Đang tải... (xem toàn văn)
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài: Ở tất cả các cơ quan, đơn vị, các tổ chức chính trị, xã hội, các công ty trong và ngoài nước, bất cứ tổ chức nào cũng có một bộ phận không thể thiếu đó là văn phòng. Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức giúp lãnh đạo các cơ quan quản lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức đó. Nhìn chung nhiệm vụ văn phòng được tổng hợp thành hai nội dung cơ bản, đó là : tham mưu, tổng hợp và hậu cần. Chức năng tham mưu tổng hợp giải quyết mối quan hệ giữa văn phòng và thủ trưởng cơ quan, đơn vị. Văn phòng phải thu thập phân tích và tổng hợp thông tin về những vấn đề cần giải quyết và tham vấn cho lãnh đạo về tổ chức điều hành cơ quan. Chức năng hậu cần là giải quyết mối quan hệ giữa văn phòng với toàn bộ cơ quan đơn vị. Với chức năng này văn phòng phải bảo đảm sự vận hành bình thường của mọi hoạt động trong cơ quan, tổ chức. Ngày nay, khi vai trò của văn phòng đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức ngày càng được khẳng định thì nhiệm vụ đặt ra cho các văn phòng càng phức tạp hơn, đa dạng hơn, bất cứ việc gì lớn nhỏ cũng liên quan đến Văn phòng. Khi một tổ chức, cơ quan thành lập thì phải có sự hoạt động, trao đổi thông tin, cung cấp thông tin,…Chính vì vậy mà văn phòng cần phải đáp ứng bằng việc cho ra đời công tác văn thư – lưu trữ gồm công việc: thu thập tài liệu văn bản, xử lý văn bản, tiếp nhận văn bản đến, văn bản đi, chuyển giao văn bản, đóng dấu, lưu trữ tài liệu,… Công tác văn thư lưu trữ vô cùng quan trọng trong hoạt dộng của văn phòng, đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo quản lý điều hành công việc, giải quyết công việc hàng ngày, chất lượng và hiệu quả hoạt dộng của cơ quan tổ chức. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và vì đó là huyết mạch trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Hiểu được tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ, Ủy ban nhân dân Quận Hoàng Mai – Hà Nội luôn cố gắng không ngừng, phát triển công tác văn thư – lưu trữ ngày càng hoàn thiện đảm bảo chức năng thông tin, tra cứu,…bẳng việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008. Cũng chính vì vậy mà rất cần có một công trình nghiên cứu về công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng để đánh giá hoạt dộng của công tác này. Là một sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng thì việc nghiên cứu đề tài này đáp ứng yêu cầu nghiên cứu trong học tập. Với những lý do trên, tôi đã chọn đề tài công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng ở Ủy ban nhân dân Quận Hoàng Mai làm đề tài nghiên cứu khoa học của mình. Với mong muốn sẽ góp phần phát triển hệ thống quản lý chất lượng phục vụ công tác văn phòng. 2. Lịch sử nghiên cứu: Công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng luôn góp phần quan trọng trong hoạt dộng của mỗi cơ quan tổ chức. Do vậy đã có rất nhiều sách, tài liệu, giáo trình viết về công tác văn thư – lưu trữ, tiêu biểu như: Nguyễn Kim Định (1997) , Quản lý chất lượng và ISO 9001, Nxb Khoa học. Minh Đức – “ ISO 9001, Tài liệu hướng dẫn thực hiện , Nhà xuất bản Trẻ. GS.TS Nguyễn Đình Phan (2003) , Giáo trình quản lý chất lượng , Nhà xuất bản Hà Nội. GS Nguyễn Quang Toản, ISO 9000 , Nhà xuất bản Thống kê. Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng 1996 . 3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu đề tài: 2.1. Đối tượng nghiên cứu: Công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng của Ủy ban nhân dân Quận Hoàng Mai – Hà Nội 2.2. Phạm vi nghiên cứu: Thời gian: Giai đoạn năm 2014 đến năm 2015. Không gian: Công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng của Ủy ban nhân dân Quận Hoàng Mai Hà Nội 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu: Tìm hiểu về việc áp dụng ISO 9001: 2008 trong công tác Văn phòng tại Ủy ban nhân dân Quận Hoàng mai . Đánh giá các ưu – nhược điểm và đưa ra các giải pháp nhằm giải quyết các vấn đề còn tồn đọng. Làm sáng tỏ vấn đề nghiên cứu: ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng của Ủy ban nhân dân Quận Hoàng Mai Hà Nội. Luận văn nghiên cứu trung thực và đúng với thực tế, có thể áp dụng vào thực tế. 5. Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu + Phương pháp định tính + Phương pháp định lượng Phương pháp diễn dịch Phương pháp quy nạp Phương pháp nghiên cứu tài liệu Phương pháp thực thi nghiệm Phương pháp quan sát Phương pháp phỏng vấn Phương phá điều tra, hỏi Phương pháp thực nghiệm Phương pháp tổng hợp thông tin 6. Giả thuyết khoa học: Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng là một bước tiến vượt bậc trong hoạt động của Ủy ban nhân dân Quận Hoàng mai. 7. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài : Đưa ra những kết luận, đánh giá cụ thể, phân tích có hệ thống các tác động có tính tích cực và tiêu cực về việc áp dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn thư lưu trữ. Các giải pháp được đề xuất trong đề tài có thể giải quyết các vấn đề còn tồn đọng Đề tài nghiên cứu góp phần nhằm hoàn thiện và nâng cao hoạt dộng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng trong cơ quan. Đề tài nghiên cứu phát triển, có ý nghĩa tích cực trong hoạt động công tác nghiệp vụ văn phòng. Đề tài có thể làm tài liệu tham khảo cho các bộ viên chức phục vụ công tác văn thư lưu trữ ở cơ quan. 8. Cấu trúc đề tài: Ngoài phần mở đầu, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục đề tài có cấu trúc gồm 3 chương sau: Chương I. Những vấn đề chung trong công tác Văn phòng và vài nét khái quát về Ủy ban nhân dân Quận Hoàng maiHN Chương II. Thực trạng ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng Ủy ban nhân dân Quận Hoàng maiHN Chương III. Phương hướng và giái pháp ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng của Ủy ban nhân dân Quận Hoàng maiHN KẾT LUẬN
LỜI CẢM ƠN Để thực đề tài nghiên cứu : ”Từ thực tế làm việc quan, trình bày nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Đánh giá thực trạng ứng dụng đưa số kiến nghị.” Ngoài cố gắng thân Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Giảng viên: Ths.Đinh Thị Hải Yến giảng dạy môn Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 cơng tác Quản trị văn phòng nhiệt tình bảo, giảng dạy em để em hoàn thành nghiên cứu cách tốt hồn chỉnh Tơi xin gửi lời cảm ơn tới lãnh đạo, cán công nhân viên Ủy ban nhân dân Quận Hồng mai cung cấp cho tơi tài liệu đáng quý hữu ích để phục vụ tốt đảm bảo tính trung thực thực tiễn cho luận văn đạt kết cao Tôi xin cảm ơn tất quan tâm đọc nghiên cứu tơi, góp ý kiến cho tơi để nghiên cứu tơi hồn thiện Xin chân thành cảm ơn ! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: Luận văn cơng trình nghiên cứu thực cá nhân tơi, thực hướng dẫn khoa học Giảng viên: Ths.Đinh Thị Hải Yến giảng dạy môn Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác Quản trị văn phòng Kết hợp với tài liệu tham khảo Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Các số liệu, kết luận nghiên cứu trình bày đề tài nghiên cứu trung thực chưa công bố hình thức Tất tài liệu tham khảo trích dẫn tác giả Nếu có sai, tơi xin chịu trách nhiệm nghiên cứu Xin chân thành cảm ơn! Người thực Dương Thu Trang BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT STT TỪ VIẾT TẮT TÊN CỤM TỪ VIẾT TẮT UBND Ủy ban nhân dân HN Hà nội HM Hồng Mai Đ/c Đồng chí CVP Chánh văn phòng MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Ở tất quan, đơn vị, tổ chức trị, xã hội, cơng ty ngồi nước, tổ chức có phận khơng thể thiếu văn phòng Văn phòng máy quan, tổ chức giúp lãnh đạo quan quản lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung quan, tổ chức Nhìn chung nhiệm vụ văn phòng tổng hợp thành hai nội dung bản, : tham mưu, tổng hợp hậu cần Chức tham mưu tổng hợp giải mối quan hệ văn phòng thủ trưởng quan, đơn vị Văn phòng phải thu thập phân tích tổng hợp thơng tin vấn đề cần giải tham vấn cho lãnh đạo tổ chức điều hành quan Chức hậu cần giải mối quan hệ văn phòng với tồn quan đơn vị Với chức văn phòng phải bảo đảm vận hành bình thường hoạt động quan, tổ chức Ngày nay, vai trò văn phòng hoạt động quan, tổ chức ngày khẳng định nhiệm vụ đặt cho văn phòng phức tạp hơn, đa dạng hơn, việc lớn nhỏ liên quan đến Văn phòng Khi tổ chức, quan thành lập phải có hoạt động, trao đổi thơng tin, cung cấp thơng tin,…Chính mà văn phòng cần phải đáp ứng việc cho đời công tác văn thư – lưu trữ gồm công việc: thu thập tài liệu văn bản, xử lý văn bản, tiếp nhận văn đến, văn đi, chuyển giao văn bản, đóng dấu, lưu trữ tài liệu,… Cơng tác văn thư - lưu trữ vô quan trọng hoạt dộng văn phòng, đảm bảo thơng tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo quản lý điều hành công việc, giải công việc hàng ngày, chất lượng hiệu hoạt dộng quan tổ chức Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an tồn "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức Hiểu tầm quan trọng công tác văn thư - lưu trữ, Ủy ban nhân dân Quận Hồng Mai – Hà Nội ln cố gắng không ngừng, phát triển công tác văn thư – lưu trữ ngày hoàn thiện đảm bảo chức thông tin, tra cứu,…bẳng việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 Cũng mà cần có cơng trình nghiên cứu cơng tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng để đánh giá hoạt dộng cơng tác Là sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng việc nghiên cứu đề tài đáp ứng yêu cầu nghiên cứu học tập Với lý trên, chọn đề tài công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Ủy ban nhân dân Quận Hoàng Mai làm đề tài nghiên cứu khoa học Với mong muốn góp phần phát triển hệ thống quản lý chất lượng phục vụ cơng tác văn phòng Lịch sử nghiên cứu: Công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng ln góp phần quan trọng hoạt dộng quan tổ chức Do có nhiều sách, tài liệu, giáo trình viết công tác văn thư – lưu trữ, tiêu biểu như: - Nguyễn Kim Định (1997) , Quản lý chất lượng ISO 9001, Nxb Khoa học - Minh Đức – “ ISO 9001, Tài liệu hướng dẫn thực , Nhà xuất Trẻ - GS.TS Nguyễn Đình Phan (2003) , Giáo trình quản lý chất lượng , Nhà xuất Hà Nội - GS Nguyễn Quang Toản, ISO 9000 , Nhà xuất Thống kê - Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng 1996 Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu đề tài: 2.1 Đối tượng nghiên cứu: - Công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Ủy ban nhân dân Quận Hoàng Mai – Hà Nội 2.2 Phạm vi nghiên cứu: - Thời gian: Giai đoạn năm 2014 đến năm 2015 - Không gian: Công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng Ủy ban nhân dân Quận Hồng Mai Hà Nội Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu: - Tìm hiểu việc áp dụng ISO 9001: 2008 cơng tác Văn phòng Ủy ban nhân dân Quận Hoàng mai - Đánh giá ưu – nhược điểm đưa giải pháp nhằm giải vấn đề tồn đọng - Làm sáng tỏ vấn đề nghiên cứu: ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Ủy ban nhân dân Quận Hoàng Mai Hà Nội - Luận văn nghiên cứu trung thực với thực tế, áp dụng vào thực tế Phương pháp nghiên cứu: - Phương pháp thu thập phân tích liệu + Phương pháp định tính + Phương pháp định lượng - Phương pháp diễn dịch - Phương pháp quy nạp - Phương pháp nghiên cứu tài liệu - Phương pháp thực thi nghiệm - Phương pháp quan sát - Phương pháp vấn - Phương phá điều tra, hỏi - Phương pháp thực nghiệm - Phương pháp tổng hợp thông tin Giả thuyết khoa học: Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng bước tiến vượt bậc hoạt động Ủy ban nhân dân Quận Hoàng mai Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài : - Đưa kết luận, đánh giá cụ thể, phân tích có hệ thống tác động có tính tích cực tiêu cực việc áp dụng ISO 9001:2008 công tác văn thư lưu trữ - Các giải pháp đề xuất đề tài giải vấn đề tồn đọng - Đề tài nghiên cứu góp phần nhằm hồn thiện nâng cao hoạt dộng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng quan - Đề tài nghiên cứu phát triển, có ý nghĩa tích cực hoạt động cơng tác nghiệp vụ văn phòng - Đề tài làm tài liệu tham khảo cho viên chức phục vụ công tác văn thư lưu trữ quan Cấu trúc đề tài: Ngoài phần mở đầu, danh mục tài liệu tham khảo phụ lục đề tài có cấu trúc gồm chương sau: Chương I Những vấn đề chung cơng tác Văn phòng vài nét khái quát Ủy ban nhân dân Quận Hoàng mai-HN Chương II Thực trạng ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Ủy ban nhân dân Quận Hoàng mai-HN Chương III Phương hướng giái pháp ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Ủy ban nhân dân Quận Hoàng mai-HN KẾT LUẬN CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ VÀI NÉT KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HOÀNG MAI HÀ NỘI 1.1 Vài nét văn phòng: 1.1.1 Khái niệm văn phòng: Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, doanh nghiệp, nơi thu thập, xử lý thông tin, thực đảm bảo công tác hậu cần, sở vật chất nhằm hỗ trợ, phục vụ cho điều hành đạo lãnh đạo hoạt động quan, doanh nghiệp Văn phòng gồm phận: Hành chính, kế tốn, văn thư-lưu trữ, lễ tân, y tế, quản trị, tổ xe, bảo vệ 1.1.2 Tầm quan trọng công tác văn thư – lưu trữ văn phòng - Có thể khẳng định, cơng tác văn thư, lưu trữ có vai trò quan trọng tất lĩnh vực đời sống xã hội Vì vậy, Đảng nhà nước ta, đặc biệt Chủ tịch Hồ Chí Minh ln đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ - Ngay từ ngày đầu nước nhà giành độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ký Thơng đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 công tác công văn, giấy tờ, Người rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia" đánh giá "tài liệu lưu trữ tài sản qúy báu, có tác dụng lớn việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch cơng tác phương châm sách mặt trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữ cơng văn, tài liệu công tác quan trọng" - Nhà nước Việt Nam ta coi công tác văn thư lưu trữ mắt xích khơng thể thiếu máy quản lý - Đối với quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng có đặc điểm chung q trình hoạt động sản sinh giấy tờ liên quan văn bản, tài liệu có giá trị lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng cần thiết Bởi gốc, chính, xác nhận việc xảy có giá trị pháp lý cao Việc soạn thảo, ban hành văn quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quan trọng nhiều Do đó, quan, tổ chức thành lập, công tác văn thư, lưu trữ tất yếu hình thành "huyết mạch" trọng hoạt động quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin văn phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải công việc ngày, tới chất lượng hiệu hoạt động quan, tổ chức - Hiểu tầm quan trọng công tác văn thư – lưu trữ, mà Ủy ban nhân dân Quận Hồng Mai Hà Nội ln ln cố gắng trau dồi công tác, bổ sung trang thiết bị, cán nâng cao trình độ để phục vụ tốt cơng tác soạn thảo văn bản, tiếp nhận văn bản, đến đi, chuyển giao văn bản, đóng dấu, lưu giữ hồ sơ tài liệu trình hoạt động đơn vị, góp phần phát triển bổ máy lãnh đạo tốt hơn, lưu trữ tài liệu giấy tờ trình hoạt động cách khoa học phục vụ cho công tác tra cứu quan cách nhanh chóng thuận tiện Vì mà Ủy ban nhân dân Quận Hoàng mai ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác 1.2 Sự hình thành phát triển Ủy ban nhân dân Quận Hoàng Mai Hà Nội: - Quận Hồng Mai nằm phía Đơng Nam nội thành Hà Nội thành lập vào hoạt động từ 01/01/2004 theo Nghị định số 132/2003/NĐ-CP ngày 06/11/2003 Chính phủ việc điều chỉnh địa giới hành để thành lập quận Long Biên, Hoàng Mai, thành lập phường trực thuộc quận Long Biên, quận Hoàng Mai, thành phố Hà Nội - Quận Hồng Mai có diện tích: 4.104,1 ha; dân số từ 19 vạn đến 333.483 người (tính đến ngày 30/6/2009) Quận có 58 tổ chức sở Đảng với 12.000 đảng viên - Quận Hồng Mai phía Bắc giáp quận Thanh Xuân, Hai Bà Trưng, phía Tây Nam giáp huyện Thanh Trì, phía Đơng giáp sơng Hồng-quận Long Biên Trải rộng từ Đông sang Tây, chia làm phần tương đối đường Giải Phóng, Tam Trinh (theo trục Bắc-Nam) Đơn vị hành gồm 14 phường sở hợp xã thuộc huyện Thanh Trì phường quận Hai Bà Trưng: Hoàng Liệt, Yên Sở, Vĩnh Hưng, Định Cơng, Đại Kim, Thịnh Liệt, Thanh Trì, Lĩnh Nam, Trần Phú, Mai Động, Tương Mai, Tân Mai, Giáp Bát, Hoàng Văn Thụ - Quận Hoàng Mai thành lập Do mà máy lãnh đạo phải thành lập mà Ủy ban nhân dân Quận Hồng Mai đời - Dưới đạo Thành uỷ, Ủy ban nhân dân Thành phố lãnh đạo trực tiếp Quận uỷ, HĐND, UBND quận, tầng lớp nhân dân quận chung sức chung lòng phấn đấu khơng ngưng nghỉ xây dựng Hồng Mai trở thành quận phát triển, diện mạo đổi thay ngày với nhiều cơng trình nhà chung cư cao tầng đại, khu đô thị khang trang Định Công, Linh Đàm, Đền Lừ… Đặc biệt, cấu kinh tế chuyển dịch tích cực theo hướng cơng nghiệp hoá - đại hoá với tỷ trọng giá trị thương mại - du lịch - công nghiệp ngày cao Nông nghiệp phát triển theo chiều sâu với loại có giá trị cao đưa vào thâm canh tạo sản lượng hàng hoá cho thu nhập cao… Trên sở kinh tế phát triển mạnh mẽ, hoạt động văn hoá xã hội ngày quan tâm nâng cao chất lượng, hiệu nghiệp giáo dục-đào tạo, nghiệp chăm sóc sức khoẻ nhân dân xây dựng dời sống văn hố địa bàn quận Chính hệ thống trị xây dựng củng cố vững mạnh tảng vững tạo nên thành tựu đáng phấn khởi quận Hòang Mai năm qua - Thành tích đạt khơng thể hiệu công tác lãnh đạo điều hành cấp uỷ, quyền, hoạt động đồn thể quần chúng tổ chức trị, nỗ lực cao tầng lớp nhân dân mà nguồn cổ vũ, động viên lớn, niềm tự hào Đảng nhân dân quận hành trình vươn tới tương lai, nghiệp đổi q trình hội nhập Vinh dự đón nhận Huân chương Lao động hạng Ba 10 - Việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 900:2008 vào công tác Văn thư – Lưu trữ ban lãnh đạo Quận quan tâm coi nội dung hoạt động quản lý quan - Cùng với việc thực chuẩn hóa quy trình quy định phòng ban phận Tổ chức – Hành tiến hành nhanh chóng với việc áp dụng quy trình, quy định vào trình giải văn bản, giấy tờ - Việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng thực đơn vị, phòng ban cơng ty Và toàn thể đơn vị, cá nhân chấp hành nghiêm chỉnh Hiện Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng mà phận tổ chức – hành đại hóa quy trình cơng tác văn thư – lưu trữ - Quy trình soạn thảo, ban hành, sửa đổi tài liệu - Quy trình khai thác, sử dụng tài liệu - Quy trình bảo quản tài liệu - Quy trình lập hồ sơ cơng việc - Quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị Bên cạnh hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 hoạt động cơng tác văn thư – lưu trữ thiếu số q trình chưa hồn chỉnh Ban Chỉ đạo ISO xây dựng số quy trình tiếp tục xây dựng thêm số quy trình quy trình quản lý sử dụng dấu, Quy trình bảo quản tài liệu để tiếp tục hoàn thiện theo tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng 9001:2008 ban hành (phụ lục 1) 2.3.1 Những kết bước đầu xây dựng áp dụng ISO 9001 - Giúp chuẩn hóa quy trình hành chính, đảm bảo hồ sơ giải trình tự, thời gian theo thủ tục ban hành - Giúp loại trừ điểm không phù hợp trách nhiệm, quyền hạn vị trí cơng tác xác định rõ ràng, lực cán bộ, nhân viên UBND Quận HM được xác định, bồi dưỡng nâng cao Từ kiểm sốt cơng việc, tạo môi trường làm việc động, thoải mái - Hệ thống tài liệu, văn kiểm soát chặt chẽ, tạo đủ điều kiện để xác định thực phương pháp, giảm thủ tục gây phiền hà - Giúp lãnh đạo Quận dễ dàng kiểm tra, kiểm sốt q trình thực cơng việc tất phòng ban Đ/c: Nguyễn Cơng Hiệp-CVP cho hay: “ hiệu rõ ràng sau thời gian ngắn, tâm lý cán văn phòng khơng ngại ISO, nhanh chóng thích nghi, ủng hộ nghiêm túc chấp hành hệ thống quản lý chất lượng Các quy trình cơng việc bước hồn thiện, cụ thể trách nhiệm cá nhân, tổ chức cơng đoạn nên khơng tình trạng cán bộ, nhân viên giải tùy tiện Từ tiến độ đến chất lượng dễ dàng kiểm tra, góp phần nâng cao chất lượng hoàn thành nhiệm vụ Nhờ thực áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO, văn phòng giải khới lượng lớn cơng việc” 2.3.2 Những thuận lợi khó khăn ứng dụng ISO 9001 Công tác Văn thư – Lưu trữ UBND Quận Hoàng Mai *Thuận lợi - Văn phòng phòng ban lớn, có chức nhiệm vụ quan trọng nên lãnh đạo quan tâm - Đội ngũ cán có kinh nghiệm đào tạo chun sâu lĩnh vực hành chính, cơng tác Văn thư – lưu trữ - Hệ thống quản lý chất lượng đảm bảo ngày hoàn thiện - Cơ sở vật chất kỹ thuật ngày nâng cao đầu tư thiết bị đại cơng tác Văn thư – lưu trữ * Khó khăn Song song với thuận lợi nêu trên, việc áp dụng ISO 9001 công tác văn thư lưu trữ vấp phải số khó khăn Một là: Áp dụng ISO 9001 công tác văn thư lưu trữ bước mới, lần áp dụng lĩnh vực nghiệp vụ văn thư lưu trữ Vì vậy, phải chịu sức ép tâm lý xây dựng mơ hình hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 mang tính điển hình cho tồn thể Ủy ban sau Điều đòi hỏi thống ý chí hành động Chủ tịch UBND Quận đến đơn vị phòng ban Hai là: Hiện nay, sở pháp lý cho công tác văn thư lưu trữ hạn chế Vấn đề quy định chung văn quy phạm pháp luận Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia Nghị định 111/2004/NĐ-CP, văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể công tác văn thư lưu trữ Bộ Nội vụ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành chưa đồng Trên thực tế, để áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001, vấn đề thuộc nghiệp vụ văn thư lưu trữ cần quy định cụ thể, chi tiết Chính vậy, sở pháp lý chưa đầy đủ trở ngại lớn cho việc áp dụng ISO 9001 công tác văn thư – lưu trữ Ủy ban Ba là: Cơ sở vật chất công tác văn thư Lưu trữ chưa đầy đủ để tiến hành áp dụng ISO 9001 cách có hiệu quả.Cơ sở vật chất việc áp dụng ISO 9001 không giới hạn đơn trang thiết bị phục vụ hỗ trợ cho nhân viên Hành – Văn thư thực nghiệp vụ cần thiết trình áp dụng ISO Cơ sở vật chất việc áp dụng ISO 9001 hiểu theo nghĩa rộng hơn, sâu hơn, toàn nguồn lượng giúp cho hệ thống quản lý chất lượng theo mơ hình ISO 9001 vận hành Nguồn lượng để hệ thống quản lý chất lượng theo mô hình ISO 9001 vận hành cơng tác văn thư lưu trữ hoạt động văn phòng bao gồm đối tượng tham gia trực tiếp vào trình hoạt động hệ thống như: đội ngũ nhân viên, hệ thống hồ sơ tài liệu trang thiết bị đóng vai trò hỗ trợ cho vận hành hệ thống nhý: máy móc, trang thiết bị tài liệu hệ thống Đội ngũ nhân viên công ty chưa trang bị đầy đủ kiến thức chuyên môn kiến thức ISO 9001 tin học; hệ thống văn nghiệp vụ chưa thật đầy đủ đồng bộ, việc đạo quản lý công việc chưa thực khoa học, máy móc trang thiết bị cho q trình thực ISO thiếu số lượng, tốc độ chậm, chưa nâng cấp kịp thời 2.4 Nguyên nhân Một việc áp dụng ISO 9001:2008 công tác văn thư lưu trữ bước mới, lần áp dụng lĩnh vực nghiệp vụ văn thư lưu trữ doanh nghiệp Cho nên hiểu chưa đúng, chưa đầy đủ phải chịu áp lực tâm lý phải làm việc theo quy trình quyền lực số cá nhân có liên quan bị hạn chế Vì vậy, cần phải có cam kết lãnh đạo tâm cao nhân viên thừa hành việc áp dụng tiêu chuẩn thành cơng Hai năm gần đây, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước cú nhiều cố gắng việc nghiên cứu biên soạn trình quan nhà nước có thẩm quyền ban hành tự ban hành nhiều văn để quản lý, đạo công tác văn thư, lưu trữ, tiêu biểu Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia nghị định, định, thông tư hướng dẫn thi hành hệ thống quản lý văn nhìn chung thiếu văn hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể văn thư lưu trữ Chính sở pháp lý chưa đầy đủ thiếu đồng trở ngại lớn cho việc áp dụng ISO 9001:2008 công tác văn thư lưu trữ Ba khó khăn kinh phí phí cho tư vấn, cho huấn luyện, đào tạo nguồn nhân lực, cho xây dựng quy trình, đánh giá cấp chứng cho mua sắm máy móc, thiết bị cần thiết Bốn đội ngũ nhân viên công ty chưa trang bị đầy đủ kiến thức chuyên môn kiến thức TCVN ISO 9001:2000 tin học khó khăn thách thức lớn cho việc áp dụng Qua việc tìm hiểu thực trạng việc áp dụng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001 công tác Văn thư – lưu trữ thấy những ưu điểm, nhược điểm tờn việc áp dụng hệ thớng tiêu ch̉n Chính vậy để hồn thiện hệ thớng quản lý chất lượng ISO cần phải có quan tâm nữa Ban lãnh đạo Quận, cũng cớ gắng tồn thể cán Văn phòng CHƯƠNG III PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HOÀNG MAI HÀ NỘI 3.1 Phương hướng kế hoạch phát triển thời gian tới Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 vào công tác văn thư, lưu trữ nhằm xây dựng thực quy trình xử lý công việc hợp lý, phù hợp với yêu cầu tiêu chuẩn Đồng thời tạo điều kiện để lãnh đạo quan kiểm sốt q trình giải công việc nội quan, thông qua bước nâng cao chất lượng hiệu công tác quản lý việc thực nghiệp vụ văn thư lưu trữ văn phòng - Xây dựng chương trình tổng thể dài hạn kế hoạch cụ thể áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 vào công tác Văn thư – lưu trữ năm cụ thể Các chương trình, kế hoạch phải ban lãnh đạo phê duyệt để đảm bảo triển khai cách có hiệu 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu thực thiện việc ứng dụng ISO 9001:2008 Công tác Văn thư – Lưu trữ UBND Quận Hoàng mai Để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng vào công tác văn phòng, cụ thể phận văn thư lưu trữ văn phòng UBND Quận Hồng mai, tơi kiến nghị số giải pháp sau: + Với công tác văn thư, lưu trữ - Hồn thiện mơ hình quản lý công tác văn thư lưu trữ cải cách hành - Ban Chỉ đạo ISO, làm nhiệm vụ tư vấn hướng dẫn việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng cho quy trình nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ cần chặt chẽ nghiêm chỉnh - Rà soát đánh giá hệ thống quản lý lưu trữ, xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo mơ hình ISO 9001:2008 công tác văn thư, lưu trữ sở phân tích, đánh giá khắc phục hạn chế quan - Hoàn thiện sở lý luận thực tiễn cho việc áp dụng ISO 9001:2008 vào cơng tác lưu trữ UBND Quận Hồng mai - Xây dựng chương trình, kế hoạch áp dụng ISO 9001:2008 vào công tác lưu trữ - Xây dựng kho lưu trữ tài liệu, trách thất lạc tài liệu - Chuẩn bị nguồn nhân lực cho việc thực hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 hình thức mở khoá học ngắn hạn nhằm nâng cao hiểu biết cán văn phòng Ủy ban; nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2008; tinh thần trách nhiệm cá nhân việc thực nhiệm vụ giao áp dụng ISO 9001:2008; kỹ giải công việc, kỹ phương pháp áp dụng ISO 9001:2008 công tác văn thư, lưu trữ - Hồn thiện sở vật chất cho q trình áp dụng ISO 9001 quan Trên cở sở đưa những phương pháp kiến nghị việc áp dụng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2008 cơng tác Văn phòng phận Văn thư, lưu trữ sẽ góp phần việc khắc phục những hạn chế thiếu sót trước Nhằm củng cớ, hồn thiện nữa việc xây dựng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác hành văn phòng phận Văn thư – lưu trữ KẾT LUẬN Trước hết cần ý thức việc áp dụng hệ thống chất lượng phù hợp với ISO 9001:2008 vào công tác văn thư lưu trữ nỗ lực bước tiến công tác văn phòng Nó đòi hỏi tư mới, tâm nỗ lực toàn thể cán đơn vị, trước hết quan tâm cam kết Ban lãnh đạo, lẽ cam kết lãnh đạo việc thực sách chất lượng việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng điều kiện tiên thành cơng việc áp dụng trì hệ thống quản lý ISO 9001:2008 công tác văn phòng phận văn thư lưu trữ Đồng thời, yếu tố người vơ quan trọng, trình độ hiểu biết cán văn phòng ISO 9001:2008 tham gia tích cực họ vào việc áp dụng ISO 9001:2008 giữ vai trò định Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác văn phòng phận văn thư lưu trữ góp phần giúp cho ủy ban đạt mục tiêu chất lượng, phát huy thuận lợi giảm thiểu hạn chế q trình hoạt động Đó hoạt động có ý nghĩa thiết thực việc thực tiêu chuẩn hóa cơng tác hành quan Ngoài ra, áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 thống chế, phương pháp, nguyên tắc việc quản lý văn Xác định trách nhiệm, thẩm quyền quan, đơn vị cá nhân tham gia trình soạn thảo, kiểm soát, ký duyệt ban hành văn Việc xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 gắn với việc xây dựng, thực quy trình làm việc khoa học, hiệu quả, xác định rõ trách nhiệm cá nhân, đơn vị q trình thực thi cơng việc nhằm đảm bảo chất lượng hiệu công tác văn phòng, góp phần vào việc nâng cao hiệu lực hiệu cơng tác hành quan Trên nghiên cứu “Ứng dụng ISO cơng tác văn phòng” tơi Bài nghiên cứu khơng tránh khỏi sai sót Một lần kính mong Giảng viên: Ths.Đinh Thị Hải Yến giảng dạy môn Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác Quản trị văn phòng đóng góp ý kiến để nghiên cứu tơi hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn./ DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO - Nguyễn Kim Định (1997), Quản lý chất lượng ISO 9001:2008, Nhà xuất Khoa học - Minh Đức – “ ISO 9001:2008, Tài liệu hướng dẫn thực , Nhà xuất Trẻ - GS.TS Nguyễn Đình Phan (2003) , Giáo trình quản lý chất lượng , Nhà xuất Hà Nội - GS Nguyễn Quang Toản, “ISO 9001:2008” , Nhà xuất Thống kê - Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng 1996 PHỤ LỤC SƠ ĐỒ MỘT SỐ QUY TRÌNH TRONG CƠNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY Lưu đồ soạn thảo, ban hành, sửa đổi tài liệu Trách nhiệm Ban lãnh đạo Nội dung Nhu cầu sử dụng tài liệu Biểu mẫu đính kèm phiếu đề nghị sửa đổi, bổ sung tài liệu ISO/BM-01-02 Cán bộ/ nhân viên phân công phân công soạn thảo/sửa đổi tài liệu Thư ký ISO/ NV Hành Trưởng Hồn chỉnh tài liệu phòng/Chánh văn phòng Chuyên viên Văn thư Thư ký ISO/ NV xem xét phê duyệt nhân bản, đóng dấu kiểm sốt ghi sổ Hành Chun viên văn thư đơn vị có liên quan phân phối thu hồi tài liệu lỗi thời Lưu hồ sơ Danh mục hành tài liệu ISO/BM-0103 Lưu đồ lập hồ sơ công việc Trách nhiệm Chuyên viên Văn thư Chuyên viên Nội dung Mở hồ sơ Văn thư Chuyên viên Thu thập, cập nhật văn đưa vào hồ sơ Văn thư Chuyên viên Văn thư xếp văn bản, tài liệu hồ sơ Chuyên viên Văn thư Phân chia tài liệu hồ sơ thành đơn vị bảo quản Kết thúc hồ sơ Biểu mẫu đính kièm Hồ sơ cơng việc ISO/BM- 02-05 Lưu đồ quy trình tiêu hủy tài liệu hết giá trị Trách nhiệm Chuyên viên Văn thư Hội đồng xác Nội dung Lập danh mục TL hết giá trị Biểu mẫu Hồ sơ tiêu hủy tài liệu ISO/BM- 02-06 định giá trị tài liệu Chủ tịch hội Xtôi xét, kiểm tra đồng Phòng TC-HC Ra Quyết định tiêu hủy tài liệu Chuyên viên Văn thư Tổ chức tiêu hủy tài liệu Lập lưu hồ sơ TLTH MỘT SỐ HÌNH ẢNH TIÊU BIÊU CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HOÀNG MAI Ảnh: Toàn cảnh UBND Quận Hoàng mai Hà nội Ảnh: Kho lưu trữ UBND Quận Hoàng mai ... theo tiêu chuẩn ISO 9001 vào công tác Văn thư – lưu trữ Nội dung áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001: 2008 vào ông tác văn thư, lưu trữ Đối với công tác văn thư Công tác văn thư... lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 vào công tác Văn thư – lưu trữ Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001: 2008 vào công tác văn thư, lưu trữ nhằm xừy dựng thực quy trình xử lý công việc... cứu,…bẳng việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 Cũng mà cần có cơng trình nghiên cứu công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng để đánh giá hoạt dộng cơng tác Là sinh