nhận thức tầm quan trọng công tác nghiệp vụ nhà Quản trị văn phòng trình độ, tầm nhìn hạn chế, kinh nghiệm chưa có nên nghiên cứu tơi khơng tránh khỏi thiếu sót hạn chế Vì tơi kính mong nhận quan tâm, đóng góp ý kiến anh chị quan VP UBND huyện Duy Tiên giảng viên trường để tâp lớn tơi hồn chỉnh Xin chân thành cảm ơn ! BẢNG CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt - HĐND&UBND - Nghĩa chữ viết tắt Hội đồng nhân dân ủy ban nhân dân - HĐND - Hội đồng nhân dân - UBND - Ủy ban nhân dân - TC- KH - Tài chính- Kế hoạch - PTNT - Phát triển nơng thôn - TN& MT - Tài nguyên môi trường - CCN - Cụm công nghiệp - GPMB - Giải phóng mặt - LĐTB&XH - Lao động thương binh Xã hội - VH-TT - Văn hóa- Thơng tin - UBND TT - Ủy ban nhân dân thị trấn - VT-LT - Văn thư – Lưu trữ MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày với phát triển khoa học kỹ thuật công nghệ tiên tiến đại với hội nhập nước ta thời đại kinh tế mở vấn đề giáo dục đào tạo sở giáo dục nước cần phải đổi hội nhập Trước theo cách giáo dục đào tạo truyền thống người dạy người học thường coi trọng lý thuyết thực hành Nhưng thời gian gần cho thấy việc học lý thuyết không mà không áp dụng cho người học học thực hành chất lượng đầu không đảm bảo Trong văn thư - lưu trữ phận thiếu quan tổ chức nào, hoạt động phận văn thư – lưu trữ đóng góp vai trò quan trọng hoạt động hàng ngày quan tổ chức, mối liên hệ đến quan tập trung phòng văn thư – lưu trữ Bộ phận văn thư – lưu trữ giúp giải công việc ảnh hưởng trực tiếp đến việc giải công việc ngày chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư – lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng việc thực chức quản lí nhà nước quan doanh nghiệp tổ chức Công tác văn thư – lưu trữ đảm bảo cho công việc giải nhanh chóng, xác, đạt xuất chất lượng, theo chủ chương, đường lối, sách, nguyên tắc, chế độ ,giúp cho việc giữ gìn bí mật nội bộ, giữ gìn hồ sơ tài liệu cần thiết, có giá trị phục vụ cho việc tra cứu, giải công việc trước mắt lâu dài nộp vào lưu trữ để nghiên cứu sử dụng tài liệu Nên trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức, văn thư – lưu trữ quan trọng Vì ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quan quản lý điều hành công việc, việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Với kiến thức trang bị cho thân ghế nhà trường với khoảng thời gian khảo sát VP UBND huyện Duy Tiên, tơi có hội để tìm hiểu cơng tác tổ chức văn thư – lưu trữ trách nhiệm lãnh đạo cơng tác Vì vậy, tơi định lựa chọn chuyên đề: “Khảo sát đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ cho văn phòng UBND huyện Duy Tiên” làm đề tài nghiên cứu báo cáo tơi Trong q trình khảo sát Quý quan, hướng dẫn bảo nhiệt tình nhân viên hướng dẫn nghiệp vụ, tiếp xúc với công việc thực tế, củng cố, trau dồi kiến thức tiếp thu kinh nghiệm nghiệp vụ văn phòng, tìm điều hạn chế cần khắc phục nhà quản trị văn phòng tương lai Đây thời gian để học hỏi thực tế tạo cho bước ban đầu phục vụ cho công việc sau Mục tiêu nghiên cứu đề tài: Trình bày, đánh giá thực trạng tình hình tổ chức cơng tác Văn thư – Lưu trữ VP UBND huyện Duy Tiên, đồng thời đưa giải pháp tối ưu nhằm thúc đẩy công tác Văn thư VP UBND huyện Duy Tiên hiệu - Trách nhiệm lãnh đạo tổ chức công tác văn thư – lưu trữ quan nhằm nâng cao chất lượng hoạt động quan ngày phát triển Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức công tác văn thư – Lưu trữ Phạm vi nghiên cứu: Tổ chức công tác văn thư - lưu trữ Văn phòng UBND huyện Duy Tiên Nguồn tài liệu tham khảo - Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ Công tác văn thư; - Kế hoạch công tác văn thư lưu trữ quan qua nhiều năm; - Cùng văn quy phạm pháp luật, hướng dẫn nghiệp vụ khác Bộ Nội vụ, Sở ban ngành có liên quan - Tạp chí Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội; - Tạp chí Nội Vụ… Lịch sử nghiên cứu Tổ chức công tác Văn thư – lưu trữ đề tài nhiều cơng trình nghiên cứu khoa học đề cập, khai thác lĩnh vực phức tạp u cầu am hiểu chiều sâu chuyên môn cao Vấn đề Văn thư- lưu trữ không thu hút nhà khoa học mà dành nhiều quan tâm nhà lãnh đạo, nhà quản lý Một số cơng trình khoa học văn có giá trị tiêu biểu sau: - Cuốn sách “ Lý luận phương pháp công tác văn thư” Tác giả Vương Đình Quyền - “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ VIệt Nam” PGS-TS Dương Văn Khảm với ý nghĩa giải thích trực tiếp quy trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam; - Công văn số 46/VTLTNN-NVTW ngày 21 tháng 01 năm 2014 CụcVăn thư Lưu trữ nhà nước hướng dẫn phương hướng, nhiện vụ công tác văn thư,lưu trữ năm 2015 quan, tổ chức trung ương( 21/01/12015); Những tài liệu gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế thừa giúp tiến hành nghiên cứu Đề tài “Khảo sát đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ cho văn phòng UBND huyện Duy Tiên” Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thành đề tài khoa học sử dụng số phương pháp như: - Phương pháp thống kê: Nhằm thống kê số liệu liên quan đến báo cáo thống kê công tác văn thư – lưu trữ VP UBND huyện Duy Tiên, tỉnh Hà Nam - Phương pháp phân tích tổng hợp: Là phương pháp vận dụng suốt trình thực đề tài - Phương pháp điều tra, khảo sát, trao đổi trực tiếp với lãnh đạo, nhân viên công ty Với phương pháp số liệu, nhận xét đưa đề tài có tính thực tiễn - Phương pháp đánh giá - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa thơng tin, tài liệu có Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận Phần nội dung đề tài gồm 03 chương: Chương I: Khái quát tổ chức hoạt động văn phòng UBND huyện Duy Tiên Chương II: Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ UBND huyện Duy Tiên Chương III: Các giải pháp nâng cao chất lượng lãnh đạo văn phòng cơng tác văn thư – lưu trữ Chương I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN DUY TIÊN 1.1 Khái quát quan VP UBND huyện Duy Tiên 1.1.1 Lịch sử hình thành quan Duy Tiên huyện nằm phía Bắc tỉnh Hà Nam, cửa ngõ phía Nam thủ Hà Nội, có diện tích tự nhiên 13.765,80 chiếm 16,01% diện tích tự nhiên tỉnh Hà Nam,gồm 19 xã thị trấn Vị trí địa lí xác định sau: - Phía Bắc giáp huyện Phú Xuyên, thành phố Hà Nội - Phía Đơng giáp huyện Lí Nhân - Phía Nam giáp thành phố Phủ Lí, huyện Thanh Liêm huyện Bình Lục - Phía Tây giáp huyện Kim Bảng - Dân số huyện khoảng 133.123 người =>Với vị trí địa lý điều kiện địa hình tương đối phẳng, đất đai màu mỡ điều kiện thuận lợi để huyện Duy Tiên trở thành huyện trọng điểm phát triển công nghiệp nông nghiệp VP UBND huyện Duy Tiên quan hành nhà nước địa phương bầu lên HĐND huyện, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Pháp luật, văn quan nhà nước cấp nghị HĐND huyện UBND huyện có trụ sở thị trấn Hòa mạc, trung tâm huyện Duy Tiên, nơi làm việc 100 cán cơng chức nhà nước nơi tiếp đón giải vấn đề nhân dân đồng thời tổ chức đạo, thực sách, pháp luật Đảng Nhà nước Từ thành lập đến nay, VP UBND huyện trở thành máy hoạt động có hiệu quả, đem lại lợi ích to lớn cho nhân dân Nhà Nước 1.1.2 Cơ cấu tổ chức máy nhân quan 1.1.2.1 Cơ cấu tổ chức máy • Sơ đồ cấu tổ chức máy VP UBND huyện Duy Tiên (xem phụ lục I) Căn Nghị định số 14/2008/NĐ – CP ban hành ngày 04/02/2008 Chính Phủ tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND huyện ,quận,thị xã ,thành phố thuộc Tỉnh UBND huyện Duy Tiên gồm 14 phòng ban chun mơn đơn vị nghiệp • Phòng ban chun mơn: - Văn phòng HĐND UBND - Phòng Nội Vụ - Phòng Lao đơng- Thương binh Xã hội - Phòng Tài chính- Kế hoạch - Phòng Văn hóa- Thơng tin- Thể thao - Phòng Y tế - Phòng Tư pháp - Phòng Tài Ngun Mơi trường - Phòng Hạ tầng kinh tế - Phòng Cơng thương - Phòng Nơng nghiệp phát triển nơng thơn - Phòng Thanh tra - UB Dân số gia đình trẻ em - Phòng Giáo dục • Các đơn vị nghiệp: - Sự nghiệp Giáo dục - Sự nghiệp Y tế - Sự nghiệp Văn hóa- Thơng tin - Ban quản lí khu cơng nghiệp Hòa Phát 1.1.2.2 Cơ cấu nhân • Sơ đồ cấu tổ chức nhân (- xem phụ lục II) - Tổng số cán bộ, công chức, nhân viên UBND huyện Duy Tiên 598 người với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn chuyên môn nghiệp vụ khác - Bộ máy lãnh đạo gồm: Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Ủy viên phụ 10 Căn văn Nhà nước quy định, hướng dẫn tỉnh, VP UBND huyện Duy Tiên tiến hành hướng dẫn quan, tổ chức tiến hành rà soát, thay thế, ban hành văn văn thư, lưu trữ triển khai thực hiện, kiểm tra, đánh giá Đồng thời thơng qua hình thức tổ chức hội nghị, giới thiệu văn trang thông tin điện tử… để tuyên truyền, phổ biến quy định pháp luật cơng tác văn thư, lưu trữ Ngồi ra, hàng năm UBND huyện Duy Tiên ban hành Kế hoạch kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ đạo Sở Nơi Vụ Tỉnh Bằng hình thức kiểm tra : Kiểm tra thường xuyên, kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất kiểm tra dựa báo các văn Ngoài lãnh đạo quan thường xun kiểm tra hình thức kiểm tra chéo phòng ban, phận cơng tác liên quan đến văn thư – lưu trữ để từ đưa đánh giá khách quan xác để tìm điểm yếu tiến hành khắc phục cách nhanh TIỂU KẾT Có thể nói cơng tác văn thư - lưu trữ có vai trò quan trọng máy văn phòng nói riêng tồn quan nói chung , nên trách nhiệm lãnh đạo công tác văn thư - lưu trữ có ý nghĩa quan trọng Cơng tác thiết lập máy văn thư - lưu trữ công tác tuyển dụng nhân sự, xây dựng văn công tác kiểm tra đánh giá cần phải lãnh đạo trọng quan tâm nhiều đến cơng tác để máy văn phòng hoạt động cách nhanh chóng, đại suôn sẻ 28 CHƯƠNG III : CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LÃNH ĐẠO CỦA VĂN PHÒNG 3.1 Nhận xét đánh giá 3.1.1 Ưu điểm - Nhìn chung hoạt động tổ chức cơng tác văn thư VP UBND huyện Duy Tiên dẫn lãnh đạo quan nên thực đầy đủ nghiêm túc, yêu cầu quy định pháp luật đề - Lãnh đạo văn phòng đạo phận phận văn phòng cơng tác văn thư – lưu trữ ứng dụng thiết bị công nghệ thông tin tiên tiến nghiệp vụ văn phòng;đã đạt nhiều ưu điểm số văn ban hành, xử lý số văn đến cách nhanh mà đảm bảo trình tự theo quy định nhà nước - Công tác soạn thảo ban hành văn th ực quy định nội dung thể th ức; 100% cán bộ, công chức quan sử dụng phần mềm quản lý văn đi, đến xử lý công việc môi trường mạng nên mang lại hiệu thiết th ực, phục vụ nhanh chóng cơng tác quản lý điều hành quan - Quy trình soạn thảo ban hành văn quan thực theo quy trình, văn ban hành chủ yếu lãnh đạo quan phân cơng cho văn phòng phối hợp với phòng ban soạn thảo, sau trình văn xin ý kiến giải quyết, phê duyệt người có thẩm quyền Sau chuyển xuống văn thư chỉnh sửa nội dung thể thức, trình ký ban hành văn Công tác quản lý văn huyện ủy thực theo quy định nhà nước Do đảm bảo u cầu cơng việc cung 29 cấp thơng tin nhanh chóng, kịp thời góp phần quan trọng vào hiệu cơng việc chung toàn quan Đã áp dụng phần mềm, công nghệ thông tin vào công việc Các phần mềm phần mềm quản lý văn - Lãnh đạo đạo VP UBND huyện Duy Tiên có két sắt để đựng tài liệu quan trọng văn mật, cán văn thư bảo quản két sắt cận thận nên việc bảo quản tài liệu mật quan tốt - Cơng tác kiểm sốt tổ chức thực văn lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện Duy Tiên quan tâm thực - Cơng tác kiểm sốt thực việc chuyển giao văn Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Duy Tiên tiến hành nhanh chóng đảm bảo văn gửi địa chỉ, thẩm quyền giải công việc, cách nhanh chóng hiệu qủa, nâng cao chất lượng quản lý Nhà nước văn - Công tác đăng ký văn đến sổ Hội đồng nhân dân – Ủy ban nhân dân huyện Duy Tiên tiến hành tốt Các văn đến đăng ký vào sổ, lấy số, ký hiệu rõ ràng đảm bảo cho việc tra tìm sau Việc đăng ký sổ tương đối dễ làm, nhân viên văn thư khơng gặp khó khăn việc đăng ký thông tin văn vào sổ - Việc tổ chức quản lý văn đi, đến, quản lý sử dụng dấu thực theo quy định Nhà nước - Công tác văn thư thực theo quy định Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện ban hành - Cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị văn phòng ủy ban nhân dân huyện tương đối đầy đủ đại nên cơng tác kiểm sốt tổ chức thực văn thực thuận lợi hơn; kết nối mạng intenet cho phép việc kiểm soát việc 30 thực văn Ủy ban nhân dân huyện nhanh chóng, xác, kịp thời đầy đủ - Công tác văn thư - lưu trữ dần vào nề nếp, hồ sơ, tài liệu quản lý chặt chẽ Đồng thời cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, bảo mật, đảm bảo cho công việc quan giải nhanh chóng, xác Nhờ tiết kiệm thời gian cơng sức cho cán bộ, nhân viên trình làm việc - Nhờ công tác tuyển chon cán nhân viên thực theo dẫn lãnh đạo theo bước nên cán văn thư – lưu trữ huyện Duy Tiên người có đầy đủ lực, phẩm chất, đạo đức nghề nghiệp đảm bảo tính nguyên tắc giải công việc - UBND thường xuyên mở lớp huấn luyện chun mơn nghiệp vụ cán nhân viên luôn cập nhận tiên tiến nghiệp vụ nên việc áp dụng chun mơn vào cơng việc thực nhan chóng hiệu 3.1.2 Hạn chế - Lãnh đạo quan chưa thực sát vấn đề chuyên môn nghiệp vụ, chưa quan tâm nhiều đến vấn đề chun mơn nghiệp vụ nên sẩy nhiều han chế nhát định công tác văn thư – lưu trữ - Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ hạn chế Cơng nghệ phục vụ cho cơng tác văn thư - lưu trữ hạn chế, cụ thể phần mềm lõi giai đoạn vận hành sửa chữa thường xuyên, chưa nâng cấp nên thường hay xảy lỗi gây ách tắc q trình xử lý cơng việc Mặt khác, CBCC quan tâm thực triệt để xử lý văn phần mềm nên việc quản lý văn hệ thống gặp nhiều khó khăn không 31 bảo đám tra cứu, giám sát đánh giá cơng việc - Thể thức kỹ thuật trình bày văn nhiều phòng, ban đơn vị sai sót CBCC chưa thật quan tâm nghiêm túc thực theo quy định thực biện pháp nhắc nhở chưa có chế tài xử phạt - Tài liệu tồn đọng, tích đống chưa phân loại chỉnh lý tồn bản, phổ biến đơn vị tồn chung Sở Tình trạng gây nhiều khó khăn cho việc tra tìm khai thác sử dụng việc lựa chọn tài liệu có giá trị để đưa vào lưu trữ, kéo dài việc mát, thất lạc, hư hỏng tài liệu lưu trữ có giá trị khó tránh khỏi Tính đến đầu năm 2013, lượng hồ sơ tồn đọng qua thời kỳ nhiều (ước khoảng 795 mét tài liệu 500 không ảnh, 100 bao đồ 300 ống đồ) chưa chỉnh lý, việc quản lý, cung cấp hồ sơ lưu trữ chưa đầy đủ, xác, nên có trường hợp cung cấp thông tin cho tổ chức, nhân có yêu cầu - Chưa triển khai việc lập hồ sơ cơng việc CBCC; tình trạng văn bản, tài liệu tồn đọng, tích đống chưa xử lý phần mềm phổ biến - Lãnh đạo khó quản lý kiểm sốt cơng việc nhân viên, khó quy trách nhiệm tình văn xử lý chậm hay ban hành chậm 3.2 Nguyên nhân - Thủ trưởng quan, tổ chức có quan tâm đến công tác VTLT việc đạo, triển khai hướng dẫn thực chưa kịp thời cán bộ, công chức, viên chức chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng công tác VTLT; - Đối với phòng, ban chun mơn khơng có chức danh văn thư, lưu trữ nên hầu hết công chức chuyên môn nghiệp vụ 32 kiêm nhiệm công tác VTLT; cấp xã chức danh cán không chuyên trách kiêm nhiệm, không ổn định thường xuyên thay đổi nên công tác tham mưu cho lãnh đạo thực quy định Nhà nước công tác VTLT hạn chế; - Do cơng việc cử văn thư nhiều, ngày đầu tuần công văn đến lớn nên việc giải chưa kịp thời - Cơ cấu tổ chức nặng nề chức phục vụ - Diện tích phòng văn thư nhỏ chưa đáp ứng môi trường làm việc cho nhân viên - Do phong cách làm việc chưa thực chun mơn hóa 3.3 Một số giaỉ pháp nâng cao trách nhiệm lãnh đạo văn phòng 3.3.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo - Lãnh đạo quan thường xuyên trau kiến thức công tác lãnh đạo thương xuyên cạp nhập thong tin sử đổi để có phương hướng đạ cho nhan viên quan thực - Lãnh đạo quan phải thường xuyên tham gia vào lớp huấn luyện chuyên môn nghiệp vụ củ sở tổ chức nhằm nâng cao kiến thức kĩ - Tổ chức chuyến công tác tham quan môi trường làm việc quan khác để học hoir kinh nghiệm lãnh đạo tốt ch quan 3.3.2 Xây dựng ban hành văn liên quan tới công tác Văn thư - Nhanh chóng xây dựng hồn thiện hệ thống văn quản lý, đạo công tác văn thư UBND huyện Duy Tiên - Xây dựng quy định, quy chế đạo thực công tác Văn thư - Xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn thực công tác văn thư lưu trữ, việc thực cần vào tình hình thực tế quan, kế hoạch trước Trong kế hoạch cần đề mục tiêu cụ thể bước thực - Thường xuyên kiểm tra định kỳ việc thực công 33 tác văn thư lưu UBND huyện Duy Tiên - Tiếp tục đổi chế hoạt động để nâng cao suất, hiệu làm việc tiết kiệm thời gian Đẩy mạnh công tác đối ngoại để tăng cường vai trò phận hoạt động quan - Tại đơn vị cần mẫu hóa văn hành nhằm hạn chế sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; quy định rõ trình tự loại văn lưu trữ theo quy định - Tăng cường công tác quản lý, sử dụng dấu đơn vị, đảm bảo thực quy định Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; Nghị định số 31/2009/NĐ - CP ngày 01/4/2009 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP Thông tư số 21/2012/TTBCA ngày 3.3.3 Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán làm Văn thư Để cơng tác văn thư, lưu trữ hồn thiện vấn đề chuẩn hố đội ngũ cán làm công tác văn thư, lưu trữ vấn đề cần thiết, quan trọng mang tính chất định Nếu cán văn thư, lưu trữ có cách tổ chức, làm việc cách khoa học, tối ưu cơng việc hồn thành nhanh chóng Lãnh đạo Văn phòng cần hướng dẫn, đạo cơng tác Văn thư để nâng cao trình độ nhận thức, lực cán chuyên môn Hàng năm tổ chức tổng kết đánh giá công tác Văn thư, lưu trữ để rút kinh nghiệm, đánh giá việc làm việc chưa làm để có chế độ, kế hoạch khen thưởng, biểu dương cá nhân phòng ban có thành tích cao đưa giải pháp khắc phục, hình thức xử lý nghiêm khắc cá nhân, phòng ban vi phạm góp phần nâng cao lực trách nhiệm cán bộ; tạo cho cán có động làm việc, tạo tâm lý thoải mái công việc thực quy định quan, pháp luật Nhà nước đồng thời để họ thấy quyền lợi trách nhiệm hoạt động xây dựng hồn thiện cơng tác văn thư, lưu trữ quan 34 Cung cấp đầy đủ điều kiện, phương tiện kỹ thuật cần thiết đảm bảo cho hoạt động cán văn thư, lưu trữ quan diễn thuận lợi Hàng năm, phải cử cán Văn thư học lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ để nâng cao trình độ chuyên môn nhằm thực tốt công tác văn thư quan Thường xuyên thực việc kiểm tra, đánh giá chuyên môn, nghiệp vụ đội ngũ cán làm công tác văn thư để đánh giá thực trạng nghiệp vụ nhằm có biện pháp thích hợp, nâng cao chất lượng đội ngũ cán Đồng thời, cá nhân cán văn thư phải phải tự nhận thức trách nhiệm mình, khơng nghừng học hỏi để nâng cao trình độ chun mơn 3.3.4 Ứng dụng khoa học cơng nghệ vào công tác văn thư – lưu trữ Tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ đơn vị Nghiêm túc tổ chức thực Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 Thủ tướng Chính phủ việc tăng cường sử dụng văn điện tử hoạt động quan nhà nước; quy định chế độ bắt buộc sử dụng văn điện tử hoạt động đạo, điều hành Lãnh đạo trao đổi chuyên môn nội đơn vị đơn vị, nên hạn chế việc sử dụng văn giấy Tiếp tục nâng cao việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lý, sử dụng máy vi tính khai thác hiệu mạng tin học quan trình làm việc cán bộ, chuyên viên, góp phần đẩy nhanh tiến độ thực công việc Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư nhu cầu cần thiết, điều xuất phát từ tính phức tạp cơng tác văn thư, lưu trữ đòi hỏi phải cung cấp thơng tin nhanh chóng, kịp thời cho nhu cầu giải công việc quan, tổ chức xã hội 3.3.5 Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác Văn thư Trang thiết bị công tác Văn thư yếu tố quan trọng bảo đảm suất, chất lượng công tác văn thư Để công tác đạt hiệu 35 cao, UBND huyện trang bị thêm số loại máy móc như: Các loại máy in màu, máy hủy tài liệu, giá để tài liệu 3.4 Một số đề xuất kiến nghị Tích cực đổi mới, nâng cao trình độ, lực nhận thức lãnh đạo cán bộ, công chức văn phòng cơng tác hành chính, văn thư xu thời đổi Giúp cho hoạt động văn phòng bắt kịp, đáp ứng nhu cầu hành Nhà nước nói chung VP UBND huyện Duy Tiên nói riêng thời kì hội nhập kinh tế - Chủ động xử lý thông tin, tăng cường cơng tác đào tạo trình độ ngoại ngữ tin học cho cán bộ, công chức để đáp ứng với nhu cầu giải công việc văn phòng đại - VP UBND huyện cần trang bị thêm số trang thiết bị máy điện thoại, máy photo, vây dựng kho lưu trữ với thiết bị giá tủ, bàn ghế sộ loại máy móc như: máy fax, máy Scan, máy húy bụi, máy huỷ tài liệu, bình chữa cháy… - Tích cực đổi văn phòng theo xu hướng đại, cải thiện phương tiện làm việc, trang thiết bị đại Xây dựng mơ hình văn phòng làm việc hiệu có kết hợp người phong thuỷ Tổ chức phòng làm việc cách khoa học với đầy đủ tiện nghi phục vụ nhu cầu công việc, tạo môi trường làm việc công sở đảm bảo sức khoẻ tinh thần cho cán công chức - Lãnh đạo VP UBND huyện cần quan tâm sát công tác văn thư quan Ban hành chủ trương, hướng dẫn công tác văn thư cách cụ thể Tổ chức cho cán tập huấn cấp trọng đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán văn thư Cần thu hút đầu tư cấp cho công tác - Thanh tra, kiểm tra thường xuyên toàn văn đi, đến UBND huyện, tránh tình trạng thiếu sót, sai sót q trình quản lý, sử dụng văn - Có sách đãi ngộ với cán văn thư, khối lượng 36 công việc lớn lương thưởng không đủ đáp ứng nhu cầu lực cản cho cơng việc Vì việc cần nên tổ chức khen thưởng với cá nhân hoàn thành xuất sắ nhiệm vụ Khi có động lực kinh tế, cán văn thư tập trung hồn thành tốt cơng việc - Đề biện pháp chế tài xử lý trường hợp ban hành văn sai thể thức để nâng cao chất lượng văn phát hành - Xin cấp kinh phí để tổ chức chỉnh lý lượng hồ sơ tồn đọng nêu theo Chỉ thị số 23/2007/CT-UBND ngày 22/8/2007 UBND tỉnh, thị số 16/2013/CT-UBND ngày 09/9/2013 UBND tỉnh số biện pháp để giải tài liệu tồn đọng quan, tổ chức địa bàn huyện - Thường xuyên cập nhật, phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra thực văn quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ cho đơn vị trực thuộc, cán bộ, công chức, viên chức; cá nhân cần nâng cao nhận thức, trách nhiệm cơng tác văn thư, lưu trữ thực thi công vụ TIỂU KẾT Như biết người sinh có tay trái tay phải vấn đề phải tồn ưu điểm nhược điểm công tác văn thư- lưu trữ Bên cạnh ưu điểm công tác văn thư VP UBND huyện Duy Tiên đạt như: nghiệp vụ văn thư – lưu trữ vận dụng vào quan tiến hành thực cách thục nhanh chóng , đội ngũ nhân viên có đầy đủ phẩm chất tốt ngươì nhân viên nhà nước tồn hạn chế lãnh đạo quan chưa thực sát cho việc tổ chức công tác lưu trữ , tài liệu chưa giải tồn đọng nhiều… Tuy nhiên quan cung đưa số giaỉ phát để ngày hồn thiện cơng tác văn thư lưu trữ nhằm thúc đậy máy văn phòng phát triển lớn mạnh giúp cho huyện Duy Tiên nói riêng tỉnh Hà Nam nói chung ngày lớn mạnh 37 38 KẾT LUẬN Ngày nay, khái niệm văn thư khơng xa lạ quan, tổ chức tất quan sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp thức với Làm cơng việc soạn thảo văn bản, quản lý văn … tức làm công tác văn thư Và công tác văn thư – lưu trữ gần trở thành u cầu có tính cấp thiết, hoạt đơng thong tin văn phục vụ cho lãnh đạo đaọ quản lý , điều hành công việc quan Bên cạnh việc phát triển kinh tế theo kinh tế thị trường quan quan tâm đến việc phát triển nghiệp vụ văn thư – lưu trữ để thấy tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ đến góp phần xây dựng phát triển quan Vì cơng tác văn thư, lưu trữ thực chất văn chứa đựng nhiều yếu tố có tính pháp lý mà khơng có văn thay Trách nhiêm đạo hướng dẫn quan tâm cấp lãnh đạo đến với công tác văn thư- lưu trữ quan trọng ảnh hưởng trức tiếp đến hiệu qủa tiến độ công việc, nên bên cạnh lãnh đạo VP UBND huyện Duy Tiên cần quan tâm sát tới công tác Và công tác văn thư – lưu trữ thời gian qua bên cạnh góp tích cực phát triển quan bên cạnh nhiều điểm bất cập UBND huyện Duy Tiên nỗ lực khắc phục mặt tồn để góp phần nâng cao hiệu họat động cơng tác văn thư, lưu trữ phù hợp với xu hướng phát triển lên đất nước Một lần nhìn nhận quản lý Nhà nước công tác văn thư VP UBND huyện Duy Tiên; để có thành tích ngày hơm cơng tác có nỗ lực lớn từ vị lãnh đạo, toàn thể cán bộ, công chức UBND huyện Duy Tiên Kết nghiên cứu cá nhân sở khoa học để VP UBND huyện Duy Tiên tiếp tục hoàn thiện công tác này, văn đạo, quản lý cần phải điều chỉnh phù hợp với xu luôn thay đổi xã hội đất nước thời kỳ hội nhập 39 PHỤ LỤC Phụ lục I Sơ đồ cấu tổ chức máy UBND huyện Duy Tiên CHỦ TỊCH, CÁC PHĨ CHỦ TỊCH PHỊNG NỘI VỤ VĂN PHÒNG HĐND& UBND PHÒNG TC- KH PHÒNG GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO PHÒNG TƯ PHÁP UBND TT HÒA MẠC UBND XÃ DUY MINH PHỊNG VĂN HĨA THƠNG TIN UBND XÃ HỒNG ĐƠNG UBND TT ĐỒNG VĂN UBND XÃ DUY HẢI UBND XÃ BẠCH THƯỢNG PHÒNG TN & MT TRUNG TÂM VH- TT UBND XÃ TIÊN NỘI UBND XÃ YÊN BẮC PHỊNG NƠNG NGHIỆP &PTNT TRUNG TÂM PHÁT TRIỂNCCN UBND XÃ TIÊN NGOẠI UBND XÃ CHÂU GIANG PHỊNG CƠNG THƯƠNG TRUNG TÂM DẠY NGHỀ UBND XÃ ĐỌI SƠN UBND XÃ CHUYÊN NGOẠI PHÒNG LAO ĐỘNG TB & XH BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN UBND XÃ YÊN NAM UBND XÃ TRÁC VĂN PHÒNG Y TẾ BAN GPMB UBND XÃ CHÂU GIANG UBND XÃ MỘC NAM TRUNG TÂM Y TẾ ĐÀI TRUYỀN THANH UBND XÃ TIÊN PHONG UBND XÃ MỘC BẮC Phụ lục II Sơ đồ cấu tổ chức nhân UBND huyện Duy Tiên CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH VÀ CÁC ỦY VIÊN TRƯỞNG PHÒNG TRƯỞNG PHÒNG TRƯỞNG PHÒNG Phụ lục III Sơ đồ tuyển dụng nhân thuộc Văn phòng Nhu Cầu Nguồn nội Nguồn bên Sơ tuyển Phỏng vấn Thi tuyển (xét tuyển) công chức, viên chức Tập Cơng chức, viên chức thức ... tác tổ chức văn thư – lưu trữ trách nhiệm lãnh đạo cơng tác Vì vậy, tơi định lựa chọn chuyên đề: Khảo sát đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu. .. Chương I: Khái quát tổ chức hoạt động văn phòng UBND huyện Duy Tiên Chương II: Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ UBND huyện Duy Tiên Chương III:... cuả huyện qua năm gần 15 CHƯƠNG II : TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 2.1 Cơ sở lý luận công tác văn thư – lưu trữ 2.1.1 Khái niệm công