Đang tải... (xem toàn văn)
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài: Ở tất cả các cơ quan, đơn vị, các tổ chức chính trị, xã hội, các công ty trong và ngoài nước, bất cứ tổ chức nào cũng có một bộ phận không thể thiếu đó là văn phòng. Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức giúp lãnh đạo các cơ quan quản lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức đó. Nhìn chung nhiệm vụ văn phòng được tổng hợp thành hai nội dung cơ bản, đó là : tham mưu, tổng hợp và hậu cần. Chức năng tham mưu tổng hợp giải quyết mối quan hệ giữa văn phòng và thủ trưởng cơ quan, đơn vị. Văn phòng phải thu thập phân tích và tổng hợp thông tin về những vấn đề cần giải quyết và tham vấn cho lãnh đạo về tổ chức điều hành cơ quan. Chức năng hậu cần là giải quyết mối quan hệ giữa văn phòng với toàn bộ cơ quan đơn vị. Với chức năng này văn phòng phải bảo đảm sự vận hành bình thường của mọi hoạt động trong cơ quan, tổ chức. Ngày nay, khi vai trò của văn phòng đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức ngày càng được khẳng định thì nhiệm vụ đặt ra cho các văn phòng càng phức tạp hơn, đa dạng hơn, bất cứ việc gì lớn nhỏ cũng liên quan đến Văn phòng. Khi một tổ chức, cơ quan thành lập thì phải có sự hoạt động, trao đổi thông tin, cung cấp thông tin,…Chính vì vậy mà văn phòng cần phải đáp ứng bằng việc cho ra đời công tác văn thư – lưu trữ gồm công việc: thu thập tài liệu văn bản, xử lý văn bản, tiếp nhận văn bản đến, văn bản đi, chuyển giao văn bản, đóng dấu, lưu trữ tài liệu,… Công tác văn thư lưu trữ vô cùng quan trọng trong hoạt dộng của văn phòng, đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo quản lý điều hành công việc, giải quyết công việc hàng ngày, chất lượng và hiệu quả hoạt dộng của cơ quan tổ chức. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và vì đó là huyết mạch trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Hiểu được tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ, Ủy ban nhân dân Quận Hoàng Mai – Hà Nội luôn cố gắng không ngừng, phát triển công tác văn thư – lưu trữ ngày càng hoàn thiện đảm bảo chức năng thông tin, tra cứu,…bẳng việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008. Cũng chính vì vậy mà rất cần có một công trình nghiên cứu về công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng để đánh giá hoạt dộng của công tác này. Là một sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng thì việc nghiên cứu đề tài này đáp ứng yêu cầu nghiên cứu trong học tập. Với những lý do trên, tôi đã chọn đề tài công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng ở Ủy ban nhân dân Quận Hoàng Mai làm đề tài nghiên cứu khoa học của mình. Với mong muốn sẽ góp phần phát triển hệ thống quản lý chất lượng phục vụ công tác văn phòng. 2. Lịch sử nghiên cứu: Công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng luôn góp phần quan trọng trong hoạt dộng của mỗi cơ quan tổ chức. Do vậy đã có rất nhiều sách, tài liệu, giáo trình viết về công tác văn thư – lưu trữ, tiêu biểu như: Nguyễn Kim Định (1997) , Quản lý chất lượng và ISO 9001, Nxb Khoa học. Minh Đức – “ ISO 9001, Tài liệu hướng dẫn thực hiện , Nhà xuất bản Trẻ. GS.TS Nguyễn Đình Phan (2003) , Giáo trình quản lý chất lượng , Nhà xuất bản Hà Nội. GS Nguyễn Quang Toản, ISO 9000 , Nhà xuất bản Thống kê. Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng 1996 . 3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu đề tài: 2.1. Đối tượng nghiên cứu: Công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng của Ủy ban nhân dân Quận Hoàng Mai – Hà Nội 2.2. Phạm vi nghiên cứu: Thời gian: Giai đoạn năm 2014 đến năm 2015. Không gian: Công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng của Ủy ban nhân dân Quận Hoàng Mai Hà Nội 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu: Tìm hiểu về việc áp dụng ISO 9001: 2008 trong công tác Văn phòng tại Ủy ban nhân dân Quận Hoàng mai . Đánh giá các ưu – nhược điểm và đưa ra các giải pháp nhằm giải quyết các vấn đề còn tồn đọng. Làm sáng tỏ vấn đề nghiên cứu: ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng của Ủy ban nhân dân Quận Hoàng Mai Hà Nội. Luận văn nghiên cứu trung thực và đúng với thực tế, có thể áp dụng vào thực tế. 5. Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu + Phương pháp định tính + Phương pháp định lượng Phương pháp diễn dịch Phương pháp quy nạp Phương pháp nghiên cứu tài liệu Phương pháp thực thi nghiệm Phương pháp quan sát Phương pháp phỏng vấn Phương phá điều tra, hỏi Phương pháp thực nghiệm Phương pháp tổng hợp thông tin
LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cảm ơn thầy cô học phần Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 cơng tác văn phòng vác thầy khoa tận tình giảng dạy truyền đạt kiến thức quý báu cho em suốt thời gian học tập trường môn Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Đinh Thị Hải Yến – giảng viên khoa quản trị văn phòng hứng dẫn , giảng dạy giúp chúng em hồn thành đề tài mơn học Cảm ơn Cô, chú, anh, chị Huyện ủy Mỹ Đức anh chị Văn phòng Huyện Ủy nhiệt tình giúp đỡ, góp ý, bảo em trình thu thập, tìm hiểu, nghiên cứu tài liệu để phục vụ cho đề tài em LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan chủ đề: “Từ thực tế làm việc Huyện ủy Mỹ Đức, trình bày nội dung ứng dụng tiêu chuẩn iso 9001:2008 cơng tác văn phòng Đánh giá thực trạng ứng dụng đưa số kiến nghị ” cơng trình nghiên cứu độc lập khơng có chép người khác Chủ đề sản phẩm mà nỗ lực nghiên cứu trình học tập lớp nghiên cứu quan Trong q trình viết có tham khảo số sách báo tài liệu có nguồn gốc rõ ràng, hướng dẫn giảng viên Đinh Thị Hải Yến– Giảng viên khoa Quản trị văn phòng Tơi xin cam đoan có vấn đề vè làm tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT Từ viết tắt Viết đầy đủ tiếng việt HSSV Học sinh sinh viên VTLT Văn thư lưu trữ NCKH Nghiên khoa học BT/PBT Bí thư/ phó bí thư MTTQ Mặt trận tổ quốc CNTT Cơng nghệ thơng tin VP CVP/PCVP HTQLCL Văn phòng Chánh văn phòng/ Phó Chánh văn phòng Hệ thống quản lý chất lượng PHẦN I: MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài ISO 9001:2008 hệ thống quản lý chất lượng, áp dụng phổ biến doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ với mục đích hướng đến quán trình tổ chức sản xuất Gần đây, nhiều quan hành nhà nước lựa chọn áp dụng ISO 9001:2008 để thực cải cách hành chính, tiêu chuẩn hố q trình hoạt động tổ chức Do vậy, việc tiêu chuẩn hoá mẫu văn bản, xây dựng quy trình triển khai hoạt động văn phòng theo Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 thực cần thiết, vừa góp phần làm cho cơng tác văn phòng trở nên khoa học, đồng thời giúp cho việc đào tạo cán (đặc biệt cán mới) thực dễ dàng Chính vậy, tơi chọn đề tài “Từ thực tế làm việc Huyện ủy Mỹ Đức, trình bày nội dung ứng dụng tiêu chuẩn iso 9001:2008 cơng tác văn phòng Đánh giá thực trạng ứng dụng đưa số kiến nghị” làm nội dung nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu đề tài Về vấn đề này, năm qua, có nhiều người quan tâm nghiên cứu góc độ lý luận thực tiễn thể qua nhiều chuyên luận, báo cáo chuyên đề, đề tài khóa luận, luận văn HSSV số giáo trình đại học, cao đẳng, trung học cơng tác văn phòng Các cơng trình nghiên cứu lĩnh vực nhiều song thực tế, chưa có viết hay báo cáo tổng kết tình hình ứng dụng ISO 9001:2008 vào cơng tác văn phòng Huyện ủy Từ năm 2000, Cục VTLT Nhà nước tổ chức nhiều hội thảo, hội nghị chuyên đề với nhiều tham luận có liên quan đến việc áp dụng ISO 9000 công tác VTLT Ngồi có nhiều đề tài NCKH cấp ngành, cấp trường, khoá luận, luận văn thạc sĩ chuyên ngành Quản trị Văn phòng tiến hành nghiên cứu vấn đề Đội tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu sử dụng - Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu nội dung ứng dụng tiêu chuẩn iso 9001:2008 công tác văn phòng - Giới hạn phạm vi nghiên cứu: Nội dung cơng tác Văn phòng Huyện ủy Mỹ Đức Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích nghiên cứu:Việc ứng dụng iso 9001:2008 vào cơng tác văn phòng quan đánh giá thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn văn phòng - Nhiệm vụ nghiên cứu: Nghiên cứu quy trình nghiệp vụ văn phòng việc ứng dụng tiêu chuẩn iso 9001:2008 cách khoa học phù hợp với hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Đồng thời đánh giá thực trạng ứng dụng đưa giải pháp kiến nghị nhằm nâng cao hiệu việc ứng dụng tiêu chuẩn vào cơng tác văn phòng Huyện Ủy Mỹ Đức Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Để thực đề tài áp dụng phương pháp nghiên cứu như: điều tra, khảo sát, vấn, thống kê, phân tích, tổng hợp, so sánh Các phương pháp nêu thực cách đan xen kết hợp linh hoạt suốt trình thực đề tài Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Kết nghiên cứu giúp đánh giá hiệu công việc đến đâu, kết cơng việc hồn thành mức độ Giúp định hướng làm sở đề xuất cho cấp giải pháp Cấu trúc đề tài Đề tài gồm 03 chương Chương 1: Tổng quan tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Chương 2: Các nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng Huyện ủy Mỹ Đức Chương 3: Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 văn phòng Huyện ủy Mỹ Đức đưa số kiến nghị PHẦN II: NỘI DUNG CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 1.1 Giới thiệu chung ISO ISO 9001:2008 1.1.1 Giới thiệu tổ chức ISO ISO tên viết tắt tổ chức Quốc tế Tiêu chuẩn hóa, có tên tiếng anh International Organization for Standardization Đây tổ chức phi phủ thành lập vào năm 1947, đặt trụ sở Geneva Thụy Sỹ ISO có khoảng 200 ban kỹ thuật ban hành 200.000 tiêu chuẩn vao gồn tiêu chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn quản lý Mục đích iso thúc đẩy phát triển tiêu chuẩn hóa cơng việc có liên quan đến q trình này, nhằm mục đích tạo thuận lợi cho hoạt động trao đổi hàng hóa dịch vụ hiuwax quốc gia khác giới thông qua việc xây dựng ban hành tiêu chuẩn sản xuất, thương mại thông tin Tất tiêu chuẩn ISO đặt có tính chất tự nguyện Tổ chức ISO có ba hình thức thành viên: Tổ chức thành viên; thành viên thông tấn; thành viên đăng ký Tính đến ngày 03 tháng năm 2015, ISO có 187 thành viên Việt Nam nhập ISO vào năm 1977 thành viên thứ 72 tổ chức Hiện nay, ISO xây dựng ban hành nhiều tiêu chuẩn cấp chứng nhận tiêu chuẩn với số lượng chứng lớn cho tổ chức doanh nghiệp áp dụng 1.1.2 khái quát chung tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 gồm có 04 tiêu chuẩn bản: - ISO 9001:2005 Hệ thống quản lý chất lượng – sở từ vựng - ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng – yêu càu - ISO 9004:2009 Quản trị thành công bền vững tổ chức - ISO 19011:2011 Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý Tiêu chuẩn ISO 9001 tiêu chuẩn tiêu chuẩn ISO 9000 sử dụng để chứng nhận cho hệ thống quản lý chất lượng Các tiêu chuẩn khác tiêu chuẩn ISO 9000 tiêu chuẩn để hướng dẫn xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng, không dùng để chứng nhận 1.1.2.1 Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Quy định yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng tổ chức cần chứng tỏ lực việc cung cấp sản phẩm đáp ứng yêu cầu khách hàng yêu cầu chế định tương ứng nhằm nâng cao thỏa mãn khách hàng Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2008 gồm nhóm sau: - Nhóm 1: Yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng + Các yêu cầu chung + Các yêu cầu hệ thống tài liệu - Nhóm 2: Yêu cầu trách nhiệm lãnh đạo + Cam kết lãnh đạo + Hướng vào khách hàng + Chính sách chất lượng + Hoạch định +Trách nhiệm quyền hạn trao đổi thơng tin + Xem xét lãnh đạo - Nhóm 3: Yêu cầu quản lý nguồn lực + Cung cấp nguồn lực + Nguồn nhân lực + Cơ sở hạ tầng + Mơi trường làm việc - Nhóm 4: Yêu cầu tạo sản phẩm + Hoạch định việc tạo sản phẩm + Các q trình có liên quan đến khách hàng + Thiết kế phát triển + Mua hàng + Sản xuất cung cấp dịch vụ + Kiểm soát phương tiện theo dõi đo lường - Nhóm 5: Yêu cầu đo lường giám sát cải tiến + Các yêu cầu chung + Theo dõi đo lường + Kiểm soát sản phẩm khơng phù hợp + Phân tích liệu + Cải tiến CHƯƠNG CÁC NỘI DUNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA HUYỆN ỦY MỸ ĐỨC 2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Văn phòng Huyện ủy Mỹ Đức 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ 2.1.1.1 Chức Văn phòng huyện uỷ quan tham mưu, tổng hợp huyện uỷ mà trực tiếp thường xuyên ban thường vụ thường trực huyện uỷ tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, đạo, phối hợp hoạt động quan tham mưu; tham mưu, đề xuất chủ trương, biện pháp lãnh đạo, đạo cấp ủy lĩnh vực kinh tế – xã hội, nội chính, đối ngoại huyện; nguyên tắc, chế độ quản lý tài chính, tài sản đảng Trực tiếp quản lý tài sản, tài huyện uỷ quan chuyên trách tham mưu giúp việc huyện ủy, bảo đảm hậu cần cho hoạt động cấp uỷ; trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo cấp uỷ huyện 2.1.1.2 Nhiệm vụ Nghiên cứu, đề xuất: - Xây dựng chương trình cơng tác ban chấp hành, ban thường vụ, thường trực huyện uỷ; phối hợp với ban tổ chức huyện ủy giúp ban chấp hành, ban thường vụ, thường trực huyện uỷ xây dựng tổ chức quy chế làm việc - Tham mưu, đề xuất, tổ chức thực công tác đối ngoại huyện uỷ - Sơ kết, tổng kết thực tiễn cơng tác văn phòng cấp uỷ Hướng dẫn thực hiện, kiểm tra, giám sát: - Đảm bảo công tác thông tin phục vụ lãnh đạo huyện uỷ; chế độ cung cấp thông tin cho ban, đoàn thể, cấp uỷ viên tổ chức; theo dõi, đôn đốc chi, đảng sở, quan trực thuộc huyện ủy, MTTQ, đoàn thể quan, tổ chức thực chế độ thông tin báo cáo cấp ủy theo quy định - Tiếp nhận, phát hành quản lý tài liệu, văn đến đi; quản lý, 10 Phần lớn cơng chức phụ trách xây dựng trì hệ thống ISO đơn vị kiêm nhiệm nên thời gian dành cho việc theo dõi áp dụng trì tiêu chuẩn ISO phận thuộc quan ảnh hưởng đến tính hiệu qua cơng việc Nhận thức cán bộ, công chức ứng dụng hệ thống ISO 9001:2008 mẻ, thực theo quy trình bắt buộc phải có thời gian vào nề nếp, vận hành theo quy định Chưa có Ban Chỉ đạo công tác ISO quan Tuy nhiên, quan hành nhà nước nói chung Huyện ủy Mỹ đức nói riêng, xây dựng, ứng dụng áp dụng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng việc khó khăn Mới yêu cầu đặt hành trình độ phát triển chưa cao Việt Nam, kinh nghiệm nước nước thực nhiệm vụ chưa nhiều Khó khăn "sản phẩm" quan hành hầu hết văn quản lý nhà nước nên việc đo lường "chất lượng" văn đo lường "sự hài lòng khách hàng" - đối tượng phục vụ quan hành nhà nước - mang tính tương đối, khó định lượng Đội ngũ cơng chức phân công thực nhiệm vụ triển khai Đề án ISO Huyện ủy mỏng, làm việc không chuyên trách nên không chủ động thời gian; kiến thức, kỹ ISO hạn chế, chưa cập nhật thường xuyên, kịp thời ảnh hưởng tới chất lượng xây dựng, áp dụng HTQLCL Nhận thức ISO 9001 tầm quan trọng việc xây dựng áp dụng ISO giải công việc đơn vị, công chức, viên chức Huyện ủy nhìn chung mức độ chưa cao Do đó, có tình trạng vài đơn vị đơi chưa thật trách nhiệm, chủ động nhiệt tình triển khai xây dựng, áp dụng quy trình ISO, có tượng trơng chờ, dựa dẫm 25 Trong quản trị văn phòng, cơng việc, khâu nghiệp vụ ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 thiên ứng dụng nhiều Việc xây dựng ứng dụng ISO Huyện ủy nói chung Văn phòng Huyện ủy nói riêng triển khai bối cảnh vừa có thuận lợi, vừa có khó khăn đan xen Huyện ủy Mỹ Đức cố gắng phát huy tối đa mặt thuận lợi hạn chế thấp khó khăn, vướng mắc tiến hành xây dựng, ứng dụng áp dụng tiêu chuẩn ISO công tác nghiệp vụ, nghiệp vụ văn thư lưu trữ đạt kết đáng ghi nhận 26 3.2.3 Một số kiến nghị, đề xuất nhằm nâng cao việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác Văn phòng Huyện ủy Qua việc theo dõi, kiểm tra, giám sát việc xây dựng, ứng dụng trì TC ISO 9001:2008 văn phòng phòng ban chun mơn thuộc huyện ủy; triển khai xây dựng xã, thị trấn, có đề xuất kiến nghị sau: Hàng năm mở lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ nâng cao HTQLCL cho cán bộ, công chức phụ trách ISO huyện xã, thị trấn có kiến thức sâu để nghiên cứu, tìm hiểu tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vận dụng vào thực tế tốt Lãnh đạo quan cần nhận thức đắn tầm quan trọng hiệu mang lại cho công tác quản lý ứng dụng tiêu chuẩn ISO vào công tác, nghiệp vụ; cần có tâm cao liệt công tác đạo, điều hành thực thi nhiệm vụ Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến để nâng cao trách nhiệm thủ trưởng đơn vị thuộc quan, trách nhiệm công chức, viên chức quan tuân thủ quy trình ISO Trong trình triển khai xây dựng quy trình ISO, cần cân nhắc kỹ để tránh hai xu hướng: + Xây dựng quy trình theo hướng "chuẩn" thời gian thực hiện, dẫn tới thực tế triển khai công việc đáp ứng quy định nêu quy trình + Xây dựng quy trình giải cơng việc theo hướng diễn giải lại diễn thực tế quan, đơn vị để tránh bị "bắt lỗi" q trình đánh giá, dẫn tới khơng nâng cao trách nhiệm cán bộ, công chức giải công việc không phát huy hết ưu điểm HTQLCL; Cần phân công trách nhiệm phù hợp, cần gắn liền cơng tác xây dựng áp dụng 27 Thủ trưởng quan, đơn vị cần khuyến khích đơn vị nghiệp trực thuộc, đơn vị nghiệp phục vụ chức quản lý, ngành, địa phương xây dựng để nâng cao hiệu thực thi nhiệm vụ giao Cần tích cực học hỏi kinh nghiệm, giao lưu, trao đổi chuyên môn nghiệp vụ tiêu chuẩn ISO với quan, đơn vị có liên quan 28 KẾT LUẬN Từ kết nghiên cứu áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào cơng tác văn phòng Huyện ủy Mỹ Đức, nhận thấy: -Khẳng định vai trò, vị trí cơng tác hoạt động chuyên môn hàng ngày CB CC, VC quan văn phòng quan trọng đồng thời hoạt động có tác động trực tiếp tới cơng cải cách hành chính, nâng cao hiệu công tác Huyện ủy Việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào cơng tác quản trị văn phòng đem lại nhiều lợi ích thiết thực Nó góp phần giải tồn nâng cao chất lượng công tác Huyện Qua năm thực hiện, đề tài đạt mục tiêu đặt Trên sở phân tích nguyên tắc, yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2008 thực trạng công tác quản trị văn phòng Huyện ủy, tơi nghiên cứu đề xuất bước tổ chức thực ứng dụng ISO 9001:2008 vào công tác Văn thư lưu trữ lập hồ sơ Tuy nhiên, để đảm bảo việc ứng dụng thành công ISO 9001:2008 vào cơng tác văn phòng, tơi xin đưa số khuyến nghị vấn đề Thủ trưởng quan cần kiên trì, gương mẫu việc thực chủ trương xây dựng HTQLCL cơng tác văn phòng Huyện Cần tránh tư tưởng chủ quan sau áp dụng thành công tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Cải tiến liên tục nguyên tắc bắt buộc ISO Bằng nhiều hình thức khác nhau, việc nâng cao nhận thức CBVC làm việc có liên quan đến công văn giấy tờ điều cần thiết Về kỹ thuật xây dựng quy trình Đây yếu tố trực tiếp tạo sản phẩm hồ sơ Huyện ủy, nócần mơ tả cách rõ ràng 29 PHỤ LỤC BM01: Mẫu sổ đăng ký văn ĐẢNG BỘ THÀNH PHỐ HÀ NỘI HUYỆN ỦY MỸ ĐỨC _ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: Từ ngày: đến ngày: Từ số: đến số: Quyển số: 30 BM02 Mẫu sổ chuyển giao văn đi: Ngày chuyển Số, ký hiệu văn Nơi nhận văn Ký nhận Ghi 31 BM03 Sổ đăng ký văn mật Số, ký Ngày Tên loại hiệu tháng trích văn văn yếu nội bản dung văn (1) (2) (3) Mức độ mật Người ký (4) (5) Nơi Đơn vị, Số nhận người lượng văn nhận bản lưu (6) (7) (8) Ghi (9) 32 BM04: Sổ đăng ký văn đến - Trang bìa sổ ĐẢNG BỘ THÀNH PHỐ HÀ NỘI HUYỆN ỦY MỸ ĐỨC _ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: Từ ngày: đến ngày: Từ số: đến số: Quyển số: 33 - Cấu tạo bên sổ Ngày tháng đến Số đến Tác giả Số ký hiệu Ngày tháng văn Tên loại trích yếu nội dung văn Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi 34 BM05 Sổ đăng ký văn mật đến Ngà Số, Số Tác Ngày y ký đến giả tháng đến hiệu (1) (2) (3) (4) (5) Tên loại trích yếu nội dung (6) Mức Đơn vị Ký độ người nhận mật nhận (7) (8) (9) Ghi 10 35 BM06 Mẫu sổ chuyển giao văn đến: Ngày chuyển Số đến Đơn vị người nhận Ký nhận Ghi 36 BM07 Phiếu xử lý văn đến ĐẢNG BỘ THÀNH PHỐ HÀ NỘI HUYỆN ỦY MỸ ĐỨC * ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM Mỹ đức, ngày tháng năm 2016 PHIẾU XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN Nơi gửi văn bản: Số văn bản: ngày .tháng năm 2016 Nội dung văn đến: Ý kiến đạo: Người giao việc 37 Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng Huyện ủy Mỹ Đức Chánh văn phòng P.Chánh văn phòng Văn thư lưu trữ Kế tốn P.Chánh văn phòng Tổ Tổng hợp Quản trị mạng (CNTT) Tổ bảo vệ, lái xe 38 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Trung Trực (2003), ISO dịch vụ hành chính, Nxb Trẻ, TP Hồ Chí Minh; Nguyễn Đình Phan, Đặng Ngọc Sự (2012), Giáo trình quản trị chất lượng, Nxb Đại học kinh tế quốc dân; GS.TS Nguyễn Đình Phan, Quản lý chất lượng tổ chức, Nxb giáo dục, Năm 2002, Hà Nội; Phó trưởng ban chuyên trách, ban đạo cải cách hành TP.HCM, Ông Nguyễn Trung Thông, ISO 9000 dịch vụ hành chính, Nxb Trẻ TP.HCM http://myduc.hanoi.gov.vn/ 39 ... ứng dụng iso 9001:2008 vào cơng tác văn phòng quan đánh giá thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn văn phòng - Nhiệm vụ nghiên cứu: Nghiên cứu quy trình nghiệp vụ văn phòng việc ứng dụng tiêu chuẩn iso. .. dựng, ứng dụng áp dụng tiêu chuẩn ISO công tác nghiệp vụ, nghiệp vụ văn thư lưu trữ đạt kết đáng ghi nhận 26 3.2.3 Một số kiến nghị, đề xuất nhằm nâng cao việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công. .. thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn Đồng thời đánh giá thực trạng ứng dụng đưa giải pháp kiến nghị nhằm nâng cao hiệu việc ứng dụng tiêu chuẩn vào cơng tác văn phòng Huyện Ủy Mỹ Đức Cơ sở