Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC CHƯƠNG I : TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN VÀ VĂN PHÒNG CƠ QUAN “CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LỰC VIỆT’’ 1 1.1. TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CƠ QUAN “CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LỰC VIỆT’’ 1 1.2 : TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HÀNH CHÍNH 4 CHƯƠNG II : MỘT SỐ NỘI DUNG TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA “ CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LỰC VIỆT” 8 2.1 TÌM HIỆU VÈ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA “CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LỰC VIỆT” 8 2.1.1 : TÌNH HÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN 12 2.2 CÔNG TÁC SỬ DỤNG TRONG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG 22 2.2.1 TÌNH HÌNH BAN HÀNH QUẢN LÝ VỀ TỔ CHỨC CÁC TRANG THIẾT BỊ 22 2.2.2 THỰC TRẠNG VỀ TRANG THIẾT BỊ CƠ QUAN 23 CHƯƠNG III : NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG VÀ MỘT SỐ NỘI DUNG TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG “ CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LỰC VIỆT” 24 3.1 ƯU ĐIỂM 24 3.2 NHƯỢC ĐIỂM 25 3.3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN 26 PHỤ LỤC 29
MỤC LỤC CHƯƠNG I : TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN VÀ VĂN PHỊNG CƠ QUAN “CƠNG TY CỔ PHẦN NĂNG LỰC VIỆT’’ 1.1 TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CƠ QUAN “CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LỰC VIỆT’’ • GIỚI THIỆU LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CƠ QUAN : ‘‘CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LỰC VIỆT” • Cơng ty Cổ phần Cơng nghệ Năng Lực Việt ( VCC ) • Địa : Lơ B2-3-3b KCN Nam Thăng Long , P Thuỵ Phương, Q Bắc Từ Liêm, TP Hà Nội • P: 043.7805300 • F: 043.7805301 • E: CONTACT@VICOTECH.COM.VN Việt Nam giai đoạn chuyển mạnh mẽ nhờ việc mở cửa, thu hút vốn đầu tư nước ngồi Các khu cơng nghiệp, khu chế xuất phát triển mở rộng không ngừng Điều dẫn đến việc phát triển, thành lập ạt doanh nghiệp hoạt động ngành thiết bị phụ trợ công nghiệp Tuy nhiên, với đặc thù chất lượng dịch vụ hướng tới khách hàng mạnh mẽ doanh nghiệp FDI, việc đòi hỏi doanh nghiệp phụ trợ nước phải đẩy mạnh hoạt động nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm giá thành ứng dụng khoa học kỹ thuật vào sản xuất nhu cầu tất yếu cần thiết bối cảnh Các kỹ sư khí tự động hóa, với kinh nghiệm 10 năm tu nghiệp làm việc cho công ty Nhật Bản ngành công nghiệp ô tô xe máy, xây dựng phát triển Năng Lực Việt, lĩnh vực hoạt động chính: sản xuất chế tạo máy thiết bị tự động hóa cơng nghiệp, cung cấp thiết bị linh kiện tiêu chuẩn phục vụ sản xuất công nghiệp Niềm tin khách hàng chìa khóa thành công, nên với tôn “nỗ lực tối đa, xây dựng niềm tin” tập thể Năng Lực Việt nỗ lực cải tiến không ngừng, áp dụng khoa học kỹ thuật mới, đưa chất lượng sản phẩm dịch vụ vượt lên mong đợi khách hàng, dần khẳng định vị trí lực tập thể trẻ, động, sáng tạo đầy nhiệt huyết Năng Lực Việt tâm khẳng định trì giá trị Việt cha ông để lại, đồng thời chung tay góp sức cho phát triển xã hội, giá trị cốt lõi mà công ty khẳng định ln hướng tới từ thành lập • Năm 2010 Ngày 03 tháng 11 năm 2010 : Công ty xuất đơn hàng chế tạo máy Ngày 28 tháng 04 năm 2010 : Sở kế hoạch đầu tư TP Hà nội thức phê duyệt đăng ký kinh doanh, Công ty CP Thương mại & Công nghệ Năng Lực Việt thức vào hoạt động với lĩnh vực chính: Thiết kế sản xuất máy tự động hóa Gia cơng đồ gá, chi tiết Kinh doanh thương mại máy móc phụ tùng cơng nghiệp • Năm 2011 Tháng 10 năm 2011 : Công ty mở rộng sản xuất xưởng nhằm đáp ứng tăng cao đơn hàng Ngày 04 tháng 07 năm 2011 : VCC thành lập phòng thiết kế điện - • Năm 2012 Ngày 22 tháng 07 năm 2012 Công ty chuyển nhà máy tới địa Lô A2, Đường CN5, Cụm công nghiệp Từ Liêm, Phường Minh Khai, Bắc Từ Liêm, Hà Nội Đánh dấu bước thay đổi lớn tính chuyên nghiệp sản xuất Ngày 30 tháng 07 năm 2012 VCC thành lập phòng R&D (nghiên cứu phát triển ứng dụng), hướng tới sản phẩm mang thương hiệu Vicotech trương lai Tháng 10 năm 2012 Sản xuất bàn giao dây chuyền lắp ráp valve tái tuần hồn khí thải động ô tô Dự án (gần triệu USD) thành công thể bước tiến rõ rệt Vicotech kinh nghiệm thiết kế sản xuất máy tự động hố • Năm 2013 Ngày 05 tháng 12 năm 2013 Nhằm đáp ứng nhu cầu tăng lực sản xuất, công ty chuyển sang nhà máy địa Lô A2CN4, Cụm công nghiệp Từ Liêm, Phường Phương Canh, Nam Từ Liêm, Hà Nội Đánh dấu bước thay đổi lớn tính chun nghiệp lẫn quy mơ sản xuất Ngày 22 tháng năm 2013 VCC vinh dự đón chủ tịch tập đồn Denso, ngài Fukuya, sang thăm thức nhà máy Vicotech, điều thể tin tưởng trưởng thành Vicotech khách hàng • Năm 2014 Ngày 31 tháng 10 năm 2014 Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ Năng Lực Việt trao chứng ISO 9001 - 2008 tổ chức BCI cấp • Năm 2016 Ngày 28 tháng năm 2016 Công ty Cổ phần Công nghệ Năng Lực Việt ( VCC ) khánh thành nhà máy Lô B2-3-3b KCN Nam Thăng Long , P Thuỵ Phương, Q Bắc Từ Liêm, TP Hà Nội • GIÁ TRỊ CỐT LÕI Tại Vicotech, giá trị cốt lõi công ty truyền đạt, thấu hiểu tới tất nhân viên, tất suy nghĩ hành động hướng tới trì, khẳng định giá trị cốt lõi mà công ty đề • SỨ MỆNH Khẳng định trì giá trị Việt Cống hiến hạnh phúc phát triển xã hội • PHƯƠNG CHÂM KINH DOANH Thỏa mãn khách hàng sản phẩm, dịch vụ chất lượng cao Nắm bắt xu hướng, khuếch trương nội lực Tơn trọng thiên nhiên, hịa vào cộng đồng Xây dựng công ty lớn mạnh sở tôn trọng cá nhân HÀNH ĐỘNG NHÂN VIÊN • Sáng kiến táo bạo, hành động xác thực, thực triệt để Hợp tác, thách thức tương lai tinh thần team work Khơng ngừng hồn thiện thân đáp ứng lịng tin • : CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY (Xem phụ lục) • CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ CỦA CƠ QUAN 1.1.3.1 : CHỨC NĂNG - Tư vấn, thiết kế, chế tạo thiết bị tự động hóa (máy lắp ráp, máy kiểm tra, ) phục vụ ngành công nghiệp sản xuất ô tô, xe máy, điện tử, - Gia công đồ gá, khuôn mẫu chi tiết tiết máy - Cung cấp linh kiện, thiết bị tiêu chuẩn phục vụ sản xuất - Nhà phân phối thiết bị điều khiển, đo lường dụng cụ sản xuất 1.1.3.2 : NHIỆM VỤ - Thiết kế, chế tạo dây chuyền lắp ráp tự động sản phẩm (bao gồm máy ép, máy tán, máy khắc, ) sản phẩm - Thiết kế, chế tạo thiết bị, máy kiểm tra (rị khí, lưu lượng, tính năng, ) - Cung cấp mặt hàng tiêu chuẩn (SMC, Omron, Nitto Seiko,Misumi, ) - Nhà phân phối Việt nam của: + Cognex: thiết bị kiểm tra ngoại hình, thiết bị đọc mã vạch + Gravotech: thiết bị khắc laser, khắc số VIN + ATEQ: thiết bị kiểm tra lưu lượng, kiểm tra rị khí + Gradient Lens: thiết bị kiểm tra nội soi công nghiệp 1.2 : TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG HÀNH CHÍNH 1.2.1 : CƠ CẤU TỔ CHỨC CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VĂN PHỊNG HÀNH CHÍNH 1.2.1.1 CƠ CẤU TỔ CHỨC • Cơ cấu tổ chức văn phịng hành : • Trưởng phịng • phó trưởng phịng • phận chức năng: • phận hành chinh • phân văn thư- lưu trữ • phân lễ tân • phận quản trị thiết bị • phận bảo vệ, lái xe • Sơ đồ cấu tổ chức phịng hành 1.2.1.2 : CHỨC NĂNG -Văn phòng thực thể khách quan văn phịng có chức tồn độc lập tương đối tổ chức, đơn vị phương tiện kinh tế xã hội -Trong việc hoàn thiện đổi quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh công ty nay, cơng tác văn phịng đóng góp tích cực, phục vụ cho điều hành ban lãnh đạo hỗ trợ đơn vị sở hoạt động Chức văn phịng cơng ty tham mưu giúp giám đốc quản lý llĩnh vực: Công tác pháp lý, hành chính, thi đua khen thưởng, giữ sử dụng dấu công ty ; tuyên truyền hoạt động văn hoá văn nghệ ; quản lý phương tiện phục vụ ; quan hệ giao dịch ; tiếp khách; đơn vị đầu mối giải công việc giúp cán điều hành đạo thống công việc sản xuât kinh doanh 1.2.1.3 : NHIỆM VỤ -Quản lý công tác pháp lý hành doanh nghiệp ( Cơng ty ) +Giữ dấu sử dụng dấu công ty +Thư ký hội nghị +Lập lịch họp công ty, lịch làm việc ban giám đốc công ty +Soạn thảo văn bản, công văn, giáy tờ hành thơng dụng +Soạn thảo báo cáo tổng hợp giúp giám đốc công ty điều hành hội nghị triển khai kế hoạch hoạt động SX-KD công ty +Photo văn theo thủ tục quy định nha nước +Nhận công văn văn tới công ty +Sao, gửi văn pháp quy nhà nước theo đạo giám đốc công ty + Gửi công văn, văn ngồi cơng ty qua bưu điện chuyển qua đường máy phách + Chuyển công văn, văn nội công ty + Thường trực điện thoại văn phịng cơng ty + Bảo quản lưu trữ văn bản, bảo mật văn hồ sơ -Quản lý cơng trình phúc lợi cơng ty -Quản lý trang thiết bị văn phịng, phương tiện phục vụ làm việc cho lãnh đạo công ty, ban giám đốc cơng ty phịng quản lý trức công ty -Công tác thi đua tuyên, truyền thi đua -Công tác phục vụ, tạp vũ vệ sinh môi trường trụ sở công ty -Công tác đón, tiếp khách, phục vụ khách nhà hàng, nhà nghỉ thuộc cơng ty Đưa khách đồn khách thăm quan công ty theo đạo giám đốc công ty -Công tác khánh tết công ty -Quản lý đội xe oto phục vụ lại lãnh đạo cơng ty 1.2.2 : TÌNH HÌNH ĐỘI NGŨ NHÂN SỰ CỦA VĂN PHÒNG BẢNG BIỂU NHÂN SỰ STT HỌ VÀ TÊN VỊ TRÍ CƠNG TRÌNH ĐỘ THÂM ĐỘ TÁC CHUYÊN NIÊN TUỔI MÔN CÔNG 53 NGUYỄN THU TRƯỞNG TIẾN SĨ TÁC 20 HƯƠNG NGUYỄN THANH PHỊNG PHĨ PHỊNG PHĨ THẠC SĨ 18 50 TÙNG ĐỖ HOÀNG HẢI VŨ THU TRANG CHUYÊN VIÊN CHUYÊN VIÊN ĐẠI HỌC ĐẠI HOC 5 32 34 CHƯƠNG II : MỘT SỐ NỘI DUNG TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA “ CƠNG TY CỔ PHẦN NĂNG LỰC VIỆT” 2.1 TÌM HIỆU VÈ CƠNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA “CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LỰC VIỆT” GIỚI THIỆU TÓM TẮT NỘI DUNG VĂN BẢN • GIỚI THIỆU CÁC LOẠI VĂN BẢN CƠ QUAN BAN HÀNH Văn hành thành trình hoạt động cơng ty có số lượng tương đối nhiều đơn vị hoạt động lĩnh vực kinh doanh nên công ty ban hành loại văn theo quy định nhà nươc + văn quy phạm pháp luật : quyét định + văn hành : cơng văn, kế hoạch, báo cáo , thông báo, nghị + văn chuyên ngành : hợp đồng, biên bản, dự toán, giấy mời, chứng từ, giấy giới thiệu • TĨM TẮT NỘI DUNG VĂN BẢN • Soạn thảo định cá biệt Bố cục nội dung định cá biệt gồm phần: phần mở đầu nêu ban hành định; phần nội dung chính: trình bày nội dung quy định định * Căn ban hành - Bắt đầu việc nêu tên quan, tổ chức chức danh thủ trưởng quan, tổ chức ban hành định (trình bày canh chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng đậm) - Tiếp theo, trình bày ban hành định (QĐ) Trong phần này, cần nêu pháp lý VB pháp luật hiệu lực (vào thời điểm ban hành) sở thực tiễn để ban hành định + Căn pháp lý gồm có nhóm: Căn pháp lý thẩm quyền ban hành: Viện dẫn VB pháp luật quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan, tổ chức ban hành VB Căn pháp lý cho nội dung VB: Viện dẫn VB pháp luật quy định điều chỉnh trực tiếp đến nội dung QĐ Thường dẫn theo thứ tự từ cao đến thấp tính chất pháp lý loại hình VB, cịn VB có tính chất pháp lý ngang xếp theo thứ tự thời gian + Căn thực tiễn: Để ban hành QĐ phải dựa sở thực tiễn Căn thực tế nhằm khẳng định việc ban hành QĐ xuất phát từ yêu cầu thực tế phù hợp với thực tế Điều có nghĩa đảm bảo cho văn có tính khả thi Căn gồm:Các thông tin phản ánh thực tế (nhu cầu, yêu cầu công tác, lực cán bộ…) phản ánh văn như: biên bản, kế hoạch, tờ trình, đơn đề nghị … Căn vào đề nghị, đề xuất đơn vị, cá nhân có thẩm quyền tham mưu, giúp việc phụ trách vấn đề văn đề cập * Nội dung c¸c quy định - Bắt đầu từ “quyết định” trình bày canh chữ in hoa, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng đậm, sau có dấu hai chấm - Tiếp theo trình bày quy định QĐ theo trật tự lơgíc: nội dung quy định có tầm quan trọng, khái quát trình bày trước Nội dung quy định QĐ trình bày thành điều Nếu nội dung QĐ trực tiếp có nội dung phức tạp chia thành khoản, điểm nằm điều Cịn QĐ gián tiếp nội dung văn kèm theo (Quy định, Quy chế…) chia thành chương, điều, khoản, điểm QĐ thường có từ 2-3 điều, nhiều khơng q điều Trong đó: Điều quy định thẳng vào nội dung điều chỉnh QĐ (là nội dung phản ánh trích yếu nội dung QĐ cần ghi chi tiết, cụ thể hơn) Điều Điều quy định hệ pháp lý nảy sinh liên quan đến nội dung điều chỉnh QĐ Điều khoản cuối cùng: Điều khoản thi hành Có trường hợp: Quy định hiệu lực VB: QĐ có hiệu lực kể từ ngày ký hay muộn (một số 10 thay số văn trường hợp uỷ quyền Trưởng phòng ký văn lĩnh vực chuyên mơn • Quy trình soạn thảo văn • TÌM HIỂU VỀ CƠNG TÁC KIỂM TRA ĐÁNH GIÁ • Quản lý văn Qua trình làm việc nghiên cứu lý thuyết quy trình quản lý giải uyết văn qua hướng dẫn cán hành cà văn thư cơng ty em thấy lý thuyết so với thực tế khác nhau, cụ thể sau : Các Quy trình quản lý văn Quy trình quản lý văn bướ ( lý thuyết ) ( thực tế ) c B1 Trình văn Kiểm tra thể thức kỹ B2 Kiểm tra thể thức kỹ thuật thuật trình bày Trình văn B3 trình bày Đóng dấu văn ( gồm dấu Đăng ký văn B4 uan cá loại dấu khác) Đăng ký văn Đóng dấu ( gồm dấu quan loại dấu khác), nhân theo nơi B5 B6 Chuyển giao văn Sắp xếp, bảo quản phục vụ nhận Chuyển giao văn Sắp xếp, bảo quản phục sử dụng lưu vụ sử dụng lưu Các văn ản Công ty cổ phần Năng lực Việt phầnl ớn phòng, soạn thảo theo chức năng, nhiệm vụ Sau đóng dấu nhân theo nơi nhận, Văn phòng giữ lại : 01 lưu phịng ban chun mơn soạn thảo )1 lưu phận Văn thư Việc lưu lại văn ban hành giúp văn phòng làm tốt công tác quản lý văn bản, tài liệu Đồng thời văn lưu lại giúp cho quan giải tốt cơng việc có cố sảy giải công việc tồn đọng liên quan đến văn • Kiểm tra thể thức ký thuật trình bày ; ghi số ngày tháng năm văn 16 • Trước phát hành văn bản, nhân viên văn thư Công ty chịu trách nhiệm kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát sai sót nhân viên văn thư báo lại cho Trưởng phịng phó trưởng phịng xem xét, giải • Tại Cơng ty việc ghi số, ngày, tháng , năm văn hành thực theo Thơng tư số 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành • Cơng ty chưa có văn quy định rõ việc ghi số, ngày tháng năm văn hành • Tất văn công ty ghi số, ngày, tháng, năm văn theo hệ thông số chung Công ty phận Văn thư thống quản lý; trừ trường hợp phát luật có quy định khác/ • Việc ghi số, ngày tháng, năm văn quy phạm pháp luật thực theo quy định pháp luật hành đăng ký riêng • Đăng kí văn Có hình thức đăng ký văn Cơng ty : Đăng ký vào sổ đăng ký văn đăng ký thông qua sở liệu quản lý văn máy tính : • Đăng ký văn sổ : MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Ngày Chỉ Nghị Quyết Công Thông tháng thị định văn báo Báo Sao cáo lục Trích Nơi yếu nhận nội • dung 10 Đăng ký văn Cơ sở liệu quản lý văn máy tính: + Tại Công ty việc đăng ký văn vào Cở sở liệu quản lý văn 17 sử dụng phần mềm quản lý văn Công ty phụ trách nhân viên văn thư + Văn đăng ký vào Cơ sở liệu quản lý văn phải in giấy để ký nhận lưu hồ sơ đóng sổ để quản lý • Nhân đóng dấu quan dấu mật , dấu khẩn • Nhân Văn Công ty nhân bran theo số lượng yêu cầu xác định phần nơi nhận văn theo thời gian quy định • Đóng dấu quan • Qua q trình khảo sát thực tế, em thấy Công ty chưa ban hành văn chung cho công ty hướng dẫn đóng dấu văn Việc đóng dấu văn thực theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành • Việc đóng dấu lên chữ ký phụ lục kèm theo văn phải rõ ràng, ngắn, chiều mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái • Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo quy đinh • Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 trang văn • Việc đóng dấu Cơng ty cán văn thư phụ trách • Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Sau có đầy đủ số lượng văn chuyể nđi, nhân viên văn thư công ty tiến hành công việc theo bước sau : Bước : Lựa chọn bì • Tuỳ theo số lượng, độ dầy khổ giấy văn bản, nhân viên văn thư chọn loại bì kích thước cho phù hợp Bì văn ln có kích thước lớn so với văn Bước : Viết bì 18 • Nhân viên văn thư có nhiệm vụ viết thơng tin sau : • Tên cơng ty gửi văn bản; • Địa cơng ty; • Số điện thoại; • Địa Email,Website cơng ty; • Ghi số, ký hiệu văn có bì; • Ghi tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn bản; • Địa quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn bản; • Logo cơng ty có Bước 3: Vào bì, dán bì • Khi bao bì, cần tránh làm nhàu văn Khi dán bì, cần lưu ý khơng để keo dán dính vào văn bản; keo phải dính khơng bị nhăn Keo dính phải có độ kết dính khó bóc Bước : Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật dấu khác lên bì có • Sau giải xong phần bì văn bản, nhân viên văn thư Công ty chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, cá nhân nội quan tổ chức người nhận văn phải ký vào sổ nhận • Lưu văn • Bản lưu phận văn thư cơng ty có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền • Bản lưu văn văn thư xếp theo thứ tự đăng ký Những văn đánh số đăng ký chung xếp chung, đánh số đăng ký riêng theo loại văn theo nhóm băn xếp riêng, theo số thứ tự văn • Cán văn thư Cơng ty có trách nhiệm lập sổ theo dỗi phục vụ kịp thời yêu cầu cần sử dụng lưu văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể cơng ty • Quản lý văn đến • Tiếp nhận văn đến 19 • Khi có văn đến nhân viên văn thư công ty tiêp nhận văn đến kiểm tra xem văn có gửi nhầm quan khơng? có nhân viên văn thư trả cho nhân viên bưu điện ký, trà lại phiếu gửi cho nhân viên bưu điện • Tất khâu phải đảm bảo nhanh chóng xác, giữ gìn bí mật • Tiếp theo nhân viên văn thư phân loại, bóc bì văn bản, văn có dấu hoả tóc phải bóc trước Đối chiếu số, ký hiệu, số lượng văn ghi ngồi bì với thành phần tương ứng văn lấy phong bì đối chiếu với phiếu gửi… Sau nhận văn bản, văn thư phải đóng dấu đến, ghi số đến, ngày tháng năm đến văn Dấu phải đống rõ ràng thống vào khoảng trống số, ký hiệu trích yếu • Đăng kí văn đến • Văn đến chuyển đến đối tượng chịu trách nhiệm giải đối tượng phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn văn thư Văn chuyển đến ngày phải chuyển giao vào ngày Nếu nhiều người giải quyết, văn phải gửi cho nhiều đơn vị, cá nhân, văn gốc lưu văn thư Ngày Số Tác Số, Ngày Tên loại Đơn vị Ký Ghi tháng đến giả ký tháng trích nhận hiệu yêu nội người dung nhận • Trình chuyển giao văn • Sau đăng ký văn đến, nhân viên văn thư phải kịp thời trình cho trưởng phịng giao nhiệm xem xét cho ý kiến phân phối đạo giải • Những thơng tin quan văn bản, tài liệu; ghi lại yêu cầu khơng trùng lặp, khơng bỏ sót, văn đăng ký lần Hình thức để đăng ký quan dùng sổ đăng ký văn đến • Nhân viên văn thư cơng ty tổng hợp cơng văn đến trình Trưởng 20 phịng sau xin ý kiến giải Trưởng phịng, nhân văn văn thư nhận lại văn để nhân theo ý kiến đạo • giải theo dõi , đôn đốc giải văn đến Giám đốc giao cho Trưởng phịng Hành thực cơng việc sau: • Xem xét tồn văn đến báo cáo cụ thể văn quan trọng, khẩn cấp; • Phân văn đến cho quan, cá nhân giải quyết; • Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến, theo đạo cua Giám đốc, Phó giám đốc; • Đối với văn phịng Cơng ty Cổ phần Năng lực Việt khơng có sổ chuyển giao văn bàn mà sau nhâ nbản cán Văn thư chuyển trực tiếp cho cá cphịng ban có trách nhiệm giải theo đạo Trưởng phịng hành Văn phòng giữ lại 01 lưu phận Văn thư, việc lưu lại văn đến giúp văn phịng làm tốt cơng tác quản lý văn bản, tài liệu Đồng thời văn ban lưu lại giúp cho quan giải tốt cơng việc có cố sảy giải công việc tồn đọng liên quan đến văn • Quản lý sử dụng dấu • Các loại dấu quan : Một số dấu công ty Cổ phần Năng lực Việt : • Dấu cơng ty • Dấu cơng văn đến • Dấu hoả tốc • Dấu chức danh Giám đốc : xem lại • Dấu chức danh Phó Giám đốc :xem lại • Dấu chức danh Phó Giám đốc : xem lại Người quản lý sử dụng dấu Công ty Năng lực Việt : Cán văn thư quản lý đống dấu : xem lại • Nguyên tắc quản lý sử dụng dấu • Một nội dung Công tác Văn thư 21 quan việc quản lý sư dụng dấu theo quy định Nhà nước dấu yếu tố quan trọng thủ tục Hành hành Một văn ban hành ngồi đầy đủ thể thức có chữ ký người có thẩm quyền phải có dấu đóng có hiệu lực pháp lý Cơng ty dấu giao cho cán văn thư giữ đóng dấu phịng Văn thư Nhân viên văn thư có tráh nhiệm thực hiệnn hững quy định sau : + Không giao dấ ucho người khác chưa phép văn người có thẩ mquyền Giám đốc + Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan; + Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký lãnh đạo quan ; • Khơng đóng dấu khống • Đối với văn quan ban hành văn thư đóng dấu quan • Dấu đóng vào 1/3 chữ ký kệch bên trái, quan dùng mực dấu mực đỏ để đóng lên văn • Dấu dùng tương đối xác theo quy định hành Nhà • Dấu đóng vào văn có đầy đủ thơng tin chữ ký hợp lệ nước Dấu đóng quy định Nhà nước • Bảo quản xấu Con dấu bảo quản cẩn thận, lau chùi sẽ, đặt vào ngăn tủ văn thư, có khố tủ chắn Chìa khố có 02 người giữ Trưởng phịng Hành cán văn thử giữ Tuy nhiên dấu công ty thời gian sử dụng nhiều nên dấu mờ vào đóng vào văn đơi cịn chưa rõ nét • Lập hồ sơ nộp hồ sơ , tài liệu vào lưu trữ quan Với vai trò, ý nghĩa quan trọng tài liệu lưu trữ việc thu thập, phân loại, xác định giá trị để đưa chúng vào bảo quan lưu trữ khó, việc bảo quản an tồn tài liệu trình lưu trữ khoải cá ctác nhân phá hoại cịn khó khăn phức tạp Tài liệu lưu trữ dễ bị phá hoại nhiều yếu tố khách quan kho chứa tài liệu, trang thiết bị, nấm mốc, côn trùng yếu tố chủ quan 22 người gây Tài liệu lưu trữ tài liệu tất phịng ban Do có 01 phịng lưu trữ nên khối tài liệu chưa thực bảo quản tốt Chỉ có tài liệu chỉnh lý từ năm trước xếp lên giá, cịn số tài liệu tình trạng chưa chỉnh lý, xếp chưa khoa học gây khó khăn cho tra tìm sử dụng 2.2 CÔNG TÁC SỬ DỤNG TRONG THIẾT BỊ VĂN PHỊNG 2.2.1 TÌNH HÌNH BAN HÀNH QUẢN LÝ VỀ TỔ CHỨC CÁC TRANG THIẾT BỊ - Công ty bố trí đầy đủ trang thiết bị cho phịng để phục vụ cho q trình làm việc - Các thiết bị văn phịng gồm : • máy tính • máy fax • máy in • máy photo • máy scan • điện thoại bàn • máy chiếu • quạt • điều hồ • tủ đựng tài liệu • bàn uống nước • bàn làm việc • giá đựng tài liệu • giấy , bút , ghim 23 2.2.2 THỰC TRẠNG VỀ TRANG THIẾT BỊ CƠ QUAN • Hiện công ty chưa ban hành quy chế quy định sử dụng trang thiết bị Các thiết bị văn phòng giao cho cá nhân tự quản lý , thiết bị phịng phịng quản lý Tuy chưa có quy định cụ thể nội quy công ty có uy định việc sử dụng tài sản , trang thiết bị Cụ thể sau : • Vật tư , máy móc , thiết bị phương tiện , dụng cụ làm việc công ty giao cho đơn vị cá nhân quản lý phải sử dụng mục đích Mỗi CNVC phải quản lý giữ gìn khơng để mát , phải đấu tranh với hành vi thiếu trách nhiệm làm hư hỏng , mát có hành vi phá hoại • Nghiêm cấm việc sử dụng tài sản , vật tư công ty sử dụng vào việc • Cơng ty chưa có phận chuyên trách quản lý trang thiết bị Thiết bị riêng giao cho người chịu trách nhiệm quản lý Việc kiểm tra , bảo dưỡng , bảo trì , tu sửa trang thiết bị phòng ban tự tiến hành Nếu trang thiết bị hỏng hóc phịng ban xin ý kiến lãnh đạo công ty việc sửa chữa mua thiết bị 24 CHƯƠNG III : NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG VÀ MỘT SỐ NỘI DUNG TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG “ CƠNG TY CỔ PHẦN NĂNG LỰC VIỆT” 3.1 ƯU ĐIỂM • Các phịng, ban đơn vị thuộc Công ty xây dựng chế, sách theo định hướng Nhà nước góp phần hiệu vào nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội Thành phố • Hệ thống văn quản lý văn phòng ban hành với chức năng, nhiệm vụ quy định Nhà nước tạo hành lang pháp lý vững để cán bộ, nhân viên cơng ty thực quy định • Đội ngũ cán bộ, nhân viên thực công tá hành văn phịng có chun mơn cao Đồng thời nhận thức trách nhiệm thực công việc mà họ đảm nhận nâng cao nên hiệu cơng việc cao • Cơng tác bồi dưỡng cán bộ, tập trung đào tạo, nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho cán lãnh đạo, quản lý trọng việc cử cán học, tập huấn triển khai thường xuyên nhằm đáp ứng nhu cầu công việc, phù hợp với kế hoạch phát triển công ty • Các trang thiết bị kỹ thuật đại phục vụ cho cơng tác hành văn phịng đầu tư: máy in, máy photo, máy fax • Công tác tuyển dụng nhân đảm bảo quy trình tính minh bạch, với u cầu công việc Do vậy, việc phân công nhiệm vụ đảm bảo tính khả thi, số cán thực kiêm nhiệm giảm bớt • Cơng tác tham mưu, tổng hợp xây dựng chương trình cơng tác, tổ chức hội nghị, tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo chuyên viên đảm nhiệm làm theo quy chế làm việc văn phịng biết cách xử lý tình • Các quy trình soạn thảo văn đảm bảo thực với cá quy chế Nhà nước • Cán bộ, nhân viên văn thư đào tạo thành thạo công việc sử dụng cá trang thiết bị phục vụ cho đạo, điều hành lãnh đoa, Văn thư có 25 thẻ theo dõi văn gửi đến nhận chưa hay tiên độ thực văn Với cách làm văn xử lý xác hơn, tìm kiếm văn dễ dàng thuận tiện hơn, không nhiều thời gian chuyển giao văn bản, tiết kiệm chi phí • Công tác quản lý sử dụng dấu chặt chẽ Đóng dấu văn phát hành nhanh chóng, xác, khơng cịn tồn đọng văn chưa đóng dấu • Sắp xếp cơng việc nè nếp, khoa học, ý thức trách nhiệm có phương pháp giải công việc logic, cán bộ, chuyên viên, nhân viên hồn thành trách nhiệm 3.2 NHƯỢC ĐIỂM • Bên cạnh điểm đạt hoạt động công tác hành quan tồn đọng số điểm yếu cần điều chỉnh, khắc phục • Cần nâng cao trình độ cán bộ, nhân viên soạn thảo Cần phải xây dựng kế hoạch tập huấn, bồi dưỡng, cử cán bộ, nhân viên đào tạo chuyên mơn, nghiệp vụ cơng tác văn với hình thức phong phú, hiệu quả, tiết kiệm nhằm đáp ứng u cầu hoạt động soạn thảo • Tình trạng nguồn nhân lực cơng ty cịn chưa đáp ứng với u cầu cơng việc đặt • Kinh phí phục vụ cho cơng tác hành văn phịng cịn hạn hẹp,một số trang thiết bị sử dụng lâu lại khơng bảo trì, bảo dưỡng thường xun nên bị han ghỉ không sử dụng được, số phương tiện chưa đại không thê thực yêu cầu cơng việc, gây khó khăn cho q trình giải cơng việc nắm bắt thơng tin • Việc phân bổ, bố trí phịng, ban cịn riêng lẻ, khép kín q trình giải hành cho tổ chức, cá nhân lệ thuộc nhiều vào liên kết phòng, ban với nhau, hay nói ách khác, phịng , ban chưa có liên kết, phối hợp công việc cách hiệu • Phịng lưu trữ Cơng ty cịn chật hẹp, sở hạ tầng, sở vật chất chưa đầu tư mức, trang thiết bị phục vụ cho việc bảo quản tài liệu 26 chưa thực đại, ảnh hưởng đến việc kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ Những tài liệu q, có giá trị cao cịn chưa bảo quản tập trung mà phân tán phòng, ban, đơn vị Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ chưa thực quan tâm, kho lưu trữ số tài liệu chưa để lên giá, hộp mà xếp kho theo trồng • Cơng tác quản lý, kiểm tra, rà sốt chưa thật chật chẽ dẫn tới tình trạng số cán chưa thực tâm vào cơng việc • Việc áp dụng công nghệ thông tin chưa thực đồng bộ, cơng tác văn thư, việc tra tìm quản lý tài liệu lưu trữ máy tính chưa áp dụng rộng rãi, từ dẫn đến hiệu cơng việc chưa cao • Cịn thiếu số phần mềm quản lý nhân quản lý cán 3.3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN Văn phịng phận quan trọng, khơng thể thiếu quan nói chung cơng ty nói riêng Để cơng tác văn phịng cơng ty hoạt động ngày tốt hơn, phát triển ngày bền vững hơn, phát huy ưu điểm khách phục hạn chế cịn tồn tại, em có số ý kiến sau : -Để hoạt động văn phòng diễn cách thống nhất, linh hoạt, đáp ứng nhu cầu chung công ty nên việc kiện tồn lại hệ thống văn phịng đại hóa văn phịng cần thiết trước tiên cụ thể phịng Hành cần lên kế hoạch bố trí lại phịng làm việc khoa học tồn cơng ty -Có phân cơng cơng việc rõ ràng, minh bạch với cán bộ, nhân viên tồn cơng ty nói chung phịng Hành nói riêng -Duy trì tốt mối quan hệ lãnh đọa nhân viên -Đầu tư việc trang bị loại trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động văn phịng -Thường xun nâng cao trình độ đội ngũ cán văn phòng việc cho cán bộ, công chức bồi dưỡng, tập huấn nâng cao trình độ chun mồn nghiệp vụ • Trong cơng tác văn thư : 27 -Tuyển dụng nhân viên làm công tác văn thư người đào tạo chuyên môn nghiệp vụ văn thư - Xây dựng quy chế làm việc chặt chẽ, rõ ràng - Có phân cơng cơng việc rõ ràng, khoa học - Phát huy khả nnawg nhân viên phòng, đặc biệt kỹ giao tiếp - Theo dõi, kiểm tra việc xử lý nghiệp vụ văn thư từ đơn giản cán bộ, công chức đơn vị từ cách trình bày văn đung thể thức đến việc dạp ghim cho nhìn vào văn thấy tính thẩm mỹ khoa học văn - Thận trọng việc chuyển giao văn bản, không để xảy tình trạng văn gửi việc gửi văn khơng xác • Trong cơng tác lưu trữ : - Tiến hành tuyển dụng cán lưu trữ đào tạo chuyên ngành - Tiến hành xâu dựng kho lưu trữ có khơng gian thoáng đẩm bảo lưu trữ tài liệu thời gian dài mà không bị hư hỏng, đồng thời không ảnh hưởng tới sức khỏe cán làm việc công tác lưu trữ cán tra tìm tài liệu - Trang bị sở vật chất thiết bị cho kho lưu trữ đầy đủ chất lượng tốt - Lập kế hoạch cụ thể quản lý công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ công ty - Thường xuyên tổ chức kiểm tra cơng tác lưu trữ cơng ty nói chung phịng ban • Trong hoạt động khác : - Văn phịng ln phải trước bước hàng trăm năm phải cử cán văn phòng học thêm để hàm thụ kiến thức mới, nâng cao trình độ chun mơn nữa, cần trẻ hóa dội ngũ nhân viên văn phịng hệ trẻ hơm nhanh nhẹn động nhiều dể phù hợp với bước thay đổi xã hội ngày - Để công ty thực quan có mơ hfnh làm việc chuẩn tất 28 hoạt động, đặc biệt hoạt động hành văn phịng việc phát triển đồng thời hoạt động lúc cần thiết - Phát huy cao khả tư duy, sáng tạo đội ngũ cán bộ, nhân viên công ty cách tổ chức thi sáng tạo, đổi cách làm việc có hiệu cán bộ, công chức - Cử cán cơng tác nước ngồi để tiếp thu kinh nghiệm cơng tác hành văn phịng để áp dụng làm thay đổi hành quan hành Nhà nước 29 PHỤ LỤC Phụ lục CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY 30 ... I : TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN VÀ VĂN PHỊNG CƠ QUAN “CƠNG TY CỔ PHẦN NĂNG LỰC VIỆT’’ 1.1 TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CƠ QUAN “CƠNG TY CỔ PHẦN NĂNG LỰC VIỆT’’ • GIỚI THIỆU LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ... : MỘT SỐ NỘI DUNG TRONG CÔNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA “ CƠNG TY CỔ PHẦN NĂNG LỰC VIỆT” 2.1 TÌM HIỆU VÈ CƠNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA “CÔNG TY CỔ PHẦN NĂNG LỰC VIỆT” GIỚI THIỆU TÓM TẮT NỘI... kiểm tra nội soi công nghiệp 1.2 : TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HÀNH CHÍNH 1.2.1 : CƠ CẤU TỔ CHỨC CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ VĂN PHỊNG HÀNH CHÍNH 1.2.1.1 CƠ CẤU TỔ CHỨC • Cơ cấu tổ chức văn phịng
