Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu đề tài 1 3. Mục tiêu nghiên cứu 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 3 7. Cấu trúc đề tài 3 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 4 1.1. Khái quát chung về quản lý chất lượng và hệ thống quản lý chất lượng 4 1.1.1. Chất lượng 4 1.1.2. Quản lý chất lượng 5 1.1.3. Hệ thống quản lý chất lượng 7 1.2. Khái quát về bộ tiêu chuẩn ISO 9000 8 1.2.1. Khái niệm 8 1.2.2. Cấu trúc của ISO 9000 10 1.2.3. Nguyên tắc cơ bản hình thành nên nội dụng của tiêu chuẩn 11 1.2.4. Lợi ích của việc áp dụng ISO 11 1.3. Khái quát chung về bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 12 1.3.1. Khái niệm 12 1.3.2. Nội dung chính của TC ISO 9001:2008 13 1.3.3. Mục đích của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 14 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG TÁC ISO TRONG VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI EU VIỆT NAM 15 2.1. Giới thiệu chung về công ty cổ phần Dịch vụ Thương mại EU Việt Nam 15 2.1.1. Khái quát về công ty 15 2.1.2. Chức năng 15 2.1.3. Nhiệm vụ 15 2.1.4. Quyền hạn 16 2.1.5. Cơ cấu 17 2.1.6. Nội dung ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng. 18 2.2. Thực trạng ứng dụng ISO trong công tác văn phòng 18 2.3.1. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản 19 2.3.2. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong quản lý văn bản đến 20 2.3.3. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong quản lý văn bản đi 22 2.3.4. Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong hoạt động kiểm soát công việc 23 2.3. Nhận xét chung 24 2.3.1. Ưu điểm 24 2.3.2. Nhược điềm 24 2.3.3. Nguyên nhân 25 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG TÁC ISO TRONG VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI EU VIỆT NAM 27 KẾT LUẬN 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO 32
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu tơi thời gian qua.Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu Hà Nội, tháng năm 2017 LỜI CẢM ƠN Để hồn thành đề tài này, q trình khảo sát thu thập, tổng hợp thông tin nhận giúp đỡ tận tình từ giảng viên môn: “ Ứng dụng ISO quản trị văn phòng”, cán Trung tâm thơng tin thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới thầy cơ.Đặc biệt Ths Nguyễn Phú Thành thầy hướng dẫn, giúp đỡ tận tình suốt trình thực đề tài Trong trình khảo sát nghiên cứu tơi gặp nhiều khó khăn, mặt khác trình độ nghiên cứu hạn chế nên đề tài tơi khơng tránh khỏi sai sót Vì thế, tơi mong nhận góp ý thầy cô trường bạn đọc Những ý kiến đóng góp người giúp tơi nhận hạn chế qua tơi có thêm tư liệu đường học tập sau Tơi xin chân thành cảm ơn! DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT Chữ viết tắt CP DVTM CBCNV GĐ TCVN HĐQT ĐHCĐ CSKH HC-TH VT Nghĩa Cổ phần Dịch vụ Thương mại Cán công nhân viên Giám đốc Tiêu chuẩn Việt Nam Hội đồng quản trị Đại hội cổ đơng Chăm sóc khách hàng Hành – Tổng hợp Văn thư MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Đất nước ngày phát triển, ngày mải mê với cơng việc để đáp ứng yêu cầu xã hội tại.Hơn nữa, đất nước ta bước vào thời kỳ hội nhập kinh tế giới, coi hội lớn để nước ta phát triển nhanh chóng, bắt kịp với giới, bên cạnh đặt cho nhiều thách thức.Chính cần phải nâng cao trình độ, kỹ thân lĩnh vực đời sống Và biết “ Văn phòng” phận khơng thể thiếu công ty, đơn vị Đây coi đầu mối quan trọng nhất, đầu phong trào đổi Do vậy, Văn phòng cần phải nắm vững u cầu chun mơn kiến thức xã hội để đảm bảo đạt hiểu tối ưu cho đơn vị Hiện nay, doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng ISO 9001:2008 vào cơng tác văn phòng doanh nghiệp nhằm đem lại hiệu công việc.Nhận thức tầm quan trọng xu hướng chung thời đại công ty Cổ phần Dịch vụ Thương mại EU Việt Nam triển khai ứng dụng có hiệu ISO 9001:2008 từ năm 2015 nay, đặc biệt việc ứng dụng ISO giúp cho cơng tác văn phòng doanh nghiệp hoạt động hiệu Với lý chọn đề tài: “ Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng ISO cơng tác văn phòng công ty Cổ phần Dịch vụ Thương mại EU Việt Nam” Lịch sử nghiên cứu đề tài - Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng năm 2014 Thủ tướng Chính phủ việc áp dụng hệ thống Quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quan, tổ chức thuộc hệ - thống hành nhà nước Thơng tư số 03/2010/TT-BKHCN ngày 21 tháng năm 2010 Bộ Khoa học Công nghệ quy định hoạt động đào tạo kiến thức quản lý hành nhà nước chuyên gia tư vấn, chuyên gia đánh giá hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 quan hành - nhà nước Nguyễn Chí Phương (2014), Hướng dẫn áp dụng ISO 9001:2008 Việt Nam, Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật-Hà Nội Cung cấp nhận thức chung (QMS) hướng dẫn thực yêu cầu theo ISO 9001:2008 Việt - Nam Nguyễn Đình Phan, Đặng Ngọc Sự (2012), Giáo trình Quản trị chất lượng, Nhà xuất Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội Giáo trình cung cấp kiến thức quản lý chất lượng; tổng quát khách hàng đánh giá thỏa mãn khách hàng; phân tích chất lượng sản phẩm; quản trị chất lượng; quản trị chất lượng dịch vụ; tiêu chuẩn hóa; đảm bảo cải tiến chất lượng; kiểm tra chất lượng sản phẩm; đo lường; chi phí kiểm sốt chất lượng Mục tiêu nghiên cứu Đề tài hướng tới mục tiêu: “Nâng cao hiệu ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng cơng ty CP Dịch vụ Thương mại EU Việt Nam” Nhiệm vụ nghiên cứu - Hệ thống lại lý luận hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO 9000 ISO 9001:2008 - Khảo sát thực trạng ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tácvăn phòng cơng ty CP Dịch vụ Thương mại EU Việt Nam - Phân tích khó khăn, thuận lợi, kết đạt được, hạn chế Doanh nghiệp ứng dụng Theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng - Đưa giải pháp giúp Doanh nghiệp thực hiệu công tác ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác hành Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Cơng tác văn phòng công ty CP Dịch vụ Thương mại EU Việt Nam ứng dụng ISO 9001:2008 - Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng cơng ty CP Dịch vụ Thương mại EU Việt Nam Phương pháp nghiên cứu Để hồn thành đề tài tơi sử dụng số phương pháp như: - Phương pháp thu thập xử lý thông tin: Đây phương pháp chủ yếu để thực nghiên cứu này, bao gồm tổng hợp nguồn tài liệu liên quan đến vấn đền nghiên cứu Trong trình tiến hành tác giả thu thập thông tin qua sách báo, nguồn tin mạng internet…làm sở phân tích, đánh giá nghiên cứu - Phương pháp điều tra khảo sát: Tiếp cận trực tiếp đối tượng nghiên cứu, vấn trực tiếp cán làm việc văn phòng Đây phương pháp quan trọng để tiến hành nghiên cứu nhằm góp phần cho kết luận mang tính xác thực - Phương pháp phân tích tổng hợp: Từ tài liệu thu thập được, kết hợp với kết khảo sát Tôi tiến hành xử lý bước nhỏ phân tích đưa kết luận.Đây phương pháp sử dụng suốt trình làm đề tài Cấu trúc đề tài Ngồi phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo nội dung nghiên cứu chia làm ba chương Chương Cơ sở lý luận Chương 2.Thực trạng ứng dụng ISO cơng tác văn phòng Cơng ty Cổ phần Dịch vụ Thương mại EU Việt Nam Chương 3.Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng ISO cơng tác văn phòng doanh nghiệp CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN Khái quát chung quản lý chất lượng hệ thống quản lý chất lượng 1.1.1 Chất lượng - Khái niệm Chất lượng hiểu theo nhiều nghĩa khác Với cá nhân, tổ chức lại có cách hiểu khác + Chất lượng tổng thể tính chất, thuộc tính cùa vật (sự việc) …làm cho vật (sự việc) phân biệt với vật (sự việc) khác ( từ Tiếng Việt phổ thơng) + Chất lượng mức hồn thiện, đặc trưng so sánh hay đặc trưng tuyệt đối, dấu hiệu đặc thù, kiện, thông số (Oxford Pocket Dictionary) + Chất lượng tiềm sản phẩm hay dịch vụ nhằm thoả mãn nhu cầu người sử dụng (Tiêu chuẩn Pháp NF X 50 - 109) Chất lượng khả thoả mãn nhu cầu thị trường với chi phí thấp (Kaoru Ishikawa) + Chất lượng tập hợp đặc tính thực thể (đối tượng) tạo cho thực thể (đối tượng) khả thoả mãn nhu cầu nêu nhu cầu tiềm ẩn (ISO 8402) + Mức độ tập hợp đặc tính vốn có đáp ứng yêu cầu (ISO 9000:2005) - Đặc điểm + Chất lượng đo bới thoả mãn yêu cầu Nếu sản phẩm lý mà khồng đạt yêu cầu, khơng dược thị trường chấp nhận, bị coi chất lượng Dù trình độ cơng nghệ để chế tạo sản phẩm đại, hay giá trị cúa chi tiêu chất lượng cao Đây kết luận then chốt sở để nhà quản lý hoạch định sách hay chiến lược + u cầu nhu cầu, mong đợi Nhu cầu dặc tính khơng thể thiếu khách hàng hay bên quan tâm sản phấm cung cấp Những mong đợi thoả mãn đem lại tính cạnh tranh cao cho sản phẩm, ví dụ hình thức bên ngồi, thái độ, hành vi ứng xử cung cấp dịch vụ Xuất phát từ phân tích chia chất lượng thành loại: chất lượng phải có để đáp ứng nhu cầu, chất lượng hấp dẫn để đáp ứng mong đợi Tuy nhiên, nói, vấn đề ln ln thay đổi, điểu kiện sống Do đó, có dặc tính thời kỳ dược coi mong đợi sau coi nhu cầu Người sản xuất kinh doanh đáp ứng yêu cầu khách hàng, mà muốn tồn phát triển phải lưu ý đến bên quan tâm khác phong tục tập quán hay quy định pháp luật… Do chất lượng đo thoả mãn yêu cầu, mà yêu cầu lại luôn thay đổi nên chất lượng tiêu chuẩn chất lượng thay đổi thích ứng theo thời gian, khơng gian diều kiện sử dụng sản phẩm 1.1.2 Quản lý chất lượng - Khái niệm Chất lượng khơng tự nhiên mà có, kết tác động hàng loạt yếu tố có liên quan chặt chẽ với nhau.Muốn đạt chất lượng mong muốn phải quản lý đắn yếu tố này, phải có hiểu biết kinh nghiệm vể quản lý chất lượng Quản lý chất lượng áp dụng ngành công nghiệp, lĩnh vực, loại hình tổ chức, từ quy mơ lớn đến quy mơ nhỏ, có tham gia vào thị trường quốc tế hay không.Quản lý chất lượng đảm bảo cho tổ chức làm việc phải làm.Mọi tổ chức muốn nâng cao khả nâng cạnh tranh thị trường quốc tế đểu phải tìm hiểu áp dụng có hiệu tư tưởng công cụ quản lý chất lượng Quàn lý chất lượng hoạt động có phối hợp tổ chức nhằm định hướng kiểm soát chất lượng Theo ISO 9000: “Quản lý chất lượng tất hoạt động chức chung quản lý, bao gồm việc xác định sách chất lượng, mục tiêu, trách nhiệm thực chúng biện pháp lập kế hoạch chất lượng, kiểm soát chất lượng, bảo đảm chất lượng cải tiến chất lượng khuôn khổ hệ chất lượng” - Các nguyên tắc quản lý chất lượng + Định hướng khách hàng Doanh nghiệp phụ thuộc vào khách hàng cần hiểu nhu cầu tương lai khách hàng, để khơng đáp ứng mà phấn đấu vượt cao mong đợi họ + Sự lãnh đạo Lãnh đạo thiết lập thống đồng mục đích đường lối doanh nghiệp Lãnh đạo cần tạo trì mơi trường nội doanh nghiệp để hồn tồn lơi người việc đạt cắc mục tiêu doanh nghiệp + Sự tham gia người Con người nguồn lực quan trọng doanh nghiệp tham gia đầy đủ với hiểu biết kinh nghiệm họ có ích cho doanh nghiệp + Quan điểm trình Kết mong muốn đạt cách hiệu nguồn hoạt động có liên quan quản lý q trình + Tính hệ thống Việc xác định, hiểu biết quản lý hệ thống q trình có liên quan lẫn mục tiêu đề đem lại hiệu doanh nghiệp + Cải tiên liên tục Cải tiến liên tục mục tiêu, đồng thời phương pháp doanh nghiệp Muốn có khả cạnh tranh mức độ chất lượng cao nhất, doanh nghiệp phải liên tục cải tiến + Quyết định dựa kiện Mọi định hành động hệ thống quản lý hoạt động kinh doanh muốn có hiệu phải xây đựng dựa việc phân tích liệu thơng tin + Quan hệ hợp tác có lợi với người cung ứng 10 Sơ đồ máy cơng ty: GIÁM ĐỐC Phòng Kinh doanh Bộ phận bán bn bán lẻ Phòng Hành – Tổng hợp Phòng Tài – Kế tốn Phòng kỹ thuật Bộ phận CSKH Nội dung ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Trong cơng tác văn phòng khơng phải nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Những nội dung ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng vào văn hướng dẫn nghiệp vụ có; thực tế triển khai thực văn hướng dẫn nghiệp vụ với quy định nhà nước hướng dẫn nghiệp vụ; xác định rõ trách nhiệm cá nhân tham gia vào quy trình đồng thời thỏa mãn yêu cầu tiêu chuẩn ISO Hiện nay, công tác văn phòng Cơng ty CP DVTM EU Việt Nam triển khai ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 nghiệp vụ: + Soạn thảo ban hành văn bản; + Quản lý văn – đến; + Kiểm sốt cơng việc 2.1 Thực trạng ứng dụng ISO cơng tác văn phòng Việc ứng dụng ISO đem lại chuyển biến tích cực hoạt động doanh nghiệp nói chung và cơng tác văn phòng doanh nghiệp nói riệng Việc ứng dụng ISO cơng tác văn phòng doanh nghiệp thể qua nghiệp vụ sau: 21 2.3.1 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác soạn thảo ban hành văn Để đảm bảo quy trình hoạt động quan thông suốt, ban lãnh đạo cơng ty trọng tới q trình soạn thảo ban hành văn Khi chưa ứng dụng ISO, công tác soạn thảo ban hành văn Công ty CP DVTM EU Việt Nam gặp nhiều vấn đề bất cập như: chất lượng soạn thảo văn ban hành chưa cao, thể thức văn chưa thống CBCNV soạn thảo, nhiều thời gian công tác soạn thảo ban hành văn Trước lỗi sai thường gặp trình soạn thảo ban hành văn Ban lãnh đạo doanh nghiệp định ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác soạn thảo ban hành văn bản, để thực công tác soạn thảo ban hành văn đạt kết tốt ứng dụng ISO Quy trình soạn thảo ban hành văn công ty EU Nội dung công việc Yêu cầu văn Xây dựng thảo viết thảo Xin ý kiến Duyệt văn Nhân đóng dấu Ban hành Lưu trữ Trách nhiệm thực Ban lãnh đạo Trưởng đơn vị Các cá nhân, đơn vị có liên quan Giám đốc người ủy quyền Nhân viên văn thư Văn thư Nhân viên lưu trữ Việc ứng dụng ISO công tác soạn thảo ban hành văn bước đầu khắc phục hạn chế công tác soạn thảo ban hành văn Ứng dụng ISO giúp cho quy trình soạn thảo ban hành diễn cách thống Đảm bảo hiệu công việc xác định rõ trách nhiệm người Ngoài ra, công ty xây dựng hệ thống mẫu hóa văn Việc mẫu hóa văn giúp cho CBCNV dễ dàng soạn thảo văn hơn, văn mẫu hóa trình bày theo khn mẫu chung mà doanh nghiệp xây dựng, tránh tình trạng CBCVN soạn thảo văn kiểu khác từ hạn chế lỗi sai mặt thể thức còn 22 rút ngắn thời gian soạn thảo văn mẫu hóa Tuy nhiên, q trình giải cơng việc có trường hợp thời gian gấp gáp dẫn đến tình trạng số CBCNV trình soạn thảo ban hành văn làm tắt số bước dẫn đến hiệu văn bị giảm sút Bên cạnh đó, việc theo dõi giải cơng việc chưa kiểm sốt cách kỹ lưỡng Vẫn có trường hợp tình trạng giải cơng việc giấy tờ chậm dẫn đến chậm tiến độ chung hoạt động doanh nghiệp Nhìn chung, sau ứng dụng ISO công tác soạn, ban hành doanh nghiệp đem lại hiệu hoạt động công việc Tuy nhiên, số hạn chế mà ban lãnh đạo doang nghiệp cần tìm giải pháp phù hợp nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu công tác 2.3.2 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quản lý văn đến Bên cạnh việc tổ chức quản lý văn đi, việc quản lý giải văn đến công ty quan tâm Hàng năm có nhiều văn chuyển đến với nội dung mục đích đường khác nhau.Vì cơng tác quản lý vănbản đến doanh gặp nhiều khó khăn, hầu hết văn gửi đến doanh nghiệp thực theo thói quen làm việc mà khơng có quy trình cụ thể để áp dụng, số văn khơng giải kịp dẫn đến tình trạng ùn tắc công việ Để đảm bảo hoạt động cách khoa học nhất, ban lãnh đạo công ty ứng dụng ISO 9001:2008 vào quản lý văn đến Quy trình quản lý đưa sau: Nội dung công việc Tiếp nhận phân loại văn đến Trình xin ý kiến Phê duyệt Giải cơng việc Theo dõi, đôn đốc việc giải Trách nhiệm thực Văn thư Trưởng đơn vị Giám đốc Cá nhân, đơn vị có liên quan Phòng HCTH 23 Báo cáo kết cơng việc Các phòng chun mơn báo cáo phòng HCTH để tổng hợp Nhìn trình quản lý giải văn diễn đầy đủ theo trình tự đặt Tạo thuận lợi cho việc hoạt động quan diễn cách nhanh chóng Đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cho công ty Công ty quản lý số lượng văn đến năm cách xác + Ứng dụng ISO hoạt động quản lý văn đến giúp cho tồn thể CBCNV đặc biệt CBCNV làm cơng tác văn thư nắm bắt quy trình, cách thức thực hoạt động Để xử lý công việc kịp thời hiệu + Bên cạnh việc ứng dụng ISO việc quản lý văn đến giúp cho cơng tác lập hồ sơ đưa vào lưu trữ quan thực tốt hơn, hạn chế tình trạng hồ sơ, tài liệu lưu trữ Bên cạnh số nhược điểm : + Một số CBCNV không thực quản lý văn theo quy trình quy định, bỏ qua bước + Trong thực tế việc ứng dụng ISO công tác quản lý văn đến thân văn phòng doanh nghiệp EU chưa làm hết trách nhiệm việc phổ biến, hướng dẫn cho CBCNV, hầu hết việc hướng dẫn văn phòng thực việc gửi văn mà chưa trực tiếp hướng dẫn, công tác kiểm tra đánh giá chất lượng ứng dụng ISO chưa thực cách thường xuyên, điều làm ảnh hưởng đến hiệu công việc ứng dụng ISO nhằm cải tiến chất lương văn phòng + Việc giải văn chậm chạp chưa đáp ứng yêu cầu công ty cần thiết Nhìn chung, sau ứng dụng ISO quản lý văn đến doanh nghiệp đem lại hiệu hoạt động công việc Tuy nhiên, số hạn chế mà ban lãnh đạo doang nghiệp cần tìm giải pháp phù hợp nhằm hồn thiện nâng cao hiệu cơng tác 24 2.3.3 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quản lý văn Hàng năm, số lượng văn công ty lớn Việc quản lý văn gặp nhiều khó khăn Dường hàng năm không quản lý hết số lượng chất lượng văn Chính ban lãnh đạo ISO định ứng dụng ISO 9001:2008 vào quản lý văn nhằm hệ thống hóa q trình quản lý Quy trình quản lý văn Nội dung công việc Trách nhiệm thực Kiểm tra nội dung thể thức văn Văn thư Nhân đóng dấu Văn thư Theo dõi việc chuyển phát Văn thư Lưu văn Lưu trữ Việc quản lý văn công ty thực theo trình tự, quy định, đảm bảo u cầu Bên cạnh số nhược điểm việc đăng ký văn bản, chuyển giao văn sử dụng dấu Hiên công ty dùng sổ đăng ký chung cho tất loại văn bản: công văn, thông báo , định dễ gây nhiều rắc rối, khơng khoa học, muố ìm tài liệu phần khó khăn Về chuyển giao văn bản: dấu đóng vào văn chưa ngắn, muốn chuyển qua bưu điện cần phải bưu điên tốn thời gian, văn bị thất lạc văn thư ghi nhầm địa 25 2.3.4 Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 hoạt động kiểm sốt cơng việc Đây q trình kiểm tra kết hoạt động công việc nhằm nắm bắt tình hình sau đưa giải pháp nâng cao hiệu cơng việc nữa.Kiểm sốt công việc EU thực thông qua việc báo cáo thường xun CBNV tồn cơng ty Văn phòng nơi thu nhận báo cáo tổng hợp báo cáo trình Ban lãnh đạo cơng ty để nắm tình hình thực công việc Ban lãnh đạo nhận quan trọng việc kiểm sốt cơng việc CBCNV, đưa cơng tác ứng dụng ISO vào hoạt động kiểm sốt cơng việc CBCNV doanh nghiệp Việc kiểm sốt cơng việc CBCNV doanh nghiệp thực cách gửi báo cáo cáo ngày, báo cáo tuần, tháng để báo cáo tổng qn tình hình thực cơng việc theo ngày, tuần, tháng Việc đem lại kết to lớn, thúc đẩy công việc thực tốt hơn, đồng thời lãnh đạo doanh nghiệp nhìn nhần khách quan khối lượng công việc phận, cá nhân thực để có điều chỉnh cho phù hợp để tránh tình trạng người phải đảm nhiệm q nhiều cơng việc có cá nhân thực cơng việc Bên cạnh đưa hình phạt cá nhân vi phạm từ CBCNV có ý thức, tinh thần trách nhiệm cao việc báo cáo tình hình, kết thực công việc hàng ngày, hàng tuần,… Bên cạnh kết đạt việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 vào công tác quản lý công việc CBCNV bên cạnh mặt đạt có hạn chế như: - Nhiều CBCNV thực việc báo cáo cơng việc cho xong nhiệm vụ.Có trường hợp báo cáo công việc hàng ngày giống ý nhau, khối lượng cơng việc khác - Việc kiểm tra báo cáo mang tính hình thức Nhìn chung, cơng tác kiểm sốt cơng việc CBCNV từ ứng dụng ISO đem lại hiệu định Hầu hết CBCNV thực công tác báo cáo cách thường xuyên đầy đủ, xong để công tác thời gian tới phát huy hiệu đòi hỏi tâm từ phía ban lãnh đạo 26 doanh nghiệp việc xử phạt, văn phòng cần có hướng dẫn chi tiết, đầy đủ thường xuyên đánh giá chất lượng báo cáo công việc CBCNV, để công tác kiểm sốt cơng việc thực cách chặt chẽ hiệu 2.2 Nhận xét chung Nhìn chung từ ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào cơng tác văn phòng mang lại cho cơng ty nhiều lợi ích Giảm bớt thủ tục rườm rà, nâng cao hiệu công việc 2.2.1 Ưu điểm - Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 giúp cho cơng ty văn phòng quản - lý cơng việc chuẩn mực tránh việc cách khoa học, thống Việc chuẩn hóa cơng tác nghiệp vụ văn phòng dạng văn cách rõ ràng, tạo sở thuận lợi cho việc hướng dẫn, đào tạo giúp cho thành viên - toàn doanh nghiệp làm từ đầu Công việc phân cơng cách rõ ràng, tránh tình trạng cơng việc - chồng tréo, nhân viên ỷ lại Công tác văn phòng cải thiện rõ rệt, nâng cao hiệu làm việc Tạo môi - làm việc động, sáng tạo Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 giải phóng Ban lãnh đạo doanh nghiệp lãnh đạo văn phòng khỏi cơng việc vụ khơng cần thiết Họ dễ dàng kiểm tra hoạt động công ty tiến độ thực công việc thơng - qua quy trình làm việc xây dựng Tạo sở để xây dựng văn hóa riêng cho công ty 2.2.2 Nhược điềm - Bên cạnh ưu điểm đạt số nhược điểm như: Hiện số quy trình nghiệp vụ chưa xây dụng văn dẫn đến - tình trạng ứng dụng khơng mong muốn Chưa ứng dụng khai thác triệt để hiệu công nghệ kỹ thuật, phần mềm quản lý cách hiệu dẫn đễn công tác ứng dụng ISO chưa đạt - kết cao Một số quy trình nghiệp vụ văn phòng xây dựng đưa vào thực khơng phù hợp với tình hình thực tiễn hoạt động văn phòng doanh nghiệp 2.2.3 Nguyên nhân 27 Một số nguyên nhân dẫn tới tình trạng - Ban lãnh đạo doanh nghiệp có đầu tư, trọng tới công tác ứng dụng ISO 9001:2008 để cải tiến chất lượng công việc tạm dừng lại mức độ quan tâm Bản thân lãnh đạo CBNV Intracom chưa nhận thức đắn đầy đủ vai trò ý nghĩa việc ứng dụng ISO hoạt động - doanh nghiệp Công tác tuyên truyền, hướng dẫn việc ứng dụng ISO văn phòng chưa thực thường xuyên, nhiều CBNV trẻ vào làm khơng nắm rõ quy trình xây dựng Điều khiến họ lúng túng tham gia vận - hành quy trình để giải cơng việc Trong q trình ứng dụng ISO thiếu liên kết với đơn vị đào tạo - nghiệp vụ văn phòng đơn vị tư ấn ứng dụng ISO Cơ sở vật chất dược trọng đầu tư chưa đáp ứng - u cầu cơng việc Nhân viên văn phòng trình độ chun mơn nghiệp vụ thấp, chưa thật hiểu ISO Không đào tạo công tác Khối lượng công việc - lớn Công tác kiểm tra, đánh giá chất lượng ứng dụng ISO chưa thực thường xuyên nghiêm túc Điều khiến cho việc phát lỗi sai, hạn chế, bất cập trình vận hành quy trình làm việc theo - nguyên tắc ứng dụng ISO chưa thực Chưa xây dựng chế tài xử lý vi phạm khen thưởng cá nhân hồn thành cơng việc theo u cầu 28 Tiểu kết: Nhận thức rõ vai trò, ý nghĩa to lớn việc ứng dụng ISO công tác văn phòng nên lãnh đạo văn phòng lãnh đạo quan trọng đầu tư phát triển nhằm ứng dụng ISO vào nghiệp vụ Mặc dù ứng dụng ISO số nghiệp vụ nhiều bất cập cần phải tìm giải pháp khắc phục để nâng cao hiệu hoạt động 29 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG TÁC ISO TRONG VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI EU VIỆT NAM Văn phòng có vai trò quan trọng tới hoạt động tồn cơng ty Chính Ban lanh đạo công ty ngày trú trọng việc nâng cao hiệu văn phòng thơng qua ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Nhưng bên cạnh thành tựu đạt tồn số bất cập như: Thứ nhất: Lãnh đạo doanh nghiệp nhận thức đắn vai trò quan trọng việc ứng dụng ISO hoạt động văn phòng thơng qua hoạt động như: + Mở lớp tập huấn, đào tạo nghiệp vụ theo tiêu chuẩn ISO + Chú trọng việc đầu tư sở vật chất + Chỉ đạo việc xây dựng chủ trương, sách, ban hành hệ thống văn Thứ hai: Văn phòng cần Tăng cường hoạt động hướng dẫn, phổ biến, tuyên truyền ứng dụng ISO cơng tác văn phòng +Xây dựng văn hướng dẫn, quy chế nghiệp vụ văn phòng ứng dụng ISO cách chi tiết + Tổ chức buổi hội họp vấn đề liên quan tới ISO, lắng nghe ý kiến CBNV từ đưa phương hướng thay đổi cho phù hợp Thứ ba:Cải tiến quy trình làm việc Cải tiến quy trình xây dựng thực mục tiêu Quản lí chất lượng cơng việc vơ quan trọng cần thiết tổ chức, công ty.Đặc biệt doanh nghiệp sản xuất để tạo uy tín thương hiệu lâu dài, mãi Nhằm đảm bảo cam kết sách chất lượng cơng ty thực thi đồng thời tăng tính hiệu lực vầ hiệu mục tiêu chất lượng, trình xây dựng triển khaithực mục tiêu thực theo quy trình Thứ tư:Tăng cường đầu tư sở vật chất trang thiết bị Để thực tốt công tác ứng dụng ISO thời gian tới đem lại hiệu cao, cần phải trang bị thêm sở vật chất trang thiết bị, văn phòng doanh nghiệp cần trang bị thêm máy hủy tài liệu, máy photocopy… Thứ năm:Ứng dụng công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật vào công việc Ngày công nghệ thông tin phát triển, để thực tốt cơng tác ứng dụng ISO doanh nghiệp cần phải đầu tư tư ứng dụng sản phẩm công 30 nghệ thông tin phần mềm quản lý văn bản, phần mềm quản lý nhân giúp người thực dễ dàng công việc, tăng suất, hiệu công việc, tránh nhầm lẫn, sai sót Thứ sáu:Thường xun kiểm tra đánh giá tình hình ứng dụng ISO công việc Xây dựng tiêu theo dõi đo lường: Một yếu tố nhằm đảm bảo hệ thống quản lí chất lượng đạt hiệu cao việc đưa tiêu cần có hệ thống đánh giá mức độ đạt tiêu Việc kiểm tra đánh giá chất lượng ứng dụng ISO cách thường xuyên giúp cho ban lãnh đạo nắm bắt tình hình thực việc ứng dụng ISO, đồng thời giúp cho toàn thể CBCNV nâng cao tinh thần, trách nhiệm cơng tác ứng dụng ISO để công tác ứng dụng đạt kết cao thời gian tới Thứ bảy:Xây dựng chế độ khen thưởng công tác ứng dụng ISO Công ty cần xây dựng chế độ khen thưởng cho nhân viên xuất sắc.Việc xây dựng chế độ thưởng phạt ISO cách hợp lý thu hút quan tâm thành viên khơng hồn thành tốt nhiệm vụ giao mà phát huy tính tự chủ, động, sáng tạo CBCNV trình làm việc Bên cạnh phải xử lý kỷ luật nghiêm khác CBCNV vi phạm Thứ tám:Nhà nước cần thể rõ vai trò việc ứng dụng ISO quan, doannh nghiệp Đưa sách nhằm hỗ trợ doanh nghiệp cơng ty ứng dụng ISO.Khuyến khích họ ứng dụng ISO vào cơng việc đặc biệt văn phòng Thứ chín: Hoàn thiện hệ thống tài liệu Cần thường xuyên xem xét lại quy trình làm việc, thủ tục, biểu mẫu nhằm: + Loại bỏ biểu mẫu, thủ tục lỗi thời, rườm rà, phức tạp, không mang lại giá trị cho doanh nghiệp + Thường xuyên, liên tục cập nhật quy trình làm việc để kịp thời phát bước thừa, không hiệu Đồng thời áp dụng quy trình 31 sản xuất tinh gọn, đơn giản nhằm phối hợp hiệu phòng ban để cải tiến, đổi công việc cho phù hợp với thời kì +Tổ chức huấn luyện đào tạo để đảm bảo người công ty tuân thủ quy trình, thủ tục +Duy trì việc cập nhật hệ thống tài liệu website nội công ty để phân phối cho tất phân xưởng vào đầu quý Đồng thời thông báo thay đổi hệ thống tài liệu buổi họp giao ban đầu quý +Lập kế hoạch hỗ trợ giảm sát tình hình áp dụng tài liệu đơn vị đặc biệt khối cơng xưởng Thứ mười: Hồn thiện nguồn nhân lực, công tác huấn luyện đào tạo Trong tổ chức, người luôn đóng vai trò quan trọng tạo nên thành cơng hay thất bại Chính cơng ty cần đạo tạo ban lãnh đạo xuất sắc, đội ngũ công nhân lành nghề, tận tâm công việc Hiểu tầm quan trọng này, nhóm chúng tơi xin đề xuất số ý kiến để hoàn thiện nguồn nhân lực công ty cổ phần DVTM EU Việt Nam sau: +Tuyên truyền sâu rộng mạnh mẽ văn hố cơng ty để truyền lửa tinh thần cho ban lãnh đạo, đội ngũ công nhân +Thường xuyên nâng cao nhận thức tồn cơng ty việc thiết lập áp dụng hệ thống quản lí chất lượng +Tổ chức hoạt động đánh giá hiệu công việc, làm sở cho hoạt động đào tạo, tuyển dụng, khen thưởng, kỉ luật +Thường xuyên có buổi trao đổi, thảo luận sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, tăng cường thông tin, tuyên truyền bảng biểu, băng rôn để người công ty nắm rõ thực mục tiêu, sách đề +Thực đào tạo từ đầu giúp nhân viên có nhận thức vấn đề quản lí chất lượng, giúp hạn chế rủi ro xảy từ nâng cao suất chất lượng công việc + Quản lí trực tiếp việc tổ chức huấn luyện, hướng dẫn nơi làm việc: mô tả công việc cho nhân viên mới, hướng dẫn cách sử dụng phần mềm, công cụ hỗ trợ cho công việc, phân công người hướng dẫn trực tiếp công việc hàng ngày giúp nâng cao hiệu hoạt động + Văn phòng cần có cách thức đào tạo có quy định mới, đồng thời ln giải đáp thắc mắc cho nhân viên mục tiêu chung Sau lần đào 32 tạo cần đánh giá lại để sửa đổi đào tạo lại Tiểu kết: Việc ứng dụng ISO 9001:2008 mang lại cho lợi ích định.Vì cần phải quan tâm vấn đề Trên số nhận xét, kiến nghị công tác ứng dụng ISO 9001:2008 cơng ty Có thể thấy dù đầu tư nhiều bất cập.Tơi mong giải pháp đưa công ty xem xét sớm đưa vào thực tiễn để khắc phục hạn chế thiếu sót tồn tại, thúc đẩy phát triển văn phòng nhưcủa cơng ty 33 KẾT LUẬN Trong thời gian công ty, thời gian ngắn đủ để em nhìn nhận rõ tầm quan trọng cơng tác Văn phòng nói chung việc ứng dụng ISO nói riêng Mọi hoạt động từ việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn đến – đi, công tác kiểm soát ứng dụng ISO tốt giúp quan hồn thành cơng việc cách hiệu quả, khoa học Nhưng làm để đạt điều cách tốt lại nhiệm vụ khó quan nói chung lãnh đạo văn phòng nói riêng Ứng dụng ISO có vai trò lớn hoạt động văn phòng, nghiệp vụ cơng tác văn phòng thực theo quy trình định Cơng tác văn phòng cơng ty cổ phần Dịch vụ Thương mại EU Việt Nam cải thiện hơn, giảm thiểu tối đa sức người, chất lượng nâng cao, tinh thần trách nhiện CBCNV nâng nên, thời gian tới ban lãnh đạo doanh nghiệp cần triển khai chặt chẽ việc ứng dụng ISO cơng tác văn phòng nói riêng hoạt động doanh nghiệp nói chung Chính công ty cần đẩy mạnh việc ứng dụng ISO khơng văn phòng mà với toàn doanh nghiệp Để đem lại hiệu cao cho hoạt động công ty 34 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Kim Định (2005), Quản trị chất lượng, Nhà xuất Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh, TP Hồ Chí Minh Ngơ Phúc Hạnh (2011), Giáo trình Quản lý chất lượng, Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội Nguyễn Đình Phan, Đặng Ngọc Sự (2012), Giáo trình Quản trị chất lượng, Nhà xuất Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội Nguyễn Chí Phương (2014), Hướng dẫn áp dụng ISO 9001:2008 Việt Nam, Nhà xuất Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội 35 ... 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG TÁC ISO TRONG VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ THƯƠNG MẠI EU VIỆT NAM 2.1 Giới thiệu chung công ty cổ phần Dịch vụ Thương mại EU Việt Nam Khái quát công ty - Công ty. .. tượng nghiên cứu: Công tác văn phòng cơng ty CP Dịch vụ Thương mại EU Việt Nam ứng dụng ISO 9001: 2008 - Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng cơng ty CP Dịch vụ Thương mại EU Việt Nam Phương pháp nghiên cứu... mục tiêu: Nâng cao hiệu ứng dụng ISO 9001: 2008 cơng tác văn phòng công ty CP Dịch vụ Thương mại EU Việt Nam Nhiệm vụ nghiên cứu - Hệ thống lại lý luận hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn ISO