Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 3 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3 7. Cấu trúc của đề tài 3 Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 4 1.1 Khái quát về Văn phòng HĐND – UBND huyện Nam Đàn 4 1.1.1 Vài nét về sự hình thành và phát triển của UBND huyện Nam Đàn 4 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Nam Đàn 4 1.1.2.1 Chức năng 4 1.1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn 5 1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức 5 1.2 Những vấn đề lý luận chung về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 6 1.2.1 Một số khái niệm về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 6 1.2.2 Nội dung của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 7 1.2.3 Tầm quan trọng của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 8 1.2.4 Quy trình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng 10 1.2.5 Yêu cầu của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng 11 1.2.6 Các văn bản của nhà nước về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 12 Chương 2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TẠI VĂN PHÒNG HĐND – UBND HUYỆN NAM ĐÀN 13 2.1. Kiểm soát hồ sơ 13 2.1.1 Các nội dung kiểm soát 14 2.2 Quản lý văn bản đi 16 2.3 Quản lý văn bản đến 18 2.4 Tổ chức, phân công công việc 20 2.5. Quy trình Tiếp nhận và trả kết quả 20 Chương 3. GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 23 3.1. Đánh giá thực trạng việc ứng dụng hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại văn phòng HĐND – UBND huyện Nam Đàn 23 3.1.1. Ưu điểm 23 3.1.2. Nhược điểm 24 3.2. Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO tại văn phòng HĐND – UBND huyện Nam Đàn 25 KẾT LUẬN 27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 PHỤ LỤC 29
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI VĂN PHÒNG HĐND – UBND HUYỆN NAM ĐÀN GIAI ĐOẠN 2015 - 2016 HỌC PHẦN: ỨNG DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN 9000 TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG Giảng viên hướng dẫn: Ths Đinh Thị Hải Yến Sinh viên thực hiện: Dương Thị Huyền Ngọc Lớp: ĐHLT QTVP K14A HÀ NỘI - 2016 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: Đề tài cơng trình nghiên cứu thực tơi, thực hướng dẫn khoa học giảng viên hướng dẫn Ths.Đinh Thị Hải Yến Các số liệu, kết luận nghiên cứu trình bày luận văn trung thực chưa công bố hình thức Tất tài liệu tham khảo trích dẫn tác giả Tơi xin chịu trách nhiệm nghiên cứu tôi! Người thực Dương Thị Huyền Ngọc LỜI CẢM ƠN ISO 9000 tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế ban hành, áp dụng cho đối tượng, kể dịch vụ hành Việc áp dụng ISO 9000 vào dịch vụ hành số nước giới nhiều năm qua tạo cách làm việc khoa học, loại bỏ nhiều thủ tục rườm rà, rút ngắn thời gian giảm chi phí, đồng thời làm cho lực, trách nhiệm ý thức phục vụ công chức nâng lên rõ rệt, quan hệ quan nhà nước với dân cải thiện…Chính nhờ tác dụng mà ISO 9000 xem giải pháp hay cần thiết để nâng cao hiệu lực hiệu quản lý nhà nước, đảm bảo chất lượng dịch vụ hành chính, giảm nhẹ máy nâng cao lực đội ngũ công chức Gần đây, khối ASEAN, Malaysia bắt buộc quan nhà nước phải áp dụng ISO 9000 Tại Singapore, Chính phủ khuyến khích quan nhà nước áp dụng ISO 9000 Ở Việt Nam, số quan nhà nước áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 cải cách hành đạt số kết định Với mong muốn học hỏi bổ sung, đóng góp ý kiến nhằm nâng cao hiệu áp dụng tiêu chuẩn ISO cải cách hành chính, tơi chọn đề tài “ Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Văn phòng HĐND – UBND huyện Nam Đàn giai đoạn 2015 – 2016” hướng dẫn giảng viên Ths Đinh Thị Hải Yến Để hồn thành đề tài, tơi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành sâu sắc tới thầy cô giáo trực tiếp giảng dạy, truyền đạt kiến thức khoa học cho suốt trình học tập, rèn luyện, nghiên cứu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Xin gửi tới đồng chí Chủ tịch UBND, đồng chí Chánh văn phòng, cán bộ, chuyên viên UBND huyện Nam Đàn lời cảm tạ sâu sắc tạo điều kiện thuận lợi giúp thu thập số liệu, tài liệu nghiên cứu cần thiết liên quan đến đề tài Đặc biệt, xin chân thành cảm ơn giảng viên hướng dẫn Ths Đinh Thị Hải Yến tận tình, chu đáo hướng dẫn tơi thực đề tài Xin ghi nhận góp ý quý báu nhiệt tình bạn bè, đồng nghiệp khích lệ tơi việc nghiên cứu đề tài Mặc dù tích cực có nhiều cố gắng để thực đề tài cách hoàn chỉnh nhất, song buổi đầu làm quen với công tác nghiên cứu khoa học, hạn chế kiến thức kinh nghiệm nên tránh khỏi thiếu sót định mà thân chưa thấy Tơi mong nhận góp ý, phê bình quý thầy cô giáo bạn bè, đồng nghiệp để đề tài tơi hồn chỉnh Tôi xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Các phương pháp nghiên cứu sử dụng Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài Chương NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 .4 1.1 Khái quát Văn phòng HĐND – UBND huyện Nam Đàn 1.1.1 Vài nét hình thành phát triển UBND huyện Nam Đàn 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng UBND huyện Nam Đàn .4 1.1.2.1 Chức 1.1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức 1.2 Những vấn đề lý luận chung hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 1.2.1 Một số khái niệm hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 1.2.2 Nội dung hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 1.2.3 Tầm quan trọng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 1.2.4 Quy trình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng 10 1.2.5 Yêu cầu việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng 11 1.2.6 Các văn nhà nước hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 12 Chương 13 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TẠI VĂN PHÒNG HĐND – UBND HUYỆN NAM ĐÀN 13 2.1 Kiểm soát hồ sơ 13 2.1.1 Các nội dung kiểm soát 14 2.2 Quản lý văn .16 2.3 Quản lý văn đến 18 2.4 Tổ chức, phân công công việc .20 2.5 Quy trình Tiếp nhận trả kết .20 Chương 23 GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 .23 3.1 Đánh giá thực trạng việc ứng dụng hiệu hoạt động hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 văn phòng HĐND – UBND huyện Nam Đàn .23 3.1.1 Ưu điểm 23 3.1.2 Nhược điểm .24 3.2 Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO văn phòng HĐND – UBND huyện Nam Đàn 25 KẾT LUẬN 27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .28 PHỤ LỤC 29 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Văn phòng vấn đề UBND huyện triển khai thực năm gần Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 phương pháp quản lý chất lượng, áp dụng vào tổ chức giúp lãnh đạo tổ chức kiểm sốt hoạt động nội tổ chức thúc đẩy hoạt động đạt hiệu mức cao Văn phòng HĐND - UBND huyện Nam Đàn phận cấu thành giúp việc UBND huyện, mà thực cơng tác Văn thư – Lưu trữ, đảm bảo thông tin, giao dịch đảm bảo hậu cần liên quan đến hoạt động UBND huyện Hiện nay, Văn phòng HĐND – UBND huyện Nam Đàn triển khai thực hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Tôi nhận thấy việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quan trọng hoạt động UBND huyện nói chung, văn phòng nói riêng Tìm hiểu việc ứng dụng giúp tơi hiểu rõ cơng tác văn phòng biết thực trạng việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Tôi vận dụng lý thuyết học từ nhà trường( Các môn: Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 công tác văn phòng, Quản trị Văn phòng, Cơng tác Văn thư, Nghiệp vụ Lưu trữ, ) với tìm hiểu quy định Nhà nước hiểu biết thân để rèn luyện thêm kỹ thực hành, học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm Bên cạnh đó, q trình tìm hiểu giúp tơi tìm mặt ưu điểm, hạn chế việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Văn phòng HĐND – UBND huyện; từ đề giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng Đây lý để tơi lựa chọn đề tài nghiên cứu “ Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng Văn phòng HĐND – UBND huyện Nam Đàn giai đoạn 2015 – 2016” Lịch sử nghiên cứu Nói đến tiêu chuẩn ISO 9000, có nhiều đề tài, cơng trình khoa học nghiên cứu lĩnh vực này, tiêu biểu như: 2.1 Quản lý chất lượng ISO 9001; tác giả Nguyễn Kim Định; Nxb Khoa học, xuất năm 1997 2.2 Hệ thống quản trị chất lượng – yêu cầu (TCVN ISO 9001: 2008), Tiêu chuẩn quốc gia; Nxb Hà Nội, xuất năm 2008; 2.3 Giáo trình quản lý chất lượng; tác giả GS.TS Nguyễn Đình Phan Đặng Ngọc Sự; Nxb Đại học kinh tế quốc dân, xuất năm 2012 2.4 ISO dịch vụ hành chính; tác giả Nguyễn Trung Trực; Nxb Trẻ, TP.Hồ Chí Minh, xuất năm 2013; 2.5 Hướng dẫn áp dụng ISO 9001: 2008 Việt Nam; tác giả Nguyễn Chí Phương; Nxb Khoa học kỹ thuật, xuất năm 2014; Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài 3.1 Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 3.2 Giới hạn phạm vi nghiên cứu: - Về thời gian: Từ tháng 01 năm 2015 đến tháng 06 năm 2016 - Về không gian: Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Văn phòng HĐND – UBND huyện Nam Đàn - Về nội dung: Nghiên cứu việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Những vấn đề lý luận chung hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 - Thực trạng ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 văn phòng HĐND – UBND huyện Nam Đàn - Giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Các phương pháp nghiên cứu sử dụng Để hồn thành đề tài tơi sử dụng số phương pháp nghiên cứu như: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa thông tin, tư liệu người trước - Phương pháp phân tích tổng hợp: Là phương pháp được vận dụng suốt trình thực đề tài - Phương pháp điều tra khảo sát, vấn trực tiếp với ban lãnh đạo, Chánh văn phòng, cán phụ trách quản lý tiêu chuẩn ISO 9001:2008 số cán UBND huyện Với phương pháp tơi có số liệu nhận xét đưa đề tài có tính thực tế hơn, đồng thời tơi thu thơng tin mà khơng thể tìm thấy nguồn tư liệu Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Đề tài sau hồn thành góp phần: - Đưa kết luận, đánh giá cụ thể, phân tích có hệ thống tác động có tính tích cực tiêu cực việc áp dụng ISO 9001:2008 công tác văn thư lưu trữ - Các giải pháp đề xuất đề tài giải vấn đề tồn đọng - Đề tài sau hồn thành trở thành tư liệu tham khảo hữu ích cho người Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục, tài liệu tham khảo phụ lục, đề tài có cấu trúc gồm chương: - Chương 1: Những vấn đề lý luận chung hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 - Chương 2: Thực trạng ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 văn phòng HĐND – UBND huyện Nam Đàn - Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Chương NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 1.1 Khái quát Văn phòng HĐND – UBND huyện Nam Đàn 1.1.1 Vài nét hình thành phát triển UBND huyện Nam Đàn Nam Đàn huyện đồng nửa đồi núi, kẹp hai dãy núi Đại Huệ Thiên Nhẫn, cách trung tâm Thành phố Vinh 20km phía Tây, phía Đơng giáp huyện Hưng Ngun huyện Nghi Lộc, phía Tây giáp huyện Thanh Chương, phía Bắc giáp huyện Đơ Lương, phía Nam giáp huyện Hương Sơn huyện Đức Thọ thuộc tỉnh Hà Tĩnh; huyện có Quốc lộ 46, đường 15A sơng Lam chạy qua Có diện tích tự nhiên 29.500ha kéo dài từ 18o 34’ đến 18o 47’ vĩ Bắc trải rộng từ 105o 24’ đến 105o 37’ kinh Đông, dân số 155.470 người, mật độ trung bình 516 người/km2, có 72.000 lao động Tồn huyện có 23 xã thị trấn với 332 xóm, có xã miền núi, 13 xã, thị có giáo dân UBND huyện Nam Đàn HĐND huyện bầu ra, chịu quản lý trực tiếp UBND tỉnh Nghệ An chịu lãnh đạo thống Chính phủ; quan chấp hành HĐND, quan hành nhà nước địa phương chịu trách nhiệm trước HĐND cấp quan nhà nước cấp Chịu trách nhiệm thi hành Hiến pháp, Luật văn quan nhà nước cấp Nghị HĐND, UBND tổ chức hoạt động theo nguyên tắc tập trung dân chủ Văn phòng HĐND – UBND huyện Nam Đàn quan chuyên môn trực thuộc UBND huyện Nam Đàn, thực công việc, nhiệm vụ theo phân công cấp 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng UBND huyện Nam Đàn 1.1.2.1 Chức Văn phòng HĐND- UBND huyện Nam Đàn quan tham mưu, tổng Phó Chánh Văn phòng Tổng hợp - Giúp Chánh Văn phòng tham mưu tổng hợp phục vụ hoạt động HĐND, Thường trực HĐND huyện UBND huyện, chủ động phối hợp với Phó Chánh văn phòng lãnh đạo đơn vị thực hoàn thành toàn diện nhiệm vụ kế hoạch giao; - Chủ động xây dựng Chương trình, Kế hoạch lĩnh vực công tác phân công tham gia điều hành đơn vị thực hoàn thành toàn diện nhiệm vụ huyện giao; Chịu trách nhiệm công tác tổng hợp, xây dựng dự thảo chương trình kế hoạch, báo cáo sơ kết, tổng kết định kỳ, đột xuất UBND huyện Tham gia hoạt động Ban đạo huyện theo phân công Chánh Văn phòng; Phối hợp với phòng, ban, đơn vị, UBND phường đôn đốc việc xây dựng dự thảo báo cáo, chương trình cơng tác định kỳ q, tháng, năm; báo cáo sơ kết, tổng kết định kỳ, đột xuất UBND huyện theo kế hoạch; - Tham mưu đánh giá nhận xét CCVC-LĐ phận phụ trách, tham gia đánh giá nhận xét CCVCLĐ đơn vị; - Theo phân công Chánh Văn phòng, ký thơng báo kết luận đạo họp Chủ tịch UBND, Phó Chủ tịch UBND huyện nội dung cụ thể giao Ký văn hành chính, giấy mời họp thuộc lĩnh vực phân công phụ trách tham gia họp thuộc nội huyện theo ủy quyền Chánh Văn phòng Chủ tịch UBND, Phó Chủ tịch UBND huyện - Chỉ đạo, đơn đốc thực nhiệm vụ theo phân công đồng chí Chánh Văn phòng, Lãnh đạo UBND huyện huyện - Thẩm tra thể thức văn hành UBND, Chủ tịch UBND ban hành thuộc khối Nông Lâm văn Chánh Văn phòng ủy quyền Trực tiếp phụ trách phận: Tổng hợp, đánh máy, in ấn photocopy,Văn thư – Lưu trữ; Bộ phận Tổng hợp - Giúp lãnh đạo Văn phòng HĐND UBND huyện theo dõi, tham mưu, tổng hợp tình hình đôn đốc triển khai thực nhiệm vụ theo phân cơng Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng HĐND - UBND huyện; - Tham mưu soạn thảo lịch công tác tuần, tháng, quý, năm với TT HĐND, lãnh đạo UBND huyện Dự thảo báo cáo, chương trình, kế hoạch công tác theo định kỳ tháng, quý, tháng, năm loại văn phục vụ công tác đạo, lãnh đạo điều hành thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện - Giúp lãnh đạo Văn phòng HĐND UBND huyện chuẩn bị nội dung hội nghị sơ kết, tổng kết, triển khai mặt công tác, họp HĐND UBND huyện;Ghi biên họp, tổng hợp nội dung kết luận đạo thường trực HĐND lãnh đạo UBND huyện, phối hợp với phòng, ban, đơn vị xây dựng dự Dương thảo thơng báo trình lãnh đạo Văn phòng ký, chuyển phận văn thư phát hành; Văn Cán tổng hợp không làm thay việc quan Tuấn chun mơn q trình tham mưu soạn thảo văn bản, Nguyễn trừ trường hợp có đạo Chánh, Phó Văn phòng, Thị Sen Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND, UBND huyện; - Cấp huyện khơng bố trí thư ký giúp việc, Văn phòng HĐND UBND huyện làm việc theo chế độ thủ trưởng, điều hành trực tiếp Chánh Văn phòng Tuy nhiên để thuận tiện cơng việc, cán tổng hợp trực tiếp giúp việc hành văn phòng cho đồng chí thường trực HĐND lãnh đạo UBND huyện theo yêu cầu công tác đồng chí Chủ tịch HĐND, Chủ tịch UBND, Phó Chủ tịch HĐND UBND huyện, phân công đồng chí Chánh Văn phòng HĐND UBND huyện; - Chủ động đề xuất ý kiến, biện pháp cơng tác cụ thể với lãnh đạo Văn phòng HĐND UBND huyện nhằm nâng cao chất lượng, hiệu công tác tham mưu, tổng hợp thực nhiệm vụ chuyên môn khác theo phân công lãnh đạo Văn phòng HĐND UBND huyện Bộ phận Văn thư lưu trữ Tiếp nhận công văn, tài liệu, vào sổ, theo dõi Nguyễn trình giải công văn, nhân công văn tài liệu, phát Thị hành công văn quản lý dấu HĐND, UBND Thủy số giấy tờ khác theo quy định, đồng thời trực tiếp bảo quản kho lưu trữ UBND huyện Bộ phận quản trị mạng Hệ thống ISO: Bộ phận đánh máy photo copy Quản trị mạng hệ thống máy vi tính quan; tham mưu quản lý, lắp đặt, phát triển đại hóa tin học theo quy định Chính phủ; quản lý kỹ thuật phần mềm văn phòng điện tử EOffice, tham mưu trì , cải tiến Hệ thống ISO quan, đánh máy vi tính văn bản, tài liệu theo quy định Hoàng Thị Thanh Trực tiếp đánh máy vi tính cơng văn, tài liệu Nguyễn photocopy nhân tài liệu theo yêu cầu HĐND, Quốc UBND huyện Khươn g Trực tiếp làm kế toán, tham mưu cho Chánh Văn phòng việc chi tiêu đảm bảo cho hoạt động quan HĐND, UBND huyện theo quy định Nhà nước, đảm bảo tiết kiệm có hiệu Bộ Quản lý nhà ăn, tổ chức phục vụ ăn cho hội phận Nguyễn nghị, tiếp khách, phục vụ ăn cho cán công chức quản quan, phục vụ nước uống hàng ngày cho CBCC Thị lý nhà Ngọc ăn Thuận nấu ăn Nguyễn Trực tiếp lái xe phục vụ đưa đón Lãnh đạo HĐND, Văn UBND huyện công tác làm việc huyện, Bộ Quý bảo đảm lái xe an toàn, bảo quản xe sẽ, bền đẹp, bảo phận dưỡng, định kỳ, lái xe Ngơ Bộ phận Kế tốn Tạ Quang Minh Cơng Lâm Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn tài sản tài liệu quan, không cho phép người Bộ Nguyễn mang tài sản khỏi quan , chưa phép phận Văn bảo vệ Quang Chánh Văn phòng, phục vụ đảm bảo điện nước cho hoạt động quan, loa máy phục vụ hội nghị Bộ phận tạp vụ kiêm thủ quỹ Trần Thị Thủy Có trách nhiệm phục vụ nước uống dọn dẹp vệ sinh lau chùi hàng ngày phòng làm việc Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Thường trực HĐND, Chánh Văn phòng, phòng khách, hội nghị, tiếp khách, hội trường Dọn dẹp vệ sinh hàng ngày hành lang, cầu thang khu vệ sinh công cộng nhà tầng( Trừ phần thuê ngoài) Trực tiếp làm thủ kho, thủ quỹ, quản lý phòng đọc, phòng truyền thống phục vụ nhu cầu đọc sách báo cán công nhân viên chức Phụ lục 11: Quy trình tiếp nhận trả kết hồ sơ UBND HUYỆN NAM ĐÀN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001: 2008 QUY TRÌNH TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ HỒ SƠ Ký mã hiệu : QT.ISO.07 Lần ban hành : 01 Trách nhiệm Họ Tên Chữ ký Soạn thảo Soát xét Phê duyệt TT PHỤ LỤC Trang I MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG Mục đích Phạm vi áp dụng II TỪ VIẾT TẮT VÀ TÀI LIỆU VIỆN DẪN Từ viết tắt Tài liệu viện dẫn NỘI DUNG QUY TRÌNH Sơ đồ quy trình Quy định chung Mơ tả quy trình HỒ SƠ CÔNG VIỆC III IV THEO DÕI BAN HÀNH, SỬA ĐỔI TÀI LIỆU Ngày 22/02/2013 Nội dung Ban hành lần đầu Người thực I MỤC ĐÍCH VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG Mục đích - Quy trình Tiếp nhận trả kết (sau gọi tắt TN&TKQ) quy định bước tiến hành thủ tục thực việc tiếp nhận trả kết cho công dân, tổ chức (sau gọi chung khách hàng) đến liên hệ giải công việc theo quy định Nhà nước, thuộc thẩm quyền giải UBND huyện Nam Đàn - Tạo thuận lợi cho khách hàng việc tìm hiểu thủ tục hành cơng việc liên quan đến quyền kiểm tra, giám sát việc thực cán bộ, công chức, viên chức phân công giải Phạm vi áp dụng Quy trình áp dụng Bộ phận Tiếp nhận Trả kết thuộc Văn phòng UBND huyện Nam Đàn phòng, ban thuộc UBND quận có tổ chức tiếp nhận trả kết hồ sơ cho công dân, tổ chức lĩnh vực Chủ tịch UBND tỉnh ban hành định cơng bố thủ tục hành thuộc thẩm quyền giải quan, đơn vị địa bàn huyện Nam Đàn Các lĩnh vực tiếp nhận theo chế cửa, gồm có: - Hành tư pháp - Đăng ký kinh doanh - Thương mại - Thủy sản - Văn hóa - Đất đai - Xây dựng nhà đầu tư xây dựng cơng trình - Hạ tầng kỹ thuật thị & Giao thông vận tải - Giáo dục - Hội - Tôn giáo - Môi trường & Vệ sinh an toàn thực phẩm - Thi đua khen thưởng 75 Riêng lĩnh vực Bảo trợ xã hội Người có cơng triển khai chế cửa chế cửa liên thông II TỪ VIẾT TẮT VÀ TÀI LIỆU VIỆN DẪN Từ viết tắt - BPTN: Bộ phận Tiếp nhận trả kết quả: Bao gồm Văn phòng UBND huyện phòng, ban thuộc huyện - Khách hàng: Cơng dân, tổ chức đến liên hệ công việc BPTN - Đơn vị: phòng, tương đương phòng trực thuộc UBND huyện - Công chức: thuật ngữ chung cán bộ, công chức, viên chức đơn vị - Công chức BPTN: Công chức trực tiếp hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ công dân, tổ chức (khách hàng) Tài liệu viện dẫn - Sổ tay chất lượng STCL-UBND - Quy trình kiểm sốt tài liệu QT.ST.01 - Quy trình kiểm soát hồ sơ QT.ST.02 III NỘI DUNG Sơ đồ quy trình (sơ đồ trang sau kế tiếp) Quy định chung a) Thành phần hồ sơ, thời hạn giải quyết, lệ phí Quy định thành phần hồ sơ; thời hạn giải quyết; mức thu phí, lệ phí thủ tục hành thực theo chế cửa, cửa liên thông đơn vị tham mưu UBND huyện giải áp dụng theo quy định Bộ thủ tục hành Chủ tịch UBND tỉnh Nghệ An định công bố Khuyến khích đơn vị cải tiến lề lối làm việc để rút ngắn thời gian giải hồ sơ nhanh so với mức thời hạn giải quy định b) Thời gian tiếp nhận giải hồ sơ BPTN Tổ chức tiếp nhận giải hồ sơ vào tất ngày làm việc từ thứ hai đến thứ sáu Thời gian tiếp công dân, tổ chức - Buổi sáng: Từ 30 phút đến 11 - Buổi chiều: Từ 13 30 phút đến 17 76 - Tổng thời gian cho QT.ISO.07 không 0,5 ngày Cá nhân, đơn vị thực Khách hàng Trình tự cơng việc Tài liệu, biểu mẫu liên quan Liên hệ/nộp hồ sơ QT.ISO.07-BM01 Công chức BPTN Hướng dẫn/Kiểm tra tiếp nhận hồ sơ Đơn vị/Công chức phận chuyên môn Thụ lý, giải theo quy định QT.ISO.07-BM03 Công chức BPTN Tiếp nhận kết từ đơn vị Khách hàng Trả kết cho khách hàng QT.ISO.07-BM04 QT.ISO.07-BM02 QT.ISO.07-BM03 Hồ sơ giải công việc Kết công việc Sơ đồ quy trình Tiếp nhận trả kết BPTN Thời gian lại vào cuối buổi dùng để xếp, luân chuyển hồ sơ đến phòng/bộ phận chuyên môn, vào sổ theo dõi kiểm tra lại nơi làm việc để chuẩn bị cho buổi làm việc Việc tổ chức làm việc vào ngày thứ bảy thực theo quy định cụ thể Chủ tịch UBND tỉnh Nghệ An c) Nghiêm cấm hành vi - Tùy tiện đặt thủ tục hành ngồi quy định pháp luật hành 77 - Sử dụng thẩm quyền giải thủ tục hành làm điều kiện để vận động thu ngân sách ngồi quy định, thu vượt mức phí, lệ phí cho phép thực giao dịch khác - Trả lại hồ sơ mà không nêu rõ lý b ng văn d) Các quy định khác Bộ phận Tiếp nhận Trả kết hồ sơ theo nội quy, quy định đơn vị thủ trưởng đơn vị định Mô tả quy trình tiếp nhận giải thủ tục hành theo chế cửa cửa liên thông a) Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ Khi khách hàng đến BPTN liên hệ công việc, công chức BPTN có trách nhiệm: xem xét yêu cầu/hồ sơ khách hàng, kiểm tra kỹ loại giấy tờ cần thiết loại hồ sơ - Nếu khách hàng chưa có hồ sơ/hồ sơ chưa hợp lệ theo quy định, công chức BPTN hướng dẫn cụ thể cho khách hàng thông qua phiếu hướng dẫn theo mẫu để khách hàng bổ sung hoàn chỉnh Việc hướng dẫn thực theo nguyên tắc lần, đầy đủ, theo quy định niêm yết công khai - Nếu hồ sơ hợp lệ theo quy định, công chức BPTN thực việc tiếp nhận hồ sơ, lập phiếu biên nhận theo mẫu giao cho khách hàng b) Luân chuyển hồ sơ Cơng chức BPTN có trách nhiệm ln chuyển hồ sơ theo mẫu cho đơn vị/bộ phận chuyên môn theo quy định; thời gian luân chuyển vào mốc sau: - Buổi sáng: 11 - Buổi chiều: 13 17 Khuyến khích việc luân chuyển hồ sơ sớm so với mốc thời gian nói trên, hồ sơ có thời hạn giải ngắn (nhỏ ngày) c) Thụ lý, giải hồ sơ đơn vị/bộ phận chuyên môn Việc giải hồ sơ đơn vị/bộ phận chun mơn tn thủ quy trình giải công bố đơn vị/bộ phận chuyên môn d) Tiếp nhận kết giải hồ sơ từ đơn vị/bộ phận chuyên môn trả kết cho công dân, tổ chức 78 - Sau nhận kết giải hồ sơ từ đơn vị/bộ phận chuyên môn, công chức BPTN đưa vào sổ theo dõi theo biểu mẫu đề nghị khách hàng ký vào Giấy biên nhận hồ sơ, hoàn thành nghĩa vụ phí, lệ phí (nếu có) trước nhận kết theo quy định 79 TÊN ĐƠN VỊ BỘ PHẬN TN&TKQ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨAVIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số………… PHIẾU HUỚNG DẪN THỰC HIỆN THỦ TỤC HÀNH CHÍNH Hồ sơ Ông (Bà): Loại thủ tục:………………………………… Đề nghị Ông (Bà) bổ sung loại giấy tờ sau: Để biết thêm thông tin thủ tục hành chính, tình trạng xử lý hồ sơ, ơng (bà) vui lòng truy cập trang thơng tin điện tử www…………… điện thoại/nhắn tin đến số … (2)…… email cho theo địa …… ……………., ngày……tháng… năm……… NGƯỜI HƯỚNG DẪN (Ký ghi rõ họ tên) (1) Tên loại thủ tục hành hướng dẫn (2) Số điện thoại Bộ phận Tiếp nhận & trả kết thuộc đơn vị 80 TÊN ĐƠN VỊ BỘ PHẬN TN&TKQ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨAVIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số: ………… Nam Đàn, ngày ……tháng……năm…… GIẤY BIÊN NHẬN HỒ SƠ Họ tên:……………… ( ) Chức vụ:……………………… (2) Đã tiếp nhận hồ sơ ông (bà): Thường trú tại: Số điện thoại: Tên thủ tục tiếp nhận:…………………(3) Hồ sơ bao gồm: Nhận lúc:… …giờ……phút, Thời gian trả ngày……….tháng………năm kết quả: … …giờ……phút, ngày……….tháng………năm Để biết thêm thông tin thủ tục hành chính, tình trạng xử lý hồ sơ, ơng (bà) vui lòng truy cập trang thơng tin điện tử www…………… điện thoại/nhắn tin đến số …… email cho theo địa …… NGƯỜI TIẾP NHẬN (ký ghi rõ họ tên) Nơi nhận: - ……………………; - Lưu: ……………… NGƯỜI NỘP HỒ SƠ (Ký ghi rõ họ tên) NGƯỜI NHẬN KẾT QUẢ (Ký ghi rõ họ tên) Thời gian nhận kết thực tế: … giờ…phút, ngày.…tháng.….năm… (1) Họ tên công chức tiếp nhận hồ sơ (2) Chức vụ công chức tiếp nhận hồ sơ (3) Tên thủ tục hành cơng dân, tổ chức thực 81 TÊN ĐƠN VỊ BỘ PHẬN TN&TKQ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨAVIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Số………… PHIẾU LUÂN CHUYỂN HỒ SƠ Hồ sơ số:………………… Loại thủ tục:………………………… Người nộp hồ sơ: Thời gian tiếp nhận hồ sơ: ……giờ …phút, ngày… tháng… năm Thời gian trả kết theo quy định: ……giờ …phút, ngày… tháng… năm Tên đơn vị/bộ phận - Giao: ………… ………………… - Nhận: ………… ………………… - Giao: ………… ………………… - Nhận: ………… ………………… - Giao: ………… ………………… - Nhận: ………… ………………… ………………… Ngày giao/nhận hồ sơ Ghi …giờ …phút, ngày…tháng…năm… NGƯỜI GIAO (ký, ghi rõ họ tên) NGƯỜI NHẬN (ký, ghi rõ họ tên) …giờ …phút, ngày…tháng…năm… NGƯỜI GIAO (ký, ghi rõ họ tên) NGƯỜI NHẬN (ký, ghi rõ họ tên) …giờ …phút, ngày…tháng…năm… NGƯỜI GIAO (ký, ghi rõ họ tên) NGƯỜI NHẬN (ký, ghi rõ họ tên) …………………………………………………… …………………… TÊN ĐƠN VỊ BỘ PHẬN TN&TKQ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨAVIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc SỔ THEO DÕI TÌNH HÌNH TIẾP NHẬN VÀ GIẢI QUYẾT HỒ SƠ THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA NĂM……… Số TT Ngƣời nộp hồ sơ (1) (2) Địa Số điện thoại Tên thủ tục Số lƣợng hồ sơ Tên phòng (hoặc cơng chức, viên chức) xử lý hồ sơ (3) (4) (5) (6) (7) Ngày Ngày nhận chuyển hồ lại kết từ phòng sơ cho Ngày Nhận (hoặc cơng phòng hồ sơ (hoặc cơng chức, viên Bộ phận chức) chức, viên TN&TKQ chuyên chức) môn chuyên môn (8) (9) (10) Ngày trả kết theo Phiếu biên nhận Ngày trả kết theo thực tế Kết (văn đi) Ghi (11) (12) (13) (14) ... đề lý luận chung hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 - Thực trạng ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 văn phòng HĐND – UBND huyện Nam Đàn. .. lý luận chung hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 - Chương 2: Thực trạng ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 văn phòng HĐND – UBND huyện Nam. .. hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 Việc ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 cơng tác văn phòng mang lại số lợi ích sau: - Các nghiệp vụ văn